浅谈如何建立学生档案

第一篇：浅谈如何建立学生档案

浅谈如何建立学生档案

学校是知识的天地，是培育人才的摇篮，学生档案便是人们在知识天地里活动留下的痕迹和成长记录，也是学校档案和校史的重要组成部 分，更是展示学校工作实绩的一个窗口。

学生档案能综合反映学生在校期间德智体美劳诸方面发展的情况，学生档案包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学

生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语(或思想品德考核表)、《体育登记

表》、《健康卡》、《家庭情况调查表》、《入团志愿书》、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指《学

籍册》、《招生报考花名册》、《录取名册》、《学生名册》，证书会考表册，《毕业证书发放登记表》，《毕业升学去向登记表》、学科和

非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，《考试异常情况登记表》，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。那么 该怎样建立学生档案呢？

首先，建立学生档案要有强烈的立档意识。

要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时收放保管。如，学生获奖通知，即使本校学生没有获奖，也不能扔入废纸篓，要存档保管，并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌，便于核查。倘若当时认为某材料无存档价值，也不宜马上作废处理，应 引入待整理档案袋小憩。

其次，要建立档案归类位置。

往往档案材料放的不是地方，使用的时候常常找不到。鉴于这种情况，应该根据本部门的档案内容及来源渠道，进行科学归类，列出目录，准确命名，设立档案归类位置，以便对来“料”及时接纳，对号入座。如证书会考档案，将 录取名册、学生名册、考籍名册、毕业生名册分类

装入档案袋保管；正在发生的会考考籍案卷，宜开辟“分班名册”、“考试编排”、“考籍变更”、“缺考、补考情况”、“会考考试、考查

成绩”等栏目，按年级投档，每个年级案卷可装一条档案袋使用。至于学籍变动，分“转学”、“休复学”、“辍学”、“借读”和增减生名 册五类安排位置立档。

再次，建立学生档案不是单一地按部就班地整理材料装订完事的，在更多的情况下，要自己设计表格，进行例表整理登记，如，了解学生

获奖情况，查获奖通知原件较麻烦，也不便统计，需分别制学生学科和非学科获奖情况登记表登记。又如，高中学思想品德考核表每生每学年

一张，三学年三张，制一张《学年思想品德考核等第登记表》，可填写50个学生三学年的考核等第，把150 张考核表考核意见浓

缩在一张表里。这样，查阅一目了然。也可用例表法办理学籍证明(或申请)手续(详见附件2)，形式灵活，表达方便简洁。96年中考浙江省始行

填涂机读卡报考形式，这对初中学生来说难度很大，尽管他们人手一册《填涂说明》，可照本宣科辅导仍然难度大，有的学校不敢让学生沾手，干脆由老师代劳。可我们用例表法整理(详见附件3)，指导学生自己填涂，效果很好。只有一个学生看错姓氏字码发生差错，其他均正确无误。采

用例表法整理，具有既精要集中，容量大，篇幅小，又简单明了，井然有序，方便查阅的特点。

第四，相关档案要建立联系，以便快速查阅。最常用的方法是编号法。如，学生个人档案所有项目都以学号先后顺序编排存档，并将学号、姓名输入电脑，打印学号姓名对照表，采用姓名音序编排法，一看姓名，可快速找到学号。又如，学生总名册(详见附件4)，分别采用音序、序号、学号等编排法与相关档案建立纵横联系，取阅便捷。

此外，形势在不断发展变化，不同时期同一档案内容，理解不一样。诸如招生政策改革、考试科目改变、录取批次调整、报考形式更新。95 年浙江省高中文凭毕字号始用会考准考证号，96年乐清市初中开始实行证书会考制度，以及学校管理、工作方式等等一系列情况的变动，时过

