第一篇：驻外办事处管理细则
驻外办事处管理细则
为进一步开拓市场，使驻外办事处的各项管理规范化、合理化，特制定管理细则如下： 第一条
办事处行政管理
1.办事处直接归属()管理,日常管理由公司授权领导直接负责。办事处组织结构实行垂直管理,业务上接受公司指示。办事处职责：
1）负责当地与周边市场的开拓，客户资源的开发与管理。承担公司下达的订货任务。
2）负责收集、整理、反馈市场信息及竞争动态。与客户进行业务上的联络与协调。
3）负责办事处市场信息的管理与保护，严禁泄露任何商业类信息。
4）积极向公司汇报工作，提出有利于开拓市场的建议与意见。
2.办事处应加强财务管理，建立收、支账本，如实反映财务收支情况。每季度由公司财务部进行审计，并交公司主管副总经理审核、公司总经理审批。
3.加强办事处硬件管理,如传真、打印复印机、电话等设施，尽量节约用纸实行无纸化办公。第二条 加强办事处纪律
1.为加强出勤监督,办事处工作人员早晚报到,即每日早晚用
固定电话向主管领导报到，全天未报道者视为旷工。2.办事处的人员派遣由公司决定, 办事处工作人员只有建议权。
3.任何病、事假均明确记录在考勤上。事假、病假需提前一天向主管领导邮件请示,准假后方可休假。
4.外出办事如不能当天回到办公室或跨城市商务旅行需提前一天邮件通知主管领导,经批准同意后方可外出。5.办公场所、会议场所、集体宿舍内禁止吸烟、赌博，如有发生,每人次罚款50元。办事处寝室无特殊情况晚11:30必须熄灯,并谢绝任何无关人员来访,如有特殊情况(限员工亲属),需提前向领导请示。
6.办事处内禁止大声喧哗，以防周围邻居反感，一经发现，罚款100元，并主动向邻居道歉。
第三条 办事处设施日常维护
1.办事处内的基础设施: 空调、冰箱、洗衣机、电视及各种电器为公用设施, 需精心维护，不得人为损坏,如发现设施损坏需及时联系相关人员进行维修,为其他驻办公室人员提供便利。
2.办事处内卫生应保持整洁,每周打扫灰尘,并进行清理。修理工作应由驻办公室人员完成。个人卧室也应保持整洁、卫生, 并由所住人员负责。
3.办事处内办公设备应精心爱护,如发现人为损坏办公设备,须按规定赔偿。
4.对于厨房用品、食物及晾晒衣物应放在指定区域,不得乱摆乱放。厨房用品应放在厨房;三餐应在餐桌上就餐,餐后及时清理,晾晒衣物应放在阳台。
第四条 办事处人员按照值班表轮流值日
1.周一至周五检查各寝室无人状态下的各种带电设备的关闭情况。
2.值班人员每晚睡觉前负责打扫公共区域桌面、地面、厨房卫生。
3.值班人员负责汇报公共场所及各寝室损坏设备情况。考核: 1.主观原因损坏设备照价赔偿,如故意损坏，除赔偿设备费用外每次罚款100元。
2.打扫卫生遗漏或不认真,罚连续值日三天。
3.如因住宿人员个人或非全体人员做饭,用餐等事宜造成卫生状况不良,则当事人自行打扫,否则当事人全部连续值日三天。
4.公用物品(设备,器具)使用完毕后放回原固定地点, 如系多人共用,追究最后使用人责任。第五条 附则
1.本规定自 年 月 日起实施。2.本规定解释权归公司
办事处费用管理规定
1.此办事处仅为进出口公司海外常驻人员提供住宿，其他人员如需借宿，请提前联系进出口公司领导予以批准，方可进驻。2.每人每日按照标准收取40美金住宿费（含床位费、水电费，提供办公电话、办公网络及基本食材、厨具、清洁的床单、枕巾），由办事处管理人员在外来人员离开时按照此标准收取费用，并开具收据。办事处管理人员应建立健全收支帐本，没季度交由公司财务部进行审计。
3.办公场所、会议场所、集体宿舍内禁止吸烟、赌博，如有发生,每人次罚款50元。
4.损坏设备（空调、冰箱、洗衣机、电视等各种电器及厨具等）照价赔偿,如故意损坏，除赔偿设备费用外每人次罚款100元。5.本规定解释权归公司。
办事处设备使用规则
1.洗衣机：按照设备指示进行使用，不得违规使用，损坏设备。2.冰箱：按量存放事物，要求每次办公室人员离开前肉类及易腐烂食物必须被清理一空，不得残留在冰箱内。
3.无线网络：名称： 密码： 连接后请注意，该网络为工作用网络，每月有流量限制，不得用于娱乐及游戏用途。4.电话：电话号码为：拨打规则为：
办事处卫生管理规定
1.办事处人员需要每日对日常卫生负责，并监督检查外来人员卫生情况，并按照此规则进行奖惩。
2.日用品要求摆放整齐，用过之后必须放回原位。
3.注意保持厨房卫生，使用厨房后必须马上清理，恢复原状，使用者用必餐具后须及时清理。
4.个人床铺每日必须清理一次，每周办事处安排人员对床单被褥等用品进行一次清洗及消毒处理。
5.浴室卫生由使用人负责清理，洗浴后必须及时清理，以便他人使用。
6.日常垃圾每日必须倾倒一次，由管理员负责监督并汇总进行倾倒，不得将垃圾残留在屋内或楼道内，必须倾倒至指定垃圾堆放处。
7.洗衣服后按照指定地点进行晾晒，并对洗衣机进行及时清理。8．本规定解释权归公司。
第二篇：驻外办事处日常工作及管理
驻外办事处日常工作及管理
为适应公司的发展需要，加强办事处的运营管理，整合公司有效资源，使办事处的工作规范化、制度化，特制定本制度，凡驻外办事处、驻外人员的管理，均应遵守本制度。
驻外服务人员主要负责所属区域内的软件服务工作，包括：软件使用过程中出现的各种问题，项目的实施，客户服务费用协助收缴，当地市场的资料收集工作。
一、日常工作：
1、驻外人员工作时间为9:00-12:00，13:00-18:00，如有请假及时和总部负责人汇报并说明具体事由。
2、本区域内客户提出的服务请求必须立即响应，如有解决不了的问题及时和总部负责人汇报，跟进解决。
