驻外办事处档案管理规定

第一篇：驻外办事处档案管理规定

驻外办事处档案管理规定（暂行）

一、目的

为加强驻外销售部档案管理，做好收集、建档、保管、借阅、统计等工作，特制定本规定。

二、适用范围

适用于所有驻外销售部。

三、档案管理

驻外销售部经理是档案管理的第一责任人。

四、档案范围

1、公司总部下达的各种文件（含制度、规定、通知、通报等）

2、驻外销售部向总部提报的各种文件

3、驻外销售部财务文件及帐簿

4、驻外销售部销售资料（含销售单据）

5、影像资料（商超促销照片、产品照片等属于办事处保存的影像资料）

6、其他属于驻外销售部保存的档案资料

五、档案立卷归档管理

1、凡是具有查找、利用、保存价值的上述文件资料，驻外销售部的相关负责人必须收集齐全立卷归档。

2、归档的资料、文件，不得随意更改。

3、对各类文件由相关负责人按时间顺序进行分类归档。如下：

3.1.1产品档案类别：产品价格类、新产品上市方案类、老产品调整类、标签类（新标签印刷及旧标更换），以上要求分类别、分年度存档。

3.2.1促销档案类别：促销申请类、促销评估类、月度促销规划类，以上要求分类别、分月、分销售部进行归档，每月对以上文件进行装订、存档；

六、档案收发传阅

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查找利用价值的各类文件，都要齐全完整地收集，建立文件收发传阅制度，具体包括以下各项：

1、驻外销售部草拟的文件由驻外销售部经理提报，分管大区审核，营销副总签批后，对签批文件进行执行、存档，存档的同时将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚。

2、公司总部签发的文件，由驻外销售部相关责任人进行接收、传阅并归档。

3、保密文件，提报人应注明“保密”字样，确定报送范围，并由专人复印、报送。保密文件的传阅必须办理登记、签收手续。

七、档案利用借阅

1、借阅驻外销售部档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

2、归还档案时，由管理人当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

八、档案保存期限

办事处档案保存期限为三年。特殊情况需要延长保存期的，由总部相关部门临时通知，确定具体保存期限。

九、档案销毁

到期档案需要销毁的，必须由销售部经理指定2人以上负责销毁，销售部经理必须同时在场监督销毁工作，并做好销毁登记记录，以备总部检查。

十、附则

本规定自2010年7月7日制订，于2010年7月14日发布实施，不明之处由行政中心负责解释。

第二篇：驻外办事处经费规定

国内驻外办事处（点）经费管理规定 总则

1.1为适应公司进一步拓展国内产品市场、服务市场而设立驻外办事处（点）的需要，结合公司实际情况制定本规定。

1.2 本规定主要规范公司国内驻外办事处（点）的各项经费管理。1.3 本规定所指经费主要包括驻外办事处（点）的筹办费、日常费用、人员补助等。其他不属于经费范围的如床上用品、厨房用品及日常个人用品等由个人承担，业务接待费、礼品费等由申请设立驻外办事处（点）的单位承担。

1.4 本规定“以内”、“以下”含本数，“以外”、“以上”不含本数。

1.5本规定适用于公司和本公司。2经费使用原则

经费使用应以精简、节约、满足办事处（点）工作基本需要为原则。3经费管理

3.1筹办费开支范围及标准

筹办费开支范围包括办公所需必要的电脑、传真机（带复印功能）、打印机等，筹办费控制在5000元以内，纳入办事处经费预算。3.2日常费用开支范围及标准 3.2.1日常费用开支范围包括房屋租赁费（含房屋租金，物业管理费、网费、收视费等每月固定费用，房屋、家具、电器等的维修费，其他费用）、水电气暖费、固定电话费、办公用品费等。

3.2.2房屋租赁费标准见附录A，在租房费用金额标准以内可适当放宽租房面积标准。要求租用的房屋应根据需要开通电视、电话、网络、水电气暖等，家具电器应齐全。公司不购置除筹办费开支范围以外的任何物品。租赁费原则上要求凭发票、协议在预算内据实报销，若确实不能提供发票，应提供租赁方收款收据、身份证复印件等资料。3.2.3水电气暖费、固定电话费要节约使用，凭发票在预算内据实报销；各种预存费收据及白条不能作为水电气暖费、固定电话费报销依据。若确实要用预存费收据或白条报销，只能在单位基金列支。3.2.4办公用品费含办公设备耗材、办公纸品、办公文具等，经公司办公室同意后可以在公司当年锁定的限价范围以内自行采购，在综合库房办理一进一出手续，到资产财务部报销后列支领用单位办公费。3.3人员补助

