公文写作常见错误例析大全

第一篇：公文写作常见错误例析大全

发文字号编写不当

发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是一份公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。它为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。XX年1月1日施行的《国家行政机关公文格式》(gb／t9704——1999(以下简称“新国标”)规定：“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号‘[]’括入；序号不编虚位(即l不编为001)，不加‘第’字。”在实践中人们不严格按照规定编写，常出现以下错误：

1、机关代字混淆。

机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。如国务院制发公文，其代字为“国发”，四川省人事厅发文，其发文字号为“川人”。但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。如“华东师范大学”，它的代字不能写成“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，如用“华师大”就不能分辨，而应写为“华东师大”。同样，“南京大学”的机关代字不能写成“南大”，因为另外还有“南开大学”，“河南大学”的机关代字不能写成“河大”，因为另外还有“河北大学”。

2、年份不全。乱用括号。例如：

①金计生(96)第15号

②夹民政(XX)16号

③夹府发〔XX〕47号

例①年份不全，应写为“1996”，使用圆括号也不正确，根据《国家行政机关公文格式》gb/t9704——1988(以下简称“原国标”)规定，应用六角括号“〔〕”，“第”字多余，应删去；例②③年份应置于六角括号“〔〕”内。

3、机关代字、年份、序号次序颠倒。例如：

①成保〔96〕劳人字第51号

②〔XX〕外经贸发展审函字第2691号

“新国标”和“原国标”都规定了机关代字的结构形式是“发文机关代字+年份+序号”。因此，例①的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”、“字”多余，正确的应该是“成保劳人〔1996〕51号”；例②年份在发文机关代字前，“字”、“第”多余，应改为“外经贸发展审函XX2691号”。

标题拟写不当

标题是文章的“眼睛”，拟制时必须精心对待，不可马虎。公文的标题与一般的文章标题不同，其拟写有严格的规范要求。《办法》规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”规范的公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，又称“三要素”式，如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定》，也可以是由“两要素”构成或由“文种”构成。但“两要素”的或由“文种”构成的．一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在实际写作实践中，不合规定的情况时有发生，主要表现为以下几个方面的错误。

1、文种错用

文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。对于文种的选择。应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。写作中常出现以下几组文种错用现象。

(1)请示与报告错用、并用

请示和报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是两个不同的文种。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”(《办法》)，上级对于请示必须有答复，必须事前行文，而报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”(《办法》)，不需要上级作出答复，可事中行文，也可事后行文。但在写作中，人们没有掌握二者区别，常把请示误用为报告，或并用请示和报告。例如：

①《××公司关于急需购买碱性电池的报告》

②《××县人民政府关于请求将××风景区列为省级自然保护区的请示报告》

以上两例，从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例①的“报告”改为“请示”，例②的“报告”去掉。

(2)函与请示错用

《办法》明确规定：“函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”；“请示，适用于向上级机关请求批准、指示。”从这两条规定可看出，函与请示都可用于“请求批准”，但二者行文方向不同。函是向平级或不相隶属的机关“请求批准”，而请示是向有隶属关系的直接上级“请求批准”，这是选择这两个文种的关键点。但在实际操作中，人们受一种情感因素影响，总认为用请示显得对对方尊重，容易办成事．而用函则显得不那么郑重其事，不易引起对方重视，难达目的。因此，常把函错用为请示。例如有一篇公文的标题为《××市司法局关于拨付法制教育经费的请示》，主送机关是“××市财政局”。市司法局向市财政局请求拨款，而且市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种“请示”应改为“函”。

(3)通告与公告错用

通告和公告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种。通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”(《办法》)，公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”(《办法》)。从二者概念来看，二者都有公开告之的功能，但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。公告的发布机关级别较高，多由国家机关发布，受文对象广泛——“向国内外宣布”，宣布的事项重大。而通告发布机关广泛，机关、团体、企事业单位都可发布，受文对象范围较小——“社会各有关方面”，限制在一定的范围内，宣布的事项涉及的是一般事项，多是业务工作方面的内容。在使用时，人们往往青睐公告，凡需要对外公布事项，不加区别都用公告。例如：

①《××商场有奖销售开奖公告》

②《××县人民医院关于新设保健门诊的公告》

③《××火车站关于火车晚点的公告》

以上三例从发布机关来看都属企事业单位，从发布的事项看都是涉及业务工作方面的某一事项。因此，“公告”应改为“通告”。

除以上三组文种错用现象外，还存在着决定与决议相混、通报与决定不分、通知与通告等同等。由于篇幅有限，不再一一列举。

2、事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确

公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括。是标题的核心，要求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。而有些公文标题的拟写没有抓住公文主要内容，以致事由部分表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。例如：

