学生资助档案管理要求

第一篇：学生资助档案管理要求

学生资助档案管理要求

一、总体要求

1、各种资料分类整理，装订成册，没测有封面、目录、内容，且整齐、美观。

2、各册资料分类放入档案盒，做到分类明晰、标签准确。

3、各类档案分块存入专用档案柜。

二、资料分类

按照机构建设、制度建设、政策文件、政策宣传、工作部署（含：方案、会议、计划、总结）、学生申请、组织评审、结果公示、确认上报、资金发放、信访投诉等几大类进行整理。

三、档案分块

1、制度政策类：机构建设、制度建设、政策文件等几类资料，一类存放于一个档案盒中，但必须分册。

2、日常工作类：工作部署、政策宣传、学生申请、组织评审、结果公示、信访投诉、确认上报、资金发放等几类资料，应作为个性资料，按照资助项目、分时间（分学期分季或分年）存放，一类存放于一个或多个档案盒中。

四、项目分时间

1、学前教育资助：分年分学期。

2、义务教育“一补”分年分学期。

3、高中教育资助：国家助学金一一分年分学期；考取高校入学项目一一分年；考取高校一次性救助一一分年。

五、封面

一级标题：

学校学生资助档案 二级标题：（共性资料）资助名称

（个性资料）***（时间）资料名称 摘要：本册资料的内容概要 六： 目录

含：序号、标题、页数、备注 七：标签

1、档案盒正面和侧面的签名要一致。

2、签名要与盒内资料相吻合。

****档案必备资料：

1、上级部门文件；

2、实施方案；

3、分档标准或者实施细则；

4、区教育局指标、金额分解表；

5、**年

学期

审核受助人数统计表；

6、会议纪要（领导研究决定书）；

7、**年*学期

受助学生花名册。

8、资金拨付凭证复印件；（财务人员提供）

9、发放签领名册；

10、公示（区教育局监督电话0995-8534600）；

11、学生申请表；

12、家庭经济困难证明所需材料（复印件）；

13、发放仪式影像资料（主要指图片）

高昌区教育局资助中心

2018年7月12日

第二篇：学生资助档案管理办1

学生资助档案管理办法

第一章

总

则

第一条

为加强学生资助档案管理，根据我校学生资助工作实际，制定本办法。

第二条

本办法所指的学生资助档案是指在我校学生资助工作中形成的具有查考和保存价值的文字信息（含文字、图表等）、证明材料、声像、电子资料、原始数据等历史记录。第三条

学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条

学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成部分，与资助其他工作同步布置、检查、验收，确保学生资助档案的全面建立和完善。第二章

学生资助档案的构成与归档

第五条

学生资助档案原则上分为文件类、上报审批信息类和原始证明材料类。

（一）文件类：各级资助文件，重要资助会议、会谈记录，来信来访及调查记录，核查通知及回复，其他有保存价值的材料。

（二）上报审批信息类：贫困生认定表、资助审批表、各类资助统计报表、资助资金发放领取名册及资助信息系统所形成的电子数据。

（三）原始证明材料类：各类大专、中职学生的贫困、低保、申请等原始证明材料。

第六条 归档的资助档案材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整，真实反映情况。书写材料应符合耐久性要求。

第七条

对应归档的文件（包括电子信息等）要及时归档整理完毕并立卷装盒。第三章

学生资助档案的整理

第八条 学生资助档案按下列规定归类整理：

（一）文件类档案按省、市、区、学校各级资助文件类别专题收集。

（二）上报审批类档案的归类整理按时间、资助类别分别整理归档。

（三）原始证明材料类档案按学、年级、班级等标准进行分类、排列装盒。第九条 学生资助档案应采取活页装订或线装订，并填写卷内目录，卷内目录中各个项目要填写清楚齐全。各种电子文件应当与纸质文件一并归档。第四章

学生资助档案的管理

第十条

学生资助档案工作实行分级负责制。

校学生资助中心档案为：省、市、区、学校资助文件、简报类档案，全校学生资助的计划、总结及各类统计报表、来信来访及调查记录、核查通知及回复，全校资助信息系统所形成的电子数据。

第十一条

资助文件类、上报审批类学生资助档案管理服从学校统一规定；学生原始证明材料类档案保存期限执行上级资助管理部门要求。第十二条

学生资助档案要指定专人负责。管理人员要定期对档案保存情况进行检查，人员调动或离开学生资助岗位时必须办理学生资助档案移交手续。

第十三条

应建立学生资助统计制度，定期向校学生资助中心报送学生资助统计报表。第十四条

对在学生资助档案工作中有突出贡献的个人，学校给予表彰奖励。对不按要求建立和管理学生资助档案的个人。第五章

学生资助档案的利用

第十五条

学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放。上级相关部门根据需要可以查阅学生资助档案。查阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。第十六条