驻外办事处（点）人员在办事处所在地不视为公出，可按附表A标准根据考勤及往来交通费报销情况计发异地工作包干补助，属于销售、服务编制人员的异地工作包干补助按附录A标准上浮50%计发；回公司述职等不予补助；到其他地公出按《国内公出人员差旅费管理办法》规定的公出所在地标准计发补助。4经费预算审批 4.1公司布点设立驻外办事处（点）时应统筹兼顾考虑产品及服务的营销安排、管理需要，按程序同意设立驻外办事处（点）后，设立单位应及时将同意设立驻外办事处（点）的批复及办事处的设立方案、人员编制、工作职责等复送资产财务部预算管理办公室，同时将驻外办事处（点）经费预算报预算管理办公室审查，其中的日常费用开支预算要求按月度计算、按申报。

4.2申报单位对驻外办事处（点）的经费预算应尽可能详细，按要求填写《驻外办事处（点）经费预算审批表》（见附录B），经审批程序批准后方可实施。

4.3申报单位必须持有按程序批准的《驻外办事处（点）经费预算审批表》，在预算金额以内方可请款。5附则

5.1 本规定由**起草并解释。

5.2本规定发布前已经设立的驻外办事处（点），租房标准按原协议约定执行，协议约定到期后按本规定标准执行，其他经费标准（含补助）按本规定执行（含利用公司或集团公司房屋设立的办事处（点））。5.3本规定经公司办公会批准后发布，自发布之日起施行。公司其他规定与本规定相冲突的按本规定执行。

第三篇：驻外办事处

关于酒店设立住外办事处的建议

一、鲅鱼圈酒店业的形式分析

目前鲅鱼圈酒店业正在蓬勃发展，两年内将有4 至5家与我们皇家园林酒店相近或超过规模的酒店，以及国内外知名品牌酒店落成投入使用，硬件设施和地理位置有过之而无不及，同时更加优惠的营销政策（内部激励、外部促销、资源横纵向组合等），更具竞争的营销手段（高投入的广告推广等）将充斥鲅鱼圈市场，而且人才的竞争、服务的竞争也将更加激烈。因此，我们酒店在立足鲅鱼圈市场的同时，必须走出去，鲅鱼圈的市场是有限的，而外围的市场是无限的，举例沈阳和大连旅游市场来说，每年的旅游消费都在50几个亿，到鲅鱼圈消费旅游的也要有几个亿。而与我们酒店签署协议的旅行社和单位，向酒店输送的客流量始终不能满足酒店的实际可容纳数量，并且始终保持着平均数量，并没有较大的客源数量和质量飞跃。营销部本着为提高酒店的客房、会议室、餐饮、康乐野浴、石门漂流等主营营业收入，酒店就必须要在沈阳、大连、鞍山、抚顺等省内主要城市设立驻外办事处，办事处要有针对性的开发培育地区性旅游及会议培训市场，为酒店广结客源广招财路，并且可以最大限度的树立酒店品牌形象，挖掘潜在客源市场，为酒店进一步提高收益奠定稳定的市场基础。

二、驻外办事处职能：

①扩展省内市场规避当地行业竞争风险

在目标城市设立办事处，避免了与当地酒店的价格战，避免了行

业之间的恶性竞争，主动出击寻找客源开拓市场扬长避短，是未来生态休闲度假型酒店进一步发展的基础。在目标城市设立办事处，避免了酒店与目标城市的距离因素，使收集信息拜访客户更加直接，具有非常高的运作效率与即时性。酒店办事处得到当地信息后，办事处工作人员即可马上与其取得联系建立沟通，可以高效率的促成协议的签订。办事处职员应选择当地营销业务熟练对当地市场了解的人员，可以更事半功倍的完成工作，也可以节省住宿和其他补助方面的开支。②各地皇家园林办事处可以直接拜访当地政府机关、金融保险教育卫生事业单位、国家大型企业，可以直接接受当地散客及团体预订

