浅谈企业秘书的基本素质[共五篇]

第一篇：浅谈企业秘书的基本素质

浅谈企业秘书的基本素质

一、企业秘书的含义

秘书是领导身边的参谋辅助者。企业秘书就是在企业中直接协助企业领导综合处理各种事务，为领导决策及实施提供服务的工作人员。

企业秘书工作是指企业秘书人员所从事的各项辅助管理与综合服务工作的总称，主要包括事务性工作、管理性工作、沟通支援性工作。企业秘书工作的性质与任务，决定了企业秘书工作的特点：一是从属性，秘书工作总是围绕领导工作而开展的。企业秘书在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示去办理下发的任务，秘书不能超越职权范围自作主张、自行其是。二是被动性，秘书工作是为了满足领导工作活动的需要而产生和展开的，受领导活动的制约和支配。三是事务性，秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。四是综合性，秘书工作的内容纷繁复杂，涉及到本单位的全部工作，企业秘书工作必须对各方面的情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。

但是，从目前企业秘书工作的现状来看，还存在一些滞后状况，主要表现在：一是有些企业秘书对庞大的法规体系不够熟悉，特别是对具体规定更是陌生；二是有些企业秘书缺乏从理论知识转化为实际操作相关的相关经验；三是部分企业秘书对办文、办会、办事的规范重视不够，办文、办会、办事不规范的现象已经普遍存在；四是部分企业秘书还没有明确把握好自己在新形势下的正确定位。

二、企业秘书素质在企业发展中的重要作用。

企业秘书的素质在处理日常事务以及提高企业管理水平方面发挥着重要的作用。企业秘书是贴近领导、直接为领导工作服务的参谋助手，这就要求他们要有较高的思想水平和政策水平，既能深刻领会上级的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，能把“上情”与“下情”有机地结合起来，创造性地开展工作。高素质的企业秘书队伍是提高领导工作质量和工作效率的重要依托。企业秘书部门是领导的综合办事机构，领导既要总揽全局，宏观决策，又要体察入微，具体指挥，秘书部门就要适应领导工作的各种需求，努力做好综合服务工作。企业秘书队伍素质的高低直接影响到整个企业的工作质量和效率。高素质的企业秘书在处理日常工作时，不但其工作的效率和质量都可以得到领导的认可，而且同时也使得领导在工作中更得心应手；对于企业来说，企业的管理水平也能得到提高。

如果企业秘书没有良好的素质，那么会对企业的日常事务和管理水平产生消极的影响。当前秘书人员存在的通病就是因循守旧、墨守成规，一味地凭借老经验、沿用老套路办事，思维单一化、模式化，摆脱不了传统模式的束缚和羁绊，这样的秘书人员往往开创不了工作的新局面，同样这种现象使得秘书在平时的工作中就会出现各种小错误，影响工作的效率和质量；同时也让领导在进行工作时也难以顺利完成，造成企业的管理水平得不到提高和改善，最后导致企业在新时代的步伐中发展总落后于其它企业。

三、企业秘书的基本素质

（一）知识能力素质

随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对企业秘书人员知识要求越来越高，秘书人才逐步向“复合型”方向发展，同时知识体系趋于庞大和复杂。所以作

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浅谈企业秘书的基本素质

为企业秘书人员必须在实践中不断拓展自己的知识面和更新以前的知识结构。

1、基础知识和基础理论

基础知识和基层理论是秘书必备的本领和基本功，是秘书人员思维飞向更高的“翅膀”，也是秘书人员成长过程中的“阶梯”。目前，秘书人员必须更加注重习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，注重结合市场经济的具体实践，掌握科学的世界观和方法论，将市场经济体制下的新情况、新问题上升到一定的理论高度加以高度加以概括和总结，正视改革过程中出现的新问题。

2、专业知识和业务知识

由于企业秘书工作中出现行政弱化而商务型加强的新情况，这就要求秘书人员必须通晓本企业的业务、熟悉本企业的经营活动和发展战略，及时收集、处理与本企业生产、供应、销售、科技、资金、市场等相关的信息；同时也要通晓行政、财务、统计、管理、市场、营销等方面的知识，特别是随着市场经济体制的逐步完善，对秘书的专业知识和业务知识的要求也越来越高。

(二)文书处理的能力

文书工作是秘书工作中的重要组成部分，也是一项政治性、服务性、技术性很强的工作。文书工作对及时传达、贯彻企业的各项政策法令、互通情况、处理问题、交流经验和提高工作效率等都具有十分重要的意义。它对企业实施科学决策，强化各项管理，搞好生产经营，疏通业务关系，增强企业生机和活力等具有重要的地位和作用。一个企事业单位、一个部门的文书工作能否搞好，很大程度上取决于秘书的文书处理素质的高低。

科学的文书工作是实现企业管理科学化的一项基础性工作。那种认为文书工作人员是“收收发发，打打印印，有个人干就行，干好干坏无所谓”的看法是极其错误的。各种文件、信息、资料常常是非常重要的，有时甚至是一纸值千金的。由此可见，企业秘书的文书工作不单单的收收发发，写写编编，它与企业的兴衰也有着极为密切的关系。所以企业秘书人员必须具备一定的文书工作素质。

