酒店文档、档案、印章管理制度（小编整理）

第一篇：酒店文档、档案、印章管理制度

文档管理制度

文档管理制度

公文管理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由人力资源部统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

1、凡酒店的收文、总经理的收文，由酒店人力资源部签收；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自处理。

2、凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。登记后的内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导指示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号以及备注等。平件与密件要分别登记，便于管理。分清急缓，急件要随到随登并及时分送。收文薄上的序号应按年度编排，不要出现空号、重号。若有数份同一文件，每一份可注明第几份。收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。

3、公文登记后，由总经理办公室根据主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办文员送交，并经登记，签收后才可送交。

4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到人力资源部阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

5、各部门或个人承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第一季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。

8、各级干部调动时，应将文件清理移交。凡参加会议带回的文件，应及时送人力资源部登记保管。

9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁文件要登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。机密级以上文件，不准作废品出售，一律经碎纸机处理。

发文处理制度

1、各部门凡需打印的文件（包括表格），首先应经本部门审核签字，正式文件 要填写“办公纸”，再经总经理办公室主任同意后方可打印成文。

2、部门领导核稿时，一定要认真负责。审核把关的主要内容和重点是：（1）是否需要行文，应当用什么名义行文，要严格控制发文的数量；（2）是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（4）涉及其它部门的问题是否协调一致；

（5）审批手续是否符合要求（如是否按照规定的要求逐级进行核稿、签署、会签或提交一定的会议通过或报上级批准等，以明确各级应尽的责任），是否符合公文体式的有关规定（如是否准确地体现了发文机关同受文机关的关系，文中语气是否恰当，主送、抄送机关是否准确，标题、紧急程度、机密等级定得是否正确，是否便于受文机关办理等）；

（6）文字是否正确地反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等等。

3、凡以酒店名义发出的文件，应由酒店董事长签发。店内涉及面广的，应由正职或授权主持日常工作的副职领导人代签；酒店领导外出期间，可授权或委托其他负责人代签；会议通过的文件，根据授权，可由总经理办公室主任签发；凡以酒店内某一部门的名义发出的文件，应由该部门负责人签发；但涉及人财物问题的，除部门负责人签批外，还应送酒店主管领导审核和加签。

4、缮印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现此种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。

5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损，应移交办公室保管。

6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。

7、印刷文件需认真校对，重要文件实行三校复核，以保证正确无误。在缮校中如发现原稿有疑问、错误或不妥之处，应及时和承办单位联系，自己不得随意修改，校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。

8、酒店正式行文必须由录入员统一编号，用酒店专用公文纸印刷，经盖鲜印方能发出。

档案管理制度

（一）归档-各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷、交由办公室归档。归档文件必须经过酒店总经理办公室主任审查后才可归档。

(二)档案分类-酒店经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和载体区分为九个大类：

（1）设备仪器类；（2）基建类；（3）客房餐饮技术类；（4）酒店行政类；（5）经营管理类；（6）培训工作类；（7）声像档案类；（8）离店/骨干人员档案类；（9）会计档案类；

（三）分类方法：

1、按组织机构分类；

2、按工程项目分类；

3、按专业性质分类；

4、按设备型号分类；

5、按时间分类；

6、按问题分类；

（四）档案保管

1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。

4、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放。

5、胶片库房应设置在没有臭氧气、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。库房内应设防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

6、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

（五）档案保密。注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

（六）档案鉴定。酒店要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。

1、对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。

2、对酒店在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保存。

3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4、鉴定工作由酒店领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

5、鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。

6、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

7、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关挡案管理机关备案。销毁挡案时，要严格执行保密规定。

