企业档案资料管理的重要性

第一篇：企业档案资料管理的重要性

企业档案资料管理的重要性

企业档案是企业单位从事生产、经营、管理活动中形成的具有一定保存价值的文件、资料等，是一个企业正常发展不可替代的资产财富。房产档案更是城市房地产经纪发展的详实记录。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。下面结合日常工作实践总结谈谈企业档案资料管理的重要性及管理流程。

一、企业为什么要建立健全档案工作

1、企业档案很能反映出一个企业各项活动和生产经营情况，不仅仅是企业管理的第一手材料，也是企业资产的重要组成部分，更是企业生产、经营、管理等各项工作的基础。良好的档案管理，有助于企业增强技术和知识储备，保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障。

2、良好的企业档案有助于企业在发展中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；

3、有助于企业加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。

二、日常工作中档案资料管理流程

档案资料管理工作概况可分六个环节，分别为： 收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。

1、首先要把分散的资料接收、征集、集中起来，资料接收中要注意查看资料的原始性、完整性、合法性；

2、收集起的档案根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行分类整理；

3、整理后就要根据档案性质来鉴定档案的重要性与存放时间，可以参照企业档案管理规范进行鉴定；

4、档案的保管就需要有固定的空间及固定的保管人，把档案按照类别入库入盒，严格按照企业要求进行保管；

5、档案统计工作，在我们工程内部编排纸质目录台帐与电子目录台帐，便于内部管理及外人查阅；

6、工程档案，是房地产企业内部各大部门及政府部门利用较多的档案，利用多也是工程档案保管价值的体现，在提供利用中做好登记及正确处理提供利用与保密之间的关系。

不规范的企业档案管理会在企业今后的管理过程中遗留很多隐患（比如：

1、企业核心技术、资料被剽窃为他人所用；

2、因为企业档案没有密级和权限而导致员工最后成为自己的竞争对手；

3、不同程度的发生泄密行为发生；

4、运营费用超出实际需要的费用；

5、很多事情发生后不能很快找到直接责任人，互相推委等）。

三、如何规范档案管理的建议和要求

1、要增强档案管理意识，纳入到各部门日常工作中，使档案工作与各项工作同步进行。

2、定期对各部门档案管理工作进行抽查，以标准指路，档案资料较规范的年终设立专项优秀奖等。

3、聘请专业档案管理人员进行实践陪训，提高档案管理能力。

4、建议分公司各部门设置专职或兼职档案管理员。

作为工程部的资料档案管理人员，必须要认真学习档案管理知识，不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。夯实理论基础，勤总结，勤改进，不断创新。

万晟工程部：居群艳

第二篇：物业档案资料管理

档案资料管理

一、物业档案资料的含义

物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。

二、物业档案的建立

物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。

1．收集：是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。物业资料来源按不同的标准有不同的分类。

(一)、物业资料来源按时间顺序分类：

1、设计规划阶段信息

(1)土地购买合同、土地使用证等权属证书

(2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书

(3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件

2、竣工及验收阶段信息

(1)竣工图

(2)竣工工程项目一览表

(3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等)

(4)设施技术手册、使用说明及质保证明

(5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)

(6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)

(7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)

(8)隐蔽工程的验收记录

(9)工伤事故发生及处理记录

(10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单

(11)项目的重要技术决定和文件

(12)验收计划和验收会议纪要验收记录

(13)返修记录

(14)验收总结报告

3、委托管理阶段信息

(1)委托管理招标文件

(2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)

(3)物业委托管理合同(协议书)

4、招商阶段信息

(1)招标物业的平面图纸

(2)招租许可证及委托书

(3)租金及管理费测算

(4)租赁合同

(5)广告策划资料

5、用户入户信息

(1)用户入住通知书、入户须知

(2)管理公约(公共契约)

(3)用户资料(包括业主、租户)

