同济大学各类文件材料的部门立卷和归档流程（本站推荐）

第一篇：同济大学各类文件材料的部门立卷和归档流程（本站推荐）

同济大学各类文件材料的部门立卷和归档流程

预立卷(材料的形成与积累)————整理组卷——归档验收

一、预立卷

1.学校各院、部、处、馆、总支、系、所、社、中心、工会团委和直属部门均为立卷部门。

2.各立卷部门根据历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制案卷类目(类目名称见《同济大学档案立卷部门、归档范围和保管期限表》)。

3.各立卷部门要在平时随时将办理完毕的文件，按照案卷类目名称，分别归卷。

二、立卷分工

1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电、材料，综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

2.以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

3.党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的全校性专门会议、千部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

4.校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由校办或党办立卷归档;请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

5.两个以上单位共同办理的文件由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

6.各临时机构、撤消机构形成的材料，应于机构撤消前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

三、整理组卷(立卷)1.坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料整理组卷后向档案部门归、件

2.在平时积累归卷基础上，按照归档范围，调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件材料。(参见《同济大学档案归档范围的确定》)3.将文件按年度或问题进行立卷分类。

(1)分年度:将文件按其形成或针对的年度分开。

如:

一般文件归入文件形成年度。

跨年度的请示与批复，归入批复年度。

跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。

跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。

跨车度的会议文件，归入会议开幕的年度。

法规性文件，归入公布和批准年度。

按学年处理的文件，归入专门年度。

科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度。

成绩、研究生学位论文分别归入毕业年度和授予学位年度。

（2）分问题：将文件按其内容所反应的问题分开。4.以问题为主进行立卷组合。

如:

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。

非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。

统计、报表、名册等，按照名称组合。

学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。简报按名称或期号组合。

科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷或若干卷可将管理性文件材料和结论性文件材料综合组卷后放在各卷之首，其余可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。5.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。

如:

批复在前，请示、报告在后。

上级通知在前，上报材料在后。

正件在前，附件在后。

印件在前，定稿在后。

结论性材料在前，依据性材料在后。

其他文件材料按时间顺序排列。

6.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式的样子折叠。

7.编页号

成卷装订的卷内文件编页号，按件组卷（如蓝图、底图）的文件材料编件号。

（1）卷内目录、备考表均不编页号。

（2）卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编

写一个页号。

（3）页号应用兰色或黑色号码机敲出，起始号为1.(4)页号的位置在每面材料非装订线一侧上角。

(5)同一问题的文件组卷后不得超过200页。

(6)以件为单元的在每件文件材料的右上角加盖档号章。

8.填写卷内文件目录

卷内目录位于卷内文件之前，必须用碳素墨水填写或用计算机打印。(1)序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

(2)文号:文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如:“国发[1995 ] 1号”。其年“[ 1995]”不得简写成“（95）".(3)责任者:形成文件部门或对文件负有责任的署名者。

(4)题名:即文件标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题、外加“[ ]”号，如会议记录应概括出主要内容。

(5)日期:文件的形成时间，例:1994.10.10。

(6)页次:卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。9.填写卷内备考表。

卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

(1)本卷情况说明:填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。

(2)立卷人:由组成本卷的兼职档案员签名。

(3)检查人:由对案卷质量进行审核的责任者答名。

(4)立卷时间:填写立卷的时间。10.书写封面

（1）立卷单位:立卷单位的全称。

（2）作者:卷内文件的主要责任者(单位或个人)。

（3）案卷题名:应简明确切，结构完整，体式一致。一般包括卷内文件主要责任者(不得简称本校、上级)、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”；除一般函件外，不得用“xxx来往文书”。案卷标题不超过50个汉字。

（4）卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。

（5）保管期限:依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、长期、短期）。（6）密级:有保密要求的要填写密级。

11、装订

(1)装订之前，先检查文件是否按16开或A3规格大小形成，如不是则需裁切、贴边、折边成16开或A3规格。

(2)采用三孔一线法，一般不超过200页(2cm的厚度)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

四、归档验收

1.归档验收:移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。

2.移交手续:移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。

3.归档时间:党、政及管理类档案应在次年6月底前归档。科研、基建、设备、出版物、学位论文在鉴定、竣工、引进、出版和授予学位后的三个月内归档。

第二篇：文件材料立卷归档制度

文件材料立卷归档制度

为了维护本公司档案的完整、系统、准确、安全和有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和本校档案管理的有关规定，制定我公司文件材料立卷归档制度。

