行政管理——文书档案资料管理

第一篇：行政管理——文书档案资料管理

行政管理——文书档案资料管理

一、文书管理工作知识准备

（一）公文的一般格式

公文格式一般包括标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。

1．公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

2．向上级请示的公文一般只写一个主送单位（部门）；如果需要上报另一个上级单位（部门），可以采用抄报的形式。

3．发文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准。4．公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文时，只标明主办单位（部门）的公文编号。

5．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。6．收、发文单位（部门）应写明单位（部门）全称或规范化简称。联合发文应将主办单位（部门）排列在前。

7．文字一律从左至右横写横排。

8．公文纸一般用16开纸，在左侧装订。通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关系。

二、达成工作目标的四个工作事项

（一）文书管理

企业文书是指企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图，行使职权；下级向上级报告情况、请示问题；对外联系工作、商洽公务以及制订计划、记载各种活动，是企业行政管理不可缺少的有力工具。

（二）档案管理

档案管理是文书管理中的一个重要组成部分。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。

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（三）信件管理

处理信件是行政部办公事务的主要内容，也是日常行政事务的主要内容，所以企业与外界来往的各类信件，都需经行政部统一处理。为了有效地处理往来信件，更好地完成信件管理工作，必须把握信件处理的规律。

（四）资料管理

企业的内部刊物、图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。内部刊物是企业经营管理理念、企业文化的重要载体，图书资料是企业的精神财富。因此，企业必须加强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。

信件与便函的写作步骤

商业信件与便函是企业经营中不可缺少的书面沟通工具。

好的信函应该通过语气、短句、标点等元素显现出“简洁、热情、友好”的情绪。信函的表现技巧有以下几点：使用清晰、简洁而又准确的语言；不要用官话、行话、抽象的词语和废话；用短句；使用自然、幽默、友好的词汇。

1．信件

商业信件一般都按照公司的既定格式和惯例要求来书写，主要包括以下十个操作步骤。（1）判断信件的类型，确定使用的格式。（2）看是外文信件还是中文信件。（3）信件标题（私人信件没有）的书写。（4）敬语和称呼的书写。

（5）开头部分的书写：告知写信的目的。（6）中间部分的书写：提供详情。

（7）结尾部分的书写：表明希望对方采取什么行动。（8）祝福语或附词的书写。（9）签字、日期的书写。

（10）另附内容（如果有的话；商业信件最好没有）。2．便函

商业便函一般比较短，正规性也要比信件低一些。书写要求与信件基本相同，即简洁、准确、通顺、易懂；关键的一点，是便函把需要传达的议题、要点醒目地突现出来。便函的书写主要包括以下十个操作步骤。

（1）确定目标：为什么要写这个便函。

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（2）什么类型的便函：问候函、问讯函、招待函、邀请函、致谢函、通知函、任职函、请假条、约会函、预订函等。

（3）组织材料。（4）称呼的书写。（5）开头：说明原因。

（6）中间部分的书写：写出对方必须知道的事情，不是绝对必要的内容不要写。（7）结尾部分的书写：向对方表示感谢或提出要求。（8）敬语、谢语的书写：根据情况确定是否需要。（9）签字、日期的书写。

（10）添加附件：如活动项目、日程安排。

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第二篇：物业档案资料管理

档案资料管理

一、物业档案资料的含义

物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。

二、物业档案的建立

物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。

1．收集：是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。物业资料来源按不同的标准有不同的分类。

(一)、物业资料来源按时间顺序分类：

1、设计规划阶段信息

(1)土地购买合同、土地使用证等权属证书

(2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书

(3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件

2、竣工及验收阶段信息

(1)竣工图

(2)竣工工程项目一览表

(3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等)

(4)设施技术手册、使用说明及质保证明

(5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)

(6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)

(7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)

(8)隐蔽工程的验收记录

(9)工伤事故发生及处理记录

(10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单

(11)项目的重要技术决定和文件

(12)验收计划和验收会议纪要验收记录

(13)返修记录

(14)验收总结报告

3、委托管理阶段信息

(1)委托管理招标文件

(2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)

(3)物业委托管理合同(协议书)

4、招商阶段信息

(1)招标物业的平面图纸

(2)招租许可证及委托书

(3)租金及管理费测算

(4)租赁合同

(5)广告策划资料

5、用户入户信息

(1)用户入住通知书、入户须知

(2)管理公约(公共契约)