(4)业主委员会章程

(5)用户手册

(6)用户进户验收表

(7)用户进户交费单

6、日常管理信息

(1)业主、租户变动和更换情况

(2)各部门工作(操作)规范，管理制度

(3)各部门工作记录

(4)大、中、小修记录

(5)维修承包合同和预决算

(6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等

(7)用户来往信件、投诉和处理资料

(8)工作计划、总结、报告

(9)人事档案

(10)保险资料

(11)法律法规和政府有关文件

(12)财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料

(二)、按物业管理参与者分为：

1、（1）在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权和工程技术资料等原始资料。

（2）在业主入住和进行二次装修阶段收集业主、客户资料。

（3）在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录和其他相关资料，并将档案的收集制度化。

（4）通过政府主管部门获取的相关信息。

2．整理：是指把处于相对零乱、分散的档案，经过分类组合、排列、编目，使档案系列化、系统化的工作。

(1)档案整理的基本内容：区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。

(2)档案整理工作的要求：必须保持文件之间的历史联系；必须便于保管和利用；必须在原有的基础上进行整理、加工。

3．归档：是按照档案资料的内在规律进行科学的分类与保存。一个有序的资料库是一个完整的树形图，从大分类到小分类，再至细分、排序。归档要及时，分类要合理。归档要求做到十清，即物业来源清、物业数量清、物业质量清、物业价值清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租金费用清、使用情况清、维修更新情况清。

4．利用：是充分发挥档案资料的凭证和参考作用为物业管理服务。提供利用是档案工作的中心任务，也是档案工作的成果；同时通过提供利用，使档案工作不断完善和发展。

三、物业档案的管理

物业档案资料管理指物业管理公司在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。

(一)资料的归档管理

1．在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。

2．对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存。这些档案应按授权级别检索并严格控制借阅。

3．档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。

4．档案室应保持干燥、通风、清洁，注意防盗，并确保储存地点符台防火、防虫、防鼠、防潮等要求。

(二)档案的使用

1．利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。

2．对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并应办理借阅手续。

(三)档案的销毁

根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁。

第三篇：档案资料管理及考核办法

建峰浩康档案资料管理及考核办法

一、职责范围

（一）综合部是公司档案管理部门。其职责是：公司档案管理人员职责；认真学习、贯彻执行《档案法》；负责公司各类档案的日常管理；制定并严格执行档案管理的各项规章制度；负责与总厂档案部门的业务联系，完成其任务，并负责对基层兼职文件资料管理员的业务检查、指导。

（二）公司各部门、车间在文件资料管理方面的职责：认真学习、贯彻执行《档案法》及公司档案管理规定；负责制定本部门、车间文件资料管理办法并严格执行；收集档案利用事例；配合公司档案管理人员做好资料的收集、整理、立卷、归档工作。

二、档案资料的借阅

（一）借阅档案时，借阅人必须履行档案登记手续，并当面点清。借阅档案的人员，应对所借档案的安全、保密负责，不得损坏、丢失、擅自转让、复印或泄漏机密档案并严禁在涂改和作任何文字标注。在档案原件上画线、圈点、加注、勾抹、涂改或污损的，处5元／页罚款；私自转借、拆散档案的处以10元／卷罚款；向无关人员泄漏档案内容的，处以50元至100元罚款；失、损毁档案、视档案价值处以100元至500元罚款。

（二）借阅机密档案，必须经主管档案的公司领导批准；借阅党务档案，必须是中共党员而且必须经主管党务的领导批准。

（三）会计档案只能在档案室查阅，不得借出，特殊情况需借出，须经公司财务负责人批准。

（四）公司各档案借阅的期限为：党群、行政、经营、生产技术管理、产品、基建、设备类档案为15天，照片档案为5天。对逾期不还者处以2元／天罚款，对催期不还者，将通报借阅者所在单位，仍不执行着，对所在单位一并考核，如需要续借必须提前办理续借手续。

（五）借阅档案必须填写利用效益登记，对不填报或所填报不实的扣30元／次。

三、档案资料的整理及移交

（一）党群、行政、经营、生产技术管理类文件材料由综合部负责进行搜集、整理、立卷归档；技改文件资料由生产管理部负责组织技改项目负责人、档案室一起进行收集、整理、立卷并移交总厂及公司档案室；财会档案由财务部负责整理、立卷并移交公司档案室；基建类文件资料、设备更新改造文件资料由技术装备部负责整理、立卷并移交；各类照片由党群工作部负责整理、立卷并移交；录像资料由安全保障部负责整理、立卷并移交。

（二）党群、行政、经营、生产技术类文件材料在承办

部门办理完毕后，必须在10日内交回综合部，由文书负责在次年5月底前完成立卷并移交档案室。技改、基建类文件资料在技改基建项目竣工验收后两月内完成整理立卷并向档案室移交。财会档案在每年4月底前完成整理立卷并向档案室移交。设备更新改造文件资料在设备更新完成两日内完成整理立卷并向档案室移交。照片录像档案在相关事件发生15日内完成整理立卷并向档案室交。以上各项要求各相关部门、车间应严格执行，凡无故延迟向档案室移交者按5元／日罚款。

