煤矿企业档案管理的重要性及管理革新探讨[合集]

第一篇：煤矿企业档案管理的重要性及管理革新探讨

煤矿企业档案管理的重要性及管理革新探讨

【摘要】煤矿企业在国家能源经济发展中占有重要地位，对企业档案信息的管理工作也是企业健康发展的重点。随着近年来煤矿企业的逐步转型，档案管理也要作进一步的调整，本文就档案管理在煤矿企业的重要地位及发展趋势加以探究。

【关键词】煤矿企业；档案信息；管理革新

我国的煤矿企业发展态势一直呈现良好状态，但随着国家战略的调整，煤矿企业也同其他行业企业一样，在转型调整过程中矛盾呈现愈发明显，很大程度上影响了企业的有序发展。档案作为企业的基础、客观工具，真实、直接、连续地记录着企业发展历程和经营状态，应当在现代企业管理中被重视起来，以便对企业的未来发展起到指导作用。

一、煤矿企业档案管理的重要性

煤矿企业档案真实地记录和反映着煤矿企业历史发展状态，记录着煤矿建设和生产过程中形成的各种文字材料和数据。做好、管理好并且用好煤矿档案资料，对煤矿的生产建设和未来发展有着不可替代的作用。

（一）档案管理是煤矿企业发展的基础。煤矿企业档案是煤矿生产建设中最重要的组成部分，是煤矿经济效益、技术革新的资源宝库。以往大多数矿业企业只重视眼前利益而忽略对档案的建设，蒙受的损失都历历在目。因为煤矿持续的发展需要不断革新技术和扩大生?a，其中生产设备，矿产品种、质量以及工程质量设计等，都需要查阅以往资料作为参照，从而创造出更好的经济效益和体现更高的社会价值。

（二）档案管理是煤矿企业发展的依据。煤矿企业的发展离不开档案管理。煤矿企业在创立、发展过程中，适时制定的一系列规划纲要，日常生产事务以及企业升级更新等宝贵数据，对今后煤矿企业的可持续发展提供依据。煤炭是我国的主要能源，煤矿档案是煤矿企业全体的经验和智慧结晶，是矿井发展中的一笔重要的文化财富。若缺乏档案记录和管理，或者管理不到位，可能会阻碍企业的健康有序发展，使得企业发展走很多弯路，影响着企业的决策制定，人事及科技发展和后来管理者对企业变革的深入了解。

另外，档案对煤矿企业的现代化发展也起着至关重要的作用，随着我国现代化进程的日益加快，煤矿企业迎来了至关重要的转型瓶颈，无论是从生产设备，还是管理模式上，都需要在科学的层面上真实地反映企业信息数据，凸显企业的现代化优越性。档案在其中可谓发挥基石作用，只有基石牢靠，企业才能抵御市场洪水猛兽般的竞争，才能顺利完成既定指标、制定出全面的规划制度，在市场上立于不败之地。

二、当前煤矿档案管理现状分析

（一）档案管理方面，除了缺乏现代化管理人才，企业领导也缺乏对档案管理的重视，没有很好地将档案管理作为企业永久发挥效用的机制来抓。随着电子信息技术的快速发展，我国各行各业都在逐步转变传统的管理模式，开发和应用电子信息技术档案管理可以加快档案的系统性和可视程度。而这一运用并非档案管理者凭借热情就能胜任，更需要企业领导足够重视，建立有效机制监督和逐步完善企业档案的变革。

（二）现代市场经济的发展日益多元化，相关煤矿企业档案在管理上还存在漏洞。管理过程中，由于相关工作人员缺乏安全意识问题，使得档案信息在网络化过程中存在很大的安全隐患。目前各个煤矿企业都有自己的档案管理部门，但档案人员的工作比较繁杂，缺乏专业性。

（三）档案资料收集得不够齐全。煤矿档案有其专业属性，涉及到矿井、地面等多个方面，使得煤矿档案呈现多样性和复杂性，收集档案资料难度大，质量低，记录书写没有严格的格式范例和统一的形式。有些资料受限于工作实际而不能及时上交，造成档案缺失，影响着档案的使用价值。

三、煤矿档案管理工作革新

档案管理工作是随着企业的发展而有序进行。我国的煤矿企业由以往的粗放式开采逐步进步为精细化生产，档案管理者也要逐步适应煤矿企业发展的需求，从思想上加深认识，围绕煤矿生产主旨，完成对煤矿档案的科学化管理。

（一）加强档案管理人员业务培训，提高个人素质。档案管理工作始终是人的管理，在档案管理过程中，管理者的个人素质高低影响着管理工作的优劣。因此，对档案工作人员的素质培养，也是提高档案管理工作的有效机制之一。作为煤矿企业，应建立有效的系统的教学机制，围绕企业发展的安全问题及生产事务对档案工作人员加强思想教育和培训。主要包括井下从事生产任务的人员数量、生产人员的劳动技能情况、生产人员实际经验的多少、生产人员的文化程度、煤矿对生产人员进行定期培训的情况、生产人员是否具有责任心、生产人员是否在工作过程中出现违规操作的情况等。

