公文常识

第一篇：公文常识

1.公文一律左侧装订。一般采用线装、钉装或胶粘的办法。装订时，文件页码要折叠整齐，认真编排，注意不可错页漏页，以保持公文的完整。凡有附件的公文，主件和附件装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明文件的文号，与主件同时报送。

2.说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中使用较多。当公文中叙述一件事，介绍环境和背景材料时往往用说明方式。

常用的说明方法有诠释说明（也叫“下定义”）、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。

说明的基本要求是：客观、准确、科学。注意通俗易懂，语言平实

3.从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。从公文内容处理要求分类，一是参阅性公文，二是承办性公文。4.应当在附注处注明联系人姓名电话的文种是请示

5.公文在制发的程序上，必须履行法定的审批手续。通用公文的制发又叫发文办理。主要有草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

6.公文有三种关系，既上行，平行，下行，一般的公文都是要逐级传递的，也就是说省－市－县（下行）或者县－市－省（上行），要加快公文传输可以越过中间的层级直接发给相应机关，但这必须是很特殊的才可以．另外，就算很特殊需要越级行文，也需要同时抄报中间被简略的机关．

比如，省绕过市直接发文给县，可以不经过市但要抄送给市．但是越级行文有很强的约束性，要求很严格，不是可以随意的．所以单纯为了提高速度是不可以采取越级行文的． 所谓的直接行文就是直接上下级的行文根本不存在加快公文传输的，跨级行文没有这种表述，其实是越级行文的误解．

多级行文是向直接上级并呈非直接上级或者向直接下 级并转非直接下级的一次性行文可以达到提高公文传输速度的目的．

综上，答案是多级行文．

7.公文落款处所标明的日期是指领导人签发的日期 8.所有的公文中，(命令)最具权威性和强制性。

9.公文主题词标引顺序为(类别词、类属词、文种)。

10.整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应归档公文、文稿等材料 11.档案工作包括档案收集、档案管理、档案利用三个组成部分 12.基层行政机关和企事业单位不宜制发公告 13.批办是指对收文应如何办理所作的批示 14 公文分类相关资料

一、《国家行政机关公文处理办法》规定的主要文种包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要共十三种。

二、公文的作用：

1、法规作用

2、宣传作用

3、书面领导和指导作用

4、公务联系作用

5、凭据和记载作用

三、公文的分类：

1、从文件来源分：（1）收文（2）发文（3）内部公文

2、从行文关系上分：（1）上行文（2）平行文（3）下行文

3、从文件使用范围分：（1）通用文件（2）专用文件

4、从文件的制发机关分：（1）法规文件（2）行政文件（3）党的文件

5、从文件机密性和阅读范围分：（1）保密文件（2）内部文件（3）公布的文件

四、公文具体划分：

1、下行文包括：（1）命令（2）指示（3）批示（4）批复（5）通报

2、上行文包括：（1）请示（2）报告

3、决策性文件：（1）决议（2）决定

4、公布性文件：（1）布告、通告（2）公告、公报

5、规定性文件：（1）章程（2）条例（3）规定（4）办法（5）制度

15.指示是领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动要点及要求、步骤和方法时所使用的一种具有指导原则的下行公文。

扩展阅读：

1指示是领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动要点及要求、步骤和方法时所使用的一种具有指导原则的下行公文。

2批复是用于答复下级机关请示事项的公文，是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。3决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求机关各部门和下级机关或有关单位贯彻执行的指令性公文，适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定。

4通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有

关单位周知或执行的事项，任免人员。是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

16通知，是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。其主要特点有：

应用广泛，使用频率高，不受内容制约，即可用于布置工作、传达重要指标，也可以用于知照一般事项。

二、作者广泛，不受机关性质、级别的限制。

三、内容单纯、行文简便。

四、具有执行性，多用于下行文。

17.公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要； 二要符合明晰、确切、简练的标准；

三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的用语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

18.承办是承办单位按领导人的批办意见进行具体的办理，承办是收文办理中的核心部分，程序中的关键性环节，它关系到文件内容的落实和问题的解决。

承办的方式可采取：电话答复、复印批件、制发文件、召开会议及进行面谈等 19.据以印制正式文件的标准稿称为定稿 20.批复是上级领导回复下级机关的请示 21.通告：是行政机关或企事业单位在一定范围内向人民群众或机关团体公布应当遵守或周知的事项时使用的规范性公文。各级国家行政机关、团体、企事业单位都可发布通告。在实践中，省级以下县级以上国家行政机关使用较多。

公告：是向国内外宣布重要事项或法定事项的行政公文。公告庄重严肃，只能由全国人大及其常委会、国务院、中央军委、最高人民检察院、最高人民法院、财政部、外交部等单位制发，基层单位及其领导人不能使用。

通知：是批转下级机关的公文，或转发上级机关和不相隶属机关的公文，是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，以及任免人员时使用的一种公文。公报：也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。

22.1）公文的主体：标题；主送机关；正文.； 附件；成文时间；公文生效标识；附注。（7部分）

23.公文格式中题注。是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。

位置：位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。24.国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

“绝密”是最重要的国家秘密，泄密会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害； “机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害； “秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。扩展阅读：

机密文件是指标有“机密”密级的文件、简报、讲话材料，各种资料、报表、刊物，以文字、符号、图形、声、像等形式含有国家重要秘密、泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害的载体。刑法第一百一十一条规定了为境外窃取、刺探、收买、非法提供国家秘密、情报罪：为境外的机构、组织、人员窃取、刺探、收买、非法提供国家秘密或者情报的，处五年以上十年以下有期徒刑；情节特别严重的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑；情节较轻的，处五年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利。

25.公文是由法定作者制成和发布的。所谓法定的作者，是指依法成立并能以自己的名义行使权力和负担义务的组织和机构，这些组织和机构在法定的职权和业务范围内发布和使用公文，其在发布和使用公文时必须签署机构和组织的名称或法定代理人的名称。

26.红头文件”并非法律用语，是老百姓对“各级政府机关下发的带有大红字标题和红色印章的文件”的俗称。“红头文件”始源于南北朝。朱出墨人”，指的是朝廷发出的文书是用朱(红色)标，下面上呈的文书是用墨(黑色)标，界限严明。由此可见，“红头文件”已经1400余年的历史。

27.公文的语言，从句型看经常使用的是（无主句）这种特殊句型

28.通知是机关团体用来传达事务或布置工作用的，通知的发文、收文单位之间有直接的上下级关系；通告面向公众，用于公布一般性的、应当遵守或周知的事项，没有特定的主送单位；公告用于宣传重大事件；通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况

29.公文发文处理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，拟办不属于发文办理的环节，30.公文写作有四大要素：材料、主题、结构、语言

31.公文的“附件”是文件的组成部分,用以辅助说明文件内容的资料。根据《国务院机关公文处理办法》规定,“公文如有附件,应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称”。

32.按照《立法法》的规定，凡是行政法规、部门和地方政府规章，均应由行政首长以命令的形式发布；而其他重要的规章性规定，则应在标题下用括号标明其在什么时间、什么会议通过；一般性规定，则可在正文之后标明时间。

33.下列公文格式中，(标题)属指定性格式题目。

34.准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求，公文更重视的是准确。表述准确，是一条十分严格的要求

35.联合行文时确定成文时间的标准是以最后一个签发机关负责人签发的日期为准 36.公告、通告及部分事项性通知可不写主送机关。

37.记载和传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、有关单位共同执行的，用“会议纪要”。38.公文最基本的作用功能是(依据和凭证)作用。

39.联合行文时，各联署机关名称一般应平行排列，并将牵头、主办机关排列在前。

40.公文最主要的表达方式是说明。在公文写作中的表达方式，兼用叙述（报告、请示、通报）、说明（法规性的文件、通告、公告）和议论（讲话稿；调查报告、会议纪要以及综合性的工作总结---夹叙夹议）三种表达方式，这是公文文体的主要特点。

叙述是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说与交代。

说明是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。其基本要求是客砚、准确，力求按事物的本来面目作恰如其分的介绍，准确地反映人们对事物的认识程度。说明，在公文的表达方式中占有很大比重，起着十分重要的作用，是公文写作中最常见、最主要的表达方式。

议论就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。所以

41.请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关

42.公文的语言应该是庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。43.应在公文首页标注签发人的是上行文

44.“接受请示的机关应对请示事项表明是否批准的态度或予以明确的指示”，请示具有强制回复性，即接受请示的一方必须予以明确的答复

45.通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。通告不同公告，它主要用于有关单位开展业务工作需要。

1、规范性通告所告知的事项常作为各有关方面行为的准则或对某些具体活动的约束限制，具有行政约束力甚至法律效力，要求被告知者遵守执行

2、业务性常用于水电、交通、金融、公安、税务、海关等主管业务部门工作的办理、要求或事务性事宜，内容带有专业性、事务性

46.中国法定公文党的各级机关为14种，政府各级机关13种，其中9种相同，9种不同，合计27种。企业规定公文为10种。

常用公文文种的适用范围

(1）规范性文件。

①条例，用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

②规定，用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

③办法，用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

④决定，用于对重要事项或者重大行动作出安排。

(2）领导指导性文件。

①命令（令），用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

②指示，用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

③批复，用于答复下级机关的请示事项。

④通知，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

⑤通报，用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

(3）公布性文件。

①公告，用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

②通告，用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(4）陈述呈请性文件。

①议案，用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

②请示，用于向上级机关请求指示、批准。

③报告，用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

④调查报告，用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

(5）商洽性文件。

函，用于不相隶属机关间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（请示是典型的上行文，由下级向上级就一件具体事宜发出的公文；

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。

市编制委员会和市计划经济委员会是不相隶属的机关，所以这个公文文种应该是函）

(6）会议文件。

会议纪要，用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布。

47.发送给抄送机关的文件，以及在报刊上公布的文件，可视为副本 公文的文本根据用途的不同，可分正本、副本、存本、修订本。根据已签发的定稿制发的正式文件称为正本，突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以实现文件的效力；凡是根据公文正本复制、誊抄的其他稿本称为副本(抄本)，主要代替正本供传阅、参考和备查使用；存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本，作为正本的样本留在本机关以备查考之用。存本不外发，一般也不加盖印章或签署；对于已经发布生效的文件，在经过一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。根据以上定义进行甄别可以确定题面所述的类型属于副本 48.批办工作中特别强调要求做到的是不得越权批办公文 49.标题点题是应用文主旨经常使用的表现方法

50.公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成 51.意见可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的处理程序和要求办理，所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

52.函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文，是应用写作实践中的一种常用文体，在文种上属于商洽性公文。本题选C。

扩展阅读：函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定，“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正

53.公文的基本组成部分包括：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。通用公文：各类各级机关普遍使用的公文。

函灵活简便，内容较单纯，同样具有公文的法定效用，对受文者的行为有强制性影响。

通知是用于批下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。通知具有广泛性、周知性、时致性。函的特点。函属于不相隶属机关之间相互往来的正式公文，其主要特点是：第一，不受作者职权范围与级别高低的制约，也不受内容繁简轻重的严格限制，灵活简便。内容也较单纯，一般一函一事。第二，由于函灵活简便，可以广泛的应用于公务联系的各个领域、各个级别层次的机关，所以在公文中函的使用频率高。第三，公函是正式公文的一种，具有法定的效用，无论是商洽公务、询问与答复问题、向有关部门请求批准，都代表着法定作者的意志与权威，传达了发文机关的决策与意图，对受文者的行为有强制性影响。

54.批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的；具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。

55.（建议的主体主要写建议的具体事项建议），通常是指针对一个人或一件事的客观存在，提出自己的见解或意见，具使其具备一定的改革和改良的条件，使其向着更加良好的、积极的方面去完善和发展。按照建议的概念的话

56.党政机关在大众传媒上发布公文属于直接行文

57.印章是代表机关组织或领导人的象征，是行使法定职权的一种印信凭证。法定机关印章具有法定性、权威性和效州性。公文盖上印章，是表示发文机关对文件正式生效和确认无误的一种凭证。58.逐级行文是上行文和下行文的常规行文方式。

59.公文：按特点和作用分为规范性公文、指挥（导）性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文、批转类公文。

指导性公文（1）命令（2）指令（3指示）（4）决定（5）决议（6）计划（7）布告 规范性公文（1）章程（2）规定（3）条例（4）办法（5）细则 报请性公文（1）报告（2）请示

批转类公文（1）批复（2）批转（3）转发

知照性公文（1）公告（2）通告（3）通报（4）通知 记述类公文（1）会议纪要（2）总结（3）会议记录（4）大事记 联系类公文（1）公函（2）便函

60.简报，不是公共刊物，而是内部编发的管理文书。各级各类简报都有自己的发放范围，因此具有一定的保密性质，简报传递于机关、单位之间，但它与正式的公文不同。上级对下级的简报，没有正式公文的法定权威性和行政约束力，不能用来发号施令。

61.通报是上级把有关的人和事告知下级的公文，目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。不具有具有权威性特点。