受助学生要求查阅本人档案的，须经校学生资助中心负责老师同意。

第十七条

外单位查阅我校学生资助档案，须经学校资助领导小组批准，并办理登记手续。第六章

学生资助档案的鉴定与销毁 第十八条

学生资助档案的鉴定工作。第十九条

不得擅自销毁学生资助档案。对保管期满的学生资助档案，负责老师应及时向校学生资助领导小组提交申请，获批后方可作相应处理。第七章

附

则

第二十条

本办法由学生工作处负责解释。第二十一条

本办法自发布之日起实施。

资助工作归档材料基本要求

附表一：学校资助中心归档材料基本要求 编号 项 目 明

细 保存年限 备 注 1 家庭经济困难学生系统 家庭经济困难学生汇总表及贫困证明复印件。永 久 按学 生源地贷款 贷款回执、毕业生还款承诺书、财务对账单、生源地贷款确认表、生源地贷款收据发放表。永久 按学 省市奖学金 国家奖学金初审表、奖助学金班级确认表、省市政府奖学金初审表、汇总表、评审报告、公示照片、资金发放信息复印件。永 久 按学 4 国家奖学金 国家奖学金申请表、学生个人申请材料、评审报告、资金发放信息复印件。永 久 按学 4 国家励志

奖学金 国家励志奖学金初审表、励志奖学金班级确认表、汇总表、评审报告、公示照片、资金发放信息复印件。永 久 按学 国家助学金 国家助学金备案表、班级确认表、汇总表、评审报告、公示照片、资金发放信息复印件。永 久 按学 6 勤工助学 岗位协议书、工资发放信息复印件。短 期 按学 7 临时补助 带有批复的申请表及申请材料、资金发放信息复印件。永 久 按学 资助育人 能反映资助育人教育的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料。永 久 按学 9 绿色通道 绿色通道登记审批表、汇总表。永 久 按学 10 总结及文件 工作计划与总结、大事记、管理制度、重要文件。永 久 按学

附表二：归档材料基本要求 编号 项 目 明

细 保存年限 备 注 1 家庭经济困难 学生信息系统 高等学校学生及家庭情况调查表、家庭经济困难学生认定申请表、其他证明材料。永 久 学生材料按汇总名册排序 国家励志奖学金 国家励志奖学金申请表、班级确认表、公示照片。永 久

国家助学金 国家助学金申请表、班级确认表、公示照片。永 久 按学 4 临时困难补助 申请表、批示结果（复印件）、汇总表。永 久 按学 5 资助育人 能反映资助育人教育的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料。

第三篇：学生资助资料整理归档要求

学生资助材料整理归档要求

学生资助资料档案是资助工作过程的体现，是学生资助专项资金落实情况的印证，是学生资助工作的重要组成部分。为了完善各类资助印证资料，规范建立各类资助材料档案。对学生资助工作资料归档要求如下：

学生资助材料主要分两大块，一是社会资助，社会资助材料报教育局存档的是资助项目境内（境外）审批表（附上资助情况材料），其余的材料学校存档。二是国家资助，国家资助材料归档主要分三块：1.学前幼儿资助2.寄宿生生活费补助3.高中国家助学金

一、学前幼儿资助

（一）所需的资料：

1.评审小组名单（由学校校长或幼儿园园长、资助管理人员、班主任和家长代表组成的工作领导小组）

2.受助学生申请表（乡镇、学校审核签字盖章、此表一式二份，一份学校存档，一份教育局存档）3.评审记录、照片

4.贵州省学前教育幼儿资助名单汇总表（附件3）5.公示材料（内容包含拟受助的幼儿和家长名单及资助金额在学校（或幼儿园）公示栏及其他便于公众知晓的位置）6.班级汇总表 7.权力运行清单备案表

