公司原材料采购管理制度

第一篇：公司原材料采购管理制度

原材料采购管理制度

1．原材料采购合同管理制度

物资采购合同管理制度 第一章

总则

第一条

目的。

为了规范采购合同签订的管理，保证交易的可靠有效，降低采购风险，最大限度维护公司利益，特制定本管理制度。

第二条

适用范围。

本制度适用于生产所需的各种原材料、外协加工、设备及备件、模具、办公用品等采购。第三条

权责划分。

1．供应部负责合同条款的商讨、草拟和合同的履行跟踪。2．生产总调、质量管理部、技术部和财务部参与合同条款的公审。3．项目经理或其授权人负责合同签订的批准。4．财务部负责合同资金的准备与结算

5、档案室负责合同原件的保管。第二章

合同拟定、审批和签署

第四条

合同拟订。

1．合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价的基础上进行。

2．采购合同部门主管应根据对方资信情况，起草符合本制度规定的采购合同。

3、采购合同应本着先A级后B级，特出情况下经批准才能启动C级供应商。第五条

合同必要条款。1．交货地点、方式。2．交货期。3．产品包装要求。

4．规格、特性指标含量。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的原料和设备，如设备、非标准件、原料的特殊性要求等，应做详细要求，必要时签订技术指标含量必备协议书。

5．验收。

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（1）供应商应严格遵守合同约定，按期、如数、保质于指定地点交货。（2）供应商供应的货品必须为完好合格品。

（3）验收工作由集团质量管理部和检测中心进行，供应商可提供必要的技术支持，但对集团的最终判决不得持有异议。对长期合作的供应商可将抽样方式、样品试验、判定基准与对方沟通清楚。并且可以邀请供应商参加抽样和检验。

6．标识要求。

对不同批号混用可能导致品质问题或带来生产不便的货品如套管、钢筋或易于混淆的货品，应要求明确标识，以便进行区分管理。

7．不合格品处理。

（1）不合格品应由供应商取回，并由企业另定期限补齐。（2）鉴别不合格品时所产生的人工费用由供应商承担。

（3）集团降低验收水准接受供应商的货品时，货款应酌情折让。（具体标准见附件）（4）因货品不合格所产生的一切损失及费用由供应商负担。

（5）不合格产品应及时通知供应商，通知发出后在规定时间内公司不收取保存费用，超出通知时间的仓储部门应按照每吨每天20元的费用收取保存费。此项费用应交财务部门另立财务科目归帐。

8．保密条款。

供应商不得泄露集团订购物品或估价的材料规格、设备型号、数量、货物及其他业务机密。

9．付款方式。

（1）货款支付结算采用货到后每月按特定时间段按比例付款的方式；

（2）如采取付定金%，货到付验收合格在一个月后付 70 %的方式，原则上定金不超过

10%，最后一笔款在原材料使用后的下个月支付。

（3）款到发货的方式应尽量避免，不得已时也应以此为条件争取折扣。第六条

合同审批。

1．针对大的供应合同或资金较高的供应合同，供应部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。

2．公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。

3．公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。

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4．公司常务副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。

5．公司项目经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。也可以授权常务副总审核签发。

6．公司供应部根据公司项目经理或授权的常务副项目经理的审查意见修改合同文本，并将审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司项目经理或受项目经理委托授权的的合同签署代理人常务副总正式签署合同。

第七条

长期合同。

1．对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同（如一年期），此后以每一采购单作为合同附件的方式进行交易。

2．采购经办人与供应商谈妥合同条款后，应拟订合同，将合同评审表提请公司合同审核办公室审核，后报项目经理项目经理或授权人审核、批准。第三章

合同履行

第八条

合同履行。

1．合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

2．在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式做详细、全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。

第九条

合同变更。

严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一的，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

1．由于不可抗力致使合同不能履行的。

2．由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。

3．因情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。4．其他合同约定的或法律规定的情形出现。

第十条

合同发生纠纷时，会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。第四章

合同保管

第十一条

供应部部签署合同后，应将合同原件送档案室和财务部进行分别保管。

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第十二条

供应部留存采购合同的复印件备查，同时将合同复印件送生产总调、质量管理部、技术部各一份。

2．原材料采购作业实施办法

原材料采购实施办法 第一章

总则

第一条

目的。为加强本公司的采购工作管理，规范物资采购作业事务，提高物资采购效率，特制定本办法。

第二条

采购基本要求。

1．采购对象。采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价，以供选择时参考。

2．价格、质量。以合理价格采购较高品质的材料。

3．时限。配合使用部门需要日期及需要量，联络厂方即时供应。第三条

采购方式。

供应部门应根据材料使用状况、用量低、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。

1．定期合同采购：对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的材料，应选用本方式办理。

2．特约厂商采购：对于用量、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由供应部门择定特约厂商，介绍使用部门径向该厂洽购。但在付款前应送供应部门审核。

