关于做好村(居)委会换届选举文件材料归档管理工作的通知

第一篇：关于做好村(居)委会换届选举文件材料归档管理工作的通知

关于做好村（居）委会换届选举文件材料

归档管理工作的通知

各乡镇、街道：

全区村（居）委会换届选举工作已于8月中旬基本完成，8月下旬将全面完成村务监督委员会选举和村委会工作移交。为确保换届选举工作中档案资料齐全完整和安全保管，根据《中华人民共和国村民委员会组织法》、《中华人民共和国档案法》及实施办法、《福建省村民委员会选举办法》等有关法律法规，结合我区实际，现就做好全区村（居）委会换届选举材料归档管理工作（下称选举档案管理）通知如下：

一、加强选举档案管理工作的组织领导

及时做好村（居）委会换届选举文件材料的收集、整理、归档和管理工作，维护村（居）委会换届选举工作的真实历史面貌和程序合法性，对于总结积累选举经验、促进换届后各项工作的有序开展，更好地服务基层民主政治建设和城乡社区治理体系建设，都具有重要的意义。各乡镇（街道）、行政村（社区）要本着“对历史负责、为现实服务，替未来着想”的责任感和使命感，把选举档案管理作为一项重要基础工作，明确档案管理的分管领导和具体工作人员，按照“谁形成、谁整理、分级负责、齐抓共管”原则，加强选举档案管理工作，确保本村（社区）选举档案的完整、安全和有效利用。各乡镇（街道）要依法加强对行政村（社区）档案工作的监督和指导，不断巩固、完善和提高行政村（社区）档案管理工作水平。

二、确保选举档案的齐全完整和安全保管

选举档案管理的范围，主要包括文书档案、会计档案、声像档案、实物档案，一般截止到换届选举前形成的全部档案。各乡镇（街道）、行政村（社区）要建立完整的换届选举档案，凡是村（居）委会换届选举过程中直接形成的反映换届选举工作历史面貌，具有保存、查考和利用价值的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件等文件材料，都在收集归档范围之内（文件材料归档范围见附件）。要确保村（居）委会换届选举工作中形成的文件材料制作规范，收集齐全完整，并按时整理归档。选举档案应齐全完整，做好档案数量统计，做到帐物相符，并按档案门类编制目录，符合国家规定的档案整理标准。换届选举档案由村（社区）纳入综合档案室统一保管；确无保管条件的村（社区），其相关档案可以移交乡镇（街道）集中管理。

三、强化选举档案管理工作的监督检查

档案的保管应按照我国档案法规的有关规定执行。一般情况下，县区级和乡镇级建立的村民委员会选举工作档案，应长期保存，以备随时查阅；村民委员会和村务监督委员会应当建立村务档案，村务档案应当真实、准确、完整、规范。要严肃档案管理工作纪律，认真遵守档案管理规定，坚决杜绝违反档案管理法律法规的行为。凡是在村（社区）公务活动以及换届选举中形成的具有查考和利用价值的文件材料，包括村（社区）两委会、村民代表会议及选举委员会会议记录和涉及土地、财产、经营等方面的档案资料，任何单位和个人不得私自留存和拒绝移交。密封的选票在保管期内，未经上级主管部门批准，不得擅自开启。销毁档案前要按照有关规定办理销毁手续，未经批准不得擅自销毁。

