民办高校文件材料预立卷归档类目表

第一篇：民办高校文件材料预立卷归档类目表

民办高校文件材料预立卷归档类目表

一、党务类（DQ）

1、党务工作

1-1 上级党委关于本校党的工作的指示性、指导性文件 1-2 学校党组织工作计划、总结、大事记

1-3 学校党组织工作简报、调研报告、典型经验介绍 1-4 学校党代会文件

1-5 党校有关规章、制度、工作计划、总结、学员轮训教学计划、名单、考试成绩 1-6 学校党支部执法的规章制度、工作文件及会议记录 1-7 学校党的建设和学生思想政治教育工作文件 1-8 学校党组织机构设立、撤消，干部任免通知

1-9 学校党组织表彰本校先进党员和党组织的决定及申报表 1-10 学校党组织关于本校党员违纪处分的决定 1-11 学校党员名册、干部名册、党组织年报表 1-12 学校党建工作文件

1-13 各类媒体对学校工作的介绍和报道资料

1-14 学校及内部机构启用新印章（印模）的通知及启用、销毁印章登记本

2、统战工作

2-1 上级、本校统战工作文件 2-2 侨务工作

2-3 港、澳、台工作

2-4 本校各级人大代表、政协委员会名单、审批材料

3、工会工作

3-1 上级工会文件

3-2 学校工会工作计划、总结、大事记 3-3 学校工会会员名册 3-4 学校工会干部名册

3-5 学校教职工困难补助、休养活动材料

4、共青团工作

4-1 上级关于共青团工作的文件 4-2 学校团代会、学代会文件材料

4-3 学校团委、学生会工作计划、总结、大事记 4-4 学校团组织、学生会工作规章制度 4-5 学校团组织、专职干部统计年表 4-6 学校团组织、学生会干部任免通知 4-7 学校团员、学生先进表彰材料

4-8 学校组织团员、学生参加市级竞赛获奖材料 4-9 学校关于团员违纪处分的决定

4-10 学校关于团员入团、退团、转移组织关系的材料及名册 4-11 学校团组织、学生会编印的重要刊物

4-12 学校学生社团组织名单、章程、刊物及重要活动照片

二、行政类（XZ）

1、学校建立的法规性文件

1-1 上级关于学校成立的批复、审批表

1-2 民政局同意登记的批复、民办非企业登记表 1-3 学校办学申请报告 1-4 学校设置评估报告书 1-5 学校开办资金验资报告 1-6 学校章程

1-7 学校管理制度汇编

1-8 学校教职员工岗位职责汇编

1-9 学校内部机构设置的决定及一览表 1-10 学校董事会事登记表

1-11 学校和人员基本情况统计表

1-12 办学许可证、单位登记表、组织机构代码证、统计证复制件 1-13 收费许可证、税务登记证、银行开户证复制件 1-14 反映学校办学条件的声像资料

3、学校综合性文件

2-1 上级关于学校行政工作的文件 2-2 学校《民办非企业年检表》 2-3 学校《收费年检表》 2-4 学校发展规划

2-5 上级领导来校视察工作时的题词、讲话、报告、声像材料 2-6 学校工作计划、总结、大事记、年鉴 2-7 学校工作简报

2-8 学校行政工作学校内部机构变更、设置的文件及机构一览表 2-9 学校对外的发文、函件、请示及批复 2-10 学校颁发的内部规章制度 2-11 学校董事会议记录及会议决议 2-12 学校行政办公会议记录 2-13 学校教职工代表大会文件

2-14 学校市区人大代表选举工作及会议文件 2-15 学校与外单位合作办学的合同、协议

2-16 学校接受社会捐赠、设立奖励基金和帮困基金的合同、协议 2-17 反映学校重要活动的声像资料

4、人事工作

3-1 上级颁发的人事工作的文件 3-2 学校人事工作的规章制度 3-3 学校人事工作年报表 3-4 学校教职工名册

3-5 学校人事工作会议记录

3-6 学校人事工作计划、总结、大事记 3-7 学校专兼职教师聘用合同 3-8 学校管理人员聘用合同 3-9 学校工人、临时工聘用合同 3-10 学校教师职务、职称评聘材料 3-11 学校师资队伍培养规划