3、客户上门服务时须填写客户服务反馈单，每周五以电子版传至公司部门负责人。
4、驻外人员每周五制定下周工作计划和本周工作总结，周计划和总结以电子版传至公司部门负责人。
5、所属区域内客户按月为周期，每月至少拜访一次。
6、驻外人员联系方式需要保持畅通，及时接受公司安排。
二、资料管理：
驻外办事处在设立后，驻外人员需要建立完整的文件资料，并对文件资料进行分类管
理，包括现有用户详细资料、市场区域内其他客户资料、区域内同行业公司资料、公司产品资料等。
第三篇：驻外办事处
关于酒店设立住外办事处的建议
一、鲅鱼圈酒店业的形式分析
目前鲅鱼圈酒店业正在蓬勃发展，两年内将有4 至5家与我们皇家园林酒店相近或超过规模的酒店，以及国内外知名品牌酒店落成投入使用，硬件设施和地理位置有过之而无不及，同时更加优惠的营销政策（内部激励、外部促销、资源横纵向组合等），更具竞争的营销手段（高投入的广告推广等）将充斥鲅鱼圈市场，而且人才的竞争、服务的竞争也将更加激烈。因此，我们酒店在立足鲅鱼圈市场的同时，必须走出去，鲅鱼圈的市场是有限的，而外围的市场是无限的，举例沈阳和大连旅游市场来说，每年的旅游消费都在50几个亿，到鲅鱼圈消费旅游的也要有几个亿。而与我们酒店签署协议的旅行社和单位，向酒店输送的客流量始终不能满足酒店的实际可容纳数量，并且始终保持着平均数量，并没有较大的客源数量和质量飞跃。营销部本着为提高酒店的客房、会议室、餐饮、康乐野浴、石门漂流等主营营业收入，酒店就必须要在沈阳、大连、鞍山、抚顺等省内主要城市设立驻外办事处，办事处要有针对性的开发培育地区性旅游及会议培训市场，为酒店广结客源广招财路，并且可以最大限度的树立酒店品牌形象，挖掘潜在客源市场，为酒店进一步提高收益奠定稳定的市场基础。
二、驻外办事处职能：
①扩展省内市场规避当地行业竞争风险
在目标城市设立办事处，避免了与当地酒店的价格战，避免了行
业之间的恶性竞争，主动出击寻找客源开拓市场扬长避短，是未来生态休闲度假型酒店进一步发展的基础。在目标城市设立办事处，避免了酒店与目标城市的距离因素，使收集信息拜访客户更加直接，具有非常高的运作效率与即时性。酒店办事处得到当地信息后，办事处工作人员即可马上与其取得联系建立沟通，可以高效率的促成协议的签订。办事处职员应选择当地营销业务熟练对当地市场了解的人员，可以更事半功倍的完成工作，也可以节省住宿和其他补助方面的开支。②各地皇家园林办事处可以直接拜访当地政府机关、金融保险教育卫生事业单位、国家大型企业，可以直接接受当地散客及团体预订
目前酒店已经在各旅游网上架构订房系统，同时与部分旅行社建立了协议关系，但是同时还有大量的散客资源不在网上订房或参加旅行社团（旅行社以自身利益为重，总是引导顾客去他们能够挣钱的旅游目的地）等因素导致资源流失。但我们自己的办事处可有效地的宣传自己的产品，组织并将其运送至酒店，有效的避免因旅行社的引导导致的客源流失。③宣传推广及时性
酒店有最新的活动动态时，办事处可将酒店的资料及时的汇报给协议客户，并且通过当地媒体进行宣传推广，做到信息的及时性公布。④广告拓展
通过办事处可与当地媒体及电视台建立合作关系，并向社会发布广告，避免了因地域差异导致的媒体选择不当，并且予以监督等避免发布时间不符、发布效果不佳等不利因素的产生。⑤当地同行业信息的掌握
办事处可通过各种关系获得其他同行业的相关内部信息，从而第一时间发送至酒店参考研究，使酒店做到酒店与时俱进，超越其他同行业。⑥酒店文化渗透
酒店可通过当地电视台或传媒公司联合承办各类活动，将酒店信息通过软性植入的形式渗透给当地各阶层人士，起到更为全面的宣传作用，届时办事处可作为与当地媒体合作平台。
三、风险分析
①以沈阳为例门市租金约每天投入80元，包括加上水、电、宽带等年费用大约3万元
②以3人为准，人员工资交通通讯开支成本每天400元；年费用大约14.5万元。（此项费用在营运一年之后，可以一大包的形式包干）③电脑、打印机、传真机、办公用品、装修、杂费等一次性投入约2万元
第一年约投入：20.5万元
以后每年投入会少于20.5万元 酒店客房均价约488元； 以20.5万元÷488元/房=420间/年 由此数据可以看出，（以沈阳为例）驻外办事处一年内订房只需有420间（平均每天订房1.1间）就可以达到收支平衡，如预测全年订房4550间，那么只客房一项就可带来：4550*488=222万元的收益。如果再加上餐饮、康乐野浴、会议室、漂流等项目的收益，全年至少可以带来400万元以上的收益。
四、结
论
驻外办事处，每天只需为酒店带来1.1间的订房率，便可达到其
收支平衡，并且考虑办事处其他的职能和附加效益，当我们形成了一定的营销网路之后，可以进行多种旅游产品的推广销售，因此此计划可行性极高，并且没有经营风险性。
五、切入点
我们本着“点动成线，线动成面，面动成体”的战略方案。
1、点动成线
可以先以我们亲属同学朋友现有的人脉基础、以协议单位、旅行社等为我们前期切入点，在当地各地区扶持起为酒店做专线的旅行社，推荐他们成立1日游、2日游等团队，同时我们的营销经理可以对当地政府机关、金融保险教育卫生事业单位、国家大型企业直接拜访形成销售，可以直接接受当地散客及团体预订，在沈阳、大连地区采取“逐个击破”的策略，推荐我们酒店自行整合的鲅鱼圈当地旅游资源，从1日游、2日游3日游到更长时间的游玩线路、会议等，让老客户知道我们的新产品，让新客户知道、了解生态皇家园林酒店的优势等。
2、线动成面
