备用金管理制度

第一篇：备用金管理制度

备用金管理制度

备用金也称零用现金，是指那些供零星开支、零星采购、差旅费或工厂周转使用的现金。定额备用金是指对于实行备用金的个人和部门给予一个固定的额度限制。为加强备用金管理，公司实行定额备用金制度。

（一）定额备用金制度基本内容

1.由财务部根据各部门和个人岗位实际需要核算，经总经理批准，拨出固定数额的现金供其定额周转使用，并规定使用范围。

2.个人备用金由个人负责，部门备用金设立专人负责。

3.部门备用金负责人应督促部门借款人尽快带财务部报销，及时归还借款。4.具有备用金的个人和部门，一般不能再从财务部借款。5.各部门不允许坐支货款及其它款项。

6.岗位变化时，个人备用金必须交回财务部，部门备用金在财务审核下移交新负责人。7.财务部对备用金进行不定期检查。

8.领用备用金的程序为：申请人书面申请，经过部门负责人、财务经理、总经理依次批准后，到财务部出纳领取。

（二）个人备用金定额标准 1.主管销售的总经理5000元。2.预混料业务部经理5000元。3.浓缩料业务部经理5000元。

4.预混料业务部地区经理、业务员2500元，实习大学生1500元，转正后收回。5.浓缩料业务部主任、业务员800元，实习大学生800元，转正后收回。6.技术部下市场的专员800元，转正后收回。

（三）非备用金借款规定

除上述规定的定额备用金可以周转使用外，其它各部门、个人借款应尽快报销或归还，不允许占用公司资金。

费用报销财务制度

（一）报销程序

报销人员按标准填写、粘贴报销单据，由部门主管审核支出的合理性，交指定财务人员复核其数目的准确性，经财务经理审批，最后报总经理（或其授权者）批准，然后由出纳办理。

（二）报销时间 1.出差任务结束后，应尽快报销，最迟不能超过一周，连续出差按最后出差结束日计。2.业务部人员最迟不能超过两周。

3.财务部报销时间一般为每日下午4：30之前。

（三）报销单据填写与粘贴

1.业务部、营运部人员出差应使用《出差费用报销单》，除此之外人员出差应使用《出差旅费报销表》，公司费用及采购物品费用应使用《报销单》，并索要正式发票。

2.填写报销单时，由报销人员用蓝黑钢笔或碳素笔逐项认真填写，并在报销人（雇员、出差人）处签名，杜绝用纯蓝钢笔、圆珠笔、铅笔填写。

3.票据的粘贴方法：以报销单装订线的背面右上角对齐粘贴，顺序应以单据发生日期的先后依次粘贴。

（四）外埠出差餐费补助

1.外埠出差餐费补助的前提是没有公司或外单位招待而由自己承担。2.部门经理级以上人员（包括特例）30元/天。3.主任级人员25元/天。4.其他人员20元/天。

5.司机外出住宿10元/天（400公里以内要经营运部主任批准）。6.小车司机沈阳之外的外地出差补助10元/天。

7.货车司机总行程400公里以远应住宿而没住宿，夜间12点以后回工厂的，补助15元，押运员补助10元。

8.预混料业务部人员标准另行规定。9.浓缩料业务部人员标准另行规定。10.技术专家不受本条第一款限制。

（五）通讯费用标准

1.通讯费用只包括手机费用，住宅话费及传呼费用一律不予报销（特例除外）。2.报销前提是依据工作需要、总裁和总经理批准。

3.费用标准含义是标准以内实报实销，超过标准按标准报销。4.总裁、总经理500元/月。5.总监级人员400元/月。

6.部门经理级人员200元/月（特例400元/月）。7.主任级人员每月200元以下并且要特批。8.司机120元/月，皮卡车司机100元/月。

（六）有下列情况者将不予报销 1.弄虚作假者。

2.报销单审批签字不完全者。3.报销单据不符合规定者。4.票面金额与报销金额不符者。5.票面不整洁及使用涂改液者。6.未按规定填写、粘贴报销单据者。7.超过报销期限者。8.没有正式发票者。

付款、借款财务制度

（一）付款、借款概念

货币资金包括库存现金、银行存款和其它货币资金。公司货币资金流出形式包括借款、付款、报销和备用金借款。借款是指没有正式合法凭据，将来报销或归还而需要现在支付的货币资金流出；付款是指已经获得正式合法凭据，物品已经验收入库或劳务已经接受的货币资金流出。备用金管理制度和报销财务制度另行规定。

