公文常见错误分析★

第一篇：公文常见错误分析

文秘和办公室工作学习资料

（第13期）

张家口市人口计生委办公室2005年7月31日

公文常见错误分析

一、生造文种

《办法》所确定的公文文种共有13类14种，除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”、“通知”的“附件”行文。例如，《关于××市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》、《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等，这里的“操作规定”、“说明”均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

二、混用文种

常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如：《××关于批准成立××学会的报告》，《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关 1

汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用请示。

三、规矩格式乱

《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有：

1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行排２８个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。

2.发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号。如，×政建（2003）240号；二是用虚数。如×政办〔2003〕005号；三是字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用３号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即１不编为００１），不加 “第”字。特别对于字号和字体，有的小于3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

3.标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。如“关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知”、“关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知”、“关于转发×局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知”，4.结构层次序数使用不规则。《办法》规定：结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

（一）”和“（1）”括号外面是不带顿和点号。

5.引用文号格式不对。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2003〕12号）。

6.成文时间标志不清。单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全；“零”

写为“０”，并且右空４字，但在实际写作中样式更是花样百出，有的成文日期甚至早于签发日期。

7.“抄报”现象依然存在。在行政公文实际中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词，这是要注意的。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。关于这，《办法》中有多出相关表述，第十七条规定“应当抄送被越过的上级机关”等，它表示行政公文不再使用“抄报”一词。

8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

9.盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。

第二篇：公文写作常见错误举例分析

公文写作常见错误举例分析

对推荐人选如有异议，请以书面形式并署真实姓名，于×年×月×日前邮寄或直接送×××监察室（邮编：×××；联系电话：×××）。

……

“公示”是随着干部人事制度改革应运而生的应用文书，但它决不仅限于党政干部任前的公示，其适应范围广泛，使用的频率相当高。近年来，无论是党政机关，还是企事业单位等向社会或有关单位及人员公开某一信息，以达到广泛征询公众意见，接受群众监督的目的时，常使用“公示”。由于公示制产生的时间不长，“公示”这一应用文的文种及格式等问题，目前在《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中都没有明确的规定，写作界对此也没有一个明确的说法，因此在运用的过程中，还存在一些问题。目前在制发公示性文书时，通常根据中组部《关于推行党政干部任前公示制的意见》中“需向社会公示的，一般通过报纸、电视、广播等新闻媒体发布公告；在部门（单位）或系统内公示的，可采取公示通知或会议公布、张榜公告等形式”的规定，或使用“公告”，或使用“通知”。因此，“公示”根据其内容只能使用“公示公告”或“公示通知”这两个公文文种。上述标题的正确写法应修改为：×××关于广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划推荐人选名单公示的通知。

二、生造公文文种

（一）“复函”代替公文文种“函”

关于征求全区社会求助厅际联席会议制度及成员单位职责 & {, K;^6 Z)s5 p)r

修改意见的复函 * c7 P% W+ k9 I5 e;w2 C!c;j4 F

×××：

贵厅《关于征求全区社会救助厅际联席会议制度及成员单位职责修改意见的函》（桂民函【2013】1004号）收悉。经研究，我局无修改意见。“ c8 S# l& H7 K)D7 N$ f

……

公文只有“函”这种文种，而“复函”是生造的公文文种。正确的写法应将标题改为：×××关于全区社会求助厅际联席会议制度及成员单位职责（征求意见稿）修改意见的函。0 b(o+ I* ~3 { g

（二）用“函复”代替公文文种“批复”

关于《×××关于提高

生猪调出大县奖励资金的请示》的函复

×××： * V.t4 ~# z)k;X-A/ O& y.?

