工程部档案资料管理的工作总结

第一篇：工程部档案资料管理的工作总结

工程部档案资料管理的阶段总结

在工程部管理工作中，工程档案资料是一项重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。公司领导对工程资料管理工作都非常重视，多次强调要做好工程资料管理工作，明确指出：推进工程档案的电子化管理、充分利用管理软件的数据库提高分析整理能力。

随着工程部对外联系合同的增加，工程管理的不断规范，注重工程档案资料管理提到日程上来。

一、第一阶段工作

1、档案资料管理背景

当初接手工程部档案时，看到的现象是工程部档案柜内档案摆放混乱，无目录、无索引、无编号，文件盒只简单做出标记。图纸和相关资料杂乱无章，晒得蓝图有的在牛皮纸档案盒内，有的在外，没有明确的档案管理制度。遗留问题是对所收集的档案没有按要求进行规范的整理、分类、归档和保管，蓝图和复印的图纸一股脑塞在柜子里，造成了档案资源收集不全、归档不完整、无专人资料员管理，保管不安全的混乱局面。

2、工程部把档案按楼座进行分类，A、B、C、D、E、F管理，接下来把所有档案资料重新装入新的档案盒，撤掉破损的档案盒重新入档案柜并编号。在此基础上又对档案进行二级管理细化，档案按各楼座又分为：维修工程资料、楼座原有图纸、、招投标文件、消防资料等。在此基础上对分类的各楼座的档案资料逐一打开编写目录登记并入电脑。共计整理档案120份，图纸300张。

二、第二阶段工作

工程部自2011年至2013年共计签署43份合同，原有合同管理混乱。鉴于此情况，工程部自己下载智信工程合同管理软件，把每一份合同逐一录入合同软

件，做好电子存档，打开软件能对合同评审、金额、付款、进度、发票情况等资料一目了然。客户来结账，打开电脑合同管理软件很容易看到每一个合同的内容，不像以前打开文件柜找出合同再翻阅，到财务查询付款情况。工程部合同根据公司要求逐一编号，录入电脑后并把每一份合同的纸质文档用扫描仪全部扫描成PDF或JPG格式文件，形成电子图像。录入到电脑使每一份合同的链接都能打开看到电子文档，做到用电脑随时查询，资源共享。

软件界面一：

界面二：

三、第三阶段工作

工程部在图纸初步管理的基础上，对A、B、E、C楼座的图纸又按建筑平面图、结构平面图、电气平面图、暖通平面图整理。共计整理450张图纸，原始带红章的图纸装入档案盒留档。在此基础上又对所有图纸进行电子扫描并刻成光盘，电脑上随时可以查询。原有图纸的复印件以备随时使用。

四、第四阶段工作

针对其他工程类整理如：电梯档案、招投标文件、合作单位资质、维保厂家资料、客户二次装修方案等建立档案的管理。工程部下载好用档案管理软件进行管理，录入档案资料120份，每一份资料都有电子文档的链接。对A座楼装修后的工程资料如工程招投标文件、监理招投标文件、施工文件按项目装入档案盒，并学习上级公司下发的招投标文件，为公司今后工程进行招投标打下基础。

五、大厦楼座房产信息的录入

按照公司要求，工程部对大厦楼座原有房屋平面图、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、规划意见书、竣工验收单、门牌号、竣工实测报告、开工证等资料进行扫描电脑录入。有了前期工作，公司在房修一办理E座楼夹层房产手续时很容易提供图纸技术在资料。在公司C、D座重建项目中，和乙方签订合同后，及时准确为乙方提供了以上房产资料，使前期调研工作顺利进行，得到领导的认可。

五、建立工程部档案管理制度

为加强工程部档案及合同的管理，制定了制度。

在档案管理制度中明确了档案范围、档案管理原则、档案移交、合同文档的管理办法及档案的借阅。在以后的工程管理工作中，严格按制度执行。

工程部

2014.12.20

第二篇：工程部档案资料管理制度范文

工程部档案资料管理制度

一、为规范对设施设备档案资料的科学化、标准化、现代化管理，特制定本制度。

二、定义/术语

1、建设工程原始档案：指我司承接物业后，由开发建设单位、业主（业主委员会）向我司移交的建设工程原始档案。

2、建筑工程竣工档案：指由我司自行投资建设的或利用房屋本体维修资金、业主自筹资金等投资建设的新建、改建、扩建工程以及设施设备改造、更新建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录等。

3、物业工程服务档案：指我司承接物业后，在对建筑物及其配套共用设施设备进行日常运行、维护、大中修、改造和更新活动中所形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、图纸、计算机软件和数据、声像等载体形成的历史记录等。包括：建筑工程竣工档案和设施设备管理档案两部分。