3．一般采购：供应部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并了解交易条件后订购。

第二章

确定采购需求

第四条

请购单。

1．请购应按照存量管制基准和用料预算，并参考库存情形开立请购单，在请购单上逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送供应部门。

2．来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。

3．特殊情况需按紧急请购办理时，可在《请购单》“备注”栏注明原因，以急件递送。4．公务用品由集团综合办按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填《请购单》办理请

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购。

5．以下物品可免开清单，而以《办公用品申请单》委托供应部门办理，例如招待用品、书报、名片、文具、报表，以及小额采购的材料等。

第五条

期限。

1．供应部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。为达到这一要求，掌握适当采购时机，供应部门应召集有关部门按材料特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购作业处理期限，呈项目经理核准后公布实施。原则上应以供货合约拟定的交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时间。

2．原订采购作业处理期限变更时，供应部门应专函报告具体原因，呈项目经理核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。第三章

实施采购

第六条

权限。

特约厂家或A类原材料采购项目合同书需申报给项目经理核批，办公用品涉及资金超过2000元的采购，需呈项目经理审批。

第七条

供应商选择。

1．各项材料的供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外），各家背景及交易资料应记载于《供应厂商资料卡》上存档备用。对于未达本公司标准的材料，供应部门应开发新供应商，或报送主管部门拟订开发计划。

2．新供应商的开发，由技术部、生产总调、质量管理部会同供应部实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制《供应厂商资料卡》（若由于采购时效而由采购人员自行开发，则由采购人员填制）呈项目经理核准后，列为备选厂商。

3．对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由供应部门以签呈方式说明原因，送生产总调复查，并呈项目经理核准后，通知对方。

第八条

询价。

1．供应部收件人员收到《请购单》或《外购单》时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业，原则上谁询价谁负责的办事原则进行考核。

2．各采购经办人员收到《请购单》或《外购单》，应先判断请购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详者，注明“填单异常，说明欠详”等字样后退请购部门修订。

3．询价程序。

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（1）由采购经办人员参考过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象（特殊原因如独家制造，独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外），并填写在《请购单》上。

（2）对于加工合同采购项目，供应部门应要求厂商填具《成本分析表》连同《报价单》一并送来，作为议价参考。

（3）采购经办人员询价时，应将询价截止日期填注于《请购单》内以便通知供应厂商。（4）采购经办人员于通知厂商报价后，应紧跟催进度。

4．询价完成后，采购办理人员应将询价、报价的全部资料整理报送供应部，据以议价。5．若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购办理人员可将全部资料填制《采购事务征询单》，连同有关报价资料送请购部门签注意见。签注完成后，送交采购经办人员按请购部门意见处理，必要时重新询价。

第九条

议价。

1．采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时，应结合会签结果、各厂商报价，查阅前购记录及《供应商资料卡》、市场行情，经成本分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价（并报告有关主管），以供议价之用。

2．议价。

（1）议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款等。

（2）议价应采用多种形式进行。议价完成后，由采购经办人员拟定合作对象，呈请有关领导核批。

第十条

订购。

1．由采购经办人员于《请购单》上填写订购日及约定日，再交由采购办理人员填制采购联络函，报送厂商。将《请购单》第二联送材料仓库以待收料。

2．预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购经办人员应先与厂商订定供销合同书。合同书正本两份，一份存供应部门。一份存供应厂商；副本若干，分存请购部门、材料仓库、财务部门及档案室。第四章

采购进度控制

第十一条

采购经办人员对于每一采购项目，均应根据实际情况确定作业进度管制点，预定作业进度，制定《采购进度控制表》。

第十二条

预定作业进度应能配合请购项目缓急，且各作业进度须在预定日期前完成。

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第十三条

采购经办人员未能按既定进度完成采购时，应填制《采购交货延迟情况表》，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。

