2010文秘四级考试复习指南

第一篇：2010文秘四级考试复习指南

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商务沟通

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

能够区分接待对象，确认接待规格，拟定接待计划；了解横向沟通与纵向沟通的一般知识，并且在工作中选择合适的方式，应对沟通中的冲突。

二、重点提示

1．接待规格

(1)秘书必须根据来访者的身份确定接待规格。接待规格是从主陪人的角度而言的。

(2)接待规格有3种：高规格接待、低规格接待、对等规格接待。

2．接待规格的确定

秘书首先要了解客人的身份，据此确定由谁来出面接待最合适。另外，影响到接待规格的还有如下一些因素：

(1)对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。

(2)一些突然的变化会影响到既定的接待规格。如上司生病或临时出差，只得让他人代替，遇到这类情况，必须向客人解释清楚，向客人道歉。

(3)对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。

3．制定接待工作计划

接待计划的主要内容有三项：确定接待规格、拟定日程安排、提

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供经费列支。

(1)人员安排表：包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。

(2)日程安排：日程安排要具体，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内 容，一般以表格的形式列出。

(3)接待经费列支包括

1)工作经费：租借会议室、打印资料等费用。

2)住宿费。

3)餐饮费。

4)劳务费：讲课、演讲、加班等费用。

5)交通费。

6)参观、游览、娱乐费用。

7)纪念品费用。

8)宣传、公关费用。

9)其他费用。

4．横向沟通

(1)横向沟通概念：横向沟通一般体现为部门间员工的沟通，在横向沟通中不存在直接的上下级关系。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作、减少摩擦。横向沟通在组织中的表现形式通常为：会议、面谈、备忘录、报告等。

(2)横向沟通可能遇到的障碍

1)部门“本位主义”和员工短视倾向。

2)“一叶障目”，对公司组织结构的偏见。

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3)性格冲突。

4)猜疑、威胁和恐惧。

(3)横向沟通的策略

1)选择针对性的沟通形式。

2)树立“内部客户”的概念。

3)耐心倾听而不是叙述。

4)换位思考。

5．纵向沟通

(1)纵向沟通的概念：纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行的下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。

(2)下行沟通和上行沟通

1)下行沟通是管理沟通的主体。下行沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。

2)上行沟通则开辟了一条管理人员听取员工意见、想法和建议的通路，提供员工参与管理的机会，从而减少了员工因不能理解下达的信息而造成的损失。

(3)纵向沟通可能遇到的障碍

1)接受者沟通技能上的障碍。

2)沟通各方心理活动引起的障碍。

3)不善聆听。

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4)草率评判。

5)语义表达和理解方面的歧义。(4)纵向沟通策略 1)下行沟通策略 ①制定沟通计划。②减少沟通环节。

③“去繁从简”，减轻沟通任务。④言简意赅，提倡简约的沟通。

⑤启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价；采用多介质组合，比如书面形式与电话相结合。

2)上行沟通策略

①建立信任。

②适时采用走动管理，安排非正式的上行沟通。

6．冲突产生的原因

(1)信息传达不够精确或不够完整。

(2)目标不合，难以合作。

(3)责任不明，缺乏效率。

(4)敌对或其他负面的感觉。

7．冲突处理策略

按兵不动、粉饰太平、铁令如山、制定规则、和平共存、讨价还价、弃子投降、全力支持、携手合作。秘书资格四级考试复习指南一

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来源：多智网校 2009年7月6日 【多智网校:职业考试在线辅导

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3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。

4)设置相应的消防设施和设备。

5)饮用水符合健康安全要求。

2．做好信息的保密工作

(1)口头信息的安全保密工作

1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。

2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。

3)只向来访者提供组织允许提供的信息。

4)按会议要求传达会议信息。

(2)纸面信息的安全保密工作

1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。

2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子；用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”；高密级信息由工作人员亲自送交收件人。

3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。

4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里；不再需要的保密文件要销毁。

(3)电子信息的安全保密工作

1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方；打印保密材料时要人不离机。

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2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人；有保密信息的软盘不应带出单位。

3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换；不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒；重要文件要做备份。

3．安排值班工作，编制值班表

(1)值班工作的主要内容：记好值班电话记录；记好值班接待记录；记好值班日记；做好信息传递。

(2)值班表包括的内容

1)列出值班时间期限和具体值班时间。

2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。

3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案。

(3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度。

4．零用现金的管理

办公室中设立一笔零用现金或称作备用金，用以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。

(1)秘书必须建立一本零用现金账簿。

(2)需要使用零用现金时，应填写“零用现金凭单”，秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。

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(3)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，将发票等证据附在零用现金凭单后面。

(4)每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。

(5)当支出的费用到一定数额后或月末，秘书到财务部门报销并将现金返还进行周转。

5．商务费用报销

(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，经组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