(3)用户资料(包括业主、租户)

(4)业主委员会章程

(5)用户手册

(6)用户进户验收表

(7)用户进户交费单

6、日常管理信息

(1)业主、租户变动和更换情况

(2)各部门工作(操作)规范，管理制度

(3)各部门工作记录

(4)大、中、小修记录

(5)维修承包合同和预决算

(6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等

(7)用户来往信件、投诉和处理资料

(8)工作计划、总结、报告

(9)人事档案

(10)保险资料

(11)法律法规和政府有关文件

(12)财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料

(二)、按物业管理参与者分为：

1、（1）在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权和工程技术资料等原始资料。

（2）在业主入住和进行二次装修阶段收集业主、客户资料。

（3）在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录和其他相关资料，并将档案的收集制度化。

（4）通过政府主管部门获取的相关信息。

2．整理：是指把处于相对零乱、分散的档案，经过分类组合、排列、编目，使档案系列化、系统化的工作。

(1)档案整理的基本内容：区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。

(2)档案整理工作的要求：必须保持文件之间的历史联系；必须便于保管和利用；必须在原有的基础上进行整理、加工。

3．归档：是按照档案资料的内在规律进行科学的分类与保存。一个有序的资料库是一个完整的树形图，从大分类到小分类，再至细分、排序。归档要及时，分类要合理。归档要求做到十清，即物业来源清、物业数量清、物业质量清、物业价值清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租金费用清、使用情况清、维修更新情况清。

4．利用：是充分发挥档案资料的凭证和参考作用为物业管理服务。提供利用是档案工作的中心任务，也是档案工作的成果；同时通过提供利用，使档案工作不断完善和发展。

三、物业档案的管理

物业档案资料管理指物业管理公司在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。

(一)资料的归档管理

1．在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。

2．对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存。这些档案应按授权级别检索并严格控制借阅。

3．档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。

4．档案室应保持干燥、通风、清洁，注意防盗，并确保储存地点符台防火、防虫、防鼠、防潮等要求。

(二)档案的使用

1．利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。

2．对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并应办理借阅手续。

(三)档案的销毁

根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁。

第三篇：档案资料管理及考核办法

建峰浩康档案资料管理及考核办法

一、职责范围

（一）综合部是公司档案管理部门。其职责是：公司档案管理人员职责；认真学习、贯彻执行《档案法》；负责公司各类档案的日常管理；制定并严格执行档案管理的各项规章制度；负责与总厂档案部门的业务联系，完成其任务，并负责对基层兼职文件资料管理员的业务检查、指导。

（二）公司各部门、车间在文件资料管理方面的职责：认真学习、贯彻执行《档案法》及公司档案管理规定；负责制定本部门、车间文件资料管理办法并严格执行；收集档案利用事例；配合公司档案管理人员做好资料的收集、整理、立卷、归档工作。

二、档案资料的借阅

（一）借阅档案时，借阅人必须履行档案登记手续，并当面点清。借阅档案的人员，应对所借档案的安全、保密负责，不得损坏、丢失、擅自转让、复印或泄漏机密档案并严禁在涂改和作任何文字标注。在档案原件上画线、圈点、加注、勾抹、涂改或污损的，处5元／页罚款；私自转借、拆散档案的处以10元／卷罚款；向无关人员泄漏档案内容的，处以50元至100元罚款；失、损毁档案、视档案价值处以100元至500元罚款。

（二）借阅机密档案，必须经主管档案的公司领导批准；借阅党务档案，必须是中共党员而且必须经主管党务的领导批准。

（三）会计档案只能在档案室查阅，不得借出，特殊情况需借出，须经公司财务负责人批准。

（四）公司各档案借阅的期限为：党群、行政、经营、生产技术管理、产品、基建、设备类档案为15天，照片档案为5天。对逾期不还者处以2元／天罚款，对催期不还者，将通报借阅者所在单位，仍不执行着，对所在单位一并考核，如需要续借必须提前办理续借手续。

（五）借阅档案必须填写利用效益登记，对不填报或所填报不实的扣30元／次。

三、档案资料的整理及移交

（一）党群、行政、经营、生产技术管理类文件材料由综合部负责进行搜集、整理、立卷归档；技改文件资料由生产管理部负责组织技改项目负责人、档案室一起进行收集、整理、立卷并移交总厂及公司档案室；财会档案由财务部负责整理、立卷并移交公司档案室；基建类文件资料、设备更新改造文件资料由技术装备部负责整理、立卷并移交；各类照片由党群工作部负责整理、立卷并移交；录像资料由安全保障部负责整理、立卷并移交。

