学生档案管理制度

学生档案管理制度

学生档案管理制度1

为了加强学生档案管理,提高学生档案质量,使学生档案科学化、制度化,制定本规定。

一、学生的档案资料

考生原始档案材料;录取通知书;新生体检表;新生登记表;学生成绩表;毕业生登记表,毕业论文(设计)综合评语,毕业生体检表,有关奖惩材料,毕业证书复印件等。

二、学生档案的收集与整理

(一)学生档案日常管理和保管,由就业指导办公室负责,将各种档案材料及时整理归档,统一保管。

(二)学生毕业时,由就业指导办公室负责将每名学生的档案整理完毕后,分别寄送学生所在单位或户口所在地的人事部门。

三、学生档案的借阅

学生档案一般不得借阅和调用,确因工作需要借阅和调用,须经就业指导办公室主任批准。

学生档案管理制度2

第一条社团联合会档案是社团联合会历史延革、工作开展情况的真实记录,是社团联合会决策、开展工作的重要参考。

第二条社团联合会档案由相应部门管理,实施档案登记管理制度,定期进行整理、归档和编目。

第三条对于上级文件、外校来函及相关图文资料等有保存价值的材料均作为档案保存。

第四条社团联各部的部门工作计划、工作总结、活动情况及时以书面形式上交办公室,并由办公室(社团资料档案由秘书处管理,下同)整理后存档。办公室作好每一次会议记录,整理后存档作为社团联合会会议记录。

第五条加强与各社团及其管理机构的联系,并对他们的工作计划、活动开展情况、任务执行情况等建立专门档案。

第六条加强对各社团的档案管理,各社团的工作计划、工作总结、活动开展情况,以书面或表格形式及时上交各分管常任理事,并由各类别社团工作委员会整理后交秘书处档案人员存档。

第七条社团联合会各部人事、各社团人事及社团负责人推荐表,社团负责人任命表,社团负责人档案表,社团干部考查表,社团干部考查考核表,社团干事考核表,社团理事会登记表,社团会员登记表等一并整理,单独存档作为社团联合会系统人事档案档。

第八条社团联合会各部、各社团每月必须及时上交每月帐目开支表,由经费审查部核实并存档作为社团联合会系统财务档案。

第九条各部门须认真整理并妥善保管档案,借用相关档案的须经得相应部门同意,办理手续后方可借用。

第十条其它各部、社团及个人必须妥善保管并及时归还所借档案资料,档案借阅期不得超过一周。

第十一条主席团有权对档案管理工作不定期进行检查。

第十二条本制度解释权归***学生社团联合会,自通过之日起生效。

学生档案管理制度3

档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。

一、日常档案工作办法

1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

2、校学生会档案由办公室分类统一管理；各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。

3，校学生会档案包括人事档案，工作档案，财务档案及活动档案。

4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。

5.档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带，cd，vcd等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。

6.档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。

7.档案上交时由办公室签收。

二，档案内容要求：

（一）人事档案包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料，由主席团负责考察记录。

1、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。

2、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定，一式三份，每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。

（二）工作档案包括校学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。

l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。

2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。

（三）财务档案包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。

（四）活动档案

1、活动档案内容包括活动企划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿，照片等各种文字与图像资料。

2、活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。

三、档案查阅办法

1，查阅要求：

1)各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

2)各部门借阅文件后，应保持文件的'完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。

3)查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。

4)认真填写索档单，并由部长以上签名。

5)各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。

6)档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

2、借阅手续：

（1）借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

（3）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。

（4）复制文件必须征得主席团的同意。

8、外单位借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面申请，并经主席签字同意后方可，秘书处的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。

9、外借档案不得为档案原件。

学生档案管理制度4

档案工作是校学生会工作连续性,有序性的有力保障,为实现工作的正规化,特制定此项制度,以提高工作效率和工作质量。

一、日常档案工作办法

1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料,是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

2、校学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理,秘书处监督管理,每一学期各部门将进行一次档案清理,将有关资料归档备案。