（二）加强对档案管理工作的认识。这种认识首先要求煤矿管理者足够重视，通过各种形式开展档案法律法规的宣传，让企业员工认识、理解档案机制的重要性，支持档案管理工作。建立科学的档案管理体系，确保档案资料的质量和完整性。细化档案管理工作流程，各司其职，落到实处，必要时可以对典型事迹加以报道宣传，进而激发档案工作者的热情。

（三）档案管理工作要科学化、现代化。随着我国科学技术的进步，档案室也应当适时提高软硬件，增加现代化设备的投入，全面培养档案管理的“复合型”人才，熟练应用现代化设备和管理软件，尽量减少手工操作，利用现代科学技术手段做好档案工作，创新管理服务机制，提高档案管理工作效率，确保档案工作更好地为矿井发展服务。

【参考文献】

[1]张文帅.我国煤矿安全科技推广问题及对策研究[J].产业与科技论坛，2012（10）.[2]李照萍，王芬.浅析煤矿档案管理工作[J].内蒙古煤炭经济，2014（12）.[3]薛宝兰.煤矿企业档案管理的地位和作用浅析[J].价值工程，2010（6）.

第二篇：档案管理的重要性

档案管理的重要性

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应注意日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定的要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。

常言道：“没有规矩不成方圆”。建章立制，营造良好建档环境。充分认识开展企业建档工作的重要性和必要性。让大家真正明白，做好建档工作不仅是权利，也是义务，是企业自身发展的客观需要，是长期受益之事而非权宜之计，从而增强开展建档工作的积极性和自觉性。档案不是包袱，是财富，为使档案工作从开始就步入科学化、规范化轨道，我们档案人员必须严谨、认真、仔细，加强企业档案工作，是企业强化基础管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求。企业应充分认识档案在企业各项工作中的重要作用，增强档案人员依法做好档案工作的自觉性和责任感，从企业现实工作和长远发展的客观需要出发，把档案作为生产、经营、管理的重要资源和必不可少的条件切实加强管理。利用企业档案的原始性，发挥凭证作，产生经济和社会效益。企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。档案属于文化范畴，企业文化当然包括企业档案、企业要成功，离不开企业的经营管理等。这些都是重要的企业文化，离不开企业档案工作保障。建立企业档案，以便赢得客户、赢得市场。企业信用档案标识着企业的信誉度，信誉度高就容易赢得客户、赢得市场。企业文化建设、形象宣传等方面发挥了积极作用，各类原始资料发挥了举足轻重的作用。使档案工作为经济服务落到实处，以便取得较好的效果。

第三篇：浅析煤矿企业采掘连队材料成本管理的重要性

浅析煤矿企业采掘连队材料成本管理的重要性

【摘要】文章就目前采掘连队在材料管理方面存在的问题、所采取的对策及加强采掘连队的材料成本管理谈几点自己的看法。

【关键词】煤炭企业 采掘连队 材料成本 全员成本意识 节约挖潜

在市场经济的今天，经济环境发生了翻天覆地的变化，随着电子信息化技术的飞速发展，企业之间的竞争越来越激烈。同时，自我国加入WTO以后，煤炭市场完全放开，价格全面推向市场，煤炭行业的竞争也变得非常激烈，企业面临严峻的挑战。这使得煤炭企业要想在竞争中立足，要想经得起考验，就必须加强日常的经营管理，尽可能地以最少的资金和最低的能耗，取得最大的经济效益。在成本核算中，企业生产过程中的材料成本核算，便越发显得重要。据测算，在原煤成本结构中，材料费用所占比重较大，一般约占总成本的30%，如此高比例的费用消耗，如果不能扎实地做好采掘连队材料成本管理工作，其漏洞是可想而知的，推行严格的材料成本管理制度，是企业在市场竞争中取胜的关键。因此，加强采掘连队的材料成本的管理，在采掘连队管理中的地位必须提高到一个新的高度去加以认识，必须卓而有效地加以控制和管理材料。

一、煤矿企业材料成本具有独特性

在不同的工业部门由于生产的特点不同，产品成本的特点也不同。煤炭企业绝大部分属于地下井工开采，成本构成复杂且变化大，与其它产品相比，具有它独有的特性。原材料构成产品实体，用于煤炭开采的主要材料的消耗，如木材、坑木代用品、大型设备配件材料、专用工具等都不构成产品实体，可以多次进行维修、回收和复用。这些材料回收、复用次数的多少，取决于煤炭企业的技术管理、生产管理和经营管理水平。管理得好，复用的次数就多，成本就低。反之，复用的次数就少，成本就高。这一特点的存在，说明