(2)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。无论是使用支票还是现金，都要向对方索取相应的发票。

(3)商务工作结束后，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门。

(4)如计划的费用需要超出时，应提前向领导报告，在得到批准后，超出的部分才可报销。

6．公文形成的过程

交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印。

7．公文处理的基本程序

签收→登记→拟办→批办→承办(阅读)→交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印→登记→发文→立卷→归档→销毁。

8．文书立卷、归档及销毁

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(1)立卷的范围：已经办理完毕、具有查考价值的文件材料。

(2)立卷的工作程序：检查整理立卷的文件一鉴别区分保管期限一具体组卷一拆除装订障碍一修补不合规范的文件一编写页号一登记《卷内目录》和《备考表》一拟定案卷标题一装订成卷一填写案卷封面一案卷排列与编号一编制《案卷目录》一编写归档号。

(3)公文案卷归档：文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交，以便集中保管。

(4)公文销毁

1)销毁的范围：是指已办毕的没有归档和存查价值的公文。

2)销毁的程序：是由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定；确认应销毁的文件后，逐件核定造册；将销毁文件目录送主管领导人审查签批；在有关人员监督下送往指定地点销毁。

3)销毁的方式：包括焚烧、粉碎、重新制成纸浆。

9．印章及介绍信的管理

(1)印章的管理

1)秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章、单位领导人“公用”的私章、秘书部门的公章。

2)印章的作用：标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用。

(2)介绍信的管理：介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。

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10．办公设备和办公用品的进货与保管

(1)办公设备和办公用品的接收程序

1)核对货物，如数量不对应立即通知采购部门。

2)接收情况应输入到库存卡的接收项中，并及时更新库存余额。3)按规定存放好物品，确定物品发放人。

(2)库存保管的措施

1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。

2)各类物品要贴上标签，标明类别和存放地。

3)新物品置于旧物品的下面或后面；体积大、分量重的放置在最下面；体积小和常用的物品放在较大物品的前面。

4)储藏间要有良好的通风和照明。

11．办公设备和办公用品的库存记录

(1)库存控制卡的内容：项目；单位；库存参考号；日期；最大库存量；再定货量；最小库存量；接收(进货卡)；发放(出货卡)；余额(库存卡)。

(2)库存记录的目的

1)资金不被不必要的库存占用。

2)空间不被用来储存不必要的货物。

3)监督个人和部门对物品的使用。

4)保持充足的库存。

5)监督偷窃和破坏造成的损失。

6)可利用准确的库存进行估价。

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12．编制时间表的方法

(1)时间表是管理时间的一种手段。它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成任务的简单方法。

(2)编制时间表的方法

1)根据需求确定编制时间的周期。

2)收集并按时间顺序列出该阶段所有工作、活动或任务，如活动之间有矛盾应及时调整。

3)绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目，用简明的文字将信息填人表格。

13．管理工作日志

(1)工作日志的使用方法

1)提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填出，同时在自己的工作日志上标出当日应完成的工作。

2)填入的信息应清楚、完整、准确，当日出现情况变化应更新工作日志并告知上司，同时做好善后工作。

(2)工作日志填写的主要内容

1)上司工作日志的主要内容：上司在单位内部参加的会议、活动情况、接待的来访者；上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况；上司的个人安排；上司的私人信息。

2)秘书工作日志的主要内容：上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜；上司交办的工作；自己职责中应做的工作、活动。

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(3)秘书在管理工作日志时应注意的问题

1)安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔。

2)进行项目的时间调整、变更，应遵循先重急后轻缓的原则。

3)确定变更后，应立即做好有关善后工作。

4)检查工作日志是否已将变更后的信息记录上。常用事务文书的拟写

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

了解公文的格式；掌握会议记录、意向书、订货单及产品说明书的拟写方法。

二、重点提示

1．公文用纸及印装格式

(1)公文用纸采用A4型。

(2)公文印装要规范。

2．公文眉首格式

(1)发文机关标识(公文版头)。

(2)公文份数序号(印刷顺序号)。

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(3)发文字号。

(4)签发(会签)人。

(5)秘密等级和保密期限。

(6)紧急程度。

(7)红色反线(间隔横线)。

3．公文主体格式

(1)公文标题。

(2)主送机关。

(3)公文的主体(正文)格式。

(4)附件及附件说明。

(5)印章(发文机关名称)。

(6)签署。

(7)成文日期。

(8)附注。

4．版记(文尾)格式

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(1)主题词。

(2)抄送机关。

(3)印发机关和印发日期。

(4)版记中的反线和版记的位置。

5．公文的特定格式

(1)信函式格式。

(2)会议纪要格式。

6．通告与通知

(1)相同点：都是用来传达上级机关的意图与要求，并要求下级机关或有关人员遵守、了解并配合执行的文种。

(2)不同点：告知范围不同；格式不同；行文渠道不同。

(3)通知的写作

1)通知的适用范围：通知适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2)通知的分类：指示型通知；发布型通知；批转型通知；转发型通知；任免型通知。