四、需要报送区选举办的选举文件材料

各乡镇（街道）除了在选举部署阶段上报的文件材料，以及按照选举期间区选举办下发的„2018‟1-13号通知要求报送相关统计报表外，同时需要报送以下选举文件材料：

1、省民政厅、市民政局、区委组织部要求报送的换届选举工作各类统计报表；

2、村（居）民选举委员会、村（居）民代表和小组长、村（居）民委员会、村（居）务监督委员会选举结果报告单和成员花名册；

3、新当选的村（居）民委员会成员登记表及个人1寸彩色证件照3张（背面注明村名、姓名）；

4、乡镇（街道）关于村（居）民委员会选举工作情况总结；

5、其他有关选举工作资料。

请各镇（街道）于9月10日前向区选举办报送以上资料。

附件：村（居）委会换届选举工作文件材料归档范围

区选举办

2018年8月25日

附件

村（居）民委员会换届选举文件材料归档范围

一、乡镇（街道）形成的村级组织换届工作文件

1、上级和有关部门关于选举工作的文件、方案和领导讲话；

2、本级关于成立换届选举工作领导、指导机构、资格审查小组的决定及组成人员名单，乡镇指导组派到各村（居）的选举督导组和联络员名单；

3、乡镇选举工作实施意见、日程安排、工作要求、决定、会议通知、议程、会议记录或纪要等；

4、向上级部门报送的选举工作报告、请示、方案、计划、重要问题的处理、选举经费的预决算，以及上级部门的批复文件；

5、换届选举工作人员业务培训文件，包括选举骨干培训材料、培训内容、方案和参训人员名单；

6、换届选举宣传工作中形成的文件，包括选举宣传提纲，宣传材料和标语；

7、选举前期准备工作中的调研情况，选举试点工作文件选编；

8、小组选举工作简报和情况通报；

9、选举监督与选举观察实施情况；

10、乡镇检查验收选举工作的材料；

11、选举中的突发性、群体性等重大事件处理情况；

12、选举工作来信来访记录及调查、原始材料和处理结果；

13、统一制作的换届工作文书样式，各类表格、选民证、选票、委托书样式等；

14、各村呈报的换届选举请示、候选人名单等，以及对候选人的审核、考察、批复文件；

15、各村上报的选举结果报告单和当选人员花名册；

16、对各村选举工作的批复、通知；

17、换届工作统计表、登记表、名册，换届工作的预决算文件；

18、乡镇对换届选举工作的检查验收和总结文件；

19、选举工作有关照片、音像、光盘及电子文件、实物等； 20、其他有保存价值的选举文件材料。

二、村（社区）形成的村（居）民委员会换届文件

1、上级党委、政府有关选举工作的文件；

2、上一届村民委员会成员、村民代表、村民小组长、村务监督委员会成员花名册、待遇情况；

3、村务联席会议、村民代表会议和村民选举委员会会议记录、会议纪要、签到表；

4、村选举工作实施方案、日程安排和选举工作会议记录；

5、本届村民代表会议会议材料及讨论通过的村民选举委员会推选办法、村民代表选举办法、村民委员会选举办法；

6、宣传发动工作及选举宣传材料，包括工作简报、信息；

7、村民选举委员会成员名单及推选情况材料；

8、乡镇指导组、村委会、村民选举委员会发布的有关选举公告文稿、张贴现场照片；

9、选民登记名册、选民证、委托投票登记材料、委托投票证、选票式样；

10、候选人提名表、资格审查资料和竞选预选大会相关资料、候选人确定公告，正式候选人签订的“三项承诺书”；

11、投票选举大会议程或者中心投票站投票流程，有关工作人员名单及岗位安排；

12、流动票箱投票、无效票认定规则、投票须知，唱票、计票、监票等工作安排；

13、选票检票、计票结果统计材料、选举情况报告单；

14、计票后经签字确认封存的选票；

15、本届村民委员会成员、村民代表、村民小组长花名册；

16、村民委员会下设委员会成员名单及职责分工；

17、村务监督委员会选举材料、成员花名册；

18、任期和离任审计、民主评议结果；

19、工作移交情况，新老村级组织的档案交接凭证、文据； 20、选举工作书面情况总结；

21、其他有保存价值的选举文件材料。

三、换届选举工作其他材料 1．上级有关换届工作的文件； 2．村级组织换届财务审计结果报告； 3．换届选举宣传工作中形成的文件； 4．换届选举期间形成的各类简报、信息；

