酒店档案管理制度（精选5篇）

第一篇：酒店档案管理制度

酒店档案管理制度

为健全完善宾馆的各项管理制度，加强对宾馆档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本宾馆实际情况，特制定本制度。

一、归档范围

（一）宾馆重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、会议纪要等。

（二）上级机关发来的与本宾馆有关的决定、决议、指示、命令、条例、规划、计划、通知等文件材料。

（三）宾馆对外的正式发文与有关单位来往的文书。

（四）宾馆的请示、报告与上级机关的批复。

（五）宾馆反映主要职能活动的管理制度、报告、总结等。

（六）宾馆的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表。

（七）宾馆的财务档案。

（八）宾馆与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（九）宾馆员工人力资源（人事）档案。

（十）本宾馆的历史沿革、大事记及反映本宾馆重要活动的剪报、照片、录音、录像等资料。

二、档案管理体制

宾馆统一由总经办负责管理档案，并设置档案管理员岗位，专人负责档案管理工作。

三、档案管理员的职责

（一）有良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，热心服务，能维护史实，遵纪守法。

（二）掌握系统的档案专业知识，具备比较全面的文化、理论、科学技术知识。

（三）科学管理档案，全面了解档案和档案工作情况。

（四）建立科学总目录、案卷目录。科学分类，陈列有序。

（五）严防泄密事件发生。查阅档案，需说明查阅内容，领导审批，并登记签字。查阅中只查批准查阅内容，不准查阅其他资料。严禁个人行为借阅、复制。单位或组织借阅档案，由档案管理员直接送还，不可交由他人保管。

（六）指导各处室收集资料，科学分类，按时组卷归档，检查重要资料是否遗失、残缺、规范。

（七）注意防潮、防火、防盗、防虫。保持室内、柜架、卷宗洁净，空气流通。

四、资料的收集与整理

档案的收集整理工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

（一）宾馆的归档资料实行“年度归档”制度，每年二月份为宾馆档案资料归档期。

（二）宾馆的文书立卷、档案管理工作，采取集中和分散相结会的方法。宾馆的档案由总经办负责立卷归档；宾馆各部室的档案由各部门立卷后交总经办档案室归档；人事档案由总经办副主任（主管人事、劳资）负责清理归档；财务室档案由计财部经理负责清理归档。各部门在年初向宾馆档案室移交上一年度经整理的档案资料（属于平时立卷归档的不在此规定范围内）。宾馆档案室按规定向省局档案室移交永久保存的档案。在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各部门经理应积极配合与支持。

（三）凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

（四）各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

五、资料归档要求

（一）材料完整齐全。

（二）系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持

它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

（三）立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

（四）在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

（五）由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册上签字。

（六）档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。

六、部门归档要求

（一）编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。

（二）文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

（三）定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

（四）记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。

七、档案管理

酒店档案室做到防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防霉、防光，对永久档案要重点保护。对被损坏的档案要及时进行修补。严格检查制度，发现问题要及时进行处理。

八、档案的借阅

（一）总经理、副总经理、总经办主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅、归还手续。

（二）因工作需要，宾馆的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经办主任核批。

（三）宾馆档案密级分为机密、秘密两个级别，机密级档案经总经理批准后，只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经副总经理批准后可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。总经理因公外出时可委托副总经理或总经办主任审批。

（四）财务档案资料必须经总经理审批同意后，方可查阅。

九、档案借阅者必须遵守的规定

（一）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

（二）注意安全保密，未经许可，严禁擅自翻印、抄录、转借。

十、档案的销毁

（一）宾馆任何个人或部门非经允许不得销毁宾馆档案资料。

（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《宾馆档案资料销毁审批表》，交总经办主任审核后，报总经理批准后执行。

（三）凡属于机密级的档案资料，必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经办主任批准后方可销毁。

（四）经批准销毁的宾馆档案，档案管理员须认真核对，将批准的《宾馆档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

