供应商及采购管理制度-修改[本站推荐]

第一篇：供应商及采购管理制度-修改[本站推荐]

供应商及采购管理制度

一、本制度包含供应商管理制度及采购制度。

二、供应商管理制度

（一）供应商定义

供应商分为长期供应商及短期供应商。合作时间超过一年以上的供应商为长期供应商，合作时间为一年以内的为短期供应商。（见附件一）

（二）供应商管理

1、新增供应商：行政部/工程运营部/电脑部/市场中心采购经办人必须填写并提交《增加/注销供应商申请表》（见附件二）后附：1.营业执照（复印件盖公章）2.税务登记证（复印件盖公章）3.组织机构代码证（复印件盖公章）4.银行信息（盖公章）5.施工资质证明（复印件盖公章）（建筑装潢类）6.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等至财务中心备案。供应商需具备以下条件：

（1）中国国内注册、具有独立法人资格、能提供招标产品及相关服务的制造商或授权代理商。

（2）非正在接受国家有关部门审查、被其他企业兼并（收购）或因重大经济纠纷在法院打官司的企业。

（3）装修供应商：必须具备三级及以上施工资质证明。

（4）媒体广告供应商：发行量、媒体的阅读群情况介绍、代理公司情况介绍、网络IP流量、全球全国的网络排名。

财务经理/会计经理审查资格同意后，会计部给予供应商财务编号，在财务系统建立供应商档案。如无供应商财务编号，财务部拒绝支付应付账款。同时行政部/工程运营部/电脑部/市场中心将该供应商纳入本部门的《供应商名录》（见附件三），作为其采购物品的首选依据。

2、供应商注销：

（1）每年12月1日会计部提供1年以上未异动的《供应商清单》包括：1.财务编号2.供应商名称等信息给采购单位，采购单位于12月30日前确认有效供应商，对于无效供应商由各相关部门填写《新增/注销供应商申请表》列明注销原因等，由部门经理、总监确认后，交由财务经理/会计经理审核。会计部对于无效供应商在次年1月财务系统将不继续保留该供应商信息及财务编号，给予注销。如以后公司因业务需求，向已注销的供应商订货，则按照新增供应商条款处理。否则无法支付应付账款。（2）当出现下列情况时：

1）提供商品或服务不符合公司要求 2）出现严重质量问题

3）市场上出现其他更符合公司要求的商品或服务 4）供应商价格上调不合理 5）综合表现差的供应商

公司决定不再使用该供应商，则采购部门应当填写《新增/注销供应商申请表》列明注销原因等，提交至财务中心，会计部应当收到该表后的第二个工作日完成注销工作。

3、对于长期供应商，采购部根据每次营业部提交的《验收反馈表》记分，反馈表内容包含货物数量是否短缺，货物质量是否符合合同的要求，或提供服务的数量及质量是否符合合同要求等。根据这些信息按月登记《供应商评估明细表》（见附件四）由部门经理、总监审核。每年1至3月应对其进行年度评估，根据1-12月份《供应商评估明细表》编制《供应商综合考评汇总表》（见附件五）。年度评估部门为采购部门、总经理室、营业部门、财务部门（内控部）等。

4、行政部/工程运营部/电脑部/市场中心指定人员每季度对其采购经办人录入的供应商信息的准确性、完整性进行审核（主要审核内容包括《供应商名录》、《价格变动表》、《新增/注销供应商申请表》等信息是否一致）并签字确认，如不一致，由各部门查明原因并修改《供应商名录》信息。每季度行政部/工程运营部/电脑部/市场中心负责将更新审核后的《供应商名录》以邮件形式发送至各部门总监级以上人员，以供参考。

（三）供应商询价原则

1、单项价格500元以下且总金额5000元以下的采购询价供应商为2家；单项价格大于500元且总金额大于5000元的采购询价供应商应不低于3家供应商。（其中2家询价供应商需在供应商名录中选取，非名录中的供应商需另填写《新增/注销供应商申请表》并后附：1.营业执照（复印件盖公章）2.税务登记证（复印件盖公章）3.组织机构代码证（复印件盖公章）4.银行信息（盖公章）5.施工资质证明（复印件盖公章）（建筑装潢类）6.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等）。