（二）党群、行政、经营、生产技术类文件材料在承办

部门办理完毕后，必须在10日内交回综合部，由文书负责在次年5月底前完成立卷并移交档案室。技改、基建类文件资料在技改基建项目竣工验收后两月内完成整理立卷并向档案室移交。财会档案在每年4月底前完成整理立卷并向档案室移交。设备更新改造文件资料在设备更新完成两日内完成整理立卷并向档案室移交。照片录像档案在相关事件发生15日内完成整理立卷并向档案室交。以上各项要求各相关部门、车间应严格执行，凡无故延迟向档案室移交者按5元／日罚款。

（三）照片档案应包括照片说明（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素）。声像档案应包括（事由、时间、地点、背景、摄象者六要素）。

（四）归档的各类档案必须为耐久的字迹材料，文件材料有圆珠笔字迹和铅笔字迹的，必须重描或复印在份。

（五）归档的各类档案必须按《建峰化工总厂档案分类细则》及公司档案管理人员的要求进行整理。竣工档案的编制必须符合《建峰化工总厂基建、技改项目竣工图编制规程》。

（六）未按规定要求整理档案，每次扣责任单位10元。

（七）各类档案移交时，移交部门必须要求填写移交清单一式两份，未填写移交清单，每次扣责任单位5元。

（八）由公司档案室负责界定应归档的文件资料范围，对此类文件资料各单位应按照档案室的规定及时整理移交，不得存放于本单位，否则扣责任单位20元／次。

（九）凡向综合部移交的文件材料必须按要求整理装订成卷，否则不予接收，并扣责任单位20元／次。

四、文件资料管理

（一）各部门、车间文件资料应放置于专门的库房（柜）内，应保持库房整洁、柜架排列有序。否则扣责任单位200元。

（二）各部门、车间的文件应按要求编流水号进行排列，并在办公计算机内建立文件资检索目录，便于方便查找。否则扣责任单位20元／次。

（三）各部门要建立健全文件资料的管理台帐并做到帐卷相符。否则扣责任单位20元／次。

（四）质量记录的管理按《建峰浩康质量记录管理规定》执行。

（五）各部门应制定文件资料的管理制度并严格制度执行，否则扣责任单位20元／次

（六）各部门必须设一名兼职文件资料管理员，负责本单任文件资料的日常管理，否则扣责任单位20元／次。

（七）各部门、车间保存的文件资料超过保管期限需销毁的，必须编写销毁目录交部门领导及公司档案室，经鉴定、审核后方可销毁，销毁目录一式两份交公司档案室一份部门

保存一份，否则扣责任单位20元／次。

五、检查与考核

综合部负责组织每半年对公司各部门档案管理情况进行一次全面检查，并形成检查报告报公司主管领导，检查报告应包括检查情况、存在问题及整改措施。如不全，则考核综合部100元／次。

六、其他

（一）所有扣款在检查月考核中兑现。

（二）本办法自下发之日起执行、由综合部负责解释。

（三）《关于印发化肥厂档案资料管理及考核办法的通知》（化肥发［2003］8号）自本文下发之日起废止。

第四篇：档案资料整编管理细则

文件化质量保证程序用表及使用说明

第一条 现场监理工作资料分类目录：

一、施工单位审报类：

1、施工组织设计及方案报审表(监A-01)

类别号AA

2、分包单位资格审查申请表(监A-02)

类别号AB

3、工程开工报告(监A-03)

类别号AC

4、工程测量放线报验单(监A-04)

类别号AD

5、工程材料设备报验单(监A-05)

类别号AE

6、工程进场施工设备报验单(监A-06)

类别号AF

7、工程报验单(监A-07)

类别号AG

8、复（停）工申报表(监A-08)

类别号AH

9、工期顺延申报表(监A-09)

类别号AI

10、（）月工作量申报核验表(监A-10)

类别号AJ

11、＿＿月合同外工作量申报核验表(监A-11)类别号AK

12、____月甲供材料耗用清单(监A-12)

类别号AX

13、项目月付款申报表(监A-13)