（五）在销毁宾馆档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经办主任指定专人监督销毁。

十一、档案管理人员要努力学习、钻研业务。

自觉接受局机关档案管理人员和档案管理行政部门的检查和指导。

第二篇：酒店消防档案管理制度

酒店消防档案管理制度

第一条 为加强单位消防档案管理工作，提高档案利用效率，特制定本制度。第二条 保卫部为单位消防档案的管理部门，其主要职责如下：

（一）对各部门消防资料的归档工作进行指导和监督；

（二）做好公司消防档案的收集、整理、保管和利用的工作；

（三）提高消防档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。第三条 归档范围：

（一）消防法规性文件。包括相关消防手续、消防部门下发的法律文书、文件资料或由单位颁布的各种规章制度等；

（二）消防例会形成的各种文件材料；

（三）单位的各种消防工作计划、总结、报告、请示、批示等；

（四）单位与消防维保单位或者油烟道清洁工作签订的合同、协议书等文件材料；

（五）证件性文书资料、包括获得的各类消防荣誉牌匾，特殊工作的证书和证明等；

（六）消防设施设备方面的文件材料；

（七）声像制品资料，包括单位各部门在日常的消防培训、演习、巡查、检查等，以声像形式记录下来的各种资料。第四条

平时归卷：

（一）各部门都要建立健全平时归卷制度。对消防巡查、检查以及消防配需的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管；

（二）各部门应根据本部门的消防工作职责及工作任务，编制平时消防文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号；

（三）各部门工作人员应及时将填写完毕或经领导批准的消防文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷；

（四）专（兼）职文书人员应及时将已归卷的消防文件材料，按照《案卷类目》条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发登记簿上注明。第五条

立卷

（一）消防档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；

（二）归档的消防文件材料种数、份数以及每份文件的页数钧应齐全完整；

（三）卷内消防文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起；

（四）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第六条

消防安全基本情况应包括下列内容：基本概况和消防安全重点部位情况；所在建筑消防设计审核、消防验收以及场所使用或者开业前消防安全检查的许可文件和相关资料；消防组织和各级消防安全责任人； 安全管理制度和保证消防安全的操作规程；消防设施、灭火器材配置情况；消防安全管理人、自动消防设施操作人员、电气焊工、电工、易燃易爆化学物品操作人员的基本情况；新增消防产品、防火材料的合格证明材料。第七条

消防安全管理情况应包括下列内容：消防安全例会纪要或决定；公安消防机构填发的各种法律文书；消防设施定期检查记录、自动消防设施全面检查测试的报告以及维修保养记录；火灾隐患、重大火灾隐患及其整改情况记录；防火检查、巡查记录；有关燃气、电气设备检测等记录资料；消防安全培训记录；灭火和应急疏散预案的演练记录；火灾情况记录；消防奖惩情况记录。

第三篇：酒店文件、档案管理制度

酒店文件、档案管理制度

（一）文件处理制度（制度编号：JB066）

公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由行政部统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

1、凡酒店的收文、总经理的收文，由酒店行政部签收；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自处理。

2、凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。登记后的内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导指示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号以及备注等。平件与密件要分别登记，便于管理。分清急缓，急件要随到随登并及时分送。收文薄上的序号应按编排，不要出现空号、重号。若有数份同一文件，每一份可注明第几份。收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。

3、公文登记后，由总经理办公室根据主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办文员送交，并经登记，签收后才可送交。

4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到行政办阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

5、各部门或个人承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。

8、各级干部调动时，应将文件清理移交。凡参加会议带回的文件，应及时送行政部登记保管。

9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁文件要进行登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。秘密级以上文件，不准作废品出售，一律经碎纸机处理。

（二）发文处理

1、各部门凡需打印的文件（包括表格），首先应经本部门审核签字，正式文件 要填写“办公纸”，再经总经理办公室主任同意后方可打印成文。

2、部门领导核稿时，一定要认真负责。审核把关的主要内容和重点是：

（1）是否需要行文，应当用什么名义行文，要严格控制发文的数量；

（2）是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（4）涉及其它部门的问题是否协调一致；

（5）审批手续是否符合要求（如是否按照规定的要求逐级进行核稿、签署、会签或提交一定的会议通过或报上级批准等，以明确各级应尽的责任），是否符合公文体式的有关规定（如是否准确地体现了发文机关同受文机关的关系，文中语气是否恰当，主送、抄送机关是否准确，标题、紧急程度、机密等级定得是否正确，是否便于受文机关办理等）；

（6）文字是否正确地反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等等。

3、凡以酒店名义发出的文件，应由酒店主管领导签发，重要的或者涉及面广的，应由正职或授权主持日常工作的副职领导人代签；酒店领导外出期间，可授权或委托其他负责人代签；在既定的方针、政策、法令、计划、决议范围内的一般业务问题的发文，可由主管领导签发，或由领导委托总经理办公室主任签发；会议通过的文件，根据授权，可由总经理办公室主任签发；凡以酒店内某一部门的名义发出的文件，应由该部门负责人签发；但凡涉及方针、政策重大问题的，除部门负责人签批外，还应送酒店主管领导审核和加签。