3-12 学校各类人才建设工程人员名单、申报材料 3-13 学校教职工人事调动工作材料 3-14 学校教职工退休、退职工作材料 3-15 学校教职工工资定级、调整工作材料 3-16 学校教职工劳保福利工作材料 3-17 学校教职工违纪处分材料

5、后勤、保卫工作

4-1 上级本校有关文件 4-2 后保处规章制度

4-3 后保处工作计划、总结、报告 4-4 后保处工作年报统计

4-5 教职工、学生案件侦察、调查、处分、决定、结论上级批复 4-6 教职工、学生案件平反、复查处理结果、上级批复 4-7 军事理论教学计划

4-8 职工、学生入伍、转业、退伍军人、军烈属名册双拥工作 4-9 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知 4-10 本校计划生育工作、领取独生子女证名册 4-11 师生员工健康状况调查材料、统计表 4-12 后保处工作与有关单位签订合同、协议书 4-13 后保处管理、治安工作简报

6、图书、档案、文博

1上级本校有关档案、图书、文博工作文件 5-2 档案、图书、文博有关规章制度

5-3 档案、图书、文博工作计划、总结、报告

5-4 档案、图书、文博概况、发展规划、统计年报 5-5 档案、图书、文博与校外交流有关材料

三、教学类（JX）

1、教学管理

1-1 上级关于教学工作的文件 1-2 学校教学工作会议文件

1-3 学校教学工作计划、总结、大事记 1-4 学校关于教学工作的规章制度 1-5 学校新专业设置申报表、一览表 1-6 学校课程开发论证材料 1-7 学校各专业教学计划、大纲 1-8 学校各院系总课程表 1-9 学校教师任课情况一览表

1-10 学校学生听课出席率、巩固率统计表 1-11 学校教学质量检查情况统计表

1-12 学校实验室、实习基地建设情况统计表 1-13 学生实验实习工作总结 1-14 学校各专业教研活动记录 1-15 优秀教师教学心得

1-16 学校教师优秀教案、教学研究论文及多媒体课件 1-17 学校教师进修、培训名册 1-18 学校领导听课评价记录 1-19 学校学生、家长意见征询表 1-20 学校学生座谈会会议记录 1-21 考核、考试试题及评价标准

1-22学士学位、学生优秀论文、优秀作品 1-23 反映学校重要教学活动的声像资料

2、学籍管理

2-1 上级关于招生、学生管籍工作的文件

2-2 学校关于招生工作的请示、报告、计划、总结 2-3 学校关于招生及学籍管理工作的规章制度 2-4 招生简章、招生广告 2-5 新生录取名册

2-6 学生毕（结）业证书、学位证书签收名册 2-7 毕业生就业情况统计资料及名册 2-8 学校关于学生奖励、处分的材料 2-9 学生奖学金发放名册 2-10 减免学费学生名册 2-11 学生休学、退学材料 2-12 学生学籍卡、成绩总表

2-13 优秀教材申报材料、获奖通知、证书（复制件）及样书 2-14 毕业生合影

四、财会类（CK）

1、综合

1-1 上级关于财务工作的文件 1-2 学校财务管理规章制度

1-3 学校财务工作计划、总结、大事记

2、财务报表

2-1 年度审计报告

2-2 年度财务预、决算报告 2-3 年度财务报表 2-4 月度财务报表

3、会计帐册

3-1 总帐 3-2 分类帐 3-3 银行日记帐 3-4 现金日记帐 3-5 固定资产明细帐

4、会计凭证

5、教职员工工资清册及签收名册

五、外事类（WS）

1-1 上级关于外事工作的文件 1-2 学校关于外事工作的规章制度

1-3 学校外事工作计划、总结、简报、大事记等 1-4 学校关于外事工作的请示、批复及来往函件 1-5 学校与国外院校校际交流计划、总结 1-6 学校与国外院校校际交流协议书、备忘录

