尤溪县档案局关于做好2006年度文件材料立卷归档工作的通知

第一篇：尤溪县档案局关于做好2006年度文件材料立卷归档工作的通知

尤溪县档案局文件

尤档﹝2007﹞19号

尤溪县档案局关于做好

2006年度文件材料立卷归档工作的通知

各乡镇党委、政府，县委各部委办局，县直各办局（公司），省市属各单位：

为加强档案的收集和管理工作，确保档案的完整、准确，做好档案室与档案馆之间的档案资源信息的有序衔接，实现全县档案信息资源共享，依据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《福建省档案登记暂行办法》和闽档

[2004]49号文件精神，为适应我县文书立卷改革和电子管理档案，提高档案为经济建设服务的要求，对做好2006年度文件材料立卷归档工作通知如下：

一、归档范围及案卷质量要求

归档范围：本单位工作活动中直接形成的各种门类、载体文件材料，具体按照本单位制定的《机关文件材料归档范

围和文书档案保管期限方案》执行。

案卷质量要求：归档的文件材料要收集齐全、完整，按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系，对文件的鉴定要准确，区分保存价值，科学分类整理立卷，案卷题名简明确切，三种电子档案目录（卷内目录、全引目录、案卷目录）齐全，便于保管利用。

归档时间要求：各单位要在7月30日前完成对2006年度文件材料立卷归档工作。

档案装订材料要求：按照国家档案局要求，装订档案使用的卷皮、卷盒材料必须是国家档案行政主管局指定的厂家生产达到三层纸以上的要求。

二、案卷级目录和文件级目录电子数据录入要求 为了便于档案管理和与省、市档案工作要求对接，2006年各单位档案案卷级目录和文件级目录必须使用统一的软件（阳光文档、科怡档案管理系统），已开通政务网的单位可直接登录尤溪县阳光文档网络管理系统操作。

三、报送档案目录电子数据要求

2007年起，全县各单位应向县档案馆报送本年度电子档案和档案电子目录数据，以及2007年度以前的电子档案目录数据。

2006年电子档案可以直接在尤溪县阳光文档网络管理系统录入文件级目录时一并导入，未开通的单位报送电子档案和档案电子目录数据可通过邮件报送，邮件地址：yxdag@163.com或用光盘、U盘直接报送县档案局保管利用股。

尤溪县档案局

2007年6月13日

主题词：档案年度立卷通知抄送：市档案局、谢主任

第二篇：关于做好文件材料归档工作的通知

文章标题：关于做好文件材料归档工作的通知

关于做好文件材料归档工作的通知

中心各处室并南方管理部：

根据《中华人民共和国档案法》、《石油工业企业档案管理暂行规定》和《中国石油化工总公司档案管理试行办法》以及国家和上级有关要求，结合中心实际情况，为了加强对档案的管理和收集、整理工作，完整、系统地保

存中心在工作活动中形成的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和中心各项工作的需耍，现对文件材料归档工作提出如下要求：

一、归档的文件材料的范围

凡是反映中心、各处室工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

l.1　上级机关的文件材料：

1.l.1　上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

1.1.2　上级机关颁发的属于中心主管业务并要执行的文件，以及普发的、非中心主管业务但需要贯彻执行的法规性的文件；

1.l.3　上级机关领导视察、检查中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；

1.1.4　代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

1.1.5　上级机关转发中心的文件（包括报纸、刊物转载）。

1.2　中心的文件材料：

l.2.1　中心召开职工大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料；

1.2.2　中心党组（党委）、行政领导会议文件材料，中心召开的工作会议、专业会议材料：

1.2.3　中心颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；

l.2.4　中心的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与中心的批复文件；

1.2.5　中心及各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

l.2.6　反映中心业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

l.2.7　中心检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料；

l.2.8　中心或中心汇总的统计报表和统计分析资料；

l.2.9　中心形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

l.2.10　中心党委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

l.2.11　内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和中心处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；

1.2.12　中心领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与中心有关的未经文书处理登记的文件材料；

l.2.13　中心直接管理的科研、生产项目的科技文件材料；

l.2.14　中心及各处室成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料

1.2.15　中心制订的工作条例、章程、制度wenmi.net等文件材料；

l.2.16　中心（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映中心（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