当办事处在沈阳、大连行成一定的人脉网，酒店达到一定的知名度的时候，我们就可以借助老客户来接触沈阳或沈阳以外的新客户，为开辟新客户、新市场打下了坚实的基础，同时建议在沈阳、大连各县区培育一级旅行社的代办处，由办事处直接指导沟通其工作。这样酒店除了一些稳定客源意外，还可以不断的吸引新客源。
3、面动成体
当酒店的知名度达到比较理想的程度之后，我们便可以推出更多种灵活的经营理念，营销方案，届时便是从卖服务、卖环境、转换为卖品牌、卖品质。这样酒店才可以实现全方位立体化的营销，接纳各个阶层、成为可以提供多元化服务的绿色生态型度假胜地。
营销部
直爱武
2011/1/22
第四篇：驻外办事处合同管理规定
驻外办事处合同管理规定
1.目的
加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作，减少失误，提高公司经济效益，保障公司经营工作的健康发展。2.适用范围
销售分公司驻外办事处 3.执行
销售分公司驻外办事处人员 4.职责
销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订，驻外办事处经理审核，销售分公司经理批准。5.制度
5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前，必须认真了解对方当事人的情况，主要包括：对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益，又要考虑对方的履约条件和能力，确保所签合同有效、有利。5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同，必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时，必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公，造成我方经济损失的，应按其过失或故意所造成的损害后果，承担相应的行政责任，经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3 销售合同在正式签订前，必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限，以各种方式（书面、电话、传真、电子邮件等）上报审查，经销售分公司经理批准后，方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付，必须执行公司的《财务管理办法》。5.4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人，对合同的履行、款项的回收承担责任，负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证，并妥善保管。5.5 如合同履约过程中出现困难或问题，需要变更、补充或解除的，一律采用书面形式（包括当事人双方往来的函电等），执行合同签订的审批程序，获得批准后，方可执行。5.6如合同履行过程中，出现纠纷的，经双方协商达成一致意见的，签订书面协议，由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的，由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用，不准滥用、代用或借用，严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废和向公安机关报案外，还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。
5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议（包括文本、函电）等，均应妥善保管，如有丢失，公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。6 管理
6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案，由分公司统一编号，档案内容包括： 6.1.1 合同正本、副本、附件。6.1.2文本签收记录。
6.1.3 变更、补充、解除合同的协议。
6.2 综合管理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案，内容包括。6.2.1 用户名称、地址、联系人、通讯方式。6.2.2 用户自然情况。
6.2.3 我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。6.2.4 履行合同情况
6.2.5 质量/技术问题处理情况（表格）
6.3 综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式 二份，一份于次月5日前上报财务部，一份销售分公司保管备查，内容包括： 6.3.1 合同号 6.3.2 合同标的
6.3.3 签约日期，结算日期，经办人。6.3.4 用户名称
6.3.5 产品/备件名称，数量/明细
6.4 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密，严禁有意或 无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密，未经允许，无关人员不得查阅。