（三）沟通协调能力

沟通协调是各级秘书工作的一项重要职能。企业中存在各种纷繁复杂的关系，如果秘书良好的协调能力可以化解矛盾，增进企业的团结，同时也可以提高企业的凝聚力。

首先在上下级关系的协调方面。秘书处于承上启下、联系内外、沟通左右的地位。企业领导机构的各种指导精神是通过秘书传递的，据此企业提出的贯彻的办法，同样下属单位情况又需要秘书及时收集、了解和调查研究。然后秘书人员整理后向领导反馈，为领导作出科学的决策方法提供必要的信息依据。因此，沟通上下是秘书的职责所在。

其次在秘书与领导关系的协调方面，因为领导的职能是决策、宏观调控、指挥和管理，而秘书的职能是辅助决策、服务管理，所以，秘书首先要了解领导的性格、习惯和工作方法，自觉地站在领导的立场去思考问题，按照领导的意图办事，使领导在进行决策时取得最佳的效果。另外要与领导在工作上保持默契，取得领导的信任。

第三在部门成员之间的关系协调方面，一个企业总由若干人员组成领导班子，然而由于每位领导的分工和管理区域的不同，有时遇到工作繁忙时，他们外出的机会就比较多，在一起交流的机会就少了，所以各领导的工作进展情况往往

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是通过秘书进行中间传递完成的。因此，这种“媒介”作用的好坏直接关系到单位整体目标的实现。

第四在职能部门之间的协调方面，要使工作职责不同的各个部门、各个环节的工作很好的进展，这就要求秘书熟悉各部门的工作职能和工作进展情况，并及时准确地向领导汇报，协调好各个部门的关系。

（四）语言素养

语言素养是秘书素质的一个重要方面，也是其中最重要的一方面，它包括口头语言素养和书面语言素养。秘书部门是一个企事业单位联结上下、沟通左右的枢纽。可以说，企业的每个部门的全部工作都离不开秘书部门的参与。秘书要“善说”，也要“会说”。这是由其工作性质和任务决定的。

1、口头语言素养

众所周知，秘书向领导汇报情况、向下级传达指示、协调工作、接待来客、洽谈工作等都要通过说话来进行。如果像孔老夫子说的“敏于行而讷于言”，那么他的秘书才干是不全面的。口头表达与文字表达不同，它需要即席而成，而不像文字表达那样可以有充裕的时间打草稿，反复推敲斟酌，从容修改润色。有的人能写一手好文章，但讲起话来张口结舌、辞不达意，是所谓的“有内才而无口才”。这样的秘书是不合格的。建立和维持好的人际关系，需要懂得合作、识礼仪；但更重要的是善于沟通，尤其是语言上的沟通。现代秘书既要在撰写文件材料、领导讲话时善于“舞文弄墨”，又要在接听电话、接待来访、汇报工作、参与谈判时能够“巧舌如簧”，随着社会信息化程度的加深，秘书将面临越来越高的语言素养要求。

2、书面语言素养

语言文字工作关系到社会各行各业，促进语言文字的规范化和标准化，对教育、科学和文化事业的发展都有着十分重要的意义。所以，全体秘书人员都应该努力提高自己的语言文字修养，秘书不仅要有语言文字修养，而且要善于运用语言文字来书写和传递信息，更要会使用语言文字这个信息载体去完成领导交待的任务。

作为现代企业秘书应该熟悉各种公文的规矩和格式。公文的基本要求是准确、鲜明、生动。要准确，必须具有两个基本条件，首先秘书要吃透要写的事情，其次脑子里要蓄存着丰富的词语和句式以供选择，把二者结合起来才能形成正确的概念，进行科学的判断和符合逻辑的推理。要鲜明，即秘书人员要立论明确，是非爱憎分明。要生动，就是把所要写的事情、思想和情感栩栩如生地表达出来，也就是写“活”了。这就得运用形象语言、修辞手法等语言表达技巧。准确、鲜明、生动，不全是语言表达问题，但离开语言表达艺术又不行。因此，秘书人员一定要扎扎实实学好语言学，过好文字语言关。

（五）熟练使用办公自动化的能力

办公自动化技术是应用计算机技术、通信技术、网络技术以及系统科学和行为科学等多种技术的综合性技术。办公自动化使一部分办公事务和管理物化于各种设备，并集人、机器（设备）、信息资源三者为一体，构成了服务于各种目标的人机信息处理系统。

在今天的信息时代，秘书仅具备文字语言素质和口头语言素质是不够的。随着科学技术的飞速发展，高科技的手段层出不穷，给秘书工作带来了便利，也

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给秘书带来了挑战。秘书传统的工作方法或操作方法基本是手工作业，已不适应时代前进的需要，又影响秘书实用技术的使用和工作效率的提高。因此，秘书工作人员还应努力提高办公自动化能力，努力学习电脑、网络、通讯和办公自动化等先进技术知识，使这些科技知识成为秘书必备的语言素质的一部分。这样，秘书才能很好地实现服务领导工作的使命，更好地适应现代企业的要求。