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7．通知与通报

(1)相同点：都属于告知性文种；都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动；都是下行文。

(2)不同点：发文目的不同；内容不同；发送对象不同。

(3)通报的写作

1)通报的适用范围：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

2)通报的主要目的：传播信息、沟通情况、交流经验，一般情况下，通报不具有指挥性。

3)通报的分类：根据通报的内容，可分为三种，即表扬性通报，用于表扬好人好事；批评性通报，用于通报对违法乱纪人员的处理情况；情况通报，侧重于告知，一般不涉及表扬或批评。

4)通报的表述方法可分为两种，即直述式和转述式。

5)通报正文的拟写：通报正文的写作以表扬和批评性通报为例，有四个要素，即倾向性导语、通报的事实(事件)、对事实(事件)的认定和分析、处理意见等。

8．请示与报告

(1)相同点：都是上行文种；行文对象一般都是直接上级机关。

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(2)不同点：行文目的不同；写作结构不同；结束语不同；处理方式不同；内容宽窄不同；发文时机不同；报送制度不同；失误后责任划分不同。

(3)报告的写作

1)报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

2)报告的分类：工作报告；情况报告；调查报告；报送报告。

3)报告的拟写：报告正文由报告导语、报告主体、报告结束语三部分构成。

(4)请示的写作

1)请示的适用范围：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的文件。

2)请示的分类：请求指示的请示；请求批准的请示；请求审批的请示。

3)请示正文的拟写：请示正文由请示原因、请求事项、结束语三部分组成。

9．函

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(1)函的适用范围：函是平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(2)函的分类。

(3)函的拟写：问复函要做到问得清楚，答得明白；请准(审批)函的结构安排有点类似于请示(批复)。

10．文章要素

公文与其他文体一样，也是由一定要素构成的，这就是人们常说的文章“四要素”，即材料、主题(主旨、发文意图)、结构、公务文书专用词语。

11．公文的表达方式

(1)叙述：完整的叙述有六要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。

(2)议论

1)议论有三要素：论点、论据、论证。

2)议论的分类：可以分为两大类，即立论与驳论。

3)论证的方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法等。

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(3)说明：说明的方法主要有定义说明、分类说明、比较说明、数字说明和图表说明等。

12．简报

(1)概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”“简讯”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。

(2)特点：简，即简明扼要；快，即报道迅速快捷；新，即内容新鲜；实，即真实准确。

(3)简报的结构：报头+报核+报尾。

(4)简报的报头有以下内容：简报名称、期号、编印单位、印发日期。

(5)简报报核主要结构：(按语)+标题+导语+主体+结尾。

(6)简报报尾：写明发送范围、印制份数。

13．会议记录

(1)概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。

(2)特点：真实性、资料性。

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(3)会议记录的结构：标题+正文+尾部。

(4)会议记录正文构成是：首部+主体+结尾。

14．意向书

(1)概念：意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。

(2)特点：协商性、灵活性、简略性。

(3)意向书的类型。

(4)意向书的结构：标题+正文+尾部。

15．订货单

(1)概念：订货单是订购产品和货物的单据。

(2)特点：协约性、严肃性。

(3)订货单的结构与写法：标题+

16．产品说明书

(1)概念：产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。

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(2)特点：指导性、科学性、通俗性。

(3)产品说明书的结构：标题+正文+尾部。会议与商务活动

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点掌握会议议程、日程的拟定方法；正确选择会址；做好会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作以及会议经费结算工作；掌握开放参观活动方案的拟定和安排宴请活动的要求、商务旅行计划和旅程表的制定方法。

熟悉会议议程与日程的区别；掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加工的形式；学会会议文件资料立卷归档的步骤和国外商务旅行准备工作的主要内容。

二、重点提示

1.会议议程表的设计方法

（1）注意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

（2）议程表中

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3.安排会议议程和日程应注意的问题

（1）会议议程和会议日程的功能不同。

（2）会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议日程如遇到一些变化可相应调整。

（3）会议议程与日程必须吻合。

（4）会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。

4.选择会址应考虑的因素

（1）交通便利。

（2）会场的大小应与会议规模、主题相符。

（3）场地要有良好的设备配置。

（4）应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰。

（5）选择会议地点应考虑有无停车场。

（6）场地租借的成本必须合理。

5.做好会议记录

（1）会议记录的准备工作

1）准备足够的笔、笔记本和记录用纸，以及录音机和磁带。

2）备有会议议程表和相关文件资料，了解与会人员的座位图。

（2）会议记录的内容：会议描述；与会者姓名；会议过程；主席、记录员签名。

（3）会议记录的方法

1）重点应将会议主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，其他内容概括记录。

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2）漏记内容对照录音磁带进行修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做简要的解释。