1.2.17　中心干部任免（包括备案）、调配、培训。党员、团员、干部名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的借聘、转正、定级等工作及干部奖惩等文件材料；

l.2.18　中心办理的干部转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及根；

l.2.19　中心财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

1.2.20　中心编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

l.2.21　中心与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

1.2.22　各种普查、资质认证工作中形成的文件材料；

1.2.23中心人员因公外出学习、考察和参加各种会议，所收集获得的文件材料。

1.3　同级机关和非隶属机关的文件材料：

1.3.1　同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

1.3.2　有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；

1.3.3　同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

1.4　下级单位的文件材料：

l.4.1　下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件：

1.4.2　下级单位报送的重要的科技文件材料；

1.4.3　下级单位报送的法规性备案文件。

1.5电子文件材料：

1.5.1归档纸质文件或其他载体形式的文件时应一并归档相应的电子文件，电子文件与纸质文件、其他载体文件应在内容、相关说明及描述上保持一致；

1.5.2归档的电子文件要具有完整性、有效性

和安全性；

1.5.3在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。

二、不归档的文件材料的范围

2.1上级机关的文件材料：

2.1.1　上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

2.1.2　上级机关发来供工作参考的抄件；

2.1.3

上级机关征求意见未定稿的文件。

2.2　本机关的文件材料：

2.2.1　重份文件；

2.2.2　无查考利用价值的事务性、临时性文件；

2.2.3　未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

2.2.4　从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

2.2.5　无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；

2.2.6　中心内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

2.2.7　中心、各处室负责人兼任外机关职务形成的与中心无关的文件材料；

2.2.8　为参考目的从各方面收集的文件材料。

2.3　同级机关和非隶属机关的文件材料：

2.3.1　参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2.3.2　非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

2.4　下级机关的文件材料：

2.4.1　下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料：

2.4.2　越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；

2.4.3　下级机关抄报备案的一般性文件材料。

三、归档时间

3.1党群工作、行政管理、经营管理、生产技术等管理性档案在形成的次年一季度归档。

3.2科研档案在科研项目鉴定后立即归档。分阶段进行的，可分阶段归档。

3.3设备仪器档案在开箱验收后立即归档。

3.4会计档案在会计终了后的第二年归档。

3.5音像档案在洗印、录制完毕后立即归档。

3.6审计档案在审计项目终结处理完毕的次年一季度归档。

四、归档要求

4.1归档的文件材料要准确、齐全、完整。

4.2各类文件材料一般归档一式一份，中心正式发文归档两份。

4.3照片与底片及文字说明一起归档，录音带、录像带等与文字说明一起归档。

4.4归档的文字材料及底稿要规范，字迹要工整，色素要耐久，禁止用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水书写。

4.5归档的文件材料必须是原件，不能以复印件代替。

4.6归档的文件材料必须由档案形成单位经过系统整理后移交综合办公室，案卷应符合质量标准，便于保管和利用。

4.7移交档案要编制移交目录一式两份，交接双方核实后签字，加盖部门公章，一份交移交单位，一份交接受单位。

4.8各处室综合管理岗是本部门的档案管理人员，综合办公室文书岗负责全中心档案的管理工作。

二ОО五年十二月十五日

《关于做好文件材料归档工作的通知》来源于xiexiebang.com，欢迎阅读关于做好文件材料归档工作的通知。

第三篇：浅谈如何做好文件整理归档工作

浅谈如何做好文件整理归档工作

内勤工作是一项综合协调、综合服务的工作，具有协调上下、联系内外的纽带作用。平日要完成文件收发、整理、装订、归档等工作，还要完成内勤职务内的事务管理，文件处理，填写报表，材料打印，会议纪要等日常工作及领导交办的其他工作。现结合自己工作实际情况，谈谈如何做好文件整理归档工作。

一、文件的整理归档工作是至关重要的一个环节

文件的整理归档工作一般按进行，但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，可以实行季度整理归档。如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。

（1）、严格登记

收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记，对区委区政府、建设局及其他单位下发文件等逐件登记，做到有据可查。把好这一关，是保证文件齐全完整的一项重要措施。登记时，主要对文件下发单位、文件名称、时间及文件名称、文件要求进行详细登记。

（2）及时收集

及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。首先要明确登记程序，明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细；其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料，可以采取办完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行收集。

（3）、认真检查

对收集起来的各种文件材料，必须逐件进行认真检查：一是要检查文件的有效性。检查文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整；三是要检查同一事由的文件是否收集在一起，文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、附件等是否齐全完整。

（4）随办随归

这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，一是可以按照整理归档工作的具体要求，或进行完整的整理归档工作，或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化、有序化，暂时归入临时档案盒或文件夹中。二是可以根据日常工作需要，准备好不同档案盒，将日常工作形成的文件资料，如：上报文件，下发文件、会议资料、信息简报等，分类存放保管。这样既便于平时的查阅利用，也为年终整理归档工作打下基础。

