ERP系统在财务报告内部控制的作用 附外文翻译

第一篇：ERP系统在财务报告内部控制的作用 附外文翻译

ERP系统在财务报告内部控制的作用

作者：约翰J·莫里斯

堪萨斯州立大学

【摘要】：萨班斯-奥克斯利法案法例中强调，ERP系统的重要作用是运用内部控制反映公司的基本建设，为此 ERP系统软件开发供应商也增加了对内部控制的应用。他们认为，这些内置的控制和其他功能将帮助企业改善其财务报告内部控制就如萨班斯法案要求的那样。这项研究测试，通过检查萨班斯法案第404条在1994年和2003年之间实施ERP系统的公司合规内控数据。其结果表明，应用ERP 的公司相对于未应用ERP的样本公司较少报告内部控制弱点。它还发现，这种差异存在一般控制和特别控制中。

关键词：企业资源规划；ERP；萨班斯-奥克斯利法案；萨班斯法案第404条；内部控制 1简介

2002年的萨班斯法案要求企业将其内部控制的有效性的报告与财务报告作为一个整体努力，以减少欺诈和恢复完整的财务报告过程的一部分。ERP系统软件开发供应商已强调，ERP系统的重要作用是运用“内置”控制反映公司基本建设。他们在营销理念强调了产品的功能，声称这些系统将帮助企业按萨班斯法案所要求提高内部控制的有效性。

这些供应商的声明激发了关于ERP系统对内部控制的影响一项有趣的实证问题研究。具体来说，是不是实现ERP系统的企业或多或少可能比未实现ERP系统的公司较少在其年度报告报告内部控制弱点？已经进行过这特定区域研究的经验/档案相对较少的，因为之前萨班斯法案内部控制的数据并没有被公开报道。这项研究的方法通过在文献资料检查一个已经宣布实施ERP系统和一个还没有类似的公司控制样本公司的抽样调查的内部控制数据来发现差距。内部控制是在公司使用的以解决代理问题的许多机制之一。其他的机制还包括财务报告，编制预算，审计委员会和外部审计（Jensen和佩恩2003）。研究表明，内部控制降低了代理成本（Abdel-khalik 1993；Barefield 等，1993），有些甚至争辩说，即使没有萨班斯法案的要求，企业也有经济诱因报告内部控制（Deumes和Knechel，2008年）。他们的论点假定这些额外提供给有关的代理行为主体的信息可以减少了信息不对称和降低投资者的风险以及权益资本成本。其他的研究发现，内部控制报告与公司盈余质量有关,（Chan 等，2008；Ashbaugh-Skaife等，2008）ERP系统提供了一种机制，运用内部控制，旨在保证控制的准确性和快速，准确的财务报告财务信息的可靠性报告给股东。

除了提供有关代理行为的外部委托人的增加保证，ERP系统也应有助于减轻大型企业各层次之间的管理的代理问题。使用内建控制以增加透明度的应该使各级代理商从中不可观察的行为中受益变得更加困难。这是可能的，但是，企业实施ERP系统可能无法利用的所有的内建的控制功能，无论是对经营合法的原因或者是因为管理层为了操纵盈余希望避免增加透明度的目的。通过这些控制措施的成效的检查，这项研究不仅扩展了研究机构的理论流，还考察这种盈余管理与内部控制、一般控制和特别控制之间相关的整体检验假说。

这项研究使用了108家在1994年和2003年之间宣布实施ERP系统的样本公司，与行业和规模相匹配的同等数目的控制公司。结果提供的证据表明，实现ERP 应用的企业相对比ERP没有应用的企业较少报告内部控制缺陷。这项研究进一步探讨内部控制弱点的成因，并认为导致应用ERP的公司相对于ERP没有应用的公司较少报告内部控制弱点与一般控制和特别控制相关联。这项研究还发现证据表明，应用ERP的公司优势会随着时间的推移日益增加，并建议企业加强ERP系统提供的内建控制以获得系统控制的经验。

这些发现非常重要，因为这两个萨班斯法案和ERP一直是许多讨论和近年来在学术界和专业团体的研究课题。成本往往是共同点，随着遵从萨班斯法案高成本以及实施ERP系统的高成本，成为许多研究问题的基础。这些发现提供了证据表明，ERP系统可能有助于改善内部控制，这是在辩解的ERP系统使用成本高许多论据之一。这项研究被认为是测试这些说法的第一个经验/档案，并提供在内部控制弱点起作用的相关因素，无论是学术界和专业界都应该会感兴趣。举例来说，最经常提到的因素是会计文件，政策，和程序。正如预期的那样，这一因素ERP企业比控制公司发现较少，也许在执行文件系统的过程需要努力。这项研究还扩展对IT和机构之间关系的理论研究流，特别是内部报告对金融市场的信号和ERP系统来推动这一进程的联系。

本文的其余部分组织如下：第二节总结以前的研究和发展的假说，第三节介绍了数据选择过程和研究方法，第四节实证结果，第五节总结。

2以前的研究开发和假设 内部控制背景

内部控制在缓和企业多年来的代理问题起到了主要作用。Samson 等其他人（2006）的几个内部控制的程序文件早在1831年被巴尔的摩和俄亥俄铁路使用。在最近时期，内部控制一直是当出现一个世界著名的企业丑闻讨论的主题。例如，在20世纪70年代超过400家制作公司承认有可疑或非法支付给外国政府官员，政治家和政党，这导致了1977年外国腐败行为法案在颁布。除其他事项外，FCPA要求上市公司制定和维护一个内部会计控制制度（USC1998）。

在20世纪80年代，一些高调审计失败导致了反虚假委员会组织重新定义确定的内部控制制度的有效性和内部控制标准的委员会的成立（西蒙斯1997年）。他们研究的偶然因素，可能导致虚假财务报告的建议，上市公司，独立审计师，教育机构，证券交易委员会和其他监管机构（COSO，1985年）。他们的工作模型被定义为COSO内部控制框架（西蒙斯，1997年）。在COSO框架大致定义为“一个过程，内部控制的实体的董事会，管理层和其他人员，内部控制框架设计是为了确保和实现以下目标：提高效益和经营效率，保证财务报告的可靠性和遵从相关法律和法规（COSO 1992年，1）。

它指出，“有这些组件之间的协同和联动，形成一个综合系统，反应动态变化的条件”（COSO 1992年，1）。该框架还指出，控制是最有效的，当他们是实体的基础设施（COSO 1992,1），并进一步指出，“支持内部控制的质量控制措施和能力建设，避免不必要的成本，能够快速响应不断变化的条件”（COSO 1992年，1）。

在世纪之交，另一组的公司丑闻导致了2002年萨班斯-奥克斯利法案，其中除其他外，需要对内部控制的有效性正式报告的制定。在COSO框架中起着遵守的关键作用，因为该法第404条要求公司在其年度报告（表格10-K），提供公司的财务报告内部控制鉴证报告及由注册会计师事务所出具单独的管理报告。虽然其他框架可能被接受，美国证券交易委员会已明确表示，COSO框架符合美国证券交易委员会的标准是“可作为由美国证券交易所上市的公司评估框架用于管理的年度内部控制的目的评价和披露要求 ”（Gupta and Thomson 2006, 28）。