①《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》

②《××县人民政府关于表扬营业员“秘书工作”同志的通报》

③《××县税务局重建税务所办公楼的请示报告》(应为“请示”，少了介词“关于”。该文内容是请求上级拨款修建税务所办公楼。)

④《××市财政局关于转发××省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知》

例①的错误是词义重复，文种“请示”已含“请求”、“申请”之意，故应删去标题中“申请”二字；例②事由部分只提到了有关的人，而没提有关的事，即要表扬的事迹未写出，显得空洞，应改为《××县人民政府关于表扬营业员“秘书工作”同志“秘书工作”先进事迹的通报》；例③属事由不明，文章主旨是请求上级拨款，故应改为《××县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示》；例④属层层转发公文标题，因未省掉转发的中间环节，介词“关于”重复使用，“通知”也多次出现，以致标题冗长，读起来拗口，不易理解，应改为《××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知》。

3、乱用标点符号

《办法》明确规定，公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。写作中，人们不循此规，常常不该使用标点的却使用了，或该使用标点的却用错了。例如：

①《国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监督的意见)的通知》

②《中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知》

③《“秘书工作”县工商局、税务局关于发布““秘书工作”县农村集贸市场管理暂行办法”的通知》

例①被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书名号；例②被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号；例③发布对象““秘书工作”县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。

主送机关标注不当

《办法》规定“主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。”如《国务院关于成立国务院三峡工程建设委员会的通知》一文的主送机关——“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，采用统称写法，既简洁又明确。而有的公文主送机关标注存在不明确、违反文种有关规定等错误，严重影响了公文效应的发挥。例如：

①《××县人民政府转发县乡镇企业局(关于加速发展乡镇企业的报告)的通知》(“转发”应为批转”，应删去单书名号)的主送机关是“各有关单位”

②《××县税务局重建税务所办公楼的请示报告》(应为“请示”)的主送机关是“××地区税务局、城建局、国土局、物资局”

③《大朝乡人民政府关于解决修建场镇饮水工程所需资金的请示》的主送机关是“尊敬的××书记”

例①错误是主送机关不明确，难以办理；例②属多头主送，违反了“请示一般只写一个主送机关”的原则；例③违反了“请示不得直接送领导者个人”的原则。

引用公文不当

在公文写作中，常常引用公文说明行文依据。正确引用公文成为公文写作规范化极其重要的一个环节。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”在操作时，正确的做法是：先用书名号引标题，后用圆括号引发文字号，例如：你行《关于调整货币政策委员会及任免的请示》(银发[XX]13号)收悉。”而写作中不正确引用公文的现象比比皆是，例如：

①你公司《关于成立通洲集团中心拍卖行的请示》悉……

②7月20日《通告》停止了省交通厅×交计字[XX]1号文件中规定的“双排座小货车载客养路费”的收取……

③你院×月x日请示收悉……

④在粤府〔1996〕38号文“关于拨款修建办税大厅的批复”中……

例①只引标题而没引发文字号；例②只引了发文字号而没引标题；例③既没引标题也没引发文字号；例④虽然公文的标题和发文字号都有，但标题与发文字号顺序颠倒，且标题用成了引号，所引发文字号未加圆括号。

结构层次序数标注不当

对于篇幅较长，内容较丰富，层次较多的公文，写作时常常要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。《办法》规定：“结构层次序数，第一层为‘一’，第二层为‘(一)’，第三层为‘1’，第四层为‘(1)’。”只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。在实践中常出现不规范现象。例如《关于××省××地区××银行机构合并问题的请示》(××银发〔1996〕124号)、《××省××培训中心关于筹建教学急需实验室的请示》(××中心〔XX〕15号)，这两篇公文的内容都只有一个结构层次，其序数标为‘‘l、2、3……”，正确的应为“一、二、三……”；又如《××县人民政府关于召开经济工作会议的通知》(1998年9月8日)，也只一个结构层次，其序数标为“(一)、(二)、(三)……”，显然也是错误的；再如《中共中央国务院关于反腐败斗争近期抓好几项工作的决定》(1993年10月5日)，内容有两个结构层次，第一层标为“一、二、三……”，第二层标为“(1)、(2)、(3)……”，很明显第二层序数标注错误，应标为“

（一）、(二)、(三)……”或“1、2、3……”。

第二篇：公文写作常见错误

公文写作常见错误举例分析

公文是单位与单位之间处理公务的文书，特别是在党政机关单位，公文的往来十分频繁，几乎每人每天都要与公文打交道，所以熟练使用公文显得相当重要。但由于公文写作主要是在中高职学习阶段进行相关内容的学习与训练，大学阶段学习的主要是专业知识与技能，绝大部分大学生很少再接触使用公文，从而导致在党政机关和事业单位工作的相关人员公文知识的匮乏，公文使用常常难免出现差错。本文对公文使用中经常出现的错误进行列举与简要的分析，并提出正确的修改意见，旨在减少公文使用的错误，提高公文办理质量。