3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

（4）会议记录的修改

1）在定稿打印前，向主席提交一份草稿经他签字批准。

2）经会议批准，会议记录如有错误，主席或秘书可以更改。

3）会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。

（5）会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚。

6.会议期间的信息沟通

（1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作

1）秘书人员要多听、多记、多想、多跑，全面收集信息。

2）要深入实际，掌握

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7）与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时。

（3）信息加工的形式：综合加工；提炼加工；推导加工。

（4）信息传递的方式：口头传递；影像传递；电子系统传递；专人传递。

7.会议的值班、保卫工作

（1）会议值班工作的内容

1）搜集有关情况，传递各种信息。

2）控制与会议无关人员随便出入会场。

3）备有公司和各部门领导、后勤部门主管的联络方式。

4）坚守岗位、人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

（2）会议保卫工作的内容：与会人员的人身安全的保卫、重要文件的保卫、会场和驻地的保卫、各种设备和物品的保卫、私人贵重物品的保卫。

8.会议文件资料立卷归档的步骤

（1）会议文件的收集整理工作：收集范围、收集渠道、收集方法。

（2）会议文件收集整理工作的方法

1）责任落实到人。

2）严格履行文件登记手续，认真检查文件缺损情况，并及时采取补救措施。

3）注意保密。

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9.会议经费结算工作

（1）会议收款的方法和时机

1）在会议通知中注明收费标准、可采用的支付方式。

2）如用信用卡收费，要问清姓名、卡号、有效期等。

3）与财务部门确定正确的收费开票程序。

（2）会议付款的方法和时机：演讲者费用、场租费、租用设备费等事先商定好费用，会议结束后付费。

10.拟定开放参观活动方案

（1）开放参观活动方案的主要内容

1）确定开放参观活动的主题。

2）安排开放参观的内容。

3）选择开放参观的时机。

4）确定邀请对象。

5）选择参观路线。

6）策划宣传工作。

7）做好解说及接待准备。

（2）安排开放参观活动的注意事项

1）目的明确。

2）时机选择要得当。

3）处理好公开与保密的关系。

4）安排好细节问题。

5）精心做好展示工作。

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11.安排宴请活动的方法与要求

（1）宴请活动的准备工作

1）列出宾客名单，发出正式请柬。

2）确定宴请时间、选好宴请场所。

3）确定菜单。

4）排定桌次、座次。

5）宴请程序：迎客、入席、敬酒、交谈、散席。

（2）宴请形式：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等。

（3）宴请目的：为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工等。

12.拟定商务旅行计划

（1）商务旅行计划的内容：时间、启返日期、住宿安排、会晤人员、交通工具的选择、上司或接待人的特别要求、天气状况、行程安排、差旅费用。

（2）旅程表的主要内容：日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注。

13.出国商务旅行的准备工作

（1）办理各种必要的出国手续：撰写出国申请，办理护照，办理签证，办理《国际预防接种证书》，办理出境登记卡，订购机票，办理保险。

（2）出行前的准备：编制旅行方案，办理兑换外币，准备随身

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携带物品，为上司准备携带的文件，检查相关证件，收集所到国的背景资料。

（3）出人境手续：边防检查；海关检查；安全检查；健康检疫 信息与档案

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

能对信息进行整理、传递、存储。能够对档案进行分类、检索，并根据档案价值划分保管期限。

二、重点提示

1．信息工作程序

信息工作程序包括：收集、整理、传递、存储、反馈和利用。

2．信息分类的步骤

(1)辨类：对信息资料进行分类辨别，即对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别的过程。

(2)归类：对所收集的信息按照特定的原则和方法，根据信息内容的某种特性和管理利用的具体要求，将其分门别类地组织起来。

3．信息分类方法

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常用的信息分类方法包括：字母分类法、主题分类法、地区分类法、数码分类法和时间分类法。

4．信息校核方法

常用的校核方法包括：溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法和数理统计法。

5．信息传递的基本形式

(1)信息的外向传递：指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。

(2)信息的内向传递：指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流。

(3)信息内向传递的形式有：备忘录，信件，通知和告示，传阅单，企业内部刊物，复印并发送文件，电子邮件，会议。

6．信息传递的方法

(1)语言传递：将信息转化成语言传递给信息接收者，多用于企业内部传递信息。主要表现形式是对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。

(2)文字传递：将信息转化成文字、符号、图像传递给信息接收者。主要表现形式是文本、表格、图表等。

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(3)电讯传递：利用现代化的通讯手段传递信息的一种方法。传递信息量大、速度快、效果好、抗干扰力强、不易失真，其传递途径有电话、传真、电子邮件。

(4)影像传递：利用摄影和录像技术传递信息，具有真实性、直观性和感染力。

7．信息存储

(1)信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程，主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成。