虽然有内部控制在公司治理中发挥了多年的重大作用，萨班斯法案之前对内部控制的研究的经验/档案是有限的，大多是由于缺乏公共数据。内部控制被认为是“内部问题”，上市公司未要求披露有关的内部控制程序。随着萨班斯法案的制定，与内部控制相关经验/档案研究有明显增长。新增加的第302条和404条的报告要求放置在公共领域的信息研究人员正在使用的审查与内部控制与公司治理的许多问题。萨班斯法案第302条，而在2002年成为有效的，只要是用于测试之间的内部控制薄弱环节和其他企业特征（Ge and McVay 2005；Ashbaugh-Skaife等，2007；Doyle等，2007）。萨班斯法案第 404条，需要对内部控制的更广泛的审查，于2004年成为是否有效的两个时间段。在第一阶段，符合要求的，如2003年截至2004年11月15号美国证券交易委员会的年度报告，加速申报者知名企业。第二个阶段，其中包括符合标准所有其他公司，一直延续几次，现在从2007年12月15日到2010年6月15日结束的有由审计师出具有效的鉴证报告以及管理报告，（SEC 2009）。虽然从一个公司到另一个确切形式和内部控制管理报告的语言可能会有所不同，该报告必须披露，如果在对财务报告内部控制的任何重大缺陷。因此，现在可以测量通过分析这些材料在报告披露弱点判断内部控制的有效性。第404条已被用来研究人员检查（Raghunandan and Rama 2006）作为审计的成本增加，审计延误等问题（Ettredge等人，2006），申报者不足百分之报告（Grant et al.2008），内部控制弱点（ICW）和权益成本的关系（Ogneva等，2007； Ashbaugh-Skaife 等，2009），内部控制弱点和管理成本的关系（Ashbaugh-Skaife 等，2008；Chan 等，2008）。

虽然内部控制相关经验/档案研究相对较新，有一个关于公司治理的文献相当前体，其中大部分使用的是代理理论基础（布伦南和所罗门，2008年）。艾森哈特1989提供了如财务报告和审计，以提供有关的代理。ERP系统的推动将这个监察过程的方法。首先，他们能够快速，财务信息的主要准确的报告，但更重要的是，它们包括功能，便于实施和用来确保在报告中财务信息的准确性，内部控制的执行。有人会想到企业实现ERP系统，以最大限度地利用这些内置的控制功能，不仅降低代理成本，而且减少了内部控制在萨班斯法案第404号公布的弱点。

这些内置的控制是可能的，因为在部分系统都是围绕着设计概念单一，集成的系统，用于捕捉在整个公共数据库中的数据这家公司。相比之下，大多数遗留系统，围绕个人的需要演变，功能区已在几十个甚至上百个单独的计算机信息传播系统（Davenport 1998）。虽然原有系统可能包括一些内置的控件，一个不希望这些控件会像那些成为一个综合的ERP设计有效系统。例如，一个典型的ERP系统将包括配套购买内置控件订单，接收文件和发票的三方配合，采取综合优势所有三个功能区。遗留系统，另一方面，可对购买不同的应用，接收和应付账款有一些内置的控制功能，但不互相沟通。因此，手动控制将被用来补充内建的控制和体制上，而不是电子，匹配的文件之前，授权支付。

审计准则第5号（AS No.5），由上市公司会计监督发行董事会发布（PCAOB），提供了对信息技术与内部控制的关系有所了解。例如，在附录的AS号5 B，它指出，“完全自动化应用控制，一般不受故障由于人为故障。这功能允许审计师使用的“标杆”战略...基准自动化应用控制可用于购买软件使用时，程序更改的可能性微乎其微，例如公司，尤其是有效的，当供应商不允许访问或修改的源代码“（PCAOB 2007, B28, B32）。由于ERP系统是购买的软件，相对于传统系统，这是发展和维持内部，公司员工将最有可能获得的遗留系统的源代码，但不是ERP系统。鉴于所有这些因素，人们所期望的ERP系统有一个对财务报告内部控制的有效性产生积极的影响。

然而，相反的观点被提出，只是因为公司实施ERP系统，他们可能没有考虑到所有内置的控制功能。这是可能的，例如，实施期间，控制某些功能可能不被激活。或者，在一个更险恶的观点，高级管理人员可以选择覆盖控制功能，以处理数据来实现“盈余管理”，这说法被Brazel and Dang 认同（2008），谁主张通过对财务数据的高级管理人员，增加控制一致在一个集中的ERP系统将导致盈余管理增加。在他们的论点，他们引用之前的研究，发现在审计和内部控制质量的减少通过以下ERP（Bagranoff and Vendrzk 2000；Wright and Wright 2002； Hunton 等，2004;Janvrin 等；2004； Brazel and Agoglia，2007）。但布雷泽尔和Dang（2008）也指出，这项研究，包括它们的实现，ERP的过程中采用了早年的地方之前如萨班斯-奥克斯利法案，并认为它是可能的，因为这些保障措施改善。事实上，在以下SOX内部控制的日益重视使得它有可能是通过企业ERP系统早在周期以来所利用内置的功能，完善内部控制，这导致了以下的假设中的另一种形式表示。

翻译如下：

The Impact of Enterprise Resource Planning(ERP)Systems on the Effectiveness of Internal Controls over Financial Reporting