扩展阅读：通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。通报特点有：

1．告知性。通报的内容，常常是把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓、了解。

2．教育性。通报的目的，不仅仅是让人们知晓内容，它主要的任务是让人们知晓内容之后，从中接受先进思想的教育，或警戒错误，引起注意，接受教训。

3．政策性。政策性并不是通报独具的特点，其他公文也同样具有这一特点。可是，作为通报，尤其是对表扬性通报和批评性通报来说，在这方面显得特别强一些。通报特点也可阐述为典型性、教育性和说理性。62常用的公文种类有：

一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。

二、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。

三、公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。

四、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

五、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。

七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

八、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

九、批复。答复下级机关的请示事项，用“批复”。

十、条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。

十一、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。

63.说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中使用较多。当公文中叙述一件事，介绍环境和背景材料时往往用说明方式。

常用的说明方法有诠释说明（也叫“下定义”）、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。

说明的基本要求是：客观、准确、科学。注意通俗易懂，语言平实。64.各级党政机关办公厅(室)是公文处理的理工作。管理机构，主管本机关的公文处

第二篇：常用公文一般常识

常用公文一般常识

为了严格公文的严肃性和规范性，根据公文行文的基本要求，结合企业公文行文的实际情况，筹备处办公室对公文行文的一般常识进行整理、归纳，编制此学习资料印发各公司、部。希望对各单位规范企业常用公文的起草、审定、呈报、印发有所帮助。

一、公文的种类

涉及企业内部经常使用的公文一般包括：报告、请示、任免、决定、决议、指示、指令、通报、通知、批复、函等，以上公文关系可分为三类：对上行文有请示、报告；对下行文有任免、指示、指令、决定、决议、通知、通报、批复；平行文一般为函（其中通知有时也可作平行文）。

二、公文的主要格式

公文的一般格式包括：标题、主送机关、正文、附件、行文机关印章、发文年月日、抄报上级领导、抄送相关单位、公文编号、机密等级、缓急程序等十项内容。这是在公文行文的长期实践中形成的，必须掌握和运用这种统一的公文格式。

三、公文写作的基本原则

1、按常规公文可分为上行文、下行文、平行文；上行文是下级机关向上级机关的行文，根据行文的需要可分为逐级行文、多级行文和越级行文。在一般情况下，下级不得越级行文请示问题，因特殊情况需要越级行文时，应同时抄报被越过的机关；下行文是上级机关对所属下级机关的行文，向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关；平行文是单位之间没有隶属关系、业务指导关系，同级或不属同一系统的行文。

2、撰制办理公文的一般程序：有草拟、修改、审核、签发等。草拟公文情况要属实，观点要明确，文字要精炼，层次与条理要清楚，篇幅力求简短；审核公文要做到认真审稿、严格把关，是防止差错、提高文件质量的重要环节；签发公文要将认真审核的文稿送主管领导签发。

四、公文写作的基本要求和方法

撰写公文要有明确的立意，要讲究周密的表述，要一事一文，突出中心，结构合理。公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。

1、开头部分：也称原由或引据部分，主要说明发文的根据原由、目的和必要性，要求开门见山、直接引据。

2、主体部分：是公文结构的主要部分，要求观点明确，重点突出，层次分明，条理清楚，合理安排层次与段落，同时对公文开头部分提出的问题，要在主体中陈述清楚，说明情况，阐明道理。

3、结尾部分是全文的结束：（1）上行文结语，要求答复的报告可以用“以上报告请审查”或“以上报告如有不当，请阅示”要求上级批准的请示，可以用“上述意见妥否，请批示”或“以上请示，请领导审核批准”。（2）下行文结语“一般用：“此令”、“此复”或者“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”等。

五、公文的处理程序

1、收文：应有专人负责统一收文，清点验收来文，逐件登记，注明收文序号、来文字号、收文时间、来文机关、事由、件数、密级等。

2、分办：来文登记后，凡是需要办理的公文送请领导人批示或批办。

3、催办：凡是已请领导人批示或者交有关业务部门办理的公文，应及时检查催办，防止漏办、积压延办。

4、立卷：也叫归档，把处理完的文件，分门别类地编成案卷，以备日后使用和查考。

5、销毁：没有存档价值和不必要存档的公文，经过鉴别报主管领导批准后，可以销毁。销毁公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。销毁人员、监督人员、批准的主管领导都必须在公文销毁登记表签名。

以上材料如无不妥之处，请各单位、部门组织相关人员学习，并在今后工作中拟文时参考。

第三篇：公文写作常识

公文写作常识

（公文写作讲座讲稿）

一、公务文书分为三大类：

（一）事务文书：

指机关、团体、企事业单位在日常公务活动中形成和使用的文书。如：工作计划、工作总结、述职报告、证明信、介绍信、函、规章制度、会议记录、大事记、会议纪要、调查报告、简报、守则、操作规程、请柬、须知、公约、议案、办法、工作要点、实施细则、聘书、祝词、悼词、讣告、喜报、海报、启事、声明等等。

（二）专用文书：

指各专门机构在各自的专职工作中形成和使用的文书。如：

1、外交文书：国书、护照、签证、条约、议定书、照会、备忘录、最后通牒等；

2、司法文书（司法机关在执法活动中形成和使用的文书）：起诉书、判决书、裁决书、调解书、笔录等；

3、经济文书：广告、经济合同、各种帐簿等；其中经济合同虽然以经济为内容，但已为机关、团体和企事业单位普遍使用；

4、科技文书：实验报告、技术鉴定书、专利申请书、诊断书等。

（三）公文：

指机关、团体、企事业单位根据各自的职权范围、隶属关系制发的具有法定效力和规范体式的文书。常用的有决定、决议、通告、通知、报告、请示、批复、函等。

二、公务文书的书写格式：

（一）公文

根据2001年1月1日起执行的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文的种类主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。这类公务文书的主要特点是具有法定效力，具体说来具有以下几个特点：

（1）体现制发机关意志。公文的制作者（或称作者）是机关而不是个人。所以它所提出的意见、反映的情况、发出的指令等不是代表个人，而是集体意志的体现。正因为如此，它才具有法定效力，也正因为如此，它的成文必须履行规定的程序。即起草公文应当完整、准确地体现领导的意图，重要的公文应当由领导人亲自动手或主持、指导；公文稿应由本单位办公室部门进行校核；最后由本单位领导人审批签发并加盖公章。

（2）需要行文。凡公文成文后，都不只是用来存档备查的，而是要根据各自隶属关系和职权范围行文。因此，公文又有下行、上行和平行的区分。

（3）需要办理。发文与收文都必须按规定程序进行办理。发文的程序主要有：拟稿、审核（再拟稿、再审核）、签发、排印、核对、发文；收文的主要程序有：签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等；最后要立卷、归档。这是一项很严肃的工作，按国家相关条例规定，收文单位如不按规定办理公文，或推委、或阳奉阴违，要受到法纪处分的。

（4）有规范体式。由于公文是国家机关、社会团体和企事业单位行使职权，处理公务的最为正规、有效的工具，是公务文书的 主体部分。它需要行文与办理，所以应当具有规范的体式，包括规定的种类和格式，以保证每份公文的权威性、完整性和有效性。我国党、政、军等各重要机关都制定了各自的公文规章，国家技术监督局还于1989年9月5日发布了《国家机关公文格式》，现行的行政公文规章是《国家行政机关公文处理办法》，是国务院办公厅1987年2月18日发布，1993年11月21日修订，2000年8月重新修订实施的。对有关公文的作用、种类、格式、行文规则、发文和收文处理程序都做了明确规定。

1、公文格式：

（1）纸张：A4 上、左各留2.5CM 右、下各留1.5CM；（2）版头占纸张的1/3；

（3）字号：如榕统物党字[2008]第001号，这种字号简称是自拟的，放在版头红线上方中间，若无版头的放在标题的右下方;（4）收文单位要全称：如“福州市房地产开发总公司”，不可用“总公司”。有附件的应有附件说明，一般在正文下方3～5行处，书写为：

附：××××（文件名）共××页

（5）发文单位落款:在附件说明下3～5行的右下角，年、月、日应在单位名称后两字开始，年、月、日应用汉字，日期应是领导签发的时间，不是拟稿的时间。（6）上报公文单位公章的下方：

主送：（上级）主送可放在正文的上面顶格、全称，也可放在正文的最后 抄报：（上级）

抄送：（平级）主题词：×× ×× ×××（按省政府主题词表查）类别词 类属词 文种词 注意：

【1】 主送最好一个单位，相关的单位可抄报或抄送； 【2】 公文的送达不能越级；

2、公文的语言要求：（1）准确：

公文语言的准确性，是要求它完完全全地切合事实、事理和对收文者的期求。要达到这样准确的标准，应当在遣词造句上进行认真的推敲，具体要求是：

【1】选词恰当。要把握分寸，对一些同义词在运用时也要仔细掂量，做到褒贬恰当。如“调动”含有褒义，“发动”则属中性，“煽动”则含有贬义；“效果”、“结果”、“后果”等也是这样。【2】造句严密。要把公文的语言用准确，首先要选词恰当，接着要在造句上下功夫，把意思严密地表达出来，做到无漏洞、无歧义，使阅者在理解和办理执行中肯定无疑。为此在起草公文时，每一句话都应考虑：这句话的意思会不会有不同的理解？这种说法在理解和执行中会不会产生问题？深思熟虑、防患于未然，把每句话、每段话都说的滴水不漏。

【3】多用精确词语，少用模糊词语。由于公文真实性和实用性的要求，在内容表答上则应力求精确，能用精确词语表达的，尽量用精确词语。能做出数量统计的，最好用数字表达，数字表达最直观，（如：完成率，用圆满完成或超额完成租金收缴任务，不如用数字表达来的直观，让人直接看出你的成绩所在。再比如增收 节支收到良好效果，不如用几个数字来表达），因此要求公文草拟人员，对所要表达的情况和问题，做到胸中有“数”，在关键、要害之处必须精确表达，决不能含糊其词。（2）简要：

“公文贵简”成为古今中外公文写作的普遍要求，这是因为：第一，公文的写作目的是为了办理公务，只要把情况讲清楚、道理讲明白、要求提明确即可，如果离开这一实用目的去搞形象描绘、旁征博引、细说详解，反而会分散阅者的注意力，对公文的办理没有帮助。第二，表达只有做到简明扼要，篇幅才能短小，才可以节省人们大量的时间和精力，提高工作效率。怎样才能做到语言简要、篇幅简短呢？首先应精简内容。精简内容要求紧扣主题，不在细枝末节上做文章，（如上报表彰请示），把握文章表达的中心，不要造成喧宾夺主的后果。第三，是精练语言，力求用简约的话语表达明确而丰富的意思，做到“文约而事丰”，这就要求公文撰写者要丰富自己的语汇，提高概括能力。

例如：一份调查报告的原文有这样一段话，“有的领导机关想出各种各样的花招，向下摊派收钱。他们欺骗中央，根本不认真执行中央政策，下级机关和群众非常气愤……”，如果把它改为“有的机关乱摊派、乱收费，对中央的有关规定臵若罔闻，甚至弄虚作假，阳奉阴违，群众意见很大……”，在这里连用几个成语，文字简洁了，概括力更强了。（3）庄重：

公文是为了办公事、正事，其语言风格应该庄重。要保持公文语言的庄重应做到以下两点：

【1】使用书面语言，一般不用口语。口语大多是随口、随时说 出，没有经过悉心加工，不够精确、严密，有的还不太文雅，有失庄重。如：

口语 书面语

老婆、老公 妻子、丈夫或配偶

麻利 敏捷、迅速

老实巴交 忠厚、老实

耍花招 弄虚作假

在公文中除了要直接引用群众的口头语、顺口溜来说明问题外，都应使用书面语。

【2】使用平实的语言，不用浮华的词藻。文词绚丽是一种语言风格，用在文学作品中无可厚非，但用在公文中，就与记实办事的目的相违背，也有失庄重，这就像人的穿着打扮应当看场合一样，浓妆艳抹去跳舞、游玩，不能说不得体，但若是花枝招展地去参加会谈或义务劳动等，就会给人以轻浮之感。因此公文语言应平易、朴实、不追求文词的华丽。（4）规范：

公文语言应当规范，就是要符合约定俗成或明文规定的标准，这样既能保证表达的准确、严密和统一，便于撰写、理解和执行，而且有利于语言的纯洁、健康和规范化。对于公文语言规范化的主要要求有8个方面：

【1】用字用词规范。不能滥用繁体字，乱造简化字； 【2】语句规范。必要的主词、述词、宾词，必须完备无误。防止句子成分残缺，搭配不当，偷换主词或其他概念；

【3】标点符号规范。它关系到能否正确地表达语句的意思，内容层次和逻辑关系。有的同志在草拟公文时把逗号、句号、顿号“三 位一体”，使打字员苦心猜测，误工误时；

【4】提法规范。对涉及党和国家方针、政策等重要问题的提法，应以权威文件、原著为依据，不能随意变换；

【5】数字规范。《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩惯语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码”；

【6】缩略语规范。公文中难免使用简称和其他省略语，但使用不规范，会令人费解，甚至造成误解。一是，要求约定俗成，人人明白，不会使人不知所云；二是，为本文行文简便，临时使用的简称。一般应当先用全称，并注明简称；