1-7 学校与国外有关单位进行科技、文化、教育合作的文件 1-8 学校组团出国访问的计划、总结、报告 1-9 学校有关人员出国申报表及审批材料

1-10 学校聘请外籍教师的请示、批复、合同、协议

1-11 学校接待外宾的登记表、活动纪要、讲话稿、声像材料及礼品

六、基建、房产类（JJ）

1、综合性文件

1-1 上级关于基建、房产工作的文件

1-2 学校基建工作年度计划、总结、大事记 1-3 学校基建工程统计报表、财务决算

1-4 学校基建总体规划图、总平面图、总地下管道图及其说明 1-5 学校关于地界变化、交换、转让、租用的报告及批复 1-6 学校征地签定的合同、协议书及附图

1-7 学校有关土地、校产纠纷与外单位的来往文书及处理结果 1-8 学校房屋产证

1-9 学校房屋使用情况一览表 1-10 反映学校校园变迁的声像资料

2、基建项目

1-1 学校关于兴建、扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图 1-2 学校基建项目申请报告及上级审批文件

1-3 学校设计委托书、任务书、批准设计文件、扩初设计的批复 1-4 学校与有关单位的工程协议、工程执照、标书及公证书 1-5 基建项目的地质勘测材料

1-6 基建项目的材料试验记录、施工日记、更改通知书、验收记录 1-7 基建项目的竣工图纸、竣工说明及验收报告、红线图等 1-8 环保、消防材料等 1-9 基建项目的声像资料

七、科研类（KY）

1、综合类性文件

1-1 上级关于科研工作的文件

1-2 科研处召开的会议记录、会议文件、声像材料 1-3 科研工作计划、总结、报告、情况汇报

1-4 杉达学院与国外开展科技活动及参加国际学术会议文件材料 1-5 杉达学院与有关单位科技协作、科技服务签订协议书、合同 1-6 科技咨询服务、委托、合作开发项目登记表

1-7 杉达教职员工参加各种学会、专业组人员、受聘技术顾问名单及来往函件

2、按科研项目（课题）设置类目

1-1 科研准备阶段

1）开题报告与课题调研论证材料 2）任务书、合同、协议书 3）课题研究计划

4）计划执行情况、计划调整 5）课题投资和预决算材料 6）国内外对比资料 1-2 研究实验阶段

1）实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合 分析材料

2）数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）3）设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）4）研究工作阶段小结、年度报告 5）样品、标本等实物的目录 1-3 总结鉴定阶段

1）科技档案简介及质量审查表 2）成果报告表 3）鉴定证书

4）鉴定意见（原稿）5）科技文件材料审查意见 6）专家评审意见

7）成果鉴定（评审）申请书及批复 8）用户使用报告

9)科技查新报告 10)课题决算表

11)成果宣传报导材料 12)研究报告、研制报告 13)课题工作总结 14)工艺技术报告 15)技术决窍报告 16)论文专著 1-4 申报奖励阶段

1)科研成果奖励申报与审批材料

2)科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件 3专利申请书或证书原件或影印件 1-5 推广应用阶段