(2)信息存储通常分为登记、编码、存放排列和保管4个步骤。

8．信息存储的方式

(1)手工存储。

(2)计算机存储。

(3)电子化存储。

(4)微缩胶片存储。

9．档案管理

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(1)常用的档案分类方法；职能分类法；问题分类法；组织机构分类法；年度分类法，型号分类法；课题分类法；工程项目分类法；专业性质分类法；档案形式分类法。

(2)常用的档案检索工具

1)按照编制方式分有：目录、索引、指南类检索工具。

2)按照功能分有：查找性、报道性、馆藏性检索工具。

3)按照载体分有：卡片式、书本式、活页式、缩微式、机读式检索工具。

(3)档案的保管期限：根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。

1)永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去。

2)长期保存，一般指保存16年至50年左右。

3)短期保存，一般指保存15年(含15年)以下。

保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的

第二篇：秘书资格四级考试复习指南(一)

办公自动化

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

掌握计算机网络的概念、特征和主要功能等；了解打印机、数码相机、传真机、复印机等常用办公设备的使用方法。

二、重点提示

1．计算机网络的概念

计算机网络是计算技术、通信技术和微电子技术相结合的产物。

2．计算机网络的组成

计算机网络主要由两大部分组成：通信子网和资源子网。

3．计算机网络的主要特征

计算机是网络中信息处理的主体；网络系统中的每台计算机都是独立的；计算机之间的 通信是通过通信协议实现的。

4．计算机网络的主要功能

数据通信；资源共享；负荷均衡；提高可靠性。

5．计算机网络的分类

按传送数据所用的结构和技术分类；按网络覆盖的范围分类；按网络的拓扑结构分类；

按通信传输介质分类；按信号频带占用的方式分类。

6．计算机网络系统设备与构成

网络工作站点；网络通信介质；网络互联设备。

7．计算机网络的使用

(1)计算机网络可提供的服务：数据与信息的查询、高速通信服务、电子教育、电子娱 乐、电子购物以及各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务。

(2)计算机网络的使用包括：查询网络信息、电子邮件等方面。

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

了解计算机硬件的分类、结构和功能；会简单使用Windows 98；了解办公常用设备的分类、结构和功能。

二、重点提示 1．认识主机

主机是由机箱和机箱中的组件构成的。机箱中的主要组件有电源、CPU、主板、内存条、硬盘、光驱、软驱、显示卡和声卡等。

2．认识显示器

显示器是计算机的窗口，是重要的输出设备之一，通过显示器可以直观地看到对计算机的操作过程以及计算机针对操作作出的反应。3．认识键盘

键盘是计算机最主要的输入设备，可以输入英文、汉字、数字等。常见的键盘主要有机械式和电容式两种，最常用的键盘多是电容式的。4．安装中文Windows 98(1)中文windows 98运行的基本环境。(2)从Windows 95升级到中文Windows 98。(3)从DOS下安装中文Windows 98。(4)中文Windows 98的安装过程。(5)制作启动盘。

(6)卸载中文Windows 98。

5．中文Windows 98资源管理系统

Windows 98是采用树形结构，以文件夹的形式来组织和管理文件的。中文Windows 98中的资源管理器给广大用户带来了极大的方便，使用户对文件夹的组织和管理更加快捷。6．打印机

目前的打印机主要分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种。

(1)针式打印机耐用，耗材便宜，可以打印多种类型的纸张，还可以打印多层纸，但其打印速度慢、噪声大。需要经常更换的耗材是色带。

(2)喷墨打印机价格低，打印效果优于针式打印机，噪声小，但打印速度慢、耗材贵。需要经常更换的耗材是墨盒。

(3)激光打印机在各种打印机中打印效果最好，打印速度最快，噪声小，但价格高。需要经常更换的耗材是硒鼓。7．扫描仪

扫描仪的形式：

(1)按颜色分为黑白扫描仪和彩色扫描仪。

(2)按扫描方式分为手持扫描仪和平板扫描仪。手持扫描仪的价格低，但使用不方便。

平板扫描仪的效果要好很多，所以在办公室中被广泛使用。8．数码相机

数码相机可以看作是普通照相机和扫描仪的结合体，它是光、机、电一体化的产品，其核心部件是CCD(电荷耦合器件)图像传感器。

数码相机在日常使用时有一定的注意事项，日常的保养也很重要。9．传真机

传真是现代图像通信的重要组成部分，它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一方法，这也是它应用广泛的一个重要原因。