2、如果单笔采购金额或全年同一项目采购金额超过50,000元,必须采用竞标方式, 即两家以上供应商分别提供密封的标书, 由财务中心内控部拆标, 内控部经理将中标情况书面呈报采购部门及总经理和董事长, 由总经理和董事长决定中标结果。关于所选择的两家以上供应商，其资格分别为至少一家是长期供应商，其他为新供应商。如果采购金额超过100,000元,采购部必须提供三家以上供应商竞标，其中至少一家是长期供应商，其他为新供应商。

3、对于日常消耗品行政部经理/工程运营部经理/电脑部经理/市场中心总监每6个月需派指定人员到市场询价，并记录询价结果及填写《询价记录表》（见附件六），由部门经理、总监、总经理审核签字，对供应商物品价格进行确认、调整。价格需要调整时，将变动结果报总经理秘书处，由总经理秘书更新《供应商名录》中价格，并将经过审批的《询价记录表》归档。总经理助理每月审核总经理秘书录入《供应商名录》及《询价记录表》中的信息是否准确，并签字确认，如不一致，查明原因并修改。

4、对于长期供应商，如维修、办公用品、广告、电脑等签订年度合同。当物品价格发生变动时，如：原材料、CPI等外界环境影响导致价格上下浮动，由采购经办人做市场询价并填写《价格变动表》（见附件七）（若为供应商提出上调物品价格，则其另需提供加盖公章的《涨价通知单》），经部门经理、总监确认同意后，提交总经理审核，各部门采购经办人将审核确认后的价格更新至《供应商名录》，由行政部/工程运营部/电脑部/市场中心指定人员核对《供应商名录》与《价格变动表》的信息是否一致，在《价格变动表》上签字确认，如不一致，由相关人员查明原因并修改。

5、供应商付款期：

非内部公司国内供应商: > =30 天 内部公司供应商: 30 天

三、采购制度

1、采购行为分为费用类采购和资产类采购。

2、费用类采购是指采购价值低于1,000元的单项物资, 如购买网络端口、平面广告、印刷品等；资产类采购是指购买价值高于1,000元且使用时间超过1年单项资产,如办公家具、办公设备、空调设备、电脑设备、电话/通讯设备、车辆等，或者对于分行租赁房产的装修所发生的支出，包含装修工程、电话及网络工程、灯箱工程、消防工程等。

3、费用类采购和单项资产类采购, 使用部门必须先填写《申请报告》，如新开分行或分行重新翻修则必须先填写《分行装修/物资申请表》（详细参照固定资产流程），按照审批权限得到总经理、董事长、总部批准。

4、资产类采购必须正式签署《采购合同》。

5、采购流程：（1）费用类采购：需求部门提出申请，根据金额，采购部门决定是否采用竞标方式向供应商询价。采购部门负责人根据询价原则挑选2-3家较有优势的供应商提供的《采购询价单》（见附件八）填写《采购确认单》（见附件九），如果为新供应商还需提供1.《新增/注销供应商申请表》2.营业执照（复印件盖公章）3.税务登记证（复印件盖公章）4.组织机构代码证（复印件盖公章）5.银行信息（公章）6.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等提交给内控部一天内审核，审核通过后，按照审批权限提交财务总监、总经理、董事长决定合作供应商。

采购经办人依《采购确认单》上已确定的合作供应商根据询价内容制定采购合同/广告类合同并附《合同审阅流程表》经相关部门负责人审核签字后加盖公司印章。市场中心签署的框架合同需经副总、财务总监、总经理、董事长、集团CFO、集团副总裁审批签字。无需签订《采购合同》的小额费用，则以《采购确认单》为准。

（2）资产类采购：需求部门提出申请，根据金额，采购部门决定是否采用竞标方式向供应商询价。采购部门负责人根据询价原则挑选2-3家较有优势的供应商提供的《采购询价单》填写《采购确认单》，如果为新供应商还需提供：1.《新增/注销供应商申请表》2.营业执照（复印件盖公章）3.税务登记证（复印件盖公章）4.组织机构代码证（复印件盖公章）5.银行信息（公章）6.施工资质证明（复印件盖公章）（建筑装潢类）7.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等提交给内控部一天内审核。内控部负责确认相关的供应商及采购数量价格等信息是否真实一致，审核通过后，按照审批权限提交财务总监、总经理、董事长、集团CFO（超过预算）、集团副总裁（超过预算）决定合作供应商。