第五章

特殊情况处理

第十四条

请购项目撤销处理。

各采购经办人员收到原请购部门送来《撤销请购单》后按下列方式办理。

1．若原请购项目尚未办理，由采购经办人员在原请购单据上加盖“撤销”章，再交由供应部将原请购单与《撤销请购单》第二联退原请购部门，第一联自存，按一般请购单据存档方式处理。

2．若原请购项目已向厂商订购，由采购经办人员与供应厂商接洽撤销订购，经供应厂商同意撤销后，向供应厂商取回采购联络函，然后依第1项方式办理。若供应厂商坚持不能撤销，采购经办人员应于《撤销请购单》上注明原因，呈项目经理核签后，由供应部将《撤销请购单》返回原请购部门。

第十五条

紧急请购处理。

采购经办人员接到紧急请购通知后，应立即查明请购材料名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话询议价格，待收到正式的《请购单》时，补入询议价结果，按急件方式处理。

第十六条

交货质量异常处理。

各采购经办人员收到质量管理部验收不合格的《材料检验报告表》时，应尽快与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于《材料检验报告表》的“采购处理结果”栏内，并呈项目经理核签后，送回材料库。

1．对于需退料、换料或补交者，采购经办人员应于《材料检验报告表》的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。

2．因质量不合格而退货、换料，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料之次日起计算。

3．采购经办人员如未能按请购部门意见处理时，应将与厂商交涉结果记入采购处理结果栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。

4．交期延误罚扣处理：采购人员收到交货延误（本地厂商延交1日、外埠厂商延交3日以内可不按延误论）或统一发票逾7天未送财务部的拟整理付款事务反馈时，应按下列方式处理。

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（1）计算逾期罚扣金额（定期合同采购按每天5‰计扣，定有买卖合同的按合约所订比例计扣，其余按每天3‰计扣），并通知厂商罚扣原因与金额。

（2）在供货方同意扣款或补足发票时，由供应部在收料单及发票上填记实付金额或发票号码，呈项目经理核签后，连同原《请购单》第二联、收料单、材料检验报告表等资料送财务部整理付款。

（3）如厂方不同意按第（1）种方式扣款，采购经办人员应继续与厂商交涉，并将交涉结果书面呈项目经理核决后按第（2）种方式处理。

第十七条

属销售惯例或配合最小包装量厂商需超交的，采购经办人员应于《请购单》采购记录栏内注明，以作为材料仓库收料依据。

第十八条

以暂借款采购，采购经办人员应在《请购单》采购记录栏内加盖“供应部门整理付款章”，以免会计部门重复付款。

第十九条

价格变动处理。

1．外销产品原材料价格变动时，供应部门应即通知销售部门重新审理产品报价水平，避免不当损失。

2．供应部门应于奇数月5日前，核算各种材料价格变动情形，填具《主要原材料价格波动月报表》，呈项目经理核批处理。

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第二篇：xx公司原辅材料进厂采购验证管理制度

xx公司基本管理制度 原辅材料采购验证管理制度

1、目的为了使公司对原料的质量实施有效控制，确保采购物资的质量符合规定要求，价格合理、交货及时，特制定本制度。

2、适用范围

适用于所需的原辅材料采购进厂验证

3、工作程序

1.1采购员应及时收集填制供应商档案表，内容包括：供应商的名称、产量、供货 能力、质量保证能力和供货情况等方面的资料，由物资采购部门主管人员汇总分门别类建立档案。

供应商的档案，包括： a.法人资料、资质、资信等； b.产品质量状况； c.价格与交货期； d.历史业绩等。

1.2对合格供应商的控制

1.2.1质检员对供应商每次供货时进行抽样检验（活羊进厂按《屠宰加工过程控制程序》规定执行）；

1.2.2供应商每次供货如产品质量不合格按本公司《不合格品控制程序》执行，如交货期，交货数量等没按合同进行时，可由采购员对供应商提出警告，严重时发出暂撤消供应商关系的通知。对羊源合格供应商的控制参照公司《食品质量安全风险监测评估及预警防控方案》执行。

1.2.3采购资料

对主要原材料的采购由采购员根据订货合同对原材料的需求量要求和库存情况制定采购计划，注明品名、规格、数量、采购依据等报相关领导批准。在《合格供应商名单》上选择供应商，并与之取得联系，拟制采购合同，《采购合同》的拟制必须符合国家《合同法》有关规定。