一、立卷归档范围

凡本公司及各部门在日常工作中形成的、具有一定保存价值的文字、图表、声像各种不同形式的文件材料均属归档范围（详见本公司归档范围和保管期限表），一定要收集齐全，按立卷原则分类整理、鉴定、立卷归档。

二、归档时间

1、党群工作、行政管理的文件材料，按一年归档一次，应在次年3月份前完成立卷归档。

2、基建类的文件材料、图纸，应在工程项目竣工验收后立卷归档。

3、设备仪器类的文件材料、图纸，应在设备仪器开箱后立卷归档。

4、会计类各种会计凭证、帐簿、报表及其他有关材料，由财会部门整理立卷归档，保存一年，于次年3月底前向综合档案室移交。

5、计划统计方面的各种报表及其他有关材料，由计划统计部门整理立卷归档，保存一年，于次年3月份前移交综合档案室。

三、归档要求

1、归档的文件材料必须完整、系统、准确，能反映本公司各部门工作的真实内容和历史过程；归档文件的制成材料必须字迹工整，图样清晰，利于长久保存；凡是用纯蓝墨水、圆珠笔（或复写纸）及铅笔等书写的材料，综合档案室有权责成其重抄或拒绝接收。

2、管理性文件案卷质量要符合GB 9705-88《文书档案案卷格式》及《机关档案工作业务建设规范》中有关条款的要求；基建、设备仪器、科研产品类档案案卷质量符合GB/J11822-89《科技档案案卷构成的一般要求》的要求；会计、统计档案案卷质量要符合会计、统计档案管理办法的要求。

第三篇：公路工程竣工文件材料立卷归档整理

公路工程竣工文件材料立卷归档整理

这里所说的竣工文件是指某工程项目从提出立项、审批、勘察设计、施工到竣工投入使 用全过程中形成的文件、图表、像片等具有保存、查考利用价值的各种材料。竣工文件是公 路工程项目全过程的真实写照,是公路工程项目交工验收质量等级评定、养护管理的主要依据。

业主、设计单位、施工单位、监理单位都必须按照文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况,及时积累、收集、整理。在实际操作中,竣工文件的整理常常落后于主体工程的进展。比如主体工程完工的项目,由于当年无条件进行交工验收,只能待来年附属工程完工后进行交验;或者是标段多的项目,由于中标单位不同、施工水平有差异,不能同时完工,无法进行交工验收,只能待都完工后统一进行交工验收。如果平时不注重资料的整理,到交工验收前进行突击整理,势必会造成很多不便。

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不规范造成的质量问题,大致有以下几种: 1.施工综合管理文件原件不齐全。个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件,因下发或转发时就是复印件,难以满足公路工程质量标准中规定的竣工资料中不允许出现复印件的要求。

2.工程质量验收签证资料不齐全。随着工程施工进展需要,为了急于满足施工进度要求,现场验收后,没有按国家行业标准 规定要求办理书面签字仪式。有的施工单位管理不严格,造成原始文件丢失。也有施工单位专 业技术人员工作调动移交手续时,又把关不严,造成竣工原始文件遗失。

3.竣工图文件编制不够规范。一些分部工程都不同地程度存在着代用图,而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷,图纸缺量较大,划改图纸只有原则的标准规定,缺少有针对性的细则。

4.施工验收原始签证资料格式不规范。原始施工验收签证资料,并非是开工前统一规定内容和格式,而是在施工过程中,不断增 添内容和更换种类,资料格式又不统一,无法统一规范装订组卷。

5.施工原始资料书写不规范。施工过程中长期的测量手薄记录、灌浆施工记录都用铅笔书写,一式四联混凝土要料单用复写纸书写;施工过程中的原始签证资料五花八门,有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与竣工资料归档要求不符,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。6.施工原始验收签证资料填写不规范。原始验收签证资料,也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符,验收项目有空白栏出现,签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象,降低了竣工资料的使用价值。

