行政机关(事业单位)文件资料收集整理归档立卷过程的几点体会

第一篇：行政机关(事业单位)文件资料收集整理归档立卷过程的几点体会

行政机关（事业单位）文件资料收集整理归档

立卷过程的几点体会

我本人从事办公室文秘工作几年来，对行政机关（事业单位）的文件资料收集整理归档立卷、档案管理，有了一些肤浅的认识与经验，现将档案归档立卷过程、方法及体会，与同行交流。

一、档案归档管理依据

（一）根据国家《档案法》《档案法实施办法》及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局（第8号）令），《关于印发〈贵州省（归档文件整理规则）〉实施细侧（试行）的通知》（黔档通（2002）61号）。

（二）州档案局《关于<黔东南州卫生监督局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>的复函》（州档复（2008）54号）。

二、机关文件材料确定归档与不归档范围

（一）归档范围是：

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值文件材料；

2、机关工作活动中形成的维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关，同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档范围是：

1、上级机关的文件材料中，一般性的会议通知，普发性不需本机关办理的文件材料，供工作参考的抄件等；

2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性，临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录、机关内部互相抄送的文件材料；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；有关工作信息参考的文件材料；

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（三）机关形成人事、基建、会计及其它专门机构文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

三、文书档案保管期限分为：永久、定期两种。定期又分为长期：一般保存30—50年；短期：保存10—15年。永久档案在本机关保管使用10年后上交（移交）送同级档案馆永久保存，若本机关需要查阅再到同级档案馆查（借）阅。

定期保存的文件材料在本机关利用期满后，根据保管年限再对其清查，其中若有再利用价值的文件材料再次归档保存，其余的由本机关档案管理员进行登记、领导签字，两人以上进行监督销毁。

四、永久保管文件档案包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；例如：《黔东南州卫生监督局卫

生行政执法过错责任追究制》等文件。

（二）本机关召开重要会议，重大活动等形成的主要文件材料，执法活动中重要业务工作总结，会议纪要、简报等文件材料；

（三）本机关关于重要问题的请示、批复、批示、重要的报告，年度工作计划、总结，年鉴、年报、大事记、综合统计报表等；

（四）本机关机构改革、演变（志）、人事任免、奖励或惩罚、重大事件、食物中毒事件（学校学生中毒100人（含）以上、死亡1例以上）、行政执法上级督办，行政处罚（或赔偿）万元（含）以上的案例、人大政协提案的答复、省、州级以上领导视察工作形成的文件、图像、会议记录等文件材料；

（五）本机关职工（离退休）每年12月份工资花名册、党员花名册等材料；行政执法（监督员）人员的花名册，行政执法证编号；

（六）本机关房屋买卖、土地征用、重要合同协议，资产登记等凭证文件材料；

（七）上级机关下发的属本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级、下级机关重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

（九）在“非典型肺炎（非典）”传染病发生期间，本机关形成的所有文件材料，单列立卷永久保存。

五、定期保管文件档案包括：

（一）本机关职能活动、会议、事务管理等形成的一般性文件材料；

（二）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示、年度目标责任书；一般性工作报告、计划（方案）、总结、简报、统计报表等；

（三）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（四）上级或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（五）同级或下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（六）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、年鉴、年报、统计报表、重要专题报告等文件材料。

上述六项文件档案中，重要的定期（长期）保存；一般性的文件档案定期（短期）保存。在定期文件档案划分长期、短期保存工作中，那就要看文秘（档案管理员）的聪明才智，保持清醒的头脑来确定保存期限。

六、归档文件的整理

（一）按年度将归档文件分永久（由于县级永久保存的文件少，可以几个年度依次合并为一卷宗）、定期装盒保管。同一全宗只能选择一种分类方案并应保持分类方案的相对稳定。

将归档文件以件为单位进行装订（粘贴）、分类、排列、编号、编目、装盒。永久保存的文件必须拆除装订图钉后，再用白乳胶以件为单位在左上角进行粘贴。（定期保存的文件同样可以进行粘贴）。以保持文件不生锈。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制。