你局《××市××区水产畜牧兽医局关于提高生猪调出大县奖励资金的请示》（×××渔牧报[2013]43号）悉，经研究，函复如下：

G' r-M3 X ]0 m)T' P

……

公文只有“批复”的文种，“函复”是生造的公文文种。正确的写法应将标题改为：×××关于×××水产畜牧兽医局提高生猪调出大县奖励资金有关问题的批复。

三、误用公文文种.a0 E+ Y0 `' W!}

（一）两种公文文种连用 7 Z: r9 C;v& } d

例1： , y% d8 f, W6 ]0 g3)B

关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的通知函 $ x# O& h: N/ H

…… $ M6 {: s5 A' v, L2 [6 K8 s+ h

“通知”和“函”是两种不同的文种，在一份公文的标题中不能同时用两个文种（转发、印发的公文除外）。正确写法应将标题改为：“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的通知”（主送单位为下级单位）或修改为“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的函”（主送单位是平级或不相隶属的单位）。

例2：

关于×××项目批复的通知

……

“批复”和“通知”是两种不同的文种，这两个文种不能在同一份公文的标题中使用（转发、印发的公文除外）。正确的写法应将标题改为：×××关于×××项目的批复。

（二）用函代替通知!@)G' l: P6 s;[6 j

关于征求《广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区 7 a)j u# @0 v y8 P;`

备案管理办法（修订稿）》修改意见的通知

自治区环保厅、区发展和改革委员会，各市、县（区）水产畜牧兽医局： ' e0 a' |6 O/ ?# H2 u1 ~/ }

《广西壮族自治区畜禽养殖场养殖小区备案管理办法》自2007年实施以来，对规范畜禽规模养殖场、养殖小区管理发挥了重要作用。根据×××规定，近期对“办法”进行了修订。现将“办法”（修订稿）送请你们，请于2014年1月10日前将书面意见反馈我局畜牧与饲料处，以便尽快修改完善后报自治区人民政府。逾期不反馈视为同意。8 Y1 A% P-C7 d)r' W-f

……

自治区环保厅、自治区发展和改革委员会和发文单位自治区水产畜牧兽医局是不相隶属的单位，不相隶属的单位特别是主送级别高一级的单位是不能用“通知”这种公文文种的。正确写法应将标题修改为：关于征求广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区备案管理办法（修订稿）修改意见的函。” Z9 M$ {(o2 R, R5 A;x

（三）用“报告”代替“函”

关于上报2013年上半年广西生鲜

违禁添加物专项监测总结的报告 “ v.G: e9 w, p0 R' j

农业部奶业管理办公室： # U)Q5 z& y5 a!P2 f.? T

为提高我老秘网区生鲜乳质量安全水平，根据×××要求，我局下达了《广西壮族自治区水产畜牧兽医局关于印发2013年广西生鲜乳质量安全监测计划的通知》（桂渔牧发[2013]22号）并顺利完成2013年上半监测任务，现将专项监测总结上报。” Z)Q!t!T, `& a% _

…… & L)T: J% q, c' N: J8 m-X

主送单位农业部奶业管理办公室与发文单位广西壮族自治区水产畜牧兽医局是平级单位，正确的写法应将标题修改为：关于上报2013年上半年广西生鲜乳违禁添加物专项监测总结的函。$ A3 z6 f/ Q, ?' z2 G!A

四、公文标题常见错误

（一）“关于对”连用

关于对广西农业产业化十大龙头企业

评选方案意见的函 8 }9 m-y!@.m' h7 G)t;p5 B

自治区农业产业化联席会议办公室：

你办《关于征求广西农业产业化十大龙头企业评选方案意见的函》（桂农产联办函【2012】3号）收悉。经研究，我局无修改意见。6 L1 K8 l-t9 M!L% H' S+ q;s

…… & ?4 x5 y(`, Q1 m& q: |& f

“关于”与“对”只能选用其一。正确的写法应将标题修改为：“×××关于广西农业产业化十大龙头企业评选方案意见的函”或修改为“×××对广西农业产业化十大龙头企业评选方案意见的函”。# R: t6 D')X

（二）公文标题过长

×××关于贯彻落实×××副书记在自治区“美丽办”呈报的《关于积极吸纳现代环保企业力量助推“美丽广西·清洁乡村”活动的建议》上重要批示情况的报告

……

通常情况下公文的标题字数不宜超过30字。上述标题字数共64个字，明显过长。正确的写法应将标题修改为：×××贯彻落实×××副书记关于积极吸纳现代环保企业力量助推“美丽广西.清洁乡村”活动重要批示情况的报告。