8.资金发放登记表（附件4学生签字，按手印一式三份，签字不能出现相同笔迹，签字栏只能是一个人，不能出现两人，而且不能代领）9.发放图片

（二）装订顺序：学校存档

1.封面（封面可以用档案盒代替，不用档案盒装订成册的就要求有封面）、目录

2.县教育局下拨资金文件（复印件）3.评审委员会名单 4.评审记录、照片

5.公示材料：①受助学生公示名单；②公示受助学生图片（纸质）③公示结果； 6.学生申请表

7.权力运行清单备案表 8.资金发放汇总表； 9.发放登记表 10.发放图片

交教育局材料顺序： 1.封面 2.名单汇总表 3.公示材料 4.学生申请表 5.发放汇总表 6.发放登记表 7.发放图片

二、寄宿生生活费补助资料

（一）所需的资料：

1.评审小组名单（由学校校长或幼儿园园长、资助管理人员、班主任和家长代表组成的工作领导小组）

2.受助学生申请表（乡镇、学校审核签字盖章、此表一式二份，一份学校存档，一份教育局存档）3.评审记录、照片

4.威宁县农村义务教育阶段家庭经济困难寄宿生生活补助费登记汇总表

5.公示图片（内容包含拟受助的学生名单及资助金额在学校（或幼儿园）公示栏及其他便于公众知晓的位置①受助学生公示名单；②公示受助学生图片（纸质）③公示结果；）6.权利运行清单备案表

7.资金发放登记表（学生签字按手印，一式三份，签字不能出现相同笔迹，签字栏只能是一个人，不能出现两人，而且不能代领）8.发放图片

（二）装订顺序：学校存档 1.封面（封面可以用档案盒代替，不用档案盒要装订成册要求有封面）、目录

2.县教育局下拨资金文件（复印件）3.评审委员会名单 4.评审记录、照片

5.公示材料：①受助学生公示名单；②公示受助学生图片（纸质）③公示结果； 6.资金发放汇总表； 7.权利运行清单备案表 8.发放登记表 9.发放图片

交教育局存档资料顺序： 申报评审阶段 ： 1.封面 2.名单汇总表 3.公示材料 资金发放阶段： 4.发放报告（附件5）5.发放汇总表 6.发放登记表

7.发放图片

三、高中助学金 所需材料：

1.评审小组名单（由学校校长、资助管理人员、班主任和家长代表组成的工作领导小组）

2.受助学生申请表（乡镇、学校审核签字盖章、此表一式二份，一份学校存档，一份教育局存档）3.贵州省普通高中学生家庭经济情况调查表 4.评审记录、照片

5.威宁县普通高中家庭经济困难学生统计表 6.普通高中家庭经济困难学生银行资助卡号统计表 7.公示材料

8.权利运行清单备案表

9.资金发放登记表（学生签字，按手印一式二份，签字不能出现相同笔迹，签字栏只能是一个人，不能出现两人，而且不能代领）10.发放图片

（二）装订顺序：学校存档 1.封面、目录

2.县教育局下拨资金文件（复印件）3.评审委员会名单 4.评审记录、照片

5.威宁县普通高中家庭经济困难学生统计表（附件3）6.普通高中家庭经济困难学生银行资助卡号统计表 7.公示材料：①受助学生公示名单；②公示受助学生图片（纸质）③公示结果； 7.权利运行清单备案表 8.资金发放汇总表； 9.发放登记表 10.发放图片

交教育局资助中心材料顺序： 1.封面包含（目录）

2.威宁县2015年秋季普通高中家庭经济困难学生统计表 3.2015年秋季普通高中家庭经济困难学生银行资助卡号统计表 4.公示材料 5.发放汇总表 6.发放登记表 7.发放图片

二、要求：

1、乡镇学校交教育管理中心汇总后交教育局学生管理资助中心，县城学校直接交教育局学生资助管理中心

2、资料完整，顺序统一。

3、需校长签字的地方必须签字，并加盖学校公章。

4、纸质版材料全用A4纸打印

5、公示材料包含：①受助学生公示名单；②公示受助学生图片（纸质）③公示结果，公示图片要求现场有人员查看，发放图片要有主题，能体现出现场具体在发放什么资助金，而且图片要真实。

6、封面可以用档案盒代替，不用档案盒的需装订成册，装订要有封面，要附上目录。7、2016年春季学期起必须按此要求整理，2015秋季年学期前的尽量根据此要求规范整理。

第四篇：社区档案管理要求

关于进一步规范文明城区创建 “社区档案”资料整理工作的通知

各镇党委、街道党工委：

为迎接全国公共文明指数测评，做好迎查备查工作，进一步规范我区各社区档案资料管理。现将社区档案资料整理工作规范如下：

一、档案格式要求：

1、使用统一档案盒。

2、使用统一格式档案标签（附表1）。

3、使用拉杆夹或两面封档案封。

4、使用统一格式的档案目录（附表2）。

二、规范档案资料内容： 本档案共分8大类，40小项。

1、创建全国文明城市活动：①社区创城组织领导机构文件；②社区创城工作计划；③社区创城宣传教育活动方案、创建活动、成效等资料；④各社区结合自身特点开展的创城特色活动（有活动内容及图片）。