（二）付款、借款原则 1.符合公司财务管理制度。2.保证公司资金正常运转。3.符合国家货币资金法律法规。

（三）原料付款、借款程序

1.原料付款程序：已经验收入库的原材料，采购部协调员将发票附在“付款申请”后，经过其部门经理审查付款的合理性，交指定财务人员用微机复核数目的准确性，经财务经理审批，最后报总经理（或其授权者）批准，然后由出纳办理。

2.原料借款程序：先款后货、现款现货和货已入库但无发票的付款，采购部协调员填“借款申请”表，按付款程序审批，作为对供货单位的预付帐款，货入库且来发票后与应付帐款对冲。

3.个人汇票采购借款程序：对于需要使用个人汇票采购原料，采购部经办人填“借款申请”，按付款程序审批，作为经办人的个人借款处理，经办人对此款负责，而且要尽快报帐。（其它借款、付款程序与原料借款、付款程序相同）

（四）借款、付款支付方式

1.现金支付依据国务院《现金管理暂行条例》允许现金使用范围执行，其它一律以银行转帐方式支付。

2.支票支付要填写齐全，不能开空白支票、远期支票和空头支票，一般不能开无收款人名称的支票。

3.乙类转帐支票、汇票和电汇支付管理与支票相同。

4.现金5千元以上，转帐5万元以上提前3天通知财务部，否则财务部将不能按期办理。5.下午四时以后不办理支付业务，以便财务整理当天票据（特殊情况除外）。6.由于对方原因造成支付问题，一周后再支付。（特殊情况除外）。

（五）有下列情况者将不予支付： 1.付款、借款审批签字不完全者。2.所附必要凭证不全者。

3.“付款申请”、“借款申请”与实际情况不符者。4.不符合公司财务制度者。5.不符合国家财务法规者。6.前期借款不清者。

发票管理制度

（一）发票概念

发票是指在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。

（二）发票购领

1.财务部预混料成本会计负责发票购领工作。

2.每月预混料、浓缩料和实验场将其下个月所需发票种类、数量报给财务部，由预混料成本会计凭发票购领簿向税务机关购领发票。

（三）发票开具

1.一般情况收款方应当向付款方开具发票，在收购单位支付个人款项的特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。

2.开具发票时，必须做到按号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，全部联次一次复写，内容完全一致，并在发票联加盖财务专用章或发票专用章。3.不得转借、转让、代开发票，不得拆本使用发票。

4.必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票，不得开具无实际业务的虚假发票。5.对于红字更正、补开价差应将更正的原发票号予以标注。要尽量不开或少开红字发票。6.销售发票一式五联，业务部依据存根联登记销售日报单，发票联交购货单位报销，记帐联交财务部记帐，统计联交保管员付货，随货同行联门卫作为出门证。

（四）发票保管

1.整册发票填开完毕，由开票人对整册发票自检，作废发票必须五联俱全，并加盖作废章或作废标记。开票人将发票封皮上各项内容填写完整，交财务部预混料成本会计保管。2.建立发票使用登记制度，设置发票登记簿，并定期向税务机关报告发票使用情况。3.按税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁。已经开具的发票存根联和发票登记簿应当保存五年，保存期满报税收机关查验后销毁。4.应当妥善保管发票，不得丢失。如果发票丢失，应当日书面报告税务机关，并在报刊和电视等传播媒介上公告声明作废。

（五）发票联得

1.采购、报销等必须联得合规发票、收据，不符合规定的发票不得作为财务报销凭证。2.优先索取增值税专用发票，其次为正规普通发票和专业发票。

（六）发票处罚

税务机关对以下违反发票管理法规的行为可以处1万元以下罚款： 1.未按照规定购领发票的。2.未按照规定开具发票的。3.未按照规定取得发票的。4.未按照规定保管发票的。5.未按照规定接受税务机关检查的。