（三）标题误用书名号 / @, H(Y6 ^(K.L

关于报送《广西壮族自治区 2 _5 S |)M* ]0 V# b6 V0 ^-l2 N

2013年兽药监督执法工作总结》的函 : I1 ~(c P“ l' Z8 k: X

……

根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，凡法律、行政法规、地方性法规、自治条例、单行条例以及国务院部门规章、地方政府规章的名称在公文标题中出现时，应加书名号；凡被批转（转发、印发）的请示、报告以及方案、意见、规定、决定等文件的名称在公文标题中出现时，不加书名号。正确写法应将标题修改为：×××关于报送广西壮族自治区2013年兽药监督执法工作总结的函。3 K/ E3 L7 M+ t)k9 S$ T

（四）公文标题用词不准确 ' z* X1 D9 W-i0 G7 l-I

例1： 9 V8 S1 P9 d0 H-e3 j7 ]

×××关于

印发全国渔业渔政工作视频会议精神的通知

“精神”一般只能传达而不能印发。正确的写法应将标题修改为：×××关于印发全国渔业渔政工作视频会议要点的通知。

例2：

关于给予2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的 # {' o” K* I% ~8 c“ d3 r% Z4 I

请示

“经费”一般用“拨付”来表述，正确写法应改为：关于拨付2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的请示。

例3： 0 P;d& M3 t2 I% e* t

自治区×××局关于请求自治区台办领导参加我局赴台项目

对接洽谈工作团行前培训的函

自治区台办与发文单位自治区×××局是不相隶属的单位，发文单位没有资格要求台办的领导参加本单位举办的会议。正确的写法应将标题改为：×××局关于邀请自治区台办领导莅临我局指导赴台项目对接洽谈工作团行前培训工作的函。1 F4 l: L7 J1 U3 B6 |;v$ b$ k

例4：)R+ l% V/ h8 [3 b” `

×××关于

申请延长桂北渔80209号等2艘渔船 : H!g8 p6 [.h: p;h;c g

批准书有效期的请示

“申请”与“请示”词义重复，应将“申请”两字去掉，正确的标题应为“×××关于申请延长桂北渔80209号等2艘渔船批准书有效期的请示”。

例5： $ ^, ]% d9 g“ y: K

×××关于 0 S-`+ V' o2 f” U8 L/ x3

同意将文明渔港创建项目资金调整为 % m(v(l6 C;s6 {

南万渔港航标维修经费的批复 9 J)O H5 J(|9 H-S' w

“同意”与“批复”词义重复，应将“同意”两字去掉，正确的标题应为：×××关于文明渔港创建项目资金调整为南万渔港航标维修经费的批复。

例6：

广西×××局关于;j+ _ ]/ M @4 w

提供在建大型渔政船拟使用进口船用产品情况的函

农业部渔业船舶检验局：

你局《关于提供在建大型渔政船拟使用进口船用产品情况的函》（农渔检[字]函[2013]28号）收悉。现将广西在建大型渔政船拟使用进口船用产品型号和数量呈报，请查收。

……

在工作中上级部门往往要求下级单位提供有关材料。对下级而言，给上级的材料一般用报送来表述。正确的写法应将标题修改为：广西×××局关于报送在建大型渔政船拟使用进口船用产品情况的函。

（五）公文标题要素不完整

关于报送开展“审计整改年”活动工作情况的函 5 _2 z# S# s1 w

完整公文标题一般由“发文单位+事由+文种”组成，而且根据广西壮族自治区人民政府办公厅2012年10月印发的《党政机关公文处理工作条例》格式规定，发文单位要求用全称。正确的写法应将标题修改为：广西壮族自治区+单位全称+关于报送开展“审计整改年”活动工作情况的函。

（六）标题转行或排列错误

例1：

×××关于报送2013年桂西资

源富集区主要任务实施进展情况的函

例2： 1 U!q" A% Q4 G l7 C

广西壮族自治区×××局关于报送

“吃空饷”问题专项 6 @ k4 H+ V+ i:

