第一篇：公文标题常见病例分析
公文写作中常见的问题
一、文种使用不当
有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。
二、格式不规范
公文格式上存在的问题，主要有以下表现：
（一）公文文头不规范；
（二）标题冗长、混乱、残缺不全；
（三）主送机关排列混乱；
（四）结构层次序数混乱；
（五）附件不符；
（六）主送、抄送单位不正确。
三、行文规则混乱
（一）越级行文。
（二）多头行文。
（三）请示一文多事。
（四）党政不分。
四、提法不当
有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。
五、名称表述混乱
公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。
六、时间表述含糊
(一)用时间代名词而不用具体日期。
(二)年份随意省略。
(三)年份不使用公元纪年。
七、用词不当
(一)词义误用。
(二)生造词语。
(三)词语使用不当。
(四)滥用模糊词语。
八、不符合语法
不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。
（一）成分残缺。
（二）成分多余。
（三）搭配不当。
（四）语序不当。
九、数字使用不统一
公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：
（一）是数字概念不清楚。
（二）是数字概念不准确。
（三）是数字书写形式不统一。
公文标题常见病例分析
公文标题是公文内容的撮要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，笔者归纳为以下八个方面，并作粗浅分析。
一、要素不全。完整的、规范的公文标题一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。2001年1月1日起施行的（国家行政机关公文处理办法）作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类（文种），一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范（至于标题三要素如何省略，省略时应注意些什么，参阅本人撰写的（试论公文标题“三要素”的省略）一文），否则，将毛病百出。常见的病例有三种：一是随意省略事由。如（XX县人民政府决定），由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。二是随意省略发文机关。如一份没有版头的文件标题（关于加强农村党支部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关。但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机关（见（湖南省行政机关公文处理实施细则）第三章第十一条第六款之规定：“为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文机关”）。三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如（XX乡人民政府关干召开春耕生产会议的有关事宜）。
二、乱用文种。主要表现在三个方面：一是混用文种。如（全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告）（见 1990年 2月 2日<<湖南日报>>），这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，不论是已经废止的分别于1987年和1994年公布的（国家行政机关公文处理办法），还是自2001年1月1日起新施行的<<国家行政机关公文处理办法>>，都没有“请示报告”这一文种，明显不妥。从该“请示报告” 的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。报告，一般分为两种。一种是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”（见2001年1月1日起施行的<<国家行政机关公文处理办法》所使用的“汇报式报告”，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；另一种是提出建议、要求“批准转发” 的“批转式报告“，这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出一些具有全局性、建设性的意见＼建议，本部门又无职权直接行文，只有报告上级，经研究、同意、批转方可实施。二是错用文种。有的该用“请示” 的，却用了“报告”，而该用“报告” 的反而用的是“请示”；有的该用“函” 的却用“通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”“规定”“办法” “总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文（2001年1月1日起施行的（国家行政机关公文处理办法）所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复．意见，函，会议纪要。除此之外均不可直接行文），但可作为“印发”、“颁发’式“通知” 的“附件”行文。三是生造文种。如（关于调整工资的补充说明）、（关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为（XX（发文机关）关于印发调整工资补充说明的通知》、（Xx（发文机关）关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。还有的把“安排”。“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。
三、隶属不清。不该用“ 批转” 的，用了。批转；该用“批转” 的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如（XX县政府办公室关于批转XX市长在XX会议上讲话的通知），这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。
四、提炼不精。主要表现在标题冗长上。如（xxx（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知），可修改拟为（XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知）或（XxX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知）。