目前酒店已经在各旅游网上架构订房系统，同时与部分旅行社建立了协议关系，但是同时还有大量的散客资源不在网上订房或参加旅行社团（旅行社以自身利益为重，总是引导顾客去他们能够挣钱的旅游目的地）等因素导致资源流失。但我们自己的办事处可有效地的宣传自己的产品，组织并将其运送至酒店，有效的避免因旅行社的引导导致的客源流失。③宣传推广及时性

酒店有最新的活动动态时，办事处可将酒店的资料及时的汇报给协议客户，并且通过当地媒体进行宣传推广，做到信息的及时性公布。④广告拓展

通过办事处可与当地媒体及电视台建立合作关系，并向社会发布广告，避免了因地域差异导致的媒体选择不当，并且予以监督等避免发布时间不符、发布效果不佳等不利因素的产生。⑤当地同行业信息的掌握

办事处可通过各种关系获得其他同行业的相关内部信息，从而第一时间发送至酒店参考研究，使酒店做到酒店与时俱进，超越其他同行业。⑥酒店文化渗透

酒店可通过当地电视台或传媒公司联合承办各类活动，将酒店信息通过软性植入的形式渗透给当地各阶层人士，起到更为全面的宣传作用，届时办事处可作为与当地媒体合作平台。

三、风险分析

①以沈阳为例门市租金约每天投入80元，包括加上水、电、宽带等年费用大约3万元

②以3人为准，人员工资交通通讯开支成本每天400元；年费用大约14.5万元。（此项费用在营运一年之后，可以一大包的形式包干）③电脑、打印机、传真机、办公用品、装修、杂费等一次性投入约2万元

第一年约投入：20.5万元

以后每年投入会少于20.5万元 酒店客房均价约488元； 以20.5万元÷488元/房=420间/年 由此数据可以看出，（以沈阳为例）驻外办事处一年内订房只需有420间（平均每天订房1.1间）就可以达到收支平衡，如预测全年订房4550间，那么只客房一项就可带来：4550*488=222万元的收益。如果再加上餐饮、康乐野浴、会议室、漂流等项目的收益，全年至少可以带来400万元以上的收益。

四、结

论

驻外办事处，每天只需为酒店带来1.1间的订房率，便可达到其

收支平衡，并且考虑办事处其他的职能和附加效益，当我们形成了一定的营销网路之后，可以进行多种旅游产品的推广销售，因此此计划可行性极高，并且没有经营风险性。

五、切入点

我们本着“点动成线，线动成面，面动成体”的战略方案。

1、点动成线

可以先以我们亲属同学朋友现有的人脉基础、以协议单位、旅行社等为我们前期切入点，在当地各地区扶持起为酒店做专线的旅行社，推荐他们成立1日游、2日游等团队，同时我们的营销经理可以对当地政府机关、金融保险教育卫生事业单位、国家大型企业直接拜访形成销售，可以直接接受当地散客及团体预订，在沈阳、大连地区采取“逐个击破”的策略，推荐我们酒店自行整合的鲅鱼圈当地旅游资源，从1日游、2日游3日游到更长时间的游玩线路、会议等，让老客户知道我们的新产品，让新客户知道、了解生态皇家园林酒店的优势等。

2、线动成面

当办事处在沈阳、大连行成一定的人脉网，酒店达到一定的知名度的时候，我们就可以借助老客户来接触沈阳或沈阳以外的新客户，为开辟新客户、新市场打下了坚实的基础，同时建议在沈阳、大连各县区培育一级旅行社的代办处，由办事处直接指导沟通其工作。这样酒店除了一些稳定客源意外，还可以不断的吸引新客源。

3、面动成体

当酒店的知名度达到比较理想的程度之后，我们便可以推出更多种灵活的经营理念，营销方案，届时便是从卖服务、卖环境、转换为卖品牌、卖品质。这样酒店才可以实现全方位立体化的营销，接纳各个阶层、成为可以提供多元化服务的绿色生态型度假胜地。

营销部

直爱武

2011/1/22

第四篇：驻外办事处合同管理规定

驻外办事处合同管理规定

1.目的

加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作，减少失误，提高公司经济效益，保障公司经营工作的健康发展。2.适用范围