清理检查自查报告的函

公文标题转行时不能将词语折断，多行标题排列一般为梯形或菱形，不能排列成长方形或上下长、中间短的沙漏形。上述公文标题应分别修改为：

第三篇：公文写作常见错误及病例分析

公文写作常见错误及病例分析

一、公文常见错误

（一）行文中的常见错误

1.滥发文件。主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列。（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）。（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决。（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过。（6）在部门之间意见分歧，未经协商一致时就行文。

2.行文关系混乱。主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文。（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文。（3）该职能部门行文的“升格”为党委、政府级行文。（4）该党委、政府级行文的“降格”为职能部门行文。

（二）文种使用中的常见错误

1.自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。

2.误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××单位××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××单位关于印发2017年工作要点的通知”。

3.混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。

（三）版头使用中的常见错误

1.使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

2.使用没有版头的白纸印发文件。

（四）发文字号中的常见错误

1.年号不全。如：将“1997”省略为“97”。

2.括弧不对。发文用六角方括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“[]”、方头括弧“【】”。

3.位置不当。将发文位置提前到了机关代字前面。如：将“办〔1997〕×号”错用为“〔1997〕办×号”。

4.序号累赘。发文顺序号中多加了“0”。如：错误写法“办〔1997〕01号”,正确应为“办〔1997〕1号”；错误写法“1997年01月01日”，正确应为“1997年1月1日”。

5.一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。6.一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。7.跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。8.自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

（五）签发人标注中的常见错误 1.上行文未标注签发人姓名。2.下行文也标注了签发人姓名。

3.标注不规范。签发人标注位置错误；签发人标注的字体字号错误；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

（六）主送机关中的常见错误

1.一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

2.主送机关表述不规范，未按顺序排列；未用全称或规范化简称；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“各单位”。

3.多头主送机关。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

4.主送个人公文不得主送领导者个人。

5.越级主送一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

（七）正文中的常见错误 1.错别字主要表现。

（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”等。

（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”等。

2.标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，六角括号与方括号混用，书名号与引号混用等。

3.数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十七大”错成“党的17大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。

4.随意简称。如将“宣传贯彻”简称为“宣贯”。

5.引文标注错误。公文引用的标题和发文字号顺序错误。如“你公司××〔2012〕×号文件《关于委托贷款的请示》已收悉。”，正确应为“你公司《关于委托贷款的请示》（××〔2012〕×号）已收悉”。

6.随意使用字体字号。正确正文字体为3号仿宋体。7.随意设定行距。正确行距为28磅。

（八）正文标识中的常见错误

常见错误，如正文结尾与成文日期未在一页时标注“此页无正文”，正确应为排版时根据情况适当调整行距（行距最大不超过32磅，最小不低于26磅），将正文与成文日期部分排放在一页。

（九）附件标识中的错误 1.有附件不标注。2.附件名未标全称。

3.标注不规范。“附件”二字未顶格标注（正确的是顶格标注）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末尾使用标点符号（正确的是不标注标点符号）。

（十）成文日期标识中的常见错误 1.将拟稿日期作为成文日期。2.将打印日期作为成文日期。

3.汉字和阿拉伯数字乱用。成文日期错用阿拉伯数字书写，如：“二○○五年三月二十日”，正确应为“2005年3月20日”。

4.标识不全只署月日不署年份，如：“3月20日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标注完整。

5．将月日写成“分子式”如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。

（十一）机关印章使用中的常见错误 1.漏盖、错盖印章。

2.位置不当。用印时未下压成文日期。3.模糊不清未及时清洗印章，使印记模糊不清。

（十二）抄送机关标识中的常见错误 1.使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”。

2.抄送个人公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。

3.抄送主送机关既然是主送机关就不必再抄送了。

4.滥抄滥送。将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。

5.标识不规范。抄送机关未分类或标点符号使用不当。

二、公文标题中常见病例分析

标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：

（一）语句不合语法规范

例1：×××部、×××部、×××部、×××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例2：×××高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。病例分析：