1)转让合同、协议书 2)生产定型鉴定材料

3)成果被引用或投产后反馈意见 4)推广应用方案及实施情况

5)扩大试生产的设计文件、工艺文件 7）对外学术交流材料

八、设备类（SB）

1、综合类性文件

1-1 上级有关物资、仪器设备管理工作的文件材料

1-2 本校有关物资、仪器设备工作的规定、办法、制度等

1-3 本校物资工作、仪器设备工作计划、报告、总结、简报和调查材料 1-4 本校关于物资、仪器设备工作的各类统计报表

1-5 本校物资工作、设备管理工作、安全及环保工作开展评选先进活动的材料 1-6 上级和本校关于安全及环保工作的规定、通知、重大事故通报及处理意见

2、仪器设备项目

1-1 本校仪器设备申购报告、计划、论证报告、上级或主管领导的批复、准购批示、经费分配方案

1-2 订购合同（复印件）和会谈纪要、记录及协议书 1-3 进口设备过程中有关的技术商务文件 1-4 装箱单及开箱记录

1-5 索赔来往公函及结果文件 1-6 验收报告、产品合格证书

1-7 安装调试记录、双方签字移交文件、保修单 1-8 设备说明书、全套随机技术文件材料

1-9 设备履历书（使用、检修、故障、事故记录）1-10 仪器设备报废、调拨报告和批复

第二篇：上海生命科学研究院文书材料预立卷类目

上海生命科学研究院文书材料预立卷类目

院办公室： 综合管理类： 1．院长办公会议 2．院所长联席会议 3．主办会议材料

4、电报电话讲话

5．院长任期目标、述职审计6．行政班子换届 7.计划总结、发展规划 8 普查材料

9．年鉴年报、简报信息 10．纪念活动 11．领导视察材料 12 上级颁发文件 13 典型发言、经验介绍 14 代拟文件 15 上级转发文件 16 荣誉、奖励证书 17 机构设置、印章启用 18．公文管理 19 综合统计 统计信息材料 21．合同协议 22．综合评估材料 23．规章制度 24 其他 安全保密类： 1．保密委员会材料 2．科研项目保密审批 3．科技保密工作 外事工作类： 1．合作计划总结 2．合同协议等 3．执行协议等材料 4．参加学术组织材料 5．主办承办会议材料 6．出访材料

7．出国审批文件 8 接待外宾材料 9 涉外电函 10．外事法规文件 11．其他

党委办公室： 党务工作类： 1．党代会材料 2．党委、纪委会议材料 3．党委、纪委换届 4．党纪问题请示批复 5．申诉平反纠错材料 6．专案惩处材料 7．党员名册、情况统计 8 党委条例细则 9．计划总结统计调研 10．政宣工作材料 11．刊物简报

12．统战计划总结报表 13．统战政策材料 14 政协会议材料 15．党外统计、名册 16．支部换届材料 17 支部总结、先进典型 18 执行决议材料 19 组织发展材料 20 党费缴纳、介绍信存根

21．党员奖惩 纪检组织成立、改选材料 23 纪检总结、报告 24．干部考核、廉政 25 党员违纪材料 26 申诉复查 27 纪检统计 28 纪检监察审计 29．上级发文、创新建设 30 印章启用 31．人大代表 32 职工离休 33 老干部工作材料 34．其他 共青团工作：

1．团委成立换届、印章启用材料2．团委计划总结报表 3．团组织发展工作 4．团内奖惩 典型发言、经验介绍 6．团组织介绍信存根

群众工作类： 1．职代会材料 2 工代会材料 3．工会计划总结报表 4 工会改选、印章启用 5．先进材料 6．工会预决算 7．职工福利 8．妇女工作材料 9．妇委改选、印章启用 10．先进妇女 11．妇代会材料 12．其他

科研处： 1．科研计划总结 2 科研管理材料 3．科研规章制度 4．课题统计 5 定位、学科发展 6．主办会议材料 7 会议交流材料 8 代拟科研文件 9．合同协议 10．上级检查 11 上级颁发规定 12．成果审批 13.成果管理文件 14．成果汇编 15．成果统计、报道 16 专利管理 17 成果展览会材料 18 成果推广机构成立、任命19．成果总结 成果推广、技术咨询 21．重点实验室成立文件 重点实验室主任、学术委员会

