档案分类整理制度

第一篇：档案分类整理制度

档案分类整理制度

一、整理分类的定义及方法

整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。

二、收集归类，整理成卷

这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。

1.业户档案资料。

（1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。

（2）业主详细资料登记表。（3）家庭人员登记表。（4）业主房屋维修档案。（5）缴费情况一览等。2.工程技术档案资料（含产权）。（1）规划图纸、项目批文、用地批文。（2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。（3）拆迁安置资料。

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（4）竣工总平面图。

（5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。（6）工程合同、工程预决算。（7）工程设计变更通知。

（8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。

（9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。

（10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。（11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。（12）砂浆、混泥土块试压报告。（13）绿化工程竣工图。（14）各类房屋清单。

（15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。（16）公用设施设备及公共场地清单。

（17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。（18）产权方面的资料。（19）其他工程技术资料。3.服务档案资料。

服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。

（1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。

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（2）装修档案资料：二次装修申请表、装修责任书；施工企业资质证明、装修人员登记表；室内装修设计平面图；装修竣工图等。

（3）维修档案资料：维修申请记录、回访记录；维修派工单；公共设施巡检记录等。

（4）治安交通管理档案：日常“四防一保”网络图、巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线；日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带；进出入记录、应急处理记录；车辆管理记录、车辆详细资料等。

（5）设备设施管理档案：公用设备设施维修保养计划；公用设备设施维修保养记录；机电设备运行、巡查记录；设备承包方资料；公用设备设施台账及更新记录等。

（6）绿化清洁管理档案：清洁班月检记录、周检记录；绿化工作记录、检查记录；消毒、杀虫记录；绿化病虫害检查记录等。

（7）社区文化档案：社区文化创建构想、组织活动计划及实施情况记录；社区文化活动图片等记录内容；传媒报道资料；文化活动场所、设施台账及使用记录等。

4.其他管理档案：在物业管理日常工作中形成的一些公务性、行政性、指导性的管理文件资料。一般有行政文件、管理指导文件和业委会相关资料。

（1）行政文件：财务文件；人事管理记录、文件；政府主管部门文件；内部管理规则制度、通知、签报等文件。

（2）管理指导文件：质量手册；程序文件（质量）；环境手册；程序文件（环境）；作业文件等。

（3）业委会相关资料：下属管理处业委会筹备成立文件；下属管理处业委会成立后的运行文件等。

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三、建立一户一档

根据业主或租户所有或使用（租用）的一幢物业的性质、特点、将总卷宗内部分涉及的相关资料集中，然后分别建立相应的档案。

1.旧公房出售类档案卷应含的基本资料。（1）住房审批表。（2）公有住房买卖合同。（3）付款凭证。

（4）购买公有住房委托书。

（5）购买公有住房员工连续工龄证明。（6）购买公有住房员工的职称、职级证明。（7）本户人员情况表。

（8）出售公有住房建筑面积摊算表。（9）公有住房价格计算表。

（10）住宅债券单或减免债审批手续。（11）旧房卡。（12）公房维修合同。

（13）各户维修签报单、报修单、结算单。（14）拆损房屋扣押金签报。2.商品房类案卷应含的资料。（1）商品房出售合同。（2）商品房认购书。（3）商品房出售会签单。（4）商品房用地面积表。

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（5）公证书。（6）产权证。（7）房屋价目表。（8）入伙通知书。（9）入伙手续流转单。（10）入伙交费表。（11）业主公约。

（12）房屋自用部位验收单。（13）入户资料签收单。（14）业户入伙所交费用一览表。（15）住宅装修申请表。（16）室内装修施工登记表。（17）各户维修、报修单、结算单。3.外销商品房类案卷应含资料。（1）外销商品房出售合同。（2）外销商品房出售认购书。（3）外销商品房出售公证书。（4）外销商品房出售产权证。（5）业户付款情况明细表。（6）甲、乙双方聘请律师协议书。（7）房屋使用、管理、维修公约。（8）房屋维修合同。（9）房屋价目表。

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（10）借、贷款协议书。（11）入伙通知书。（12）入伙缴费一览表。（13）转售方案。

4.员工购房类案卷应含的资料。（1）房屋出售合同。（2）房屋置换协议书。（3）房屋置换细则。（4）产权交换合同。（5）入户通知单。（6）住房签收单。（7）补充协议。（8）产证编号。（9）分房一览表。（10）征询单。

（11）缴费一览表（各类缴费收据以及借据）（12）业主公约。（13）住宅装修申请表。（14）各户维修报修单、结算单。5.出租类公房案卷应含的资料。（1）住房调配单。

（2）动拆迁（过渡）协议书。

（3）建设债券证明或减免债券审批手续。

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（4）拆迁户建设债券认购单。（5）房屋拆迁安置协议。（6）私房保留产权协议书。（7）公房管理协议书。（8）旧房卡。