分析其主要原因是:(1)工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中,长期以来存在着重建 设、轻档案的现象。(2)建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。(3)国家档案法和公路工程关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通,造成 工程管理人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识素 质偏低。(4)施工单位作业层素质低,技术力量薄弱,培训少,管理水平差,是造成施工过程中产生 的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。(5)监理单位人员大多数来自设计单位和少数来自社会招聘人员,正规参加过国家监理工 程师培训和持监理工程师资质证书人员少,特别是施工现场监理工程师,有专业技术而施工管 理水平差,对现场签证工作把关不严。(6)建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够,缺乏有效控制竣工文件 质量的具体措施。

如果要解决上述问题,需要业主的特别重视,联合监理和承包单位,统一认识,齐抓共管,应将竣工文件整理工作纳入工程建设的一部分,从工程项目立项开始就设立竣工机构及人员,负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作,对资料进行系统的收集整理,如项目建 议书及审批文件,工程预、工程可行性研究报告及批复、项目评估、环境影响评价及批准文件、水土保持批准文件、水文气象等其他设计基础材料、项目的总体规划设计、工程初步设计、技术设计、施工图设计的审批文件及概预算书,开工前审计意见,征用土地批准文件及红线图,上级有关指示等往来文件、招投标文件、合同协议文件等等。这些资料的及时收集归档为竣 工文件的整理开了一个好头,同时也有利于上级部门的检查审计。在工程项目的具体施工中,要想做好竣工资料的整理,避免资料整理不规范,必须根据河南省交通厅豫交办【2011】印发的《河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》的要求进行资料的整理,《规范》中对于案卷的封面、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表的纸张、文字、外观、内容填写等都做了具体说明,并提供了统一的填写表样。业主最好根据项目自身情况,制定针对该项目的《竣工资料整理要求》,对整个项目的分部、分项工程，依据规范做出具体划分,对有争议的问题及时统一意见,使施工单位、监理单位根据《要求》 对所需资料做到一目了然。施工单位、监理单位根据《要求》的规定,及时收集施工过程中形 成的各种有关文字材料、技术数据及各种检测资料,并按要求分类归档。《要求》中对竣工资 料填写的纸张、字体、字数、线条、份数、目录、组卷的构成、排列次序、装订、封皮等细节都必须要做出详细规定,还要对施工原始记录归档进行详细的划分,另外还要对各单位工程 的档号编写排序进行系统的排列,各单位只要按照这样的顺序对资料档号进行排号就可以了。

业主、设计、监理和承包单位要不断加强业务学习,提高管理水平。施工中原始资料的整理完善过程也是项目施工、监理程序的执行过程,每完成一个分项工程,都及时进行评定,在此基础上逐级进行相应分部工程、单位工程、建设项目的评定,并进行汇总表、竣工表的填写。出现疑问就根据相关文件及时查找解决。所以竣工文件的编制过程,也是一个学习积累的过程。尽管由于道路的等级不同,竣工文件要求的简繁程度不同,但都是依据部颁标准进行,各单位都进行了经验总结,逐步建立、完善自己的资料库,以便下一个项目的修改利用。发扬先进的、成功的经验,找出弥补不足之处的方法,在管理水平、施工水平提高的情况下,资料整理水平也上了一个新台阶。达到了在工程外业一开始就能按要求编排目录、编制档号,做到“边整理、边归档”,达到工完资料成的目的。总之,公路工程竣工资料是公路工程项目从项目立项到工程施工,然后到工程竣工的全过 程的缩影,它的整理工作是一项系统工程,是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。完整、准确、系统、齐全的资料整理,真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程,为国民经济中长 远的公路建设提供不可多得的参考依据,促进公路行业的合理健康发展。为完成公路工程资料的完全准确收集、公路工程建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位对建设期间形成资料 的收集、整理工作,应纳入到工程建设管理之中,制定编制与管理办法,并配备专职管理人员,不断加强建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位的管理水平,才能保证公路工程“一流”的竣工资料档案的形成。

参考文献 [1]郭俊飞,韩全学《公路工程竣工评定与资料归档整理指南..北京:中国电力出版社.[2]李庆瑞,李占朝.《河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》.北京:中国广播电视出版社.