五、题不达义。表现在四个方面：一是事由偏跑。如（XXX关于草原灭鼠的请示），从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示，应改写为（XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示）。二是题大义小。如（关于企业技术、人才开发的若干规定），而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。三是题小义多。如（关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知），标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动” 的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文。此标题可改写为（XXx关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知）。四是题又不清。如<
六、用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“xX县人民政府关于转发<
七、滥用符号。如“XX县人民政府办公室关于印发<
八、标注不规范。主要表现在以下三个方面：一是回行题式不规范。（国家行政机关公文处理办法）明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”。而在实际排印时，却往往做不到这一点。如：
中共xx县委xX县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展
环境的实施意见
此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为：
中共XX县委xX县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展环境的
实 施 意 见 二是排列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离”；左右摆布时，要居中。居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按“居中”键即可。三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用来体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：公文标题用2号小标宋体字（正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字），这是<<国家行政机关公文格式>>（GB／T9704—1999）国家标准所规定的。
第二篇：公文标题常见病例分析
公文标题常见病例分析
一、标题不简要
标题中的主要内容是摘要性的，高度浓缩化的，不能面面俱到，臃肿庞杂。实际工作中有的公文标题文字太长，极力想把内容说得更具体、更清楚，结果反而更不清楚。
错：××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见。
正：××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见。
错：××区财委转发××市财委转发××市人民政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知。
正：××区财委转发××市政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知。
错：××县烟草专卖局关于转发××市烟草专卖局关于转发××省烟草专卖局关于认真开展清产核资工作的通知的通知的通知。
正：××县烟草专卖局转发××省烟草专卖局关于认真开展清产核资工作的通知（标题中不宜出现“关于”的连用）。
错：国务院办公厅关于转发民政部关于进一步加强生产救灾工作报告的通知。
正：国务院办公厅转发民政部关于进一步加强生产救灾工作报告的通知 错：中共××市委、××市人民政府批转××同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言及市委财贸部、市外贸委关于第二次外贸工作会议的情况报告和××同志关于加强我市外贸工作的几点意见的报告的通知。
正：中共××市委、××市人民政府关于批转全市第二次外贸工作会议三个文件的通知。
二、标题不清楚
错：××建筑公司关于水泥的请示。
正：××建筑公司关于增拨（或减拨）水泥的请示。错：××商场关于小汽车问题的请示。
正：××商场关于购置（或报废或调换）小货车（或小客车等）的请示。错：×局关于走私贩私的指示。
正：×局关于严厉打击走私贩私活动的指示。错：×市×局关于全市上半年技术创新情况的反映。
正：×市×局关于全市××××年上半年技术创新情况的报告。
三、标题不规范
错：呈报扩建校舍由（此标题刻意仿古，而不是按照现行的格式）。正：关于扩建校舍的请示。
错：×局关于完全地开展增收节支的通知。正：×局关于大力开展增收节支活动的通知。错：×市×局关于批复××问题的函。正：×市×局关于××问题的复函。错：同意你校关于建立行政学院的请示。正：××关于某校建立行政学院问题的批复。错：×省教委关于建全建立监考制度的决定。正：×省教委关于建立健全监考制度的决定。
四、标题中标点符号使用错误（主要是引号和书名号混淆、错用）标题中不应使用书名号的地方使用了书名号，该使用书名号的地方却错用了引号。《国家行政机关公文处理办法》中规定：“标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
错：××市人民政府批转《××市公安局关于加强社会治安综合治理几点意见的报告》的通知。
正：××市人民政府批转××市公安局关于加强社会治安综合治理几点意见的报告的通知（因为报告不属于法规、规章）。
错：××省人民政府关于转发“××省安全防毒工作管理规定”的通知。正：××省人民政府关于转发《××省安全防毒工作管理规定》的通知。
五、标题中请示、函、报告三种文种混淆以及并列使用 错：××关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。错：×××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。
以上两例是下属单位向上级主管部门请求更换（大修）锅炉和解决经费问题，《国家行政机关公文处理办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”，以上两例属于请示性公文，“报告”应改为“请示”。
