备用金管理制度

第一篇：备用金管理制度

备用金管理制度

为了加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，明确借款审批、支用、核销规定，特制定本制度。

一、备用金的管理

1．备用金是单位内部工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费、收银找零等以现金方式借用的款项。

2．实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现将严肃处理，如若丢失，由本人承担。

3．备用金应严格执行前款不清后款不借的原则。

4．备用金借款要一事一单，以保证专款专用，不允许一款多用或多比备用金交叉使用。

5．备用金采用双重管理模式，财务部门负责全公司备用金的管理，各部门负责本部门备用金的管理。

6．财务部门应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、建立备用金明细账，情况发生变化要及时清理。

二、备用金的范围

备用金使用的范围：①因公出差所需的费用。②办公用品等零星的购置。③因公需要的财务费用（年检、审计报告等）④领导安排其他应急所需资金。属于上述结算范围的支出，部门可使用备用金支付，不属于上述结算范围的款项支付一律由财务部门进行支付。

三、备用金借款和报销手续

1．工作人员和部门需借用备用金时，借款人应按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经分管领导签字同意，财务负责人签字,王总批准后，方可到财务办 理借款手续。

2.备用金借支原则上由借支人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的一切责任由代办人负责。

3．借支的备用金在完成业务后应及时到财务部门办理报销手续，出差人员应在回来后三天内报销，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报账冲销，不能挪作他用，否则不予报销。

4．借款人办理报销手续时，财务人员应查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

5.原则上谁借支谁报销，借支人因故不能亲自报账而委托他人代办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人xxx）账，金额（大写）”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。

6．对于已核销的备用金，出纳应开具相应金额的收据，注明报销金额及收付款金额，一式三联，借款人应妥善保存，以备查询，如临时借用的备用金财务未入账的，报销时应把借支人的借据原件还给借支人。报销还款时，借支人要主动索要收据或者原借据，否则由此所产生的责任和错误以实际证据为准，承担相应责任。

7.公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。

四、拖欠备用金的处罚措施

1．备用金借款到期不还，如有特殊情况无法到期结清的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，由借款人所在部门负责人签字后，报分管财务副总审批。无顺延理由到期不还的，直接 2 分月从借支人工资中扣除，直到扣完为止。

2．恶意拖欠备用金而不予偿还的，公司将通过司法部门解决。

借支现金、支票、支出及费用报销流程与制度

第一章：流程

一、现金借支流程：

1、借支人填写《借款申请单》，注明借款时间、事由，采购部门需附经过审核的物品申购单。

1、部门经理审核借款金额的合理性。

1、梁总审核签字、王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。

1、财务出纳支付现金。

1、外地汇款参照上述条款，由财务人员进行汇款。

1、王总委托借款，由财务经理与王总电话落实后办理借款手续，事后王总补签手续。

二、支票借支流程：

1、借支人填写《借款申请单》

1、部门经理审核借款金额的合理性。

1、梁总或王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。

1、由出纳人员填写支票并登记《支票领用登记表》，并由使用人签字后领取

第二章：制度

1、在借支现金、支票、报销时严格按上述流程执行。

2、现金统一由财务部门管理。现金日记帐要日清月结、帐款相符，3、不准个人借用公款。

4、不准公款私存。

5、当借款人需大量使用现金或汇票时，（超过1万含1万元）需提前壹天通知财务部经理，以便做好资金使用计划。

6、采购员借款应在当天办理报销，如当天来不及应在第二天办理，不得拖延。

7、出差人应在借款出差回来三天内报销还款。

8、借款不按时报销者不予办理新的借款。

9、报销人应保证票据的真实性、合理性对不符合规定的票据财务部有权退回。

10、报销单据与报销事由不符者，应由经手人另行书写报销事由说明。

11、公司各项报销须由经手人签字，部门经理审核签字，财务经理审核签字，最后由王总签字，未经领导批准财务部门不得报销。

12、支票需设登记薄专人管理，领用支票时必须填写《支票领用登记表》，使用后按期报帐，逾期不报不得领用新支票。

13、支票使用完毕当日，使用人要及时报帐或注销。

14、未经财务经理签字、王总批准签字，一律不准领用空白支票（包括：现金支票和转帐支票），使用人对空白支票使用的安全负责。）违反上述管理制度，视情节罚款50-200元。