（5）、妥善保管

管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料应配备专用的文件柜和文件盒。进行分类标

识，以便于文件的归类和日常提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、保管安全。

（6）、立卷归档 分类是关键

组卷时，同一类的文件材料可以合并组卷，并放置在一起，不同类的文件不能合并组卷，并分开存放。在实际工作中，经常会遇到这样的问题，就是有些文件找不到相对应的“位子”，无法对其进行组卷，这就需要对其进行认真分析，把相对较散的文件组成一卷，归为散卷。立卷完毕后，进行装订、装盒、入柜保管。

二、电子文件的立卷归档

(1)要对收集到的电子文件进行分类编目。按照门类划分的要求,结合单位实际和电子文件内容制定分类,按照分类的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的号码,从而使全部电子文件成为一个有机的整体。

(2)要将分类编目完毕的电子文件固定排列入柜保存。将应归档并经过整理的电子文件存入磁盘或光盘,对应归档电子文件进行压缩，然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作,这样可以大大提高安全性和可行性。

胡

琦玲

二〇一四年三月十二日

第四篇：文件材料立卷归档制度

文件材料立卷归档制度

为了维护本公司档案的完整、系统、准确、安全和有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和本校档案管理的有关规定，制定我公司文件材料立卷归档制度。

一、立卷归档范围

凡本公司及各部门在日常工作中形成的、具有一定保存价值的文字、图表、声像各种不同形式的文件材料均属归档范围（详见本公司归档范围和保管期限表），一定要收集齐全，按立卷原则分类整理、鉴定、立卷归档。

二、归档时间

1、党群工作、行政管理的文件材料，按一年归档一次，应在次年3月份前完成立卷归档。

2、基建类的文件材料、图纸，应在工程项目竣工验收后立卷归档。

3、设备仪器类的文件材料、图纸，应在设备仪器开箱后立卷归档。

4、会计类各种会计凭证、帐簿、报表及其他有关材料，由财会部门整理立卷归档，保存一年，于次年3月底前向综合档案室移交。

5、计划统计方面的各种报表及其他有关材料，由计划统计部门整理立卷归档，保存一年，于次年3月份前移交综合档案室。

三、归档要求

1、归档的文件材料必须完整、系统、准确，能反映本公司各部门工作的真实内容和历史过程；归档文件的制成材料必须字迹工整，图样清晰，利于长久保存；凡是用纯蓝墨水、圆珠笔（或复写纸）及铅笔等书写的材料，综合档案室有权责成其重抄或拒绝接收。

2、管理性文件案卷质量要符合GB 9705-88《文书档案案卷格式》及《机关档案工作业务建设规范》中有关条款的要求；基建、设备仪器、科研产品类档案案卷质量符合GB/J11822-89《科技档案案卷构成的一般要求》的要求；会计、统计档案案卷质量要符合会计、统计档案管理办法的要求。

第五篇：公路工程竣工文件材料立卷归档整理

公路工程竣工文件材料立卷归档整理

这里所说的竣工文件是指某工程项目从提出立项、审批、勘察设计、施工到竣工投入使 用全过程中形成的文件、图表、像片等具有保存、查考利用价值的各种材料。竣工文件是公 路工程项目全过程的真实写照,是公路工程项目交工验收质量等级评定、养护管理的主要依据。

业主、设计单位、施工单位、监理单位都必须按照文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况,及时积累、收集、整理。在实际操作中,竣工文件的整理常常落后于主体工程的进展。比如主体工程完工的项目,由于当年无条件进行交工验收,只能待来年附属工程完工后进行交验;或者是标段多的项目,由于中标单位不同、施工水平有差异,不能同时完工,无法进行交工验收,只能待都完工后统一进行交工验收。如果平时不注重资料的整理,到交工验收前进行突击整理,势必会造成很多不便。

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不规范造成的质量问题,大致有以下几种: 1.施工综合管理文件原件不齐全。个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件,因下发或转发时就是复印件,难以满足公路工程质量标准中规定的竣工资料中不允许出现复印件的要求。

2.工程质量验收签证资料不齐全。随着工程施工进展需要,为了急于满足施工进度要求,现场验收后,没有按国家行业标准 规定要求办理书面签字仪式。有的施工单位管理不严格,造成原始文件丢失。也有施工单位专 业技术人员工作调动移交手续时,又把关不严,造成竣工原始文件遗失。

3.竣工图文件编制不够规范。一些分部工程都不同地程度存在着代用图,而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷,图纸缺量较大,划改图纸只有原则的标准规定,缺少有针对性的细则。

4.施工验收原始签证资料格式不规范。原始施工验收签证资料,并非是开工前统一规定内容和格式,而是在施工过程中,不断增 添内容和更换种类,资料格式又不统一,无法统一规范装订组卷。