第二篇：备用金管理制度

备用金管理制度

1、借用备用金是为了方便有采购和其他经常业务的部门人员。

2、需借支备用金，应由所在部门提出申请，填写暂付款凭证主管总经理批

准，到财务部领取。

3、备用金只能用于所申请的业务，不得挪作他用。

4、备用金一般在年初借入，年末结账前结清。

5、计划财务部有权对各部门备用金的使用情况随时进行抽查，发现未按规

定使用者，财务部有权停止其备用金的借支。

6、备用金的借支额度根据借款者的经常性要求，由计财部核定。

7、备用金一般不超过1000元，如确因工作需要增加额度，须经主管部经

理审批。

8、500元以上的开支，一般应通过银行结算。

支票管理制度

1、财务人员不得签发空白支票、空头支票，日期、用途、金额、收款单位

等必须填写齐全，在确实无法确定栏目内容的情况下，必须加以限制。

2、领用支票时应登记领票人的姓名、部门、支票号码和大约所需金额和支

付内容。

3、支票存根联归还时，所附单据必须有经办人、验收人、负责人签字。

4、金额在1000元以下的经常业务，由部门提出申请（填写支票领用单），经部门经理批准后计划财务部办理支票领用手续。

5、凡经常性业务在1000元以上的，由部门提出书面申请，以主管总经理

批准后，到财务部门领取。

6、支票的使用，必须与所申请业务相符，未经财务部同意，不得挪作他用。

7、支票使用后，应及时到财务部办理注销手续，最迟不得超过支票使用后

3天。

报销、领款管理制度

1、每一笔经济业务，必须取得合法的原始凭证，须有2人或2人以上签字

方能报销。

2、财务部门审核人员要熟悉有关财务制度，严格把关，每笔业务，必须符

合有关财务制度，手续齐全方可付款。

3、工资、资金由计财部每月定时组织发放。加班费、劳务费等，由各部门

自己制单造册，经主管总经理签字后，到计财部领取。

4、临时工工资，各部门必须根据所签聘用合同，将工资额度上报计财部，由计财部造册，每月5日按时发放。

5、特殊情况的奖励和其他业务支出，需经主管总经理批准后报销。

差旅费审核制度

1、因公出差者必须事先填写申请书，报经后勤中心领导批准，方能办理借

款手续。

2、出差借支的备用金，应由财务部门根据实际需要进行核定。

3、出差归来后，必须在一星期内办理结算手续。

4、财务人员应按照后勤和国家规定的有关出差标准，进行严格审核，对于

超标准部分，一律拒付。

暂付款管理制度

1、暂付款是指各类暂付、应收和预付的款项，主要是由于职工出差、货款、工程款项预付以及因工作需要不便及时结账而支出的款项。

2、暂付款必须遵循下列原则：

（1）预付给外单位的各种工程款、设备款、材料款等必须按照签订的合同或协议支付。

（2）预付给个人的各种差旅费，必须持有关出差的文件或通知，借款额必须严格控制在经费包干的范围内。

（3）财务部门的各种暂付款，必须贯彻专用的原则，不得挪作他用，更不得用于个人借款。

（4）各种预付款由所在部门提出申请，经主管总经理同意后，由财务部门审核并办理暂付手续。

3、暂付款必须遵循下列报销时间：

（1）差旅费在回校一周之内结算。

（2）采购材料及物品以发票开出之日算起，一般在10天之内结算。（3）合同订货的，以合同规定的到货之日计算，3日内办理验收手续。

4、计划部门每月清理一次暂付款项，及时发出催款通知，经财务部催款无正当理由仍不结算者，财务部报请分管总经理，采取下列措施：（1）停止对该部门借款，要求部门协助催款报销。

（2）经二次催款有不结账，计划财务部扣发借款人的工资。（3）离校时欠款不清的，将报请有关部门不予办理离校手续。

票据管理制度

1、财务部及下属各款应使用国家统一规定的各类合法票据（支票、收据、发票）。

2、经管人对购入的各类票据必须做好登记工作，各部门应指定专人负责领用。

3、各部门未经特许，不得印制或购买任何票据。

4、各部门领用的票据，只限于本部门使用，不得外借或挪作他用。

5、各部门领用的票据，应妥善保管，防止遗失，如造成损失，由过失人赔偿

第三篇：备用金管理制度

备用金管理制度

1.为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

2.备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

3.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

4.本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。5.备用金借款和报销手续

5.1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，按《管理审批权限》进行签字审批流程，方可到财务部办事处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

5.2 借款人员完成业务后应在六日内到财务部办事处索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，按《管理审批权限》进行签字审批流程，再将“报销单”返回财务部办事处，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。报销单上用铅笔注明：“款已付，冲借款” 5.3 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。6.备用金的管理

6.1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

6.2 财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

6.3借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部办事处将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。

6.4 跨使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。

第四篇：备用金管理制度

备用金管理制度

一、目的： 为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

二、适用范围：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

三、管理单位：

1.1各使用部门：

1.1.1负责提交备用金的使用申请； 1.1.2对备用金的安全负责；

1.1.3负责在公司规定范围内支配备用金。1.2财务部：

1.2.1负责按公司相关规定核销备用金的开支项目； 1.2.2负责补足备用金；

1.2.3负责对备用金使用情况进行监督、检查、解释。

四、备用金的管理

1、备用金的核定：

1.1参照以往的资金使用频率及金额，进行确定标准，正常情况下，对使用部门核定10所需的备用金，对因特殊情况需要调整备用金额度，按备用金使用管理程序进行调整；

1.2各部门根据历史记录，从本部门的实际情况出发，会同账务部共同确定备用金额度，填制备用金领用申请表，经分管领导申核，总经理申批，向出纳支取现金。

2.备用金的使用

2.1备用金为部门日常零星开支的周转金，主要用于支付零星开支，包括：经批准的小额招待费、临时人员报酬、零星办公用品、差旅费等；

2.2对使用备用金部门原则上不再支出其备用金规定使用范围内任何现金。

3、备用金的报销

3.1财务部在办理备用金报销时，应对原始凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，在备用金使用范围内的业务开，其报销凭证应由使用部门负责人签字认可；