5．与换届选举工作有关的数据统计表，换届工作总结；6．新老村级组织的档案交接凭证、文据； 7．有关换届选举工作的照片、录音、录像、光盘及电子文件、实物等；

8．其他有保存价值的文件。

第二篇：关于做好文件材料归档工作的通知

文章标题：关于做好文件材料归档工作的通知

关于做好文件材料归档工作的通知

中心各处室并南方管理部：

根据《中华人民共和国档案法》、《石油工业企业档案管理暂行规定》和《中国石油化工总公司档案管理试行办法》以及国家和上级有关要求，结合中心实际情况，为了加强对档案的管理和收集、整理工作，完整、系统地保

存中心在工作活动中形成的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和中心各项工作的需耍，现对文件材料归档工作提出如下要求：

一、归档的文件材料的范围

凡是反映中心、各处室工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

l.1　上级机关的文件材料：

1.l.1　上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

1.1.2　上级机关颁发的属于中心主管业务并要执行的文件，以及普发的、非中心主管业务但需要贯彻执行的法规性的文件；

1.l.3　上级机关领导视察、检查中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；

1.1.4　代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

1.1.5　上级机关转发中心的文件（包括报纸、刊物转载）。

1.2　中心的文件材料：

l.2.1　中心召开职工大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料；

1.2.2　中心党组（党委）、行政领导会议文件材料，中心召开的工作会议、专业会议材料：

1.2.3　中心颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；

l.2.4　中心的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与中心的批复文件；

1.2.5　中心及各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

l.2.6　反映中心业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

l.2.7　中心检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料；

l.2.8　中心或中心汇总的统计报表和统计分析资料；

l.2.9　中心形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

l.2.10　中心党委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

l.2.11　内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和中心处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；

1.2.12　中心领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与中心有关的未经文书处理登记的文件材料；

l.2.13　中心直接管理的科研、生产项目的科技文件材料；

l.2.14　中心及各处室成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料

1.2.15　中心制订的工作条例、章程、制度wenmi.net等文件材料；

l.2.16　中心（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映中心（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

1.2.17　中心干部任免（包括备案）、调配、培训。党员、团员、干部名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的借聘、转正、定级等工作及干部奖惩等文件材料；

l.2.18　中心办理的干部转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及根；

l.2.19　中心财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

1.2.20　中心编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

l.2.21　中心与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

1.2.22　各种普查、资质认证工作中形成的文件材料；

1.2.23中心人员因公外出学习、考察和参加各种会议，所收集获得的文件材料。

1.3　同级机关和非隶属机关的文件材料：

1.3.1　同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

1.3.2　有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；

1.3.3　同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

1.4　下级单位的文件材料：

l.4.1　下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件：

1.4.2　下级单位报送的重要的科技文件材料；

1.4.3　下级单位报送的法规性备案文件。

1.5电子文件材料：

1.5.1归档纸质文件或其他载体形式的文件时应一并归档相应的电子文件，电子文件与纸质文件、其他载体文件应在内容、相关说明及描述上保持一致；

1.5.2归档的电子文件要具有完整性、有效性

和安全性；

1.5.3在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。

二、不归档的文件材料的范围

2.1上级机关的文件材料：

2.1.1　上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

2.1.2　上级机关发来供工作参考的抄件；

2.1.3

上级机关征求意见未定稿的文件。

2.2　本机关的文件材料：

2.2.1　重份文件；

2.2.2　无查考利用价值的事务性、临时性文件；

2.2.3　未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

2.2.4　从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

2.2.5　无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；

2.2.6　中心内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

2.2.7　中心、各处室负责人兼任外机关职务形成的与中心无关的文件材料；

2.2.8　为参考目的从各方面收集的文件材料。

2.3　同级机关和非隶属机关的文件材料：

2.3.1　参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2.3.2　非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