第四篇：文件的立卷与归档

文件的立卷与归档

第一条文件的归档范围：

1.凡下列文件统一的分别由两办负责归档；

a.上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

b.党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、报告等；

c.厂党委会、厂长办公会、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

d.厂党代会、职代会、工会会员代表大、团代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报，会议记录等；

e.有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

f.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；

g.上级机关领导电来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料； h.反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

I.工厂日志和大事记；

j.工厂向上级批复的文件及上报的有关材料；

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第二条产卷要求：

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料，要求在下五月份以前整理完。六月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。

第五篇：审计文件材料立卷归档作业规程

审计署关于发布《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》的通知 审办发[1997]第267号1997年

各省、自治区、直辖市和计划单列市审计厅（局），各特派员办事处，驻国务院部门审计局，有关部门内审机构，南京审计学院，新疆生产建设兵团审计局：

《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》已经审定，现予发布。请认真贯彻执行。审计机关审计文件材料立卷归档作业规程

第一条 为了做好审计文件材料立卷归档工作，提高审计案卷质量，更好地为审计工作服务，根据《审计机关审计档案工作的规定》和其他审计工作规范，制定本作业规程。

第二条 本作业规程所称审计文件材料，是指审计机关在履行审计监督职责和执行审计调查任务的过程中，收集、制作与使用的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态的记录材料。

第三条 审计机关实行审计文件材料立卷归档工作责任制。审计文件材料的收集、整理、立卷由审计组负责；审计案卷的质量检查由相关审计业务部门负责；审计案卷的接收由机关档案管理部门负责。做到谁审计谁立卷，审结卷成，定期归档。

第四条 审计文件材料立卷的原则

（一）归入审计案卷的文件材料必须是审计监督项目或审计调查项目实施过程中形成的专门性业务文件材料。

（二）审计文件材料的组合要遵循其形成规律和特点，保持内在的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（三）审计文件材料的排列要符合规范化要求，一般应分为“结论性文件材料”、“证明性文件材料”、“立项性文件材料”三个单元。

第五条 审计文件材料立卷的基本要求

（一）为确保审计档案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷内容上，要做到“完整”与“精炼”。

“完整”是指每一审结的审计项目和完成的调查项目案卷要收集齐全；每一项目所产生的审计文件材料要收集齐全；每一案卷内重要文件的各次稿本要收集齐全。

“精炼”是指在立卷时要严格按照审计文件材料的保存价值决定取舍。审计文件材料与行政文件材料一般不得混合立卷或重复立卷。未经核实的或与审计事项无关的文件材料，不重要的文件修改稿不得归入审计案卷。

（二）为便于审计档案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整洁、书写规范，文件整齐有序、组装严密。

第六条 审计文件材料的收集范围

凡记录和反映审计机关在履行审计监督或审计调查任务中直接形成的文件、笔录、证据。电报、信函的原件或复制件，照片、声像磁带、电脑软盘、光盘，以及与项目有关的其他文件材料，均属审计档案的收集范围。

（一）审计机关在执行审计监督和审计调查任务中，根据 《审计法》、《审计法实施条例》 和《中国审计规范》制作和使用的各种审计公文。

（二）审计实施类文书。审计组在审计实施过程中，取得和制作的有关评价、证实、处理问题的审计作业文书。包括原始审计工作底稿、分项目审计工作底稿、汇总审计工作底稿、审计证据、审计取证材料清单、法规依据、审计报告等。

（三）审计项目管理文件。审计机关和审计组在管理具体审计项目过程中，进行立项审批，编制审计方案，审定、复核审计报告、审计意见书和审计决定，了解审计意见采纳情况，监督审计决定执行情况所产生的各种文件和记录。

（四）审计项目往来文件。审计过程中与上级审计机关、本级政府、各有关部门、单位之间有关审计项目的请示、报告、问函、批复、批示、复函等。

（五）与审计项目有关的各种举报材料。

（六）其他有关文件。

第七条 不归入审计档案的文件

（一）与具体审计项目无关的行政文书和审计综合管理性文件。

（二）未用作审计依据，或未经核实的证明性文件材料。

（三）审计所依据的法规、政策文件中无关的条款及其他参考材料。

（四）未经领导审签的文电草稿。

（五）其他不应归入审计档案的文件材料。

第八条 审计文件材料的组卷方法

（一）审计文件材料的组合采用按职能分类，按项目立卷，按单元排列的基本方法。一个审计项目可立一个卷或几个卷，多卷项目在分卷时应防止割断卷内文件材料的联系性。一般情况下，不得把几个审计项目的文件材料合并为一个卷。