（七）档案统计

1、酒店档案管理要健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。

（八）档案管理现代化

1、档案管理要列入酒店信息化管理的整体计划中统筹考虑。

2、酒店档案室要应用电子计算机进行编目、检索和库存管理。

（九）酒店要按照国家有关规定，向档案馆移交有关档案或复制件。

（十）客史档案应专门妥善管理。并做到不成套借出，各部门经理可借阅复印件;避免书面材料流传，依法保护 VIP客人的隐私。

印章管理制度

1、酒店印章、合同专用章统一由酒店人力资源部及财务部管理。

2、使用酒店印章，必须经酒店领导或办公室主任批准，填写使用酒店印章登记表方能使用。

3、使用宾酒店馆合同专用章，必须经部门领导，财务部经理、酒店总经理审批；项目金额较大的，必须经酒店董事长审批；项目金额巨大的，必须由酒店董事会三分之二以上成员会签审批或召开董事会议通过方能办理。

4、使用部门印章，必须经本部门领导批准，由秘书办理登记手续后方能使用。

5、财务印章,严格实行三章(法人章, 财务负责人章, 财务专用章)分离,按照财务有关规定执行。

第二篇：印章、档案管理制度

印章管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司的印章管理，防止不必要事件的发生，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于全公司范围。

第二章 管理职责

第三条 印章保管人职责

（一）印章原则上不得带出办公室，并应存柜加锁。特殊情况确需带章外出办理公务，报经总经理或分管副总批准后，应另有监印人随同用印人办理；

（二）印章保管人员需建立《印章使用登记表》，严格按印章使用程序盖章，明确责任，保证印章的正确使用和绝对安全，防止被滥用和盗用；

（三）印章保管人员应注意印章的日常保养，并定期清洗，确保印迹清晰。

第三章 印章的使用

第四条 印章是指公司印发或办理的文件、合同、凭证等与公司权利义务有关的书面材料上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的具有法律效力的印章。

第五条 使用印章，一律实行审批制度。经领导批准后可盖印，其权限分级掌握，使用哪级公章，由哪级领导批准，并由其负责。凡不符合用印要求，均应拒绝盖印。领导在审核通过后，加盖印章，印章使用申请人需填写《印章使用记录》。

第六条 使用印章时，一律实行登记制度，注明用章事由、数量、申请人、批准人、用印日期。保管人应对盖章的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。

第四章 印章的保管

第七条 公司的印章由总经理指派专人保管。印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人等信息。

第八条 印章的借用

印章借用须办理手续，注明经办人、借用人、借用时间、借用理由等信息。

第九条 印章的停用

有下列情况，公章必须停止使用：

（一）机构变动要机构名称改变；

（二）上级部门通知改变印章图样；

（三）印章使用损坏；

（四）印章遗失或被窃，声明作废。

第十条 公章停用要提出处理办法，并报总经理批准，及时将停用公章送制发机关封存或销毁，建立公章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

第五章 附则

第十一条 本制度由行政人事部负责解释。

第十二条 本制度自公司审议通过后施行。

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司对档案的收集、整理、保管和利用工作，规范档案管理工作，充分发挥档案的作用，提高档案保存质量，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于全公司范围。

第二章 管理职责

第三条 行政人事部为公司档案归口管理部门。

第四条 行政人事部负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。

第三章 管理范围

第五条 档案的管理范围主要是文件材料，文件材料主要包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等。

第四章 管理工作要求

第六条 档案分类

（一）一般情况下按文件内容和性质分为机密、非机密和紧急、非紧急两类

（二）档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，前两级不够应用时得于小类之后另增加细类；

（三）每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号，并以每一文件一个目次编号为原则。

第七条 档案名称及编号

（一）档案各级分类应赋予名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容、性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混；

（二）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；

（三）档案分类各级名称经确定后，应编制《档案索引表》，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；