（六）心理素养

心理活动是指人脑通过感觉、知觉、记忆、思维和情绪等感官反映现实的活动。人们在心理活动过程中通过行动、语言所表现出来的意志、性格、情感、兴趣等各种状态的综合就是人的心理素质。

现代企业的管理机制、工作节奏、经营观念，要求秘书工作者不但要有较强的工作能力，快速敏捷的处事能力，对领导意图的领会理解能力，还要求在对待荣誉、升迁、批评等方面有较强的心理承受能力。企业的秘书工作者可以通过自我心理训练来提高这种能力。首先，提高自我心理调解能力。自我心理调解能力，即改变个人心理活动的绝对强度，通过对个人情绪的调节，自主改变心理状态，提高心理承受力。使自己由消极的状态变成积极状态，始终保持饱满的精神，尽快进入最佳工作情境，自如的处理各种事务。其次，提高个人的角色技能，克服角色紧张。角色紧张是由于个体所承担的不同角色同时向个体提出的各种要求，或者个体所承担的角色内容所规定的各种行为规范之间产生冲突，因而使个体感受到时间、精力上的矛盾。要克服这种角色紧张就要明确，每个角色的活动规范和行为界限，最终做到角色适应，更好的担当起应该承担的角色。

四、提高现代企业秘书素质的方法

既然在现代企业中作为企业秘书需要具备以上的这些基本素质和能力，那么作为秘书如何才能使自己具备这些能力和素质呢？提高企业秘书素质的方法有哪些呢？

（一）秘书要善于学习、总结

学然后知道不足，企业秘书自身要不断“充电”，加强素质修养，提高业务能力，跟上时代的发展的步伐。当今的时代，是一个知识经济的信息化时代，人类的知识正以几何级数倍增，伟人曾经指出：“二十一世纪的中国应成为人人学习之邦”，“要形成全民学习、终身学习的学习型社会，促进人的全面发展”。作为现代企业的秘书来说，成为学习型秘书是当前一项重要的任务，只有善于学习、努力学习，才能不断超越自我，从更大的范围观察新生事物，从而正确认识自己、认识别人、以及认知世界，这样秘书才能更好的为领导服务；只有善于学习，才能站得更高、看的更远、想的更深。因此，要当好一名能干事、会干事、干好事的好秘书，必须努力成为学习型秘书。只有努力成为学习型秘书，才能更好的企业发展做贡献，提高企业的经济效益。

（二）秘书要勤于实践锻炼

俗话说“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。秘书素质的提高仅靠学习书本是难以完成的，一个称职的高素质秘书人员必须经受实践的锻炼，才能牢固地打好基础，才能更好的发挥参谋辅助的作用。

首先，对一些新进秘书部门工作的人员，领导要放手把一些重要任务交给

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浅谈企业秘书的基本素质

他们去办，使他们在艰苦磨炼中缩短“适应期”，迅速成长，早日成熟。这样也有利于秘书部门工作人员的新老交替，以免形成老秘书忙得团团转，而新秘书在一旁看的现象，同时也可以促进新老秘书的共同提高。

其次，秘书要根据领导的组织安排，秘书人员深入基层，深入实际，了解情况。秘书人员由于长期在企业中工作，在领导身边辅助，纸面上的东西掌握较多，而实践经验知道的很少，容易出现脱离实际的偏向，因此，秘书要有计划地到下部实际体验，深入到工作一线，了解情况，增长见识。这对于秘书人员增长感性认识，不断提高分析、处理问题的能力，是大有益处的。

（三）秘书要善于利用优越的环境

秘书人员要提高自身的素质，除了自身努力之外，离不开工作环境、领导环境和管理三方面的影响。在良好的环境中，秘书锻炼的程度就高，学到的东西就多，当然素质也随之提高。因此，秘书人员要善于利用外部环境：

第一、工作环境。秘书部门是各级企业领导的办事机构。作为领导的助手，其工作本身就具有其他部门和人员无法比拟的优越性和受教育的有利条件。秘书人员要充分利用、倍加珍惜这一难得的机会，努力工作，实实在在地学好本领。

第二、领导环境。在影响秘书人员自我提高的诸多外部条件中，最重要的是领导者的作用。首先，领导应高度重视秘书工作和对秘书人员素质的培养。一是既要重视对秘书人员的使用，又要重视对他们的培养；二是要注意启动秘书人员的内在动力，激发他们自我提高的意识。其次，要关心支持秘书人员自我素质的提高，多帮助，多鼓励，为他们创造条件。

第三、管理环境。由于秘书工作环境的特殊，使他们自身不免会产生优越感，因此，对他们必须严格管理，严格监督，实践表明，良好的管理环境与秘书人员的素质培养和提高有直接关系。放松管理和缺乏有力监督，会使一些意志不坚定、思想不健康、作风不端正的秘书人员走上歧途。秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好领导的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进企业各部门的不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高，为企业创造巨大利润。总之，秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业都需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，但是有了良好的素质，秘书功能才能得到最佳发挥，各项工作才能高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的各种素质。

最后，秘书的职业素质各方面之间是相辅相成，缺一不可的。时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断的加强自身的知识能力素质、文书处理素质、沟通协调能力素质、语言素养和心理素质，并熟练掌握各种办公自动化的软件，才能最终成为一个高素质的现代企业秘书，才能在本职岗位上得心应手，并取得更大的成绩。