2012年4月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，规定现行各类党政机关的公文种类有15种，分别是决议、决定、命令（令）、公报公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

一、错将日常应用文当做公文

（一）直接将“工作总结”当做公文

×××关于中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结 ×××：

根据×××要求，现将我局中秋国庆节期间开展水产畜牧产品的质量安全监管工作总结报送贵办。请审核。

……

常用的公文种类中没有“工作总结”这种文种，“工作总结”只是日常应用文并非公文，要将“工作总结”报送常常要依托公文文种“函”来完成。正确写法应将标题改为：“×××关于报送中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结的函。”函是公文的一种，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（二）直接将“说明”当做公文文种

×××内陆100吨级渔政船建造项目委托设计费付款说明 ×××水运规划设计院：

×××与你院签订的《内陆100吨级渔政船建造项目委托设计协

见随文报送贵委，请审示。

……

“意见”是上级领导机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理办法，并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文。而此文的审核意见只是单纯的认可或同意，不属于行政公文中“意见”这一文种，这种意见的报出常常只能依托公文文种“函”来完成。正确的标题应修改为：×××关于报送广西2013年奶业龙头企业标准化规模养殖场项目可行性研究报告的审查意见的函。

（五）直接将“工作要点”当做公文

×××局机关及直属事业单位2013

公共机构节能工作要点

为切实抓好我局机关及所属事业单位节能工作，根据×××结合我局公共机构节能工作实际，制定我局2013公共机构节约能源资源工作要点。

……

“工作要点”是日常应有文中的一种，并非公文文种。要报出“工作要点”常常只能依托公文文种“函”来完成。正确的标题写法应修改为：×××关于报送局机关及直属事业单位2013公共机构节能工作要点的函。

（六）直接将“公示”当做公文

关于《广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划》

推荐人选名单公示

×××：

根据×××精神，经研究，决定推荐×××等105名科技人员作为《广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划》培训对象（名单详见附件），现予公示。

对推荐人选如有异议，请以书面形式并署真实姓名，于×年×月×日前邮寄或直接送×××监察室（邮编：×××；联系电话：×××）。

“公示”是随着干部人事制度改革应运而生的应用文书，但它决不仅限于党政干部任前的公示，其适应范围广泛，使用的频率相当高。近年来，无论是党政机关，还是企事业单位等向社会或有关单位及人员公开某一信息，以达到广泛征询公众意见，接受群众监督的目的时，常使用“公示”。由于公示制产生的时间不长，“公示”这一应用文的文种及格式等问题，目前在《中国共产党机关公文处理条例》和《国

……

“通知”和“函”是两种不同的文种，在一份公文的标题中不能同时用两个文种（转发、印发的公文除外）。正确写法应将标题改为：“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的通知”（主送单位为下级单位）或修改为“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的函”（主送单位是平级或不相隶属的单位）。

例2：

关于×××项目批复的通知 :

……

“批复”和“通知”是两种不同的文种，这两个文种不能在同一份公文的标题中使用（转发、印发的公文除外）。正确的写法应将标题改为：×××关于×××项目的批复。

（二）用函代替通知

关于征求《广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区

备案管理办法（修订稿）》修改意见的通知

自治区环保厅、区发展和改革委员会，各市、县（区）水产畜牧兽医局：

《广西壮族自治区畜禽养殖场养殖小区备案管理办法》自2007年实施以来，对规范畜禽规模养殖场、养殖小区管理发挥了重要作用。根据×××规定，近期对“办法”进行了修订。现将“办法”（修订稿）送请你们，请于2014年1月10日前将书面意见反馈我局畜牧与饲料处，以便尽快修改完善后报自治区人民政府。逾期不反馈视为同意。

……

自治区环保厅、自治区发展和改革委员会和发文单位自治区水产畜牧兽医局是不相隶属的单位，不相隶属的单位特别是主送级别高一级的单位是不能用“通知”这种公文文种的。正确写法应将标题修改为：关于征求广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区备案管理办法（修订稿）修改意见的函。

（三）用“报告”代替“函”

关于上报2013年上半年广西生鲜

违禁添加物专项监测总结的报告

农业部奶业管理办公室：

为提高我老秘网区生鲜乳质量安全水平，根据×××要求，我局下达了《广西壮族自治区水产畜牧兽医局关于印发2013年广西生鲜乳

广西壮族自治区2013年兽药监督执法工作总结的函。

（四）公文标题用词不准确

例1：

×××关于 :