（三）照片档案应包括照片说明（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素）。声像档案应包括（事由、时间、地点、背景、摄象者六要素）。

（四）归档的各类档案必须为耐久的字迹材料，文件材料有圆珠笔字迹和铅笔字迹的，必须重描或复印在份。

（五）归档的各类档案必须按《建峰化工总厂档案分类细则》及公司档案管理人员的要求进行整理。竣工档案的编制必须符合《建峰化工总厂基建、技改项目竣工图编制规程》。

（六）未按规定要求整理档案，每次扣责任单位10元。

（七）各类档案移交时，移交部门必须要求填写移交清单一式两份，未填写移交清单，每次扣责任单位5元。

（八）由公司档案室负责界定应归档的文件资料范围，对此类文件资料各单位应按照档案室的规定及时整理移交，不得存放于本单位，否则扣责任单位20元／次。

（九）凡向综合部移交的文件材料必须按要求整理装订成卷，否则不予接收，并扣责任单位20元／次。

四、文件资料管理

（一）各部门、车间文件资料应放置于专门的库房（柜）内，应保持库房整洁、柜架排列有序。否则扣责任单位200元。

（二）各部门、车间的文件应按要求编流水号进行排列，并在办公计算机内建立文件资检索目录，便于方便查找。否则扣责任单位20元／次。

（三）各部门要建立健全文件资料的管理台帐并做到帐卷相符。否则扣责任单位20元／次。

（四）质量记录的管理按《建峰浩康质量记录管理规定》执行。

（五）各部门应制定文件资料的管理制度并严格制度执行，否则扣责任单位20元／次

（六）各部门必须设一名兼职文件资料管理员，负责本单任文件资料的日常管理，否则扣责任单位20元／次。

（七）各部门、车间保存的文件资料超过保管期限需销毁的，必须编写销毁目录交部门领导及公司档案室，经鉴定、审核后方可销毁，销毁目录一式两份交公司档案室一份部门

保存一份，否则扣责任单位20元／次。

五、检查与考核

综合部负责组织每半年对公司各部门档案管理情况进行一次全面检查，并形成检查报告报公司主管领导，检查报告应包括检查情况、存在问题及整改措施。如不全，则考核综合部100元／次。

六、其他

（一）所有扣款在检查月考核中兑现。

（二）本办法自下发之日起执行、由综合部负责解释。

（三）《关于印发化肥厂档案资料管理及考核办法的通知》（化肥发［2003］8号）自本文下发之日起废止。

第四篇：企业环保档案资料清单

企业环保档案资料清单

1.营业执照 2.环评报告书 3.环评批复 4.环评验收批复 5.排污许可证

6.企业环保制度（机构设置、职能职责、人员名单、培训记录、管理制度等）

7.危废物管理制度 8.危废物管理台账 9.危废物转移联单 10.危废物申报登记表

11.处理协议，受委托处理危废物单位的营业执照 12.水电气煤使用量台账

13.废水废气废杂产生、排放量记录清单、统计表等14.环保设施管理制度及使用记录表

15.废水废气处理工艺流程、操作规范等资料 16.废水废气排放标准 17.生产工艺流程图

18.环保工作总结及工作计划 19.厂区平面图

20.环保法律法规、标准及相关政策汇编

21.环保设置设计、施工、验收资料 22.企业污染源、风险点管理台账

23.突发环境事件应急预案、应急机构、队伍建设、演练、物质准备情况等

24.企业主要产品及产量统计表，主要原料使用情况统计表

25.县委、政府，工业集中发展区党工委、管委会，县环保局、县经信局下发的文件、督办通知单、整改通知单、检查表、宣传资料等

26.各级部部门召开的会议通知、会议记录、讲话稿等 27.企业自身制定的“中省市环保督察”迎检工作方案、“百日攻坚”方案、环保工作自查方案及自查报告等

28.企业基本情况介绍

29.企业在环保保护上的问题清单、整改措施、责任人、完成时限等

30.目标责任书

31.各级领导检查企业环保工作的照片

注：所有资料一定客观准确，不可造假。已丢失的资料做出详细说明。

送达企业：

签收人：

签收时间： 网格员：

第五篇：浅谈企业资金管理的重要性

浅谈企业资金管理的重要性

摘要: 随着全球化经济的发展,企业面临着更多的机遇和挑战｡资金管理贯穿于企业生产经营的始末,是财务管理的核心内容,同时也是当前企业管理工作的薄弱环节｡因此,加强资金的管理和控制具有十分重要的意义,它的创新发展将给整个管理界带来新的活力｡近年来,企业财务资金管理中的问题非常突出,财务风险日益暴露｡加强和改善企业财务资金管理是实现管理创新,推动企业管理工作的重要环节,必须采取有效措施加强和完善企业资金管理｡ 关键词:企业;资金管理;监督;控制