采购经办人依《采购确认单》上已确定的合作供应商根据询价内容制定采购合同/装修合同并附《合同审阅流程表》经相关部门负责人审核签字后加盖公司印章。电脑部签署的框架合同需经副总、财务总监、总经理、董事长、集团CFO、集团副总裁审批签字。

6、采购付款：根据公司财务付款制度执行。

第二篇：管理制度修改

管理制度修改

1、《印章管理制度》中规定：印章使用要填写印章使用申请单，大家建议：合同章不用写“印章使用审批单”，以“合同会签表”为准。

2、①《经济合同管理办法》将所有的“经济合同管理办法”改为“合同管理办法”。②第十三条最后添加“合同洽谈之前应受公司授权、授权人按授权范围进行工作”。③第十四条，“有关经办人员可以向公司申请”，要明确必须是公司委托，不能个人申请。第二十三条，“合同在履行过程中”要明确履行管理部门。第二十四条，“应附上原合同正本一份”有问题。第二十五条，“报审时应附上原合同正本一份”有问题。第二十六条，“涉及最后验收的，应该有财务部人员参加，验收文件应该有财务部人员签章，否则无效”有问题。

3、车辆使用管理制度，第十三条，“视情节轻重分别给予罚款200-1000元”改为“视情节轻重分别给予罚款。

4、计算机管理制度，第三条小7“查到一次发生以上现象者罚款50元”改为“查到一次发生以上现象者给予罚款”。

5、会议室管理制度，地6条“一旦发现将追究当事人责任，并予以50-100元罚款”改为“一旦发现将追究当事人责任，并予以罚款”。

6、工装管理制度，在每人两套的基础上再加一件大衣。

7、电话使用管理制度，第十一条“一经发现每次处罚50元”改为“一经发现给予罚款”。

第三篇：材料采购管理制度

材料采购管理制度

第一章

总

则

第一条 目的

为加强门店辅材规范化管理，规范采购工作，优化项目经理提供辅材供应，保障工地进度的正常持续进行，选择合格的辅材供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二条 适用范围

本办法适用于赣州门店各项目施工材料物料采购时，采购计划的审核、订购、验收、付款结算等，除另有规定外，悉以制度处理；采购材料包含水泥黄沙砖、水管线管及其配件、油漆辅料、木工板材、大理石等辅材。第三条 职责划分

1、由公司综合办公室全面负责对各工程辅材物料的采购、对账、付款结算等工作；

2、由工地项目经理对各自工地计划单的数量提报、材料验收、单据核对提报；

3、由工程部工程管家对各项目材料的协助支持。

第二章

采购材料制定及签收

第一条 采购计划的制定

1、各项目经理根据工地材料采购计划提报采购需求量给到订单员审核（采购订单要确保材料规格、型号、数量无误并签字且附上材料送至的预期及工地地址收货人信息后通过下单群以申报）；