印发全国渔业渔政工作视频会议精神的通知

“精神”一般只能传达而不能印发。正确的写法应将标题修改为：×××关于印发全国渔业渔政工作视频会议要点的通知。

例2：

关于给予2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的

“经费”一般用“拨付”来表述，正确写法应改为：关于拨付2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的请示。

例3：

自治区×××局关于请求自治区台办领导参加我局赴台项目

对接洽谈工作团行前培训的函

自治区台办与发文单位自治区×××局是不相隶属的单位，发文单位没有资格要求台办的领导参加本单位举办的会议。正确的写法应将标题改为：×××局关于邀请自治区台办领导莅临我局指导赴台项目对接洽谈工作团行前培训工作的函。

例4：

×××关于

申请延长桂北渔80209号等2艘渔船

批准书有效期的请示

“申请”与“请示”词义重复，应将“申请”两字去掉，正确的标题应为“×××关于申请延长桂北渔80209号等2艘渔船批准书有效期的请示”。

例5：

×××关于

同意将文明渔港创建项目资金调整为

南万渔港航标维修经费的批复

“同意”与“批复”词义重复，应将“同意”两字去掉，正确的标题应为：×××关于文明渔港创建项目资金调整为南万渔港航标维修经费的批复。

例6：

广西×××局关于

提供在建大型渔政船拟使用进口船用产品情况的函

第三篇：公文写作常见错误

尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉;②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法;③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做;④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。

下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：

一、文种不明

即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”;而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××(发文单位)关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“××××(发文单位)电力标准化工作总结”。

二、生造文种

一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”;另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。

第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文：

(1)规章制度类文书以“印发”形式行文。如××省电力有限公司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。(又，《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：“公司内部规章制度，以‘国电内规’字号印发，由法律事务部审核编号。”据此，规章制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。)

(2)事务文书以“转发”或“批转”的形式行文(上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”)。如《关于转发××电业局1999年工作计划的通知》，将《1999年工作计划》作为通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。

三、错用文种

错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：

(1)把“请示”误为“报告”。例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。

(2)滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。

(3)滥用“请示”。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正。

(4)“批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复××××的通知(或函)》，应改为《关于××××的批复》。

(5)“函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于×××(单位)×××(事项)的批复》。

(6)误用处分事项公文文种。“决定”和“通报”均可用于处分事项。处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报”可以带附件(即关于事件或事故的调查报告)，处分“决定”不能带。处分“决定”一般让有关人员知晓即可;批评性“通报”要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。

四、越级行文

《国家行政机关公文处理办法》规定：“一般不得越级请示和报告”。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关(单位)行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关(单位)。但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。

五、格式不全

公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全(如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等)。纠正这类错误的唯一办法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。

六、发文字号混乱

发文字号应当包括发文机关(单位)代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。发文字号混乱的表现主要有：项目不完整;年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“()”、方括号“[ ]”括入;序号加“第”字或编虚位。对这类错误，要根据具体情况一一改正。

七、标题不准确

具体表现在：公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文;标题太长，甚至超过了50字;有的则过简，致使题意不清;标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号”;长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。所有这些公文写作中常见的标题方面错误，必须根据规范要求予以改正。

八、主送单位不规范

主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起;若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格;各单位名称中间用顿号，最后—个单位名称后标全角冒号;若涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列。公文写作中主送单位标识上的错误主要有：单位名称不规范;各单位排列顺序混乱;多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格。对这些错误的标识方法，应注意纠正。

九、抄送单位不规范

抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒号后的抄送单位(即空4字而非空1字处)对齐，各单位间用逗号隔开，最后一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法，常见的标识错误也往往在此，应予改正。此外，不少单位的公文仍沿用过去的“对上用‘抄报’，对下用‘抄送’”的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送”。

十、成文日期不规范

最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“o”误标为“0”或“零”，年份不用全称，标识位置不规范等等。应根据《国家行政机关公文格式》(见本书附录三)的相关规定认真改正。

十一、序号、数字、计量单位不规范

公文中的序号按规定分四个层次[“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”]，若层次较少可省略“(一)”而直接用“1.”作为第二层次。公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识(详见本书附录

三、附录八两个国家标准)。公文中要使用法定计量单位，计量单位名称原则上采用中文，且全文前后要统一。所有这些规定，许多基层单位制发的公文都施行得不够好，应引起重视，以规范公文写作。