境迁，不建立“情况变更备忘录”，一任“落花流水”，要查考的将荡然无存。

建立学生档案与其他档案工作一样，档案工作的特点是“润物细无声”──宁静、细密、辛勤。辛勤──勤记，勤整理；细密──仔细慎

密；宁静──静下心来，专心致志。立档文字均要考虑长期甚至永久保存。书写要规范清楚，宜选用黑色墨水钢笔，普通蓝色墨水干后仍溶于

水，绝对不能用于建档抄写。电脑打印文字易褪色，要复印保存。内容连贯的零星案卷要定期线装合订。入档须铁柜保管，严防水火鼠害虫蛀，确保学校窗口形象清纯亮丽。

第二篇：浅谈如何建立学生档案

学校是知识的天地，是培育人才的摇篮，学生档案便是人们在知识天地里活动留下的痕迹和成长记录，也是学校档案和校史的重要组成部分，更是展示学校工作实绩的一个窗口。学生档案能综合反映学生在校期间德智体美劳诸方面发展的情况，学生档案包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语(或思想品德考核表)、《体育登记表》、《健康卡》、《家庭情况调查表》、《入团志愿书》、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指《学籍册》、《招生报考花名册》、《录取名册》、《学生名册》，证书会考表册，《毕业证书发放登记表》，《毕业升学去向登记表》、学科和非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，《考试异常情况登记表》，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。那么该怎样建立学生档案呢？首先，建立学生档案要有强烈的立档意识。要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时收放保管。如，学生获奖通知，即使本校学生没有获奖，也不能扔入废纸篓，要存档保管，并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌，便于核查。倘若当时认为某材料无存档价值，也不宜马上作废处理，应引入待整理档案袋小憩。其次，要建立档案归类位置。往往档案材料放的不是地方，使用的时候常常找不到。鉴于这种情况，应该根据本部门的档案内容及来源渠道，进行科学归类，列出目录，准确命名，设立档案归类位置，以便对来“料”及时接纳，对号入座。如证书会考档案，将录取名册、学生名册、考籍名册、毕业生名册分类装入档案袋保管；正在发生的会考考籍案卷，宜开辟“分班名册”、“考试编排”、“考籍变更”、“缺考、补考情况”、“会考考试、考查成绩”等栏目，按年级投档，每个年级案卷可装一条档案袋使用。至于学籍变动，分“转学”、“休复学”、“辍学”、“借读”和增减生名册五类安排位置立档。再次，建立学生档案不是单一地按部就班地整理材料装订完事的，在更多的情况下，要自己设计表格，进行例表整理登记，如，了解学生获奖情况，查获奖通知原件较麻烦，也不便统计，需分别制学生学科和非学科获奖情况登记表登记。又如，高中学思想品德考核表每生每学年一张，三学年三张，制一张《学年思想品德考核等第登记表》(详见附件1)，可填写50个学生三学年的考核等第，把150 张考核表考核意见浓缩在一张表里。这样，查阅一目了然。也可用例表法办理学籍证明(或申请)手续(详见附件2)，形式灵活，表达方便简洁。96年中考浙江省始行填涂机读卡报考形式，这对初中学生来说难度很大，尽管他们人手一册《填涂说明》，可照本宣科辅导仍然难度大，有的学校不敢让学生沾手，干脆由老师代劳。可我们用例表法整理(详见附件3)，指导学生自己填涂，效果很好。只有一个学生看错姓氏字码发生差错，其他均正确无误。采用例表法整理，具有既精要集中，容量大，篇幅小，又简单明了，井然有序，方便查阅的特点。第四，相关档案要建立联系，以便快速查阅。最常用的方法是编号法。如，学生个人档案所有项目都以学号先后顺序编排存档，并将学号、姓名输入电脑，打印学号姓名对照表，采用姓名音序编排法，一看姓名，可快速找到学号。又如，学生总名册(详见附件4)，分别采用音序、序号、学号等编排法与相关档案建立纵横联系，取阅便捷。此外，形势在不断发展变化，不同时期同一档案内容，理解不一样。诸如招生政策改革、考试科目改变、录取批次调整、报考形式更新。95年浙江省高中文凭毕字号始用会考准考证号，96年乐清市初中开始实行证书会考制度，以及学校管理、工作方式等等一系列情况的变动，时过境迁，不建立“情况变更备忘录”，一任“落花流水”，要查考的将荡然无存。建立学生档案与其他档案工作一样，档案工作的特点是“润物细无声”──宁静、细密、辛勤。辛勤──勤记，勤整理；细密──仔细慎密；宁静──静下心来，专心致志。立档文字均要考虑长期甚至永久保存。书写要规范清楚，宜选用黑色墨水钢笔，普通蓝色墨水干后仍溶于水，绝对不能用于建档抄写。电脑打印文字易褪色，要复印保存。内容连贯的零星案卷要定期线装合订。入档须铁柜保管，严防水火鼠害虫蛀，确保学校窗口形象清纯亮丽。(附表略)。《》