2、根据项目经理提报的批量的采购明细订单员做采购单确认后盖上“赣州金螳螂家电子商务有限公司提货专用章”以扫描件的形式传送给供应商；

2、采购量较少的，以微信群下单方式直接传送至供应商，订单员截图存底保留下单记录方便后期核对。第二条 材料的签收及单据回收

1、材料送货至工地须由项目经理或工程管家签收；

2、签收单据每周五工程例会带回公司返到订单员，因项目经理自身原因导致缺单，后期对此工地不做项目结算。

第三章

材料单据核对

第一条 订单员与供应商及项目单据核对

1、材料的单据核对与供应商约定于每月月底25日前把单据提交至订单员处；

2、订单员每月25日-27日之间和供应商及项目经理就当月的供货的材料单据做核对；

3、单据核对无误后，要求供应商开具增值税普通发票30日前给到财务。

第三条 成本核算与财务单据核对

1、每月28日订单员核完后按项目工地分类给到成本核算，及按供应商分类给到财务；

2、每月29日成本核算需将该月每个项目的单据与财务进行核对，确保零误差，达到收支平衡。

第三章

付款事宜

一、每月29日成本核算与财务单据核对无误后，每个项目中班组领用的主材、辅材费用将在之后的班组进度款中直接扣除；

二、付款需准备资料：

1、银行申请付款单（供应商填写）

2、发票（需开材料明细清单，分工地开）

3、送货明细（需收货人签字）

4、合同

三、每月30日资料核对无误后提交至平台核算会计，待审核通过后付款至供应商。

第四章

附

则

第一条 参与采购过程的各相关岗位，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害； 第二条 本办法自公布日期执行。

二○一七年九月一日

第四篇：采购管理制度

采购管理制度

1.目的

为进一步加强公司制度管理，健全企业采购制度，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定本制度。2.适用范围

凡本公司运营所需之设备、原材料、辅助材料、包装材料、低值易耗品等采购作业及产品委外加工等一切物料采购均适用于本制度。3.定义

3.1.生产计划的物料需求——指采购员依据派工单上外购件信息和产品物料清单进行采购的方式；

3.2.外协件采购需求——指完成产品开发、生产过程中成品、半成品的外协加工； 3.3.安全库存物料需求——指公司常备一定库存量以满足生产需要的物料，依据安全库存量进行采购的方式，适用于经常性，共用性及购买时间较长的低值易耗物料； 3.4.杂项物料需求——指不定时发生的小金额采购，或文具用品等；

3.5.固定资产需求——由于生产量的增加或新产品的开发需要增加设备类（含办公设备）的采购；

3.6.样品物料需求——新产品开发试样阶段所产生的物料需求； 4.采购计划

4.1.除生产计划的物料需求外，所有采购作业物料需求信息均以【请购单】为依据； 4.2.生产计划物料需求的确定：计划员在接收订单后，在编制派工单时同时编制外购件和产品物料清单，并与库管员确认所需物料是否有库存，采购员依据派工单信息进行采购； 4.3.外协件采购需求的确定：外协件的采购流程参照《工序负责人工作流程规范》的相关规定执行。

4.4.杂项物料需求的确定：各需求部门根据需要填写【请购单】经部门主管批准后交采购员进行采购；

4.5.安全库存物料需求的确定：库管员根据需求对生产物料自定一小部分安全库存，并每周进行统计，每周对安全库存物料进行统一填写【请购单】请购一次；

4.6.固定资产需求的确定:由于生产量的增加需要新增设备的由生产部厂长在建立生产计划时提出申请，由于新产品的开发需要增加设备的由设计部主管提出申请，办公设备的增加由人事部提出申请。固定资产的申请，填写【请购单】后需呈总经理批准后方可进行采购。

4.7.样品物料需求的确定: 由设计部提出请购，部门主管审核后由总经理批准方可采购。4.8.材料增补申请单所需物料的确定：产品在加工过程中因品质异常报废，由报废人填写【补料申请单】，经部门主管审核后进行采购。

5.采购流程 5.1.一般采购流程 5.2.请购申请

5.2.1.请购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以免重复采购；

5.2.2.采购之前，申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写【请购单】。

5.2.3.紧急采购时，由申购人在【请购单】上注明“紧急”，以便各部门加快流转及时处理。5.2.4.若填写【请购单】后撤销采购，应立即通知采购员，以免造成浪费。

5.2.5.请购人填写【请购单】，经相关人员批准后，交采购员签字确认，采购员应检查【请购单】的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过审批。5.2.6.外协件的请购流程参照《工序负责人工作流程规范》的相关规定执行。

5.2.7.各部门应及时检查采购需求，请购单应在每天上午9点前完成审批交采购员，采购员在收到请购单后统一进行询价下单，9点后的请购单，在次日进行统一询价。紧急请购项目除外。5.3.询价

5.3.1.采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理各类请购需求，对于未采购过且未指定供应商的物资或未指定外协供应商的外协件，应提供三家以上供应商及价格进行比价；