John J.Morris Kansas State University ABSTRACT: Software vendors that market enterprise resource planning ERP systems have taken advantage of the increased focus on internal controls that grew out of the Sarbanes-Oxley SOX legislation by emphasizing that a key feature of ERP systems is the use of “built-in” controls that mirror a firm‟s infrastructure.They argue that these built-in controls and other features will help firms improve their internal control over financial reporting as required by SOX.This study tests that assertion by examining SOX Section 404 compliance data for a sample of firms that implemented ERP systems between 1994 and 2003.The results suggest that ERP-implementing firms are less likely to report internal control weaknesses（ICW）than a matched control sample of non-ERP-implementing firms.It also finds that this difference exists for both genera（entity-wide）, and individual（account-level）controls.Keywords: enterprise resource planning;ERP;Sarbanes-Oxley;SOX;Section 404;internal control.I.INTRODUCTION The Sarbanes-Oxley Act of 2002（SOX）requires companies to report on the effectiveness of their internal controls over financial reporting as part of an overall effort to reduce fraud and restore integrity to the financial reporting process.Software vendors that market enterprise resource planning（ERP）systems have taken advantage of this new focus on internal controls by emphasizing that a key feature of ERP systems is the use of “built-in” controls that mirror a firm‟s infrastructure.They emphasize these features in their marketing literature, asserting that these systems will help firms improve the effectiveness of their internal controls as required by SOX.These vendor statements motivate an interesting empirical research question about the impact of ERP systems on internal control.Specifically, are firms that implement ERP systems more or less likely to report internal control weaknesses in their annual reports than firms that do not? Relatively little empirical/archival research has been conducted in this specific area, because prior to SOX, internal control data did not have to be publicly reported.This study addresses that gap in the literature by examining internal control data that is now available for a sample of firms that have announced implementation of ERP systems and a control sample of similar firms that have not.Internal control is one of many mechanisms used in business to address the agency problem.Others include financial reporting, budgeting, audit committees, and external audits（Jensen and Payne 2003）Studies have shown that internal control reduces agency costs（Abdel-khalik 1993;Barefield et al.1993）, with some even arguing that firms have an economic incentive to report on internal control, even without the requirements of SOX（Deumes and Knechel 2008）.Their argument assumes that providing this additional information to the principal（shareholder）about the behavior of the agent（management）reduces information asymmetry and lowers investor risk and, therefore, the cost of equity capital.Other research has found that weaknesses in internal controls are associated with increased levels of earnings management（Chan et al.2008;Ashbaugh-Skaife et al.2008）.Earnings management is the agency problem that motivated SOX legislation in the first place, specifically earnings manipulation by Enron, WorldCom, etc.ERP systems provide a mechanism to deliver fast, accurate financial reporting with built-in controls that are designed to ensure the accuracy and reliability of the financial information being reported to shareholders.In addition to the increased assurances provided to the external principals（shareholders）about the behavior of the agents（management）, ERP systems should also help mitigate the agency problem between various levels of management in large corporations.The added transparency combined with the use of built-in controls should make it more difficult for agents at all levels to benefit from unobservable behavior.It is possible, however, that firms implementing ERP systems may not take advantage of all the built-in control features, either for legitimate business reasons or because management wants to avoid the added transparency in order to manage（manipulate）earnings.By examining the effectiveness of these controls, this study not only extends the agency theory stream of research, it also examines this tension between earnings management and internal control with testable hypotheses related to overall internal controls, general（entity-wide）controls, and specific（account-level）controls.The study uses a sample of 108 firms that announced implementation of ERP systems between 1994 and 2003, and an equal number of control firms, matched by industry and size.The results provide evidence that ERP-implementing firms are less likely to report internal control weaknesses（ICW）than the non-ERP control firms.This study further examines factors contributing to ICW and finds that those related to general（entity-wide）controls and specific（account-level）controls are both less likely to contribute to ICW in ERP firms than in non-ERP control firms.This study also finds evidence that the advantage for ERP firms strengthened over time, which suggests that firms may be implementing more of the built-in controls provided by ERP systems as they gain experience with the system.These findings are important because both SOX and ERP have been the subject of much discussion and research in the academic and professional communities in recent years.Cost is often the common denominator, with the high cost of SOX compliance and the high cost of implementing ERP systems used as the basis for many research questions.These findings provide evidence that ERP systems may contribute to improved internal controls, which is one of many arguments used in justifying the high cost of ERP systems.This study is believed to be the first empirical/archival test of those claims, and provides information about the factors that contribute to internal control weaknesses（ICW）that both the academic and professional communities should find interesting.For instance, the most often cited factor is accounting documentation, policy, and/or procedures.As expected, this factor is found less frequently for ERP firms than for the control firms, perhaps justifying the effort needed to document systems during the implementation process.This study also extends the research stream on the relationship between IT and agency theory, in particular the link between the signaling effect of internal control reporting to the financial markets and the use of ERP systems to facilitate that process.The remainder of this paper is organized as follows: Section II summarizes prior research and develops the hypotheses, Section III describes the data selection process and the research methodology, Section IV presents empirical results, and Section V concludes.II.PRIOR RESEARCH AND HYPOTHESES DEVELOPMENT Internal Control Background Internal control has played a major role in moderating the agency problem in corporations for many years.Samson et al.（2006）document several internal control procedures used by the Baltimore and Ohio Railroad as early as 1831.In more recent times, internal control has been a subject of discussion whenever there is a prominent scandal in the corporate world.For instance, during the 1970s more than 400 corporations admitted making questionable or illegal payments to foreign government officials, politicians, and political parties, which led to enactment of the Foreign Corrupt Practices Act（FCPA）of 1977（Staggers 1977）.Among other things, the FCPA requires publicly traded companies to devise and maintain a system of internal accounting controls（USC 1998）.During the 1980s, several high-profile audit failures led to creation of the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission（COSO）, organized for the purpose of redefining internal control and the criteria for determining the effectiveness of an internal control system（Simmons 1997）.They studied the causal factors that can lead to fraudulent financial reporting and developed recommendations for public companies, independent auditors, educational institutions, the SEC, and other regulators（COSO 1985）.The product of their work is known as the COSO Internal Control—Integrated Framework（Simmons 1997）.The COSO framework broadly defines internal control as “a process, effected by an entity‟s board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: effectiveness and efficiency of operations, reliability of financial reporting, and compliance with applicable laws and regulations”（COSO 1992, 1）.It states that “there is synergy and linkage among these components, forming an integrated system that reacts dynamically to changing conditions”（COSO 1992, 1）.The framework also points out that controls are most effective when they are “built into” the entity‟s infrastructure（COSO 1992,1）and further states that “built in controls support quality and empowerment initiatives, avoid unnecessary costs and enable quick response to changing conditions”(COSO 1992, 1).At the turn of the century, another group of corporate scandals resulted in enactment of the Sarbanes-Oxley Act of 2002（SOX）which, among other things, requires a formal report on the effectiveness of internal controls.The COSO framework plays a key role in compliance because Section 404 of the Act requires companies to include in their annual report(Form 10-K), a separate management report on the company‟s internal control over financial reporting and an attestation report issued by a registered public accounting firm.Although other frameworks may be accepted, the SEC has specifically stated that the COSO Framework satisfies SEC criteria an“may be used as an evaluation framework for purposes of management‟s annual internal control evaluation and disclosure requirement” by companies listed on U.S.stock exchanges（Gupta and Thomson 2006, 28）.Although internal controls have played a major role in corporate governance for many years, empirical/archival research on internal controls was limited prior to SOX, mostly due to a lack ofpublic data.Internal control was considered an “internal issue” and public companies were not required to disclose information about their internal control procedures.Following enactment of SOX, internal control-related empirical/archival research has significantly increased.The added reporting requirements of Sections 302 and 404 have placed information in the public domain that researchers are using to examine numerous issues related to internal control and corporate governance.Section 302, which became effective in 2002, provided initial data that were used to test the relationship between internal control weaknesses and other firm characteristics(Ge and McVay2005;Ashbaugh-Skaife et al.2007;Doyle et al.2007).Section 404, which requires a much more extensive review of internal controls, became effective in 2004 under a two-phase schedule.In the first phase, compliance is required for companies known as accelerated filers in annual reports for fiscal years ending on or after November 15, 2004 SEC 2003.The second phase, which includes compliances for all other companies, has been extended several times and is now effective for fiscal years ending on or after December 15, 2007, for the management report and June 15, 2010, for the auditor attestation report（SEC 2009）.Although the exact form and language of the management report on internal controls may vary from one firm to another, the report must disclose if there are any material weaknesses in the internal controls over financial reporting.Therefore, it is now possible to measure the effectiveness of internal controls by analyzing the material weaknesses disclosed in these reports.Section 404 has been used by researchers to examine such issues as the increased cost of audits（Raghunandan and Rama 2006）, delays in audits（Ettredge et al.2006）, percent of filers reporting deficiencies（Grant et al.2008）, the relationship between internal control weaknesses（ICW）and the cost of equity（Ogneva et al.2007;Ashbaugh-Skaife et al.2009）, and the relationship between ICW and earnings management（Ashbaugh-Skaife et al.2008;Chan et al.2008）.Although internal control-related empirical/archival research is relatively new, there is a considerable body of prior literature related to corporate governance, most of it using an agency theory foundation（Brennan and Soloman 2008）.Eisenhardt（1989）provides the theoretical basis for the use of monitoring mechanisms such as financial reporting and audits to provide information to the principal about the behavior of the agent.ERP systems facilitate this monitoring process into ways.First, they enable fast, accurate reporting of financial information to the principal, but more importantly, they include features that facilitate implementation and enforcement of internal controls that are used to ensure the accuracy of financial information being reported.One would expect firms that implement ERP systems to maximize use of these built-in control features to not only reduce agency costs, but to minimize the number of internal control weaknesses reported under SOX Section 404.These built-in controls are made possible in part because the systems are designed around the concept of a single, integrated system that captures data in a common database for use throughout the company.By contrast, most legacy systems, which evolved around the needs of individual functional areas, have information spread across dozens or even hundreds of separate computer systems（Davenport 1998）.Although legacy systems may include some built-in controls, one would not expect these controls to be as effective as those that are designed into an integrated ERP system.For instance, a typical ERP system will include built-in controls for matching purchase orders, receiving documents, and invoices（three-way match）, taking advantage of the integrated nature of all three functional areas.Legacy systems, on the other hand, may have different applications for purchasing, receiving, and accounts payable that have some built-in control features, but do not communicate with each other.Consequently, manual controls would have to be used to supplement the built-in controls and physically, rather than electronically, match the documents prior to authorizing payment.Auditing Standard No.5（AS No.5）, issued by the Public Company Accounting Oversight Board（PCAOB）, provides some insight into the perceived relationship between information technology and internal controls.For instance, in Appendix B of AS No.5, it states that “entirely automated application controls are generally not subject to breakdowns due to human failure.This feature allows the auditor to use a „benchmarking‟ strategy … benchmarking automated application controls can be especially effective for companies using purchased software when the possibility of program changes is remote—e.g., when the vendor does not allow access or modification to the source code”（PCAOB 2007, B28, B32）.Since ERP systems are purchased software, in contrast to legacy systems, which are developed and maintained internally, company employees would most likely have access to the source code for legacy systems, but not for ERP systems.Given all of these factors, one would expect ERP systems to have a positive impact on the effectiveness of internal controls over financial reporting.However, a counter argument could be made that just because companies implement ERP systems, they may not take advantage of all the built-in control features.It is possible, for instance, that during implementation, some of the control features might not be activated.Or, in a more sinister view, senior management may opt to override control features in order to manipulate data to “manage earnings.” This argument would be more consistent with Brazel and Dang（2008）, who argue that increased control by senior management over financial data in a centralized ERP system will lead to an increase in earnings management.In support of their argument, they cite prior research that finds reductions in audit and internal control quality following ERP adoption（Bagranoff and Vendrzk 2000;Wright and Wright 2002;Hunton et al.2004;Janvrin et al.2004;Brazel and Agoglia 2007）.But Brazel and Dang（2008）also point out that most of this research, including theirs, relates to implementations that took place during the early years of ERP adoption, prior to Sarbanes-Oxley, and argue that it is possible that these safeguards have since improved.Indeed, the increased emphasis on internal controls following SOX makes it likely that firms that adopted ERP systems early in the cycle have since taken advantage of the built-in features to improve their internal controls, which leads to the following hypothesis stated in the alternate form.