第三篇：如何建立学生档案

如何建立学生档案

学校是知识的天地，是培育人才的摇篮，学生档案便是人们在知识 天地里活动留下的痕迹和成长记录，也是学校档案和校史的重要组成部 分，更是展示学校工作实绩的一个窗口。

学生档案能综合反映学生在校期间德智体美劳诸方面发展的情况，学生档案包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学 生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语(或思想品德考核表)、《体育登记 表》、《健康卡》、《家庭情况调查表》、《入团志愿书》、奖惩情况 附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指《学 籍册》、《招生报考花名册》、《录取名册》、《学生名册》，证书会 考表册，《毕业证书发放登记表》，《毕业升学去向登记表》、学科和 非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，《考试异常 情况登记表》，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。那么 该怎样建立学生档案呢？

首先，建立学生档案要有强烈的立档意识。

要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时收放保管。如，学生 获奖通知，即使本校学生没有获奖，也不能扔入废纸篓，要存档保管，并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌，便于核查。倘若当时认为某材料无存档价值，也不宜马上作废处理，应 引入待整理档案袋小憩。其次，要建立档案归类位置。

往往档案材料放的不是地方，使用的时候常常找不到。鉴于这种情 况，应该根据本部门的档案内容及来源渠道，进行科学归类，列出目录，准确命名，设立档案归类位置，以便对来“料”及时接纳，对号入座。如证书会考档案，将录取名册、学生名册、考籍名册、毕业生名册分类 装入档案袋保管；正在发生的会考考籍案卷，宜开辟“分班名册”、“ 考试编排”、“考籍变更”、“缺考、补考情况”、“会考考试、考查 成绩”等栏目，按年级投档，每个年级案卷可装一条档案袋使用。至于 学籍变动，分“转学”、“休复学”、“辍学”、“借读”和增减生名 册五类安排位置立档。

再次，建立学生档案不是单一地按部就班地整理材料装订完事的，在更多的情况下，要自己设计表格，进行例表整理登记，如，了解学生 获奖情况，查获奖通知原件较麻烦，也不便统计，需分别制学生学科和 非学科获奖情况登记表登记。又如，高中学思想品德考核表每生每学年 一张，三学年三张，制一张《学年思想品德考核等第登记表》(详见附 件1)，可填写50个学生三学年的考核等第，把150 张考核表考核意见浓 缩在一张表里。这样，查阅一目了然。也可用例表法办理学籍证明(或申 请)手续(详见附件2)，形式灵活，表达方便简洁。96年中考浙江省始行 填涂机读卡报考形式，这对初中学生来说难度很大，尽管他们人手一册 《填涂说明》，可照本宣科辅导仍然难度大，有的学校不敢让学生沾手，干脆由老师代劳。可我们用例表法整理(详见附件3)，指导学生自己填涂，效果很好。只有一个学生看错姓氏字码发生差错，其他均正确无误。采 用例表法整理，具有既精要集中，容量大，篇幅小，又简单明了，井然 有序，方便查阅的特点。

第四，相关档案要建立联系，以便快速查阅。最常用的方法是编号 法。如，学生个人档案所有项目都以学号先后顺序编排存档，并将学号、姓名输入电脑，打印学号姓名对照表，采用姓名音序编排法，一看姓名，可快速找到学号。又如，学生总名册(详见附件4)，分别采用音序、序号、学号等编排法与相关档案建立纵横联系，取阅便捷。

此外，形势在不断发展变化，不同时期同一档案内容，理解不一样。诸如招生政策改革、考试科目改变、录取批次调整、报考形式更新。95 年浙江省高中文凭毕字号始用会考准考证号，96年乐清市初中开始实行 证书会考制度，以及学校管理、工作方式等等一系列情况的变动，时过 境迁，不建立“情况变更备忘录”，一任“落花流水”，要查考的将荡 然无存。

建立学生档案与其他档案工作一样，档案工作的特点是“润物细无 声”──宁静、细密、辛勤。辛勤──勤记，勤整理；细密──仔细慎 密；宁静──静下心来，专心致志。立档文字均要考虑长期甚至永久保 存。书写要规范清楚，宜选用黑色墨水钢笔，普通蓝色墨水干后仍溶于 水，绝对不能用于建档抄写。电脑打印文字易褪色，要复印保存。内容 连贯的零星案卷要定期线装合订。入档须铁柜保管，严防水火鼠害虫蛀，确保学校窗口形象清纯亮丽。(附表略)。