二、分析当前采掘连队材料成本管理存在的问题

随着改革开放的进一步推进，煤炭企业经济增长方式也开始由粗放型向集约型转变，现代企业制度的建立，逐渐在企业内部大力推行目标成本管理，实行成本分解，取得了一定效果。随着企业改革不断深入，各采掘连队材料月指标的使用，单纯依靠矿井领导和职能部门的监督与管理是不够的，还必须依靠各采掘连队，尤其是队长、书记、班组长，因为他们是生产单位的基本细胞，是材料的直接使用和管理者，他们的技能、责任心直观地体现在材料的浪费与否上。因此，采掘连队在材料成本管理中存在的问题也逐渐暴露出来。

（一）采掘连队材料成本管理观念薄弱

企业的决策层和主要管理层对材料成本管理的重要性已经有了充分的认识，但在基层连队、班组、直至岗位上的职工都还没有足够的认识。在工作中，存在着各队组每月不能严格按照井口下达的材料指标领用材料，没有做到事前预测，在实际日常生产过程中，一些连队干部和职工节约意识仍很淡薄，仍存在很多浪费现象。例如：吊挂皮带使用的锚杆和钢绳，本可以用旧的，却非得使用崭新的，采煤队工作面上支柱回撤时坑木、皮柴没得到及时回收，设备长时间空转造成电资源的浪费，掘进及巷修连队，水泥、沙、石物料在装运、存放等环节不当，遇淋雨或潮湿造成损失，油料使用乱洒乱泼，造成浪费，废巷回撤过程中能回收的支护材料、设备物件等不及时回收造成丢失，掘进头风筒、监测监控设备、各种挂牌在放炮前不采取防护措施加以保护，造成炸坏，工作面的乱扔乱放材料的习惯现象，材料的堆放不能准确挂牌管理，小物件象刮板运输机上的链条、链环被煤埋的现象仍随处可见等等。没有做到事中控制，事后也不能对工作量与质量进行考核验收，验收不合格，很可能造成材料的二次浪费，没有做到事后分析，造成奖罚出现不公平、公正的现象。

（二）采掘连队人员素质偏低，加之连队对政策宣传不到位，材料计划贯彻力度不大，一部分职工不能正确认识材料成本与工资收入关系，致使在运送材料使用过程中发生丢失以及浪费现象

因井下一线人员大多数来自偏远山区，文化素质偏低，连队、班组、直至二线后勤服务岗位上都还没有足够的认识。随着用工制度的改革, 煤炭行业职工队伍的构成性质已发生了较为明显的变化，有相当多的农民合同工(占到采掘一线人数的80%~90%)来到矿上并成为煤炭生产的主力军。他们只片面地认为有产量、进尺就行，而忽视材料的消耗，甚至对材料的浪费熟视无睹，漠不关心，使材料的成本往往超出计划，指标计划连队又没有很好的宣传，到班组就可有可无，到岗位职工那里知道的人就少之又少，材料计划的贯彻程度就可想而知。

（三）连队干部对材料成本管理的意识不强

井口下达的材料指标，有的队干部根本不在乎，只简单认为有产量和安全就行，材料计划那只不过是一种形式，材料不够，井口还能不给? 否则就停工。把连队班组材料管理的重任推给了材料员，每月材料超了还不知道，殊不知自己才是材料成本的主要责任者。往往由于自己疏于材料管理，造成材料不必要的浪费，这不仅影响连队班组的成本核算，还直接影响到井口、直至矿总成本的核算。

（四）没有全方位地开展好节约挖潜、降低消耗活动

煤矿企业成本与其它企业的成本有一显著不同的特点，就是煤炭生产过程中的材料消耗只是有助于产品的形成，而不构成产品实体，具有较高的回收、复用价值。虽然随着采区的延拓，企业的材料消耗有上升的趋势，但如支护用品、专用工具、大型材料、一部分备品配件等，均可以多次回收复用。这些材料回收、复用次数的多少，取决于煤炭企业的技术管理、生产管理、经营管理水平。管理得好，复用的次数就多，成本就低，反之，成本就高。这一特点的存在，说明了煤炭企业材料费用中蕴藏着较大的可控潜力。因此，没有将材料费作为煤炭企业成本的重点控制对象，也就不能全方位地开展好节约挖潜、降低消耗活动。

三、当前煤炭企业加强材料成本管理的对策

（一）完善材连队料计划成本的制度管理

材料成本计划是考核连队班组材料消耗的标准和依据，井口每个月根据矿上分项成本指标以及本月任务，必须结合现场实际和安全质量标准化将各项指标自上而下层层分解到连队到班组，再具体到人，使人人头上有指标，个个肩上有任务。既满足了生产的需要，又能通过计划合理使用材料，尽量做到该投入的投入，可投入或缓投入的适当投入，不必要投入坚决不投入，真正做到事前计划，从而起到事前控制成本的作用。

（二）认真做好连队材料实际消耗量的核算

材料实际消耗量的多少是考核连队材料成本超支或节约的基础，也是连队受到奖罚的依据。连队对班组的用料要实事求是做好统计，对三班共同使用的材料要建立材料存放点，配备专兼职材料管理员，建立现场交接班材料原始记录，对于当班的材料领用、使用、退回都要进行严格清点，以便能准确统计各班材料的使用数量，及时揭露、分析计划和实际的差异，并迅速采取措施加以改进，使成本在事中得以控制和加强，同时也便于月末核算和考核。