1.2.4采购原辅材料的验证

xx公司基本管理制度 原辅材料必须符合相应的国家标准、行业标准、地方标准、及相关法律、法规和规章的规定。实行生产许可证的坚决采购有 QS 标志的产品，供应商应提供有关证明材料。采购原辅材料进厂后质检员严格按照标准要求进行验收，不合格的拒收，进行验收的同时还需对供应商名称、货证是否相符等相关资料进行核对。审验合格后方可办理手续入库。

具体控制如下：

a.原辅材料验收：在按照《原辅材料验收标准》、《验证控制程序》、《各种原辅料供应商需提供的证明材料清单》进行验收的同时，还要按照下述规定进行严格控制，并做好相关检验、验证内容的记录。采购原辅材料进厂时要严格控制其验收检验过程，供应商必须提供其营业执照、卫生许可证、生产许可证（如在发证范围）和出厂检验合格证明（活羊需提供检疫证）； 如供应商未提供或证明内容与规定不符时，应视情况对其采购产品拒收或单独存放，待证明材料重新提供后再进行核对，符合要求的即可办理入库手续；来自非合格供应商的货物拒收；到期未提供官方合格证明资料或与要求内容不符，应停止其合格供应商资格 直到提供资料齐全为止；连续 3 次发生偏差的供应商应停止其合格供应商资格；运输车辆是否卫生；外包装是否有破损、有油污等；验证货证是否相符，货证不符的拒收或单独存放并做好标识；标识是否清楚、正确，标识不清楚的单独存放；每年对合格供应商进行一次评价。

b.原辅料的贮存：原辅材料应在专用库房中分类贮存。

1.2.5采购原辅材料的质量跟踪采购部门定期或不定期对正式供货方进行质量跟踪并填写《质量跟踪报告》，对质量下降的供应商由采购部门及时反映给供应商，并限期整改。到期无改进的供应商，报总经理批准取消其供货资格。