4、缮印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现此种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。

5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损，应移交办公室保管。

6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。

7、印刷文件需认真校对，重要文件实行复核甚至三校，以保证正确无误。在缮校中如发现原稿有疑问、错误或不妥之处，应及时和承办单位联系，自己不得随意修改，校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。

8、酒店正式行文必须由打字员统一编号，用酒店特别制的公文纸印刷，经盖印方能发出。

（三）档案管理制度（制度编号：JB067）

1、归档

各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷、交由办公室归档。归档文件必须经过酒店总经理办公室主任审查后才可归档。

2、档案分类

酒店经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和载体区分为九个大类：

（1）设备仪器类；（2）基建类；（3）客房餐饮技术类；（4）酒店行政类；（5）经营管理类；（6）党群工作类；（7）声像档案类；（8）已故人员档案类；（9）会计档案类； 分类方法：

1、按组织机构分类；

2、按工程项目分类；

3、按专业性质分类；

4、按设备型号分类；

5、按时间分类；

6、按问题分类；

（三）档案保管

1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。

4、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放。

5、胶片库房应设置在没有臭氧气、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。库房内应设防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

6、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

（四）档案保密

注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

（五）档案鉴定

酒店要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。

1、对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。

2、对酒店在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4、鉴定工作要组织由酒店领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

5、鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。

6、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

7、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关当案管理机关备案。销毁当案时，要严格执行保密规定。

（六）档案统计

1、酒店档案管理要健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。

（七）档案管理现代化

1、企业综合档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。

2、酒店档案室要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机进行编目、检索和库存管理。

（八）酒店要按照国家有关规定，向档案馆移交有关档案或复制件。

（九）酒店停业关闭后，除设备档案、基建档案等随实物交外，其余档案向有关档案馆移交。

（四）印章管理制度（制度编号：JB068）

1、酒店印章、合同专用章统一由酒店行政部及财务部管理。酒店所属各部门印章由部门秘书保管，并按规定使用。

2、使用酒店印章，必须经酒店领导或办公室主任批准，填写使用酒店印章登记表方能使用。

3、使用酒店合同专用章，必须经部门领导，财务部经理、酒店总经理审批；项目金额较大的，必须经酒店董事长审批；项目金额巨大的，必须由酒店董事会三分之二以上成员会签审批或召开董事会议通过方能办理。

4、使用部门印章，必须经本部门领导批准，由秘书办理登记手续后方能使用。

第四篇：关于酒店消防档案管理制度说明

【关于酒店消防档案管理制度说明】

为了规范酒店消防管理工作，根据《中国消防法》《湖北省消防管理条例》特制定本管理制度。

一、消防档案包括消防安全基本情况和消防安全管理情况。消防档案应当详实，全面反映消防工作的基本情况，并附有必要的图表，根据情况变化及时更新。

二、消防档案四级[员工—部门—监督部门(保安部)--总经办]档案，要有专人统一保管、备查。

三、消防安全基本情况包括以下内容：

1、单位基本概况和消防安全重点部位情况。

2、工种施工、使用前的消防设计审核、消防验收以有消防安全检查的文件、资料(留存于被检单位保留)。

3、消防管理组织机构和各级消防安全责任人姓名等。

4、消防安全制度。

5、消防设施、灭火器材情况。

6、义务消防队员及其消防装备配备情况。

7、与消防安全有关的重点工种人员情况。

8、新增消防产品、防火材料的合格证明材料。

9、灭火和应急疏散预案。

10、消防设施操作规程。

四、消防安全管理情况包括以下内容:

1、公安消防机构填发的各种法律文书。

2、消防设施定期检查记录、自动消防设施全面检查测试的报告以及维修保养的记录。

3、火灾隐患及其整改情况记录。

4、防火检查、巡查记录。

5、有关电器设备检测(包括防雷、防静电等)记录资料。

6、消防安全培训记录。

7、灭火和应急疏散预案的演练记录。

8、火灾情况记录。

9、消防奖惩情况记录。

五、单位工程的基本概况、公安消防机构填发的各种法律文书，以及与消防工作有关的材料和记录统一保管、存档备查。

六、消防档案酒店内任何人员调阅，需要经过保安部经理、总经理审批。在调阅后及时归还，如有损坏，按照情节轻重给予处罚。

【关于酒店消防档案管理制度说明】

第五篇：酒店文档、档案、印章管理制度

文档管理制度

文档管理制度

公文管理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由人力资源部统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

1、凡酒店的收文、总经理的收文，由酒店人力资源部签收；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自处理。