第四篇：公文处理常见错误简析

公文处理常见错误简析

——王楷

一、发文条件

1.合法性审核问题。国家税务总局令第20号《税收规范性文件制定管理办法》第十六条规定税收规范性文件出台前必须经法规部门进行合法性审核，否则办公厅（室）不予核稿，局领导不予签发。

那么什么属于税收规范性文件呢？《税收规范性文件制定管理办法》第二条规定，税收规范性文件是指县以上（含本级）税务机关依照法定职权和规定程序制定并公布的，规定纳税人、扣缴义务人及其他税务行政相对人权利、义务，在本辖区内具有普遍约束力并反复适用的文件。这个定义很长，公文核稿人员要把握的关键点是“税收规范性文件规定了税务行政相对人权利、义务”，我们脑子里就要有个意识，所核公文内容涉及到规定税务行政相对人权利、义务的，就应当先送法规部门进行合法性审核，因为合法性审核是一个发文的必经程序。

日常工作中国税机关单独出台的税收规范性文件我们多数能记着要送法规部门进行合法性审核，往往容易忽略的是联合行文和代拟稿，总局《税收规范性文件制定管理办法》第二十六条规定，税务机关与其他机关联合制定涉税文件，省以下税务机关代地方人大、政府起草涉税文件，业务主管部门应当将起草文本或会签文本送交法规部门进行合法性审核。也就是说出台税收规范性文件的联合行文和代拟稿也应进行合法性审核，需要特别注意。

关于税收规范性文件，还有一点需要注意。总局新公文处理办法第二十一条规定，上级税务机关针对下级税务机关有关特定税务行政相对人的特定事项如何适用税收法律、法规、规章或税收规范性文件的答复或者解释，需要普遍执行的，应当按照《税收规范性文件制定管理办法》的规定制定税收规范性文件。公文核稿人员遇到某批复的内容是政策性答复或解释，并需要在本辖区内普遍执行的，应当建议拟文部门制定税收规范性文件，文种可使用公告，不再单独批复。这既体现了依法行政，也减少了工作量。

2.公文会签问题。

总局新公文处理办法第六十八条规定，本机关主办部门起草的公文，涉及到其他内设机构职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关职能部门协商、会签。那么我们核稿人员在核稿时，如果发现公文内容并非拟文部门“一家之事”，还涉及到其他部门职权的，就要原文退回，并告知拟文部门与有关部门会签该文。

3.加强工作统筹问题。根据《四川省国家税务局关于统筹推进2013年重点工作项目和清理简并基层报送报表工作的通知》（川国税发〔2013〕25号）文件要求，省局对今年重点工作任务实行“板块+项目”的管理制度，每一板块由一名省局领导牵头抓总，担任统筹发起人，主要统筹发文、会议、推进实施、检查、报表、总结等工作事项。那么省局公文核稿人员在核稿时就要注意，如果某部门的发文涉及到前述文件中列明的重点工作，那么就要建议发文部门向该重点工作所属板块的牵头局领导汇报，由局领导统筹发文事宜，而不是由发文部门单独发文部署工作。

各市（州）局可能没有像省局那样实行重点工作“板块+项目”管理制度，但这里要强调的是，作为公文核稿人员，要具备全局意识，要了解掌握全局重点工作，不能就公文审公文。

二、文种使用

1．使用非法定公文文种

比较常见的是把规划、计划、要点、安排、方案、总结、制度、讲话等直接编排文号印发。例如：《××国家税务局关于总结固化2010年全省重点行业税源分析评估管理成果的工作方案》、《××国家税务局关于细化分配离退休经费预算的方案》，“方案”不属于总局新公文处理办法规定范围内的文种，应根据行文目的、行文方向、隶属关系和公文内容选用正确文种，拟写适合的文件标题。

另外，日常工作中我们喜欢使用“意见”这个文种，但要注意避免一种错误，例如：《××市国家税务局关于加强依法治税工作的实施意见》，“意见”属于总局新公文处理办法规定范围内的文种，但“实施意见”就不属于，而用作下行文的“意见”又被称为“工作指导性意见”，其就是要求下级机关实施的，实在没有必要在标题中画蛇添足写上“实施”二字，应改为《××市国家税务局关于加强依法治税工作的意见》。

2．文种与行文方向、体例不符

需要特别注意的是请示与函的混用问题。例如：《××国家税务局关于请求退还××有限公司增值税款的请示》，主送单位是“财政部驻四川省财政监察专员办公室”，为不相隶属关系，“请示”应改为“函”。往往有的发文单位为表示对受文单位的尊重，明明是不相隶属关系，应该用“函”的却用“请示”，但受文单位拿到这个“请示”后也不好办理，他该回复你“函”呢，还是“批复”呢？