第三篇：公司采购管理制度

外联物料部采购管理办法

一、原材料供应商管理制度供应商开发

１.制定目的为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。

２.适用范围

本公司原材料供应新厂商之开发工作，除另有规定外，悉依本规章执行。

３． 原材料供应商开发程序

原材料供应商开发权责

（1）生产部使用原材料，由外联物料部负责供应商开发主导工作，由技术部门确认产品质量。

（2）研发部使用材料，由研发部门确认负责供应商开发主导工作，外联物料部负责协助工作。

（3）一般物料、配件由外联物料部负责开发主导工作，使用部门提出相关意见或建议。

（4）生产专用设备由使用部门负责供应商开发主导工作，外联物料部负责协助工作。其他一般设备由外联物料部负责供应商开发主导工作。

（5）研发部、品管部、技术部、生产部、外联物料部组成厂商调查小组，负责原材料供应商的调查评核。原材料供应商的更换

（1）研发部、技术部、品质部确认更换产品的质量。并提交样品测试报告。

（2）外联物料部确认更换产品的性价比。

（3）由外联物料部提交申请经主管副总审核签字方可更换供应商。

原材料供应商基本资料表

应由原材料厂商填写《供应商基本资料表》，由采购员进行核实。该表包括下列内容：

（1）公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。

（2）公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。

（3）设备状况。

（4）人力资源状况。

（5）主要产品及原材料。

（6）主要客户。

（7）其他必要事项。

外联物料部采购员填写《供方评审记录表》，由外联物料部经理签字审核。

供方评审记录表，一般包括下列内容：

（1）产品质量、质量保证体系情况

（2）生产能力、交货是否准时。

（3）售后服务情况。

（4）价格是否合理。

外联物料部采购员填写《供方情况调查表》，由外联物料部经理签字审核。：

供方情况调查表，一般包括下列内容：

（1）有无专职检验机构。

（2）专职检验人员素质。

（3）有无必要的质量管理制度。

（4）检验手段如何。

（5）计量制度是否健全。

（6）有无检验台帐和原始记录。

（7）有无器件借用制度。

（8）产品有无合格证制度。

（9）有无不合格品管理制度、执行情况。

（10）质量问题处理程序如何。

（11）有无进度保证制度。

（12）有无成品包装、运输保护措施。

原材料供应商开发流程

（1）寻找原材料供应商。

（2）填写原材料供应商基本资料表。

（3）与原材料供应商洽谈。

（4）作样品鉴定。

（5）原材料供应商问卷调查。

（6）提出原材料供应商调查评核之申请。

二、采购管理制度定购采购流程

1．制定目的为落实物料、零件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。

2．适用范围

本公司物料、零件之订购、采购管理业务。

3． 请购规定

请购的提出，核准权限

（1）原材料的提出：生产部根据生产计划提交下月原材料的需求量，由生产部经理签字确认。

（2）设备/配件和其他生产低耗品的提出：由各部门提交《设备/物料采购申请单》，由各部门经理签字确认，报外联物料部确认后以呈批件形式由主管副总签字生效后才能采购。

物料采购核准权限

（1）原材料的核准权限，接受生产部提交的下月原材料的需求量表格，采购员需先与仓库核对原材料数量，确定采购数量，做出采购计划，经部门经理签字确认。

（2）配件和其他生产低耗品的核准权限，根据各部门提交的《设备/物料采购申请单》，外联物料部应本着节约原则及时落实该配件或耗材的使用情况（包括用于哪里，用多少，一个配件可使用的时间是多长）。如有疑义应及时与申购部门沟通。外联物料部确认后以呈批件形式由主管副总签字生效后才能采购。

4． 采购规定

采购方式

本公司采购方式一般有下列几种：

（1）集中采购

（2）合约采购

（3）一般采购

除（1）（2）以外之物料，采用随需求而采购之方式。

采购作业规定

询价、议价

（1）采购人员接获核准后之《设备/物料采购申请单》，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。（目前各原材料只有一家供应商）

（2）专业材料、用品或项目，外联物料部应会同使用部门共同询价与议价。

（3）采购议价采购交互议价之方式。

（4）议价应注意品质、交期、服务兼顾。

合同的签订

（1）合同的内容包括

货物名称，型号，数量，单价，总价格，发票，包装

交货地点，到货日期

付款条件及方式

技术指标

验收

争议的解决

不可抗力

检验及索赔

（2）合同的制定

合同草稿由外联物料部制定，其技术指标由技术部、品质部或使用部门签字确认。

呈核及核准

（1）采购人员询价、议价完成后，于《设备/物料采购申请单》上填写询价或议价结果。

（2）标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限，经主管审核，并依采购核准权限呈核。

（3）采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采购经理审核，主管副总核准。

（4）对于其他生产低耗品的采购，外联物料部门接到申购部门《设备/物料采购申请单》后先落实是否需求购买，无误后应按实际需求内容填写《呈批件》，详细说明所购物品原因、数量、预计金额。报主管副总审批签字后购买。

订购作业

（1）采购人员接获经核准之《设备/物料采购申请单》后，根据《采购计划》应以《采购订单》形式向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。

（2）合同采购根据采购合同填写合同签订申请单，并由物料部采购员签字确认合同内容，申请部门签字确认使用目的以可以生产的产品数量，物料部经理签字审核，由财务主管签字核实资金，再呈主管副总审批签字后实施采购。

