关于成立综合档案室的报告

第一篇：关于成立综合档案室的报告

关于成立综合档案室的报告

档案在人们的社会活动中和在各机关团体企事业单位的工作过程中，具有非常重要的用途。除了具有机关工作的有效工具、经济建设的重要依据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件等一般功能之外，还有其人们在社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用。简单来说就是档案的凭证作用和参考作用。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性和真实性，是令人信服的历史证据。

由于我院自建院以来，形成的各种文件与材料非常多，而且文件种类也比较杂，属于文书档案，相比专业档案的范围划分与规范管理，具有一定的复杂性。这就需要对其进行科学、规范的管理，进而增强其利用价值。所以，我院成立综合档案室是非常有必要的，也是需要提到议事日程上来的一项重要工作。这就需要院领导的亲自决策以及相关科室的密切配合，只有大家通力合作，成立档案室的工作才能稳步扎实的向前推进。基于此，我谈一下成立综合档案室的初步设想，向院领导做一下汇报：

１、确定归档的文件和材料

文件和材料，医院的每个职能科室都会产生，这就需要确定档案的归档范围。也就是说哪些科室的文件和材料需要归档，哪些不需要归档，确定之后，相关科室的文件和材料必须全部纳入归档范围，送交档案室进行统一编号归档。对于我院来讲，我个人认为应该进行如下划分：党群类、行政类、人事类、会计类、医疗护理类、预防保健类、基建类、设备类、声像类、实物类。

２、确定归档流程

目前我院的文件收发流程过于混乱，没有一个专门机构进行统一管理，给院领导查阅带来的难度。如政府部门和上级卫生单位下发的文件、通知等，以及我院相关人员参加各类会议，都会带回一些文件和材料，往往谁参加谁保管，这就给档案的搜集汇总带来了难度，有些文件可能领导都不清楚。所以领导应该确定，凡有这种情况，相关人员必须第一时间把文件和材料送交到档案室进行归，不得私自留存，有需要者可以留有复印件，然后由档案室工作人员进行微机录入，并编制档案目录汇总表，以方便领导及相关人员查阅。３、确定档案室的工作场所

因为有些档案是属于机密档案，不是什么人都能查阅，再者相关文件和材料也比较多，如果没有一个固定场所进行搜集整理、分类保存以及日常管理，这项工作将很难开展。这就需要领导确定档案室的工作地点，需要建筑面积相对大一些的空间以便工作。待档案归档完毕，还要对档案库房进行必要的建设并配备相关的设备和设施，以增强档案的安全性。以上这些都是亟需解决的，只有这些落实到位，才能进行档案室的下一步具体工作，否则档案的归档工作将无法继续，还望院领导研究、确定。

院长办公室：王淑妍 2013年1月15日

第二篇：综合档案室管理制度

综合档案室管理制度

1、综合档案室应对归档的全部档案进行统一的分类、编号和排列，编制案卷目录、全引目录、索引等各种检索工具，方便档案的查找利用。

2、档案室必须专人负责，专锁管理，库存档案每年要进行一次清理校对，发现档案资料遗失、虫蛀、霉烂、破损及库房设备损坏等情况，及时向领导报告，及时整改，以免造成损失。