三、行文规则 1．行文党政不分

总局新公文处理办法第六十三条规定，税务系统内部，除特殊情况外，党的组织和行政机关之间一般不交叉行文。例如：《××市国家税务局关于在各级党组织中开展创先争优活动的通知》，创先争优活动是党组织安排部署的工作，其正确的发文单位应是××市国家税务局党组，主送单位也应是各县、市、区国家税务局党组。有部分工作同时涉及党组织和行政机关，则应具体情况具体分析，根据发文单位、主送单位及工作重点确定其发文方式。

2．无行文必要

最近中央出台了八项规定，要求改进文风、精简文件。总局新公文处理办法第五十二条对哪些情况不发文作出了明确规定。省局制定的认真贯彻“八项规定”的实施意见也要求切实减少文件数量。办公室作为公文审核把关的部门，就要对各职能部门的发文必要性进行审查，制发公文应确有必要，不能一谈到部署工作就想到要制发公文。在实际工作中，有相当部分工作可以不通过发文，而是采用其他更为方便快捷的方式来安排落实。例如：《××市国家税务局关于报送办公联系电话的通知》，这类简单事项，完全可以通过电话或是在内部网络发布通知来予以落实。此外，对于上级机关来文，如没有补充意见，则不必制发公文转发，可以将原文电子文件远程封发或翻印纸质文件发送下级机关执行。

3．请示、报告不符合要求

请示、报告是重要的上行文，也是最容易出错的文种。常见错误主要有：超越直接上级进行请示或报告；一份请示中涉及多个不相关事项；同时向多个单位报送请示事项；将请示文件抄送下级机关；在报告中夹带请示事项；将上级机关内设机构列为主送单位等。

最近省局收到的市（州）局来文中就有请示出错的情况。某市局两个内设机构就同一个税收征管问题分别向省局报送请示，先是该市局大企业和国际税务管理处以《关于××项目税收征管问题的请示》（×国税发〔2012〕125号）向省局请示，省局相关职能部门收文后正在会商研究如何回复时，该市局征科处又以《关于××项目税收征管问题的请示》（×国税发〔2013〕13号）（与前文同样的标题）向省局请示同一个问题，这让省局如何回复呢？回复哪一个请示呢？ 还有，《××市国家税务局关于四川省财政监督检查处理决定执行情况的报告》（×国税发〔2013〕7号）的主送单位写的是“四川省国家税务局督查内审处”；《××市国家税务局关于推荐××同志为第四届四川省国际税收研究会常务理事的请示》（×国税发〔2013〕27号）的主送单位写的是“四川省国家税务局人事处”。这都是最近几天才收到的文件，将省局机关内设职能部门列为了主送单位。

4．非同级机关或部门联合行文

总局新公文处理办法第五十七条规定，各级税务机关可以与同级党政各部门、下一级党委政府、相应的军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。那么只有同级机关或部门可以联合行文，非同级机关或部门就不能联合行文，而这种错误却时有发生。例如：《××市国家税务局 ××县工商行政管理局关于开展个体集贸市场税收专项整治工作的通知》，市国税局和县工商局不属于同一级别，不能联合行文，正确的联合发文单位应是县国家税务局和县工商行政管理局。

5．便函使用不规范

便函是各级税务机关的内设机构之间的非正式公文，关于便函的使用有两种常见错误。一是便函以“××国家税务局”为行文对象，尤其是将便函主送下级机关，以便函的形式向下级机关部署工作事项，提出工作要求的情况比较多。总局新公文处理办法第六十一条规定，便函适用于商洽工作，通报和汇报有关情况，询问和答复一般事务性问题。并就便函的适用范围作出了禁止性规定（具体条文不再累述）。因此，便函不能像正式公文那样用来向下安排部署工作，也不能直接主送下级机关，而应主送下级机关相应的内设机构。

二是上级机关内设机构以便函形式向下级机关内设机构商洽工作，这时有两种情况，一是有的上级机关要求下级机关以正式文件回复，二是上级机关没作要求，但有的下级机关为表示对上级机关的尊重，以正式文件回复上级机关的便函。这都是不符合公文处理规则的，上级机关不应要求下级机关以正式文件回复，下级机关内设机构可以便函回复。

6．以正式公文形式印发领导讲话

领导在各类会议上的讲话，如需要在系统内让干部职工知晓，只能以政务通报的形式印发，不能以正式公文形式印发领导讲话。例如：《××市国家税务局关于印发××局长在全市国税工作会议上讲话的通知》，此种情况应予纠正。

四、公文格式

1.份号标注不规范。新办法中凡涉密公文都应当标注份号。份号标注不规范主要是：涉密文件不标注份号；份号的数字不按规定标注，没有编足6位数（份号是由6位数字组成的，即使只印制1份，也要写成000001）；份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行。