××市工商局拟购置六辆三轮摩托车，向市财政局行文，标题是“关于购置六辆三轮摩托的请示”，市财政局给市工商局回文，标题是“关于同意购置六辆三轮摩托的批复”，这两份文件属文种错用，市财政局与市工商局属平级单位，相互之间应用“函”，不应使用“请示”、“批复”。
六、两个文种并列使用，写成“请示报告” 错：××关于组建中新实业发展公司的请示报告。正：××关于组建中新实业发展公司的请示。错：××单位关于申请批准购置××设备的请示报告。正：××单位关于购置××设备的请示。
第三篇：公文标题常见病例分析
公文标题是公文内容的摄要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，笔者归纳为以下八个方面，并作粗浅分析。
一、要素不全。完整的、规范的公文标题，一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。XX年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类（文种），一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范（至于标题三要素如何省略，省略时应注意些什么，参阅本人撰写的《试论公文标题“三要素”的省略》一文），否则，将毛病百出。常见的病例有三种：一是随意省略事由。如《××县人民政府决定》，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。二是随意省略发文机关。如：一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机关（见《安徽省行政机关公文处理实施细则》第三章第十一条第六款之规定：“为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文机关”）。三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如《××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜》。
二、乱用文种。主要表现在三个方面：一是混用文种。如《全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告》（见1990年2月2日《安徽日报》），这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，不论是已经废止的分别于1987年2月28日公布的和1994年1月1日起执行的《国家行政机关公文处理办法》，还是自XX年1月1日起新施行的。《国家行政机关公文处理办法》都没有“请示报告”这一文种，明显不妥。从该“请示报告”的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。报告，一般分为两种：一种是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”（见XX年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》）所使用的“汇报式报告”，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；另一种是提出建议、要求“批准转发”的“批转式报告”，这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出一些具有全局性、建设性的意见、建议，本部门又无职权直接行文，只有报告上级，经研究、同意、批转方可实施。第二种报告（批转式报告），今后应改用“请示”文种，这是XX年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中的新规定：“向上级机关请求指示、批准”用请示。二是错用文种。有的该用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报告”的反而用的是“请示”；有的该用“函”的却用“通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文（XX年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。除此之外，均不可直接行文），但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。三是生造文种。如《关于调整工资的补充说明》、《关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为《××（发文机关）关于印发调整工资补充说明的通知》、《××（发文机关）关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。
三、隶属不清。不该用“批转”的，用了“批转”；该用“批转”的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如《××县政府办公室关于批转××市长在××会议上讲话的通知》，这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。
四、提炼不精。主要表现在标题冗长上。如《×××（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知》，可修改拟为《×××关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知》或《×××关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知》。
五、题不达义。表现在四个方面：一是事由偏跑。如《×××关于草原灭鼠的请示》，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示。应改写为《×××关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。二是题大义小。如《关于企业技术、人才开发的若干规定》，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。三是题小义多。如《关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，而政文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文，此标题可改写为《×××关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知》。四是题义不清。如《××县人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。