2、讲文明、树新风活动：①社区开展文明礼仪教育活动（有方案，活动情况）；②开展“全民阅读”活动，大兴读书学习之风（有方案、有推荐书目）；③开展“低碳生活”宣传教育活动（有宣传活动标语、活动记录、活动图片、活动效果）；④开展道德模范评选、宣传教育活动（有宣传道德模范评选内容、道德模范名单、道德模范事迹，社区开展道德模范宣传教育情况记录）；⑤开展学雷锋、树新风活动（有活动记录）；⑥开展文明交通行动（有文明交通宣传标语，开展活动情况记录）；⑦结合我们的节日—春节、清明、端午、中秋等重大节日，开展的主题活动（有活动内容及图 片）。

3、未成年人思想道德建设工作：①社区建立未成年人组织机构；②未成年人活动领导小组；③注册登记未成年人基本情况（附表3）；④组建形式多样，专兼职结合的未成年人教育工作队伍，有兼职教师（辅导员）聘书；⑤利用课余时间特别是寒暑假期间，开展丰富多采的未成年人教育活动和社区未成年人志愿服务活动（有活动计划、活动记录、活动图片等）。

4、文明市民学校：①有健全的校务委员会；②有兼职的教师和辅导员（有聘书）；③有教材（教学书籍、教学光盘）；④有办学计划，每年办班不少于20天；⑤教师上课有教案或讲稿；⑥有校务委员会例会制度、校长责任制、教师守则、教学档案管理制度。

5、社区志愿服务：①建立社区志愿服务领导体制；②成立形式各样的志愿者服务队伍（社区志愿者必须达到或超过社区总人数的10%），并有志愿者花名册；③社区内的孤、老、残、弱者有登记，并有志愿服务记录；④社区组织居民参加各类社会志愿服务活动，有活动记录；⑤关爱空巢老人志愿服务行动落实情况及效果：有服务空巢老人志愿者名单（附表4），有社区空巢老人情况汇总表（附表5），有关爱空巢老人志愿活动记录（附表6），有关爱空巢老人志愿活动小组，注明组长及组员）。

6、社区服务工作：①社区居委会设有人民调解委员会组织机构；②有调解记录；③社区建立孤寡老人的救助和监护工作制度，并有工作记录；④社区有门卫值班或有安全巡逻等防范制度；⑤社区开展多种形式的邻里互助、联谊活动（有邻里互助名单及联谊活动记录）；⑥社区有图书目录，各种借阅制度；⑦社区有便民服务（有便民措施）。

7、社区文化活动：①社区有驻社区文化、教育、体育 单位负责人和驻社区学校负责人组成的社区文教体活动站组织机构；②社区建有音乐、舞蹈、戏剧、书法、武术、摄影、秧歌等业余文体队伍3支以上（有领导小组）；③有组织的开展丰富多采、内容健康的文化体育活动情况；④设立社区群众业余文化体育活动辅导员，积极开展家庭文化建设和群众参与的彩色周末、广场文化活动，丰富居民的“双休日”生活，提高居民科学文化修养（有活动记录、活动图片）。

8、社区各项荣誉及特色展示：①社区获得的荣誉证书原件或复印件；②社区结合自身特点创建的各种特色活动(可以是推广的典型模式，也可以是正在摸索的创建模式)。

三、整理档案资料说明：

1、档案用A4纸打印或手写，书写内容一律用黑色碳素笔或蓝黑色钢笔。

2、活动类档案资料归档要提供相应的照片资料来佐证其真实性。

3、每个档案盒上都放置统一格式的档案标签，并根据档案资料内容，放置统一格式的档案目录。

4、各乡村（社区）必须设有专人整理、保管档案资料，及时做好档案资料的添加、归档工作。

请各社区在2010年7月15日前，严格按照上述内容做好本社区档案资料整理。

附表1: 档案标签 附表2： 档案目录 附表3： 未成年人花名册 附表4： 空巢老人志愿者名单 附表5： 社区空巢老人情况汇总表 附表6： 关爱空巢老人志愿活动记录

第五篇：学生档案管理

1.熟悉学生档案工作的基本原则和档案的管理范围。

2.根据国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定学生档案工作管理制度，并严格遵守。

3.严格贯彻执行党和国家关于保守党和国家秘密的规定，做好保密工作。

4.指导、督促、检查、协助各院系每年新生档案的接收和毕业生档案的整理、寄发等工作，抽查学生档案材料是否完整、齐全、准确。

5.负责遗留的学生柯案的保管、寄发等工作。

6.做好“八防”工作，确保档案材料完整、安全。

7.积极开展学生档案理论研究，不断提高工作质量。