（二）跨的审计项目，在项目审计终结的立卷。

（三）行业审计项目的综合报告与子项目的审计结果报告合并立卷，各子项目的审计文件材料另行立卷。

（四）定期审计项目的总体审计方案与综、审计报告单独立卷，对定期审计范围内各被审计单位进行审计形成的文件材料另行立卷。

（五）建设项目预算、概算执行情况，决算、项目竣工决算和开、复工前审计均以项目为单位立卷。

（六）经济责任审计、期满审计或离任审计以项目为单位立卷。

（七）审计行政复议项目，由受理复议的审计机关按项目立卷。原审计机关收到的复议文件材料，可在审计案卷中设“第四单元”存入。审计行政应诉项目，由应诉审计机关单独立卷。

（八）专项审计调查项目，按项目立卷。

第九条 审计案卷内文件材料的排列规则

（一）项目审计产生的文件材料，一般应按三个单元作如下排列：

1．第一单元 结论性文件材料 逆审计程序并结合文件材料的重要程度排列：

（1）通报或公布审计结果的文件；

（2）审计工作报告或审计结果报告、综合审计报告，以及上级机关、有关领导对上述报告的批示；

（3）审计决定与检查审计决定执行情况的文件；

（4）采取审计行政强制措施的文件；

（5）审计建议书、移送处理函；

（6）审计意见书与审计意见采纳情况的文件；

（7）审计报告、审计报告征求意见书，被审计单位对审计报告的书面意见及审计组的书面说明；

（8）审定审计报告的会议纪要或记录摘要；

（9）举行审计听证会的文件材料；

（10）审计复核文件（亦可置于针对文件之后）。2.第二单元证明性文件材料 按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序进行排列：

（l）汇总审计工作底稿；

（2）审计取证材料清单；

（3）分项目审计工作底稿；

（4）原始审计工作底稿；

（5）审计证据；

（6）审计所依据的法规目录或摘要。’

3．第三单元 立项性文件材料 按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列：

（1）上级机关及有关部门的指令性文件或授权审计通知书；

（2）与审计项目有关的举报材料；

（3）审计方案及编制审计方案所形成的文件材料；

（4）审计通知书；

（5）审计文书送达回证（亦可置于针对文件之后）。

三个单元内未列入的其他文件（如审计行政复议文书、审计应诉法律文书等），可增设第四单元存入案卷；也可单独立卷。

（二）各单元内每份或每组文件材料之间的排列规则是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十条 审计文件材料的立卷程序

（一）审计方案经批准后，审计组应确定本项目立卷责任人，并提出明确要求。立卷责任人应备置专门卷夹，做好立卷准备工作。

（二）项目审计实施开始后，立卷责任人要随着审计程度各个环节的完成，及时收集本审计项目的文件材料，并认真检查每一份文件材料的内容、格式是否完整、合规，手续是否完备，字迹是否清晰。

（三）项目审计终结以后，立卷责任人要对本审计项目的全部文件材料进行系统的整理，进一步做好文件材料的鉴别和筛选工作，并按照本规程第九条的有关规定进行排列。

（四）整理审计案卷如遇有个别审计文件材料与行政文件或审计综合管理文件在内容上相互交*，难以划分时，应在保证审计档案完整的前提下确定取舍。必要时，可在审计档案和行政文书档案中“同时立卷”。

（五）对立卷责任人整理出的项目审计文件材料，由审计组长或相关业务部门负责人进行检查，发现不符合要求之处，应责成立卷责任人进行补救。

（六）检查合格后，按以下规定做好审计案卷的编目工作：

1．编写页号：

在有文字的每页文件材料的正面右上角、背面左上角，用铅笔书写阿拉伯数字；文件材料背面是空白的，不编写页号。

2．编写卷内文件目录：

（1）顺序号 每份文件材料为一号。证明性文件材料，每一分项目（包括证实一项问题的所有审计证据和审计记录）为一号。按文件材料的排列次序逐一填写。

（2）文件字号 按文件材料制发单位所确定的文件字号填写，没有文件字号的不填写。

（3）责任者 结论性和立项性文件，填写文件的署名单位名称，未署名的应加以判定；证明性材料，填写文件材料的收集者和制作者（即审计组）。

（4）题名 应照实填入。无标题或标题不明确的，应根据文件内容自拟标题，并用“【 】”注明。

（5）日期 填写文件材料的成文日期，可省略“年”、“月”、“日”字，在年、月的数字后加“．”号，一组证明材料的日期，可采用“1997．1．11－2．18”的省略写法。文件材料上无日期的，应准确判定后再行填写。