（三）实际工作量和质量的验收考核是连队或班组奖罚的前提 如果验收工作质量不合格，一切考核就失去了意义，因为它与材料成本有着直接的联系，所以必须在保证工程一次达标的基础上进行考核，坚决杜绝使用过程中的浪费和因工程质量不合格造成二次浪费。

（四）奖罚兑现

对连队班组材料成本的奖罚兑现是搞好材料成本管理的关键，必须做到公开、公平、公正，否则一切材料的管理都流于形式。

（五）要求各采掘连队充分做好材料管理的各项基础工作

如各采掘连队和班组材料的领用制度、建立健全原始记录、材料台账、并将记录装订成册，妥善保管，以便为月末召开成本分析会提供第一手分析资料，查找原因，查明责任归属，评价业绩，从而制定行之有效的措施，以避免不合理的支出和损失的再次发生，为以后成本管理和降低成本指出努力的方向，从而使成本事后控制得以实现。

（六）连队队干是材料管理的主要责任者，充分加强队干领导对材料管理的作用

所有队干是材料管理的直接责任者，他们和班组接触最多，并负责着班组材料的管理，因此发挥着举足轻重的作用。开展节约挖潜、降低成本，材料消耗是材料管理的关键，连队领导抓得紧抓得松，效果是完全不一样的。因此要让他们充分发挥好管理的作用，就必须要有 “牵牛要牵牛鼻子”的理念，要让他们把安全管理、生产管理、材料成本管理等三位一体放在同等重要的位置来抓，经常和职工谈心、交心, 及时了解他们的思想动态，及时做好职工细致入微的思想教育工作，让每个职工都能把矿、井口的文件精神理解、吃透，做到井上井下文明生产，尽量减少各种材料随手乱扔乱放现象，杜绝偷盗、丢失现象的发生，使人人都能从身边小事做起，节约一颗螺丝、一个螺帽、一滴油、一滴水、一分钱。把连队班组的事当作自己家的事来做，最大程度减少材料的消耗和浪费，从而大大降低班组的成本，相应连队班组的材料生产成本也就降低了。

（七）强化全员成本意识,倡导降低成本为中心的企业文化

强化教育，努力提高全员参与成本管理的意识，人在任何管理中都能起到决定性作用，是管理的主要因素，抓好成本管理，进一步教育职工增强成本意识，使职工都能积极地、主动地参与到材料成本管理中来。同时在企业还要塑造一种以降低成本为中心的企业文化，注重细节，精打细算，讲究节俭，严格管理。不但要抓外部成本，也要抓内部成本，要以 “降低成本” 为核心，一切行动和措施都应该体现这一核心，一切矛盾和冲突的解决都应服从于这个核心。企业有了这种以降低成本为中心的企业文化，降低成本的思想就自然而然地深入人心，人人都以降低成本为己任。因为降低成本，关系到企业经济效益的提高，关系到企业产品竞争力的增强，关系到企业的生存发展，关系到企业每一个员工的根本利益。企业的方方面面、上上下下都要围绕成本的降低下功夫，从身边的小事做起。降低成本的首要一点就是杜绝浪费，一分钱、一滴水、一度电、一颗螺丝钉，能节约的就节约，成本就在每个员工手中。曾经看到一则报道，武汉柴油机厂的德国专家格里希应聘担任厂长以后，发现厂里到处都是钉子、螺丝掉在地上，他要员工捡起来，并说在德国如果发现这种情况第一次不捡，要警告，第二次不捡就会被解雇。如今企业都在紧紧抓住降低成本这个目标，加强各项管理，增强市场竞争力，不断强化员工的成本意识，完善以“降本增效” 为中心的管理体系，并采取岗位盘算、班组核算、过程倒算、装置结算等措施，把成本指标细化、分解到人。此外，要降低成本，还要不断提高劳动者的素质，在员工心目中树立成本、节约、效益、竞争的市场观念，并以此支配员工的日常行为。从一张纸、一分钱做起，全方位降低消耗，降低成本。

（八）加大回收复用的力度是节约挖潜降低成本的有效手段

为进一步贯彻执行矿文件精神，降低生产成本，提高干部、职工的经营意识，把修旧利废回收复用当作 “挖潜补漏，节约增效” 的有效手段。一是井口应根据矿上文件精神成立修旧利废回收复用管理机构或管理办公室。二是要制定《废旧物资回收复用管理奖罚办法》，各队书记、队长都是所在队组的第一责任人，并要求做好保管、回收、上缴及检修复用的记录，若发现在上缴过程中存在丢失或以个人名义买卖的处以材料总价值3倍以上的罚款。为了调动连队班组和个人参与这项活动的积极性，对回收的连队班组和个人分别给予奖励，加强材料的回收费用和设备维修管理，组织职工对工作面的废旧电器设备、坏的皮带托辊、顶梁、支架等废旧材料进行集中回收修理，提高复用率。三是要加强材料管理，严格奖惩考核制度，对材料使用按照采掘产量进行考核，节奖超罚。四是要安排人员对工作面材料使用进行跟踪监督，在材料使用中坚持能做不买、能修不换、能用不扔的原则，使其 “坏变好”、“旧变新”、“废变宝”, 在安全的前提下提高废旧物资二次复用率，实现安全生产利益的最大化。