【7】计量单位的规范。必须使用国家法定的计量单位。我们常用的如长度单位：米、分米、厘米；面积单位：平方米；电量单位：千瓦/小时；水量单位：吨等；

【8】使用公务文书惯用语。指有些局部用语多年来约定俗成，成为公务文书的惯用语，这也是一种规范用语。

如：

A、开头词语：为了、根据、据查、据反映、遵照、依照、由于等，主要表达行文的目的、依据、范围等。

B、引叙词语：接、前接、现接、现经、收悉、敬悉等，是引叙来文时的用语，如：你处关于××问题×年×月×日×××字×号文已收悉。

C、称谓词语：第一人称用“本（我）”，如：本人、本部；第二人称用“你、您（贵）”，如：贵单位、您单位；第三人称用“该”，如：该同志、该单位。使用没有等级色彩。D、拟答词语：同意、不同意，上下级均可通用。准予备案、按照执行、迅即办理等是下行文的文尾用语。

E、综述词语：如为此、据此、鉴此、综上所述等等。综述词语往往用在开头的总叙述之后，用以连接以下分叙，起过渡作用或承前启后作用。如：（开头）××问题，如何、如何……，陈述后，对（为）此特提出以下几点意见。

F、询问词语：如当否、是否妥当、是否可行、意见如何请批示等。这些常用于请示或报告的末尾。如“当否，请批示”，有时略有变化，可写作：“如无不妥，请批转××单位参照执行”，这一用法主要用于报告。

G、结尾词语：特此报告、现予以公布、为要、为盼、为荷等等，这类用语，有的用于平行文。“为荷”带有感谢的意味，“为盼”带有盼望的意味，都有表客气的意思。“为要”用于平行机关，有加强语气的作用，不表客气。

总之，公文语言的运用应掌握朴实、简洁、准确、严密的这些特点。在语气方面应注意，对上谦恭得体，对下明确到位，平级的要礼貌。

3、常用公文的具体书写格式：（1）请示

主要用于请示上级机关指示或批准的事项。请示可分为：政策性请示和事务性请示。

政策性请示主要用于对党和国家的方针、政策、法律和上级的指示等有不明确，或在工作中遇到无章可循的新情况、新问题，以及由于本单位情况特殊需要对上级的普遍要求加以变通时，以请示 的形式，请求上级机关指示。

事务性请示主要用于下级机关准备办理按规定需要上级机关批准的事项，或者既需要上级机关批准又需要上级机关帮助的事项，或者虽然不需要上级机关批准但需要上级机关帮助的事项，以请示的形式请求上级机关批准或拨款。

我们工作中常用的是后一种即事务性请示。写法：

【1】标题： 请示的内容加文种

例:“关于请求拨款对办公场所进行维修、简易装修的请示”

“请求拨款对办公场所进行维修、简易装修”这是请示的内容，而“请示”则是文种。

【2】内容：

A、请示的原因或事项，要求流畅、简洁、易懂；

B、解决的办法，不应太具体，只要指个方向；

C、另起一行：“妥否，请批示”或“是否妥当，请批示”； D、有附件的应有附件说明。注意：

【1】请示不能抄报，若需要同时送其他机关的应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门； 【2】主送单位只有一个； 【3】一份请示只能请示一件事；

【4】必须有回复，而且一份批复对应一份请示。

（2）报告

报告主要用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或 建议以及答复上级机关的询问。

报告按用途可分为：工作报告、情况报告、呈转报告、答复报告。写法：

【1】标题：报告内容加文种

例：“关于养老保险金历年欠缴部分请求缓交的报告”

“养老保险金历年欠款部分请求缓交”是内容，“报告”是文体。【2】内容： A、报告的目的； B、报告的内容；

C、最后另起一行：“特此报告”，或“以上意见如无不当，请批示”。注意：

【1】报告的批复可有可无； 【2】格式与请示相同； 【3】报告不得夹带请示事项； 【4】请示与报告都不得越级。

（3）函

函是13种公文中唯一只用作平行文的文种，它主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题以及向有关主管部门请示批准。它的特点是，使用范围广泛，可上行，可下行，也可平行，无级别界限。函可分为告知函和问询函。

函按主动和被动划分为两种：

去（来）函：主动提出商洽工作、询问问题、请示批准的函； 复（答）函：被动答复来函的函。这两种函的写法不同。

【1】标题：同样是内容加文种。

如：福州市统建办物业管理处关于商调×××同志的函

“福州市统建办物业管理处关于商调×××同志”是内容，“函”是文种。

【2】内容：

去函的内容：A、说明原因和理由；

B、讲清商洽内容或请求批准的事项； C、请求复函。常用语有：“盼予复函”、“请于 函告”、“特此函达，希见复”、“请予审核批准”。

复函的内容：A、引述来函。规范写法是“先引标题，后引 发文字号”（这是公文处理办法规定的）。

例：你（贵）处×月×日发来的关于××××的函已收悉。B、答复来函提出的问题。单一答复的可在引述 来函后接着写出答复意见。如有几点答复意见的，应分条开列。

C、复函结语。惯用语有“特此函达”、“特此复 函”、“特此函告，务请见谅”等。注意：

【1】函的主送单位只有一个；

【2】函的写作都应使用一些客气用语，表现出平等协商、尊重对方的态度，当然也不必过于谦恭；

【3】写作格式都是由标题、主送机关、正文、发文单位印章和成文日期构成。

【4】发文字号可用××函[××]号。

（4）会议记录

这大家好理解，这就是会议的原始记录。格式：

【1】 标题：×××会会议记录

【2】 内容：A、会议的组织情况，包括时间、地点、参加会议人员名单、缺席人及缺席原因、列席人、主持人、会议的议程或议题。这一部分以条款式进行记录。

B、会议过程：主持人发言 到会人发言

C、会议是否做出决定，决定的事项。D、散会时间。

E、右下角，主持人签名、记录人签名。

（5）会议纪要

用于记载、传达会议情况和议定事项。它是在会议记录基础上进行整理。它具有公文的法定效力和规范体式，但有的会议如学术性会议、座谈会有一定随意性，所以会议形成的纪要不具有法定效力，它的体式也不受公文约束，因此不属于公文。

会议纪要分为“办公会议纪要”和“重要专题会议纪要”。办公会议纪要写法

【1】 标题：一般由会议名称和“纪要”二字组成。如：办公会议纪要、支部会议纪要、董事会会议纪要等。

【2】 正文：由以下内容构成：

A、会议组织情况：这一部分可参照会议记录的这一部分 来写，也可用文字摘要概述式的来写。B、会议内容：归纳分类概述。

C、会议形成的决议：用“会议议定事项如下”作起头段。

（会议内容与会议形成的决议可合并写，这种写法每一议定事项应先写议题，会议达成的共识和议定事项，则应写“会议认为”、“会议决定”、“会议要求”等）会议精神和议定事项应当写明确，并写上分工部门或责任人，以便落实。

D、右下角发文单位公章与日期。专题会议纪要写法

【1】 【2】 标题：一般由会议名称和“纪要”二字组成。正文：A、会议情况；

B、会议精神；

C、会议号召或会议要求。会议纪要应注意

【1】 真实、准确地反映会议情况、精神和议定事项，不能把少数人的意见或撰写者个人看法写进会议纪要，说成是会议的共识；

【2】 要突出会议的主题和要点； 【3】 表达明确而有条理； 【4】 不写主送机关。

（二）事务文书

1、证明信： 格式：

证明信

××单位：

正文：所要证明的内容。特此证明。

出具证明单位名称（公章）

年 月 日

2、介绍信： 格式：

介绍信

××单位：

兹介绍我处××部门×××同志到贵单位联系××××事。请给予接洽。（或请给予支持）

此致 敬礼！

出具介绍信单位名称（公章）年 月 日

（有效期 天）或（限 天内有效）

3、申请书： 格式：

×××申请书

（×××指申请事项：如入党、入团、请求分房、请求内退等）×××（领导或组织）：

正文部分：申请理由、申请事项，最后写明请领导给予批 准。

此致

敬礼！

申请人：××× 年 月 日

4、计划：

计划应是积极的，具体可行的。是为了让一定时期的行动有的放矢，和谐协调便事先制定切实可行的行动准则。计划与规划、方案不同，规划是指6年以上的长远计划。由于规划的时限长，情况在发展变化，所以不可能订得很具体，它的特点是方向性、总体性、全面性和长远性，而方案是为了实现某一目标、完成某一任务而制定的具体安排和办法。计划的特点是科学性、挑战性、预见性、明确性。格式：

【1】 标题部分由单位、时限、内容和计划名称组成，若是初稿或草稿应予以注明。

例：

福州市统建办物业管理处二00四年工作计划

（草稿）或（初稿）

【2】 正文部分：

A、基本情况（历史及现状）、计划依据、拟定计划的目的等，最后写明“特制定如下计划”； B、目标和任务：（应明确具体）C、措施办法：（应具体可行）a、思想上：怎么样统一认识； b、工作上：具体办法。D、步骤、时间安排：

分成几个阶段（时间）何时完成。这一部分可用表格说明。

落款（制定计划的单位名）

年 月 日

5、工作总结：

总结是对已经做过的工作进行回顾、检查、分析、研究，从中找出经验教训，获得规律性的认识，以指导今后的工作。这类文书有时也称为小结、回顾、体会、经验、做法等。总结应包括成绩、经验、问题、教训等内容。

事先做计划，事后做总结，这已经成为常规。人们的各项工作就是通过计划——实践——总结——再计划——再实践——再总结的多次反复而不断提高和发展的。基本格式：

【1】 标题： 由单位（或部门）、时间和文种组成 例：福州市统建办物业管理处2004年工作总结

（也可以用通讯式的标题，如《实行优化劳动组合，调动职工积极性》（单式）；双式的标题即主题加副题，如：《把德才兼备的年轻人推上领导岗位》

———××市××年人事工作总结

主题概括总结的主要内容、副题标明单位、时间、内容和名称，（也可省略单位、时间））【2】文章结构： A、B、引言部分：一般写工作的基本情况及成绩，然后写明总结如下：

正文部分：一般有两种写法：

一是按工作性质的几个方面来写（如：政治思想、工作、其他）

二是按归纳出的经验教训，条款式的来写，这种写法注意 要体现共性，也要体现个性。

6、述职报告：

顾名思义，就是叙述汇报你在一定时间内所担任的职务、履行职责的情况，与工作总结不同的是，工作总结应在总结做法的同时归纳出经验教训，而述职报告一般不总结经验。

述职报告一般包括三个内容： A、你所任职的部门、职务与职责； B、本的工作成绩及存在的问题； C、下一的工作构思与设想。

7、规章制度：

是指机关、团体、企事业单位在不违背国家法律、法规的前提下制定的规范、约束人们行为的规则、章程和制度的总结。它的特点是：一是执行的严格性。规章制度一经生效，必须严格执行、认真遵守，如有违反要照章处理；二是表达的直接性。规章制度它规定人们应该做什么、怎么做、不能做什么、如有违反将怎样处理。这些内容都应当直接提出，不摆事实，不谈 道理，更不能拐弯抹角，一切都直说。三是语言的准确性。规章制度的所有规定都要不折不扣地执行，因此其用语应仔细推敲，务必做到准确严密，没有漏洞，实行起来毫无疑问。四是形式的条文化。规章制度都采用条文形式，简短的分条，较长的分章、分条，有的条下还分款。这要视具体情况来定。基本格式：

（1）标题：规章制度种类不同，标题的写法也不完全一样，归纳起来有4种写法：

A、单位加内容加种类；如《物业管理处职工考勤制度》，也可以像公文标题那样用《关于×××的规定》； B、内容加种类；如《门卫管理规定》，也可以用“关于××××的”来连接，如《关于党内政治生活的若干准则》；

C、单位加种类；如《物业处企业章程》；

D、人员加种类；如《电工操作规程》、《××岗位职责》等。

（2）正文：一般是条款式的，可以从正文开头到结尾按条款排列内容。也可以在正文的开头先写个总帽，说明目的和根据。

（3）规章制度的种类与用法：

A、条例：过去使用的较为普遍，但现在规定比较严，国务院办公厅最近规定：国务院各部门和地方人民政府制定的行政法规不得使用“条例”。这样，“条例”已成为党中央制定党规和国务院制定行政法规的名称之一。

B、规定：与“条例”相比，规定的针对性较强，适用范围集中，对时间、地点、方式、方法和数量等多作出规范、约 束。各机关、团体、企事业单位都可以使用。

C、办法：对处理某项工作或解决某种问题制定的原则和方法。它既有指导原则，又有具体办法。

D、细则：为执行上级机关的法规和规章所制定的明细规则，它必须依据这一法规或规章，并根据本单位的实际情况将其具体化，以利于执行。

E、章程：各政党、社会团体制定的规定组织宗旨、任务、制度、成员的权利和义务等内部原则和事务的文书，国家机关及其职能部门和企事业单位不制定章程。

8、工作日志：

工作日志是对每天工作和活动情况的记录。它的作用主要是：一是供领导掌握情况；二是作为继续解决问题的依据；三是作为情况简报、大事记、工作总结的素材；四是作为历史资料备查。