第二篇：基于ERP系统的内部控制改进研究

基于ERP系统的内部控制改进研究

【摘要】：科技的发展和市场的竞争,使企业越来越深刻地认识到运用先进手段对企业进行全面管理的重要性.ERP系统体现了当今世界最先进的企业管理理论,并提供了企业信息化集成的最佳方案。实施ERP,可以加强企业的内部管理,与现代先进企业管理思想接轨;可以规范企业内部业务控制流程,有效防范贸易风险;可以提高企业信息化程度,增强企业对外服务水平和竞争能力。实施ERP是一个全面的企业变革过程,意味着企业整个管理业务流程的改变。本文首先对内部控制和ERP系统作了简要阐述,指出了其在企业发展中的重要意义和研究不足;接着分析了ERP系统效能与内部控制的关系,并且着重、详细地分析了ERP系统对企业内部控制环境、风险评估、控制措施、信息与沟通和监督检查的影响;在此基础上,进一步研究了企业如何正确运用ERP系统来强化内部控制设计,这是本文的核心。经过分析,本文得出运用ERP系统强化内部控制的二步骤:选择集成化的ERP系统,这是运用ERP系统强化内部控制设计的先决条件;实施ERP系统时,先要充分理解企业总账、采购与付款、销售与收款循环的业务流程,然后分析各个业务流程中存在的风险,最后按照内部控制的规则进行强化设计。【关键词】：ERP内部控制业务流程设计 【学位授予单位】：山西财经大学 【学位级别】：硕士 【学位授予年份】：2011

【分类号】：F270.7 【目录】：摘要6-7Abstract7-91绪论9-121.1研究背景91.2研究意义9-101.3文献回顾10-111.4研究内容11-122ERP——企业信息系统的发展方向12-172.1ERP系统的定义122.2ERP的发展与趋势12-142.3ERP系统的核心思想14-152.4ERP系统的发展与实施现状15-173内部控制——现代企业的基本机制17-203.1内部控制的涵义173.2内部控制发展过程17-193.3内部控制在现代企业中的重要意义19-204ERP环境对内部控制的影响20-304.1内部控制建立和运行基础的发展20-224.1.1基于职责结构的内部控制204.1.2基于业务结构的内部控制204.1.3基于组织结构的内部控制20-214.1.4基于风险结构的内部控制214.1.5基于信息结构的内部控制21-224.2ERP系统效能与内部控制的关系22-244.3ERP环境对内部控制的影响24-304.3.1对控制环境的影响25-264.3.2对风险评估的影响26-274.3.3对控制措施的影响27-284.3.4对信息与沟通的影响284.3.5对监督检查的影响28-305ERP环境下内部控制的强化30-445.1业务流程类型305.2业务流程控制内容30-325.3基本业务流程与会计信息系统的关系32-335.4ERP环境下主要业务模块的内部控制设计33-445.4.1ERP环境下总账管理系统的内部控制设计33-365.4.2ERP环境下采购与付款循环的内部控制设计36-415.4.3ERP环境下销售与收款循环内部控制设计41-44结论44-45参考文献45-47致谢47-48攻读硕士学位期间发表的论文48-49