例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是 面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

例2缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。

（二）请示、函、报告三者混淆

例3：×××关于更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。例4：×××关于申请2015年公费医疗补助费的报告。病例分析：

例3的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

例4的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

第四篇：公文写作常见错误

尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉;②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法;③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做;④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。

下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：

一、文种不明

即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”;而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××(发文单位)关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“××××(发文单位)电力标准化工作总结”。

二、生造文种

一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”;另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。

第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文：

(1)规章制度类文书以“印发”形式行文。如××省电力有限公司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。(又，《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：“公司内部规章制度，以‘国电内规’字号印发，由法律事务部审核编号。”据此，规章制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。)

(2)事务文书以“转发”或“批转”的形式行文(上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”)。如《关于转发××电业局1999年工作计划的通知》，将《1999年工作计划》作为通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。

三、错用文种

错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：

(1)把“请示”误为“报告”。例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。

(2)滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。

(3)滥用“请示”。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正。

(4)“批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复××××的通知(或函)》，应改为《关于××××的批复》。

(5)“函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于×××(单位)×××(事项)的批复》。

(6)误用处分事项公文文种。“决定”和“通报”均可用于处分事项。处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报”可以带附件(即关于事件或事故的调查报告)，处分“决定”不能带。处分“决定”一般让有关人员知晓即可;批评性“通报”要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。

四、越级行文

《国家行政机关公文处理办法》规定：“一般不得越级请示和报告”。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关(单位)行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关(单位)。但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。

五、格式不全

公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全(如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等)。纠正这类错误的唯一办法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。

六、发文字号混乱

发文字号应当包括发文机关(单位)代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。发文字号混乱的表现主要有：项目不完整;年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“()”、方括号“[ ]”括入;序号加“第”字或编虚位。对这类错误，要根据具体情况一一改正。

七、标题不准确

具体表现在：公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文;标题太长，甚至超过了50字;有的则过简，致使题意不清;标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号”;长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。所有这些公文写作中常见的标题方面错误，必须根据规范要求予以改正。

八、主送单位不规范

主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起;若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格;各单位名称中间用顿号，最后—个单位名称后标全角冒号;若涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列。公文写作中主送单位标识上的错误主要有：单位名称不规范;各单位排列顺序混乱;多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格。对这些错误的标识方法，应注意纠正。

九、抄送单位不规范

抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒号后的抄送单位(即空4字而非空1字处)对齐，各单位间用逗号隔开，最后一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法，常见的标识错误也往往在此，应予改正。此外，不少单位的公文仍沿用过去的“对上用‘抄报’，对下用‘抄送’”的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送”。

十、成文日期不规范

最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“o”误标为“0”或“零”，年份不用全称，标识位置不规范等等。应根据《国家行政机关公文格式》(见本书附录三)的相关规定认真改正。

十一、序号、数字、计量单位不规范

公文中的序号按规定分四个层次[“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”]，若层次较少可省略“(一)”而直接用“1.”作为第二层次。公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识(详见本书附录

三、附录八两个国家标准)。公文中要使用法定计量单位，计量单位名称原则上采用中文，且全文前后要统一。所有这些规定，许多基层单位制发的公文都施行得不够好，应引起重视，以规范公文写作。

第五篇：行政机关公文格式常见错误（定稿）

行政机关公文格式常见错误

一、公文眉首常见错误

1、公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来很简单，内容也不多，但由于对1999年新《办法》不够熟悉，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数“秘密等级和保密期限”、“紧急程度”、“发文字号”三处。

旧《办法》的公文格式规定“秘密等级”、“紧急程度”标识于公文首页左上角的相应位置，“发文字号”中的“年份”要用方括号“[]”括入；而新《办法》的公文格式中则明确规定了“秘密等级和保密期限”、“紧急程度”要标识于公文首页右上角，“发文字号”中的“年份”必须用六角括号“〔〕”括入。例如，现在有不少的单位由于受旧《办法》的影响，而将公文的“发文字号”写成“×××[2001]1号”，这是不规范的，应改为“×××〔2001〕1号”。同时注意：序号用虚位（即1编为001），不加“第”字