类别号AL（合同外）

AL（合同内）

14、乙供工程材料价格申报表(监A-14)

类别号AM

15、索赔申报表(监A-15)

类别号AN

16、施工单位申报表(监A-16)

类别号AP

17、砼浇筑申报表(监A-17)

类别号AQ

18、技术核定单(监A-18)

类别号AR

19、现场签证单(监A-19)

类别号AS

20、工程材料供应商资格审查单(监A-20)

类别号AT

21、工程材料计划报审表(监A-21)

类别号AV

22、工程进度计划报审表(监A-22)

类别号AY

二、监理管理类

1、监理通知单(监B-01)

类别号BT

2、不合格工程项目通知(监B-02)

类别号BE

3、安全隐患通知单(监B-03)

类别号BA

4、工程停工指令(监B-04)

类别号BG

5、设计变更通知单(监B-05)

类别号BS

6、监理例会记录(监B-06)

类别号BH

7、工程备忘录(监B-07)

类别号BB

8、工程质量整改通知单(监B-08)

类别号BZ

9、监理合理化建议申报表(监B-09)

类别号BJ

三、监理内部工作资料类

1、实测项目检查记录表(监C-01)

类别号CC

2、砼试块成型记录表(监C-02)

类别号CH

3、监理值班记录(监C-03)

类别号CB

4、分部分项工程验收记录(监C-04)

类别号CY

5、工程材料取样复检记录(监C-05)

类别号CJ

6、砼、砂浆配合比试配记录(监C-06)

类别号CS

四、合同管理类

1、工程勘察、设计、施工、分包、供货合同及施工委托书。

2、招投标文件、招标答疑会议纪要、图纸会审纪要。

3、监理合同、特别授权文件、监理规划、大纲、实施细则。

五、工程管理文件类：

类别号JV

1、监理月报、监理年报。

2、分部分项工程质量评定报告。

3、工程质量安全事故报告，工程质量安全事故处理报告。

4、单位工程质量综合评估报告。

5、监理音像资料。

6、各种施工技术方案。

7、沉降观测记录。

8、天气记录。

9、投资及进度控制资料。

10、监理日记。

第二条 监理表格分类及使用说明

一、施工单位申报类（A表类）

本类表格由施工单位在项目监理部领取，按有关事项分类填写，一式三份，报监理部 批示完毕后，由监理部发往施工单位，由施工单位填写回执栏，各自存档，监理方二份，施工方一份，方可组织实施。

1、施工组织设计及方案报审表（类别号AA－）

本表由施工单位按有关规定及要求报审施工组织设计或有关技术方案时填写，与附件同时送交监理部。

2、分包单位资格审查申请表（类别号AB－）

本表由工程施工总承包单位按合同或业主要求，选定某项工程分包单位后，将证明分包单位资质等级、技术能力及其他需要证明其具备相应履约能力的资料作为附件，与此表同时报送监理部，监理部作出审查意见之后，报业主确认后，发往施工单位。

3、工程开工报告（类别号AC－）

本表由施工单位在分部分项工程开工前，将经批准的施工方案、劳动力组织计划、原材料检验证明、特种人员上岗证明等资料作为附件，填写后报监理部。

4、工程测量放线报验单（类别号AD－）

本表由施工单位在工程测量放线完毕后，将有关图表作为附件，填写后报监理部复验。

5、工程材料设备报验单（类别号AE－）

本表由施工单位在工程材料设备（包括甲供）进场，按有关规定抽样复检后，将有关 试验报告或外观检测数据表作为附件，填写后报监理部核验。

细目： 水 泥AE－S 钢 材AE－G 地 材AE－D 防水材料AE－F 装饰装修AE－X 电气材料AE－H 水暖器材与卫生洁具：AE－N 设 备AE－B

6、工程进场施工设备报验单（类别号AF－）

本表由施工单位按施工组织设计及方案或投标文件中要求进场有关设备后，将有关设 备生产能力技术参数填写后报监理部，附样本资料，出厂合格证或测试报告等。

7、工程报验单（类别号AG－）

本表由施工单位在有关工程工序完成后填报。

细目： 钢筋工程：AG－G 模板工程：AG－M 电梯工程：AG－S 钢筋焊接：AG－H 预埋预留：AG－Y 桩基工程：AG－J 砌筑工程：AG－Q 防水工程：AG－F 建筑电气：AG－D 门窗工程：AG－C 装饰工程：AG－Z 土方工程：AG－T 通风与空调：AG－K 楼地面工程：AG－L 采暖卫生及煤气工程：AG－S