四、加强对连队的材料成本管理,对降低材料的成本具有重要的意义和作用 一是实行连队材料成本管理，把各项材料消耗的成本与个人的工资、奖金挂钩考核，使责任与任务进一步明确化、具体化、直接化。改变以往那种事前无计划，事中无控制，事后无考核，用多用少一个样的 “大锅饭” 的管理模式，发展到连队班组及每个职工都能增强节约的思想，明白浪费材料就等于浪费自己的工资的意识。每个连队的每个班组都能做到在班前会上对当班所用材料先算后领，合理使用，由过去 “用了算” 变为现在的“算着用”的好的理念，好的风气。

二是实行连队材料成本管理，就必须使连队所属的班组做到日领用，日核算，日考核，使各队每天都能了解自己的成果，了解各班当天材料的消耗情况，能够及时准确发现问题，并针对所发现的问题进行整改，改变过去那种只片面地强调产量、进尺而忽视材料的消耗，甚至对材料的浪费熟视无睹，漠不关心，从过去的 “要我管” 逐渐转变为 “我要管” 的新的管理理念。

三是实行连队材料成本管理，就必须把其材料成本管理纳入到连队的重要日程上来，把其放在与安全产量、生产任务等同等重要的位置来抓，做到一起抓，一起管，不分轻重，不分薄厚，使连队的管理更加全面、系统。

四是实行连队材料成本管理，就必须使职工转变过去那种 “煤黑子，不需要什么文化、技术, 有力气就行” 的错误思想。因为在科学发展的今天，加强内部管理，降低成本、降低费用是关系到连队切身利益，同时也关系到连队每一个职工的根本利益。而成本就在每个职工心中、手中。就比如说掘进队打眼放炮，看似简单的活其实并不简单，放炮员在打眼放炮前要先算好眼的个数, 设计好炮眼的方位和角度，检查炮泥充填量及强度，装药的数量, 如果这些都掌握不好, 必然会影响爆破的效果，造成二次返工不说，也会造成材料成本的浪费，从而影响连队的工程进度和质量。因此，要想提高工程的质量、进度，降低材料的成本就必须提高职工的素质，在职工心中树立成本、节约、利益的新理念，并以此来支配职工的日常行为，同时还要不断提高职工的专业技术水平，经常对他们进行技术方面的培训，在全矿、各井口及连队之间开展 “学、练、比”的技术会战，对取得好的成绩和名次的集体和个人不仅要给予精神上的奖励，而且还要给予物质上的奖励，形成先进带后进，后进赶先进的良好风气，从而促进职工的整体技术水平得到进一步的加强和提高。

总之，加强煤炭企业成本核算与成本管理，是一项长期性工作，只有加强企业全员成本节约理念，使之形成文化，不断完善制度和监督管理工作，从基层抓起，从个人抓起，横向到边，纵向到底，就一定能够使煤炭企业的成本得到有效的控制。

清水营矿综掘二队始终把“加强成本管理”作为一项重要工作常抓不懈，结合区队实际，以强化成本管理为重点，实施计划控制，努力降低各项材料费用，开展了“莫为利小而不为”、“我为‘双增双节’献计献策”等座谈活动，发动全队职工开动脑筋，多想节约好点子，使材料管理工作收到显著成效。

该队从源头上控制生产材料的投入、使用和回收，形成了一套完全闭合的全过程管理办法，以坚持杜绝材料浪费为目的，坚决杜绝返工现象，避免了材料的二次投放；坚持每天由跟班队干对当天的生产用料进行部署落实，按照井下需要什么就放什么的原则，要求班组长、质检员严格把好现场材料管理关；规定电、钳班要定期对井下各种运输设备（如综掘机、锚杆机、皮带机、刮板机等大型机器设备）进行保养，实行包机责任制，尽可能地延长机械的使用寿命。

同时，该队加强对材料员的管理，要求材料员从点滴做起，建立材料出、入库台账，要求区队实行交旧领新、班组材料考核、评选节约班组及个人、节奖超罚等管理办法，有效地杜绝了各种材料浪费现象，保证了生产的正常运行。

一、二季度，该队共节约材料费用上万元。（通讯员 马卫东）

第四篇：煤矿档案管理工作总结

煤矿档案管理工作总结

各位领导：

在公司和煤矿领导以及各位同事的关怀和指导下，我不断的学习和成长，努力提高自己的工作能力，在煤矿从事技术工作的同时，兼职煤矿档案的管理工作，档案管理对一个企业来说是一个非常重要的内容，而对于搞好档案管理工作又是一个细致和繁琐的过程，现就对过去一年的档案管理工作做一个总结：