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第三篇：ERP系统权限管理与内部风险控制探讨

ERP系统权限管理与内部风险控制探讨

摘 要：目前，越来越多的企业通过实施ERP系统管理生产经营业务运作，因此给企业带来了新的业务控制风险。文章通过论述企业在ERP系统中如何通过合理有效的权限管理，加强企业内部风险控制、防范的相应措施。

关键词：ERP；ERP系统；权限；风险；IT；内部控制

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）17-0140-02 ERP系统权限管理与内部控制概述

1.1 ERP权限管理概述

ERP是企业资源计划（Enterprise Resources Planning）的简称，主要宗旨是将企业的所有资源通过信息化系统进行科学合理的组织、管理和控制，以求收益、效果最佳化。ERP系统是以软件为载体，为企业采购、生产、库存、销售、财务等业务人员提供的一个统一经营管理工作平台。

企业要把ERP系统用好，必须依照企业内部各部门岗位职责的划分，在ERP系统通过合理的授权，才能在ERP系统完成各部门的业务操作。对每个岗位业务操作的合理、有效授权，即权限管理。

1.2 内部控制概述

内部控制是企业防控内部运营和操作风险的程序、制度、措施和方法的总称，是对企业内部职能部门和业务单位实施管理和控制的系统方法。IT一般性控制就是对所有利用计算机和通信技术进行企业业务集成、转化和提升的信息化管理平台进行风险控制。

一般基于企业业务层面的内部控制是把企业的关键业务按归口管理要求，划分成流程，通过流程内风险控制点的形式加以管控。比如内控货币资金管理、固定资产管理、一般采购管理等流程中，都会考虑IT应用控制的要求。通过ERP系统权限管理实现IT内部控制措施和

手段分析

随着ERP系统被越来越多的企业所认同，企业业务运作更加依赖于ERP系统，导致企业出现了新的业务风险。如何对这些风险进行有效防范，需要在ERP系统授权配置管理上深度融合企业内部风险控制的要求，既要有识别风险的意识，又要有防范风险的措施和手段加以保障。

2.1 配置控制

配置控制指对系统功能启用的控制，主要有两层含义：①保证启用系统自动控制功能，自动实现对业务风险及操作规范性的控制；②按照标准模版要求，统一配置系统。例如：对于物资采购流程，在ERP系统中创建采购申请的权限由物资部门计划人员拥有；根据采购审批制度，在ERP系统中合理配置采购申请的审批流程，要求在系统中至少进行一级审批。

2.2 业务操作控制

业务操作控制是指为了保证用户在系统中能够按照规范的业务流程进行系统操作而设置的相关控制。业务操作控制包含业务流程控制、数据输入控制、数据质量控制等。该环节要防范未经授权非法处理业务、系统处理不正确导致业务无法正常运行风险。例如：销售模块客户主数据维护流程，客户主数据的维护必须经过审批。

2.3 权限控制

权限控制是指为了保证用户职责的有效履行，对其在系统进行操作或数据访问的控制。权限控制包括角色分配管理、关键系统操作授权管理、ERP组织级别管理等。例如：应收帐款管理、信用管理流程，权限控制要求客户信用主数据的维护必须经过审批；在ERP系统中维护客户信用主数据的权限由经授权的财务部门信用主数据维护管理员拥有；基于不相容原则，该人员不能同时负责销售订单创建/维护。

2.4 不相容岗位分离控制

不相容岗位分离控制特指通过系统操作权限分配中的不相容权限控制达到不相容岗位分离的作用。不相容岗位分离是指那些由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务、岗位或系统操作权限，不相容岗位分离即对这类行为予以控制。例如：对于物资采购流程，在ERP系统中进行发票校验的权限由财务部门发票校验人员拥有，基于不相容原则，该人员不能同时负责操作收货过账；进行付款的账务处理的权限由财务部门付款账务处理人员拥有，基于不相容原则，该人员不能同时负责付款申请。ERP系统的权限风险分析

3.1 来自系统层面的风险

由于系统管理员、应用管理员等系统维护人员能直接接触数据库软件、熟悉信息系统技术，他们的有意作案或无意的误操作所造成的影响很难估量，所以这些关键技术人员需持证上岗，签订保密协议和授权书，同时必须有严格的管理制度，严格约束。

此外，为防止非法用户和黑客侵入信息系统，可通过设置防火墙、采用身份识别系统等技术防护措施。

3.2 ERP权限设计缺陷带来的风险

主要表现在权限设计不当，存在与用户工作岗位不相称的系统权限，有违背不相容岗位原则的系统用户和角色。这样在出现误操作时，给系统带来的危害是很大的。

3.3 授权不当带来的风险

①超职责范围的授权导致用户权限过大。这种情况一般存在于岗位变迁，权限只增不减，不再负责的业务权限未删除；②人员离职，用户、密码未及时变更；③擅自把用户给非岗位人员使用。

这些权限的不当使用，都会给ERP带来信息泄露，违规操作等业务风险。

3.4 不相容岗位职责不分带来的风险

一个员工拥有多个系统帐号、一人拥有跨模块流程的权限、一人操作多岗位业务，这些都可以造成不相容岗位权限交叉、信息泄密等风险。利用IT内部控制管理规避ERP权限风险的措施

和方法

企业信息化带来的IT风险已经成为企业风险管理的主要方面。在此结合内部控制管理要求，总结规避ERP权限风险的措施和方法。

4.1 实施IT风险评估

企业信息化建设初期，常常会忽视风险评估，随着企业在IT内部控制要求日趋明确化，IT风险评估也就毫无争议的成为企业防范IT风险的必要措施。IT风险评估主要包括IT目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。IT目标设定可以理解为IT战略与IT规划，IT风险识别与分析应对包括对信息资产的风险、IT流程的风险以及应用系统的风险识别分析与应对。企业在具体实施方法上可以选择业界口碑好，具有相应资质的第三方公司帮助进行风险评估。经过IT风险评估，信息系统安全问题风险分析和评价、系统安全建设整改建议就一目了然，做到心中有数。

4.2 做好IT控制措施与监督检查

IT控制措施包括IT技术类控制措施和IT管理类控制措施。

①IT技术控制措施主要是对防火墙、防病毒、入侵检测、身份管理等安全设施、软件定期更新，做好安全防护策略；权限管理方面，ERP系统相对于其它的应用系统，其集成性的显著特点，使得ERP系统的权限管理更具代表性。具体规避ERP权限风险的方法建议定期梳理风险权限、不相容权限、敏感权限等，通过定期专项检查、内控审计等方法规避权限风险；目前有的企业通过开发权限风险分析工具辅助人工检查，也一个不错的参考方法。