工作日志主要内容有：

（1）日常工作的进展情况。如完成了某项任务，草拟了什么文件，出了几期简报，给谁办了什么手续，什么事情正在办理等。

（2）人员流动的情况。如某人因何事到何处（如×××同志到×××单位，洽谈物业托管事宜，或签订托管合同等），某人因某事未来上班，某人从某处返回单位，外单位某人因某事来本单位等。

（3）信息交流情况。什么部门或机关发来什么文件材料，打来什么电话、发来什么信函、收到什么通知。本单位或本部门向某外单位发出了什么文件、材料、寄出了什么文章、给哪个单位的哪个人去了什么电话（有什么反响）、给哪个单位或个人发了什么内容的信函等。

（4）突发情况：如突击大检查，小区发生了一些重大案件，本部门、本单位发生了一些事故，或天灾人祸造成的后果等。写工作日志注意的问题：一是要及时记；二是要真实；三是要写有价值的事；四是要掌握详略分寸，一般只要求把时间、事件记清楚。要注意：单纯的陈述性内容，可以写得简略些，不必过详，需要办理的事要写的具体些（如情况如何、要求解决什么问题、解决的方法是什么，都要写明白），以免办理起来出差错；五是事项的摆法视情况而定，能归纳的尽量归纳，难以归纳的可按事情发生的先后顺序叙述。

9、大事记、协议书、意向书、经济合同等。（略）

总之公务文书的写作把握住以下几点就不难了：

一、要正确使用文体；

二、用词要准确；

三、句子要简洁

四、文章要流畅；

五、文章语气，对上要恭敬得体，对下要准确到位，对平行单位要礼貌；

六、文中的称呼与落款要相吻合。

于二00八年九月整理

第四篇：公文写作常识

公文写作基本要求之材料可靠情况确实(2009-01-08 10:09:58)标签：杂谈

分类：工作日志

公文的材料包括形成公文主旨和表达主旨所依据的事实现象、统计数字、政策法规、上级精神等等。公文材料不同于文学作品的素材和题材，也与一般新闻体、史传体或说明体、议论体等实用文章不同，它的范围要广泛一些。概而言之，公文材料的范围主要包括两个方面：精神依据和事实情况。

精神依据是指党和国家的路线、方针，国家的法律、法规，上级领导机关所颁布的相关政策、规定以及其他有关的文件精神。

事实情况包括直接发生的和间接转引的。公文中所反映的情况主要指直接发生的、发现的、总结概括的事实情况，即本地区、本部门、本单位遇到的问题、发生的事情（过程、动向）、工作的进程（作法、经验）种种。它在公文里表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生的事实情况，是第一手材料。此外，公文的事实情况里也包括间接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。无论哪一类材料，都要求做到真实、准确、可靠。“情况确实”，是写好公文的基本要求。这在新旧两个《办法》中是一致的。为了做到材料可靠、情况确实，我们在材料准备上一般要抓好四个环节的工作：占有、筛选、核实、加工。

（一）详尽占有材料

写好公文必须详尽地占有材料。材料是形成观点的基础，事实、数字，这都是公文表达出来的“干货”，当然十分重要。“譬如大匠操斤，无土木材料，纵有成风尽垩手段，何处设施？”（清·刘大：《论文偶记》）写公文如巧匠有具有禾无材无料也做不成东西。以上是从形成与表达两方面说的。

所谓详尽地占有材料，一是要“尽”，就是尽可能广泛地占有材料，“贪多务得”、“竭泽而渔”、“韩信将兵，多多益善”；二是要“详”，就是详细具体。一件事情的起因、过程、结果、多种因素的干扰、正反影响效果；一件工作的动因、背景；一个问题的正反观点、来龙去脉，都要尽可能详细具体地占有，写出来的才有说服力。占有材料，就公文写作而言，有三条途径：

1．平时积累，就是积学储材。平素注意学习、观察积累，用时才能厚积薄发。古人所谓“积学”，指的就是这个道理。“得之在俄顷，积之在平日”（清·袁守定：《占毕丛谈》；“占”，看；“毕”，简册），说的是一个道理。平时学习、观察积累丰富，知识面广，写作时其构思就容易触类旁通、思路开阔，择优而用，妙绪泉涌。

2．受领任务后，查阅文件，搜集资料。这样得来的材料，就是间接材料。搜集资料时应注意与撰写任务、与公文主旨的相关性，也就是说，要有一定的方向、范围。操作方法是首先学习相关的中央文件，进一步领会精神实质，然后查阅上级领导机关所颁布的相关政策、规定，最后翻阅手册、年鉴等工具书及报刊、杂志上相关的情况报道和国内外研究成果。这一过程中，始终应注意查阅、收集围绕本单位工作的各项统计数字以及信息、简报、总结、报告、会议纪要等相关资料，做到：上下通达，全局了然于胸，命笔瞻前顾后。

3．构思之前，实地调查，掌握第一手情况。这是最重要的一步。一般情况，也要调查了解，不仅可以核实已掌握的材料，而且可以发现新问题、新经验、新动向；重点情况，尤其要进行深入的调查研究。实践证明，组织召开座谈会、调查会是一种快捷而有效的方法。如果发现实际调查的情况与撰写者已经掌握的情况有出入，可以修正；出入较大，要尊重实际。即使发现实际情况与领导意图相抵触，也要尊重客观实际，采用恰当的方法，妥善协调。这是唯物主义者应有的态度，也是党性的表现。

（二）严格筛选材料

调查、搜集、积累而来的材料，不是堆砌在写字台上，而是要不断地分类整理，分析研究，爬梳剔抉，进行筛选。筛选材料，贵在一个“严”字，重在一个“新”字。主要是根据以下三个标准： 1．材料的相关性

这是以写作要表现的主旨，即写作意图和逐步形成的观点为依据来区别对待不同材料的。与公文主旨有关联的材料，取；无关的材料，舍。在已经选取的材料中进一步筛选：与表现主旨、说明观点十分有力、紧密相关的材料，要详，要具体、充分；与表现主旨、说明观点虽有关系、必不可少，但是关系又比较一般的材料，要略，要概括。有的论者提出“实则详，虚则略；新则详，旧则略；特点详，一般略”；或主张“重则详，轻则略；近则详，远则略；点则详，面测略”。这些来自实践经验的认识，是颇有见地的。材料的取舍、详略，对于公文构思十分重要。不经过这一步，就很难搭起架子。2．材料的典型性

这是要求筛选出最有代表性的材料来表现主旨，说明观点。典型一词，在不同领域里有不同的含义，在公文写作中就是指代表性强。一份材料，它在自身所属的某一类事物中，最能体现该类事物的总体本质特征，并且预示着该类事物总体的发展方向，那么这份材料就是典型性强、最有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的观点鲜明，主旨突出，增强内在的说服力。所以，筛选典型性强的材料对于构思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下笔之初就标定出质量的较高起点。所谓“七分材料三分写”，指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。3．材料的新颖性

这是要求筛选材料时应先注重选用那些在现实发展中出现的新材料。这些新材料可以是改革开放不断发展的新形势下出现的新情况、新问题、新矛盾，也可以是亟待重视的新典型、新经验或者需要摄取的新视角、新观念、新思路、新见解，总之是一切新事物，特别是那种代表了新的发展方向、具有强大生命力的事物。对于已知的材料，采用新视点来“烛照”，也可能会发现它具有现实启发意义，这也是新颖的；“熟知未必真知”（列宁），从新的角度对常见的事物进行观察思考，也可能会有新的发现。这同样是新颖的。应当注意到一个时期领导和群众所关心的“热点”、“难点”、“敏感点”，也往往是行政领导研究工作的“兴奋点”、“新鲜点”，作为负责公文起草的秘书人员、公务员都要重视选用这些新颖的材料。惟新颖，才引人。构思之初，就要考虑到这种“收视率”。

（三）认真核实材料

对于材料的核实工作，贯穿于材料准备过程中的占有、筛选、加工等各个环节。这里集中研究一下是必要的。

一切虚构的、生编乱造的、未经核实的材料，包括情况、数字、引文等都不能用于公文。新《办法》特别提出，材料中的人名、地名、数字、引文等一定要准确。一旦发现疑点就要更正或删除，这是件严肃的工作。否则一字之差，后果不堪设想。惟其如此，才能保证做到材料可靠，情况确实。

联系近年来一些公文中出现的差错，更会使我们认识到核实材料的重要意义，体会到核实工作要由始至终，要全方位，无论反复几遍但都须态度认真，抱着强烈的责任心，这一要求是非常重要的。此外，我们还要掌握一些行之有效的操作方法和现代科学技术分析方法。例如，一件事情的发生，有其起因、背景、过程与影响，有多种因素与内在联系，这都要核实；一件工作的动因、作法、进程与效果，有其主观与客观因素，有其远因和近因，这在核实中也必须予以注意。再如，一个统计数字，不能仅仅停留在它的计算是否准确、精确度是否一致、是否能在公文中起到证明观点的作用，而且还要核实一下真假与误差：它的统计指标体系是否科学合理，是否合乎中国的当代的现实，用在某一地区、某一专业或行业是否适合，等等；它的统计口径是否恰当，是否能够涵盖该种类对象特征，是否与实际情况不符，是否有所遗漏或隐瞒，等等；它的计算方法，特别是经常采用的“算术平均加权系数”的界定，是否准确合理，在反映差别上是否科学恰当，是否符合实际，是否能够反映现实中的差异和问题，等等。无差异即无信息，信息量当然与信息价值成正比。一个材料无信息、无价值，用它干什么！而且，在数字的运用上，能否使定性分析与定量分析的方法有机地结合起来，起到证明观点的作用，则是比较复杂的核实工作了，那需要在审核文稿阶段进一步核实。应该提醒注意的是，当前有些上行公文以及工作总结、调查报告中，不仅情况不确实，而且数字也不准确，站在这样不可靠的材料基础上，很难得出全面、正确的结论。

（四）合理加工材料

选定材料经过核实之后，还应该对材料进行必要的加工整理，然后再用到文稿里去。实际操作中可以对材料进行三个方面的加工： 1．适体剪裁加工

通读材料，删削冗赘，化长为短，变详为略，将交待过多、议论过多的无关的描述、罗嗦的废话去掉。套话、空话，一律删除。变换体裁角度，将描写、抒情及无必要的议论改写为叙述或说明，在表达方式上变“曲笔”为“直笔”，直述不曲才适合公文体式。2．合并提高加工

同一问题，散见于若干材料中，可以摘取概括，变为概述，或者保留一个“点”的材料，把其他相似材料综合成“面”，点面结合。同类数字，可以相加，抽取合并后变成一个综合数字。变换角度“提高”原材料可用性。例如，某一活动，在工厂写的材料中是工人资金短缺，向银行贷款后“借鸡下蛋”，搞活全厂；而在银行的材料中是贷款给工厂，“放活水养肥鱼”，提高了使用率，盘活了存款。将这两个材料放在一起，针对同一活动，从行政机关角度去分析，则是政府的宏观调控效果。3．文字润色加工

适体剪裁、合并提高之后，再审读材料，进行文字润色，从而进一步提高材料的质量。

《公文写作基本要求之材料可靠情况确实》来源于免费我爱D公文网。欢迎阅读公文写作基本要求之材料可靠情况确实

公文写作基本要求之表述准确结构严谨(2009-01-08 10:08:33)标签：杂谈

分类：工作日志

表述准确，包括表达方式正确，适合公文特点；表达效果不走样，准确、规范。结构严谨，包括各部分内容划分合理，布局安排恰当，条理清楚，注重内在联系的外部形式，使全篇首尾相应、浑然一体。

（一）直述不曲，表述准确

一般文章的表达方式主要五种，既叙述、描写、抒情、说明、议论。公文经常使用的表达方式是叙述和说明，也有少量的议论。至于描写和抒情，在公文写作中则基本不用；即使在个别事务公文中使用，如调查报告，或在讲话稿中使用，也是极为少量。1．公文常用的表达方式

叙述 叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程的表达方式。

通常认为，叙述有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果（即新闻的“五个W一个H”反套而成的要素）。古文中使用叙述，多采用复数的第一人称和第三人称。叙述的类别。按语言详略分：有概括叙述，也叫“简叙”、“略叙”；有具体叙述，也叫“详叙”、“细述”。按结构形式分：有纵叙，有横叙。前者按事件发生的时间先后或事件本身的发展过程来叙述；后者按事物的空间位置来叙述。按时间顺序分：有顺叙、倒叙、插叙、补叙，这实际上是把常用的纵叙法按时间顺序进行的再细分；此外，还有一种平叙，即叙述两件或两件以上同时发生的事，先叙述一件再叙述另一件，如毛泽东同志的《湖南农民运动考察报告》。

叙述的基本要求是：主线清楚，“一线到底，万变不离其宗”（清·刘熙载：《艺概·文概》）交待明白，详略得当，起伏有变。

说明 说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中使用较多。当公文中叙述一件事，介绍环境和背景材料时往往用说明方式。常用的说明方法有诠释说明（也叫“下定义”）、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。说明的基本要求是：客观、准确、科学。注意通俗易懂，语言平实。议论 议论是通过逻辑推理来证明观点、辨明是非，借以说服人的表达方式。公文中较少使用；使用时也要少而精。论点、论据、论证是议论的三要素。议论可以分为立论、驳论、兼论三类。公文中常用的是立论。立论，就是建立自己的论点，证明这一论点的正确性，所以也叫“证明”。立论的方法有直接论证的例证法（注意典型事例）、分析法（完全归纳法和演绎法），有间接论证的引证法、对比法、类比法等。