过去的一年里，从公司收购煤矿以来，在领导和同事的共同努力下，档案室的建立和档案的管理工作从无到有，从杂乱到逐渐规范，离不开大家的支持和帮助，今后在档案管理工作中我会继续努力，使档案管理工作更加有序和规范。

在档案管理工作中，我们取得了成绩，但总的来看工作效率还不高，还存在一些有待解决的问题，主要表现在以下几方面。一：工作业务不熟练

煤矿档案管理人员大部分在没有工作经验的情况下开展工作，没有专业的人员进行指导和系统的培训工作，大部分靠自己摸索，听取领导同事建议，导致档案管理工作没有一个清晰的思路和规范的管理。

二:人员培训不够系统化 在公司组织的培训中更应该注重档案管理业务培训，大到档案的分类、管理、收集，小到档案登记和处理等方面，对每个从事档案管理工作的员工进行全方面细致的培训，工作中才能明确工作的程序、方向，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，这样档案管理人员才能更有效的提高工作业务水平。三：档案管理人员配置

一个企业每个岗位都有它的有用之处，工作量都比较大、工作内容都比较复杂，对于档案管理工作更是一个细致和繁琐的工作，在人员配备合理的情况下，建议配备专职档案管理人员，这样能更高效、更专业、更及时的对档案进行登记、收集和处理等工作。

档案管理工作比较琐碎，我一直努力希望能在较短的时间内熟悉各项档案管理的工作，在以后的工作中我会明确工作的程序、方向，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，尽快令自己能够顺利开展工作并熟练圆满地完成本职工作。今后我将努力改正我的缺点，发扬优点，再接再厉把工作做的更好。

总结一年的工作，尽管有了一定的进步，但在一些方面还存在着不足。比如有创造性的工作思路还不是很多，很多工作还不够完善，这有待于在今后的工作中加以改进。在以后日子里，我将更加认真学习，努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平。

以上总结，如有不当，请指正！此致 敬礼

XX煤矿档案室

XXX

2013年3月17日

第五篇：企业档案管理与知识管理

企业档案管理与知识管理

无论是企业还是政府都会经常遇到这样的问题： 以前自己撰写过或见过别

人整理的一份非常有价值的报告和资料，在需要的时候却找不到了； 随着一位 关键员工的离职或休假，同重要合作伙伴或客户的良好关系受到损害，联系甚至 被迫中断，同时也失去了非常宝贵的实践经验；新员工加入某项目组，因没有相 关背景资料而很难上手，也不能充分借鉴前人的经验和智慧；在项目的开发和进 展过程中，员工需要向具有某种专长的专家咨询，却不知组织内部谁有这样的专 长。

英国知识管理大师安妮·布鲁金在《企业记忆——知识管理战略》中谈到：

“一家提供计算机服务的大公司近年来开发了7个文件管理系统——每一个开

发部门都认为他们是第一个开发者。他们还发现他们有51个同一客户的协议版 本！许多公司存档的专利被忘记了，得重新制作。一家石油公司的勘测记录被忘 记了，一位老雇员的偶然谈话告诉管理部门这一地区的勘探工作在20年前就完 成了，这为公司节省了数百万美元。公司依赖长期为其工作的雇员作为它们的‘企 业记忆’，可是当这些人离开，连接过去的纽带就被永远割断了。”①

比尔·盖茨在《未来时速》中也提到一个类似的例子：数年前，微软公司

在雷德蒙园区现存大楼的蓝图不见了，而这些蓝图是制作下一阶段建筑工作的背 景。于是有关人员打电话找刚退休的原微软房地产和设施部的主任，他让大家去 找一个电工，果然蓝图在这个电工那里。事实上，这个电工是世界上惟一拥有微 软所有建筑平面图的人。微软房地产和设施集团被这次事件惊动，从而决定利用 一个数字的存档系统来保存在20年间建筑工作中所积累起来的所有知识。②

传统社会往往依赖一两个人来记住这个群体的历史和传统，而现代组织却

需要用更好的方法来记录和传递他们的传说。上述案例实际上反映了企业记忆的 重要组成部分——档案及其管理工作与企业知识管理的关系，而过去我们对这两 者之间的相互影响却没有予以特别关注。在许多企业管理或企业知识管理的研究 中，鲜有企业档案管理的踪影。因此，笔者试图作一些创新性、补充性的研究，以起到抛砖引玉的作用。

一、企业档案是企业重要的知识资源

企业知识资源是指企业在其生产、经营活动中积累的知识及其管理体系。

因此，它实际上包括两个方面的内容：一是知识本身，它是知识资源的核心；二 是知识管理体系，包括企业知识管理观念、思想和文化、知识管理模式和组织流 程、知识管理技术与方法等。知识的分类方法有多种，根据其表达、传递方式，知识一般被划分为显性知识（Explicit Knowledge）和隐性知识（Tacit