3,校学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。

4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料,必须一式两份办公室处存档,以备查找。

5.档案形式要求:对于各部文档案,应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带,cd,vcd等介质,向办公室索取档案带,待总结完后一并上缴。

6.档案上缴日期:在该项活动结束后一周内。

7.档案上交时由办公室签收。

二,档案内容要求:

(一)人事档案包括个人履历简介、年度工作鉴定,以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。

l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案,由有关个人及部门填写。

2、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定,一式三份,每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院,作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定,由学校有关部门存入该学生档案。

(二)工作档案包括校学生会工作目录,各部门工作档案,上级及外单位来文以及其它有关档案,由办公室整理保管。

l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记,按日期顺序记录,并标上详细内容所在有关档案的页码。

2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载,由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。

(三)财务档案包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等,由主席团负责,定期检查,详见财务制度。

(四)活动档案

1、活动档案内容包括活动企划书;活动筹备情况;活动及进程结果;活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。

2、活动结束后由主办部门及时写出工作总结,并与以上材料一起及时办公室归档。

三、档案查阅办法

1,查阅要求:

1)各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件,但不得将有关文件作非工作之用。

2)各部门借阅文件后,应保持文件的完整、清洁,不得在文件上乱涂乱写,并且应该及时归还,若有遗失应做出书面检讨,主席团会做出相应的警告、批评。

3)查阅前请对照办公室档案清单,明确档案名称及档案号。

4)认真填写索档单,并由部长以上签名。

5)各部在指定时间办理查档手续,并同时告知办公室归还日期。

6)档案阅毕后请及时归还,过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

2、借阅手续:

(1)借阅档案必须有证明,由主席团授权后方可借阅,没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记,登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

(2)借阅档案应办理登记手续(包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人),做到责任落实到个人。

(3)借阅时间不得超过一周(主席团同意除外),延期归还由办公室给予口头警告、批评。

(4)复制文件必须征得主席团的同意。

8、外单位借阅校学生会工作档案的,需向团委提出书面申请,并经主席签字同意后方可,秘书处的对外借档案应做好外借登记(包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员),外借期限为一周。

9、外借档案不得为档案原件。

郑州华翔职业培训学校学生档案管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条

学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第四条

本办法适用于我校各专业层次在校生。

第二章 档案管理体制、职责划分及要求

第五条 学生档案管理工作在教务处领导下开展，同时接受教务处的指导、监督与检查。

第六条 教务处处长主管学生档案工作，各系部书记分管档案工作，设立档案专柜，保管学生档案。第七条 各系部是学校学生档案管理系统的基层组织，是分管学生档案工作的关键部门，其职责如下：

（一）接收、收集、鉴别和整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（五）负责毕业生档案转出工作；

（六）办理其它有关学生档案事项。第八条 相关职能部门的职责：

（一）相关职能部门工作人员在清理、整理、移交学生档案过程中，不得涂改、扣留、抽出、复制、增加或损毁学生档案材料。

（二）各相关职能部门按照归档材料范围及要求做好学生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

（三）教务处定期检查、监督、指导各系部及相关部门的学生档案移交、管理等工作。

第三章 归档材料范围及要求

第九条 归档材料分类及内容：

（一）招生材料：招生办提供的高考档案（包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等）；

（二）入学材料：学生处提供的新生入学登记表、军训登记表、入学体检表；

（三）学习材料：教务处提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单；

（四）学籍材料：教务处提供的学籍表及休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明；

（五）奖励材料：学生处等部门及各系部提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料如《奖励审批表》）；