（四）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审。

第八条 档案文件提交

各子公司档案室负责筛选、保管、分类、编号文件，于每年年末提交到公司本部行政人事部，公司本部行政人事部负责公司本部档案的管理工作，文件提交

时应注意：

（一）检查文件的本文及附件是否完整；

（二）文件的处理手续是否完备；

（三）提交文件是否属于归档的范围；

（四）建立健全的立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；

（五）在年末检查齐全后提交至行政人事部。

第九条 归档与档案清理

（一）行政人事部在收到档案后，按照方便查找的原则，有序地归档；

（二）对所有公司档案系统列排，确保保管期限，编制档案目录，按一定次序排列和存放。

第十条 档案保管期限的确定

（一）永久保存的档案

1.公司章程

2.组织结构及各种规章制度

3.公司的核准文件

4.政府的核准文件

5.不动产所有权状及其他债权凭证

6.各种资产管理的相关记录

7.各种投资管理的相关记录

8.各种风险管理的相关记录

9.重大谈判、重大投资项目建议的记录

10.其它经核定须永久保存的文书

（二）长期保存

1.预算、决算书类

2.各种计划书

3.审核手续和考察报告

4.重要性管理规定、通知、会议纪要

5.其它经核定须长期保存的文书

（三）短期保存

1.期满或解除之合约

2.一般性通知、规定、会议纪要、调查

3.结案后无长期保存必要者

4.其它经核定为短期保存的文书

第十一条 鉴定与销毁

（一）根据国家档案局及有关部门规定，编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期、短期三种；

（二）日常鉴定工作由行政人事部，重要文件由总经理负责鉴定，对新入库的档案正确划分保管期限；

（三）对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；办理销毁手续，先经行政人事部经理审批，再由总经理批准，方能销毁；

（四）销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字；

（五）公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

第十二条 档案的利用

档案的利用由行政人事部经理负责，其操作按以下方式：

（一）公司内档案利用的方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料；

（二）档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息等；

（三）档案室应接受公司有关部门、人员定题咨询要求；

（四）依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作；

（五）政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。第十三条 档案的借阅和索取

A 总经理、副总、行政部经理可通过档案管理员办理借阅手续，直接提档；

B 公司其他人员借阅档案，必须由部门经理批准，办理相关手续，重要机密性文件一般不借阅。

第五章 附则

第十四条 本制度由行政人事部负责解释。

第十五条 本制度自公司审议通过后施行。

第三篇：酒店印章管理制度范本

酒店印章使用管理制度范本

为保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护酒店利益，杜绝违法行为的发生，规范印章的使用，特制定此管理制度。1.印章刻制

1.1 酒店印章刻制须报总经理批准，由行政部凭酒店介绍信到公安机关办理刻制手续。2.印章使用

2.1 凡属以酒店名义对内、对外发文、开具介绍信、报送报表、签订合同等一律加盖酒店公章，并造册登记；

2.2 凡属部门业务范围内的加盖部门印章，并造册登记； 2.3 凡属财务会计业务的用财务专用章；并造册登记。3.印章管理

3.1 酒店公章的保管及使用登记手续，由行政部负责保管； 3.2 各部门印章由各部负责保管； 3.3 酒店财务专用章由财务部负责保管；

3.4 酒店和各部门印章管理人员应对印章使用的严肃性和正确性负责；

3.5 凡以酒店名义签订的所有经济合同，必须由职能部门办理，总经理审核批准后，印章管理人员方可予以盖章；并造册登记； 3.6 凡以酒店名义上报或外送的需要加盖公章的财务报表、资料，由财务部经理审阅批准后，印章管理人员方可予以盖章；并造册登记； 3.7 凡以酒店名义上报、下发或外送的需要加盖公章的各类文件资料，由报送部门经理审阅批准后，印章管理人员方可予以盖章；并造册登记；