5.施工原始资料书写不规范。施工过程中长期的测量手薄记录、灌浆施工记录都用铅笔书写,一式四联混凝土要料单用复写纸书写;施工过程中的原始签证资料五花八门,有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与竣工资料归档要求不符,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。6.施工原始验收签证资料填写不规范。原始验收签证资料,也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符,验收项目有空白栏出现,签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象,降低了竣工资料的使用价值。

分析其主要原因是:(1)工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中,长期以来存在着重建 设、轻档案的现象。(2)建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。(3)国家档案法和公路工程关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通,造成 工程管理人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识素 质偏低。(4)施工单位作业层素质低,技术力量薄弱,培训少,管理水平差,是造成施工过程中产生 的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。(5)监理单位人员大多数来自设计单位和少数来自社会招聘人员,正规参加过国家监理工 程师培训和持监理工程师资质证书人员少,特别是施工现场监理工程师,有专业技术而施工管 理水平差,对现场签证工作把关不严。(6)建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够,缺乏有效控制竣工文件 质量的具体措施。

如果要解决上述问题,需要业主的特别重视,联合监理和承包单位,统一认识,齐抓共管,应将竣工文件整理工作纳入工程建设的一部分,从工程项目立项开始就设立竣工机构及人员,负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作,对资料进行系统的收集整理,如项目建 议书及审批文件,工程预、工程可行性研究报告及批复、项目评估、环境影响评价及批准文件、水土保持批准文件、水文气象等其他设计基础材料、项目的总体规划设计、工程初步设计、技术设计、施工图设计的审批文件及概预算书,开工前审计意见,征用土地批准文件及红线图,上级有关指示等往来文件、招投标文件、合同协议文件等等。这些资料的及时收集归档为竣 工文件的整理开了一个好头,同时也有利于上级部门的检查审计。在工程项目的具体施工中,要想做好竣工资料的整理,避免资料整理不规范,必须根据河南省交通厅豫交办【2011】印发的《河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》的要求进行资料的整理,《规范》中对于案卷的封面、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表的纸张、文字、外观、内容填写等都做了具体说明,并提供了统一的填写表样。业主最好根据项目自身情况,制定针对该项目的《竣工资料整理要求》,对整个项目的分部、分项工程，依据规范做出具体划分,对有争议的问题及时统一意见,使施工单位、监理单位根据《要求》 对所需资料做到一目了然。施工单位、监理单位根据《要求》的规定,及时收集施工过程中形 成的各种有关文字材料、技术数据及各种检测资料,并按要求分类归档。《要求》中对竣工资 料填写的纸张、字体、字数、线条、份数、目录、组卷的构成、排列次序、装订、封皮等细节都必须要做出详细规定,还要对施工原始记录归档进行详细的划分,另外还要对各单位工程 的档号编写排序进行系统的排列,各单位只要按照这样的顺序对资料档号进行排号就可以了。

业主、设计、监理和承包单位要不断加强业务学习,提高管理水平。施工中原始资料的整理完善过程也是项目施工、监理程序的执行过程,每完成一个分项工程,都及时进行评定,在此基础上逐级进行相应分部工程、单位工程、建设项目的评定,并进行汇总表、竣工表的填写。出现疑问就根据相关文件及时查找解决。所以竣工文件的编制过程,也是一个学习积累的过程。尽管由于道路的等级不同,竣工文件要求的简繁程度不同,但都是依据部颁标准进行,各单位都进行了经验总结,逐步建立、完善自己的资料库,以便下一个项目的修改利用。发扬先进的、成功的经验,找出弥补不足之处的方法,在管理水平、施工水平提高的情况下,资料整理水平也上了一个新台阶。达到了在工程外业一开始就能按要求编排目录、编制档号,做到“边整理、边归档”,达到工完资料成的目的。总之,公路工程竣工资料是公路工程项目从项目立项到工程施工,然后到工程竣工的全过 程的缩影,它的整理工作是一项系统工程,是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。完整、准确、系统、齐全的资料整理,真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程,为国民经济中长 远的公路建设提供不可多得的参考依据,促进公路行业的合理健康发展。为完成公路工程资料的完全准确收集、公路工程建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位对建设期间形成资料 的收集、整理工作,应纳入到工程建设管理之中,制定编制与管理办法,并配备专职管理人员,不断加强建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位的管理水平,才能保证公路工程“一流”的竣工资料档案的形成。

参考文献 [1]郭俊飞,韩全学《公路工程竣工评定与资料归档整理指南..北京:中国电力出版社.[2]李庆瑞,李占朝.《河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》.北京:中国广播电视出版社.