（六）毕业材料：各系部和学生处、招生就业中心提供的实习鉴定表、学年鉴定表、毕业生登记表、学生体检表、毕业生就业通知书等各类材料；

（七）处分材料：学生处提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料；

（八）贷款材料：学生处提供的国家助学贷款材料；

（九）组织材料：党委组织部和团委提供的学生在校期间党团材料；

（十）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；

（十一）可供组织参考的其他材料。第十条 档案材料的归档要求

（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

（三）档案材料须用纸张为十六开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

（四）归档材料应是原件。特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

（五）归档材料必须注明学生姓名及学籍号，并按照学籍号的顺序先后排放。

（六）教务处应做好指导、检查工作，对不符合归档要求的系部，有责任和权力对其提出要求，予以改正后再归档。

第四章 档案材料移交和档案的归档时间

第十一条 各类材料移交手续须于每月最后一天交一份给教务处备案。

第十二条 招生就业中心于新生入学一个月内将新生高考档案转交所在系，履行交接手续，并详细登记转交新生档案的内容。

第十三条 入学材料、奖励材料、处分材料、贷款材料、更正材料，应在工作完成且形成文件下发后的两周内移交、归档。

第十四条 毕业学生的成绩单，由教务处统一打印、盖章，于当年每6月中旬前移交各系部；学籍表由教务处在新生入学取得学籍后下发各系部，各系部负责动态管理，并于毕业年6月20日前到教务处审核、院办盖章；各类学籍异动证明一式三份由教务处下发各系部两份，一份归档，一份学生自带（为入班凭证）。

第十五条 毕业材料、组织材料应在工作完成且形成文件下发后的一周内移交、归档，且于6月25日前完成。

第十六条 学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整。

第五章 档案的保管与保护

第十七条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。

第十八条 做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。

（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。上述安全设施定期检查。

（二）保持档案室的清洁和室内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。

第十九条 学生档案管理实行登记审批制度、定期核对制度

第六章 档案的利用

第二十条

查阅和借用档案，应遵守的规定和原则：

（一）各院系只能查阅本院系的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信，由部门负责人签字，并加盖所在单位公章经教务处审批同意方可查阅；外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信、学院介绍信和有关身份证明，经主管校领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时，系书记（辅导员）必须在场。

（二）查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经主管校领导批准，方可复制拍摄。

（三）学生档案，一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，经主管校领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过7天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人。

（四）查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。

（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

（六）依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。

（七）所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。

第七章 档案的转递

第二十一条

学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过机要邮局寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

第二十二条 在校内跨专业、跨院系转学的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书（一式三份）送达有关院系两份；有关院系在接到学生学籍变更通知书后，一份交给学生入班使用，一份归入学生档案，并将该生档案一周内移交相关系，做好交接手续，并于教务处备案。

第二十三条 转到其他学校学习的学生，有关院系应当在接到教务处下发的学生转学通知后，按规定寄发或送交。转递手续一份交教务处备案。

第二十四条 由其他学校转入我校的学生，有关院系在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方，接收手续一份交教务处备案。

第二十五条 毕业生档案的转递工作，由各系部按有关规定组织实施，每年8月16-8月30日集中完成，将转递手续一份交教务处备案；应届毕业生档案可在校保留两年时间，须有相应保留档案手续。

第二十六条 申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由各系部寄送至有关单位代管，将转递手续一份交教务处备案。

第二十七条 受退学、开除学籍处分的学生，其档案由各系部寄送至学生家庭所在地人事部门管理，将转递手续一份交教务处备案。

第二十八条 当年未报到入学的新生，其档案由各系部转回生源所在地招生部门，将转递手续一份交教务处备案。

第二十九条 因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，为其保管档案两年，两年后转寄回学生生源所在地，将转递手续一份交教务处备案。

第三十条 所有须在教务处备案的转递手续于每学期结束前一周内上交。

第八章 法律责任

第三十一条

学校各级档案管理工作人员不准向无关人员谈论有关学生档案内容，严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。

第九章 附则

第三十二条 本办法与现行法律、法规、部门规章相抵触的，以法律、法规、部门规章为准。现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项，以主管校领导批复为准。

第三十三条 本办法的解释权归教务处。

第三十四条 本办法自公布之日起实施，原《郑州信息工程职业学院学生档案管理规定》同时废止。