这里还要说明一点，个别文种根据表达需要，采用描写方式时，一般也是用白描，即不交代背景的粗线条勾勒，一笔即可，往往是与叙述结合在一起，或干脆以叙代描，将描写的文字压缩成短语放在叙述的句子中充当一个成分，显得只叙不描，文字简练。调查报告等文种中有时采用这种方法。2．直述不曲，表述准确

撰写公文，要用“直笔”，不用“曲笔”。直笔叙述，就是有什么说什么，不用比喻、借代、转类、比拟等“曲笔”。新《办法》的这一提法对公文写作提出了更高的要求。

常写文章的同志都有体会，文章写短难，表达直笔难。这就要求观察更深入更细致，一下子抓住主要特点，并用平实的语言表述出来；要求思考更深刻，认识更全面，表达更准确，要一语中的，看似平常却不易更改。这一要求是很高的。

表达准确，牵涉问题较多。要而言之，与公文写作的语言有直接关系。公文写作的语言有群体性、书面性、明确性、客观性、程式性等特质，其特点表现为准确、庄重、简要、平时等。这里集中谈谈准确。准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求，公文更重视的是准确。表述准确，是一条十分严格的要求。因为公文是用来指导工作、反映情况的，一词一句，一个概念、判断、推理，搞得不准要误大事。所谓准确，就是只能有一种解释，不能产生歧义。产生歧义，是公文表达的大忌。要做到语言准确，可以从两方面入手：一是词的内涵与所要表达的意图完全一致。二是对词的外延要作适当和明确的限制。对外延有了明确限制才会做到无懈可击，内涵与用意完全一致才不会产生歧义。

（二）条理清楚，结构严谨

这属公文的正文结构问题，也是构思中谋篇的内容。

简短的公文，主要包括缘由、事项、要求等三部分内容，结构形式大同小异。正文开始要写发文缘由（引据、目的、用意等），开始一段的末尾用过渡句领起第二部分。第二部分是事项（内容、进程等），可以采用文章式、条款式，也可以篇段合一。末尾有惯用结语，各个文种互不相同，也有提出要求（希望、号召等）的。

篇幅较长，信息量大，有点份量的文稿则不同了。不变中有变化，操作比较复杂。但无论多么复杂，也一定要条理清楚。这首先是个“识见” 问题，只有思维清晰，条理才会清楚，想法太乱写出来也会乱，所以理顺思路很重要，是个前提条件。有了前提还要学习他人的经验，在实践中逐步把握，以后驾轻就熟，跳出固定模式，怎么写都是好的。文无定法、文成法立，讲的就是这个道理。

安排好结构，做到条理清楚、结构严谨，可注意以下三个问题： 1．层次和段落 一篇公文的结构，最起码的要求是层次清楚，段落分明。这是条理分明的起线。

所谓层次，就是指公文的几个组成部分。安排层次要注意到突出主旨，顺序合理，避免交叉，体例匀称。常见的方式有：

总分式 开始先作总的概括（前言，似“导语”，总结报告中则是总体评价），接着分别叙述。分别叙述的各层次间有一定联系（前后、因果、重轻都可以根据用意来安排），形式上是并列（用序号、小标题或“跳行”），最后一个小结（强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用结语）。指示性通知、奖惩性通报、工作计划、调查报告、综合报告等文种，常用这种结构形式。

递进式 各层次内容层层推进，前后有一定关系。例行报告、情况通报、工作总结等文种常用这种结构形式。

时序式 也叫贯通式。按事物进程、时间推移来安排结构。情况报告、事故报告、专题报告等文种，常用此种结构形式。

所谓段落，就是公文结构的基本单位，也叫自然段。划分段落，可以按中心意思（主旨）、条项内容、时间发展阶段等来划分。2．照应和过渡

照应 就是公文内容的前后要有关照和呼应。常用方法有三种：首尾照应，前后照应，题文照应。

过渡 就是上下文之间的衔接和转换，起到承上启下的作用。一是内容转换时需要过渡，二是由总括到分述之间需要过渡。过渡的形式有三种：过渡词（于是、就、因此、总之、可是、由此可见、综上所述，等等），过渡句（公文用在总括文字（前言）的段落末尾，如“现将具体情况报告如下”），过渡段（将过渡句提出来单设一个自然段，一般用在较长的公文中表示内容的明显转换）。3．开头与结尾

开头 方法很多，如引叙式、目的式、概述式、说明式、提问式，等等。但公文的开头一定要“起笔立意”，开门见山，直扣主旨，领起全文，不支不蔓；还要简短凝练，文字少而内容集中，并且文字新颖，引人注目。元代人说的“凤头”就是这个意思。

结尾 常用的方式有总结式、强调式、要求式、呼应式、号召式，等等。但要写得实在，不着空文，要干净利落，不能拖泥带水。元代人说的“豹尾”，就是说结尾如豹尾击石，响亮有力，或者空谷回响，令人回味。

常用公文用法和格式(2009-01-08 09:39:17)标签：杂谈

分类：工作日志

通 知

通知是知照性公文，是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。

通知的特点：

1、知照性。通知的主要功能在于知照。

2、广泛性。通知的广泛性表现在多方面。

3、时效性。通知有一定的时效要求。

通知的分类：

根据内容的不同，通知大体可以分为五类：

1、批转、转发、颁发性通知。

2、指示性通知。

3、事务性通知。

4、会议通知。

5、任免通知。

批 复

一、批复的概念

批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。当下级机关的工作涉及到方针、政策等方面的重大问题，报请上级机关审核批准时；当下级机关在工作中遇到新情况、新问题，无章可循，报请上级机关给予明确指示时；当下级机关遇到无法解决的具体困难，报请上级机关给予指导帮助时；当下级机关对现行方针政策、法规等有疑问，报请上级机关予以解答说明时；以及当下级机关因重大问题有意见分歧，报请上级机关裁决时，上级机关都应该用“批复”予以答复。除此之外，有时“批复”还被用来授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章。

二、批复的特点

1、针对性。批复的针对性反映在两个方面：一是批复必须针对请示机关行文，而对非请示机关不产生直接影响；二是批复的内容必须针对请示事项，不涉及请示事项以外的内容。

2、回复性。批复的内容属于回复性的内容。因为批复的制作和应用是以下级机关的请示为条件，对上级机关来说是被动的发文，下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。并且，上级机关对请求事项无论同意与否，都必须有针对性地明确予以回答。

3、权威性。批复是答复下级机关请求事项的回复性公文，它提出的处理意见和办法，代表上级机关对问题的决策意见，对下级机关具有行政约束力。特别是对一些重大事项的答复，体现了党和国家的有关方针、政策，具有权威性。所以批复一经下发，下级机关必须遵照执行。

三、批复的分类

根据内容、性质的不同，批复可分为两类：一类是审批性批复；一类是指示性批复。审批性批复主要是针对下级机关请示的公务事宜，经审核后所作的指示性答复。比如关于机构设置、人事安排、项目设立、资金划拨等事项的审批。指示性批复主要是针对方针、政策性问题进行答复。这一类批复，不只是对请示机关提出请示事项的答复，而且批复的指示性内容，在其管辖范围内，具有普遍的指导和规范作用。另外，授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章的批复，也属于指示性批复。

四、批复的结构、内容和写法

批复由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

1、首部。包括标题和主送机关两个项目内容。

（1）标题。批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。

（2）主送机关。批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复，主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。

2、正文。正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。

（1）开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。

（2）主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。

（3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。

3、尾部。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。

五、撰写批复应注意的问题。

1、注意行文的针对性。下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。

2、批复的观点要明确。无论审批性批复还是指示性批复，上级机关的态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。

3、批复要及时。批复是因下级机关的请示而行文，凡下级机关能够向上级机关行文请示的，说明事关重要，时间紧迫，急需得到上级机关的指示和帮助，所以上级机关应当及时批复，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。

4、批复的行文要言简意赅。要做到言止意尽，庄重周严，以充分体现批复的权威性。

函

一、函的概念

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

二、函的特点

（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

函可以从不同角度分类：

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

四、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

五、撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

会 议 纪 要

一、会议纪要的概念

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于党政机关、社会团体、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

会议纪要通过记载会议基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括地反映会议精神，以便与会者统一认识，会后全面如实地进行传达组织落实开展工作的依据。同时会议纪要可以多向行文，具有上报、下达以及与同级机关进行交流的作用；向上级机关呈报，用以汇报会议情况，以便得到上级机关对工作的指导；向同级机关发送，用以通报会议情况，以便得到同级机关的支持和配合；向下级机关发送，用以传达会议精神，以便下级机关贯彻执行。

会议纪要通常情况只印发到会的单位，视情况抄送有关的单位。为便于上级了解工作开展情况，也要抄报上级主管部门。

二、会议纪要的特点

（一）纪实性。会议纪要是根据会议的宗旨、议程、会议纪录、会议活动情况等有关材料综合整理出来的公文。在会议纪要中不能随间篡改会议的基本精神，不能擅自增加或册减会议的内容，不能随便更动与会者议定的事项，不能对会议达成的共识进行修改，也不需要对会议或会议的某项内容进行分析、评论。它要求如实地记载会议的基本情况，对会议存在的分歧意见和问题等，也要真实、概括地予以反映。会议纪要具有纪实性特点，因而具有历史凭证的作用和查考利用的价值。

（二）概括性。会议纪要不同于会议记录。会议记录是由专人把会议的基本情况如实记录下来的书面材料，会议纪要，是根据会议的中心议题、指导思想和议定事项，在会议记录所提供材料的基础上，经过概括、整理、提练、才能形成公文，所以，与会议记录相比，会议纪要能够更集中地反映会议的精神实质，具有高度的概括性。

（三）指导性。会议纪要有两项功能，一项是“记载”，一项是“传达”，并且通过“记载”去“传达”，它所记载、传达的会议情况和议定事项，是与会者及其组织领导者的共同意志的体现，是会议成果的结晶，集中反映了会议的精神实质，因而具有很强的指导性。

三、会议纪要的分类

根据会议性质不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和专项会议纪要。

办公会议纪要是各级党政机关、企事业单位、社会团体召开的定期或不定期的工作会议形成的会议纪要。专项会议纪要是为研究专项问题而召开的会议所形成的会议纪要。

根据内容的不同，会议纪要分为专题型纪要和综合性纪要。这种内容的会议纪要比较普遍。

专题型纪要主要反映与会者就会议主要议题，在统一认识的基础上所形成的决定、决议。这种纪要多用于党委会议和机关的行政会议，或座谈会、研讨会等。

综合性纪要则侧重于全面概述会议基本情况，包括会议的议题、讨论情况、讨论结果等。这种会议纪要多用于领导集体办公会议等。

四、会议纪要的结构、内容和写法

会议纪要一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

（一）首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。

会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《全国城市爱国卫生现场经验交流会纪要》、《关于改革××局、××局管理体制的会议纪要》等。也有的由发文机关、会议名称和文种构成，如《××集团公司经理办公室会议纪要》。

成文时间即会议通过的时间或领导人签发的时间。一般在标题下居中位置用括号注明年、月、日。也有把成文时间写在尾部的署名下面。

（二）正文。公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。

1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。

2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。

决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。

综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。

3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。

（三）尾部。包括署名和成文时间两项内容。

署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要则不需要署名，不加盖公章。至于成文时间，如果在首部已注明，就不再写。

五、撰写会议纪要应注意的问题

撰写会议纪要应当注意的两个问题：一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。

请 示

一、请示的概念

请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文，其应用范围也比较广泛。

二、请示的特点

1、针对性。只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，如机构设置、人事安排、重要决定、重大决策、项目安排等问题，以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难，才可以用“请示”行文。请示上级机关给予指示、决断或答复、批准。所以请示的行文具有很强的针对性。

2、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级机关对呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。

3、单一性。请示应一文一事，一般只写一个主送机关，即使需要同时送其他机关，也只能用抄送形式。

4、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级机关指示、批准的公文，如能够及时发出，就会使问题得到及时解决。

三、请示的分类

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

1、请求指示性请示；

2、请求批准性请示；

3、请示批转性请示。

四、请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：

1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

（1）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《××县人民政府关于××××××的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。

（2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。

2、正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。

（1）开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。

（2）主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。

（3）结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。

3、落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间××××年××月××日。

五、撰写请示应注意的问题

请示的写作首先要和“报告”文种相区别。在这个前提下，一要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中。二要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三要理由要充分，请示事项要明确、具体；四要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。

报 告

一、报告的概念

报告是机关单位向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，以及答复上级机关询问的陈述性公文。

报告属上行公文，应用相当广泛。它可以用于定期或不定期地向上级机关汇报工作，反映本部门，本单位贯彻执行各项方针、政策、批示的情况，反映实际工作中遇到的问题，为上级机关制定方针、政策或者作出决策、发指示提供依据；也可以用来向上级机关陈述意见，提出建议，如针对本地区、本单位、本部门带有普遍意义或倾向性的问题，提示解决的途径，为上级机关当好参谋；还可以用于答复上级机关的询问，使上级机关在全面掌握情况的基础上，准确、有效地指导工作。