（二）归档文件的整理单位及方法

1、一件一般指一份文件（包括公文处理笺）。文件正本与定稿为一件、正文与附件为一件、原件与复制件为一件、转发文与被转发文为一件、请示与批复为一件、来函与复函为一件、重要文件的历次（修改）稿各为一件。

2、整理方法

（1）件内排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前、被转发文在后；批复在前，请示在后；复函在前，来函在后进行组合（粘贴）为一件。

（2）文件编号：归档文件应依次分类、排列，依次序逐件编号。在文件（每件）首页上右端的空白位置加盖归档章并填写：全宗号、年度、件号、保管期限等必备项目。

（3）全宗号：是指同级档案馆给立档单位编制的代号。

（4）件号：是指文件排列的序号。如永久1—2卷，按年度从“1”开始编制连续至2卷的最后1件。应该加以说明：按年度为永久的一卷中，固定为第“1” 件号的是本机关本年度工作总结，第2件为工作计划，其它件可以按拟文日期先后编件号。定期同样按年度从“1”开始编制。盒内文件尽量保持相关（同）的内容，使之尽量相互有机联系，便于查阅利用。例如：在执法活动中形成专项整治工作总结可分：食品安全、医政、职业卫生各归一卷等。

（5）归档文件目录：应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。目录应分别按永久、定期：长期、短期编制目录（各设一本）。

（6）题名：是指文件的标题。有些文件没有标题或标题不规范的，应重新拟标题，外加“[ ]”号给予区别。

（7）装盒：将归档文件按室编件号顺序从“1”号依次往后顺序装入档案盒内。同时，填写档案盒盒脊：全宗号、年度、保存期限、机构问题、室编号 “1—138”。（注：馆编号：在永久卷中移交同级档案馆时，由其填写）这样就能说明本盒装共138件文件。同一保存期限的第二卷文件再从“139”—“n”件装入盒内，依此类推。永久、定期的文件在装盒时不能相互混装，否则，不能分期保存。

（8）备考表：备考表项目包括：盒内文件情况的说明，整理人、检查人和日期、置于本盒内文件之后。

备考表的情况说明包括：本盒内从第1件号—138件号，共138件，资料齐全完整。如其中文件有缺损、修改、补充、移出、销毁等情况也一并加以说明。

七、文件汇编：将本级机关年度形成以文号：（卫监党字（××××）×号）（卫监字（××××）×号）（卫监呈字（××××）×号）等印发的所有文件汇编成册，立卷长期保存。由于县级机关印发文件数量较少，可几个年度文件合并汇编成册。这样对各年度所拟文字号的文件方便利用查阅（整理方法如前所述）。

八、结束语建议：

搞文秘工作的同行们，一是要高度重视，加强文件资料收集整理归档立卷工作力度，每年度在6月份之前做好上年度的文件资料收集整理归档立卷工作，切实抓好档案管理。二是可参照《XXXXXXX机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，使机关文件档案做到规范化，标准化管理。三是对文件资料档案分期：永久、定期的划分一定要按保管期限表进行划分。文秘工作人员要有高度的工作责任心，加强上述相关条款规定学习理解掌握，深刻领会其精神实质。做到一丝不苟，细致入微，方能将文件材料收集整理达到档案管理的规范。上述是通过本人经历体验所得的几点肤浅的认识与体会，仅供同行参考，不当之处，请予以批评指正为荷。

第二篇：文件材料立卷归档制度

文件材料立卷归档制度

为了维护本公司档案的完整、系统、准确、安全和有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和本校档案管理的有关规定，制定我公司文件材料立卷归档制度。

一、立卷归档范围

凡本公司及各部门在日常工作中形成的、具有一定保存价值的文字、图表、声像各种不同形式的文件材料均属归档范围（详见本公司归档范围和保管期限表），一定要收集齐全，按立卷原则分类整理、鉴定、立卷归档。