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第二篇：秘书人员基本素质

秘书人员的基本素质

随着社会的不断发展，秘书这个行业距离我们的生活已经越来越近。在市场经济条件下，大大小小的公司不断涌现，随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，对秘书的需求不断增加，许多有志之士也希望涉足这个职业。但是，做好秘书并不容易，现在的秘书工作也再是人们传统思想中那种单一的端茶倒水、跑腿帮忙的打杂工作了，现在的秘书工作岗位重要、责任重大，秘书的工作质量高低往往直接影响着企业的前途和命运，秘书的形象往往直接代表着公司的形象。真正做到一个合格的现代秘书，那么可以说，他就是一名合格的领导接班人。所以，要想做好一个合作、称职的秘书，就要全面强化自己的各项素质。

首先要强化人品素质。就是做人一定要正直、正派。坚持一切从实际出发，实事求是，敢讲真话，如实反映情况，立场坚定，是非分明，不隐瞒观点，不见风使舵，用正确的思想、正确的观点、正确的态度、正确的方法处理问题。

秘书人员是领导与群众，上级与下级，领导与各部门之间联系的桥梁，秘书的一言一行，都直接影响企业或领导的形象及信誉。作为一名秘书人员，一定要有敬业心。事业成功的第一要素就是爱岗敬业。难以想象不热爱自己职业的人能在本职工作上有所建树。敬业就要时刻牢记肩上的责任，干一行，爱一行，钻一行，专一行，满怀热忱，踏踏实实，一丝不苟地工作。勤学习、勤思考、勤动脑、勤动手、勤动嘴、勤跑腿，以勤补拙，靠勤生巧。竭尽所能，全力以赴把事情做的最好，万不可马虎大意，更不能应付差事，也不能凭主观臆断和妄加猜测办事。否则，只会贻误工作，造成被动。要时刻清醒地明确自己的职业定位和服务宗旨，勤勤恳恳，兢兢业业，恪尽职守，为领导分忧，为群众解难，脚踏实地于平凡岗位，执着于自己的事业；作为一名秘书人员，还要有平常心。贫贱不移志，富贵不淫心，宠辱不惊心。不骄不躁，不愠不火，甘于清苦操劳。秘书工作任务十分繁重，办文要撰写材料、打字复印、审校文件，办会要迎来送往、布置会场、端茶送水，还要办事电话记录、通知会议等琐碎事务集于一身，工作千头万绪，常常忙得焦头烂额。哪一环节稍有疏忽，出力不讨好，还得受批评。平时还得比别人早上班晚下班，节假日还得值班，这些都是家常便饭。特别是“突发事件”一出，更是忙坏我们的秘书人员。但这种状况恰恰是对我们最好的锻炼。这时候，我们需要心平气和，认识到秘书工作是一个脑体结合，知识型和服务型融为一体的特殊职业。秘书人员在思想品德方面有较高的要求，要讲究人格的力量，先学会做人，后学会做事，力求达到“淡泊以明志，宁静以致远”的从容高远境界，不可患得患失，争名夺利；作为一名秘书人员，还要有上进心。如今已进入信息时代，知识经济、信息高速公路、自动化技术等新的课题让人应接不暇。秘书职业也随着日新月异的时代变化而被赋予更多的内涵。如墨守成规，停滞不前，必然不适应社会发展，在秘书岗位上力不从心，最终被社会淘汰。“学而不思则罔，思而不学则殆。”要想做一个合格的现代秘书，只有保持旺盛的学习上进心，不断从书山报海中汲取营养，才能更好地适应形势发展的需要。传统式的秘书人员必须向全能式的秘书人员过渡，不仅要懂得文史哲数理化，还要懂电脑、英语、财经商贸、法律政策、公关礼仪等基础知识，也要会操作复印打字、传真电报、照相摄影、录音播放等现代化办公设备。“学习、学习、再学习，实践、实践、再实践，提高、提高、再提高。”奋力拼搏，刻苦钻研，勇于攀登，创下一流的业绩。

二是要强化政治素质。要努力学习邓小平理论，坚持正确的政治方向，保持正确的政治方向，保持相当的政治敏锐性。在思想上、政治上与党中央保持高度一致，坚定不移地执行党和政府的路线、方针、政策、模范遵守法律、法规和各项规章制度。

在具体工作中要忠心耿耿、全心全意、无条件地做好本职工作。坚持正确的政治方向，加强思想作风建设，加强人生观的改造。自觉服从领导，听从指挥，服从组织，服从大局，把发挥主观能动性及积极主动性和增强服从意识统一起来，自觉做到事前参谋，事后服从，不出杂音，不唱反调；传达领导的意见钉是钉，铆是铆，有一说一，有二说二，绝不走样变形；对领导意图要认真领会，领导委托的工作要认真落实，全力承办；领导交办的事项要办理得及时可靠，做到件件有回音，事事有着落。决不能敷衍塞责；要自觉维护领导的权威，保证政令畅通，保证各项决策的贯彻实施。此外，在工作中要充分发挥职能，正确运用手中的权力，树立正确的服务意识，从服务于工作，服务于大局出发，认真做好各项工作。