2、凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。登记后的内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导指示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号以及备注等。平件与密件要分别登记，便于管理。分清急缓，急件要随到随登并及时分送。收文薄上的序号应按编排，不要出现空号、重号。若有数份同一文件，每一份可注明第几份。收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。

3、公文登记后，由总经理办公室根据主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办文员送交，并经登记，签收后才可送交。

4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到人力资源部阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

5、各部门或个人承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第一季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。

8、各级干部调动时，应将文件清理移交。凡参加会议带回的文件，应及时送人力资源部登记保管。

9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁文件要登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。机密级以上文件，不准作废品出售，一律经碎纸机处理。

发文处理制度

1、各部门凡需打印的文件（包括表格），首先应经本部门审核签字，正式文件 要填写“办公纸”，再经总经理办公室主任同意后方可打印成文。

2、部门领导核稿时，一定要认真负责。审核把关的主要内容和重点是：（1）是否需要行文，应当用什么名义行文，要严格控制发文的数量；（2）是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（4）涉及其它部门的问题是否协调一致；

（5）审批手续是否符合要求（如是否按照规定的要求逐级进行核稿、签署、会签或提交一定的会议通过或报上级批准等，以明确各级应尽的责任），是否符合公文体式的有关规定（如是否准确地体现了发文机关同受文机关的关系，文中语气是否恰当，主送、抄送机关是否准确，标题、紧急程度、机密等级定得是否正确，是否便于受文机关办理等）；

（6）文字是否正确地反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等等。

3、凡以酒店名义发出的文件，应由酒店董事长签发。店内涉及面广的，应由正职或授权主持日常工作的副职领导人代签；酒店领导外出期间，可授权或委托其他负责人代签；会议通过的文件，根据授权，可由总经理办公室主任签发；凡以酒店内某一部门的名义发出的文件，应由该部门负责人签发；但涉及人财物问题的，除部门负责人签批外，还应送酒店主管领导审核和加签。

4、缮印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现此种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。

5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损，应移交办公室保管。

6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。

7、印刷文件需认真校对，重要文件实行三校复核，以保证正确无误。在缮校中如发现原稿有疑问、错误或不妥之处，应及时和承办单位联系，自己不得随意修改，校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。

8、酒店正式行文必须由录入员统一编号，用酒店专用公文纸印刷，经盖鲜印方能发出。

档案管理制度

（一）归档-各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷、交由办公室归档。归档文件必须经过酒店总经理办公室主任审查后才可归档。

(二)档案分类-酒店经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和载体区分为九个大类：

（1）设备仪器类；（2）基建类；（3）客房餐饮技术类；（4）酒店行政类；（5）经营管理类；（6）培训工作类；（7）声像档案类；（8）离店/骨干人员档案类；（9）会计档案类；

（三）分类方法：

1、按组织机构分类；

2、按工程项目分类；

3、按专业性质分类；

4、按设备型号分类；

5、按时间分类；

6、按问题分类；

（四）档案保管

1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。

4、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放。

5、胶片库房应设置在没有臭氧气、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。库房内应设防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

6、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

（五）档案保密。注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

（六）档案鉴定。酒店要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。

1、对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。

2、对酒店在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保存。

3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4、鉴定工作由酒店领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

5、鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。

6、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

7、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关挡案管理机关备案。销毁挡案时，要严格执行保密规定。

（七）档案统计

1、酒店档案管理要健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。

（八）档案管理现代化

1、档案管理要列入酒店信息化管理的整体计划中统筹考虑。

2、酒店档案室要应用电子计算机进行编目、检索和库存管理。

（九）酒店要按照国家有关规定，向档案馆移交有关档案或复制件。

（十）客史档案应专门妥善管理。并做到不成套借出，各部门经理可借阅复印件;避免书面材料流传，依法保护 VIP客人的隐私。

印章管理制度

1、酒店印章、合同专用章统一由酒店人力资源部及财务部管理。

2、使用酒店印章，必须经酒店领导或办公室主任批准，填写使用酒店印章登记表方能使用。

3、使用宾酒店馆合同专用章，必须经部门领导，财务部经理、酒店总经理审批；项目金额较大的，必须经酒店董事长审批；项目金额巨大的，必须由酒店董事会三分之二以上成员会签审批或召开董事会议通过方能办理。

4、使用部门印章，必须经本部门领导批准，由秘书办理登记手续后方能使用。

5、财务印章,严格实行三章(法人章, 财务负责人章, 财务专用章)分离,按照财务有关规定执行。