（6）页号填写本份文件材料所在之页的编号。

3．填制备考表：

（1）本卷情况说明 应写明本项目审计文件材料有无缺损、修改、补充、移出、销毁，以及本卷与其它卷的关联等情况。由填写人签名，并标注说明日期。

（2）立卷人 由立卷责任人签名并标注立卷日期。

（3）检查人 由审计组组长或相关业务部门负责人在检查质量后签名并标注检查日期。

4．书写案卷封面：

（1）全宗名称 填写（或印制）立档单位全称或通用简称。

（2）案卷分类名称 根据机关档案分类方案，填写审计项目承办部门名称，或审计项目类别名称。

（3）审计案卷题名 于“审计档案”四字下的空白处取中书写。书写格式为“立档单位+对（介词）+被审计单位名称+项目审计的时间范围+项目审计种类名称”。

（4）审计时间 填写从发出审计通知书至做出审计意见书和审计决定的起止时间。

（5）审计组负责人 填写审计通知书上规定的审计组组长姓名。

（6）本项目共 卷（第 卷）填写本审计项目所立案卷的总数以及本卷是其中的第几卷。只有一卷的，括号内不填数。

（7）自 年 月至 年 月 填写本审计案卷卷内审计文件材料最早形成日期（不包括引用法规原件的日期）和最晚形成日期。

（8）本卷共 件 页 填写卷内目录表中顺序号的最后一号和页号的最后一号。

（9）保管期限 按《审计档案保管期限表》的规定划注。

（10）归档号 填写《审计案卷立卷类目》中的文书处理号。

（七）审计案卷的装订

1．审计案卷的装具，可根据实际需要采用硬卷皮（规格为长300mm、宽220mm，用250克牛皮纸制作）或软卷皮（规格为297mm ×210mm或260mm×185mm）。使用软卷皮装订案卷，应当将若干簿卷装入卷盒，并在卷盒脊背上注明所装审计案卷的起止号。

2．装订审计案卷必须做到：

（1）拆除文件材料上的金属物；

（2）对破损、褪色的文件材料，要进行修复或复制；

（3）文件材料装订部分不足25mm，或其间有字的，要贴纸加宽后再装订；

（4）文件材料纸面小的，要粘贴或托裱在标准的16开纸上再装订；

（5）文件材料字迹模糊难以辨认的，应附抄件并加以说明：

（6）外文材料应附有中文译本；

（7）每卷装订的文件材料，一般不得超过200页，超出的应按文件材料的阶段性适当分卷；

（8）文件材料装订时应在右边和下边取齐；

（9）装订要牢固、整齐、美观，不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍使用。

（八）审计证物的处理

1．与审计案卷相关的证物，凡能入卷保存的均应装入卷盒或卷皮所附的物品袋内。除在袋上注明证物名称、形状、数量、特征、来源外，并应列入卷内目录，以便查对和利用。

2．不能入卷保存的相关证物，应另行包装，并在包装上注明相应的审计案卷题名、案卷号、证物收集日期、品名、数量、来源等。包装后的证物可与审计案卷存放一处。

3．不宜保存的证物，应及时拍成照片存入审计案卷内。

4．与审计案卷相关的声像磁带、电脑软盘、光盘，应按件登记其内容、时间、作者及相应的审计案卷题名、案卷号，另行存放，并应在相应审计案卷的“备考表”中注明。

第十一条 审计案卷的密级和保密期限，按卷内文件的最高密级和最长保密期限确定，并按规定做出标志。

第十二条 审计文件材料的归档

（一）审计业务部门应以项目审计案卷为单位归档。无特殊情况，不得向档案部门移交单份审计文件材料。

（二）对准备归档的审计案卷，由相关审计业务部门在事先逐卷检查合格的基础上，登记造册，填写“审计档案移交清册”（一式两份），由机关档案人员逐卷清点验收。移交人和接收人在清册上签字盖章。

（三）审计案卷的归档时间不得迟于该审计项目结束后次年六月底之前。

（四）审计案卷归档后，对于不存入审计案卷但尚有参考价值的文件材料，可由业务部门自行保存和使用；确无价值的文件材料可经业务部门负责人审查后销毁。

第十三条 本作业规程由审计署办公厅负责解释与修改。

第十四条 本作业规程自发布之日起施行。