在工作作风方面，要有爱党爱国，全心全意为人民服务的政治觉悟；不计名利，任劳任怨，不私奉献的博大胸怀；勤学苦练，深钻细研的良好学风；默默无闻，埋头工作的思想情操；忠于职守，严肃认真，勤俭办事，清正廉洁的优秀品质；严守纪律，自我约束的组织纪律。还要坚持六个反对，即反对腐化，要有艰苦创业的精神；反对官僚化，要有认真踏实做事的精神；反对机械化，要有政治生活的良好修养；反对简单化，要有精思细研的精神；反对浪漫化，要有日常生活的规律，反对傲慢，要有虚心学习的精神。此外，还要有超前意识，从多而杂的工作头绪中理清思路，分清主次，保证各项工作高效有序运转。其中关键之一在于工作筹划要有超前性。凡事预则立，不预则废。即从大事着眼，谋划布局，凡事做到心中有数，心到不慌；又要从小事入手，精细运作，规范具体，有条不紊。总之，要在工作中不断总结经验，扬长避短，全面推进各项工作的顺利进行。

三是要强化业务素质。做秘书，头脑要清，手脚要勤；点子要精，办法要灵；胸怀要宽，待业要诚；办事要公，言行要慎。好秘书，“主动而不乱动，积极而不蛮干，稳重而不呆板，灵活而不轻浮”。能否成为一名合格、称职的秘书，主要取决于其本身的知识水平和业务素质，取决于他们提出问题、分析问题和解决问题的能力。作为秘书，无论遇到什么情况，都要把不断提高自身素质的工作坚定不移地做下去。

文字水平是秘书的一个基本素质要求，也是衡量秘书工作的一个标准。无论文章的载体如何变化，思想总得需要文字来表达，文字水平总是一个永恒的要求。做秘书，首先要在文字水平上下功夫，文字水平过关了，才有可能是秘书。写作能力，被称为秘书起码的“本钱”和“看家本领”。要想具有较强的文字处理能力，就要能听得懂领导的话，领会得了领导的意图，并有能力将其组织成文字。市场经济给秘书带来了更多的写作形式和更丰富的写作内容。传统秘书的写作内容多是依令行文，诸如通知、指示、请示、报告、批复等。在市场经济的社会里，政府部门的领导者和企业的负责人，更多地关注市场的变化、经营的状况、经济指数的升幅。这要求秘书能够较好地以经济理论为指导，以调查研究为依据，运用财经专用文书，写作出市场调查（预测）报告、经济活动分析报告、可行性研究报告和经济合同、招标书等，为领导决策服务。

作为秘书，要能熟练操作各种办公自动化设备。当今世界科学技术突飞猛进，“科学技术是第一生产力”已成为现实。从秘书工作的客观实际来看，现代科技使办公自动化成为现实。传统的秘书多借助于纸、笔、电话、电报和信函来开展工作，工作效率相对较低，不能适应市场经济快节奏、高效率的要求。而先进的办公自动化设备，大大减轻了秘书繁重的日常事务性工作。电脑的普及和网络的推广使公文的信息传递更加快捷，办公效率更高。智能化、网络化办公使办公室业务规范化、公文处理标准化和一体化，掌握办公自动化技术已成为秘书必备的基本技能。作为秘书，如果能熟练使用各种音像设备和多媒体技术，处理电子邮件和制作网页，进行远程办公和组织远程会议，那么我们的工作将会更加得心应手，秘书工作将会增加更多的科技含量。

秘书要掌握较硬的管理知识。在市场经济体制下，企业形成了以市场营销管理、研究开发管理、生产管理、财务管理、人 力资源管理为主体的企业管理制度。在这种体制下，管理知识便成为秘书切实履行辅助决策、参谋咨询职能的重要工具。在市场经济体制中，一切经济活动都随市场和价值规律而变化。政府的经济政策制定者和企业的决策者都在研究宏观经济的发展、市场的变化、股市的波动和国外经济的动态，以利于科学的决策。因此，秘书必须对市场的感觉十分灵敏，掌握企业管理、市场营销、金融证券等工商管理知识，进行大量的经济信息的搜集和分析，为决策提供科学的依据。

秘书要有较强的公关能力。公共关系是一门新兴的学科，它综合运用了社会学、心理学、新闻学、管理学、秘书学等学科的知识，在企业经营中的地位和作用越来越重要。企业作为市场的主体，企业与政府、企业与企业、企业与消费者、企业与员工之间的关系都是公共关系的一部分。西方国家的企业将公共关系作为企业发展的重要战略来研究，形成CI战略，即将企业精神、产品、商标等融为一体，进行广泛的宣传，形成企业文化和品牌形象。这些处理公共关系的任务大都落在秘书人员的身上。因此，现代秘书要摆脱传统秘书规范的束缚，培养良好的公关素质。首先要优化自身形象，并具备与公关活动相适应的多种能力，如交际能力、组织能力和表达能力等。更为重要的是要策划、设计领导者个人和单位的公众形象，将公关意识贯穿到秘书工作的每一个环节中。