3.2报销时限

3.2.1因公出差借支差旅费，出差返回当月或此月内报销、还款； 3.2.2其他因公办事借支的备用金，应于公事结束后当月内报销、还款；

3.2.3备用金借款不得跨，当年借款必须在当年12月31日结清欠款，次年1月1日从新借支；

3.2.4逾期未归还欠款的使用部门，财务部将从通知还款最后期限的次月起全额扣除该部门负责人的工资用于抵偿借款，直至还清借款为止。

3.3对使用备用金已经发生的业务，经核销后财务部将其核销金额直接补入备用金。4备用金管理

4.1备用金由使用部门负责人根据审批的备用金使用申请表嵹财务核实后方可领取、保管，领取人对备用金的安全负完全责任；

4.2使用部门负责人因工作变动时，应由人事部报财务部备案，并在财务监督下方可办理备用金交接手续，若所报款项及剩余备用金总额不符，则有原部门负责人在7个工作日内补足。

4.3各部门按照业务发生额顺序登记备用金备查账【备用金使用明细表】，每月进行核对备用金结余数，做到账款相符，使用部门负责人应主动配合财务部和直接上级对备用金情况的检查，一经发现部门负责人利用备用金舞弊的行为，依据情节轻重，按公司规章制度给予处罚。

4.4随着业务量的变化和发现额度确实与实际需求有较大的差距，根据正常实际使用情况，由使用部门负责人提出书面申请，经分管领导审核，总经理批准后可进行调整。

5超备用金借款

5.1各部门发生备用金不足以支付而又急需使用现金时，可以按借款流程办理，但原则上，本次借款不得超过本单位备用金定额，在借款未还清期间，累计借款不得超过本部门备用金的两倍；

5.2借款部门在完成该项经济事项后的7个工作日内，由使用部门负责人办理核销，逾期不办理者，则该部费用直接从使用部六负责人工资中扣除，并且停止将核销的款项补入备用金内。

本办法经总经理批准后执行。

总经理：

第五篇：备用金管理制度

公司备用金管理制度

为加强资金管理，提高资金效率，防止资金流失，根据公司实际情况，特修订公司备用金管理制度。

一、备用金的用途

公司备用金仅限于长期驻外工作的专业化管理工作站、项目部的申请。公司备用金用途范围限定为：

(一)零星日常开支，如房租费、水电费、交通费、现场招待费等，(二)2000元以下零星材料

(三)无法准确预测用途的临时借用资金。

二、备用金管理的原则(一)限额报备

备用金设置最高限额，每地工作站备用金额度限定在15000元以内，项目部备用金额度限定在20000元以内。具体每地备用金额度，由主管部门依据内部管理原则拟定，报公司审批、财务备案。

(二)专款专用

备用金的使用范围清晰，务必与其它单笔费用（如保证金等）严格区分，不得挪用套用。

(三)责任追踪

各部门根据内部管理需求拟定备用金管理办法，报公司审批备案。

备用金管理的借款人为由部门任命的驻外机构第一负责人。人员发生调动时，工作交接中须做好备用金交接，并提交备用金交接凭证到财务部。

部门负责人有责任核实、审定，并敦促冲账、还款，备用金不能按时收回时，作为考核连带责任人。

财务部须严格执行备用金管理制度，审核备用金借支、报销等手续中的流程、凭证。

(四)关联考核

绩效考核须严格关联备用金管理的执行，对管理责任、驻外机构的项目验收、考核有显著体现。财务部于次年元月对本年备用金违规情况进行汇总，提交公司用于考核。责任人和连带责任人均在考核范围内。

三、备用金的借支、归还

(一)部门在借支备用金前，须在限额范围内根据内部管理规则做好驻外机构备用金额度核定，上报公司批准，转财务报备。

(二)需用时，由经核定的驻外机构第一责任人填妥“借款单”，注明与合同备案相符的项目名称、“备用金”字样，按常规借款流程办理手续。

(三)备用金实行滚动使用，须及时报销冲账，报销时间不得超过凭证发生日起两个月。

(四)当项目完工、合同终止等驻外机构撤销情形发生时，备用金责任人须在撤销情形发生一个月内办理备用金的核销。对逾期未办理备用金核销的第一责任人，“前款不销、后款不借”。