但是，在日常公务活动中，一些行政机关单位尤其是企事业基层单位，往往把“报告”与“请示”相混淆。2000年8月20日，国务院关于发布《国家行政机关和公文处理办法》，明确地将“请示”和报告作为两类两种公文。

“报告”和“请示”是为数不多的上行文文种，是下级机关向上级机关呈报的公文。它们的区别在于：

1、性质不同。报告是陈述性公文；请示是呈批性公文。

2、行文目的不同。“报告”的目的在于汇报工作，反映情况，提出意见和建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解本单位情况，从而有针对性地予以指导；而“请示”的目的，是为解决某一问题，请求某一问题，请求上级机关作出指示或予以批准。

3、行文时间不同。报告是在工作结束后或工作正在进行中行文。而请示则必须在事前行文，不得先斩后奏。

4、主送机关不同。报告的宗旨在于为上级机关提供信息，不是为了让其批复，因而允许多头主送。而请示是为向上级机关请求批示或批准的，只能写一个主送机关，不允许多头请示。

5、事项的多少不同。报告的事项可以是一件，如专题报告，也可以是多件，如综合报告。而请示的内容必须遵循“一文一事”的原则。

6、答复的形式不同。报告不要求上级机关回复。而请示则要求上级机关及时批复回文，给予明确答复。

二、报告的特点：

（一）行文的单向性。报告是下级机关向上级机关行文，旨在为上级机关提供情况，不需要受单位批复，属单向德文。

（二）表达的陈述性。报告用于汇报工作、反映情况。具体地陈述本部门、本单位贯彻执行各项方针、政策的情况，某一阶段做了哪些工作，怎样开展的，取得了哪些成绩，存在什么问题，表达手法是叙述和说明。

三、报告的分类

根据性质的不同，报告可分为综合报告和专题报告两种；根据时间期限的不同，可分为定期报告和不定期报告两种；根据内容不同，可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。需要说明的是，有些专业部门使用的报告文书，例如“调查报告”、“审计报告”、“咨询报告”、“立案报告”、“评估报告”等，虽然标题也有“报告二字，但其概念、性质和写作要求与行政公文中的报告不同，不属于行政公文范畴，不应与之混淆。

按内容划分的几种报告：

（一）工作报告。是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。它主要用以总结工作，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。如国务院总理朱鎔基2001年3月5日在九届人大四次会议上所作《政府工作报告》，×××在××省××会议上所作的《计划生育工作报告》。

（二）情况报告。是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。这种报告便于上级和机关根据下级情况，及时采取措施，指导工作。

（三）建议报告。是指根据工作中的情况动向和存在问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。

（四）答复报告。是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告。

（五）递送报告。是以报告的形式，向上级呈报其他文件、物件的说明性公文。

四、报告的结构、内容和写法

报告一般由首部、正文和尾部组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题和主送机关两个内容。

报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成，如《××部关于××抗灾救灾工作情况的报告》；另一咱是由事由和文种构成，如《政府工作报告》等。

报告的主送机关可以是一个，也可以是几个。顶格写于文首、其后用冒号。

（二）正文。报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。

1、开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将××情况报告如下”一语转入下文。

2、主体。这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。

在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。建议报告的重点应放在建议的内容上，也可以采用标序列述的方法。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。递送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。

3、结语。根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，应另起段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。

（三）尾部。一般包括署名和成文时间两项内容

关于署名，如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。而一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。

五、撰写报告应注意的问题

（一）严格使用文种，尤其应当注意不要与请求混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。

（二）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。

（三）主旨鲜明。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。

行政机关公文格式中常见问题及对策(2009-01-08 09:31:45)标签：杂谈

分类：工作日志

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。铁道部对铁路行政机关的公文格式有严格的规定和要求。本文针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，提出了相应的对策。

一、公文格式中常出现的不规范现象

1．发文字号标注不规范。在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号出现编虚位（即001），出现“××函〔2007〕001号”等不规范格式。

2．文种使用不当。有的基层单位要求上级机关投资补助的上行文，应用“请示”文种错用为“报告”文种，无法得到上级机关的“批复”；有的单位将对下级单位的“批复”错用为“函”的文种。公文标题中错用文种，往往使公文失去其应有的严肃性。有的甚至严重影响行文的作用和效率。

3．公文标题不规范。有些部门有不规范的做法是：一是标题中滥用符号；二是在公文标题的拟制上，冗长繁琐。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名号；标题中“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组，冗长臃肿。

4．引用文号不规范。有些部门公文中，将其顺序前后倒置。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据铁道部铁办〔2007〕12号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据铁道部《关于×××的通知》（铁办〔2007〕12号）”。

5．结构层次序数使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序数要求，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“⑴”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置；二是层次跳跃，或在“

（一）”、“⑴”后加顿号，写成“

（一）、”或“⑴、”等。

6．成文日期标识不规范。常出现的问题：一是标注位置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文；二是把拟文日期作为成文日期；三是把修改日期或送签日期作为成文日期；四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。

7．印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。但常出现不规范现象：一是印章加盖不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上；二是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。印章正确的加盖位置：印章上弧距正文2mm—4mm。

8．附件标注不规范。一是附件和正文间隔或大或小；二是把被批转、转发、印发和发布、公布的内容作为附件处理；三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写；四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号；五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

9．抄送机关标识不规范。抄送机关标识用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。有些公文抄送单位顺序不规范，未按照“主送应先路内后路外、抄送应先路外后路内”的规定标注。有些公文常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。

10．公文中的表格不规范。有些公文把表格的页码混同于文字页的页码放置，表格的单双页码表头排放随意。按规定，横排的表格单页码应置于表的左下角，双页码应置于表的左上角；表头单页码在订口一边，双页码在切口一边。但在实际工作中常常混淆。

11．版记不规范。一是没有版记。二是版记位置不对。三是在发布、批转、转发、印发或有附件的公文中，将版记置于一份公文的中间部位，即在印章之后，被发布、批转、转发、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是无抄送单位时未将多余的黑色反线删除。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。

12．发文机关标识不规范。有些单位发文机关标识不统一，不规范。有的单位用白纸制发公文，严重削弱了公文的权威性和严肃性。

二、影响公文格式规范的原因

1．思想认识不到位。一些公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。对《办法》不熟悉，对公文格式规范化的意义和作用宣传力度不够。有些单位领导对公文的重要性认识不够或不了解公文处理的规范和要求。

2．公文审核程序不规范。有的业务部门把要求以上级机关的名义上报、下发的公文直接送上级机关的领导同志审批签发，而没有先送上级机关的文秘部门核稿后送签。“倒流”办理的公文，因为没有文书环节的登记，无法掌握公文运转的动态，影响办文效率，甚至会影响工作的开展。

3．人员素质有待提高。一些公文处理人员未经过系统的业务培训和学习，不懂公文格式，对公文处理方面的规章制度不太了解，对公文印制规则标准不熟悉，因此需要全面提高公文处理人员的整体素质。

三、规范公文格式的对策

1．加强领导，提高思想认识。各级领导和机关工作人员要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，加强对审核人员的培养和使用并保持人员的相对稳定。各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守，提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

2．健全制度，规范公文办理程序。在公文处理的各个环节都要把好关，从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印刷等都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任。要有严格的公文处理流程，实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化。

3．加强学习，提高公文处理人员素质。要加强公文处理人员的建设，注重理论学习，刻苦钻研，掌握必要的基础知识、精深的专业知识，熟悉公文处理方面的知识。培养熟悉公文处理规定，有理论素养、有文字功底的公文处理人员，保持公文处理人员的相对稳定性。办公室要设立公文处理和公文审核的专门岗位或专职人员，并有专门负责公文审核把关的人员。

4．加强督查，保证公文质量。上级机关要加强对下级机关和单位公文处理工作的指导和监督检查。制定严格的公文处理程序，在公文处理中做到多级审核，层层把关。加强对公文格式规范化的管理和指导，维护公文的严肃性和权威性。定期组织业务培训和学习交流，学习并借鉴好的经验和做法，开展研讨交流活动，提高公文处理人员的思想素质和业务水平。定期组织公文处理质量检查，并设立考核考评和定期通报制度，不断提高公文质量。

行政公文写作技巧(2009-01-08 09:28:46)标签：杂谈

分类：工作日志

行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的

应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的

行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18

日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。

公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中

要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根

据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重

复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口

语，不用方言土语，十分规范。

需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办

用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五

是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。

国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；

函；会议纪要。

公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。

这一部分的写作，是公文写作的难点。

一、标题

1．规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种

――用于重要、庄重的公务

2． 灵活式

A 二部分：一是发文机关＋文种

（以上标题下可加时间）

二是事由＋文种

三是“转发+始发机关及原通知标题”

Ｂ 一部分：只有文种

――常是不大重要的公务，带周知性

★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。

二、正文

1．主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织

关系）

2． 正文

A． 原由：一是依据：

# 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前„”类时间状语 ；简介人物及事迹

#文件： 常用“根据„”；往往是一句话

# 意义：议论：常用“是„”

# 作用 ：常用“将使„”

二是目的：常用“为„”

原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。

B 事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达）

1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为

说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。

并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列

式。

要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。

2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序

也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。

在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。

注意：自此以下常运用序码。顺序是

一、（一）、1、（1）共四层。

不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。

C 结尾：（可以不要）常见有：

一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。

二是希望、号召类。

从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。

请示模式

第五篇：公文写作常识

公文写作常识

一、公文的基本格式

公文格式是公文的各个部分在页面上的具体表现形式，也就是公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。1996年5月，经中央批准，中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》。《条例》规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项组成。

1.公文版头部分

公文的版头部分包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等6项。位于公文首页上半部，约占整个页面的1/3，与公文主体部分用一条红色横线相隔。红线中间一般有一颗红星，表示与政府机关、军队机关公文的区别。

⑴ 版头。主要是两种形式：

一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；

二是发文机关全称或规范化简称加括号标明文种，括号里填注“通知”、“报告”、“函”等。均用套红大字居中印在公文首页上半部，通称“红头文件”，表示是机关的正式行文。下面留一定位置（备填注发文字号），下加一条断开的红线，在红线断开处点缀五星衬托（小字头文件一般不用星线，只有一条红线即可）。例如：“中共中央文件”、“中国共产党中央委员会（批复）”等。联合行文，可用主办机关一家或并用联署机关的名称。在公文版头使用方面 应注意的问题 是：

（1）版头中发文机关要使用全称或规范化简称，不要使用不规范化简称。如有个区的区委公文版头是“中共××市××区委员会文件”，“中共”是简称，“委员会”是全称，前简后繁，体例不统一，发文机关名称应改为“中国共产党××市××区委员会”或“中共××市××区委”。

（2）要注意版头上发文机关不要前后词意重复。这种情况多发生在一些工厂党委公文版头中，出现“中共××厂党委文件”字样。这里，“中共”是“中国共产党”的简称，“党委”即党的委员会。前后出现两个“党”字的词义，词意重复。应改为“中国共产党××厂委员会文件”或“××厂党委文件”为宜。两种式样中，第一种显得庄重些。

（3）联合行文使用版头要符合规定。联合行文一般用主办单位一家版头，也可并用几家版头。一般情况，主办机关应排在最前边。

（4）该用版头的一定要使用版头。公文使用不同版头，标志着公文的不同规格和严肃性。该用正式公文版头的一定要用。如，区委关于召开民主生活会情况向上级的报告，就应使用正式公文版头，不要用白头。

（5）下级公文版头用字不要大于上级公文版头用字。下级公文版头应小于上级公文版头，起码不能比上级的大。

⑵ 份号

份号是一件公文印刷份数的顺序号，标注于公文首页的左上角，一般用6位阿拉伯数字表示，例如“NO000015”。标识份号有利于秘书人员对公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。特别是绝密公文，一定要标明份号。发文机关在发文时，一般在一定的时间内，发往某一单位的同类公文的份号都是相对固定的。在这方面，应注意的问题 主要有两个方面：

（1）该标印的一定要标印。有的单位的一些公文，注明是绝密，但无文件份号，不利于加强对文件的控制，出了问题不便查清责任。（2）标印位置要正确。《中国共产党机关公文处理条例》规定“标注在公文的左上角”，应按中办“条例”的规定办。

⑶ 密级

密级就是公文的秘密等级。按照保密法规定，密级公文分为“绝密、机密、秘密”三个等级。它标注于份号下方位置。按照国家保密局关于《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》，应当在密级后注明保密期限，如“机密××年”。考虑到党的机关公文涉及的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，在《条例》中未提到保密期限问题。发文机关在发文时，若要确定保密期限，应按保密局规定标注；若未标保密期限，则按《条例》第三十七条“公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定”的规定执行。关于这个方面，应注意的问题：

（1）该标注密级的一定要标注，未涉及秘密内容的就不要标注。

（2）秘密事项不要使用明传电报传送。使用明传电报，必须是不涉及秘密事项的文件、材料。有秘密事项的公文、材料，也不要通过邮局发送。秘密公文、材料的传递必须通过机要通信局。