4、设施设备管理档案：指我司承接物业后，在对共用设施设备进行日常运行、维护、大中修活动中，所形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、图纸、计算机软件和数据、声像等载体形成的历史记录等。

5、类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概念。

6、类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。

三、机电设备有关的标准、法律、法规管理

1、工程技术中心负责收集、发放、更新与机电设备有关的标准、法律、法规，并记录保持。

2、工程技术中心负责向相关人员传达、讲解新的标准、法律、法规的内涵，并监督贯彻实施。

四、工程资料的审查及管理

1、审查设备生产厂家提供的新的设备维保资料（图纸、工艺、规程、检验等）的完整性、正确性、发现问题及时与生产厂家联系处理。

2、及时将新的设备维保资料向施工人员传达、讲解、贯彻实施。

3、根据新的设备维保资料所需的施工、设施要求，负责解决其配置。

4、负责对外来工程资料的登记、发放和管理工作。

五、工程技术档案的移交和归档

第1页/共4页

1、在物业现场查验20个工作日前，建设单位、业主应当向我司项目移交工程原始档案。要求工程原始档案材料完整，移交手续齐全，责任明确。

2、建设工程原始档案的分类、编号、归档和管理等应符合国家标准GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》的相关规定以及项目所在地省、市城建档案管理部门、物业管理主管部门的有关要求。

3、建设工程竣工档案资料归档完成后，由管理项目档案管理员进行分类保管。

4、建设工程竣工档案资料归档后，管理项目档案管理员应将资料，呈报工程主管对档案资料进行审核，发现问题由管理项目档案管理员及时处理或纠正。

5、设施设备管理档案，由各班组于每月5日前移交至管理项目档案管理员处归档，管理项目档案管理员应呈报工程主管对档案资料进行审核，发现的问题由管理项目档案管理员及时处理或纠正。

六、工程技术档案的归档要求

1、归档的文件资料应字迹工整、纸张及文件、格式符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。

2、归档的文件材料应完整、系统、准确、真实。

3、设备安装工程、改造工程的竣工验收及外购设备开箱验收文件资料、有关图纸不完整、不准确、不系统的不能进行验收。

4、归档的文件必须是原件。

5、文件材料的归档必须办理移交手续。

七、工程技术档案的归档时间

1、设备安装工程、改造工程的资料在竣工后三个月内进行归档。

2、新购设备（包括引进设备或技术）在开箱时，必须会同档案管理员进行技术资料核对登记，于竣工后连同调试记录等文件材料整理立卷、归档。

3、设备当月的值班记录、运行记录、维修保养记录应在下月5日前整理和归档。

八、工程技术档案的归档数量

各类文件材料、图纸资料归档一式一份，主要的和使用频繁的文件材料归档可一式两份或适当增加其归档份数。

九、工程技术档案的保存期限

1、更新、改造工程的竣工资料以及竣工资料移交记录、档案销毁报告及清单均为长期性保管。

2、运行、巡视检查记录、维护保养记录、设备维修记录保存期限为三年。

第2页/共4页

十、工程技术档案的保管

1、接收档案必须认真验收，并办理交接登记手续。

2、存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下排列，以便于管理和查找。

3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图应及时归档，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。

4、每年底进行一次库藏档案的清理、核对和保管质量检查工作，作到账物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。

5、档案室严格做到“七防”（防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体），要重视消防，严禁吸烟和使用明火。

6、档案室要整齐干净，档案入库要注意防霉、防虫。发现档案发霉和虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。

7、档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定的时间内归还。

8、因技术改造、更新等原因，使原技术档案资料发生变更的，需填写《档案资料修改申请表》报工程技术主管部门、分管领导批准后方可进行档案资料的修改工作，修改结果应经档案鉴定小组鉴定无误后将新资料整理归档，同时在《档案资料修改/销毁登记表》上登记。

十一、工程技术档案借阅

1、管理项目员工都应重视保护设备管理资料并按借阅批准权限办理手续后借阅有关资料。

2、工程技术档案原则上只阅不借，只在档案室查阅，保密档案不供查阅。确因工作需要的可复印相关技术资料并妥善保管。

3、设备管理资料借出和归还档案时，由档案管理员在《档案资料借阅登记表》上进行记录。

4、档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。

5、调离管理项目人员必须清理移交、归还借阅档案及资料，方可办理调离手续。

6、外单位人员借阅档案，须持有该单位介绍信和借阅人工作证、身份证，经管理项目负责人批准后方可在档案室内阅读。

十二、设施设备管理档案鉴定和销毁

1、设施设备管理档案鉴定工作由项目档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由项目负责人、工程主管、档案管理员和有关技术管理人员组成。日常的档案鉴定工作由档案管理员负责。