销售分公司驻外办事处 3.执行

销售分公司驻外办事处人员 4.职责

销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订，驻外办事处经理审核，销售分公司经理批准。5.制度

5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前，必须认真了解对方当事人的情况，主要包括：对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益，又要考虑对方的履约条件和能力，确保所签合同有效、有利。5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同，必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时，必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公，造成我方经济损失的，应按其过失或故意所造成的损害后果，承担相应的行政责任，经济赔偿责任甚至法律责任。

5.3 销售合同在正式签订前，必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限，以各种方式（书面、电话、传真、电子邮件等）上报审查，经销售分公司经理批准后，方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付，必须执行公司的《财务管理办法》。5.4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人，对合同的履行、款项的回收承担责任，负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证，并妥善保管。5.5 如合同履约过程中出现困难或问题，需要变更、补充或解除的，一律采用书面形式（包括当事人双方往来的函电等），执行合同签订的审批程序，获得批准后，方可执行。5.6如合同履行过程中，出现纠纷的，经双方协商达成一致意见的，签订书面协议，由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的，由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。

5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用，不准滥用、代用或借用，严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废和向公安机关报案外，还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。

5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议（包括文本、函电）等，均应妥善保管，如有丢失，公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。6 管理

6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案，由分公司统一编号，档案内容包括： 6.1.1 合同正本、副本、附件。6.1.2文本签收记录。

6.1.3 变更、补充、解除合同的协议。

6.2 综合管理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案，内容包括。6.2.1 用户名称、地址、联系人、通讯方式。6.2.2 用户自然情况。

6.2.3 我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。6.2.4 履行合同情况

6.2.5 质量/技术问题处理情况（表格）

6.3 综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式 二份，一份于次月5日前上报财务部，一份销售分公司保管备查，内容包括： 6.3.1 合同号 6.3.2 合同标的

6.3.3 签约日期，结算日期，经办人。6.3.4 用户名称

6.3.5 产品/备件名称，数量/明细

6.4 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密，严禁有意或 无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密，未经允许，无关人员不得查阅。

6.5 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同，一经发现，公司对有关责任人给予开除处理，并追究其法律责任。7 本规定发布之日起执行。

第五篇：驻外办事处合同管理规定

1． 目的加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作，减少失误，提高公司经济效益，保障公司经营工作的健康发展。

2． 适用范围

销售分公司驻外办事处

3． 执行

销售分公司驻外办事处人员

4． 职责

销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订，驻外办事处经理审核，销售分公司经理批准。

5． 制度

5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前，必须认真了解对方当事人的情况，主要包括：对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益，又要考虑对方的履约条件和能力，确保所签合同有效、有利。

5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同，必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时，必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公，造成我方经济损失的，应按其过失或故意所造成的损害后果，承担相应的行政责任，经济赔偿责任甚至法律责任。

5.3 销售合同在正式签订前，必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限，以各种方式（书面、电话、传真、电子邮件等）上报审查，经销售分公司经理批准后，方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付，必须执行公司的《财务管理办法》。

5.4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人，对合同的履行、款项的回收承担责任，负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证，并妥善保管。

5.5 如合同履约过程中出现困难或问题，需要变更、补充或解除的，一律采用书面形式（包括当事人双方往来的函电等），执行合同签订的审批程序，获得批准后，方可执行。

5.6如合同履行过程中，出现纠纷的，经双方协商达成一致意见的，签订书面协议，由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的，由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。

5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用，不准滥用、代用或借用，严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废和向公安机关报案外，还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。

5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议（包括文本、函电）等，均应妥善保管，如有丢失，公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。管理

6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案，由分公司统一编号，档案内容包括：

6.1.1 合同正本、副本、附件。

6.1.2文本签收记录。

6.1.3 变更、补充、解除合同的协议。

6.2 综合管理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案，内容包括。

6.2.1 用户名称、地址、联系人、通讯方式。

6.2.2 用户自然情况。

6.2.3 我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。

6.2.4 履行合同情况

6.2.5 质量/技术问题处理情况（表格）

6.3 综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式 二份，一份于次月5日前上报财务部，一份销售分公司保管备查，内容包括：

6.3.1 合同号

6.3.2 合同标的6.3.3 签约日期，结算日期，经办人。

6.3.4 用户名称

6.3.5 产品/备件名称，数量/明细

6.4 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密，严禁有意或 无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密，未经允许，无关人员不得查阅。

6.5 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同，一经发现，公司对有关责任人给予开除处理，并追究其法律责任。本规定发布之日起执行。