秘书还应具备一定的法律素质。政府部门和经济实体都要严格遵守法律规范，政府要依法行政，企业要依法经营。因此，政府部门的秘书必须具备一定的法律素质才能做到依法行政，企业的秘书同样要具备一定的法律素质才能办理各类经济类和司法类文书，才能运用法律武器保护企业的合法权益。目前，我国的法制建设正处于一年快速发展时期，各种法律、法规不断出台，这正是秘书学习法律的良好时机。尽管一些政府部门和企业都聘请了法律顾问或设置了政策法规研究室，但作为秘书，也要对国内一些重要的法律要有所了解，如《宪法》、《刑法》、《选举法》、《行政诉讼法》、《预算法》和《民法》等。对围绕经济活动的一些法律，如《公司法》、《企业法》、《劳动法》、《合同法》、《破产法》、《保险法》、《仲裁法》、《证券法》和《税法》等要熟悉并能够运用；另外对一些职能部门和行业的法律，如《专利法》、《广告法》、《土地法》、《建筑法》、《电力法》、《对外贸易法》等也要有所了解。掌握法律、法规条文是基础，更重要的是要具有法律意识、法制观念，办文、办事都要以法律为依据。

事实上，秘书人员的业务素质还有很多重要方面，如文化知识、理论水平、动手能力、外语水平、口才、信息综合能力、心理素质、专业层次等。正如常崇宜教授所讲：21世纪的秘书，当然必须是智力密集型的人物。“智力密集型”是一个内涵丰富的概念，很难诠释，也不容易练就。唯其如此，秘书工作和秘书学才具有无穷魅力。

秘书素质的提高是一个与时俱进的动态过程，是没有止境的。为不断满足工作需要和适应时代要求，秘书人员必须在学习和工作中不断总结经验，提高自己的整体综合素质，胜任本职工作，做一个合格的现代秘书。

第三篇：办公室秘书的基本素质

办公室秘书的基本素质

一是先做人，后做事。从小处说要完成一项工作，从大处说要成就一番事业，必须先具备做人的优秀品质。先做人后做事，是从主次地位角度来说的，先做人、后做事两者是辩证统一的，应该把两者统一起来，看成是同一过程不同层次或方面。作为秘书人员，只有在做事的工作过程中见贤思齐、从善如流，才能夯实做人的基础，从而才能把事情做好。做到办事扎实，待人诚实，为人朴实。

二是敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤，具有敏锐的洞察力和政治鉴别力，设想周到，能起到拾遗补缺的作用。慎于言即一定要以高度的责任感管好自己的嘴，不该问的不问，不该讲的不讲，工作中不能夸夸其谈，言过其实。要做到言之有物，言之有据，言之有理，言而有信。

三是博学不穷，笃行不倦。是否勤于学习、善于学习，学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。人的一生就是一个不间断的学习和实践的过程。中国有名古话讲，“博学之，审问之，慎思之，明辨之，笃行之，”只有这样才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。

第二，秘书人员应具备三种基本能力

一是较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作。所以，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员要加强写作实践，熟练掌握各类公文特点、写作要求和语言表过技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。在这一点上，虽然到政府办公室以来一直刻意的注重提高，但离领导的要求还有很大差距。今后会更加努力提高此方面的能力。

二是较强的组织能力。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类会议和活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作做好。所以，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和领导是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。刚接触秘书工作时，由于工作的不熟和阅历的欠缺，经常有一种手忙脚乱的感觉，有点力不从心。在各位领导和

同志们的帮助下，我在此方面有所改善。我认为，提高组织能力，向领导和身边的同志学习比向书本学习更直接、更有效。

三是广泛的社交能力。当前社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本。这样在实际工作中才能更好的为领导当好参谋助手。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，虽然是公事公办，介社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。

第三，秘书人员应具备五种良好的工作作风

一是忠于职守，自觉履行各项职责。各行各业的工作人员都要忠于职守，热爱本职。这是最基本的职业要求和良好的工作作风。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项工作职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。二是服从领导，当好参谋。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥。不能用个人不成熟的想法，去影响和干扰领导的工作及决策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

三是兢兢业业，任劳任怨。秘书人员的工作性质，要求其埋头苦干，决定其工作主要是实干。秘书工作要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干。要具体而紧张的工作中，要脚踏实地，不计个人得失，有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

四是谦虚谨慎，办事公道。热情服务，谦虚谨慎，这是秘书人员应具有的工作作风和良好美德。不能因为在领导身边工作而自命不凡，自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，而不是命令式的开展工作。要善于协调矛盾，搞好合作。办事公道正派。对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。把为领导服务、为各职能部门服务、为群众服务当作自己的神圣职责。五是恪守信用，严守机密。恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺

言，言必信、行必果。一经允诺的事情就要尽力办到，遇有变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密，是秘书人员职业的最基本要求，也是必须具有的工作作风。自觉加强保密观念也是秘书人员必须遵守的职业道德。

六是实事求是，勇于创新。要坚实事求是的工作作风，一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影，分析问题必须从客观实际出发，既不惟领导是听，也不惟“本本”是从。作为领导的助手，秘书人员更应具有强烈的创新意识和开拓精神。勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