不同类型的传真机操作步骤也不一样，但传真机的操作仍可归纳为传真准备、试运行、发送和接收4个基本步骤。

传真机是常用的办公设备之一，所以秘书人员应该掌握一些传真机的工作原理和一般故障的解决方法。

10．复印机

静电复印机的操作步骤为预热、放置原稿、设定份数、设定复印倍数、选择复印纸尺寸、调节复印浓度，最后放纸开始复印。

使用复印机时要注意防高温、防尘、防雾、防阳光直射，同时要保证通风换气。秘书人员应该掌握一些复印机维护、保养的方法。

第二章 办公自动化

此部分要注意，而且要注意涉及到的计算机用语用英文表示 1.计算机运行速度是由CPU决定的。P41下

2.硬盘：微机系统的故障几乎30%是由于硬盘损坏所引起的。硬盘格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命。P42中

3.目前常用的杀毒软件是：（1）诺盾（2）金山毒霸（3）瑞星杀毒软件（4）KV3000（常识了解）

4中英文切换：ctrl+shift 回车键：Enter 重启计算机：ctrl+alt+del 5.P47上表中：（1）剪切、复制和粘贴（顺序不变）。（2）单击“查看”，则在“大图标”、“小图标”、“列表”、“详细资料”四种显示方式之间切换。

6.在窗口最大化后，可以进行的操作有：A.移动B.最小化C.关闭D.复原 答案：BCD 7.重点：针式打印机的优点是：耐用、耗材便宜、可以打印宽幅；针式打印机的缺点是：打印速度慢、噪音大；其中要经常更换的耗材是：色带。喷墨打印机要经常更换的耗材是：墨盒

激光打印机的优点是：效果好、打印速度快、噪音小；缺点是：价格高。其中要经常更换的耗材是：硒鼓 P47中

8.数码相机的核心部件是：CCD P48上 9.清洗相机要用一块柔软的干布 P49上 10.传真机在使用时要注意：记录纸要面朝下 在按启动键后，液晶显示：“TRANSMIT”字样。

11.传真机一旦发生“卡纸”，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖；尽可能把整纸取出，不要把破碎的纸片留在机器内。P52上

12.复印机在使用时，主要，若要缩小25%，则在设定倍率时，应为75% 13.对复印机进行维护时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影器等相继拉出，最后取感光鼓。（注意顺序不能变）P54中 14.计算机网络由两部分组成，一是通信子网；一是资源子网 P54下 15.资源子网中的各种数据处理设备有计算机、智能终端、磁盘存储器、监控设备等P55上 16.网络的主要功能：数据通信、资源共享、负荷均衡、提高可靠性 P55 17.计算机网络中的三类资源：数据资源、软件资源、硬件资源 P55 18.根据网络覆盖的范围分类：局域网和广域网

19.在局域网范围内，这类设备主要包括网络接口卡、集线器和打印共享器；在广域网的范围内，主要包括调制解调器、中继器、网桥、路由器 P56中 20.网上浏览：双击桌面上的“Explore”图案 P57下 21.为了节省网费，可以对Web站点做脱机浏览。P58上 22.发送电子邮件的步骤：见书上59—60页 接收电子邮件的步骤：见书上61页上。

第三篇：秘书资格四级考试复习指南(一)

办公自动化

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

掌握计算机网络的概念、特征和主要功能等；了解打印机、数码相机、传真机、复印机等常用办公设备的使用方法。

二、重点提示

1．计算机网络的概念

计算机网络是计算技术、通信技术和微电子技术相结合的产物。

2．计算机网络的组成计算机网络主要由两大部分组成：通信子网和资源子网。

3．计算机网络的主要特征

计算机是网络中信息处理的主体；网络系统中的每台计算机都是独立的；计算机之间的 通信是通过通信协议实现的。

4．计算机网络的主要功能

数据通信；资源共享；负荷均衡；提高可靠性。

5．计算机网络的分类

按传送数据所用的结构和技术分类；按网络覆盖的范围分类；按网络的拓扑结构分类；

按通信传输介质分类；按信号频带占用的方式分类。

6．计算机网络系统设备与构成网络工作站点；网络通信介质；网络互联设备。

7．计算机网络的使用

(1)计算机网络可提供的服务：数据与信息的查询、高速通信服务、电子教育、电子娱 乐、电子购物以及各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务。

(2)计算机网络的使用包括：查询网络信息、电子邮件等方面。

第四篇：大学英语四级考试写作指南

大学英语四级考试写作指南:现象阐释型

本文作者： 赵子凌

这类写作类型是以当下比较流行的社会现象为话题展开的写作。一般题目即为现象，要求考生对现象进行较为详尽的阐释，包括分析该现象产生的原因或可能带来的后果，并要求考生谈谈自己对于该现象的看法或建议。

基本解题思路：描述现象，分析原因，自己对这个现象的看法。但有时提纲结构会稍加变化，第二部分要求分析后果而不是原因，写作时以具体提纲为准。

以2007年12月四级写作真题为例：

Directions: For this part, you are allowed 30 minutes to write a composition on the topic What Electives to Choose.You should write at least 120 words following the outline given below in Chinese.1.各大学开设了多种多样的选修课