8、复（停）工申请表（类别号AH）

本表由施工单位在停工原因消除或发生不能继续施工事项后填写，附件有关证明材料 报监理部。

1、工期顺延申请表（类别号AI－）

本表由施工单位在按合同发生顺延工期的原因后，将有关证明材料作为附件填报，要求相应顺延某项工程工期，报监理部。

10、（）月工作量申报核验表（类别号AJ）

＿＿＿＿月合同外工作量申报核试验表（类别号AK）

＿＿＿＿月甲供材料耗用清单（类别号AX）

项目月付款申报表（类别号AL）合同外为AL（外），合同内AL。

上述表格在每月25日由施工单位将本月形象进度中完成工作量分为合同内与合同外两部分分别填报，将有关月工程量预算书作为附件；由监理部审核后签付进度款。

11、工程材料价格申报表(类别号AM)本表由施工单位按合同或招投标文件要求，由乙方采购，甲方确认价格后 的材料，在采购前，由乙方将有关材料生产厂商资信证明、报价清单作为附件，由监理部会同业主代表共同确认，作为结算依据。

12、索赔申报单（类别号AN）

本表由施工单位按合同或招投标文件要求，发生业主或由业主过错引起施工单位产生 损失，需向业主索赔事项，将有关证明材料作为附件报送监理部，由监理部组织业主与施工单位协商解决。

13、施工单位申报表（类别号AP）

本表适用于没有专用表格，施工单位需要请示、批复的其他事项，由施工单位填报监 理部。

14、砼浇筑申报表（类别号AQ）

本表由施工单位在钢筋、模板分项工程报验合格后，砼搅拌站计量系统经验收合格，原材料已报检复验合格后，填报监理部。

15、技术核定单（类别号AR）

本表由施工单位在按设计文件要求无法施工或设计文件出现明显错误或自相矛盾时填 写报送监理部。由监理部会同业主或通过设计单位解决。

16、现场签证单（类别号AS）

本表由施工单位在施工过程中完成合同外工程或因设计变更原因造成返工，需在合同 外另增工程量，填报后报监理部，由监理部会同业主确认。

17、工程材料供应商资质审查表（类别号AT）

本表由施工单位在拟采购材料前将有关材料供应商生产资质及其他资信证明作为附 件，填写后报送监理部。

18、工程材料计划报审表（类别号AV）

本表由施工单位按施工进度计划每月25日将下月甲供材料设备计划报监理部，监理部 审查批准后，交业主按计划供应。

19、工程进度计划报审表（类别号AY）

本表由施工单位按施工组织设计及其合同要求每月25日将下月进度计划附后报审，作 为业主各项工作配合依据。

二、监理管理类（B类表）

本类表格由监理部在监理工作进行过程中，填写一式三份，由建设单位、施工单位、监理部各存一份。

1、监理通知单：（类别号BT）

本表适用于无专用表格，需要通报有关单位（包括业主）或需要有关单位完成某项工 作时，由专业监理工程师填写，项目总监签发。

2、不合格工程项目通知（类别号BE）

本表适用于分部分项工程达不到合同要求，需要返工或局部修整无法达到要求需要拆除的情况，由专业监理工程师填写，项目总监签发。

3、安全隐患通知单（BA－）

本表由专业监理工程师发现安全隐患或违规操作可能引发安全事故时填写，由项目总 监签发。

4、工程停工指令（BG－）

本表在工程施工过程中施工单位严重违规操作，可能引发质量安全事故或者工程质量 进度长期达不到合同要求，需要停工整顿；或者业主有关工程工作不到位，甲供材料设备不能进场，造成施工无法进行。由监理部酌情填写，项目总监签发。