广州工作技术职业学院学生档案管理办法

第一章 总则

第一条 学生档案是学生在校期间政治、思想、品德、学习等方面的真实记录。为了规范学生档案管理，保证档案资料齐全、完整和安全，为用人单位提供可靠依据，结合学院实际制定本制度。

第二条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。

第二章 管理职责

第三条 学生档案的管理职责

（一）学生处负责收集、汇总、分类、整理、管理学生在校期间政治、思想、学习、考试、考核、奖惩等方面材料，并如实填写、登记、归档，以保证档案资料的系统、完整。

（二）各系院各年级班主任负责档案材料的搜集,归档工作,要求做到及时,准确,完备。

（三）各系院、教务处、学工处等部门负责提供档案的具体内容。

（四）就业指导中心负责办理毕业生档案的转递工作。

第三章 学生档案管理范围、归档内容及归档时间

第四条 学生档案的管理范围：

（一）国家计划内招收的全日制学生档案；

（二）学生未毕业，因某种原因离校的学生档案（在籍、休学、退学、留学、服役、开除学籍、死亡学生的档案，积存无处转递的档案）；

（三）学生毕业后，未找到工作等原因滞留的档案，免费保留两年，两年后，按规定送相关档案保存单位保管，费用收取按相关规定执行。

第五条 学生档案的归档内容：

（一）新生档案主要包括：高中毕业生登记表、体检表、高考成绩、填报志愿、以及高中阶段有关党/团员等材料、学生的高考档案（高中毕业生登记表、高考登记表等）。

（二）学生在校期间填写的学生登记表、学生总结、自传、学生军训成绩登记表、社会实践成绩评定表、党（团）籍材料、奖（惩）材料；综合测评表；体检表、国家助学贷款缴费通知书等。

（三）毕业生档案主要包括：毕业生登记表、成绩总表、毕业生就业派遣通知单、体检表、党/团员登记表、入党/入团申请书/志愿书，预备党员考察表，入党积极分子材料，以及在校期间受校级以上奖励、处罚等材料。

第六条 学生档案的归档时间

（一）各院系务必于新生入学后一个月内将新生档案、党（团）籍材料等收齐，整理后移交学生档案管理部门，新生的党(团)材料入学时未带的，由学生本人向原学校索取，一学期内归档；

（二）新生入学后，档案未能及时到达的，由学生本人负责到原教育管理部门或学校索要，必须在三个月内移交；

（三）学生的奖（惩）材料每学期末前归档；

（四）学生的入党材料在其被批准转正后的一个月内归档；团员的入团材料在其被批准后的一个月内归档；

（五）学生登记表、高校毕业生登记表、成绩档案、体检表等材料均由各院系班主任在学生离校前统一归档；

（六）学生档案将长期保存机密材料，规定必须采用16K纸张。

第四章 学生档案归档材料的要求

第七条 凡应归档的学生档案，必须做到：

（一）必须是办理完毕的正式文件材料；

（二）必须完整齐全，真实，文字清楚，对象明确，写明承办单位及时间；

（三）必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字；

（四）档案材料一律用蓝黑钢笔填写；

（五）学生档案要按规定填写齐全。学生因某种原因提前离校或退学，要将有关材料及时归档，任何单位和个人不得将其有关材料随意销毁或丢失；

（六）凡按规定由个人填写的材料，在署名时必须填写本人户口法定姓名且要与录取名册相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得更改。

第五章 学生档案的利用

第八条 因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：

（一）凡来查阅学生档案者，须持各学院及有关部门的介绍信查阅；

（二）外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案，须持单位介绍信和查阅人工作证；

（三）学生个人不能查阅自己的档案材料；

（四）查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理；

（五）学生档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管领导批准，并严格履行借阅手续。

第六章 学生档案的转递

第九条 毕业生档案按毕业生就业报到证上签发的单位或录取院校地址转递（特殊情况，另行处理）。

第十条 保留学籍的学生、出国留学的学生，以及需改派或缓派的学生，其档案可暂存学校两年，并按规定交纳档案保管费，逾期后将档案转回其家庭所在地人事主管部门。

第十一条 退学或被开除学籍的学生，在办理完学籍变动手续后，应及时将其档案退回其家庭户籍所在地。

第十二条 转递学生档案应遵守下列规定：

（一）学生档案应通过机要交通或派人专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；

（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（三）转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；