二、归档时间

1、党群工作、行政管理的文件材料，按一年归档一次，应在次年3月份前完成立卷归档。

2、基建类的文件材料、图纸，应在工程项目竣工验收后立卷归档。

3、设备仪器类的文件材料、图纸，应在设备仪器开箱后立卷归档。

4、会计类各种会计凭证、帐簿、报表及其他有关材料，由财会部门整理立卷归档，保存一年，于次年3月底前向综合档案室移交。

5、计划统计方面的各种报表及其他有关材料，由计划统计部门整理立卷归档，保存一年，于次年3月份前移交综合档案室。

三、归档要求

1、归档的文件材料必须完整、系统、准确，能反映本公司各部门工作的真实内容和历史过程；归档文件的制成材料必须字迹工整，图样清晰，利于长久保存；凡是用纯蓝墨水、圆珠笔（或复写纸）及铅笔等书写的材料，综合档案室有权责成其重抄或拒绝接收。

2、管理性文件案卷质量要符合GB 9705-88《文书档案案卷格式》及《机关档案工作业务建设规范》中有关条款的要求；基建、设备仪器、科研产品类档案案卷质量符合GB/J11822-89《科技档案案卷构成的一般要求》的要求；会计、统计档案案卷质量要符合会计、统计档案管理办法的要求。

第三篇：公路工程竣工文件材料立卷归档整理

公路工程竣工文件材料立卷归档整理

这里所说的竣工文件是指某工程项目从提出立项、审批、勘察设计、施工到竣工投入使 用全过程中形成的文件、图表、像片等具有保存、查考利用价值的各种材料。竣工文件是公 路工程项目全过程的真实写照,是公路工程项目交工验收质量等级评定、养护管理的主要依据。

业主、设计单位、施工单位、监理单位都必须按照文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况,及时积累、收集、整理。在实际操作中,竣工文件的整理常常落后于主体工程的进展。比如主体工程完工的项目,由于当年无条件进行交工验收,只能待来年附属工程完工后进行交验;或者是标段多的项目,由于中标单位不同、施工水平有差异,不能同时完工,无法进行交工验收,只能待都完工后统一进行交工验收。如果平时不注重资料的整理,到交工验收前进行突击整理,势必会造成很多不便。

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不规范造成的质量问题,大致有以下几种: 1.施工综合管理文件原件不齐全。个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件,因下发或转发时就是复印件,难以满足公路工程质量标准中规定的竣工资料中不允许出现复印件的要求。

2.工程质量验收签证资料不齐全。随着工程施工进展需要,为了急于满足施工进度要求,现场验收后,没有按国家行业标准 规定要求办理书面签字仪式。有的施工单位管理不严格,造成原始文件丢失。也有施工单位专 业技术人员工作调动移交手续时,又把关不严,造成竣工原始文件遗失。

3.竣工图文件编制不够规范。一些分部工程都不同地程度存在着代用图,而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷,图纸缺量较大,划改图纸只有原则的标准规定,缺少有针对性的细则。

4.施工验收原始签证资料格式不规范。原始施工验收签证资料,并非是开工前统一规定内容和格式,而是在施工过程中,不断增 添内容和更换种类,资料格式又不统一,无法统一规范装订组卷。

5.施工原始资料书写不规范。施工过程中长期的测量手薄记录、灌浆施工记录都用铅笔书写,一式四联混凝土要料单用复写纸书写;施工过程中的原始签证资料五花八门,有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与竣工资料归档要求不符,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。6.施工原始验收签证资料填写不规范。原始验收签证资料,也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符,验收项目有空白栏出现,签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象,降低了竣工资料的使用价值。

分析其主要原因是:(1)工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中,长期以来存在着重建 设、轻档案的现象。(2)建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。(3)国家档案法和公路工程关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通,造成 工程管理人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识素 质偏低。(4)施工单位作业层素质低,技术力量薄弱,培训少,管理水平差,是造成施工过程中产生 的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。(5)监理单位人员大多数来自设计单位和少数来自社会招聘人员,正规参加过国家监理工 程师培训和持监理工程师资质证书人员少,特别是施工现场监理工程师,有专业技术而施工管 理水平差,对现场签证工作把关不严。(6)建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够,缺乏有效控制竣工文件 质量的具体措施。