六、用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法（见本人撰写的《转发式公文标题的三种技术处理办法》一文）。
七、滥用符号。如“××县人民政府办公室关于印发《××同志在××会议上讲话》的通知”、“转发《××省公安厅关于实施社区警务战略意见》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：“××县人民政府办公室关于印发××同志在××会议上讲话的通知”、“转发××省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。XX年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。
八、标注不规范。主要表现在以下两个方面：一是回行题式不规范。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”。而在实际排印时，却往往做不到这一点。如：
中共××县委××县人民政府
关于进一步整治和改善经济发展
环境的实施意见
此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为：
中共××县委××县人民政府
关于进一步整治和改善经济发展环境的 实施意见
二是摆列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离”；左右摆布时，要居中。居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按“居中”键即可。三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用宋体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：公文标题用2号小标宋体字（正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字），这是《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999）国家标准所规定的。
第四篇：公文标题常见病例分析
公文标题常见病例分析
公文标题是公文内容的撮要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，现从八个方面作粗浅分析。
一、要素不全。完整的、规范的公文标题一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类（文种），一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范，否则，将毛病百出。常见的病例有三种：一是随意省略事由。如（XX县人民政府决定），由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。二是随意省略发文机关。如一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关。但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机关。三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如《XX政府关干召开春耕生产会议的有关事宜》。
二、乱用文种。主要表现在三个方面：一是混用文种。如《全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告》，这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，不论是已经废止的分别于1987年和1994年公布的《国家行政机关公文处理办法》，还是自2001年1月1日起新施行的《国家行政机关公文处理办法》，都没有“请示报告”这一文种，明显不妥。从该“请示报告” 的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。报告，一般分为两种。一种是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”（见2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》所使用的“汇报式报告”，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；另一种是提出建议，要求“批准转发” 的“批转式报告“，这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出一些具有全局性、建设性的意见、建议，本部门又无职权直接行文，只有报告上级，经研究、同意、批转方可实施。二是错用文种。有的该用“请示” 的，却用了“报告”，而该用“报告” 的反
而用的是“请示”；有的该用“函” 的却用“通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”“规定”“办法” “总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文（2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外均不可直接行文），但可作为“印发”、“颁发’式“通知” 的“附件”行文。三是生造文种。如《关于调整工资的补充说明》、《关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为《XX（发文机关）关于印发调整工资补充说明的通知》、《XX（发文机关）关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文
种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。
三、隶属不清。不该用“批转”的，用了“批转”；该用“批转” 的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如《XX县政府办公室关于批转XX市长在XX会议上讲话的通知》，这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。
四、提炼不精。主要表现在标题冗长上。如《XX（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知》，可修改拟为《XX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知》或《XX关于妥善安排退休退职职