一、加强资金管理及控制的必要性

资金是企业进行生产､经营等一系列经济活动中最基本的要素,资金管理贯穿于企业整个生产经营的始末,具有举足轻重的作用,资金管理是财务管理的集中表现｡只有抓住资金管理这个中心,采取行之有效的管理和控制措施,疏通资金流转环节,才能提高企业经济效益｡因此,加强资金的管理及控制具有十分重要的意义｡

1.企业供产销环节,是生产经营的主要环节,也是资金运动的主要环节｡管住资金,可以管住企业的大部分经营活动｡因此,必须对全部资金和处于各周转环节的流动资金进行经常性分析,及时掌握资金的使用情况,保持企业财务上的流动性,维持企业的偿债能力｡ 加强资金管理和控制,能有效地防止舞弊｡因为在企业的所有资产中,资金的挪用是引起各种贪污犯罪的主要原因之一｡加强资金管理,要求企业制定严格的内部控制制度,保证资金的收入､支出合法合理,从而有效地防止舞弊的发生｡ 加强资金管理和控制,可以更有效地使用资金,提高资金使用效益｡

企业资金存量应该保持在一个合理的水平上,过多或过少都不合理｡过多的持有资金,机会成本增多,是资源的浪费｡过少的持有资金,有可能危及企业的偿债能力,给企业带来负面影响｡因此,应对资金的使用有一个合理的规划,加强资金管理｡

二、企业财务资金管理中存在的问题

近年来,随着企业集团的发展和母子公司体制的建立,企业财务资金管理中的问题愈加突出,财务风险日益暴露｡主要表现在以下几个方面:

1.缺乏资金管理意识｡虽然大多数企业管理者对资金的重要性都有广泛的认同,但是,有些管理者缺少资金时间价值观念和现金流量观,缺乏详细的资金使用计划和财务分析方法,在资金的筹集､使用和分配上缺少科学性,有时导致项目资金链条断裂不能如期完成,给企业带来破产的可能性;有时由于过度筹集资金使企业陷入负债经营的恶性循环之中,使企业之间､企业与银行之间形成多角债务链｡ 信息失真,难以为科学决策提供正确合理的依据｡信息时代,一个企业掌握信息的多少对自身发展有着不容忽视的影响｡但是,目前我国相当多企业的信息严重不透明､不对称,致使企业的高层决策者难以获取准确的财务信息而作出错误的决策｡信息的不真实,不但直接影响了企业的科学决策,也影响了政府宏观调控管理和社会监督的效果｡ 监控不力,缺乏事前､事中的严格监督和事后控制｡企业资金的流向与控制脱节,体外循环严重,事前控制乏力,事中监督落后,事后控制审计走过场,缺乏可行的考核办法｡管理失控,企业成员不按制度规定乱借款､乱担保､乱投资､乱开支等,导致财务混乱､资金流失严重甚至导致企业走向灭亡｡由于企业内部缺乏信息反馈制度,缺乏及时处理沉淀资金的措施,在面对多变的市场时,缺乏应变能力,进而使企业的资金运作越来越紧张,影响企业运营｡ 资金分散､使用效率低下｡大部分企业在资金使用过程中,集中管理与内部多层次管理机构分散占用的矛盾突出,导致资金使用效率低下｡有的企业各个部门多头开户,资金失控,沉淀严重;另一方面又为筹集急需的小额资金而犯难,调剂资金余缺的能力较差,银行贷款余额居高不下,财务费用有增无减｡

三、加强与完善资金管理的对策

(一)建立现代企业资金管理机制

1.优化资金筹措结构｡资金筹措包括科学预测资金需求量和合理选择筹资方式｡资金需求量的预测有很多方法,如定性预测法､趋势预测法､销售百分比法等,企业需结合自身实际,充分考虑各种方法的适用条件,选择合适的资金需求量的预测方法｡销售百分比