名单、换届材料 23．重点实验室总结报告 24．重点实验室评估审计 25．学术委员会成立、成员 26．学术委员会材料 27．科研经费 28．专家活动

科研处（知产中心）： 1．公司成立 2．公司开业材料 3．设置任免 4 公司变更歇业

5．保证书、法人证书、各类证明 6．公司计划总结 7 科技咨询、开发规定 8．合同协议

9．效果统计、信息反馈、财务决算收益 10 公司工作文件 11 公司报表 12 其他

科研处（技术支撑）： 1．政府采购材料 2．科研装备建设 3．仪器设备研制材料

4．设备转让、专项借款等材料 5．购置设备材料 6 采购审批、招标投标 计划总结、清产合资、物资检查 8．其他

人事处： 1．人事计划总结 2．职务任免、职称评聘 3．花名册、编制劳资 4．各类统计 5．岗位评聘合同 6．劳模先进材料 7．职工处分 8．院士评选 9．人代政协材料 10．百人计划 11．政府津贴材料 12．职工退休、出国 13．职工录用转正等材料 14．调资文件及名册 15．劳保福利津贴保险 16．评残抚恤死亡 17．调动凭证 18．夫妻分居 19 颁发人事规定 死亡干部档案（人事档案）21 信访材料

22．其他

研究生部： 1．教育计划总结 2．招生录取材料 3．生源就业材料 4．汇总统计、导师名单 5 派出留学 6．学位授予 7．联合培养 8．论文评审 9．评奖评优 流动站设立评估、管理 11．进站出站 12 在职培训材料 13．学位委员会材料 14．学位委员会章程 15．转学处分 16．其他

财务审计处： 1．事业费预决算

2．财务检查、总结、经费分配 3 财务审计材料

4．资产统计、财产清册、产权材料 5 计划总结、清产合资、物资检查6．企业决算 7．领导任期审计 8．各类审计材料 9．帐户建立变更 10．工资册

11．国资、物资管理 12．其他

综合管理处： 行政后勤类： 1．行政后勤计划总结 2．房地产管理 3．园区管理 4．房屋调配

5．土地房屋、规划租用等材料 6 规划红线图材料 7 购房合同等材料 8．职工购房材料 9．计划生育 制度细则、统计报表 11 育龄妇女、独生子女名册 12 医保方案、医疗检查 13 承包合同、规章制度等材料 14．其他 安全保密类：

1．安全计划总结、规章制度 2．安全事件、案件材料 3．消防安检、奖惩材料 4 颁发文件 5．其他 综合管理处（园区建设中心）： 1．基建财务决算 2．下达投资计划 3．基建投资材料 4．项目可行性材料 5．零星项目材料 6．计划总结、统计年报 7．办公用房维护 8．其他

档案馆： 1 档案制度 归档范围、案卷类目 3 档案工作总结、报告 4 上级检查材料 5 颁发文件 数据汇集、编研材料 7 统计 鉴定成员、方案等材料 9 档案销毁清册 10 档案接收、移交清册

信息中心办公室： 1．期刊工作

上海生命科学研究院档案馆

2007年3月23日

第三篇：文件材料立卷归档制度

文件材料立卷归档制度

为了维护本公司档案的完整、系统、准确、安全和有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和本校档案管理的有关规定，制定我公司文件材料立卷归档制度。

一、立卷归档范围

凡本公司及各部门在日常工作中形成的、具有一定保存价值的文字、图表、声像各种不同形式的文件材料均属归档范围（详见本公司归档范围和保管期限表），一定要收集齐全，按立卷原则分类整理、鉴定、立卷归档。

二、归档时间

1、党群工作、行政管理的文件材料，按一年归档一次，应在次年3月份前完成立卷归档。

2、基建类的文件材料、图纸，应在工程项目竣工验收后立卷归档。

3、设备仪器类的文件材料、图纸，应在设备仪器开箱后立卷归档。

4、会计类各种会计凭证、帐簿、报表及其他有关材料，由财会部门整理立卷归档，保存一年，于次年3月底前向综合档案室移交。

5、计划统计方面的各种报表及其他有关材料，由计划统计部门整理立卷归档，保存一年，于次年3月份前移交综合档案室。

三、归档要求

1、归档的文件材料必须完整、系统、准确，能反映本公司各部门工作的真实内容和历史过程；归档文件的制成材料必须字迹工整，图样清晰，利于长久保存；凡是用纯蓝墨水、圆珠笔（或复写纸）及铅笔等书写的材料，综合档案室有权责成其重抄或拒绝接收。