2、文件版式

《标准》规定，发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25毫米，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米。目前较普遍的问题是 ：上行公文版式不规范。对于上行公文，《标准》要求发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米。上行公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人居右空1字。较普遍的问题是上行文不用“上行文版式”，或未标识签发人。

二、公文主体常见错误

公文的主体包括红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，它由“公文标题”、“主送机关”、“公文正文”、“附件”、“成文时间”和“附注”等构成。这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地方，主要表现在：、文种。文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都体现着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不可混淆使用。但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。首先，仍按旧《办法》的规定选用文种。新《办法》撤消了“指示”文种，而增加了“意见”文种。目前，有不少单位未将“意见”作为一个单独的文种使用，如“××关于印发《关于严格XX秩序的意见》的通知”，应该改为“××关于严格XX秩序的意见”。其次，文种的混用现象严重。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比如，“请示”和“报告”、“请示”和“函”以及“公告”和“通告”等文种就经常被混用，有的该用“报告”的用“请示”，该用“请示”的用“报告”，甚至“请示报告”同时使用；有的按旧《办法》的规定将“公告”和“通告”作为同一类文种来使用，新《办法》对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将“函”用成“请示”，如“××县××局关于追加2000办公经费的请示”（给县财政局），应改为“××县××局关于追加2000办公经费的函”。再次，有少数生造文种的现象。使用规范的文种，是公文与非公文相区别的最显著的特征之一。但在实际的公文写作中，却出现了少数使用党和国家公文法规规定以外的文种，诸如“汇报”、“批示”等，这些生造文种的现象，影响了公文的规范性、严肃性和权威性，应按照党和国家公文法规规定的文种使用，决不能乱起“名称”，生造文种。如“××关于XX工作情况的汇报”，将“汇报”作为公文文种来使用，极不规范，应改为“报告”。

2、标题。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。目前公文标题存在问题较多，将稍

后粘出专帖。

3、主送机关。由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。新《办法》规定“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称”、“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告”，从而使整个行文规则更加严密，更加具体。但在实际工作中，部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确，影响了办文的效率。

主送机关应当明确，否则文件发出后，究竟由谁来主办不清楚，从而造成办文的推诿。上行文时，主送机关只能有一个。尤其像我们工商这样的垂直管理部门，上行文时只能明确一个主送机关，但要同时抄送另一个上级机关。

4、公文成文日期。公文成文的日期，新《办法》明确指出“以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准”、“电报以发出日期为准”。由于不重视这一点，很多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期，或用印发日期作为成文日期，从而使公文的时效性受到了影响，甚至严重影响到文件的贯彻执行。会议集体作出的决定，其成文日期是以会议决定的日期，还是领导签发的日期为准，新《办法》仍未明确。另外，《标准》规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全。常见错误是成文时间采用阿拉伯数字，有的国家行政机关公文成文时间将Ο写成零。

6、空白处处理。新《办法》规定：“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识'此页无正文'的方法解决”，再如印章使用的规定、“请示”文件应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话等等，这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别注意，以避免出现错误。

7、公文生成标志。《标准》规定，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压线在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。而目前的常见错误是：单一机关制发公文在落款处加署发文机关名称的现象十分普遍；加盖印章随意性强。有的盖歪了或甚至盖倒了；盖章位置不正确。当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，本应采取调整行距、字距的措施加以解决而使印章与正文处于一面。而有的行政机关经常采用标识“此页无正文”的方式解决。

三、公文版记常见错误

公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名称和日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。在这一部分中，最容易出现错误的就是主题词了（稍后用专帖说明）。另外在以下几处也容易出错：

1、抄送机关标识不规范或仍有抄报字样。

3、印发时间未用阿拉伯数码标识。

此外，在公文版记部分，新《办法》已经取消了“份数”“起草人”“校对人”等项，但仍有不少的单位在公文中标识“份数”。