5.3.2.采购员询价时应注意审查供应商的主体资格（经营状态、是否按时年检、有无失信记录、是否涉及重大诉讼等），要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。确定供应商后，应要求供应商提供证明主体资格的材料（企业提供营业执照副本复印件、个人提供身份证复印件）。

5.3.3.对于紧急请购项目应优先处理，不必按此条款第一项规定执行，但必须保证供应商资格符合要求并且相关信息齐全。5.4.核价

5.4.1.物品若采购过并有固定的合作供应商，价格无调整的情况下，采购员直接下采购订单，无需核价。

5.4.2.物品若未采购过或价格有调整，采购员将报价单及该物品的历史价格整理好提供给总经理进行核价。核价后采购员下采购订单。5.5.采购实施

5.5.1.采购员必须在承诺的时间里满足请购部门的需求，避免停机停产的浪费。

5.5.2.采购员在不理解耗材的规格或有不能满足现场需求时，可委托需求方自行购置处理。5.5.3.受委托方的采购行为视为采购员的行为，故采购员应在采购前详细告知受托者有关供应商、价格、采购规定等讯息，采购员需承担受托者采购过失的责任。

第五篇：采购管理制度

采购管理制度 PDKJ-CG-001

1．总则

1．1 目的

为使本公司原材料的外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适价的原材料，特制定本制度。

1．2 范围

凡大宗原料、辅料、包装材料、设备、零件、器材、办公用品等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业,均适用本制度。

1．3 采购部门及权限的划分

1．3．1 公司原材料的采购计划、价格、策略等均由采购部决议（原则上按照物美价廉、货比三家）。

1．3．2 临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理签准。

1．3．3 具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由请购部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。

1．4 采购工作基本原则

1．4．1 采购委员会是公司在原材料采购过程中的最高决策机构。

1．4．2 公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。

1．4．3 公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予以充分的反映和监督。

1．4．4 品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。

1．4．5 采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原材料的供给。

1．4．6 采购委员会会议须定期与不定期召开。例如，根据年、季、月销售和生产目标应定期举行；根据原材料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。

1．4．7 采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，并及时提交采购委员会。采购部应对供货市场，供应商情况，需购原材料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原材料库存、原材料耗用情况等作出定期分析。

1．4．8 采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料．

1．4．9 采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平。

1．4．10 原材料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原材料预付货款。

2．采购委员会及其会议制度

2．1 目的

采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特别在原材料成本占据销售成本75—85%左右的行业，原材料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制度可以让我们得以：

（1）奠定稳定的采购管理工作基础；

（2）提高采购管理水平；

（3）降低采购成本和储存费用，合理使用资金。

2．2 采购委员会的组织及职责

2．2．1 公司设立采购委员会，由总经理，副总经理，采购部长，品管部长，财会部长、采购部所有业务员组成。总经理担任采购委员会主席，采购长兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。

2．2．2 采购委员会职责：

（1）拟定原材料的采购政策并确保政策的适当执行。

（2）依据本公司的质量标准，确保原材料的品质及合理的价格。

（3）审核决定采购的时机、价格及数量。

（4）协调、解决影响采购实施的重大问题。

2．3 采购委员会组织的运行

2．3．1 每月定期召开采购委员会会议采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料，以供会议讨论和决策。

2．3．2 不定期召开采购委员会会议对采购管理过程中的特殊事项，例如：原材料市场急剧变化时。经采购委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。

2．3．3 开会的法定人数为全体委员的三分之二，采购委员会的决议须半数以上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人员无表决权。