第四篇：浅谈办公室秘书的基本素质

浅谈办公室秘书的基本素质

摘 要：秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者的素质要求愈来愈高。要做一名合格的办公室秘书，必须具备扎实的文字功底，敏锐的政治头脑，刻苦的学习态度，较强的交际能力，熟练的协调技术，务实的工作作风。

关键词：办公室；秘书；素质。

近些年来，随着形势的发展，秘书工作内容越来越丰富，工作领域越来越宽广，工作要求越来越严格。这就需要我们不断与时俱进，开拓进取，进一步增强“讲学习、讲奉献、讲责任”的工作意识，倡导“团结、务实、创新”的工作精神和树立“精、紧、细、严”的工作作风，只有这样，秘书人员才能取得领导的信任和支持、赢得群众的认可和拥护，才能不断树立务实、创新、高效的新形象。要做好秘书工作，必须具备以下基本素质。

首先，要有扎实的文字功底。秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助

领导攥写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是秘书应尽的责任。起草文稿，是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。

其次，要有一个敏锐的政治头脑。一是坚定的政治头脑。文秘工作涉及到的每一个方面，政治性都很强。在很大程度上，代表着一个部门的主张，反映着本部门的形象，连接着单位和职工的切身利益。对事关政治性的问题，善于从政治上观察、分析和处理问题，在大是大非面前头脑清醒，旗帜鲜明，立场坚定，不随波逐流、人云亦云。二是丰实的理论头脑。一个人的理论素养越高，预测、把握和解决问题的能

力就越强。必须善始善终地把学习放在第一位，扎实、认真地学习马列主义、毛泽东思想，特别是邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。

三是辩证的思维头脑。随着改革的深入和社会生活的变化，人们的思维方式和价值取向正在经历一场变革，办公室秘书应在这场变革中走在前面。这就要求我们观察问题要多视角、研究问题要多方位、解决问题要多方法。要注意思维的超前性。四是求实的科学头脑。实事求是是我们的一大工作作风，也是职业道德，工作纪律。办公室秘书想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情，都要符合客观实际。切实做到一是一、二是二，不夸大、不缩小，真实地反映客观事物的本来面目。五是精明的效益头脑。在工作措施上，要以最少的投入争取最好的效果，用最短的时间做更多的事情。在工作运作中，要讲效率、科学有序、操作规范、线条清楚。在工作效果上，要多出精品、减少次品。

第三，要有一套过硬的功夫。一是勤奋好学的功夫。在任何时候都应该有一种紧迫感和饥饿感，对知识永远保持一种旺盛的好奇心、新鲜感和求知欲。要养成一种坐得下来、静得下心、钻得进去的学习习惯。二是深入实践的功夫。办公室秘书要深入到征收管理的主战场和基层最前沿，主动、积极地与人交往，与方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放过每一个调查对象、线索、情节，做到“打破沙锅问到底”，“不到黄河不死心”，真正从实践中获取新知，收到实效。三是善于领悟的功夫。办公室的工作是与人打交道的，是学院的窗口和纽带。好的悟性是一个日积月累的过程，可在与领导和同事的接触中把握他们的工作习惯、思维方式和活动规律；在接受任务时，充分听取要求和主张，尽可能地准确理解和把握领导的意图和基层的反映，做到准确，有原则性；严谨，有逻辑性；独到，有精辟性。四是精于表达的功夫。口头表达和书面表达能力，是机关干部的基本功。特别是文字水平，是一个工作人员素质的综合反映，是办公室秘书的最基本要求。一篇好材料要经过调研、加工、提炼、归纳、总结等复杂过程，使文章具有“真、实、准、启”的特点，让大家听后或看后能受到教育和启迪。“说”和“写”同样重要，办公室秘书都要加强锻炼，力求做到精雕细刻、千锤百炼，工作上人人都能“打通关”，个个都是“多面手”。

第四，要有一种务实的工作作风。一是对事业有春天般的热情。既然有幸走上这个岗位，就要义无反顾地投入春天般的热情，爱岗敬业，任劳任怨，执着地追寻它，尽力地干好它。只要每一件工作当成一种事业去追求，就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报，我们的精神境界就会得到升华，人生价值就会得到实现。二是对他人有大海一样的胸怀。做好秘书工作离不开方方面面的配合与支持。对人虚怀若谷、宽厚容人，就会走出世俗，接近崇高。这是秘

书的美德。俗话说：“有容乃大，无欲则刚”，我们要容人胜己，不嫉贤妒能，甘为他人做嫁衣、作铺垫，以“甘为人梯”的风格送温暖、献爱心，只有这样，才能赢得更多同志对我们工作的支持与合作，你工作的环境也才会更加宽松、和谐。三是对自己像旁观者一样清醒。能不能知己所长、知己所短，是衡量办公室秘书是否成熟的重要标志。知己所长，是要保持一种乐观向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不断反省自我，扬长避短，取长补短。要坚持正确的思想导向，大力提倡埋头苦干，任劳任怨的奉献意识。要经得住诱惑，耐得住寂寞，以苦为荣，以苦为乐，把精力用在想事干事上，要通过默默无闻的工作，实现自身的价值，赢得社会的尊重。