2.4　下级机关的文件材料：

2.4.1　下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料：

2.4.2　越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；

2.4.3　下级机关抄报备案的一般性文件材料。

三、归档时间

3.1党群工作、行政管理、经营管理、生产技术等管理性档案在形成的次年一季度归档。

3.2科研档案在科研项目鉴定后立即归档。分阶段进行的，可分阶段归档。

3.3设备仪器档案在开箱验收后立即归档。

3.4会计档案在会计终了后的第二年归档。

3.5音像档案在洗印、录制完毕后立即归档。

3.6审计档案在审计项目终结处理完毕的次年一季度归档。

四、归档要求

4.1归档的文件材料要准确、齐全、完整。

4.2各类文件材料一般归档一式一份，中心正式发文归档两份。

4.3照片与底片及文字说明一起归档，录音带、录像带等与文字说明一起归档。

4.4归档的文字材料及底稿要规范，字迹要工整，色素要耐久，禁止用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水书写。

4.5归档的文件材料必须是原件，不能以复印件代替。

4.6归档的文件材料必须由档案形成单位经过系统整理后移交综合办公室，案卷应符合质量标准，便于保管和利用。

4.7移交档案要编制移交目录一式两份，交接双方核实后签字，加盖部门公章，一份交移交单位，一份交接受单位。

4.8各处室综合管理岗是本部门的档案管理人员，综合办公室文书岗负责全中心档案的管理工作。

二ОО五年十二月十五日

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第三篇：浅谈如何做好文件整理归档工作

浅谈如何做好文件整理归档工作

内勤工作是一项综合协调、综合服务的工作，具有协调上下、联系内外的纽带作用。平日要完成文件收发、整理、装订、归档等工作，还要完成内勤职务内的事务管理，文件处理，填写报表，材料打印，会议纪要等日常工作及领导交办的其他工作。现结合自己工作实际情况，谈谈如何做好文件整理归档工作。

一、文件的整理归档工作是至关重要的一个环节

文件的整理归档工作一般按进行，但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，可以实行季度整理归档。如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。

（1）、严格登记

收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记，对区委区政府、建设局及其他单位下发文件等逐件登记，做到有据可查。把好这一关，是保证文件齐全完整的一项重要措施。登记时，主要对文件下发单位、文件名称、时间及文件名称、文件要求进行详细登记。

（2）及时收集

及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。首先要明确登记程序，明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细；其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料，可以采取办完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行收集。

（3）、认真检查

对收集起来的各种文件材料，必须逐件进行认真检查：一是要检查文件的有效性。检查文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整；三是要检查同一事由的文件是否收集在一起，文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、附件等是否齐全完整。

（4）随办随归

这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，一是可以按照整理归档工作的具体要求，或进行完整的整理归档工作，或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化、有序化，暂时归入临时档案盒或文件夹中。二是可以根据日常工作需要，准备好不同档案盒，将日常工作形成的文件资料，如：上报文件，下发文件、会议资料、信息简报等，分类存放保管。这样既便于平时的查阅利用，也为年终整理归档工作打下基础。

（5）、妥善保管

管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料应配备专用的文件柜和文件盒。进行分类标

识，以便于文件的归类和日常提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、保管安全。

（6）、立卷归档 分类是关键

组卷时，同一类的文件材料可以合并组卷，并放置在一起，不同类的文件不能合并组卷，并分开存放。在实际工作中，经常会遇到这样的问题，就是有些文件找不到相对应的“位子”，无法对其进行组卷，这就需要对其进行认真分析，把相对较散的文件组成一卷，归为散卷。立卷完毕后，进行装订、装盒、入柜保管。

二、电子文件的立卷归档

(1)要对收集到的电子文件进行分类编目。按照门类划分的要求,结合单位实际和电子文件内容制定分类,按照分类的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的号码,从而使全部电子文件成为一个有机的整体。

(2)要将分类编目完毕的电子文件固定排列入柜保存。将应归档并经过整理的电子文件存入磁盘或光盘,对应归档电子文件进行压缩，然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作,这样可以大大提高安全性和可行性。