②IT管理类控制措施，主要是制定相应的管控制度与规定，如开发管理、项目管理、变更管理、安全管理、运营管理、授权审批等；制定规范业务流程，明确岗位职责的相关文件。通过管理制度的落地执行，有效控制风险。

③聘请业界有资质的专业审计公司做IT风险控制检查。结 语

总之，IT一般控制流程是企业内部控制体系不可或缺的内容，ERP系统应用到企业内部控制中，特别是ERP权限管理贯穿于内部控制的所有流程，是企业内部控制日益完善的标志。企业在应用ERP系统的过程中，应该注意防范以上文中分析的各种风险。

参考文献：

[1] 财政部会计司.企业内部控制讲解[M].北京：经济科学出版社，2010.[2] 胡为民.内部控制与企业风险管理[M].北京：电子工业出版社，2013.

第四篇：ERP系统在企业管理中的作用

ERP系统在企业管理中的作用ERP是英文Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简称。

ERP系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从MRP(物料需求计划)发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理。它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。

1.提高工程开发效率和促进新产品开发

由于使用统一的数据库，所以很容易获取工程开发所需的数据。而且，数据恢复和维护所花的时间也大大减少。又由于诸如“模块化物料清单”技术的使用，可以从根本上减少生成和维护物料清单的时间，对于客户定制的产品更是如此。由于提高了工程开发的效率，也有助于新产品的开发。这在引入新产品较多的企业可以大有作为。

有企业反映，过去85％的产品具有10年以上的生产历史，而使用ERP之后，85％以上的产品是投产不到3年的新产品。明显加快了产品更新换代的步伐。

2.提高产品质量

在ERP环境下，企业的员工在自己的岗位上按部就班地按统一的计划做着自己的工作。使得企业的生产摆脱了混乱和物料短缺，井井有条地进行着。企业的工作质量提高了，产品质量肯定可以得到提高。事实上，ISO 9000系列所认证的正是企业的工作质量。对于标准MRP Ⅱ系统来说，并不要求有质量管理模块，但是，MRP Ⅱ可以和ISO 9000相辅相成却是不争的事实。而对于ERP来说，质量管理则是必要的功能。因此，质量管理更有了技术上的保证。

3.提高管理水平

通过ERP系统，使信息的传递和获取更准确、更及时，使管理人员提前看到企业运营的发展趋势，从而赢得了时间，可以去做他们该做的事情，使管理更有效。

把ERP作为整个企业的通讯系统，使得企业整体合作的意识和作用加强。通过准确和及时的信息传递，把大家的精力集中在同一个方向上，以工作流程的观点和方式来运营和管理企业，而不是把企业看作是一个个部门的组合。在这种情况下，特别是在市场销售和生产制造部门之间可以形成从未有过的、深刻的合作，共同努力满足客户需求，赢得市场。

有资料表明，很多企业的工长们平均要花60%的时间去忙于“救火”，即处理那些出乎意料而突然出现的紧急事件。精力和时间大部分被零零碎碎地消耗掉了。使用了ERP后，工长们可以把精力集中于他们应当做的监督管理工

作，从而使劳动力的监督管理工作更有成效。

4.为科学决策提供依据

通过ERP，把经营规划和销售与运作规划这样的高层管理计划分解转换为低层次上的各种详细的计划。这些计划要由企业的每个员工去遵照执行。因此，合在一起，企业的所有员工执行的是一个统一的计划。以统一的计划指导企业的运作，上层的变化可以灵敏地传递到下层，而下层的情况也可以及时地反馈到上层。通过ERP，使得有计划、有控制的管理成为可能。

某些企业应用ERP系统，已经取得了前述多方面的效益，如降低了库存投资，提高了客户服务水平，提高了生产率，等等。但是，在企业的高层管理人员看来，更重要、更深刻的效益却是获得了经营和控制企业的有效工具。企业的高层管理人员认为，以ERP系统为工具运行一个企业，和过去的情况相比恰如白天和黑夜。表现在控制的程度、花费的时间以及方式上都和过去大为不同。例如，过去经常必须在市场销售部门和生产制造部门之间做出仲裁，而这占去了相当多的时间。现在则很少纠缠于这类问题。在几个月的时间内，只须花一天的时间去检查计划。一旦计划决定了，问题就解决了。因此，可以有更多的时间和精力去考虑和做更重要的工作。一位公司总裁说：“我们已经创造了理论家多年来梦寐以求的结果。通过ERP，我们得到了一个企业的计算机模型。现在，我们几乎可以模拟企业的任何一部分，并可以测试新的计划或任何改变所产生的影响。”因此，ERP为企业的科学决策提供了工具。

公司简介

浙江皇冠电动工具制造有限公司是专业生产出口电动工具的公司，地处金华市工业园区九峰街，是一家集研发，生产，外贸于一体的电动工具行业的后启之秀。公司通过了ISO9001质量体系认证和多种国家安全指标认证，全面推行规范化的生产和品质管理。浙江皇冠电动工具制造有限公司同时有两家关联电动工具公司，三个公司拥有员工2000人，全年销售额人民币为7亿元。皇冠目前典型客户包括：BOSCH，B&D，TTI等全球知名企业。

项目背景

公司在没有使用ERP系统前，虽然有完善的各类流程制度，但实际操作执行不顺畅，流程的执行情况没有相应及时的数据透明的反映出来，公司的数据信息没有积累。在公司使用了神州数码管理系统有限公司的易飞ERP系统后，公司迫切需要一个能进一步提升内部运做效率，特别是加快单据签核速度，规范流程的协同作业系统。皇冠最终选用了神州数码的工作流系统（Easyflow），先后购买了电子签核和KM知识管理模块。之所以选择，出于以下几点：

1）EASYFLOW同为神州数码公司产品，这样可以更便捷与易飞ERP系统集成，只要在ERP系统录入建立好单据信息和格式后，直接在ERP系统中送签单据。

2）各类办公表单可以根据公司的现有表单格式和流程在工作流系统中进行设置。

3）DCMS自身的稳定和可持续发展的前景。

4）DCMS良好的服务系统和经验丰富的顾问辅导。

效果与目标

皇冠实施工作流系统的步骤很明确，先从签核流程最复杂及最核心的单据开始运行，再分步扩展到其他各类需要运行电子签核对的单据。

经过两个月的准备和培训，2006年4月27日Easyflow工作流电子签核在皇冠公司正式启用，为了保证Easyflow运行的通畅，公司决定从签核流程最复杂的ERP系统中的“销售订单”和“订单变更单”开始实行电子审批，上线后不到半个月，员工即深刻体会到EASYFLOW带给他们的方便和效率。