5、设计变更通知单（BS－）

本表根据业主要求或设计单位变更通知，监理部审核后，将有关设计要求文件作为附件发往施工单位。

6、监理例会记录（类别号BH）

本表由监理部将现场各种工程会议形成决定或达成口头协议，当场记录，三方签署后各存一份。

7、工程备忘录（类别号BB）

本表适用于无专用表格，而需要书写记录的各方协商决定或达到协议。

8、工程质量整改通知单（类别号BZ－）

本表适用于施工现场分部分项工程施工过程中发生违规操作，经整改后达到可以要求事项，由专业监理工程师填写，项目总监签发。

9、监理合理化建议报审表（类别号BJ）

本表适用监理根据有关技术规范，功能要求对设计文件及施工重大方案审查后提出技 术可行，可节约投资的合理化建议报业主，经采纳后作为合理化建议奖结算依据。

三、监理内部工作资料类

1、实测项目检查记录表（类别CC－）

本表在分部分项工作完成后，需要实测实量，由专业监理工程师填写后存档，作为分项工程质量评定依据。

2、砼、砂、浆试块成浆记录表（类别号CH）

本表由专业监理工程师按有关规定在砼浇筑现场抽取试块后编号填表以便核查试压结果。

3、监理值班记录（类别号CB－）

本表由监理部正常工作时间之外，连续施工需夜间及节假日值班，由值班人填写存档。

4、分部分项工程验收记录（类别号CY－）

本表由监理部在每天填写已验收的工程，作为验收工程台账备查。

5、工程材料取样复验记录（类别号CC）

本表由专业监理工程师在进场材料（含焊接头）取样后登记，作为台账备查。

6、砼、砂浆配合比试配记录（类别号CS）

本表由专业监理工程师现场取样后，送试验室试配，登记作为台账。

陕西邮电建设监理有限公司

第一项目部

2000/4/30

第五篇：机械设备档案资料管理规定

机械设备档案资料管理规定

第八条 资料归档原则

1、归档的设备管理工作和和各类设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须具有长期参考价值和凭证作用。

2、归档的文件材料必须反映设备管理和各类设备从申购到改造的全过程，保证材料完整、准确、系统。

3、归档的文件材料必须遵循自然形成规律、保持有机联系，必须与实物一致并有成套性。

第九条须归档的文件材料

1、须归档的文件材料：设备采购申请表、采购合同、发票、发货清单、开箱验收单、合格证、制造资质、制造许可证、安装说明书、使用说明书、随机图样、统一编号、设备管理制度、操作规程、维修保养规程、检查规程、安全技术交底、使用登记证、履历书、运行记录、维修保养记录、大修记录、更新改造记录、缺陷记录、事故记录、报废申请。

2、归档的重点是高价值设备所形成的资料。

第十条不须归档的文件材料

1、未定稿、未报批的管理性文件。

2、未生效的合同、协议书。

3、重复文件。

4、无参考价值的文件。

5、设备广告、宣传材料等。

第四章立卷归档

第十一条设备资料员负责对设备逐台建立设备资料袋，按第六条第一项所列，收集、整理、保存须归档的资料。

第十二条为便于查询，每卷档案的封面应有设备名称、设备型号、出厂编号、自编号、立档日期；每卷档案的首页应有统一标准的目录。

第十三条随机图纸资料由设备主办施工员审核校对，与实物不符的，应做好修改记录。

第十四条新进设备，开箱前应通知设备资料员到场登记收集有关资料图纸。

第十五条设备改装、改造后，图纸应及时修改。

第十六条设备在现场产生形成的各种资料，应及时交设备资料员，须存档保存的经整理后存档。

第十七条归卷的档案分类按先后横向、自上而下、从左到右排列。

第十八条设备外调时，设备档案随机调出，并做好交接手续。第十九条外地设备调入时，与调出地设备资料员索取设备档案，并做好交接手续。

第五章档案资料的借阅

第二十条资料图纸的借阅必须办理借阅手续。

第二十一条设备资料员认真按《资料图纸借阅登记表》资料名称、图号、张数、借阅日期、借阅期限等内容，借阅人在登记表中签

字。

第二十二条资料图纸的借阅须本部门班长职务以上人员办理，非本部门人员、外单位人员禁止借阅。

第二十三条保密文件的借阅需保设备主管同意。

第二十四条借阅期限不超过一个月，到期后未归还的，设备资料员催促借阅人归还。丢失、损坏或拒不归还的，视情况处借阅人50至200元罚款处分。

第二十五条未填写登记表或私自将资料图纸借阅他人，造成无法追回的，视情况处设备资料员50至200元罚款处分。

第六章附则

第二十六条本规定自签发之日起实行。

第二十七条本规定与公司上级规定相抵触的，按上级规定执行。

签发人机电部

2011年9月20日