3.6 特殊情况需开具空白证明信件的，经办人必须书面写清开具空白证明信件的原因、用途等，由总经理审阅批准后，印章管理人员方可予以盖章；并造册登记；

3.7 印章应严格保管，严防被人盗用，未经总经理签字同意，严禁将印章携带出酒店使用；

3.8 违反上述规定者，每次对部门经理、经办人、印章管理员分别考核100元，造成严重后果者移交司法机关追究相关法律责任。4.印章销毁

4.1 印章停止使用时，需交行政部上报公安机关按照相关法律程序进行销毁。

第四篇：酒店印章管理制度（范文模版）

煤乡酒店印章、证照使用管理制度

印章、证照是酒店对外行使权利和承担责任的象征，具有法律效力，必须按规定范围使用妥善保管。为保证印章、证照的正确、安全的使用，特制定如下规定：

一、酒店、煤炭印章使用管理制度

1、酒店总经理授权由办公室负责管理，并掌握使用。主管人对印章的使用要严格把关，妥善保管。

2、以酒店、煤炭名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等，必须履行登记手续，由经办人填写《公章印鉴申请表》，写明日期，部门及用章事由，经总经理和分管领导审批后方可盖印，总经理和分管领导不在时须电话请示确认后才可用印，并在领导回来时补办相关手续。

3、酒店印章不外借，主管人不在时由总经理指定人代管，双方做好交接手续，并有监交人在场。

4、任何人不得以任何借口要求在空白纸张、介绍信、表格以及企业、个人书写的证明信件、材料上加盖印章。

5、酒店员工因取款、取物、挂失、驾驶员办证等，需用单位介绍信，由总经理批准并严格登记手续。

6、使用印章要坚持随用随盖，严禁事前盖章，也不得事后补章，同时做到人在章在，人走章锁。印章不用时必须入柜加锁。

7、凡私盖印章或利用印章舞弊者，一经发现给予严厉

惩处，并要负法律责任。

8、任何情况不得携带各类印章外出或外借。若因工作需要确需将印章带出，需提交申请，经总经理批准，由两人以上共同携带使用。印章带出期间，只可将印章用于申请事由，并对印章的使用承担一切责任。

9、发生印章丢失、损毁或被盗的情况时，主管人员要立即向总经理递交情况说明，并按照手续办理相关事宜。

二、酒店、煤炭证照使用管理制度

1、酒店及煤炭的营业执照正、副本、组织机构代码证正、副本，税务登记证正、副本，各种卫生许可证正、副本以及关于酒店、煤炭其他证照正、副本由办公室统一管理，并按照有关规定要求按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规要求。

2、证照使用及复印件由经办人填写《证照借用申请表》履行登记手续，写明日期，部门及借阅事由，经总经理和分管领导审批后方可盖印，总经理和分管领导不在时须电话请示确认后才可生效，并在领导回来时补办相关手续。

3、证照一般不得携带外出使用，如有特殊情况带出使用，必须经总经理、分管领导签字批准后方可带出使用。证照带出期间对证照的使用承担一切责任。

9、发生证照丢失、损毁或被盗的情况时，主管人员要立即向总经理递交情况说明，并按照手续办理相关事宜。

三、本制度从发布即日起实施。

煤乡酒店综合办

第五篇：文书档案、印章管理制度

文书档案、印章管理制度

为了规范本站文书档案、打字复印、印章管理，实行有效的内部控制，防范潜在风险，特制定本制度。

1、分工负责材料撰写。按分工负责的原则，综合性文稿由政办股拟定，专业性文稿由相关股室拟定。各股室草拟的文件及需印制的资料、表册等交政办股统一处理，经核稿修改、审核签发、编号登记后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政办股统一办理，拟稿人负责校对。打印的公文交二份、资料交一份给办公室存档。

2、严格管理公文收发。严格公文收发管理，及时登记，并送局领导传阅。局领导传阅文件要及时签署办理意见，及时交办、转办、督办。传阅期间要妥善保管，防止丢失。凡因签收和办理不及时造成不良后果的，将追究有关人员的责任。急办件可在报告分管政办股领导的同时直接处理到相关股室办理，同时报告给站长和分管领导，办公室及时跟踪、反馈。

3、搞好文件立卷归档。各股室的资料、文件须做好电子档案备份存档，纸质档案年终由各股室清理后，按要求做好档案整理，到政办股统一编号立卷，存放档案室以便工作查阅。

4、印章管理。严格印章使用程序，做好用章登记，股室印章由各股室负责人保管，行政印章和党支部印章由政办股股长负责保管。出具证明或其它需用印章的，必须经站长或分管领导签字后方可用章。不能在空白纸上盖章，不能外借。