2．3．4 采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参加，应授权代理人员参会。

2．3．5 会议主持人为采购委员会主席，主席因故不能出席会议时应委托副主席或公司其他领导主持。采购部长负责会议的召集。

2．4 采购委员会会议的内容及程序

2．4．1 采购部长报告以下情况：

（1）上次会议决议事项的执行情况。

（2）原材料的库存量、在途量。

（3）原材料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。

（4）月原材料采购计划及资金需求计划。

（5）采购部外欠货款情况。

（6）采购实施中需协调解决的问题。

2．4．2 采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定。

2．4．3 会议决议事项由采购部长记录，整理后呈采购委员会主席核准。

2．4．4 采购部长将核准后的会议纪要分送委员会成员,并负责决议案的执行。

2．5 采购委员会控制要点

2．5．1 对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。

2．5．2 原材料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。

2．5．3 原材料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。

2．5．4 根据产销实际情况，确定每月原材料的安全库存量，确定需阶段性（季节性）储备原料的合理库存量。

2．5．5 对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。

2．5．6 采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。

3．供应商管理办法

3．1 供应商的选定及指导

3．1．1 对于大宗或经常使用的原材料，采购部门应建立相对稳定的供应商，并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。

3．1．2 为确保货源，采购人员对于经常采购的原材料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。

3．1．3 选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。

3．1．4 若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。

3．1．5 积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。

3．2 供应商的管理和分类

3．2．1 每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以充实供应商的资料卡。

3．2．2 供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性（数量、品质）、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。

3．2．3 对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。

3．3 供应商的开发

3．3．1 采购人员应积极调查原材料资讯，收集原材料市场行情，积极开发新的供应商。

3．3．2 开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。

3．4 采购资料及档案管理

3．4．1 采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元素采购报表（月）”、“采购分析报表（周、月）”、“库存报表（月）”等汇总整理工作，并报告有关领导。

3．4．2 市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。

3．4．3 公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名后方可。

3．4．4 有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经采购委员会主席同意，并登记后执行。

4．原材料采购管理办法

4．1 计划

4．1．1 原料采购计划采购部根据行销部的下个月及下六个月销售计划，品管部据此做出的下个月及下六个月用料计划，生产部提供的上期库存情况表，编制下个月及下六月的原料采购计划。

4．1．2 包装物采购计划采购部根据销售部的销售计划、品管部（畜禽部、肉品加工厂）做出的编织袋（包装箱）用量计划，编制采购计划。

4．1．3 劳保用品、办公用品采购计划采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请购计划，编制采购计划。

4．1．4 零配件、药品的采购计划采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制采购计划。

4．2 信息收集与分析

4．2．1 采购部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写“原料行情周报表”和“原料采购分析报表（周、月）”供采购委员会参考以便确定最佳采购时机。

4．2．2 采购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况。

4．2．3 采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供应商及合理的采购价格。

4．2．4 对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采购部应根据公司的要求、标准，采取供应商报价，深入厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。

4．2．5 采购部将下月所需原材料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，提供采购委员会讨论、决策,每种原材料的可选择供应商不得少于两家．

4．3 核准

4．3．1 采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决策。

4．3．2 采购部根据采购委员会的决定，向供应商订货，开“原料采购申请单”签订采购合同，实施采购作业。

4．3．3 采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。

4．4 合同

4．4．1 所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份（一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部）。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。

4．4．2 如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部长报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。

4．4．3 采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不

得含糊其辞：

（1）标的；（2）数量；（3）质量；（4）价格；（5）包装；（6）交货期限；

（7）验收地点及办法；（8）交货方式及地点；（9）付款条件及付款方式；

（10）保险；

（11）运输损耗的承担；（12）违约责任。

4．4．4 所有合同经采购部长签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。

4．5 交货期控制

4．5．1 合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。

4．5．2 采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送生产部、品管部，以便做好接货准备。每月填报“原料采购进度月报表”。

4．5．3 每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商之依据。

4．5．4 包装材料、劳保用品、办公用品等选定供应商后，采购部根据库存情况通知供应商安排交货日期与数量。

4．6 异常情况处理

4．6．1 如遇供应商送来的原材料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书面通知供应商处理。

4．6．2 如临时需采购原材料，则须按以下程序办理：使用部门申请→总经理核准→采购部询价、比价→总经理核准→采购部采购→品管部或使用部门验收。

4．6．3 因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。

4．7 货款结算

4．7．1 采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总经理。

4．7．2 一批原材料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，打印“付款申请单”一并送财会部做为付款凭证。

4．7．3 原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料的付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票。

4．7．4 采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。

4．8 带款提货及预付货款管理（本款提货人不得是新进员工）

4．8．1 在部分原材料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方能办理。

4．8．2 带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证（铁路领货凭证）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。