⑷ 紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理时间的要求，紧急文件分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在实际工作中，电报或电传件一般都是比较紧急的，均需按要求标明紧急程度，具体位置按有关电报格式的规定标注。文件除个别情况外，一般不标紧急程度，《条例》也没有对文件上紧急程度的标注位置作具体规定。若有的文件确很紧急，可在文件上盖“特急”或“加急”章，也可在文件上挂“特急”或“加急”条，写明办理的时限要求，还可在装文件的信封或文件包上标明具体送达的时限要求。总之，要确保紧急公文的及时传递和处理。但对于不急的公文切不可滥加紧急标识，避免影响真正急件的及时处理。

⑸ 发文字号

发文字号是机关制发公文的编号，由机关代字、发文和发文顺序号三部分组成，缺一不可。机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。例如，中共中央文件的代字用“中发”，中共中央办公厅文件的代字用“中办发”等。发文要用全称，如“2002”，不能简写为“02”，并用“[ ]”括起来。发文字号一般标注在红色横线之上居中位置。若标注签发人，发文字号则标注在红色横线之上左方位置，签发人则标注于红色横线之上右方位置。联系某一具体事务用函行文时，用印有单位规范名称的信笺纸，发文字号则标注于版头红色横线右下方位置。需要注意的是，上行文必须要用“呈”字，不能用其它文号，包括报告、请示等，还必须标注签发人。

⑹ 签发人

《条例》规定，上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。这主要是强调领导负责制，体现了公文的严肃性和领导人对公文的负责性。机关领导人应当对本机关的发文负责，严格把关，确保公文质量。特别是向上级机关请示、报告工作的公文标明签发人，有助于上级机关了解情况，便于审阅。标注签发人应注意三点：（1）只标姓名，不标职务。

（2）联合行文，要标明联署单位签发人姓名，不能只标其中一个单位的签发人。（3）签发人姓名后不必加“已阅”等字样。（4）字体要用黑体字

2.公文主体部分

包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等7项。

1、标题。标题是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题（事由）和文种三部分组成。如《中共中央关于加快农业发展若干问题的决定》，就是由发文机关名称“中共中央”、公文主题“加快农业发展若干问题”和文种“决定”这三部分组成的。有时也有省略发文机关名称的情况。公文标题，有助于人们对公文的制发机关、内容、性质有一个简要的了解，便于公文的登记、办理、立卷以至于编研、查考。因此，公文标题一定要准确、鲜明、简练，既能概括公文的主要内容，点出公文的中心思想，又要选准文种。切忌使用新闻标题，或只写文种，或是太长。公文标题位于发文字号和红线下方，居中排列。一般不用标点符号（引号除外）。要求排列整齐、美观，同时注意词组、单位名称间的关系，还要注意字体大小的选择，一般用二号字。在公文标题的标印上，要注意如下四个方面的问题。

（1）公文一定要有标题。没有标题的公文不符合规范化的要求。目前常见的一些无标题公文多属于文件较短，而且又都是信函之类。但严格要求，还是加上为好。

（2）标题中成份不可残缺。标题中，三个组成部分缺任何一个都是不规范的。有的公文只写发文机关名称和文种两项，如“中共××省委通知”；有的甚至只有文种一项。这种情况除了公文很短（如仅有一个页码）还勉强可以外，其他都应把三部分写全。文种是无论如何不能省略的。

（3）标题中不能同时出现“请示”与“报告”字样。如《关于建议在今年“七一”前后在全省广泛开展地方党史宣讲活动的请示报告》，从文种上看，既有请示，又有报告，这种情况实际上是篇请示，应删去“报告”二字。

2、主送机关。即主要受理公文的机关，也称公文上款。它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。除决议、决定、通报、公报及会议纪要等以外，都应当在标题之下、正文之上顶格注明主送机关。主送机关名称应当用全称或规范化简称，或同类型机关的统称。如“中国共产党新疆维吾尔自治区委员会”可简称为“新疆区党委”；北京、上海、天津、河北等全部省、自治区、直辖市党委可统称为“各省、自治区、直辖市党委”。需要注意的是：

（1）使用简称要规范、准确；使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。（2）不能不写主送机关。否则，就不知谁是公文的办理单位。主送机关的位置要正确。（3）省略主送机关的方式要正确使用。按照公文处理条例，“决定”、“决议”、“纪要”、“意见”之类的公文，可省略抬头，但文尾必须注明公文的发送范围。有的公文使用了这类文种，按规定省却了抬头，可文尾却未注明发送范围，不知公文发到哪里，影响公文的贯彻落实。有的在文后标注发送范围的地方距正文太远，这都是不规范的，应在正文后空一行的位置标注。有的在此件发至后加上了冒号，这是不对的。

（4）行文主送机关使用要符合要求。要注意行文规则。有的县委单家发文，主送机关包括了乡镇政府，有的市直部门发文发送单位是各县（市）区委，这都是不符合要求的。部门向下发文只能向对应的下级部门发文，不能向一级党委或政府发文。上行文主报单位应是一个（联合行文可报对应的上级机关），如需让另一个上级机关知道，可采用“抄报”或“并报”方式，即在抬头上写清“并报×××”，或在主题词之后写清“抄报×××”。

3、正文。正文即表述公文的内容。它是公文的主体和核心所在，位于主送机关下方。每段的首行要空二个字的位置。一般来讲，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款，为维护公文的完整性，避免出现问题，应在末页第2行注明“（此页无正文）”。在具体操作中，尽量避免出现“此页无正文”的情况。关于正文的字体，过去我们要求除大标题外一律用仿宋体。从去年开始，中央、省都将二级标题改成了黑体字，我市也改过来了，允许有字体变化，这样更醒目些。

4、附件。是正文的补充材料或参考材料。公文若带附件，应当在正文之后、落款之前写明附件的名称，并与主件装订在一起。有的单位在行文时，把附件名称放在落款之后，或者没有注明附件，或者主件附件分开分送，且份数不一致，这都是不规范的，也不便于公文的处理。请示件的附件要完整。凡是请示中涉及到的有关材料均应附上，以便承办部门办理，提高办文速度。凡印发规章和批转有关部门的报告等印发件，其中的“规章”和“报告”不属附件，而是主件的一部分，此种“规章”和“报告”的内容应视为正文。

5、发文机关署名。发文机关署名应当用发文机关的全称或规范化简称，标注于正文右下方位置。党的机关公文一般以机关名义署名，特殊情况需要由机关领导人署名的，应当写明职务。需要注意的是凡有主送单位的公文必须有落款，即发文机关署名。不能以标题中的发文机关代替落款。落款

署名还要与标题中的发文机关一致，不能上下不一。

6、成文日期。成文日期一般署领导人签发日期或者会议通过日期。联合发文，则以联署机关最后的一个签发日期为准。成文日期要完整地写明年月日，标于发文机关署名右下方，低两格。会议纪要、决议、决定、条例、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。有的单位这类公文没有成文日期，有的成文日期放在文后，这很不规范。特提电报要写明具体时间。需要注意的是党的机关公文成文日期要用阿拉伯数字，不能用汉字，这与政府公文有所不同。

7、印章。公文加盖印章是发文机关对公文生效负责的凭证。根据党的机关公文的特点，除普发性有固定格式的“红头文件”和会议纪要外，一般应加盖发文机关印章。特别是请示件等上行文，一定要加盖印章。印章要端正、清晰，盖在发文日期中间偏上位置，上不压正文，下不压日期。

3.公文文尾部分

文尾部分，是指公文末页的尾部。它包括印发传达范围、主题词、抄送机关和印制版记等四项。

1、印发传达范围。要根据公文内容、密级和工作需要确定。一般普发性公文需在成文日期的左下方标注印发传达范围。标注印发传达范围，要注意表述准确。“此件发至县、团”与“此件发至县、团级”，一字之差，所指范围不同。对于一些特殊件，印发、传达范围以及传达的时限、保密要求等都要标注清楚。大部分公文只需标注主送、抄送单位，不必标注印发传达范围。

2、主题词。公文标注主题词是为适应办公自动化的需要，方便公文检索和信息处理而开展的一项工作。《条例》规定，“主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》进行标注，位于抄送机关上方”。主题词与抄送机关之间用横线相隔。党的机关公文标注主题词要准确反映公文主题，以达到便于检索和利用的目的。需要注意的是，标注主题词要尽量用《公文主题词表》里的词，确实无法表述准确的可以自造，后面加△。

3、抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外需要告知公文内容的上级、平级、下级及不相隶属机关。抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方位置。抄送机关与印制版记之间用横线相隔。公文的抄送范围应当严格按工作需要和保密要求确定。抄送单位的排列顺序一般按机关性质和隶属关系掌握。

在公文标注抄送范围上，要注意以下问题：

（1）不要漏抄漏送。根据行文规则，越级行文应同时抄报（或抄发）越过的机关。也就是说，上级机关越级向下行文（如省委直接向县委行文）应抄发越过的行文对象的直接上级机关，下级机关越级向上行文（如县委直接向省委行文）应抄报越过的直接上级机关。如一个县的县委、县政府《关于改变计划生育落后面貌的报告》，直接报送了省委、省政府，却没有抄报市委、市政府，是违反行文规则的。

（2）不要滥抄滥送。公文的抄送范围必须准确确定，严加控制。

（3）不能既对组织又对个人。按照公文处理规定，公文“不要直接送领导者个人”。可一些地方将公文直接送领导者个人的现象很普遍，凡发文都要抄报主管书记、市长。这是不符合行文规则的。（4）“抄”字不应省略。有一些地方的公文将抄报、抄送、抄发中的“抄”字省略，成了“报、送、发”，以致弄不清是主送还是抄送。所以，“抄”字是不应省略的。

4、印制版记。印制版记也叫印发说明，它包括公文印发机关名称、印发日期和份数。印发机关名称和日期位于公文末页下端同一行的两端，份数加括号标注于印发日期下方，此两行之间用横线相隔。印制版记表示印刷机关对公文的印制负责，同时便于查考。如翻印，则要在印发机关名称和印发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数。各级各部门机关公文用纸现在一律改用国际标准A4型。

二、公文的种类及常用文种的撰写

所谓公文种类，一般是指公文制发机关根据公文的内容、性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。党的机关公文的分类，《条例》规定，主要有14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。平常我们用的没有这么多，最常用的也就是通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要这几种。

一、通 知

通知，是用来传达上级的指示，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时所使用的一种文体。通知，在各级党政机关、人民团体和厂（矿）企事业等单位的公务活动中使用比较广泛。因为这种文体适用性比较强、形式灵活、简便、多样，所以使用频率较高，是用的最多的一种公文。通知可分为几种类型，如：指示性通知、批示性通知、会议性通知、任免通知、一般性通知等等。

1、指示性通知

一般来说，上级机关需要对下级机关或所属单位下达指示，而内容又不适于用“命令”或“指示”等文种发布的，便发布指示性通知。这类通知的内容只是传达某项具体指示，没有附件。

撰写指示性通知要注意以下几点：

（1）一般来说，指示性通知针对性和政策性要强。开头部分要写通知缘由，一般应交待出发布通知的背景、目的、理由等，以便为下文进一步提出通知事项作好铺垫。用语要简洁、明确，文字不宜过多，然后用过渡语“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知”等，后用冒号，并启下文，写通知的事项。

（2）通知事项是指示性通知撰写的主干。它是受文单位执行的依据，因此，要明确、具体地交待出应知和应办的事项，即工作的任务和要求，切忌含混笼统。在结构安排上，一般采用分条列项式写法，用序号标明层次。要做到条理清晰，便于下级领会和执行。

（3）为了防止政策规定矛盾，有的指示性通知结束语中常写有“凡与本规定有抵触的，按本规定执行”等语。

2、批示性通知

批示性通知包括三种情形：一是用于批转下级机关公文，通称“批转性通知”；二是用于转发上级机关，同级机关和不相隶机关的公文，通称“转发性通知”；三是印发有关的文件材料，如领导人讲话、本机关的工作计划和工作总结等，通称“印发性通知”。这类通知的后面均附有被批转、转发、印发的原文。

批示性通知的正文一般应载明三层内容：一是写明对被批转、转发、印发文件的评价性意见或态度，措词要适度、中肯，语气要肯定；如“现将《全国妇幼卫生工作会议纪要》转发给你们，请参照执行”。

二是指明通知事项的意义，也就是阐述批转、转发、印发该文件的必要性和重要性 三是提出具体的贯彻执行的意见或要求。

3、会议性通知

会议通知主要是通知与会的有关单位了解会议的名称、主持单位、召开会议的目的、会议的内容、开会的时间、天数及参加人员，报到日期和地点，是否需要带文件、材料等，以便做好准备。为了安排好会务工作，有的会议通知还要求提前报告参加会议的人员名单（包括性别、职务）、乘坐的交通工具等情况。若是召开表彰性会议的通知，还要写明评选劳模或先进人物的范围、条件、方法、名额和组织领导等有关事宜。会议性通知比较好写，关键是要认真、细致、周全，不出现漏洞。会议的内容如果保密，通知中可不写开会的内容和讨论的议题。