徐州市佳谷环保科技有限公司

2013年1月1日

第二篇：备用金管理制度

备用金管理制度

1、借用备用金是为了方便有采购和其他经常业务的部门人员。

2、需借支备用金，应由所在部门提出申请，填写暂付款凭证主管总经理批

准，到财务部领取。

3、备用金只能用于所申请的业务，不得挪作他用。

4、备用金一般在年初借入，年末结账前结清。

5、计划财务部有权对各部门备用金的使用情况随时进行抽查，发现未按规

定使用者，财务部有权停止其备用金的借支。

6、备用金的借支额度根据借款者的经常性要求，由计财部核定。

7、备用金一般不超过1000元，如确因工作需要增加额度，须经主管部经

理审批。

8、500元以上的开支，一般应通过银行结算。

支票管理制度

1、财务人员不得签发空白支票、空头支票，日期、用途、金额、收款单位

等必须填写齐全，在确实无法确定栏目内容的情况下，必须加以限制。

2、领用支票时应登记领票人的姓名、部门、支票号码和大约所需金额和支

付内容。

3、支票存根联归还时，所附单据必须有经办人、验收人、负责人签字。

4、金额在1000元以下的经常业务，由部门提出申请（填写支票领用单），经部门经理批准后计划财务部办理支票领用手续。

5、凡经常性业务在1000元以上的，由部门提出书面申请，以主管总经理

批准后，到财务部门领取。

6、支票的使用，必须与所申请业务相符，未经财务部同意，不得挪作他用。

7、支票使用后，应及时到财务部办理注销手续，最迟不得超过支票使用后

3天。

报销、领款管理制度

1、每一笔经济业务，必须取得合法的原始凭证，须有2人或2人以上签字

方能报销。

2、财务部门审核人员要熟悉有关财务制度，严格把关，每笔业务，必须符

合有关财务制度，手续齐全方可付款。

3、工资、资金由计财部每月定时组织发放。加班费、劳务费等，由各部门

自己制单造册，经主管总经理签字后，到计财部领取。

4、临时工工资，各部门必须根据所签聘用合同，将工资额度上报计财部，由计财部造册，每月5日按时发放。

5、特殊情况的奖励和其他业务支出，需经主管总经理批准后报销。

差旅费审核制度

1、因公出差者必须事先填写申请书，报经后勤中心领导批准，方能办理借

款手续。

2、出差借支的备用金，应由财务部门根据实际需要进行核定。

3、出差归来后，必须在一星期内办理结算手续。

4、财务人员应按照后勤和国家规定的有关出差标准，进行严格审核，对于

超标准部分，一律拒付。

暂付款管理制度

1、暂付款是指各类暂付、应收和预付的款项，主要是由于职工出差、货款、工程款项预付以及因工作需要不便及时结账而支出的款项。

2、暂付款必须遵循下列原则：

（1）预付给外单位的各种工程款、设备款、材料款等必须按照签订的合同或协议支付。

（2）预付给个人的各种差旅费，必须持有关出差的文件或通知，借款额必须严格控制在经费包干的范围内。

（3）财务部门的各种暂付款，必须贯彻专用的原则，不得挪作他用，更不得用于个人借款。

（4）各种预付款由所在部门提出申请，经主管总经理同意后，由财务部门审核并办理暂付手续。

3、暂付款必须遵循下列报销时间：

（1）差旅费在回校一周之内结算。

（2）采购材料及物品以发票开出之日算起，一般在10天之内结算。（3）合同订货的，以合同规定的到货之日计算，3日内办理验收手续。

4、计划部门每月清理一次暂付款项，及时发出催款通知，经财务部催款无正当理由仍不结算者，财务部报请分管总经理，采取下列措施：（1）停止对该部门借款，要求部门协助催款报销。

（2）经二次催款有不结账，计划财务部扣发借款人的工资。（3）离校时欠款不清的，将报请有关部门不予办理离校手续。

票据管理制度

1、财务部及下属各款应使用国家统一规定的各类合法票据（支票、收据、发票）。

2、经管人对购入的各类票据必须做好登记工作，各部门应指定专人负责领用。

3、各部门未经特许，不得印制或购买任何票据。

4、各部门领用的票据，只限于本部门使用，不得外借或挪作他用。

5、各部门领用的票据，应妥善保管，防止遗失，如造成损失，由过失人赔偿

第三篇：备用金管理制度

备用金管理制度

1.为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

2.备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

3.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

4.本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。5.备用金借款和报销手续

5.1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，按《管理审批权限》进行签字审批流程，方可到财务部办事处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

5.2 借款人员完成业务后应在六日内到财务部办事处索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，按《管理审批权限》进行签字审批流程，再将“报销单”返回财务部办事处，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。报销单上用铅笔注明：“款已付，冲借款” 5.3 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。6.备用金的管理

6.1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

6.2 财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

6.3借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部办事处将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。