2、档案鉴定小组的任务

1)负责制订、修订本项目档案保管期限表；

第3页/共4页

2)对到期档案提出明确的存、毁意见。

3、保管期限原则

1)对本管理项目有长远利用价值并能反映管理项目职能活动和历史面貌的档案应永久保存；

2)凡是在一定时期有利用价值的档案，要明确保存的剩余期限。3)档案鉴定工作应定期进行，原则上每年进行一次。

4、档案通过鉴定，要求划定档案保管期限，档案保管质量达到标准，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案管理员应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。

十三、档案销毁的程序

1、鉴定小组应填写《档案资料销毁申请表》和撰写销毁报告并报公司工程技术主管部门审核。《档案资料销毁申请表》和撰写销毁报告由档案室保存。

2、档案销毁时，要由鉴定小组成员二人以上监销并在《档案资料修改/销毁登记表》上签名。

3、销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的将根据国家和管理处有关规定进行处理。

第4页/共4页

第三篇：物业档案资料管理

档案资料管理

一、物业档案资料的含义

物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。

二、物业档案的建立

物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。

1．收集：是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。物业资料来源按不同的标准有不同的分类。

(一)、物业资料来源按时间顺序分类：

1、设计规划阶段信息

(1)土地购买合同、土地使用证等权属证书

(2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书

(3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件

2、竣工及验收阶段信息

(1)竣工图

(2)竣工工程项目一览表

(3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等)

(4)设施技术手册、使用说明及质保证明

(5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)

(6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)

(7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)

(8)隐蔽工程的验收记录

(9)工伤事故发生及处理记录

(10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单

(11)项目的重要技术决定和文件

(12)验收计划和验收会议纪要验收记录

(13)返修记录

(14)验收总结报告

3、委托管理阶段信息

(1)委托管理招标文件

(2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)

(3)物业委托管理合同(协议书)

4、招商阶段信息

(1)招标物业的平面图纸

(2)招租许可证及委托书

(3)租金及管理费测算

(4)租赁合同

(5)广告策划资料

5、用户入户信息

(1)用户入住通知书、入户须知

(2)管理公约(公共契约)

(3)用户资料(包括业主、租户)

(4)业主委员会章程

(5)用户手册

(6)用户进户验收表

(7)用户进户交费单

6、日常管理信息

(1)业主、租户变动和更换情况

(2)各部门工作(操作)规范，管理制度

(3)各部门工作记录

(4)大、中、小修记录

(5)维修承包合同和预决算

(6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等

(7)用户来往信件、投诉和处理资料

(8)工作计划、总结、报告

(9)人事档案

(10)保险资料

(11)法律法规和政府有关文件

(12)财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料

(二)、按物业管理参与者分为：

1、（1）在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权和工程技术资料等原始资料。

（2）在业主入住和进行二次装修阶段收集业主、客户资料。

（3）在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录和其他相关资料，并将档案的收集制度化。

（4）通过政府主管部门获取的相关信息。

2．整理：是指把处于相对零乱、分散的档案，经过分类组合、排列、编目，使档案系列化、系统化的工作。

(1)档案整理的基本内容：区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。

(2)档案整理工作的要求：必须保持文件之间的历史联系；必须便于保管和利用；必须在原有的基础上进行整理、加工。

3．归档：是按照档案资料的内在规律进行科学的分类与保存。一个有序的资料库是一个完整的树形图，从大分类到小分类，再至细分、排序。归档要及时，分类要合理。归档要求做到十清，即物业来源清、物业数量清、物业质量清、物业价值清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租金费用清、使用情况清、维修更新情况清。

4．利用：是充分发挥档案资料的凭证和参考作用为物业管理服务。提供利用是档案工作的中心任务，也是档案工作的成果；同时通过提供利用，使档案工作不断完善和发展。

三、物业档案的管理

物业档案资料管理指物业管理公司在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。

(一)资料的归档管理

1．在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。

2．对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存。这些档案应按授权级别检索并严格控制借阅。

3．档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。

4．档案室应保持干燥、通风、清洁，注意防盗，并确保储存地点符台防火、防虫、防鼠、防潮等要求。

(二)档案的使用

1．利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。

2．对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并应办理借阅手续。

(三)档案的销毁

根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁。

第四篇：档案资料管理及考核办法

建峰浩康档案资料管理及考核办法

一、职责范围

（一）综合部是公司档案管理部门。其职责是：公司档案管理人员职责；认真学习、贯彻执行《档案法》；负责公司各类档案的日常管理；制定并严格执行档案管理的各项规章制度；负责与总厂档案部门的业务联系，完成其任务，并负责对基层兼职文件资料管理员的业务检查、指导。