第一，EASYFLOW和ERP是集成运行的。录单员在ERP系统中录入订单，然后通过EASYFLOW来实现电子审核。现在的做法就可以避免之前人工审核，打印，传真一系列审单过程，节省了资源和成本。

第二，EASYFLOW职权明确。EASYFLOW设定的电子签核流程完全按照公司文件中规定的流程来进行审批。录单员，业务员，商务经理，计划部门等有明确的审核权限，可以避免之前手工审核代签严重问题，并且EASYFLOW系统可以随时查看各类表单每关审核人员的历史审批记录。

第三，EASYFLOW可以有多样提醒的用户提醒方式去提醒用户，可以使用屏幕弹出提示信息，邮件提醒，督促其及时审核，从而提高整体审单过程中的工作效率。并且通过查看签核状态知道单据流在哪一步操作上，也可以知道在具体的每一关审批过程中花了多少时间。

由于运行结果比较满意，也运行的比较稳定，5月份及6月份陆续将其他需要多级电子签核的ERP系统单据如客户报价、BOM变更单、采购核价单、委外核价单也运行电子签核。而直接在工作流系统中填写且与ERP系统流程相关的表单如样机单、电脑系统用户申请表等也已使用EASYFLOW电子审批。接下来行政办公类的单据如出差申请单、请假条、加班审批单、人员增补申请表、员工奖惩审核单等计划在8月份全面使用起来。公司使用工作流系统后，员工最直接的感受是节约纸张，流程和职责明确且固化，容易跟踪状态，数据保存方便，公司内部不同工厂间单据异地审批效率提高，比较以前的传真更加清晰，同时也减少信息传递过程中的丢失和争扰，职责明确，另工作流系统的知识管理模块（KM系统）在皇冠也已使用起来，公司的各类流程文件电子档可以分目录存放，可以根据需要，设置各类文件的控制权限，可以控制文件被打印，下载，另存等权限。方便员工随时网上查询公司文件及各类信息。

工作流系统的使用，进一步提升了公司的管理水平，使皇冠信息化之路大踏步的飞跃。

第五篇：ERP 系统在库存控制管理中的运用

ERP 系统在库存控制管理中的运用

摘 要：现代企业的激烈竞争，要求企业采用现代管理方式，彻底改变传统的思维方式和作业模式，实现企业从分散化向集约化管理的转变、从粗放型向精细化管理的转变、从个性化向标准化管理的转变。ERP作为一种先进的、适应现代竞争环境的管理哲理和方法论，其在库存控制管理中的运用，可以改变企业库存管理的落后状况，提高企业的管理水平和赢利能力，创造更多的社会财富。

一、问题的提出 任何实体企业，都离不开仓库，传统的仓库管理存在很多弊 端。随着计算机技术的发展和广泛应用，通过ERP系统有效地设置相关限制来进行仓库管理控制，可以最大程度地保障企业 库存的准确性与安全性，帮助企业更好地管理好库存物资，为企业带来更大的效益。

（一）现实问题 领导不够重视，管理松散。许多企业领导把仓库看作是照 顾老弱病残的场所，一部分员工长期处于半空闲状态，拿着工资却不工作。员工素质低下，对本职工作不尽心尽力，工作缺乏积 极性和创造性。布局不够合理。由于企业业务的不确定性，导致物品品种繁多，占据着很大的仓库面积，大大降低了仓库的利用率；而且堆码、分区混乱，给入（出）库、盘点等带来诸多不便，降低了工作效率。现代化程度低。许多企业仓库设备陈旧落后，致使很多工 作仍处于以人工作业为主的原始状态，工作效率低。信息化程度低。仓库管理信息系统不完备，信息化和网络 化的程度低。订单、入（出）库、入（出）账、退货处理、报损、查询 等工作，工作量大而繁，出错率高，影响了整个管理链条中的信 息传递和库存管理控制。据有关统计资料显示，仓库的库存物资金额占企业资产相当大的比例，一般在 50%以上，甚至有的达到 80%，而且还存在因为库存不合理存放而造成呆料、废料或报废等现象。每当年 底盘点时，花大量的时间、人力、物力、财力，也无法查明仓库帐 目与实际库存量不符的具体原因，仓库管理员自己也不清楚，最 后只好做报损处理。这些损失使得企业成本风险增大。

（二）重要意义 运用 ERP 系统，建立起企业信息化管理平台，将彻底改变传统的思维方式和作业模式，并最大程度地保障企业库存的准 确性与安全性，帮助企业更好地管理好库存物资，为企业带来更大的效益。ERP 软件系统在库存控制管理中运用，把企业管理推上一个新的台阶，让物流、资金流、信息流三流合一，融为一体，经营效果直观有效，经营业绩快捷明确，可以有效地控制成本费用。这无疑是企业在竞争中立于不败之地的重要基础。

二、ERP 软件系统在库存控制管理中的系统设置

（一）ERP 软件系统运用的准备 选用合适的ERP 软件系统。20 世纪 90 年代，美国GartnerGroupInc公司提出了ERP（EnterpriseResourcePlanning）的概念。到今天，已经有许多公司开发了适合各行业的 ERP 软件系统，主流品牌有SAP 公司Oracle 公司、金蝶公司、用友公司，还有适合中小企业的某些行业、某个领域的 ERP 软件，如浪潮、神州数码、博科、新中大等公司。无论选用哪种 ERP 软件，前期准备必须要充分。已成功运用的企业都有一个共性：做过大量调研，符合企业的实际情况，包括功能方面的考虑和成本方面的评估等。企业领导要十分重视。ERP 软件产品选好后，关键是企业领导要十分重视，根据企业自身的实际情况进行针对性地开 发，以销售为主线、财务为重点，建立起各个相关分支模块的综 合开发，要从组织、资金、设备等方面充分保证其畅通无阻，并及 时解决出现的困难。要组建专业的 ERP 人才班子。ERP 软件是高科技的应用软件，具有高科技产品的共同属性，这就需要有专业的 ERP 人才为主的组织框架，负责标准制定，基础数据、培训、转挡上线和 日常维护等工作。培训工作需同步跟上。ERP 的操作涉及到职能部门、生产部门并与仓库管理员、科室管理人员联系密切。与 ERP 有关的人员熟练操作ERP 系统的关键是掌握ERP 流程与操作方法。ERP是连贯性较强的操作系统，一旦出错，后续相关人员会跟着 错，或者无法操作，造成系统混乱，影响整体运行。因此，相关人 员的培训必须及时跟进。确保日常的数据维护和系统开发升级。从 ERP 的运行看，转挡上线后的错误发生频率比较高，主要是操作不熟悉、方法有失误造成的，还有系统开发有问题，这些缺陷，都必须立刻纠正。ERP项目组的管理人员，既要经常检查辅导相关人员的操作，还要进行日常的数据维护和系统开发升级，保证ERP 的快捷运行。