（3）采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。

验收与付款

（1）经品质部检验合格签字后办理入库手续，不合格产品与供应商联系退货。

（2）依财务管理规定，办理供应商付款工作。

四、采购管理制度 采购价格管理

1． 制定目的为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。

2．适用范围

各项原物料采购时，价格之审核、确认，除另有规定外，悉依本规章处理。

3．价格审核规定

报价依据

技术部提供新材料之规格书，作为外联物料部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。

价格审核

（1）供应商接到规格书后，于规定期限内提出报价单。

（2）外联物料部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。

（3）外联物料部经理审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。

价格调查

（1）已核定之材料，外联物料部门必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。

（2）本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利外联物料部比价参考。

（3）单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。

（4）采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。

五、采购管理制度 采购品质管理

1、制定目的规范采购过程的品质管理规定，使采购品质管理有章可循。

2．适用范围

本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理，除另有规定外，悉依本规章执行。

3． 采购品质管理规定

文件资料要求

物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：

（1）订购物料之规格、图纸、技术要求等。

（2）产品技术精度、等级要求。

（3）各种检验规范、标准或适用规格。

合格供应商之选择

物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。

品质保证之协定

愿材料料之采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：

（1）供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。

（2）供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。

（3）供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。

（4）接受本公司必要之供应商调查、评鉴。

进货验收之规定

供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：

（1）采购员需确认订购单、供应商、到货日期、物料的名称与规格。

（2）仓库管理员需确认数量。

（3）品质部需确认品质检验并填写检测报告。

（4）检验合格后由采购员办理入库手续。

退还不合格品

对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。

品质纠纷处理

有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：

处置依据

以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。

采购物料退货与索赔

（1）拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购员。

（2）外联物料部经办人员通知供应商换货。

（3）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。

（4）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。

采购其他索赔根据合同规定进行索赔

第四篇：公司采购管理制度

公司采购管理制度

篇一：公司采购管理制度

采购管理制度

第一章

总则

为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。

第二章

采购原则

1.采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

3.一般日常办公用品及其它消耗用品由财务部和行政后勤人员负责采购。

4.急用、小金额采购可以口头向部门负责人、董事会领导汇报后先行购买，购回物品经行政人员验收后再到财务部报销。

5．采购时应尽量要求供应商开具发票，采购金额达500元以上（含500元）一律需出具发票。

第三章

采购程序

一、采购申请

1.采购前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“采购申请单”。

2.紧急采购时，可在“采购申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

3.若撤销采购，应立即通知财务部或行政后勤人员，以免造成不 必要的损失。

二、采购流程

1.采购经办人在“采购申请单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。

2.各采购经办人在采购之前必须把“采购申请单”交到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。

第四章

采购经办人职责和行为规范

一、采购经办人职责

1.建立供应商资料与价格记录。

2.询价、比价、议价及定购作业。

3.所购物品的品质、数量异常的处理及交货进度的控制。

4.做好每次的采购记录及对帐工作。

一、采购经办人行为规范

1.采购经办人应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写“采购申请单”。

2.采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则做出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。

第五章

附 则

一、各部门需要采购时，须按上述审批手续和流程采购执行。

二、本制度经董事会和总经理审批核准后实施。篇二：公司采购流程管理制度制定方法

公司采购流程管理制度制定方法 公司采购流程图制定

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，采购流程管理制度。

一、请购及其规定

1．请购的定义

请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2．请购单的要素

完整的请购单应包括一下要素：

（1）请购的部门；

（2）请购物品所属项目；

（3）请购的用途；

（4）请购的物品名；

（5）请购的物品数量；

（6）请购的物品规格；

（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等；

（8）请购的物品的需求时间；

（9）请购如有特殊需要请备注；

（10）请购单填写人；

（11）请购部门主管；

（12）请购单审核人；

（13）采购副总审核；

（14）财务审核人；

（15）公司总经理。

3．请购单及其提报规定

（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；

（2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；

（3）其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表.）的格式填写提报；

（4）日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；

（5）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；

（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；

（7）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

（8）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

（9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

4．公司物资请购单的提报部门

（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；

（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

二、请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；

（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定

（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

（2）对于紧急请购项目应优先处理；

（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3、采购周期的规定

（1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；

（2）单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天

（3）单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购，采购周期不应超过40天；

（4）单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购周期不应超过60天；

（5）请购部门应按照以上（1）-（4）条中规定的时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；

（6）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；

三、询价及其规定

1．询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；

2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3．对于紧急请购项目应优先处理；

4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价；

5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

6．遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表四（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书；

7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

8．除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；

9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；

10．比价采购或招标采购应按照附表五（材料或设备询价表）的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价；

11．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

三、比价、议价 1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；

3．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；

4．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；

5．参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。

四、比价、议价结果汇总

1．比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；

2．比价、议价结果汇总应按照附表六（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；

3．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

五、合同的签订及其规定。

1．合同

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。

（1）合同正文应包含的要素

1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；

2）采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；

3）包装要求；

4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；

5）付款方式；

6）工期；

7）质量保证期；

8）质量要求及规范；

9）违约责任和解决纠纷的办法；

10）双方的公司信息；

11）其他约定。

（2）合同签订及其规定

1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单； 篇三：公司采购管理制度

采购管理制度

一、目的：

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。

三、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的审批；

2、副总、财务总监负责采购管理制度的审核；

3、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资），非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源与后勤部负责。

四、采购原则

1、询价比价原则

物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则：

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。

3、低价搜索原则：

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁原则：

（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

5、招标采购原则：

凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

6、审计监督原则：

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工绩效考核制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

五、采购流程

1、采购申请：

物品（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要，由企管部负责采购物品每月25日前、由人力资源与后勤部负责采购物品每季度最后一个月25日前提出采购申请，填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交人力资源与后勤部采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。