2.不标注保密期限。涉密公文在标注密级的同时没有标注保密期限，这种现象比较普遍。不标注保密期限的话，默认的保密期限就会很长，给我们工作带来不便。3.随意标注紧急程度。有的部门因为拟文拖延，为争取早点发文就随意标注紧急程度，扰乱了正常的公文处理程序。新公文处理办法规定，只能是内容重要、临近规定的办结时限或需要打破常规、特事特办的公文才能标注紧急程度。

4.发文机关标志不规范。有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致，如用“×××局”的发文机关标志，发文机关署名或者印章却是 “×××局办公室”等，还有的前面是党组的红头，后面却盖上行政公章。

5.发文字号不规范。一是发文机关代字概括不准确。例如：广元市国税局的发文字号是“广国税发”，后来我发现广汉市国税局的发文字号也是“广国税发”，建议加以区别的。二是发文字号的年份应用六角括号“〔 〕”括入，但有少数单位使用圆括号“（）”、方括号“[ ]”和尖括号“〈 〉”，这是老问题了。

6.签发人标注不规范

比较常见的错误有：一是上行文不标注签发人。二是上报重要的公文不是机关主要负责人或主持工作的负责人签发，却是任何副职都可作为签发人，有的甚至是非领导职务者也作为签发人。三是多个机关联合上行文，有的只标注主办机关负责人，而不标注其他机关负责人。

7.公文标题不规范

一是重复使用介词。例如：《××国家税务局关于××工作有关情况的报告》，“关于”与“有关”语义重复，“有关”应删除；《××国家税务局关于对××有限公司白酒消费税最低计税价格核查情况的通知》，“关于”、“对”介词叠用，“对”字应删除。

二是动词和文种语义重复。例如：《关于上报××的报告》、《关于呈送××的报告》，“上报”、“呈送”均与“报告”语义重复，“上报”、“呈送”应删除；《关于××综合业务办公用房新建项目申请开工的请示》，“申请”与“请示”语义重复，“申请”应删除。

三是标题中使用标点符号不规范。新公文处理办法第三十一条规定，公文标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。例如：××市国家税务局关于命名“××县国家税务局”为市局级文明单位的决定，没有必要在“××县国家税务局”上加引号，应删除引号。记住标题中只能出现书名号，不能有其他标点符号，而且书名号内必须是法律、法规、规章和规范性文件。

四是公文标题排列形式不够美观，如排成“金字塔形”、“沙漏形”等，应当排列成梯形或菱形。还有的标题在回行时词义不完整。

8.主送、抄送机关不规范

一是主送、抄送机关使用简称。在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用全称，如 “××市国家税务局、××市地方税务局”，不得使用简称。这是老生常谈了，但仍然有些单位（包括省局有些职能部门）随意使用简称，经常是主送机关用“各市、州国税局”。二是请示多头主送。例如：《关于××市国家税务局新建综合业务办公用房项目竣工审核的请示》，其主送单位写的是“××省国家税务局，××省国家税务局财务处”，不仅将请示文件多头主送，而且将机关及其内设职能部门并列为主送单位，使本是互相隶属的二者成为了并列关系。

9.正文容易出现的问题有：一是公文首页无正文。公文首页必须显示正文。还有一点要注意，一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。二是正文中结构层次序数未按规范要求标注，存在越级使用或混用现象。三是正文中使用的层次序号过细，有的多达六层甚至七层，如除“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”外，还用“第一、第二、第三”、“A、B、C”、“①、②、③”等。四是每一层次标题的字体不规范。新公文处理办法明确规定，标题第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。五是在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称。规范化简称为“××国税局、××地税局”，但仍然有使用“国税、地税，国、地税局，国地税”的现象。

10.附件项目不规范

一是误将印发、转发、批转的文件作为公文附件。印发、转发、批转的文件是公文正文的组成部分，因为具有一定的独立性，所以单独放在公文后部，但它并不是公文的附件。

二是公文带有附件的却不标注附件说明，或附件名称与附件说明不一致。

三是附件顺序号用汉字“一、二、三......”来标注。四是附件名称后标注标点符号。

五是文字较长的附件名称回行后顶格编排。应与上行附件名称的首字对齐。

11.发文机关署名。新公文处理办法增加了发文机关署名。常见错误是发文机关署名与发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致，如××国家税务局制发的公文，却署名为“××国家税务局办公室”。

12.印章在使用中容易出现的问题：一是多个行政机关联合向下行文时，只使用主办机关的印章。新办法规定联合行文不再区分上行文、下行文，统一要求加盖各发文机关印章。二是2个或2个以上机关用印时，印章相交或相切。三是印章与发文机关标志不符，如发文机关标志是“××国家税务局”，印章却是“××国家税务局办公室”。