3、档案库房要有温湿度控制及防盗、防火、防虫、防光、防尘、防腐蚀等安全保护措施，配备相应的设备，确保档案的安全。

4、档案室内严禁吸烟，严禁堆放与档案无关的什物，档案摆放要整齐、室内保持清洁卫生。

5、严格借阅和调卷手续、制度，非本室工作人员不得任意借阅各种检索工具。

6、档案管理人员应做好各类档案的统计工作，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。

第三篇：综合档案室管理制度

乡镇综合档案室档案管理制度

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案条例》等档案工作法律法规。

二、乡镇综合档案室由本乡镇档案管理人员专管，严格执行档案保密制度。

三、根据档案分类和保管期限规定，对室藏档案进行科学分类，并按类别和编号排列入柜，案卷要符合标准要求。

四、编制档案检索工具，便于查找利用。

五、室藏档案实行计算机管理，并使用全省统一的档案管理软件，安装档案专用软件的计算机不能对外使用，并定期进行系统备份。

六、档案装具必须是符合档案管理要求的专用铁皮柜、防磁柜。

七、综合档案室要做到防高温、防潮、防尘、防盗、防鼠、防虫、防光、防火、防磁“九防”要求。

八、实行档案查借阅登记制度，确保档案实体安全与信息安全。

九、按规定向县综合档案馆移交档案。

十、档案工作人员工作调动或离开本工作岗位时，要严格办理档案移交手续。并由乡镇分管领导负责监交。

十一、销毁保管期满档案和不归档文件材料要进行鉴定，并按规定办理档案销毁手续。

十二、保持档案库房整洁。

乡镇档案管理人员岗位职责

一、主动学习档案业务知识、积极参加档案业务培训，不断更新档案业务知识，提高业务素质。

二、制订乡镇机关立卷归档制度，监督指导乡镇机关站所于每年4月底之前完成上材料的收集、整理、立卷、归档、收交管理工作。

三、监督指导辖区内各行政村、社区于每年4月份之前完成上各类材料的收集、整理、立卷、归档管理工作，对各类档案进行科学分类、系统编目、有序管理。

四、建立档案统计制度，并于每年10月底之前向档案局上述统计年报。

五、建立档案利用登记备案制度，并向档案局上报每年档案利用效益事例。

六、按照档案移交规定范围和时限要求，向档案馆移交到期档案。

七、制定村级档案移交制度，并监督村级更换档案业务人员时，做好档案完整移交工作。

八、及时培训乡镇机关各站所、行政村（社区）档案业务人员。

九、协助上级档案部门查处档案违法案件。

十、按照档案保管期限规定，适时对室藏档案提出鉴定销毁意见，并按销毁程序销毁到期档案。

社区（行政村）档案管理人员岗位职责

一、认真学习《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案条例》，严格遵守档案工作的各项规章制度。

二、以维护村集体利益和村民个人利益为原则，档案借阅时应当履行借阅手续，借阅者不得涂改、损毁、调换、抽取档案。

三、加强档案安全防范工作，档案保管要做到防高温、防潮、防尘、防盗、防鼠、防虫、防光、防火、防磁“九防”要求，确保档案的安全。

四、遵守档案管理的相关制度，认真履行收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

五、对档案的件宗数量、利用情况以及借阅、移交进行登记，做好基础工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

六、严格执行档案安全保密制度，确保档案的安全。

七、注重业务建设，积极参加档案业务部门组织的各种培训，不断总结经验，改进工作方法，不断提高业务能力。

八、建制村在撤销、合并或转为社区时，应按有关规定将档案妥善移交给本乡镇，防止档案散失。

九、按照档案价值鉴定的原则，保管期限的标准以及销毁的程序和办法，定期鉴定档案。

十、销毁保管期满档案和不归档文件材料要进行鉴定，并按规定办理档案销毁手续。

社区（行政村）档案管理制度

一、根据《中华人民共和国档案法》的规定，在本区域活动中形成的各种材料(包括图表、簿册、声像材料等)均属收集归档范围，任何人不得据为己有或拒绝归档。

二、外出学习、开会、考察等活动中带回的文件资料，应及时交档案室集中统一管理。

三、录音、录像、照片、底片等档案由具体承办人员及时编写说明（时间、内容、地点、人物、摄影者、背景等）后，向档案室移交归档。

四、档案库房要做到防高温、防潮、防尘、防盗、防鼠、防虫、防光、防火、防磁“九防”要求。

五、全部使用统一标准要求的专用铁皮柜、防磁柜。

六、每年4月份之前完成上各类材料的收集、整理、立卷、归档管理工作，对各类档案进行科学分类、系统编目、有序管理，所用档案用品要符合档案管理要求。

七、实行档案利用登记备案制，查借阅档案必须由利用者填写登记表，严格履行借出手续、按时归还。

八、利用者不得转借、涂改、拆散、损毁和遗失档案。

九、档案利用者要遵守档案安全保管制度。

十、档案业务人员变动，务必履行交接手续，交接双方要认真清点、核对移交档案，并制定移交清册，由乡镇档案管理人员监督移交。

第四篇：综合档案室职责

综合档案室职责

一、认真宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的法令、政策、规定和上级主管部门的有关指示、规定。