6.4 跨使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。

第四篇：备用金管理制度

备用金管理制度

一、目的： 为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

二、适用范围：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

三、管理单位：

1.1各使用部门：

1.1.1负责提交备用金的使用申请； 1.1.2对备用金的安全负责；

1.1.3负责在公司规定范围内支配备用金。1.2财务部：

1.2.1负责按公司相关规定核销备用金的开支项目； 1.2.2负责补足备用金；

1.2.3负责对备用金使用情况进行监督、检查、解释。

四、备用金的管理

1、备用金的核定：

1.1参照以往的资金使用频率及金额，进行确定标准，正常情况下，对使用部门核定10所需的备用金，对因特殊情况需要调整备用金额度，按备用金使用管理程序进行调整；

1.2各部门根据历史记录，从本部门的实际情况出发，会同账务部共同确定备用金额度，填制备用金领用申请表，经分管领导申核，总经理申批，向出纳支取现金。

2.备用金的使用

2.1备用金为部门日常零星开支的周转金，主要用于支付零星开支，包括：经批准的小额招待费、临时人员报酬、零星办公用品、差旅费等；

2.2对使用备用金部门原则上不再支出其备用金规定使用范围内任何现金。

3、备用金的报销

3.1财务部在办理备用金报销时，应对原始凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，在备用金使用范围内的业务开，其报销凭证应由使用部门负责人签字认可；

3.2报销时限

3.2.1因公出差借支差旅费，出差返回当月或此月内报销、还款； 3.2.2其他因公办事借支的备用金，应于公事结束后当月内报销、还款；

3.2.3备用金借款不得跨，当年借款必须在当年12月31日结清欠款，次年1月1日从新借支；

3.2.4逾期未归还欠款的使用部门，财务部将从通知还款最后期限的次月起全额扣除该部门负责人的工资用于抵偿借款，直至还清借款为止。

3.3对使用备用金已经发生的业务，经核销后财务部将其核销金额直接补入备用金。4备用金管理

4.1备用金由使用部门负责人根据审批的备用金使用申请表嵹财务核实后方可领取、保管，领取人对备用金的安全负完全责任；

4.2使用部门负责人因工作变动时，应由人事部报财务部备案，并在财务监督下方可办理备用金交接手续，若所报款项及剩余备用金总额不符，则有原部门负责人在7个工作日内补足。

4.3各部门按照业务发生额顺序登记备用金备查账【备用金使用明细表】，每月进行核对备用金结余数，做到账款相符，使用部门负责人应主动配合财务部和直接上级对备用金情况的检查，一经发现部门负责人利用备用金舞弊的行为，依据情节轻重，按公司规章制度给予处罚。

4.4随着业务量的变化和发现额度确实与实际需求有较大的差距，根据正常实际使用情况，由使用部门负责人提出书面申请，经分管领导审核，总经理批准后可进行调整。

5超备用金借款

5.1各部门发生备用金不足以支付而又急需使用现金时，可以按借款流程办理，但原则上，本次借款不得超过本单位备用金定额，在借款未还清期间，累计借款不得超过本部门备用金的两倍；

5.2借款部门在完成该项经济事项后的7个工作日内，由使用部门负责人办理核销，逾期不办理者，则该部费用直接从使用部六负责人工资中扣除，并且停止将核销的款项补入备用金内。

本办法经总经理批准后执行。

总经理：

第五篇：备用金管理制度

公司备用金管理制度

为加强资金管理，提高资金效率，防止资金流失，根据公司实际情况，特修订公司备用金管理制度。

一、备用金的用途

公司备用金仅限于长期驻外工作的专业化管理工作站、项目部的申请。公司备用金用途范围限定为：

(一)零星日常开支，如房租费、水电费、交通费、现场招待费等，(二)2000元以下零星材料

(三)无法准确预测用途的临时借用资金。

二、备用金管理的原则(一)限额报备

备用金设置最高限额，每地工作站备用金额度限定在15000元以内，项目部备用金额度限定在20000元以内。具体每地备用金额度，由主管部门依据内部管理原则拟定，报公司审批、财务备案。

(二)专款专用

备用金的使用范围清晰，务必与其它单笔费用（如保证金等）严格区分，不得挪用套用。

(三)责任追踪

各部门根据内部管理需求拟定备用金管理办法，报公司审批备案。

备用金管理的借款人为由部门任命的驻外机构第一负责人。人员发生调动时，工作交接中须做好备用金交接，并提交备用金交接凭证到财务部。

部门负责人有责任核实、审定，并敦促冲账、还款，备用金不能按时收回时，作为考核连带责任人。

财务部须严格执行备用金管理制度，审核备用金借支、报销等手续中的流程、凭证。

(四)关联考核

绩效考核须严格关联备用金管理的执行，对管理责任、驻外机构的项目验收、考核有显著体现。财务部于次年元月对本年备用金违规情况进行汇总，提交公司用于考核。责任人和连带责任人均在考核范围内。

三、备用金的借支、归还

(一)部门在借支备用金前，须在限额范围内根据内部管理规则做好驻外机构备用金额度核定，上报公司批准，转财务报备。

(二)需用时，由经核定的驻外机构第一责任人填妥“借款单”，注明与合同备案相符的项目名称、“备用金”字样，按常规借款流程办理手续。

(三)备用金实行滚动使用，须及时报销冲账，报销时间不得超过凭证发生日起两个月。

(四)当项目完工、合同终止等驻外机构撤销情形发生时，备用金责任人须在撤销情形发生一个月内办理备用金的核销。对逾期未办理备用金核销的第一责任人，“前款不销、后款不借”。