如果要解决上述问题,需要业主的特别重视,联合监理和承包单位,统一认识,齐抓共管,应将竣工文件整理工作纳入工程建设的一部分,从工程项目立项开始就设立竣工机构及人员,负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作,对资料进行系统的收集整理,如项目建 议书及审批文件,工程预、工程可行性研究报告及批复、项目评估、环境影响评价及批准文件、水土保持批准文件、水文气象等其他设计基础材料、项目的总体规划设计、工程初步设计、技术设计、施工图设计的审批文件及概预算书,开工前审计意见,征用土地批准文件及红线图,上级有关指示等往来文件、招投标文件、合同协议文件等等。这些资料的及时收集归档为竣 工文件的整理开了一个好头,同时也有利于上级部门的检查审计。在工程项目的具体施工中,要想做好竣工资料的整理,避免资料整理不规范,必须根据河南省交通厅豫交办【2011】印发的《河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》的要求进行资料的整理,《规范》中对于案卷的封面、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表的纸张、文字、外观、内容填写等都做了具体说明,并提供了统一的填写表样。业主最好根据项目自身情况,制定针对该项目的《竣工资料整理要求》,对整个项目的分部、分项工程，依据规范做出具体划分,对有争议的问题及时统一意见,使施工单位、监理单位根据《要求》 对所需资料做到一目了然。施工单位、监理单位根据《要求》的规定,及时收集施工过程中形 成的各种有关文字材料、技术数据及各种检测资料,并按要求分类归档。《要求》中对竣工资 料填写的纸张、字体、字数、线条、份数、目录、组卷的构成、排列次序、装订、封皮等细节都必须要做出详细规定,还要对施工原始记录归档进行详细的划分,另外还要对各单位工程 的档号编写排序进行系统的排列,各单位只要按照这样的顺序对资料档号进行排号就可以了。

业主、设计、监理和承包单位要不断加强业务学习,提高管理水平。施工中原始资料的整理完善过程也是项目施工、监理程序的执行过程,每完成一个分项工程,都及时进行评定,在此基础上逐级进行相应分部工程、单位工程、建设项目的评定,并进行汇总表、竣工表的填写。出现疑问就根据相关文件及时查找解决。所以竣工文件的编制过程,也是一个学习积累的过程。尽管由于道路的等级不同,竣工文件要求的简繁程度不同,但都是依据部颁标准进行,各单位都进行了经验总结,逐步建立、完善自己的资料库,以便下一个项目的修改利用。发扬先进的、成功的经验,找出弥补不足之处的方法,在管理水平、施工水平提高的情况下,资料整理水平也上了一个新台阶。达到了在工程外业一开始就能按要求编排目录、编制档号,做到“边整理、边归档”,达到工完资料成的目的。总之,公路工程竣工资料是公路工程项目从项目立项到工程施工,然后到工程竣工的全过 程的缩影,它的整理工作是一项系统工程,是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。完整、准确、系统、齐全的资料整理,真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程,为国民经济中长 远的公路建设提供不可多得的参考依据,促进公路行业的合理健康发展。为完成公路工程资料的完全准确收集、公路工程建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位对建设期间形成资料 的收集、整理工作,应纳入到工程建设管理之中,制定编制与管理办法,并配备专职管理人员,不断加强建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位的管理水平,才能保证公路工程“一流”的竣工资料档案的形成。

参考文献 [1]郭俊飞,韩全学《公路工程竣工评定与资料归档整理指南..北京:中国电力出版社.[2]李庆瑞,李占朝.《河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》.北京:中国广播电视出版社.

第四篇：文件的立卷与归档

文件的立卷与归档

第一条文件的归档范围：

1.凡下列文件统一的分别由两办负责归档；

a.上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

b.党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、报告等；

c.厂党委会、厂长办公会、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

d.厂党代会、职代会、工会会员代表大、团代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报，会议记录等；

e.有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

f.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；

g.上级机关领导电来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料； h.反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

I.工厂日志和大事记；

j.工厂向上级批复的文件及上报的有关材料；

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第二条产卷要求：

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料，要求在下五月份以前整理完。六月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。

第五篇：审计文件材料立卷归档作业规程

审计署关于发布《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》的通知 审办发[1997]第267号1997年

各省、自治区、直辖市和计划单列市审计厅（局），各特派员办事处，驻国务院部门审计局，有关部门内审机构，南京审计学院，新疆生产建设兵团审计局：

《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》已经审定，现予发布。请认真贯彻执行。审计机关审计文件材料立卷归档作业规程