Knowledge）两种类型。显性知识是指可以用正式语言清楚表达和传播的知识，主要存在于企业文献如图书、情报、档案之中。隐性知识是指不易用语言表达的、隐藏在组织层次或个人头脑中的知识，如企业的文化、思想，员工的技能、解决 问题的思路等。经济合作与发展组织（OECD）在《以知识为基础的经济》一书中

*本文系国家社会科学基金项目(03CTQ005)“现代企业制度下的企业档案信息管理研究”、北京市档案局科

研项目“企业档案管理与知识管理”成果之一。

2将知识归纳为四种类型：事实知识（Know-what），原理知识（Know-why），技能 知识（Know-how），人力知识（Know-who）。

企业档案是企业在生产、经营活动中直接形成的保存备查的原始记录，其

构成是以科技档案为主体，包括党群工作、行政管理、计划统计、经营销售、物 流管理、财务管理、人力资源管理等方面的档案。企业知识大量地沉淀在企业的 档案之中，美国Delphi咨询集团的一项调查表明：在组织所获取的知识中，大 约46%是以文本和电子文档的形式存在的。③ 企业档案是企业生产、经营活动的 真实的历史记录，不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的 知识，是企业重要的知识资源。

二、企业档案管理是企业知识管理的重要内容

知识经济是以知识为基础的经济，是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。在知识经济时代，知识是企业最重要的战略性资源。知识管理则是企业 适应知识经济发展而作出的战略性的反映，正如美国德尔集团创始人之一卡 尔·弗拉保罗认为知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为企 业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。从一定意义上讲，知识管理就是 企业管理其所拥有的知识和运用知识进行管理的过程。

既然企业档案是企业重要的知识资源，那么，企业档案管理本身就是对知

识的一种管理活动和过程。企业档案管理工作，包括对企业文件形成、积累、整 理和归档的监督、协助和控制，以及对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。这一管理过程，实际上是对企业文件档案这种显 性知识的获取、积累、储存、保护、控制和开发。企业档案管理对于积累和保存 企业知识，维护企业发展真实的历史面貌，保护企业合法权益不受侵犯，保持企 业核心竞争力等方面，都起到了重要的作用。笔者曾接受过国内某知名房地产公 司关于企业档案管理方面的咨询。该公司就是因为原来档案管理混乱，档案没有 实行集中统一管理从而导致一些客户档案遗失，公司因此接连在几起相关的房地 产诉讼中败诉，经济上蒙受重大损失。

运用知识进行管理是企业知识管理的又一个重要内容。可以说，企业对其

知识的管理是基础和手段，而运用知识服务于企业各项管理工作则是知识管理的 根本目的和归宿。企业档案中凝结着企业经营管理、科学研究、生产建设的经验，对企业各项管理工作具有直接和间接的凭证和参考价值。它为企业经营决策提供 现实和可靠的依据，是科技、生产活动的直接依据和参考。但是，档案中积累的 知识如果不被管理者开发、不能有效地被运用，那么，其价值只能是潜在的而非 现实的。因此，如何实现档案价值、实现档案知识共享是档案管理部门和人员必 须面对的重大理论和实践难题。面对日益剧增的、动态的电子文件和企业对档案 信息的大量、及时的需求，许多企业管理者发现，忠诚的档案“保管员”并不能 充分实现现代档案管理目标，档案管理者“必须停止扮演实体保管员的角色，而 成为概念、知识的提供者”④。运用档案中记载的知识服务企业各项管理，可以 有多种方式和方法。如一些企业将过去的产品开发档案编辑成“学习型历史文 献”，从中发掘过去的经验和教训，发现成功与失败背后的逻辑，并将其内在的 思想应用到自己的创造活动，用于新产品的开发，取得了显著的效果。如波音公 司在其737和747飞机项目受挫后，就要求开发人员从失败中获得教训。于是，开发人员利用档案，对737到747的开发过程进行了对比，从中得出许多有价值 的结论，并利用这些结论进行757和767飞机的开发。由于有这些历史经验的指 导，他们创造了波音公司历史上最成功、无差错的开发记录。

三、知识管理对企业档案管理的影响及我们的对策

随着经济全球一体化进程的加快和科学技术的迅猛发展，知识成为社会经济 发展的主要资本和动力。知识更新的加快以及非线性变化的环境迫使企业不得不 设计出非线性的战略以求生存和发展。因此，知识管理越来越成为众多企业适应 新经济时代要求的一种获取和保持竞争优势的重要选择。美国Delphi公司在一 项调查中发现，截至1998年4月，51%的美国公司已经实施了知识管理。KPMG 公司的一项调查也表明，在英国100家大公司中，已有43%的公司开始推行知识 管理。⑤ 我国一些企业也开始进行知识管理的实践。因此，探讨和研究知识管理 对企业档案管理的影响及我们的对策，是新时代档案学发展的现实要求。