4．8．3 汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部长审核，呈报总经理批准，由财会部授权办理。

4．8．4 如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，采购部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。

4．8．5 必要的原材料预付货款应遵循以下几点：

（1）必须是信用良好的固定供应商，对贸易公司性质的供应商不得采用预付货款的结算形式。

（2）信用良好的第三方为供应商提供担保，是采购工作者必须努力的工作任务之一。

（3）必须事先派专人，如派采购、品管人员一起去实地调查供应商的实物供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交采购委员会。

（4）必须有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需方所在地的法院管辖范围内履约。

（5）预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定，对每一项预付款都应在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证生产的需要，又要保证货款安全的相应对策。

（6）原材料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时明确专人负责该项原材料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，或旬将记录提交给采购委员会，直至该合同履行完毕。

5．原材料接收和退货管理办法

5．1 车站（码头）的接货作业

5．1．1 采购人员应及时与供应商约定原材料到达公司的日期，并发出“原料到货预报表”，内容包括到货时间、车皮号（船号）、件数及总量等，通知储运员、地磅房、生产部和品管部，储运员应及早与运输单位和车站（码头）取得联系，作好接收准备。

5．1．2 货物到站（港）后，储运人员应对每个车皮（货船）的卸火车（船），装汽车，全过程严格监督，对每一辆货运汽车签发货物短途运输证明并认真填报“车站（码头）接货原始记录表”。

5．1．3 出现短件、被盗情况应及时向铁路索取记录，填制“铁路记录通知单”，迅速通知发货单位，并向保险公司索赔；船运出现的短件、被盗、被淋湿等应及时向承运部门索赔。

5．1．4 从车站（码头）转运原料到公司的过程中，应加盖蓬布，防止原料被雨淋湿或被盗。若发生雨淋、丢失、应负责向承运人索赔。

5．1．5 储运人员负责对车站（码头）费用及代办单位带垫费用进行审核，并编制“车站（码头）费用月统计表”，连同原始单据交采购内勤结算。

5．2 进厂原料收货作业

5．2．1 送货车辆到达公司，由门卫按公司的要求安排停车地点，通知采购部核实为公司所订货物后，填写“原料取样卡”上的日期、供货单位、原料名称、车辆号码，并通知品管部进行30%抽样。

5．2．2 品管员到门卫取“原料取样卡”,对相应车辆进行30%抽样，并将样品带回品管部按照集团品质要求进行品质检验。

5．2．3 品管部填写“原料取样卡”上已检验的水分结果、30%取样人、化验人的签名及备注栏注明收货、退货，将“原料取样卡”第一联自存，第二、三联转送采购部，对合格原料即随车作100%抽样准备。

5．2．4 采购部接到“原料取样卡”后，对质量合格者，打印“原料收货报告”，并将“原料取样卡”第二联留采购部查存，第三联及“原料收货报告”由客户作进厂凭证。

5．2．5 门卫根据“原料收货报告”办理进厂登记手续，并对车辆进行检查，指挥监督客户实施过磅程序。

5．2．6 客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到地磅房进行重车过磅，地磅房打印“原料收货报告”进厂栏，并将“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联返回客户，指引客户实施卸货程序。

5．2．7 客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到原料库，由原料库仓管员接收两单，安排卸车并计件；仓管员打印“原料收货报告”工厂仓库栏。然后将“原料收货报告”返回客户，指引客户实施空车过磅程序。“原料取样卡”第三联在品管员实施完100%抽样后，随样品带回品管部。

5．2．8 客户持“原料收货报告”进行空车过磅，地磅员收回“原料收货报告”，打印出厂栏，并签字；同时将“原料收货报告”客户联和已盖地磅确认章的出门联交予客户，指引客户出门。

5．2．9 门卫凭地磅盖章后的“原料收货报告”的出门联对车辆进行检查后，方可办理出门手续，放车出门。客户联由客户留存，作为售货凭证和结算依据，出门联由门卫收回，并于第二日早上将出门联送交财会部核对。