2、询价比价议价：

（1）每一种物品（物资）原则上需两家以上的供应商进行报价。（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。

3、样品提供和确认：（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。

（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

4、供应商选择：

（1）具有合法经营主体者。

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。（3）信誉良好者。（4）客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐。

5、合同签定：

（1）供应商经送样审查合格后，由人力资源与后勤部与选定的供应商签订合同。

（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。

6、进度跟催

（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。

（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。

7、验收入库：

采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具《入库单》，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知人力资源与后勤部，2日内办理换（退）货手续。

8、对帐付款：

采购物品（物资）办理入库后，由采购人员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。

六、考核：

凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。

请购单

申请单位：申请日期： 年 月 日

编号： 询价记录表

第五篇：公司采购管理制度

浙商基金管理有限公司

采购管理制度

浙商基金管理有限公司

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第一章 总则

第一条 为规范浙商基金管理有限公司（以下简称“公司”）对外采购行为，保障公司权益，根据《中华人民共和国招标投标法》等有关法律法规并结合公司实际情况，制定本管理制度。

第二条 本制度所称采购行为，是指为了保证公司的正常运营，以购买、租赁等方式获取大额物资、设备及服务的行为。采购合同单笔价值在5万元（含5万元）以下的不受本制度约束。

第三条 采购行为应当遵循公开、公平、公正、效益优先的原则。在同等条件下，应优先购买或接受适用且性价优的设备、物资及服务。

第二章 采购方式

第四条 公司采购采用非招标采购和招标采购两种方式。第五条 采用非招标采购的说明：

采购合同单笔价值在人民币20万元以下的项目，可以采用非招标采购方式。第六条 采用招标采购的说明：

采购合同单笔价值人民币20万元（含20万元）以上的项目，除在第七条无法实施招标的特殊情况外，应采用招标方式。

第七条 无法实施招标的情况包括：

（一）采购标的具有垄断性的销售及后期维护服务；

（二）采购标的由于特定专利、专用技术等不适宜招标采购；

（三）应急采购行为；

（四）采购合同的延续签订；

（五）经公司认定的无法实施招标的其它采购行为；

（六）无法实施招标形式的大额采购行为需在签报流程中说明原因并经公浙商基金管理有限公司

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司负责人同意，同时抄送监察稽核部备案。

第三章 非招标采购

第八条 非招标采购方式主要采用询价采购方式。采购时应在多家供应商中进行询价、比价，评估性价比后择优实施采购。

第九条 非招标采购行为应遵循如下流程：

采购部门先进行询价，询价供应商不少于三家，在综合考虑价格、产品质量和售后服务后选定对象,填写《签报》，在《签报》中应写明非招标采购的时间、采购内容、供应商报价以及供应商选择依据等相关事项，并经部门负责人、分管领导和总经理审批后执行。

第十条 采购部门负责采购合同进度和标的验收事宜。

第十一条 采购部门应保留非招标采购过程中的相关询价表、比价说明等原始文件备查。

第四章 招标采购

第十二条 招标采购方式主要分为公开招标采购和邀请招标采购。

（一）公开招标采购是指公司在国内主要新闻媒体或互联网上刊登招标公告，邀请不特定的法人或者其他组织投标的一种招标采购方式。

500万元以上的采购应采用公开招标。

（二）邀请招标采购是指公司不刊登招标公告而直接以投标邀请书的方式，邀请特定的法人或者其他组织投标的一种采购方式。

第十三条 参与公司采购招标的法人或其他组织应具备下列条件：

（一）具有法人资格或者具有独立承担民事责任的能力；

（二）遵守国家法律、法规，信誉良好，财务状况健康；

（三）具有履行合同的能力和良好的履行合同的纪录。

第十四条 经招标确定的供应商，若不再符合公司采购要求的，采购部门应重新启动招标流程，确定新的供应商。

第十五条 严禁利用分解项目、肢解合同、降低合同估算价格等手段，规避招标。浙商基金管理有限公司

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第五章 招标投标程序

第十六条 适合公开招标的，负责采购部门应当于投标截止日前十天发布招标公告。招标公告包括以下内容：

（一）招标项目的名称；

（二）供应人的资格要求；

（三）负责采购部门的联系方式；

（四）获得招标文件的办法和时间；

（五）投标地点和时间。

第十七条 适合邀请招标的，采购部门应当于投标截止日五天前向三个（含）以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。