第一条 为了做好审计文件材料立卷归档工作，提高审计案卷质量，更好地为审计工作服务，根据《审计机关审计档案工作的规定》和其他审计工作规范，制定本作业规程。

第二条 本作业规程所称审计文件材料，是指审计机关在履行审计监督职责和执行审计调查任务的过程中，收集、制作与使用的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态的记录材料。

第三条 审计机关实行审计文件材料立卷归档工作责任制。审计文件材料的收集、整理、立卷由审计组负责；审计案卷的质量检查由相关审计业务部门负责；审计案卷的接收由机关档案管理部门负责。做到谁审计谁立卷，审结卷成，定期归档。

第四条 审计文件材料立卷的原则

（一）归入审计案卷的文件材料必须是审计监督项目或审计调查项目实施过程中形成的专门性业务文件材料。

（二）审计文件材料的组合要遵循其形成规律和特点，保持内在的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（三）审计文件材料的排列要符合规范化要求，一般应分为“结论性文件材料”、“证明性文件材料”、“立项性文件材料”三个单元。

第五条 审计文件材料立卷的基本要求

（一）为确保审计档案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷内容上，要做到“完整”与“精炼”。

“完整”是指每一审结的审计项目和完成的调查项目案卷要收集齐全；每一项目所产生的审计文件材料要收集齐全；每一案卷内重要文件的各次稿本要收集齐全。

“精炼”是指在立卷时要严格按照审计文件材料的保存价值决定取舍。审计文件材料与行政文件材料一般不得混合立卷或重复立卷。未经核实的或与审计事项无关的文件材料，不重要的文件修改稿不得归入审计案卷。

（二）为便于审计档案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整洁、书写规范，文件整齐有序、组装严密。

第六条 审计文件材料的收集范围

凡记录和反映审计机关在履行审计监督或审计调查任务中直接形成的文件、笔录、证据。电报、信函的原件或复制件，照片、声像磁带、电脑软盘、光盘，以及与项目有关的其他文件材料，均属审计档案的收集范围。

（一）审计机关在执行审计监督和审计调查任务中，根据 《审计法》、《审计法实施条例》 和《中国审计规范》制作和使用的各种审计公文。

（二）审计实施类文书。审计组在审计实施过程中，取得和制作的有关评价、证实、处理问题的审计作业文书。包括原始审计工作底稿、分项目审计工作底稿、汇总审计工作底稿、审计证据、审计取证材料清单、法规依据、审计报告等。

（三）审计项目管理文件。审计机关和审计组在管理具体审计项目过程中，进行立项审批，编制审计方案，审定、复核审计报告、审计意见书和审计决定，了解审计意见采纳情况，监督审计决定执行情况所产生的各种文件和记录。

（四）审计项目往来文件。审计过程中与上级审计机关、本级政府、各有关部门、单位之间有关审计项目的请示、报告、问函、批复、批示、复函等。

（五）与审计项目有关的各种举报材料。

（六）其他有关文件。

第七条 不归入审计档案的文件

（一）与具体审计项目无关的行政文书和审计综合管理性文件。

（二）未用作审计依据，或未经核实的证明性文件材料。

（三）审计所依据的法规、政策文件中无关的条款及其他参考材料。

（四）未经领导审签的文电草稿。

（五）其他不应归入审计档案的文件材料。

第八条 审计文件材料的组卷方法

（一）审计文件材料的组合采用按职能分类，按项目立卷，按单元排列的基本方法。一个审计项目可立一个卷或几个卷，多卷项目在分卷时应防止割断卷内文件材料的联系性。一般情况下，不得把几个审计项目的文件材料合并为一个卷。

（二）跨的审计项目，在项目审计终结的立卷。

（三）行业审计项目的综合报告与子项目的审计结果报告合并立卷，各子项目的审计文件材料另行立卷。

（四）定期审计项目的总体审计方案与综、审计报告单独立卷，对定期审计范围内各被审计单位进行审计形成的文件材料另行立卷。

（五）建设项目预算、概算执行情况，决算、项目竣工决算和开、复工前审计均以项目为单位立卷。

（六）经济责任审计、期满审计或离任审计以项目为单位立卷。

（七）审计行政复议项目，由受理复议的审计机关按项目立卷。原审计机关收到的复议文件材料，可在审计案卷中设“第四单元”存入。审计行政应诉项目，由应诉审计机关单独立卷。