5．2．10 地磅房应及时将“原料收货报告”所剩四联整理后送品管部。

5．2．11 品管部根据100%抽样的检验结果，打印“原料收货报告”化验室栏并签字。“原料收货报告”填写完毕后，由品管部送给采购部。

5．2．12 采购部在收到品管部送来“原料收货报告”后，及时将品质扣减等内容打印入“原料收货报告”采购栏，并将“原料收货报告”分送有关部门，同时，将此批货的有关单据整理后送交财会部核算和付款。

5．3 原料退货作业

5．3．1 对于汽车运输的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料取样卡”的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责处理。

5．3．2 对于以铁路运输到站的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料取样卡”的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责联系客户洽谈处理意见，对货物存放，采购部和客户针对具体情况商定。

5．3．3 对于经30%抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应按以下程序进行：

（1）对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，及时与采购部联系，交采购部处理，挑选出来的不合格原料随车退货。

（2）对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若不合格原料达到30%以上，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货原因，及时与采购部联系，交采购部处理，办理退货。

（3）对于铁路运输到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分不合格，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，及时与采购部联系，生产部原料库负责退货原料的保管，由采购部负责通知客户作出处理。

（4）退货原料应专区放置，并挂牌标示，以防误用。

5．3．4 到厂的不合格原料的退货，具体操作如下：

（1）根据品管部意见，由采购部通知客户，具体退货数量、退货原因、在客户确定无异的情况下，由采购部负责协调处理。

（2）铁运到厂的原料，由采购部根据品管意见，填写进厂原料退货单”中的“进厂情况”项的内容，并在采购部栏签字。

（3）采购部将填好上述项目的“进厂原料退货单”交品管部，核实确定无异议后由品管部签字并交采购部。采购部将此单交原料库，同时安排储运空车过磅。

（4）原料库按该“进厂原料退货单”办理装车退货。

（5）司机将退货原料过磅，由地磅员填写“过磅单”并将“过磅单”第二联交司机送返原料库，仓管员凭此单填写“原料退货报告单”。

（6）退货完毕，由原料库依据“原料退货报告单”及“进厂原料退货单”中“进厂情况”，填写“进厂原料退货单”中“退货情况”项中的有关内容第一联交采购部，第二联交财会部，第三联生产部留存。

（7）司机将退货原料拉到指定位置后，将“原料退货报告单”交储运核对并签字，司机可凭此单作运费结算，以便采购部和客户处理。

5．4 采购物资的验收作业

5．4．1 验收前的准备：准备好必要的测量工具、开箱工具、收货记录本、笔等用品。

5．4．2 核对资料：核对采购计划、供货合同、技术说明书等的具体要求；对于无计划、无合同的物资仓库管理员应拒绝验收。

5．4．3 检验实物：验收最好由两人进行，检验实物时要认真仔细验收，物资的数量要采用计划、供货合同等规定的计量单位，如实记录货物的真实情况。

5．4．4 根据物资验收的情况，作出明确的验收结论：合格或不合格。对于合格的物资应准予入库，对于不合格的物资应按照不合格物资的处理措施程序进行处理。

5．4．5 不合格物资的处理：

（1）让有经验的人员参与重验；

（2）通知采购部采购员与货主联系退货、换货事宜；

（3）通知生产部门了解库存情况。

5．4．6 关于煤、盐、碱的验收：库管员对于煤、盐的验收，除要求有采购计划外还应注意以下几点：

⑴送货司机将过磅单交给使用单位（锅炉房、餐厅等），使用单位负责验收数量和质量，并在过磅单上签字。

⑵购员报帐时，由使用单位主管将过磅单的累积数量与发票验证无误后在发票和过磅单上签字。

⑶采购员到物资库办理报帐手续时，库房管理人员凭发票上的签字和过磅单开验收单。发票上无使用单位主管人的签字或者无过磅单者，库管员要拒绝打验收单。

5．4．7 关于锅炉压力表、安全阀等物品的验收：库管员在对锅炉压力表、安全阀验收时除具备一般的验收条件外，还应注意国家及公司安全管理部门对此的有关规定，如：凡新购进或校验的

四川蓬达农业科技有限公司

二O一三年九月一日