胡

琦玲

二〇一四年三月十二日

第四篇：换届选举工作文件材料归档范围

换届选举工作文件材料归档范围

一、各级党委、政府和有关部门形成的换届选举工作文件材料

1、换届选举工作的检查验收与总结。

2、成立换届选举工作领导小组文件、工作成员名单，下派指导换届选举工作人员名单。

3、各村调查摸底和好、中、差分类情况，换届选举工作实施方案配档表，部署换届选举时的领导讲话。

4、试点工作材料选编。

5、骨干培训材料(培训内容、方案、参训人员名单)。

6、宣传提纲、宣传材料、宣传标语。

7、换届选举工作简报和情况通报。

8、换届选举期间人民群众来信来访的登记和处理结果。

9、统一的换届选举工作文书、表格、选民证、选票样式。

10、各村的正式候选人名单、选举工作报告单。

11、换届选举工作统计表。

12、换届选举工作的预决算。

13、换届选举工作的照片、录音带、录像带及其他重要材料。

14、新班子成员培训材料。

15、上级有关换届选举工作的文件、领导讲话等材料。

二、村级形成的换届选举工作文件材料

1、换届选举结果批复。

2、换届选举结果报告单。

3、村级财务审计结果，村班子任期目标考察结果、民主评议结果。

4、村选举委员会成员名单及推选的有关材料。

5、宣传工作发动及宣传材料。

6、选民登记名册。

7、村民代表登记名册。

8、候选人的标准条件和不宜推选为候选人的具体表现。

9、候选人提名表和提名情况统计。

10、候选人名单。

11、选民证、委托投票证、选票式样、外出党员、选民通知书等。

12、换届选举大会议程、主持词、演讲材料和工作人员名单。

13、选票及检票结果统计。

14、村党组织和村委会成员名单。

15、村民小组长名单。

16、村“两委”任期目标责任书和职责分工。

17、换届选举工作每期公告存根。

18、换届选举工作会议记录及其他材料。

19、新老班子交接凭证、文据等。

20、上级有关换届选举工作文件、领导讲话等材料。

第五篇：“两委会”换届选举活动通知

延川县村“两委会”换届选举工作领导小组办公室

关于抓紧做好村“两委会”换届选举

总结分析工作的通知

各乡镇党委、街道办党工委：

全县村“两委会”换届工作启动以来，各乡镇（街道办）按照县委、县政府的统一部署，采取切实有效措施，村“两委会”换届工作取得了重要阶段性成果。但还不同程度地存在一些问题，有一些不稳定因素亟待解决。各乡镇（街道办）要迅速召开总结分析工作会议，总结经验，查找问题，分析原因，及时合理安排第二轮选举工作，确保达到预期目的。

一是要把会议召开成换届工作汇报会。各乡镇、街道办要召开党委会，由党委书记亲自主持，听取每个村“两委会”换届选举的工作汇报，以全面掌握本乡镇（街道办）村级“两委会”换届的整体动态。

二是要把会议召开成换届选举工作经验交流会。对换届选举的成功案例要进行认真总结，特别是对组织、选举、宣传等某方面成功的做法进行的全面、系统总结，形成经验，帮助和指导本乡镇（街道办）下一轮及至今后的换届选举工作。

三是要把会议召开成政策法规培训会。村 “两委会”换届选举政策性业务性很强，各乡镇（街道办）在召开会议 1

时要注意让乡镇（街道办）全体干部参与进来，特别是要让刚参加工作的年轻同志参与进来，以会代训，切实加强教育和培训，帮助他们提高这方面工作的能力。

四是要把会议召开成问题分析会。针对每个村的村情和实际情况，找准存在的问题，认真分析存在问题的原因，按照 “一村一策”的办法，制定出有效的解决方案。同时，要进一步研究解决遗留问题，防止村上矛盾的激化，特别是要避免由于村级换届引发上访问题的出现。

五是要把会议召开成工作推进会。要通过这次村“两委会”换届工作，发现并甄别干部，把那些政策水平高、业务能力强、基层工作经验丰富的乡镇干部组成强有力的工作组，切实做好第二轮选举工作。

二0一二年一月五日