6.5 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同，一经发现，公司对有关责任人给予开除处理，并追究其法律责任。7 本规定发布之日起执行。
第五篇：驻外办事处合同管理规定
1． 目的加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作，减少失误，提高公司经济效益，保障公司经营工作的健康发展。
2． 适用范围
销售分公司驻外办事处
3． 执行
销售分公司驻外办事处人员
4． 职责
销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订，驻外办事处经理审核，销售分公司经理批准。
5． 制度
5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前，必须认真了解对方当事人的情况，主要包括：对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益，又要考虑对方的履约条件和能力，确保所签合同有效、有利。
5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同，必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时，必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公，造成我方经济损失的，应按其过失或故意所造成的损害后果，承担相应的行政责任，经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3 销售合同在正式签订前，必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限，以各种方式（书面、电话、传真、电子邮件等）上报审查，经销售分公司经理批准后，方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付，必须执行公司的《财务管理办法》。
5.4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人，对合同的履行、款项的回收承担责任，负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证，并妥善保管。
5.5 如合同履约过程中出现困难或问题，需要变更、补充或解除的，一律采用书面形式（包括当事人双方往来的函电等），执行合同签订的审批程序，获得批准后，方可执行。
5.6如合同履行过程中，出现纠纷的，经双方协商达成一致意见的，签订书面协议，由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的，由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用，不准滥用、代用或借用，严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废和向公安机关报案外，还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。
5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议（包括文本、函电）等，均应妥善保管，如有丢失，公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。管理
6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案，由分公司统一编号，档案内容包括：
6.1.1 合同正本、副本、附件。
6.1.2文本签收记录。
6.1.3 变更、补充、解除合同的协议。
6.2 综合管理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案，内容包括。
6.2.1 用户名称、地址、联系人、通讯方式。
6.2.2 用户自然情况。
6.2.3 我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。
6.2.4 履行合同情况
6.2.5 质量/技术问题处理情况（表格）
6.3 综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式 二份，一份于次月5日前上报财务部，一份销售分公司保管备查，内容包括：
6.3.1 合同号
6.3.2 合同标的6.3.3 签约日期，结算日期，经办人。
6.3.4 用户名称
6.3.5 产品/备件名称，数量/明细
6.4 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密，严禁有意或 无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密，未经允许，无关人员不得查阅。
6.5 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同，一经发现，公司对有关责任人给予开除处理，并追究其法律责任。本规定发布之日起执行。
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