重庆理工大学2014年立卷归档工作

第一篇：重庆理工大学2014年立卷归档工作

重庆理工大学2014年立卷归档工作

注意事项及有关要求

一、今年的归档工作仍采用北京量子伟业PDE档案信息化系统完成，任何单位不得脱离档案信息化系统自行随意操作。在进行文件材料录入时要注意区分材料的所属年度，要将所属年度相同的文件材料录入对应年度的归档任务，不得混淆，如2013年的文件材料只能录入2013年的归档任务。

二、归档的内容与范围参照《重庆理工大学2014年各二级单位应归档材料目录及保管期限》（附件1）执行；对各二级单位归档学校保存的档案，二级单位档案工作分管领导要认真把关，确保归档内容的完整，其中尤其是要做好学校中心工作及重大活动方面的材料的归档，不要遗漏。（各二级单位过去每年归档学校保管档案的内容可在档案信息系统中查阅）

三、本次归档对象为各二级单位2013年度工作中形成、产生的各种载体材料，包括纸质材料与非纸质材料（电子文件）。

四、归档文件材料内容要齐全、完整，一律要求使用原件。其形式包括红头文件与业务类材料（业务类材料指各二级单位自身工作中产生的但又没有形成文件的材料如各二级单位的报表、具体业务工作过程、结果材料）。另归档文

件材料的用纸要规范、整洁，不得使用废旧纸张，同时党政文件须附上底稿，按文件在前、底稿在后的次序一起归档。校内党政文件由制发单位负责归档,非该文件制发单位不必对其立卷、归档。同时对于会议带回材料应严格按公文处理程序处理，不得私自留存。

五、各二级单位分类立卷时要将涉密材料和非涉密材料严格分开，分别归类、组卷。

六、归档文件材料的分类、组卷不分外来文与校内文，一律按问题进行分类。首先按《中国高等学校档案工作规范》确定的分类标准，将文件分类到二级类，然后再在同一个二级类内按文件内容相同、相近的原则进行分类，从而将该二级类下面的文件细分成几个小问题，此时根据文件材料的数量再决定是否进一步下分，若文件材料数量合适（总页码在100页左右）则不再下分，若文件材料数量不合适则还须对文件材料多的问题再进行进一步细分，直至将该问题内文件材料的细分到数量合适为止。此外，若将同一个二级类的文件细分后，若每个问题的文件材料很少，则可将同一个二级类内文件材料数量少的问题进行合并。

七、卷内文件材料一般按问题---时间的顺序进行排列，但有批复的则批复在前、请示在后。

八、卷内文件材料不论单面还是双面书写，只要有文字内容的页面均要打号，页号的位置同书页号，每卷档案的页

号均从“001”开始。

九、各二级单位在拟写案卷题名、卷内目录等时，要求字迹工整、规范，不得使用简化字；此外，若文件责任者为重庆理工大学或重庆理工大学某二级单位时，其责任者栏一律填写“重理工”，而不应写为“重庆理工大学ⅩⅩ单位”，同时对于“市教委”等政府部门的文件，责任者栏应写为“渝教委”，而不应是“市教委”等。

十、各学院归档的优秀论文要齐全、完整，不得残缺和遗漏。

十一、各档案分室形成的档案资料由其自行管理，不须向档案科移交，但其分室负责人、承办人必须按规定时间完成立卷归档工作，并在完成后及时向档案科移交案卷目录。

十二、其他事宜参照学校档案管理条例和立卷归档制度的有关规定执行。

第二篇：立卷归档制度

立卷归档制度

1、文书部门应在文件材料形成的次年六月底以前完成立卷工作。编制案卷目标一式三份及移交目录、移交书向档案室。交接双方经核对无误后，在移交书上签字盖章。

2、会计档案由会计部门整理立卷，并在本部门保管两年。编制案卷目录一式二份及移交目录、移交书，一并向档案室移交。交接双方经核对无误后，在移交书上签字盖章。

3、科技档案应在其产生（跨的结束），由其主管部门立卷编制移交目录一式二份向档案室移交，交接双方经核对无误后签字盖章。

4、文书档案归档范围按“四合一”所列内容执行。会计档案归档范围按“会计档案保管期限表”所列内容执行。科技档案归档范围按国家或系统有关规定执行。

5、其他各类专门档案的归档时间、内容和要求按有关专门档案文件规定执行。

6、归档的各类文件材料必须齐全、完整、准确。

第三篇：立卷归档制度

立卷归档工作是文书处理过程的最后环节，是档案工作的基础，为了使案卷更好的利用，发挥其作用，便于管理和查找，特作如下规定：

一、归档时间：

二、归档要求：

1、凡是本机关在贯彻执行党的路线、方针、政策和工作活动中形成的各类文件材料都应归档立卷。

2、归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，并根据其性质区分保存价值，分类整理，确定保管期限立卷。案卷标题简明确切，以便保管和利用。

3、具有永久和长期保管价值的案卷内“备考表”必须按要求填写。

4、对需要归档的案卷，在装订必须认真检查。园珠笔、铅笔、复写纸的材料一律不得归卷，有者必须用钢笔重新抄写或复印。装订做到结实、整齐、美观，便于长久保管。

5、每年的文件材料，要在第二年的四月末前装订成册。

第四篇：立卷归档制度

立 卷 归 档 制 度

一、归档范围：凡是本单位在工作中直接形成的具有查考利用价值的各种文字材料、图表、帐簿、声像等均属归档范围，并严格按照“三合一”制度规定的归档范围执行。

二、归档时间：管理文件在第二年五月以前立卷归档，本单位专业文书在办理完毕后立卷归档。基建工种全套材料在完工后及时归档，会计核算材料由财务人员按要求装订成册，保管一年后交档案室归档，形成的声像材料、实物随时归档。

三、归档要求：归档的文件材料必须齐全完整，档案类别层次分明，保管期限划分准确，卷内文件排列有序；案卷题名简明确切。封面填写工整；装订案卷牢固，档案入库案卷规范统一。

四、归档份数：一般归档一式三份，重要的和利用频繁的适当增加归档份数。

五、归档手续：移交（接收）档案时，要认真履行交接手续，填写档案移交（接收）登记簿，接受双方签字，以示负责。

第五篇：立卷整理归档制度

一、文书立卷整理是机关文书工作的一项基本制度。本所文书立卷工作由内勤人员进行负责。

二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。

三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同价值，一事（问题）一件，便于保管和利用。

1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制；

2、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件；

3、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；

4、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号；

5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；

6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。

7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类；

8、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一年后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份；

9、基建档案由基建部门收集整理，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室；

四、文书书写要求

1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。

2、文字书写一律从左至右横写。