（二）公司各部门、车间在文件资料管理方面的职责：认真学习、贯彻执行《档案法》及公司档案管理规定；负责制定本部门、车间文件资料管理办法并严格执行；收集档案利用事例；配合公司档案管理人员做好资料的收集、整理、立卷、归档工作。

二、档案资料的借阅

（一）借阅档案时，借阅人必须履行档案登记手续，并当面点清。借阅档案的人员，应对所借档案的安全、保密负责，不得损坏、丢失、擅自转让、复印或泄漏机密档案并严禁在涂改和作任何文字标注。在档案原件上画线、圈点、加注、勾抹、涂改或污损的，处5元／页罚款；私自转借、拆散档案的处以10元／卷罚款；向无关人员泄漏档案内容的，处以50元至100元罚款；失、损毁档案、视档案价值处以100元至500元罚款。

（二）借阅机密档案，必须经主管档案的公司领导批准；借阅党务档案，必须是中共党员而且必须经主管党务的领导批准。

（三）会计档案只能在档案室查阅，不得借出，特殊情况需借出，须经公司财务负责人批准。

（四）公司各档案借阅的期限为：党群、行政、经营、生产技术管理、产品、基建、设备类档案为15天，照片档案为5天。对逾期不还者处以2元／天罚款，对催期不还者，将通报借阅者所在单位，仍不执行着，对所在单位一并考核，如需要续借必须提前办理续借手续。

（五）借阅档案必须填写利用效益登记，对不填报或所填报不实的扣30元／次。

三、档案资料的整理及移交

（一）党群、行政、经营、生产技术管理类文件材料由综合部负责进行搜集、整理、立卷归档；技改文件资料由生产管理部负责组织技改项目负责人、档案室一起进行收集、整理、立卷并移交总厂及公司档案室；财会档案由财务部负责整理、立卷并移交公司档案室；基建类文件资料、设备更新改造文件资料由技术装备部负责整理、立卷并移交；各类照片由党群工作部负责整理、立卷并移交；录像资料由安全保障部负责整理、立卷并移交。

（二）党群、行政、经营、生产技术类文件材料在承办

部门办理完毕后，必须在10日内交回综合部，由文书负责在次年5月底前完成立卷并移交档案室。技改、基建类文件资料在技改基建项目竣工验收后两月内完成整理立卷并向档案室移交。财会档案在每年4月底前完成整理立卷并向档案室移交。设备更新改造文件资料在设备更新完成两日内完成整理立卷并向档案室移交。照片录像档案在相关事件发生15日内完成整理立卷并向档案室交。以上各项要求各相关部门、车间应严格执行，凡无故延迟向档案室移交者按5元／日罚款。

（三）照片档案应包括照片说明（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素）。声像档案应包括（事由、时间、地点、背景、摄象者六要素）。

（四）归档的各类档案必须为耐久的字迹材料，文件材料有圆珠笔字迹和铅笔字迹的，必须重描或复印在份。

（五）归档的各类档案必须按《建峰化工总厂档案分类细则》及公司档案管理人员的要求进行整理。竣工档案的编制必须符合《建峰化工总厂基建、技改项目竣工图编制规程》。

（六）未按规定要求整理档案，每次扣责任单位10元。

（七）各类档案移交时，移交部门必须要求填写移交清单一式两份，未填写移交清单，每次扣责任单位5元。

（八）由公司档案室负责界定应归档的文件资料范围，对此类文件资料各单位应按照档案室的规定及时整理移交，不得存放于本单位，否则扣责任单位20元／次。

（九）凡向综合部移交的文件材料必须按要求整理装订成卷，否则不予接收，并扣责任单位20元／次。

四、文件资料管理

（一）各部门、车间文件资料应放置于专门的库房（柜）内，应保持库房整洁、柜架排列有序。否则扣责任单位200元。

（二）各部门、车间的文件应按要求编流水号进行排列，并在办公计算机内建立文件资检索目录，便于方便查找。否则扣责任单位20元／次。

（三）各部门要建立健全文件资料的管理台帐并做到帐卷相符。否则扣责任单位20元／次。

（四）质量记录的管理按《建峰浩康质量记录管理规定》执行。

（五）各部门应制定文件资料的管理制度并严格制度执行，否则扣责任单位20元／次

（六）各部门必须设一名兼职文件资料管理员，负责本单任文件资料的日常管理，否则扣责任单位20元／次。

（七）各部门、车间保存的文件资料超过保管期限需销毁的，必须编写销毁目录交部门领导及公司档案室，经鉴定、审核后方可销毁，销毁目录一式两份交公司档案室一份部门

保存一份，否则扣责任单位20元／次。

五、检查与考核

综合部负责组织每半年对公司各部门档案管理情况进行一次全面检查，并形成检查报告报公司主管领导，检查报告应包括检查情况、存在问题及整改措施。如不全，则考核综合部100元／次。