2.学生因为各种原因选择了不同的选修课 3.以你自己为例„„

审题

根据题目中所给的中英文提示，可知话题是大学生非常熟悉的“选修课的选择”。因此考生在写的时候可以结合自己的实际情况进行分析，这样易于下手。中文提纲中的三个句子分别对应article的三个段落，可以作为各段落的主题句。

扩展提纲

1.开门见山地指出“各个大学开设了多种多样的选修课”这一现象。

2.阐述不同学生选择选修课的不同原因，如有的同学是出于兴趣，有的是为以后求职做准备。3.谈谈自己选择选修课时的考虑并解释。

范文

Nowadays, colleges offer a wide range of elective courses for undergraduates.Students from different departments may sit in the same classroom and study a subject that may have nothing to do with their majors.There is no doubt that elective courses are welcomed by students, but the reasons for each student to make his/her own choice differ.Some students choose a course merely out of their personal interest in a certain field, while others may take the utility of the course into consideration and expect to put what they have learnt into practice after graduation.Some students are inclined to choose courses they are familiar with in order to get a good score in the exam, while others do not care about the exam and choose a course in a little known field.Personally, I’d like to learn from elective courses some knowledge useful for my future job.Elective courses can provide a chance to learn about other professions and give me broader usability.If I can prove my training in business but also have courses in science, I may just win a job over those who strictly majored in business with no other interests.(195 words)老师评：这篇文章感觉只是一篇中规守距的短文，主要问题是没有按四六级作文三段结构来写，表达不够多样性。选修课在英文中可以表达为：electives, elective courses, optional, optional courses;专业可以用majors, departments, programs;

练习题

2011年6月四级写作真题 Online Shopping 1.现在网上购物已成为一种时尚

2.网上购物有很多好处，但也有不少问题 3.我的建议

四级作文高分秘诀

一.写得对

首先要保证审题正确，以免跑题。提纲式作文是四级作文中很常见的一种题型，建议考生在读题过程中将提纲中的关键词划出来，从而明确方向。

二.写得多

写作文最怕的是言之无物，干瘪无味。考生常见的问题是观点确定后无法展开论证。针对这个问题，建议考生在平时广泛地阅读报刊杂志，有效扩充自己的文化背景知识，有意识地积累名人轶事等素材。这与死记硬背范文有明显区别。

三.写出彩

要想四级作文出彩。一个小窍门就是注意所用语言的多样性。因为四级作文的篇幅不长，所以尽量不要让同一个单词反复出现。为了避免单词的重复使用，我们可以使用近义词或者同义的短语。如“主要的原因”：main reasons。Main可以替换为primary, essential, crucial，indispensable，fundamental。丰富多变的用词是article的最大亮点。

在句式方面，要避免单一的简单句型，可以适当加入倒装句、强调句、插入语等句式，做到句式多样化，为article加分。

作文评分知多少？

四级作文满分15分，阅卷老师从内容和语言两个方面进行综合评判，就总的印象给出奖励分：按五个标准给分，一般不会低于2分，但其他分，如3、4、6、7、15分也是会有的。报道分和翻译合并在一起，计算机自动加权处理为总分710分的20%（142分），但我看到的最好成绩是130多分。标准如下：

2分 — 条理不清，思路紊乱，语言支离破碎或有多处严重错误。5分 — 基本切题。思想不清楚，连贯性差。有较多的严重语言错误。

8分 — 基本切题。部分思想不够清楚，文字勉强连贯；语言错误颇多，包括一些严重错误。11分 — 切题。思想清楚，文字连贯，有少量语言错误。

14分 — 切题。思想清楚，文字通顺，连贯性较好，语言仅有个别小错。

(注：“严重语言错误”包括句子结构错误、时态语态错误和用词错误，严重影响作者意思的表达。)

一般来说，离要求词数每少10个扣一分（按一行算）。总词数超过要求一般不会扣分，但这并不意味着词数越多越好，建议控制在150-180词左右。明显笔误不扣分。

第五篇：2007年注册会计师考试复习指南

2007年注册会计师考试复习指南

注会考试是俗称“魔鬼”考试。可想而之考试的难度之大、及格率之低，但再难再低每年都会有人取得单科合格证书，甚至有些人一年全科通过。这些人并不是有三头六臂，他们只是掌握了较好的学习方法加上很好的临场发挥。

根据以往的考试经验提供给那些准备参加注会考试的人员一点意见和建议。

一、关于考试科目的组合问题

这个组合不是统一的，要因人而异。大家要根据自己的实际情况来作出相关的选择。如果选择的好，会有事半功倍的效果的。我个人的看法，第一次考试，一定要选择自己最有把握的课程。这样，对于树立自己对注会考试的信心是很有帮助的。《会计》，《审计》一定要在同一年考。因为，《审计》的综合题，是一定会涉及《会计》的内容的。如果不掌握最新的会计内容，想通过审计的可能性是比较小的。如果你考《会计》时，不考《审计》，那么，等你考《审计》时，又要把新的注会《会计》的内容学一遍。这样，相当是增加了自己的学习负担。