2、管理性文件案卷质量要符合GB 9705-88《文书档案案卷格式》及《机关档案工作业务建设规范》中有关条款的要求；基建、设备仪器、科研产品类档案案卷质量符合GB/J11822-89《科技档案案卷构成的一般要求》的要求；会计、统计档案案卷质量要符合会计、统计档案管理办法的要求。

第四篇：公路工程竣工文件材料立卷归档整理

公路工程竣工文件材料立卷归档整理

这里所说的竣工文件是指某工程项目从提出立项、审批、勘察设计、施工到竣工投入使 用全过程中形成的文件、图表、像片等具有保存、查考利用价值的各种材料。竣工文件是公 路工程项目全过程的真实写照,是公路工程项目交工验收质量等级评定、养护管理的主要依据。

业主、设计单位、施工单位、监理单位都必须按照文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况,及时积累、收集、整理。在实际操作中,竣工文件的整理常常落后于主体工程的进展。比如主体工程完工的项目,由于当年无条件进行交工验收,只能待来年附属工程完工后进行交验;或者是标段多的项目,由于中标单位不同、施工水平有差异,不能同时完工,无法进行交工验收,只能待都完工后统一进行交工验收。如果平时不注重资料的整理,到交工验收前进行突击整理,势必会造成很多不便。

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不规范造成的质量问题,大致有以下几种: 1.施工综合管理文件原件不齐全。个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件,因下发或转发时就是复印件,难以满足公路工程质量标准中规定的竣工资料中不允许出现复印件的要求。

2.工程质量验收签证资料不齐全。随着工程施工进展需要,为了急于满足施工进度要求,现场验收后,没有按国家行业标准 规定要求办理书面签字仪式。有的施工单位管理不严格,造成原始文件丢失。也有施工单位专 业技术人员工作调动移交手续时,又把关不严,造成竣工原始文件遗失。

3.竣工图文件编制不够规范。一些分部工程都不同地程度存在着代用图,而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷,图纸缺量较大,划改图纸只有原则的标准规定,缺少有针对性的细则。

4.施工验收原始签证资料格式不规范。原始施工验收签证资料,并非是开工前统一规定内容和格式,而是在施工过程中,不断增 添内容和更换种类,资料格式又不统一,无法统一规范装订组卷。

5.施工原始资料书写不规范。施工过程中长期的测量手薄记录、灌浆施工记录都用铅笔书写,一式四联混凝土要料单用复写纸书写;施工过程中的原始签证资料五花八门,有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与竣工资料归档要求不符,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。6.施工原始验收签证资料填写不规范。原始验收签证资料,也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符,验收项目有空白栏出现,签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象,降低了竣工资料的使用价值。

分析其主要原因是:(1)工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中,长期以来存在着重建 设、轻档案的现象。(2)建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。(3)国家档案法和公路工程关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通,造成 工程管理人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识素 质偏低。(4)施工单位作业层素质低,技术力量薄弱,培训少,管理水平差,是造成施工过程中产生 的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。(5)监理单位人员大多数来自设计单位和少数来自社会招聘人员,正规参加过国家监理工 程师培训和持监理工程师资质证书人员少,特别是施工现场监理工程师,有专业技术而施工管 理水平差,对现场签证工作把关不严。(6)建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够,缺乏有效控制竣工文件 质量的具体措施。