第十八条 采购部门负责编制招标文件，招标文件需列明：

（一）供应商须知；

（二）招标项目的性质、数量、质量和技术规格要求；

（三）投标价格及其计算方式；

（四）交货或提供服务的时间；

（五）供应商提供的有关资格和资信证明；

（七）投标文件的编制要求；

（八）提交投标文件的方式，地点和截止时间；

（九）开标、评标的时间及评标的标准和方法；

（十）其他应当说明的事项。

第十九条 投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启。

第二十条 公司成立招标采购评审小组，成员由采购部门的相关人员（1人）、采购部门负责人、综合管理部代表、监察稽核部代表、采购部门分管领导组成。与供应商有利害关系的人员不得作为招标采购评审小组成员。

第二十一条 招标采购评审小组负责确定评标标准和方法，召开评审会议并最终投票形成招标结果，会议过程和结果应当制作会议纪要，详细记载招标、评标、议标的有关真实情况，并由本次招标采购评审小组所有成员签名。

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第二十二条 采购部门应按照招标采购评审小组审议通过的结果与中标供应商进行商务谈判，并草拟采购合同。

第二十三条 在实行招标后，因特殊原因导致招标失败或无效的，应当按照本办法规定重新组织招标。如需转用非招标采购方式的，采购部门应将招标情况及转用非招标采购的理由形成《签报》向公司领导报告，同时抄送监察稽核部。

第二十四条 采购部门应当于招标活动结束后3个工作日内，将招标结果形成《签报》，并后附招标采购评审会议纪要，报部门负责人、分管领导和总经理审批。审批通过后，由公司签发《中标通知书》，签订《采购合同》。

第二十五条 经招标采购的物资、设备和服务，采购部门应组织相关人员验收。技术较复杂的采购项目的验收可以请专家参与。如果项目需要建设、安装或调试，采购部门应该确定货物达到预定可使用状态的时点，并向综合管理部提供《验收报告》，作为固定资产/无形资产入账依据。

第二十六条 招标采购的资金，由综合管理部统一结算和支付。财务人员在首次付款时应审核采购是否经过相关招标流程。

第四章 监督检查

第二十七条 监察稽核部应当按照本制度的规定，对公司的采购行为进行检查，包括但不限于：

（一）招标评审小组的讨论、评议、表决；

（二）采购行为是否经批准、依采购计划进行；

（三）采购标的是否符合标准；

（四）招投标活动是否符合本制度和公司的其他规定；

（五）采购合同的履行情况；

（六）应当监督检查的其他内容。

第二十八条 对于违反本制度规定的，公司将给予主要责任人员相应的行政和经济处罚。

第二十九条 公司和个人有权对公司采购中的不当行为进行质疑和投诉。对投诉和检举有功人员，将给予奖励。浙商基金管理有限公司

第五章 附则

第三十条 本办法由综合管理部制定并负责解释。第三十一条 本办法在公司正式发文后统一执行

附件：招标工作纪律

采购管理制度 浙商基金管理有限公司

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附件：招标工作纪律

公司的招标活动，应当严格按照《中华人民共和国招标投标法》和公司《采购管理制度》进行，招标人和采购评审小组应当遵守以下纪律：

1、参与评标的人员应当严格遵守国家有关保密的法律、法规和规定，严格自律，并接受公司监督；招标活动设有标底的，标底必须保密。

2、从投标截止日期到授予合同时止，有关投标文件的审查、澄清、评议以及有关授予合同的意向等一切情况都不得透露给投标人或者与招评标无关的单位和个人。

3、评标期间，评标相关人员不允许以书信、电讯、口述等方式将有关评标内容（如投标书、报价、评标方式、评标组织机构、评标人员名单等）披露给未参加评标人员。

4、所有需投标人澄清的问题必须统一由采购评审小组发给有关投标人。严禁个人与投标人联系和接触。

5、评标期间，作废资料集中存放并销毁。

6、评标相关人员不准接受投标人馈赠的礼品、礼物、礼金、各种有价证券和宴请。

7、评标相关人员不准参加投标人在文化、娱乐和体育场所组织的娱乐和体育健身活动。

8、评标相关人员不准要求投标人报销应当由个人支付的各种费用或者索要钱物等。

9、禁止任何中介机构或者个人给投标人充当代理，一经发现取消投标人的投标资格。