二、制定全校档案工作发展规划、工作计划及规章制度，并负责监督、指导、检查执行情况。

三、集中统一管理全校的各类档案，做好收集、整理、编目等工作。

四、严守档案机密，确保档案的完整安全。

五、参加档案信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，多途径、多形式地开发档案的信息资源。

六、负责学校档案工作网络建设和档案工作的业务指导，对全校专、兼职档案员进行业务培训。

七、开展档案的开放和利用工作。

八、开展档案法规的宣传教育活动，强化师生员工档案意识。

九、开展、参加档案工作协作、学术研究交流活动，不断提高科学管理水平。

十、完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第五篇：综合档案室管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第一条为了加强本公司档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合本公司实际情况，制定如下档案管理制度。

第二章

第二条归档范围

凡记述反映本公司各种活动，具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围，确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定，具体归档范围按《文件材料归档与不归档范围》执行。

第三条归档时间

1、办理完毕的文件和应归档的文件，在次年六月底前整理立卷，移交档案室，并办理移交、接收手续。

2、随机设备、仪器、技术文件材料，在设备、仪器开箱时及时归档，待档案室登记后，再办理借用手续，进行安装调试。

3、基建文件材料待工程竣工收后及时归档。

4、会计档案隔年归档。

5、会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。

第四条 收集整理要求

1、按照归档范围及时、完整、准确收集本公司工作中形成的各种文件材料。

2、归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。

3、卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。

4、案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。

5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。

6、卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。

7、档案分类、组卷科学，便于保管和利用。

8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。

第三章档案库房管理 立卷归档

第五条档案库房必须符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫鼠的要求；设置窗帘，配备灭火器、温湿度计、空调等保护设施，四周无危及库房安全的隐患。

第六条 定期搞好库房卫生，检查档案破损、褪变情况，发现问题及时解决。

第七条 档案库房专人管理，无关人员不得随意进入库房。

第四章档案统计

第八条 要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。

第九条 要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。

第十条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。

第十一条 对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报上级有关部门。

第十二条 档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法使统计工作科学化。

第五章档案保管

第十三条对接收进综合档案室的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。

第十四条 加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。

第十五条 积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记

第十六条 加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。

第十七条 对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过鉴定小组和领导批准，造具清册后进行销毁。

第十八条 对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。

第六章 档案保密

第十九条不该说的机密，绝对不说。

第二十条不该问的机密，绝对不问。

第二十一条 不该记录的机密，绝对不记录。

第二十二条 不得在公共场所传播与机密有关的事项。

第二十三条 不得在不保密的地方存放机密文件。

第二十四条 不得随意向他人提供机密材料。

第二十五条 不准把档案资料带出档案室

第二十六条 严格执行查阅规定和各种管理制度。

第二十七条 复印机密文件、资料，严格按复印有关规定办理。

第二十八条 档案员调动工作时，应认真办好移交手续。

第七章 档案利用

第二十九条 凡本公司各科室需查阅档案材料，应办理查阅登记手续，查阅机密档案需经主管档案领导签字同意后方可查阅。外单位查阅档案必须持所在单位介绍信，注明利用者身份和利用档案的目的、范围，并办理查阅手续，经主管领导审批后方可查阅。

第三十条未办理查阅手续和发现查阅手续不全者，档案室拒绝提供查阅档案。

第三十一条 查阅档案只限在指定场所进行，未经批准不得将案卷带出档案室。

第三十二条 在借阅过程中，应保持档案资料完整无缺，不得擅自涂改、拆页、撕毁、污损、划杠、拆角、添字等，对无故损坏档案者视情节轻重酌情处理。

第三十三条 严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

第三十四条 档案员认真对归还的档案进行复查其完整程度，办理注销手续，并视情况及时追究。第三十五条 查阅档案者应及时将利用效果反馈档案室，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为本公司各项工作服务。

第八章 档案的鉴定和销毁

第三十六条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

第三十七条 档案鉴定工作在本公司鉴定小组组长主持下，由档案室和有关人员组成鉴定小组。根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的档案，重新进行审查，作出鉴定，提出销毁意见。

第三十八条 经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，经公司领导审批后销毁，未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。

第三十九条 销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签字，并将销毁情况报告公司领导，销毁清册列入档案保存。

第九章附则

第四十条本制度由本公司相关部门协商后共同制定，本制度的解释权属公司。第四十一条本制度由总经理批准后实施。