如果要解决上述问题,需要业主的特别重视,联合监理和承包单位,统一认识,齐抓共管,应将竣工文件整理工作纳入工程建设的一部分,从工程项目立项开始就设立竣工机构及人员,负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作,对资料进行系统的收集整理,如项目建 议书及审批文件,工程预、工程可行性研究报告及批复、项目评估、环境影响评价及批准文件、水土保持批准文件、水文气象等其他设计基础材料、项目的总体规划设计、工程初步设计、技术设计、施工图设计的审批文件及概预算书,开工前审计意见,征用土地批准文件及红线图,上级有关指示等往来文件、招投标文件、合同协议文件等等。这些资料的及时收集归档为竣 工文件的整理开了一个好头,同时也有利于上级部门的检查审计。在工程项目的具体施工中,要想做好竣工资料的整理,避免资料整理不规范,必须根据河南省交通厅豫交办【2011】印发的《河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》的要求进行资料的整理,《规范》中对于案卷的封面、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表的纸张、文字、外观、内容填写等都做了具体说明,并提供了统一的填写表样。业主最好根据项目自身情况,制定针对该项目的《竣工资料整理要求》,对整个项目的分部、分项工程，依据规范做出具体划分,对有争议的问题及时统一意见,使施工单位、监理单位根据《要求》 对所需资料做到一目了然。施工单位、监理单位根据《要求》的规定,及时收集施工过程中形 成的各种有关文字材料、技术数据及各种检测资料,并按要求分类归档。《要求》中对竣工资 料填写的纸张、字体、字数、线条、份数、目录、组卷的构成、排列次序、装订、封皮等细节都必须要做出详细规定,还要对施工原始记录归档进行详细的划分,另外还要对各单位工程 的档号编写排序进行系统的排列,各单位只要按照这样的顺序对资料档号进行排号就可以了。

业主、设计、监理和承包单位要不断加强业务学习,提高管理水平。施工中原始资料的整理完善过程也是项目施工、监理程序的执行过程,每完成一个分项工程,都及时进行评定,在此基础上逐级进行相应分部工程、单位工程、建设项目的评定,并进行汇总表、竣工表的填写。出现疑问就根据相关文件及时查找解决。所以竣工文件的编制过程,也是一个学习积累的过程。尽管由于道路的等级不同,竣工文件要求的简繁程度不同,但都是依据部颁标准进行,各单位都进行了经验总结,逐步建立、完善自己的资料库,以便下一个项目的修改利用。发扬先进的、成功的经验,找出弥补不足之处的方法,在管理水平、施工水平提高的情况下,资料整理水平也上了一个新台阶。达到了在工程外业一开始就能按要求编排目录、编制档号,做到“边整理、边归档”,达到工完资料成的目的。总之,公路工程竣工资料是公路工程项目从项目立项到工程施工,然后到工程竣工的全过 程的缩影,它的整理工作是一项系统工程,是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。完整、准确、系统、齐全的资料整理,真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程,为国民经济中长 远的公路建设提供不可多得的参考依据,促进公路行业的合理健康发展。为完成公路工程资料的完全准确收集、公路工程建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位对建设期间形成资料 的收集、整理工作,应纳入到工程建设管理之中,制定编制与管理办法,并配备专职管理人员,不断加强建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位的管理水平,才能保证公路工程“一流”的竣工资料档案的形成。

参考文献 [1]郭俊飞,韩全学《公路工程竣工评定与资料归档整理指南..北京:中国电力出版社.[2]李庆瑞,李占朝.《河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》.北京:中国广播电视出版社.

第五篇：文件的立卷与归档

文件的立卷与归档

第一条文件的归档范围：

1.凡下列文件统一的分别由两办负责归档；

a.上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

b.党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、报告等；

c.厂党委会、厂长办公会、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

d.厂党代会、职代会、工会会员代表大、团代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报，会议记录等；

e.有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

f.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；

g.上级机关领导电来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料； h.反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

I.工厂日志和大事记；

j.工厂向上级批复的文件及上报的有关材料；

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第二条产卷要求：

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料，要求在下五月份以前整理完。六月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。