（四）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退回者，应写信催问，以防丢失；

（五）用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证，方可提取档案，提取档案要严格办理相关手续。

第十三条 严格执行转递制度，避免产生“无头档案”如学生毕业后未及时索取档案的，学生处应予妥善保管，以防丢失。

第十四条 本办法由学生工作处负责解释，自发布之日起施行。

第四篇：智障学生档案的建立

智障学生档案的建立

这是我给自己班上的智障儿童建立的一个专门档案，记录他的言语行为，并制定一份特殊的教育方案。我认为教育特殊孩子应做到：提供学习的机会；避免过度保护或过度要求；逐步渐进、坚持忍耐、具体明确；不打不骂、不恐吓、多鼓励。

一、信心——对自己有信心，愿意、能够接受、教化这群特殊的小弟兄。也对这群小弟兄加以肯定——天生我才必有用；若善尽教养之道，则天无枉生之才。

二、共识——这群弱势者，也是我们当中的一员，与我们有同等的人权。他们绝对有接受教育、训练的权利，他们也应有权参与工作，他们同样拥有人性尊严。

三、内涵——教学训练内容应该丰富、有内涵，并适合于个案的需要。故自己应先习有相当的知识、技能、技术、技巧，针对个案的需要，教导之。有内涵的教学同样受智障者肯定，反之没有内涵的教学是不被智障者尊重的。

四、方法——特殊教育工作，遇到的困难，一定比一般的教育要多，困难若是找对方法，困难即解除，特殊教育尤其注意方法。

五、无教不会的原则——教学、训练的内容，难易度要适合个案，并与其要相近。太难的没有办法接受，太容易则浪费时间，又不能引起学习的动机。

六、活泼、有力、运用教具、辅具——因为教学的对象系比较不会自动学习及创作思考者，教学要强而有力的引导。

七、启发学习动机——智障者由于智慧关系，本身缺乏远虑及计划。适切适时的引起学习动机是帮助其学习的关键。

八、有目标、有程序、按步就班的教习——以个案的程度拟定长程、中程、短程教习目标，时常修正教习方法、技巧。目标是在让个案学习得最多，最有有绩效。

九、正常化的原则——不把智障者当异类来界定他们，经教习后也是正常的人，故教习时，用字遣词要正确、正常化，不宜引用不正确的幼稚教习，如狗狗、糖糖、车车等。重复的用词反而困扰他们。虽然智障碍者有某些障碍，但教育、训练的目标还是指向正常的生活原则，不要以为他们不正常就以怜悯心可怜他们。反而要正面积极的教育训练他们，让他们能分享人性尊严。不把他们奉为喜憨儿就百般的呵护、乱宠他们，也不因为他们是阿达，就排斥、放弃他们，应以正常他的教育、训练、辅导之。

十、积极的教育——教习要有丰富正确的内容，应该做充份的准备，切忌无病呻吟、炒冷饭。

十一、避免以自己情绪的起浮而工作——教习智慧障碍者应本着正常的心并以承接天职之重任教习之。

十二、避免发脾气的时候处罚学生——学生有犯错，应该处罚时，不要因为他们是智障，就一昧的可怜他们，教习他们能分辨好坏、善恶，但要处罚前应让他们清楚的知道错在什么地方，要如何修正。

十三、投资时间才能节省时间，多花点时间增进专业知识与技能，才能有丰富的内涵给予，提高教习品质。

给予智障成年人的训练其实很需要来一次改革，我们不应该再训练他们做那些他们已经花了十年时间来学习的零碎项目，甚么大小肌肉训练、数数目、分大小、分颜色、过马路、打招呼、图片配对、实物配对、眼神接触、辨认钱币……实在数之不尽的儿童式训练啊！学来学去都是零碎的预备技巧，始终未能与日常生活整合，更加谈不上改善生活质素。他们已经是成年人，我们应该尽量给予他们足够的支持，使他们可以像普通人一样过着有尊严而独立的生活。平日的训练其实可以是其它社区人士平日做的东西，例如上班工作、使用互联网、看电影、外出构物、文娱活动、康体活动、出外旅游、写日记（以录音或代笔）、信仰生活……数之不尽的日常活动其实就是智障成人最好的训练，只要迁就他们的兴趣和能力，并由他们自己选择喜欢的活动，在进行活动时给予充足的支持，这便成了最好的训练.