13.附注。主要是请示无附注，请示应当注明联系人及电话。14.抄送机关标注容易出现的问题：一是给上级机关的行文仍用“抄报”。二是将向上级的请示“抄送”给下级机关。三是将有些不是领导直接交办的请示、报告类公文直接抄送给领导个人。四是将公文抄送有关机关的内设机构。

15.印发日期。主要是把成文日期当作印发日期。16.页码。主要是公文首页不标注页码。新公文处理办法规定，除信函形式首页不显示页码外，其他格式的公文首页都要标注页码。

第五篇：公文写作中常见标点符号误用例析

公文写作中常见标点符号误用例析

常见错误一：多个书名号或引号并列时使用顿号分隔

➤例1:各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》、《中华人民共和国未成年人保护法》、《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。（✖）

各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》《中华人民共和国未成年人保护法》《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。（✔）

➤例2：公安部门要加强校园“警务室”、“护学岗”、“安全网”建设，落实护校制度。（✖）

公安部门要加强校园“警务室”“护学岗”“安全网”建设，落实护校制度。（✔）解析：标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，宜用顿号。

常见错误二：在标示数值和起止年限时使用连接号不规范

➤例3：制定并实施学校安防达标建设三年行动计划（2013-2015年）。（✖）制定并实施学校安防达标建设三年行动计划（2013—2015年）。（✔）➤例4：要加快工程进度，确保科技园3-5年内建成。（✖）要加快工程进度，确保科技园3～5年内建成。（✔）

解析：标示时间、地域的起止一般用一字线（占一个字符位置），标示数值范围起止一般用浪纹线。

常见错误三：在并列分句中使用逗号统领

➤例5：各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合，工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。（✖）

各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合：工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。（✔）

解析：用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。常见错误四：在并列分句中使用句号后再使用分号

➤例6：一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险；二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。（✖）

一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险。二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。（✔）

解析：分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。常见错误五：同一形式的括号套用

➤例7：围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。（责任单位：各镇（街道））（✖）

围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。[责任单位：各镇（街道）]（✔）

解析：同一形式的括号应尽量避免套用，必须套用括号时，应采用不同的括号形式配合使用。

常见错误六：阿拉伯数字表示次序时使用点号不当

➤例8:

1、督促主办单位按时办结。(✖)1．督促主办单位按时办结。(✔)➤例9：（1）、督促协办单位按时办结。（✖）（1）督促协办单位按时办结。（✔）

解析：带括号的汉字数字或阿拉伯数字表示次序语时不加点号，不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母做次序语，后面用下角点（圆心点）。

常见错误七：在图、表说明文字末尾使用句号

➤例10：（图表略）

注：以上各项数据统计截至时间为2012年12月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径。（✖）

注：以上各项数据统计截至时间为2012年12月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径（✔）

解析：图或表的短语式说明文字，中间可用逗号，但末尾不用句号。即使有时说明文字较长，前面的语段已出现句号，最后结尾处仍不用句号。

常见错误八：在标示发文年号时使用括号不规范

➤例11：根据×发[2013]3号文件精神，„„（✖）根据×发〔2013〕3号文件精神，„„（✔）

解析：标示公文发文字号中的发文年份时，应使用六角括号。常见错误九：书名号内用顿号表示停顿

➤例12：根据《××省物价局、××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》（××规〔2012〕59号）文件要求，特制定本管理办法。（✖）

根据《××省物价局××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》（××规〔2012〕59号）文件要求，特制定本管理办法。（✔）

解析：书名号内标示停顿时用空格。

常见错误十：句内括号行文末尾使用标点符号不当

➤例13：为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组（领导小组组长由常务副区长兼任，副组长由××局局长兼任。），负责该项工作的协调处理。（✖）

为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组（领导小组组长由常务副区长兼任，副组长由××局局长兼任），负责该项工作的协调处理。（✔）

解析：括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外，句内括号行文末尾通常不用标点符号。

常见错误十一：附件名称后使用标点符号

➤例14：

附件：1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单；（✖）

附件：1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单（✔）解析：附件名称后不用任何标点符号。

常见错误十二：二级标题在换行分段情况下使用句号

➤例15：

（一）整合监管职能和机构。

为减少监管环节，保证上下协调联动„„（✖）

（一）整合监管职能和机构

为减少监管环节，保证上下协调联动„„（✔）

（一）整合监管职能和机构。为减少监管环节，保证上下协调联动„„（✔）解析：二级标题在换行分段时不使用句号，如使用句号则不需要换行分段。