二、最好能参加相关部门组织的考前培训

参加培训的目的是利用外界因素督促自己学习。大部分考生都是利用业余时间学习的，所以良好的学习环境尤为重要。此外，在课后要认真整理好课堂笔记，俗话说：“好脑子不如烂笔头”，一定要亲自动手整理一遍笔记，很多知识点在写的过程中很容易就被记住了，尤其是记忆点比较多的《经济法》、《税法》科目。

三、教材要看透，书中的例题每一道都要看懂，而且要亲手做几次。

因为注会考试教材中的例题数量本来就不多，一般都是比较精华的部分。熟作这些例题一方面可以帮助理解教材，另一方面可以通过例题的总结体会编著者的意图，总结思路。

此外，我给大家一个建议，考试前教材最少要看四遍。第一遍，预习，抽出难点和疑点，参加辅导上课时要有意识的消化和解决。第二遍，课后逐字逐句的通读教材，这遍非常重要，可以说是记忆的高峰区。在预习、听课以后，大多数人对教材已经有了基本的了解和记忆，第二遍通读教材可以加强对已经记住的知识的记忆（一般情况下，这部分知识我们以后不会轻易忘记），另外，可以对记忆模糊的知识点进行重点记忆。我通常叫这个阶段为“扫盲”阶段。第三遍，要把教材读薄，也就是说要把教材进行合理的总结，取其精华。这一遍只读难点、重点、和盲点。第四遍，我们可以把它安排在考试前两三周，经过前三遍的阅读以后，这遍的阅读可以说是轻松愉快，只读目录就可以。所有的知识点可以像过电影一样在脑海中过一遍，对记忆模糊的地方可以再重新阅读相关章节。

通过以上四部阅读，当我们坐在考场里时一定会成竹在胸。

四、加强练习、练好基本功。

考前大部分考生都会做很多练习题，这些练习题的选择非常重要。我个人建议：除了指定的习题汇编以外，其他练习材料的选择一定要慎重，市面上流通的很多练习书水平良莠不齐。所以历年的考试试题应该是练习的首选。做考题的时候，应该根据每门课程的考试时间自行模拟考试。

平时做题要一步一步像正规考试一样写下来，理由有三： 第一、增强逻辑思维。平时练习时一步步写下来，就不会到考试时因为不知怎么写而去思考。考试

是分秒必争的，平时增强了训练，考试时就会节省时间。第二、增强对数字的敏感度。做题时不要怕麻烦，全部过程都要写清楚，不能只列公式不计算结果。其实按计算器也是一种训练。按的次数多了，会对数字产生一种敏感性，计算出的结果你自己就会感觉出对不对。这比考试时心里没把握多计算一次又会节省很多时间。第三、平时字写得多了，到了考场上写字的速度就会比较快。注会考试的题量都很大，大部分人都答不完考卷，快速的书写非常必要。

五、合理安排复习时间

因为大部分考生都是利用业余时间学的，所以时间对这些人来说十分重要。建议看看这个时间安排作为参考。

早上5.00起床 5.00-7.00《经济法》（第二年是《审计》）

中午12.00-14.00休息，建议大家要作个午休，因为大家在学习阶段一般会晚睡早起的。这样，睡眠时间会不足。正好用中午时间补一补。

晚上19.30-22.00学习《财务管理》（第二年是《会计》）22.00-23.00学习《经济法》（第二年是《税法》）。

六、注重考试技巧

要学会放弃，不会做的题就放弃，省出时间研究会做的题，尽量做到会做的题不丢分，要准确性。

对只要结果不要中间过程的填表题目，在对子项没有绝对把握的前提下，小合计、总计等项根本没必要去填；在对所有调整事项没有绝对把握全部调整正确的情况下，所得税、未分配利润等项也没必要去填。

保证考试时客观题的得分。因为，如果客观题能拿高分，那么，只要在综合题中拿到一定的分数，通过这一科的概率是很大的。因为对于绝大部分考生来说，综合题的得分率不会超过60%，所以，对于客观题一定要每分必争。

考试时对计算题，要分步做。分步的好处一是既便结果错了，分步还能得分，二是你把自己的思路给了老师，老师会根据你的思路酌情给分。

七、相信自己是最好的只要你能走进考场，能基本答完考题，你就能最终走向胜利。不要为一门考的不理想而影响其他科目的考试。毕竟我们已经付出了很多，有好的回报是必然的。当大家走进考场时会发现，已经拿到了50%的通行证，胜利的彼岸我们一定会到达。