工子女就业有关问题的通知》。
五、题不达义。表现在四个方面：一是事由偏跑。如《XX关于草原灭鼠的请示》，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示，应改写为《XX关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。二是题大义小。如《关于企业技术、人才开发的若干规定》，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。三是题小义多。如《关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动” 的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文。此标题可改写为《XX关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知》。四是题又不清。如《XX县人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺
少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。
六、用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“XX县人民政府关于转发《XX市人民政府关于转发< XX省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知> 的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题避免介词“关于”。动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”“替代法”“直转法”三种技
术处理办法。
七、滥用符号。如“XX县人民政府办公室关于印发《XX同志在XX会议上讲话》的通知”、“转发《XX省公安厅关于实施社区警务战略意见》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：“XX县人民政府办公室关于印发XX同志在XX会议上讲话的通知”、“转发XX省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不
用标点符号”。
八、标注不规范。主要表现在以下三个方面：一是回行题式不规范。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”。而在实际排印时，却往往做不到这一点。如：
中共XX县委XX县人民政府
关于进一步整治和改善经济发展
环境的实施意见
此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改
为：
中共XX县委XX县人民政府
关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见
二是排列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离”；左右摆布时，要居中。居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按“居中”键即可。三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用来体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字。
第五篇：浅析公文格式常见病例
浅谈公文格式常见问题
钱兴明
公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。公文格式规范与否直接影响公文效力的发挥。从目前党政机关制发的公文来看，公文格式时常出现一些问题，笔者通过几年的秘书工作和学习《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，就公文格式中常见病例作分类总结与大家共勉。
一、关于版头中的常见问题。版头就是我们通常所说的“红头”。它一般由发文机关名称加“文件”二字组成，党的公文还可以由发文机关名称后加括号标明文种组成。在版头中常见的问题有三个方面：一是混用版头。一些文件中错将“中共××文件”这一版头用于上行的报告和请示类的公文中，而将“中国共产党××委员会（××）” 这一版头仅用于下行的任免通知中。根据《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）的规定，“中共××文件”这一版头，只适用于下行文，不用于上行文和平行文，而“中国共产党××委员会（××）” 这一版头，既适用于上行文，也适用于下行文和平行文。二是错用“红五星”。有些行政机关公文的版头中错加“红五星”。根据《条例》规定，党的机关的公文版头与主体部分用一条红色 1
横线相隔，红线中间有一颗红五星，以示与政府、军队等机关公文的区别。三是版头与加盖的印章不符。在一些公文中，版头是行政机关而印章却错盖成党的机关，有些公文版头是党的机关印章却错盖成行政机关。
二、关于发文字号中的常见问题。发文字号由机关代字、发文和发文顺序号三部分组成。标注于版头下方居中或者下方（上行文标注于左下方）。常见问题主要有三个方面：一是“第”“0”字多余。例如，在一份“××办〔2010〕第01号”文件中，“第”“0”字纯属多余。根据《条例》规定，发文字号中的发文顺序号从“1”开始依次编排，且不准在“1”前面加“0”。二是缩写年份。个别文件中擅自将发文缩写，如，“张×局〔09〕1号”，正确的应是“张×局〔2009〕1号”。三是一“发”到底。根据《条例》规定，发文机关代字的编写应科学、明确、统一，以便相互区别（如“发”“报”“函”等）。但有些部门错将一年来的发文机关代字全部用“张×局发”代替，可谓一“发”到底。
三、关于签发人中的常见问题。签发人就是签发文件的人，签发人一般为单位的正职或者主要领导授权的人。《条例》规定：上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，居右空1字标示，“签发人”三个字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标识。常见问题有三个方面：一是该标的不标，不该标的标。如有些部门给上级机关报的上
行文中不标签发人，而有些单位给平级机关发的平行文却标了签发人。二是标识位置不规范。有些文件标识签发人时没有居右空1字标识。三是标识字体不规范。个别上报的公文中虽然标识了签发人，但没有按照《条例》规定将签发人姓名用楷体标识，而是采用了和正文一样的字体标识。