（八）专项审计调查项目，按项目立卷。

第九条 审计案卷内文件材料的排列规则

（一）项目审计产生的文件材料，一般应按三个单元作如下排列：

1．第一单元 结论性文件材料 逆审计程序并结合文件材料的重要程度排列：

（1）通报或公布审计结果的文件；

（2）审计工作报告或审计结果报告、综合审计报告，以及上级机关、有关领导对上述报告的批示；

（3）审计决定与检查审计决定执行情况的文件；

（4）采取审计行政强制措施的文件；

（5）审计建议书、移送处理函；

（6）审计意见书与审计意见采纳情况的文件；

（7）审计报告、审计报告征求意见书，被审计单位对审计报告的书面意见及审计组的书面说明；

（8）审定审计报告的会议纪要或记录摘要；

（9）举行审计听证会的文件材料；

（10）审计复核文件（亦可置于针对文件之后）。2.第二单元证明性文件材料 按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序进行排列：

（l）汇总审计工作底稿；

（2）审计取证材料清单；

（3）分项目审计工作底稿；

（4）原始审计工作底稿；

（5）审计证据；

（6）审计所依据的法规目录或摘要。’

3．第三单元 立项性文件材料 按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列：

（1）上级机关及有关部门的指令性文件或授权审计通知书；

（2）与审计项目有关的举报材料；

（3）审计方案及编制审计方案所形成的文件材料；

（4）审计通知书；

（5）审计文书送达回证（亦可置于针对文件之后）。

三个单元内未列入的其他文件（如审计行政复议文书、审计应诉法律文书等），可增设第四单元存入案卷；也可单独立卷。

（二）各单元内每份或每组文件材料之间的排列规则是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十条 审计文件材料的立卷程序

（一）审计方案经批准后，审计组应确定本项目立卷责任人，并提出明确要求。立卷责任人应备置专门卷夹，做好立卷准备工作。

（二）项目审计实施开始后，立卷责任人要随着审计程度各个环节的完成，及时收集本审计项目的文件材料，并认真检查每一份文件材料的内容、格式是否完整、合规，手续是否完备，字迹是否清晰。

（三）项目审计终结以后，立卷责任人要对本审计项目的全部文件材料进行系统的整理，进一步做好文件材料的鉴别和筛选工作，并按照本规程第九条的有关规定进行排列。

（四）整理审计案卷如遇有个别审计文件材料与行政文件或审计综合管理文件在内容上相互交*，难以划分时，应在保证审计档案完整的前提下确定取舍。必要时，可在审计档案和行政文书档案中“同时立卷”。

（五）对立卷责任人整理出的项目审计文件材料，由审计组长或相关业务部门负责人进行检查，发现不符合要求之处，应责成立卷责任人进行补救。

（六）检查合格后，按以下规定做好审计案卷的编目工作：

1．编写页号：

在有文字的每页文件材料的正面右上角、背面左上角，用铅笔书写阿拉伯数字；文件材料背面是空白的，不编写页号。

2．编写卷内文件目录：

（1）顺序号 每份文件材料为一号。证明性文件材料，每一分项目（包括证实一项问题的所有审计证据和审计记录）为一号。按文件材料的排列次序逐一填写。

（2）文件字号 按文件材料制发单位所确定的文件字号填写，没有文件字号的不填写。

（3）责任者 结论性和立项性文件，填写文件的署名单位名称，未署名的应加以判定；证明性材料，填写文件材料的收集者和制作者（即审计组）。

（4）题名 应照实填入。无标题或标题不明确的，应根据文件内容自拟标题，并用“【 】”注明。

（5）日期 填写文件材料的成文日期，可省略“年”、“月”、“日”字，在年、月的数字后加“．”号，一组证明材料的日期，可采用“1997．1．11－2．18”的省略写法。文件材料上无日期的，应准确判定后再行填写。