（9）工会证明及家庭成员身份证复印件。（10）小区管理公约。（11）房屋维修合同。（12）维修签报单。（13）报修单、结算单。（14）拆损房屋扣押金签报。6.租赁商品房类案卷应含的资料。（1）业户委托协议书。（2）租赁合同、会签单。（3）租户入住通知。（4）租户身份证复印件。（5）验房单。（6）缴费一览表。（7）维修公约。（8）房租调整协议。（9）房屋维修签报单。（10）报修单、结算单。

7.租赁商业办公楼类案卷应含的资料。

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（1）租赁合同。（2）来往函件。

（3）降租、退租、续租协议。

（4）欠租、催交租金的来往公函、法院审理判决材料。

8.公建配套设备设施类案卷应含的资料（按设备类别分类，而后根据设备所属物业区分建相关档案）。

（1）设备设施产品合格证。（2）电器线路图纸。（3）安装调试保养手册。（4）使用说明书。（5）安全检验报告书。

（6）危险性较大的生产设备技术登录薄。（7）设备设施安装质量等级核定书。（8）设备设施分部工程质量评定书。（9）设备管理检查表。

（10）安装（大修）检验报告书。（11）维修合同。（12）维修报告。

（13）日常运行检查记录等。

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第二篇：档案分类

一般有以下几类:

一、文书档案:档案分类

（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等

二、科技档案

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等

（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘、履历、培训等

五、电子档案

计算机磁带、磁盘和光盘等

六、声像档案

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等

第三篇：档案材料分类

档案材料分类

第一类：（1）干部履历表，简历表。

（2）干部、教师、医务人员、学生等各类登记表。（3）个人简历材料，更改姓名材料。

第二类：自传及属于自传性质的材料 第三类：（1）鉴定类（含自我鉴定）。

（2）考察、考察材料；以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察材料。（3）考核登记表

（4）干部考核和民主评议的综合材料。

第四类：（1）学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料（报考高等院校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料。

（2）教师资格过渡申请表等（要有上海市教育委员会教师资格认定章）

（3）专业技术职务任职资格申报表，聘用专业技术职务审批表等。（4）干部创造发明、科研成果、论文等目录。

第五类：政治审查材料；入团入党政审材料 第六类：（1）人团志愿书、入团申请书、团员登记表

（2）入党志愿书（形成时间为支部大会通过入党时间）、入党申请书、转正申请书、党员登记表、不合格党员被劝退或除名的材料，取消党员资格的组织意见。

（3）因私出境保留党籍审批表报党委批准后留档。

（4）民主党派只收集登记表、通知或批复材料即可。

第七类：（1）奖励材料（包括科技业务奖励、各种先进人物登记表、模范事迹通报材料等

（2）手续齐全的学生奖学金审批表或登记表。第八类：违纪处分材料

第九类：（1）工资变动登记表（排九类1号，日期写用该新表时的日期填写）工资变动情况（按时间顺序排）（85年工改以来的材料）

（2）干部任免审批表、录用和聘用审批表、聘用干部合同书、续聘解聘审批表（按时间顺序排）（90年以来干部任免材料）（3）出国出境人员审批表。（4）民主党派代表会代表登记表（5）延长退休时间审批表归入九类

第十类：其他组织参考的有保存价值的材料，如就业报到证、协议书、工会会员表、残疾体检表等

 材料形成时间：为材料落款标明的最后时间

 干部职务变动登记表放在目录后面第一类第一号前面，不编号不记页  工龄津贴、职务（岗位）津贴、养老保险补贴不登记在“工资变动登记表”内  97年后“干部任免审批表”缺的必须补全

 1977后入学的大学生，应有《高校学生登记表》、高校学习成绩表。硕士要有报考登记表、授予硕士学位决定、学习成绩表、专家推荐表。博士要有报考登记表、学习成绩表、专家推荐表、博士学位决定。党校须有登记表或毕业鉴定、学习成绩、学历证明。

第四篇：档案分类

档案分类

一、文书档案：

（1）党群工作类：党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等。

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物质管理、企业管理

等。

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等。

二、科技档案

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等。

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查

报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等。

（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等。

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等。

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘（包括公司与员工签订的劳动合同）、履历、培训等。

五、电子档案

计算机磁带、磁盘和光盘等。

六、声像档案

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等。

第五篇：档案整理分类（本站推荐）

档案整理分类

1卷、政工档案：包括年底考核汇总表、调动分配证明、介绍信、上报的各种人事统计表、调查表、人事公布文件、职称聘任、竟聘材料、年终责任制考核结果、中心文件、文明单位申报、自查材料等。

2卷、半年和年终总结及整顿报告、工作打算、日常汇报材料、上级及本市重要文件通知、重要活动安排、中心有关发言材料、人大政协提案答复、其它重要材料等。