四、关于公文标题中的常见问题。公文标题是公文的“眼睛”，通过它可以使读者把握公文总的思想，了解公文的主要内容。完整、规范的公文标题，一般由发文机关、事由、文种三要素构成。这方面出现的问题尤为突出，主要表现为以下四个方面：一是标题中滥用标点符号。《国家行政机关公文处理办法》规定，标题中除法律法规和规章名称加书名号外，标题中一般不用标点符号。常出现的问题是乱用引号、顿号、书名号等标点符号。如《关于建设学习型党组织、推进机关作风建设的意见》《关于转发××省发改委、工信委加快××项目建设的通知》，这里并列的词组各自的字面意义明晰，不致于被误认作一个词或词组，可直接将它们之间的顿号删去；再如“××办公室关于印发《××同志在××会议上的讲话》的通知”中“《》”符号就不该使用。二是错用文种。公文文种是用以表明公文的性质和请求的，一份文件只能用一个文种，不可混用也不可错用。由于一些公文文种在某些功效上的类似性，一些单位在制发公文时漠视了他们之间的细微区别，造成了公文文种的差错选择，该用请示的用了报告，该
用报告的用了请示；该用函的用了通知，该用通知的用了函；还有的把没有列为公文文种的“规定”“办法”“工作总结”等作为公文文种使用。三是随意省略文种。有些公文随意省略文种，使受文者不得要领，失去了公文的严肃性。如《××局关于召开××会议的有关事宜》《××市关于参加××会的情况汇报》。四是用词重叠。常出现的问题如《××局关于申请解决××经费的请示》公文标题当中出现了两个“请”字，使得标题事由内容出现重复，应去掉“申请”两字，因为“请示”，这一文种本身包含了“申请”的意思。再如《中共××市委办公室关于转发省委办公厅关于转发中央办公厅关于加强××的通知的通知的通知》公文标题中介词“关于”、动词“转发”和文种“通知”重复出现，造成标题冗长，令人不知所云。可采取删去中间层次的办法拟为《中共××市委办公室转发中央办公厅关于加强××的通知》，也可以用文号直接代替转发的文件等办法。
五、关于主送中的常见问题。主送机关是指公文的主要受理机关，即对公文负有主办或答复的机关，这是公文发出后能否得到及时处理的一个关键。根据《条例》规定，主送应当使用全称或者规范化简称、统称，下行文的主送机关可以有若干个，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔排列，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。向上级机关行文，特别是上行文，一般只能写一个主送机关。常见问题主要有以下三个方面：一是多头主送。该问题常出
现在上行的报告与请示两个文种中，有既送政府又送党委的（如，市委并市政府），有既送上级机关又送上级机关领导个人的（如，市委并×书记）等等。还有一些部门，同样一份文件既主送党委又主送政府，以为两个上级机关中，你不批他批，其实往往形成谁也不批，或者两个上级机关可能同时批示，而批示内容不同，甚至意见相反，造成上级机关之间在未经协调情况下的意见不一致，引起一些本来可以避免的矛盾。二是越级行文。《条例》和《办法》都分别做出了明确规定：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，尤其不得越级请示问题。常见的问题是，一些基层单位做了些工作，取得了一定的成绩，生怕上级部门不了解，就直接将工作报告或经费请示越级上报。这样就使直接的上级机关工作陷入被动，造成公文往返传递延误时间。同样，一些上级机关的业务主管部门有时也越过隶属关系的下级机关向下下级机关行文。三是上级党委部门或政府部门向下级党委或政府直接行文。《条例》和《办法》规定，党委或政府各部门在各自职权范围内，可以向下级党委或政府的对应部门行文。党委或政府办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委或政府行文；党委的其他部门，不得对下级党委或政府发布指示性公文。这方面常见的问题是有些省直厅（局）直接给市委或市政府主送公文，或者市直部门直接给县委或县政府主送公文。
六、关于附件中常见的问题。公文附件是相对于公文正文而言的，是为了突出正文的表达效果而附在正文之后的相关材料，它是公文内容的有机组成部分。常见问题有两个方面：一是标注位置及格式不当。根据《条例》规定，公文如有附件，应当在正文之后，下空一行，左空两字，机关署名或成文时间之前注明附件顺序和名称。常见问题是一些公文错将附件标注于成文日期之后，另一些公文采用顶格标注且没有下空一行，还有一些公文在附件左上角标注“附件”两字时，画蛇添足地多加了冒号（附件：）。二是误用附件。《条例》规定，凡是转发（批转、印发）性公文，其中被转发的公文不属于附件，而是主体的一部分，不能标注附件。但从目前现行的部分公文中看，有些错将属于正文的内容标注成附件，如《××政府关于印发2010-2012年保障性住房建设规划的通知》公文中错将《2010-2012年保障性住房建设规划》当作附件标注，其实该《规划》是该公文的主要内容，而前面的印发通知只是为《规划》服务的。
七、关于主题词中常见的问题。公文主题词是概括反映公文主题内容、类别及文件形式的规定性词或词组，它是公文的一种标识，是公文版记部分的构成要素之一。公文主题词既准确、简要地概括文件的主要内容，又可以帮助我们快速检索、查询文件，有利于提高机关办事效率，使档案管理规范化、系统化、科学化。《条例》规定，所有正式公文，均应按《公文主题词表》标注主题词，位于抄送机关上方，无抄送机关的，标于印制版记上方。但在主题词标注过程中，存在着许多问题：一是简单片面缩略文件标题。有些文秘人员在标注主题词时只是简单地压缩公文标题，或者想当然地在公文标题中挑选关键词标注。二是层次混乱。《条例》规定，在标注公文主题词时要严格按照《公文主题词表》进行标注，先标类别词，再标类属词，标类属词时先标反映文件内容的词，后标反映文件文种的词。这里常出现的问题是将类属词标在了类别词前面。三是不标注公文主题词。有些部门嫌标注主题词麻烦或认为标注不一定正确，干脆采取不标的办法。
八、关于抄送中的常见问题。公文的抄送是将文件在主送的同时发送给与公文相关的单位或遵照执行的单位，抄送单位是公文结构的组成部分。这里常出现的问题有三个方面：一是抄报抄送同时使用。新的国家公文处理办法已将过去用于上级机关的抄报和用于下级机关的抄送统一改为抄送，至今仍然有个别单位使用抄报。二是主送上级机关的同时抄送其下级机关。《条例》规定，主送上级机关，不能抄送其下级机关。有些部门在上报上级机关的请示的同时抄送给下级部门，给工作带来混乱，特别是有些请示件，因为上级未批准时，文件内容尚未确定，尚处于内部研究决策的阶段，故不宜让信息扩散，否则会造成工作被动。三是抄送格
式错误。一方面是有些文件上的抄送单位顺序排列错误；另一方面是错用标点符号，《条例》规定抄送单位之间要用逗号隔开，结尾一定要用句号结束（这是为了避免公文造假），而有些文件中抄送之间全用顿号隔开，且结尾没有用句号。
（市委办公室秘书科：钱兴明）
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