（6）页号填写本份文件材料所在之页的编号。

3．填制备考表：

（1）本卷情况说明 应写明本项目审计文件材料有无缺损、修改、补充、移出、销毁，以及本卷与其它卷的关联等情况。由填写人签名，并标注说明日期。

（2）立卷人 由立卷责任人签名并标注立卷日期。

（3）检查人 由审计组组长或相关业务部门负责人在检查质量后签名并标注检查日期。

4．书写案卷封面：

（1）全宗名称 填写（或印制）立档单位全称或通用简称。

（2）案卷分类名称 根据机关档案分类方案，填写审计项目承办部门名称，或审计项目类别名称。

（3）审计案卷题名 于“审计档案”四字下的空白处取中书写。书写格式为“立档单位+对（介词）+被审计单位名称+项目审计的时间范围+项目审计种类名称”。

（4）审计时间 填写从发出审计通知书至做出审计意见书和审计决定的起止时间。

（5）审计组负责人 填写审计通知书上规定的审计组组长姓名。

（6）本项目共 卷（第 卷）填写本审计项目所立案卷的总数以及本卷是其中的第几卷。只有一卷的，括号内不填数。

（7）自 年 月至 年 月 填写本审计案卷卷内审计文件材料最早形成日期（不包括引用法规原件的日期）和最晚形成日期。

（8）本卷共 件 页 填写卷内目录表中顺序号的最后一号和页号的最后一号。

（9）保管期限 按《审计档案保管期限表》的规定划注。

（10）归档号 填写《审计案卷立卷类目》中的文书处理号。

（七）审计案卷的装订

1．审计案卷的装具，可根据实际需要采用硬卷皮（规格为长300mm、宽220mm，用250克牛皮纸制作）或软卷皮（规格为297mm ×210mm或260mm×185mm）。使用软卷皮装订案卷，应当将若干簿卷装入卷盒，并在卷盒脊背上注明所装审计案卷的起止号。

2．装订审计案卷必须做到：

（1）拆除文件材料上的金属物；

（2）对破损、褪色的文件材料，要进行修复或复制；

（3）文件材料装订部分不足25mm，或其间有字的，要贴纸加宽后再装订；

（4）文件材料纸面小的，要粘贴或托裱在标准的16开纸上再装订；

（5）文件材料字迹模糊难以辨认的，应附抄件并加以说明：

（6）外文材料应附有中文译本；

（7）每卷装订的文件材料，一般不得超过200页，超出的应按文件材料的阶段性适当分卷；

（8）文件材料装订时应在右边和下边取齐；

（9）装订要牢固、整齐、美观，不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍使用。

（八）审计证物的处理

1．与审计案卷相关的证物，凡能入卷保存的均应装入卷盒或卷皮所附的物品袋内。除在袋上注明证物名称、形状、数量、特征、来源外，并应列入卷内目录，以便查对和利用。

2．不能入卷保存的相关证物，应另行包装，并在包装上注明相应的审计案卷题名、案卷号、证物收集日期、品名、数量、来源等。包装后的证物可与审计案卷存放一处。

3．不宜保存的证物，应及时拍成照片存入审计案卷内。

4．与审计案卷相关的声像磁带、电脑软盘、光盘，应按件登记其内容、时间、作者及相应的审计案卷题名、案卷号，另行存放，并应在相应审计案卷的“备考表”中注明。

第十一条 审计案卷的密级和保密期限，按卷内文件的最高密级和最长保密期限确定，并按规定做出标志。

第十二条 审计文件材料的归档

（一）审计业务部门应以项目审计案卷为单位归档。无特殊情况，不得向档案部门移交单份审计文件材料。

（二）对准备归档的审计案卷，由相关审计业务部门在事先逐卷检查合格的基础上，登记造册，填写“审计档案移交清册”（一式两份），由机关档案人员逐卷清点验收。移交人和接收人在清册上签字盖章。

（三）审计案卷的归档时间不得迟于该审计项目结束后次年六月底之前。

（四）审计案卷归档后，对于不存入审计案卷但尚有参考价值的文件材料，可由业务部门自行保存和使用；确无价值的文件材料可经业务部门负责人审查后销毁。

第十三条 本作业规程由审计署办公厅负责解释与修改。

第十四条 本作业规程自发布之日起施行。