法是普遍采用的一种方法｡企业作为独立的市场主体,可选择多种筹资渠道,如吸收直接投资,发行股票､债券或利用商业信用､融资租赁等方式,同时还可利用职工暂时的闲散资金｡无论采取哪种筹资方式,企业都应兼顾资金来源属性,摆正在融资活动的位置,保持良好的信誉;还应该结合内外部环境,科学估算筹资风险,合理选择筹资方式,分散､转移筹资风险,做好事前控制｡ 优化资金使用结构｡优化资金使用结构首先要优化资金占用结构｡企业要保持合适的流动资金限度,根据自身经营状况､产品结构以及市场动态等因素来决定流动资金的比例;同时,还要确定流动资金内部项目的比例,优化资金使用结构要建立科学的资金使用机制｡企业应重视资金收支计划,达到“量入为出,总员控制,保证重点,均衡支付”的目的｡如成立资金调度中心,统筹管理企业的各项资金,使各部门､各下级单位的资金往来,全部纳入财务部门的控制之下｡ 3.优化盈余分配结构｡盈余的分配要考虑债权人､投资者､企业和职工等各方面利益的均衡关系,科学合理地确定投资者利润和保持盈余的比例｡企业要在保证向投资者分配利润的同时,留有一定的积累,满足扩大再生产的需要,为企业长远的发展奠定基础｡ 强化资金管理意识｡企业经营中的每个环节都应该考虑时间价值｡较强的时间价值观念,可使企业的资金运动与市场变化相适应,抓住机遇,减少风险与损失｡企业管理者在资金管理上还应该树立现金流量的概念,密切关注现金流量的信息,根据不同情况编制现金流量计划,短期现金流量预测报告和长期现金流量报告｡

(二)实施资金的集中管理

企业的资金管理有必要推行全面预算管理,完善结算中心制度,实施资金的集中管理｡预算是一种控制机制和制度化的程序,是实施资金集中管理的有效模式,完备的预算制度是企业生产经营活动有序进行的保证,是企业完善的法人治理结构的体现,也是企业进行监督､控制､审计､考核的基本依据｡

针对当前企业资金使用过程中普遍存在的使用分散､效率低下等突出问题,首先,要从资金集中管理入手,建立､完善并推广企业结算中心制度,强化资金集中管理;其次,推行全面预算管理制度,保证资金有序流动;最后,要明确现金流量在资金管理中的核心地位,把现金流量作为控制重点,加强对现金流量的分析预测,强化对于公司现金流量的监控｡

(三)应用统一的财务软件,推进财务与业务一体化

应用先进的计算机信息技术,可以推进企业财务与业务一体化管理工作,为资金集中管理､监督控制､规避风险提供可靠保障,从而实现企业管理信息化｡应用统一的财务软件,是企业信息化建设的必然趋势｡企业要针对当前财务资金管理中的薄弱环节,广泛采用计算机财务软件,实现财务与业务一体化,加速资金周转,提高资金使用效率｡对于财务软件的选择,企业应采用国家认可的软件,建立统一的计算机平台,逐步使用先进的ERP软件｡

(四)强化财务的监督与控制

我国许多企业存在所有权结构单一,所有者缺位,企业法人治理结构不完善,监事会的监督乏力,内部人控制现象严重等问题,要有效解决上述问题,结合本企业的实际情况,实行财务总监等形式多样化的会计委派制,强化事前､事中的及时监督､事后的及时控制,确保企业内统一的财务管理软件有效运行,切实维护投资者利益｡

强化财务监督与控制的另一有效的方法是完善企业内部审计制度｡企业的内部审计制度是严格监督､考核企业财务资金管理的重要环节,是强化监督约束机制,使预算取得实效的保障｡目前,我国企业内审力度不够,因此,要建立高层的内部审计制度,配备专门人员,确立其地位,明确其职能,并健全内部审计监督考核制度,保证企业财务信息的真实可靠｡同时,要加强企业内部规章制度和重大经营决策执行情况的过程性审计和监督,变“事后监督”为事前､事中和适时监督｡

加强和改善企业财务资金管理是实现管理创新,推动企业管理工作的重要环节｡只有真正建立和完善财务资金管理的运行机制和信息网络,集中管理,加大监督管理力度,才能促使货币资金的良性循环,最大限度地提高资本运营效能｡

参考文献:

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