4、任免通知

上级机关任免下级机关的领导人，或上级机关的有关任免事项需要下属单位知道时，要印发任免通知。

5、一般性通知 一般性通知，是要某些单位办理某项事宜或告知其某些事情时所用的一种通知。用这种通知形式比较多，如：关于庆祝某一个节日，举行某种纪念活动安排的通知，成立、调整、撤销某个机构的通知，调整某一个领导小组成员的通知，启用某某单位印章的通知，请下级机关报送有关材料的通知等等。

二、通 报

通报，是党政机关和社会团体用于表彰先进、批评错误，传达重要情况时使用的一种公文，这种公文、多数是属于上级机关为了使下级机关知道某一方面工作的经验、教训或重要情况而印发的。它对于沟通信息，互通情况，学习经验，吸取教训，改进工作很有益处。

通报一般由以下几部分组成：

（一）标题

标题构成方式主要有两种，一是完整式，即包括发文机关名称、事由和文种三个要素。这种形式的标题最为多见，如《中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报》等；二是省略式，即由“事由和文种”两要素构成，如《关于连续发生重大火灾情况的通报》等。

（二）通报缘由

这部分是通报正文写作的引言，是全篇内容的总括。具体而言，表彰性和批评性通报一般应写明时间、有关单位和人员、主要事项、结果等要素，同时还要亮明发文机关的基本观点或态度。通报缘由要起到提纲挚领的作用。需要说明的是，有些表彰性通报，往往省略这部分，即行文开篇就进入通报事项的叙述，给人以单刀直入，简炼明快的感觉。传达性通报，如是传达重要精神的，则应着重写明其来源和基本内容。究竟是什么时间，由哪个上级机关下达了什么重要精神？对此均要准确、概括的予以载明。如系传达重要情况的，则应写明该情况发生的时间、地点、涉及的范围、问题的性质及影响等方面的内容。这部分的结尾处，通常用过渡语“特通报如下”等开启下文。

（三）通报事项

这部分是通报写作的主体和核心，也是发文机关赖以提出有关希望或要求的基础和凭据。因此，要写得准确、具体、完整，将通报的基本内容如实交待清楚。具体来讲表扬和批评性通报应主要载明事件发生的时间、地点、涉及的单位和人员、大致过程、主要情节、结果和影响等诸项要素。要在通报缘由的基础上进一步展开，使之更加具体和深化。

（四）处理意见

这部分是通报写作的精要之笔。它是指对有关单位或人员的具体表彰或处分意见，或对有关精神或情况的处理意见。用语要简明精炼。表彰性通报，一般应写明经哪级组织批准，决定授予什么荣誉称号，给予怎样的物质奖励，等等；批评性通报应写明给予何种惩处。传达性通报往往不单独写这部分，而与下文“希望或要求”合并写。

（五）原因分析

传达性通报一般没有这层内容。就表彰性和批评性通报而言，“原因分析”是不可缺少的重要组成部分。它要在通报事项及处理决定的基础上，作进一步的分析和评价，揭示问题的实质，概括出可

资借鉴的经验或应当吸取的教训。表彰性通报应着重说明主体行为的非偶然性，也就是其先进行为决不是一时冲动，头脑发热，不是一蹴而就的闪电行动，而是平时注重修养，严格要求自己的结果；批评性通报也要深入挖掘问题的实质，要切中要害，一针见血。

（六）通报希望或要求

这部分是前述内容的自然延伸，也是制发通报的目的和归宿所在。要紧密结合被表彰或被批评的事件行为，以及传达的某一重要精神或情况，透过表面现象，挖掘其深层含义，进而提出具有普遍指导和教育意义的希望或要求。

（七）结尾

一是制发通报的机关名称，二是制发日期。

三、请 示

请示是下级机关向主管上级机关或业务主管部门，对某项工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮助解决工作困难时所使用的一种公文。从日常行文情况看，常用请示这种文种的主要有以下几种情况：

一是本机关职权范围内不能决定而必须经上级主管部门批准的，以及上级主管部门明确规定必须请示批准的问题；

二是对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，有待上级主管部门明确答复才能办理的问题； 三是工作中出现了新情况、新问题，而无章可循或者按原规定难以处理的问题；四是因事情重大，为防止处理不当，需请示上级审批的事项等。

那么，如何撰写请示，有这么几点要把握：

1、拟好标题。标题一般由发文单位、请示事项和文种名称所构成。如“中共桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示”。其中，发文单位是“中共桥东区委”，请示事项是“关于召开第三次党代表大会”，文种是“请示”。这份请示的标题写得简单明确，使人一看，就知道请示的是什么问题。

2、写好正文。正文，要详细、准确地写明请示的理由，同时要提出本单位对解决这一问题的意见。但要注意文字的简洁，以说明问题为止。对请示的问题，有的还可以提出几个方案，供上级领导机关决策参考。所提意见要有根有据，所提几个方案，要加以分析、比较，说明利弊以及本单位的倾向意见。如“桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示”，要写明召开党代表大会的理由，拟召开时间，区党代表的名额分配，大会拟审议通过的事项，需要市委解决的问题等等内容，要写得详细、准确，但文字要简洁，能说明问题就行。

3、收好尾。请示的结尾，要具体提出对上级的希望和要求。提要求适当，提建议要合理，行文的语气应当诚恳而谦和，迫切而不躁。常用语如：“妥否、请批示”、“以上意见如无不当，请批准”、“以上意见当否，请批复”、“此意见如可行，请批转„„执行”等等。

4、请示要一文一事。不能在一份请示中，请示几个问题，否则，不便于上级领导机关及时答复，甚至容易出现漏批现象。

5、请示和报告不要混在一起写，请示就是请示，报告就是报告。请示虽然有报告事项的性质，但与报告是不同的。两者的区别在于，“请示”一般都需要上级机关答复，也就是需要上级机关表态，于是就同下行文中的批复等构成了相照应的关系；报告则是不需要上级机关答复的。需要注意的是，下级机关只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示，不得向无隶属关系的机关发文请示。因为只有具有直接隶属关系的直接主管的上级机关，才有批复的资格和权力。如，去年，我市向国家新闻出版总署一个请求事项，想成立西柏坡出版社，起草时用的是出版局的名义，后来为提高规格，改用市委、市政府两家的名义，市委办公厅法规处在核文时感觉不符合行文规范要求，建议改成了发“函”，因为国家新闻出版总署不是我们的直接上级机关。另外，也不能写多头请示或者越级请示，否则既不便于文书处理，又不便于上级答复问题，有时容易误事。

6、请示性文稿，要经单位主管领导签发后行文，如果同一件事情几个单位联名向上请示，所有单位要搞会签，以示负责。在行文时用“呈”字文，并标明“签发人”，这是有规范要求的。

四、报 告

报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及回复上级机关的查询或交办事项时使用的一种陈述性公文。这个文种种类比较多，在党政机关中常用的有专题报告、综合报告、总结报告等。在通常情况下，下级机关应主动向上级机关写报告，反映情况；有时，上级机关专门要求下级机关就某一个问题写出报告。这样，上级机关通过下级机关报上来的各种报告，可以了解情况，掌握动态，发现问题，总结经验。通过对下级情况的综合分析，又可以作为制定政策，部署工作的重要依据。

建议性的专题报告必须经过调查研究，既有定性分析，又要有定量分析，充分说理，言之有物，这样才能使人信服。专题性报告速度要快、内容要专、情况要实、篇幅要短。

写综合报告和总结报告，在通常情况下，这两种报告的内容可分为情况、经验、问题、今后意见几部分。但是必须突出重点，不能眉毛胡子一把抓。同时，也必须搞好定性和定量的综合分析，并注意各方面的关系。

由于各种报告内容的侧重点不同，在写法上往往有所差异，但其写作模式基本相同。大体包括这几个部分：

1、标题。

2、报告引据。

3、报告事项。

4、结尾。我们重点就报告的正文也就是“报告引据”和“报告事项”这两部分向大家介绍一下。报告引据是报告正文的开头。它要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。要做到开门见山，落笔入题。然后用过渡语“现将有关情况报告如下”，“为此，特做如下报告”等开启下文。

接着要写报告事项。这部分是报告正文的主体和核心。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述，如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法，措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的工作设想。在内容布局上，一般将第二层次详写，第三层次略写。如是反映问题，则应首选对所要反映的问题或情况作一概述。然后集中分析产生问题的原因，最后提出解决意见和办法。如是答复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务，然后写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交代处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。

结尾和请示不同，多用“以上报告如有不妥，请指示”、“特此报告”等字样。

五、批 复 批复，是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种公文。批复是直接对下级请示事项作出的答复，具有一定的指导性。虽然面不宽，但使用频率也是比较高的。批复的正文一般由引语、主体和结尾三部分组成。

1、引语。引语是批复开始的第一段或第一名话，这是批复的根据。通常要写清楚方面的问题：一是接到下级机关事项的日期，请示的问题或文号；二是简要引述来文所请示的事项。一般情况下，引语只要说明下级有关请示已经“收到”、“收悉”即可但也可以在引述来文的事项之后，表明批复者的态度。如“经研究，同意„„„”或“经研究，答复如下”成为由引语到主体的过渡语。

2、主体。这是批复的中心内容。要根据党和国家的方针政策、法律、法令、规章、制度和实际情况，对请示中提出的问题，作出恰当的明确的答复。内容简单的只表明同意或不同意；应该和不应该。内容复杂的，除表明同意或不同意的态度之外，还要说明同意或不同意的理由。也可同时指出

如何才能保证批复事项的完成，或如何防止某些问题的出现。

3、结尾。批复的结尾比较简单。一般只需在正文下另起一行写出“特此批复”、“此复”即可，不用标点符号。

批复要注意以下三点：

一是一请示，一批复。因为批复是针对下级机关请示事项的，请示本身要求一文一事。所以，批复也要一请示一批复，突出针对性。二是观点鲜明，态度肯定。“同意”、“不同意”，“不予准许”或“缓办”，要当行则行，当止则止，明确表态，切忌含糊其辞，模棱两可。三是文字要简炼。

六、会议纪要 会议纪要，是用准确而精炼的语言综合记叙重要会议的主要精神和议定事项，要求有关方面或下级机关共同遵守和执行的纪实性、指导性公文。会议纪要的用途主要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行。同时，又可以作为一个机关或单位召开重要会议时研究、议定重大事项的历史记载。

会议纪要主要有两种类型：

一种是某些部门或战线召开工作会议所形成的工作会议纪要

另一种是党政机关领导班子开会，集体讨论研究某些重大问题所形成的例行会议纪要，如：书记办公会议纪要、常委办公会议纪要，等等。

撰写工作会议纪要比撰写例行会议纪要要求更高，难度更大。这主要是因为工作会议纪要经过领导机关审核批准后，一般多以公文形式下发，要求有关单位执行。

撰写工作会议纪要，应当注意以下几点：

1、一般来说，开头写会议概况和基本估计，然后转入正文。

2、工作会议纪要的正文内容，要根据会议的宗旨和议定的重要事项，用准确而精练的语言综合记叙出议事要点。要求重点突出，观点鲜明，是非分明，对有争议的问题要表明态度。

3、撰写工作会议纪要，提炼和概括议事要点要完整，论述和判断要准确；要分层次、有条理的叙述，避免杂乱无章、前后矛盾。

4、文字要简练，开门见山，不讲套话、空话。

5、工作会议纪要的内容限于会议议定的事项，会上没有涉及的内容不能写上。

三、撰写公文要注意行文关系

行文关系，是指发文机关与收文机关之间的关系。各级党政机关、各个业务部门、各个单位的行文关系，是根据各自的隶属关系和职权范围确定的。在各级党政机关及其所属业务部门的公务活动中，理顺行文关系，按照正确的行文关系发文，对正确行使自己的职权，提高工作效率有着重要意义。行文关系混乱，必然影响正常的工作程序，以致造成工作的失误。因此，各级党政机关及其所属业务部门的领导同志和秘书工作人员，在制发和签批公文时，应当按照正常的行文关系办事，保证上下级之间、部门之间的正确行文。

正确的行文关系应当遵循以下几条原则：

（一）下级机关应按照直接的隶属关系行文，一般不能越级行文。如遇特殊情况或紧急事宜必须越级向上行文时，必须抄报发文机关的直接上级机关。

（二）党委与政府之间，党组与行政部门之间不能互相行文。

（三）党委或政府机关各自所属的各个业务部门在自己的职权范围内，可以互相行文，平行单位之间或不相隶属的单位之间一般只能发平行文。

（四）业务上下对口的单位可以在业务管辖范围内互相行文；“条条”一般不对“块块”下指示、作规定。

（五）同级部门或单位可以联合行文。但主办单位要主动与有关单位协商，不得自作主张，强加于人。

（六）特殊情况下，上级机关可以越级向下级行文，同时抄送收文机关的直接上级机关。

此外，理顺行文关系还应注意下面三个问题。

第一，上级业务部门可以根据本级党政机关领导授权，答复下级党政领导机关的请示。否则，不可随意向下级党政领导机关发号施令。第二，上级党政领导机关的办公厅（室）向下级党政领导机关部署工作，下达通知，转发上级指示，批转重要规定和印发领导讲话时，必须在批语或按语中注明“经某某党政机关或领导批准（同意）”等语，以示负责。

第三，上级机关向下级机关的重要行文，应抄报发文机关的直接上级机关