第五篇：浅谈如何建立学生档案

浅谈如何建立学生档案

学校是知识的天地，是培育人才的摇篮，学生档案便是人们在知识天地里活动留下的痕迹和成长记录，也是学校档案和校史的重要组成部

分，更是展示学校工作实绩的一个窗口。

学生档案能综合反映学生在校期间德智体美劳诸方面发展的情况，学生档案包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学

生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语(或思想品德考核表)、《体育登记

表》、《健康卡》、《家庭情况调查表》、《入团志愿书》、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指《学

籍册》、《招生报考花名册》、《录取名册》、《学生名册》，证书会考表册，《毕业证书发放登记表》，《毕业升学去向登记表》、学科和

非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，《考试异常情况登记表》，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。那么

该怎样建立学生档案呢？

首先，建立学生档案要有强烈的立档意识。

要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时收放保管。如，学生获奖通知，即使本校学生没有获奖，也不能扔入废纸篓，要存档保管，并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌，便于核查。倘若当时认为某材料无存档价值，也不宜马上作废处理，应

引入待整理档案袋小憩。

其次，要建立档案归类位置。

往往档案材料放的不是地方，使用的时候常常找不到。鉴于这种情况，应该根据本部门的档案内容及来源渠道，进行科学归类，列出目录，准确命名，设立档案归类位置，以便对来“料”及时接纳，对号入座。如证书会考档案，将 录取名册、学生名册、考籍名册、毕业生名册分类

装入档案袋保管；正在发生的会考考籍案卷，宜开辟“分班名册”、“考试编排”、“考籍变更”、“缺考、补考情况”、“会考考试、考查

成绩”等栏目，按年级投档，每个年级案卷可装一条档案袋使用。至于学籍变动，分“转学”、“休复学”、“辍学”、“借读”和增减生名

册五类安排位置立档。

再次，建立学生档案不是单一地按部就班地整理材料装订完事的，在更多的情况下，要自己设计表格，进行例表整理登记，如，了解学生

获奖情况，查获奖通知原件较麻烦，也不便统计，需分别制学生学科和非学科获奖情况登记表登记。又如，高中学思想品德考核表每生每学年

一张，三学年三张，制一张《学年思想品德考核等第登记表》，可填写50个学生三学年的考核等第，把150 张考核表考核意见浓

缩在一张表里。这样，查阅一目了然。也可用例表法办理学籍证明(或申请)手续(详见附件2)，形式灵活，表达方便简洁。96年中考浙江省始行

填涂机读卡报考形式，这对初中学生来说难度很大，尽管他们人手一册《填涂说明》，可照本宣科辅导仍然难度大，有的学校不敢让学生沾手，干脆由老师代劳。可我们用例表法整理(详见附件3)，指导学生自己填涂，效果很好。只有一个学生看错姓氏字码发生差错，其他均正确无误。采

用例表法整理，具有既精要集中，容量大，篇幅小，又简单明了，井然有序，方便查阅的特点。

第四，相关档案要建立联系，以便快速查阅。最常用的方法是编号法。如，学生个

人档案所有项目都以学号先后顺序编排存档，并将学号、姓名输入电脑，打印学号姓名对照表，采用姓名音序编排法，一看姓名，可快速找到学号。又如，学生总名册(详见附件4)，分别采用音序、序号、学号等编排法与相关档案建立纵横联系，取阅便捷。

此外，形势在不断发展变化，不同时期同一档案内容，理解不一样。诸如招生政策改革、考试科目改变、录取批次调整、报考形式更新。95

年浙江省高中文凭毕字号始用会考准考证号，96年乐清市初中开始实行证书会考制度，以及学校管理、工作方式等等一系列情况的变动，时过

境迁，不建立“情况变更备忘录”，一任“落花流水”，要查考的将荡然无存。

建立学生档案与其他档案工作一样，档案工作的特点是“润物细无声”──宁静、细密、辛勤。辛勤──勤记，勤整理；细密──仔细慎

密；宁静──静下心来，专心致志。立档文字均要考虑长期甚至永久保存。书写要规范清楚，宜选用黑色墨水钢笔，普通蓝色墨水干后仍溶于

水，绝对不能用于建档抄写。电脑打印文字易褪色，要复印保存。内容连贯的零星案卷要定期线装合订。入档须铁柜保管，严防水火鼠害虫蛀，确保学校窗口形象清纯亮丽。