六、其他

（一）所有扣款在检查月考核中兑现。

（二）本办法自下发之日起执行、由综合部负责解释。

（三）《关于印发化肥厂档案资料管理及考核办法的通知》（化肥发［2003］8号）自本文下发之日起废止。

第五篇：行政管理——文书档案资料管理

行政管理——文书档案资料管理

一、文书管理工作知识准备

（一）公文的一般格式

公文格式一般包括标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。

1．公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

2．向上级请示的公文一般只写一个主送单位（部门）；如果需要上报另一个上级单位（部门），可以采用抄报的形式。

3．发文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准。4．公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文时，只标明主办单位（部门）的公文编号。

5．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。6．收、发文单位（部门）应写明单位（部门）全称或规范化简称。联合发文应将主办单位（部门）排列在前。

7．文字一律从左至右横写横排。

8．公文纸一般用16开纸，在左侧装订。通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关系。

二、达成工作目标的四个工作事项

（一）文书管理

企业文书是指企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图，行使职权；下级向上级报告情况、请示问题；对外联系工作、商洽公务以及制订计划、记载各种活动，是企业行政管理不可缺少的有力工具。

（二）档案管理

档案管理是文书管理中的一个重要组成部分。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。

四川瑞联精工装饰设计工程有限责任公司

（酒店、办公室、餐饮茶楼、商场地产、KTV娱乐空间设计及施工）

（三）信件管理

处理信件是行政部办公事务的主要内容，也是日常行政事务的主要内容，所以企业与外界来往的各类信件，都需经行政部统一处理。为了有效地处理往来信件，更好地完成信件管理工作，必须把握信件处理的规律。

（四）资料管理

企业的内部刊物、图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。内部刊物是企业经营管理理念、企业文化的重要载体，图书资料是企业的精神财富。因此，企业必须加强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。

信件与便函的写作步骤

商业信件与便函是企业经营中不可缺少的书面沟通工具。

好的信函应该通过语气、短句、标点等元素显现出“简洁、热情、友好”的情绪。信函的表现技巧有以下几点：使用清晰、简洁而又准确的语言；不要用官话、行话、抽象的词语和废话；用短句；使用自然、幽默、友好的词汇。

1．信件

商业信件一般都按照公司的既定格式和惯例要求来书写，主要包括以下十个操作步骤。（1）判断信件的类型，确定使用的格式。（2）看是外文信件还是中文信件。（3）信件标题（私人信件没有）的书写。（4）敬语和称呼的书写。

（5）开头部分的书写：告知写信的目的。（6）中间部分的书写：提供详情。

（7）结尾部分的书写：表明希望对方采取什么行动。（8）祝福语或附词的书写。（9）签字、日期的书写。

（10）另附内容（如果有的话；商业信件最好没有）。2．便函

商业便函一般比较短，正规性也要比信件低一些。书写要求与信件基本相同，即简洁、准确、通顺、易懂；关键的一点，是便函把需要传达的议题、要点醒目地突现出来。便函的书写主要包括以下十个操作步骤。

（1）确定目标：为什么要写这个便函。

四川瑞联精工装饰设计工程有限责任公司

（酒店、办公室、餐饮茶楼、商场地产、KTV娱乐空间设计及施工）

（2）什么类型的便函：问候函、问讯函、招待函、邀请函、致谢函、通知函、任职函、请假条、约会函、预订函等。

（3）组织材料。（4）称呼的书写。（5）开头：说明原因。

（6）中间部分的书写：写出对方必须知道的事情，不是绝对必要的内容不要写。（7）结尾部分的书写：向对方表示感谢或提出要求。（8）敬语、谢语的书写：根据情况确定是否需要。（9）签字、日期的书写。

（10）添加附件：如活动项目、日程安排。

四川瑞联精工装饰设计工程有限责任公司

（酒店、办公室、餐饮茶楼、商场地产、KTV娱乐空间设计及施工）