（二）ERP 软件系统设置的思路 ERP 软件的模块系统。ERP 软件系统包含许多模块系统，有生产计划管理、销售管理、采购管理、库存管理、质量管理、财务管理、成本管理、人力资源管理、设备管理、工作流管理、系统管理等。作为仓库库存控制管理使用的相关 ERP 系统软件有 6 个，财务会计（FI）、成本控制(CO)、销售分销(SD)、物料管理(MM)、生产计划(PP)、工厂维护（PM）。物料管理(MM)的范围。ERP 的物料管理是将采购管理、销售管理和库存管理有机结合的系统模块，物料管理主要管理原辅料、包装材料、机物料和产品成品。物料管理控制重点放在原辅料、包装材料和产品成品上。①所有物料必须有代码；②流通过程中必须是订单管理；③有效地进行动态控制；④为财务管理提供有力保障；⑤为成本有效控制奠定基础。库存管理主要业务和存货核算。库存管理主要业务有到货、入库、出库、调拨、盘点。ERP 系统的库存管理将上述主要业务，建立统一的信息数据库，在 ERP 系统平台上共享，使销售、生产计划、采购、生产公司、仓库、财务等一体化运行，产品需求、产品库存，随时可以调配，剩余原料也可以在同类生产工厂中调配。通过 ERP 系统进行严格的定额管理，把到货、入库、出库、调拨、盘点纳入到日常库存跟踪管理中，定额消耗得到控制。库存管理应该注意事项：防止断档，保证适当的库存量，节约库存费用。物料管理的 ERP 主数据设置。物料管理的核心是物料主数据设置，负责采购、存储、销售的所有产品、材料、服务等。无 论采购、库存管理、应收应付、成本管理、生产计划、物料需求计 划、车间管理等系统都要用到物料主数据。物料主数据设置首先要符合客观实际需求，各个模块之间充分考虑相互衔接作用，操作流程畅通。主数据包括基础数据、ERP 系统操作人员编号、设置操作流程、权限设置、需求设置。

三、ERP 系统在库存控制管理中运用的方法

（一）以销定产，订单管理 销售是龙头，建立以销定产的原则，销售品种、时间、数量是 否正确决定生产计划下达的正确性，同时为采购管理提供合理 的原辅料、包装材料的库存，减少产成品库存数量，都有重要的 作用。销售订单是库存控制的先决因素。销售订单是库存控制的决定因素，企业应注重以销定产。销售公司从各地获取产品需求量，按照品种（成品物料代码）、区域（销售代码）、销售商（销售商代码）以及数量、需要时间、销售价格、运输方式和运费、总金额、提货仓库、结算方式等内容建立 ERP 系统销售订单。根据市场需求发展趋势，建立 5 天、10 天、20 天的销售预测计划，利用 ERP 系统的信息共享，区域销售一旦发生变化，能够及时修正并在较短时间内调整，使生产更加符合市场需求的实际情况。生产订单是连接销售、采购、生产的纽带。在获得销售订单后，根据生产厂的生产能力，下达生产计划订单。订单内容有产品所需的原料、包装材料、配辅料的需求额度及指定生产厂，同时将销售订单审核转发生产厂。依据销售预报计划，安排生产厂生产产品转发销售公司。因此生产计划订单是连接销售— 采购—生产的纽带，生产订单是否及时、准确对库存控制影响很大。采购订单是库存控制的关键要素。生产计划订单到手，采购员就有目的地在供应商之间选择物料下采购订单。采购订单内容有物料（物料代码）、供应商（供应商代码）、数量、规格、价格、金额、交货时间、交货仓库及付款等。为控制合理的库存量。在下采购订单前，应根据“生产计划订单需求数+安全库存量—现库存量”来确定采购订单，并经过主管领导审批才能有效。在 ERP 系统的采购订单中，采购要素和交货时间（货到做待检状态）、数量和后面质检报告单号、入库情况都详细记录在内。如果发生延时、数量短缺、质量差，将严重影响生产厂的正常生产，这对供应商来讲，会造成供货资格等级下降而失去供货机会。

（二）就近采购、就近生产、就近销售 物料的采购，成品的销售，通常是南来北往，时间跨度大，气 候变化多，较难控制，质量得不到保证，费用高，甚至影响生产和 销售。采取就近采购、就近生产、就近销售的原则，避免仓库间 物料搬运造成的破损，降低运输成本，有效控制库存成本，ERP 系统在这方面的作用越来越大。现在，销售预报—计划—采购 —生产—销售—结算，还有库存，只要在 ERP 系统轻巧地点一下鼠标，就可以一目了然。库位利用率明显提高，仓库间物料搬 运造成的破损和浪费明显下降，运输成本自然就低下来了。

（三）调拨、盘点和存货核算一盘棋 仓库管理制度中有日盘点、月存货核算的工作流程，是仓库管理的老规矩。以往拿着帐本在仓库折腾，费人费时，还漏洞百出。建立 ERP 系统后，日盘点工作，可以首先将 ERP 系统的库存数据调出打印，再到仓库实物一盘，批号、金额等清清楚楚，盘盈盘亏操作记录都能在ERP 系统中完成，帮助仓库保管员查明盈亏的原因，时间短，效率高，还可以督促仓库保管员尽心尽职。由于销售变化，库存物料和产成品能否及时调拨，是库存控 制管理的一个重要内容。依靠 ERP 系统，可以将零星剩余库存物料及时调拨到需要的同类产品中使用，减少浪费。

（四）分析市场趋势，灵活应变 市场价格趋向下降时候，采购要求零库存；市场价格趋向看 涨，采购囤货，这是 ERP 系统贡献的一大特点。现在处于市场经济加信息经济时代，库存存货管理一定要考虑市场行情，ERP系统对信息处理和趋势判断比较方便，运用 ERP 系统，可以参考历史的市场行情变化来确定市场价格发展趋势，以选择那些 信用度好的、采购量大的供应商。

四、结论与建议 ERP 是一种基于供应链的管理思想，打通了企业内部的信息流，受到企业的广泛关注，有许多成功例子：如蒙牛集团用金 蝶ERP 软件，中国网通采用用友 ERP 软件，招商银行用 SAP 公司 ERP 软件，都取得了显著成效。但 ERP 是新旧管理模式的变革，有不少企业开始轰轰烈烈地推行 ERP 系统，但由于传统管理模式不放弃，对新系统缺乏了解认识，扯皮现象严重，相当长 时间不能有效运行。也有相当多的企业在运用 ERP 系统后，走了不少弯路，甚至半途而废。因此，要有效推行和运用 ERP 系统，一是思想认识要提高，要摒弃传统管理模式的习惯；二是既要重建设，更要重应用，ERP系统建成后，要不断学习提高改进完善，逐步熟悉与掌握新系统； 三是相关部门要加强协调沟通，防止相互扯皮误工现象的出现； 四是加强制度建设，提高标准化程度；五是加强 ERP 专业人才队伍建设，使之持续有效地运行。