（一）知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能

作为一种新的管理思想和方法，知识管理对企业战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着企业 知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也在发生相应的转变，企业需要拥有全新的档案管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认 为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并 强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资 源的共享。正如冯惠玲教授所指出的：“这种角色转变的要求导致档案人员将职 能重心从实体管理转向信息管理、知识管理，这是一种由外向内、由浅入深、由 物理控制向智能控制的转变，目的是保证数字时代社会记忆的完整和向人们提供 高质量的信息和知识服务。”⑥ 这就要求我们要转变观念，将档案管理真正看成 是企业知识管理的重要组成部分，在企业知识管理的整体要求和规划下完善档案 管理职能。职能的转变赋予企业档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色 的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。加拿大档案学者特里·库克认为：“如果我们在理论上作出科学可行的回应，那 么我们就可能抓住一个绝妙的时机，来提高我们的地位，受到现代档案工作者从 未受到过的礼遇，像古埃及中档案司神（THOT）一样，重新坐回上帝的身边，而 不是坐在凄凉冷清的文件办公室或是寂静的档案架前”⑦

（二）知识管理要求企业实现档案管理业务流程再造

业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设

计。1990年，美国的Michael Hammer 博士首先提出了“业务流程再造”（BPG, Business Process Reengineering），并将它引入企业管理领域。作为一种基于

信息技术的、为更好地满足顾客需要服务的、系统化的企业组织的工作流程的改 进思想及相关活动——业务流程再造突破了传统的劳动分工理论的思想体系，为 企业管理提供了一个全新的思路。

业务流程再造，既是企业知识管理的要求，也是实现企业知识管理的重要手 段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间 层次将逐渐减少并最终消失，企业将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的 组织。同时，企业对信息技术高度依赖和应用使企业产生大量的电子文件，电子 文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了企业档案管理 业务流程再造。

对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把企业文件档案看 作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企 业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运 转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强企业的知识

4管理，同时强化了对企业各项业务管理工作的服务功能，提高了整个企业的工作 效率。冯惠玲教授认为：在这一流程中需要两种“嵌入”，即将业务活动的要求 和档案管理的要求同时嵌入文件管理系统中。“在现代社会的机构中，业务流程 和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，也反映了该机构 的业务流程。在文档一体化系统中把这两个流程有机地融合起来，即在文件流程 中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，可以减少流程的中间 环节，提高流程中的并行程度与合作程度，从而提高业务工作效率，改善文件质 量。”“将档案管理的要求嵌入文件档案管理系统是实现文档一体化管理的重要 措施，体现了前端控制和全程管理的现代文件、档案管理理念，可以有效地提高 档案管理的质量和效率。”⑧

（三）知识管理对档案管理技术提出新要求

随着企业信息化程度的提高，企业的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智

能化，如：CAD、CIMS、ERP，电子商务等现代信息技术的在企业中的应用，导 致了大量电子化、数字化文件的出现，这对企业的档案管理提出了新的挑战。传 统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开 发，所以很难适应企业知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在企业生 产、管理中的大量应用，又为企业的档案管理提供了一个很好的转变契机，促使 企业档案管理从传统的实体管理向运用信息技术，积极开发档案信息资源，挖掘 档案中蕴涵知识的方向转变。目前，运用在知识管理中的主要技术有：数据仓库（data houseware）,群件（groupware），知识地图（knowledge map），超文 本技术（hypertext），元数据（metadata）等。所以，我们必须积极利用各种

信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动企业知 识管理水平的提高。

（四）知识管理要求强化档案知识智能化服务意识，实现档案知识共享 提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是企业档案知识管理的 最终目标，也是档案部门与企业其他部门和外界联系的纽带。

信息技术的发展，为企业档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独 有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设企业知识仓 库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务 的方式将更容易实现，在企业内部，可以通过构建企业内部网(intranet)来实现 知识的传递和共享。企业内部网是建立在网络互联的基础上，实现将企业内部原 本各自封闭的信息孤岛互相连接起来的目的，实现知识的传递和共享。对于企业 外部的知识传递，可以构建相应的企业外部网（extranet），实现企业和客户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户 则可以通过档案管理机构的主页或者企业的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。如施乐公司的内部知识库建立在企业的内部网络 上，由安装在服务器上的一组软件构成。员工可以利用该系统阅读公报和查找历 史事件，并彼此在虚拟的公告板上相会。该知识库里的内容包括：公司的人力资 源状况、公司内每个职位需要的技能和评价方法、公司内各部门和各地分公司的 内部资料、公司历史上发生的重大事件等历史资料、公司客户的所有信息、主要 竞争对手及合作伙伴的详细资料、公司内部研究人员的研究文献和研究报告。⑨

（五）知识管理要求提高档案管理人员素质，塑造“知识人”形象

现代企业管理飞速发展，在企业许多管理职位从业人员的素质都在不断提

升，而企业档案管理人员的素质一直是影响企业档案管理水平的重要制约因素。