总之，作为一名合格的办公室秘书，除了要具备良好的职业素质外，更要不断提高自己的观察力和实践能力，不断提升自己的综合实力，在工作中与同事建立融洽的协作关系，增强同事对你的信任感和认同感，与大家和谐相处，就一定能成为一名合格的办公室秘书。

第五篇：浅谈办公室秘书的基本素质

浅谈办公室秘书的基本素质

摘 要：现代秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者的素质要求愈来愈高。要做一名合格的办公室秘书，必须具备扎实的文字功底，敏锐的政治头脑，刻苦的学习态度，较强的交际能力，熟练的协调技术，务实的工作作风。

关键词：办公室；秘书；素质。

近些年来，随着形势的发展，秘书工作内容越来越丰富，工作领域越来越宽广，工作要求越来越严格。这就需要我们不断与时俱进，开拓进取，进一步增强“讲学习、讲奉献、讲责任”的工作意识，倡导“团结、务实、创新”的工作精神和树立“精、紧、细、严”的工作作风，只有这样，秘书人员才能取得领导的信任和支持、赢得群众的认可和拥护，才能不断树立务实、创新、高效的新形象。要做好秘书工作，必须具备以下基本素质。

首先，要有扎实的文字功底。秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导攥写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是秘书应尽的责任。起草文稿，是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。

其次，要有敏锐的政治头脑。一是坚定的政治头脑。文秘工作涉及到的每一个方面，政治性都很强。在很大程度上，代表着一个部门的主张，反映着本部门的形象，连接着单位和职工的切身利益。对事关政治性的问题，善于从政治上观察、分析和处理问题，在大是大非面前头脑清醒，旗帜鲜明，立场坚定，不随波逐流、人云亦云。二是丰实的理论头脑。一个人的理论素养越高，预测、把握和解决问题的能力就越强。必须善始善终地把学习放在第一位，扎实、认真地学习马列主义、毛泽东思想，特别是邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。三是要有辩证的思维方式。随着改革的深入和社会生活的变化，人们的思维方式和价值取向正在经历一场变革，办公室秘书应在这场变革中走在前面。这就要求我们观察问题要多视角、研究

问题要多方位、解决问题要多方法。要注意思维的超前性。四是求实的科学头脑。实事求是是我们的一大工作作风，也是职业道德，工作纪律。办公室秘书想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情，都要符合客观实际。切实做到一是一、二是二，不夸大、不缩小，真实地反映客观事物的本来面目。五是精明的效益头脑。在工作措施上，要以最少的投入争取最好的效果，用最短的时间做更多的事情。在工作运作中，要讲效率、科学有序、操作规范、线条清楚。在工作效果上，要多出精品、减少次品。

第三，要有一套过硬的功夫。一是勤奋好学的功夫。在任何时候都应该有一种紧迫感和饥饿感，对知识永远保持一种旺盛的好奇心、新鲜感和求知欲。要养成一种坐得下来、静得下心、钻得进去的学习习惯。二是深入实践的功夫。办公室秘书要深入到征收管理的主战场和基层最前沿，主动、积极地与人交往，与方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放过每一个调查对象、线索、情节，做到“打破沙锅问到底”，“不到黄河不死心”，真正从实践中获取新知，收到实效。三是善于领悟的功夫。办公室的工作是与人打交道的，是学院的窗口和纽带。好的悟性是一个日积月累的过程，可在与领导和同事的接触中把握他们的工作习惯、思维方式和活动规律；在接受任务时，充分听取要求和主张，尽可能地准确理解和把握领导的意图和基层的反映，做到准确，有原则性；严谨，有逻辑性；独到，有精辟性。四是精于表达的功夫。口头表达和书面表达能力，是机关干部的基本功。特别是文字水平，是一个工作人员素质的综合反映，是办公室秘

书的最基本要求。一篇好材料要经过调研、加工、提炼、归纳、总结等复杂过程，使文章具有“真、实、准、启”的特点，让大家听后或看后能受到教育和启迪。“说”和“写”同样重要，办公室秘书都要加强锻炼，力求做到精雕细刻、千锤百炼，工作上人人都能“打通关”，个个都是“多面手”。

第四，要有一种务实的工作作风。一是对事业有春天般的热情。既然有幸走上这个岗位，就要义无反顾地投入春天般的热情，爱岗敬业，任劳任怨，执着地追寻它，尽力地干好它。只要每一件工作当成一种事业去追求，就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报，我们的精神境界就会得到升华，人生价值就会得到实现。二是对他人有大海一样的胸怀。做好秘书工作离不开方方面面的配合与支持。对人虚怀若谷、宽厚容人，就会走出世俗，接近崇高。这是秘书的美德。俗话说：“有容乃大，无欲则刚”，我们要容人胜己，不嫉贤妒能，甘为他人做嫁衣、作铺垫，以“甘为人梯”的风格送温暖、献爱心，只有这样，才能赢得更多同志对我们工作的支持与合作，你工作的环境也才会更加宽松、和谐。三是对自己像旁观者一样清醒。能不能知己所长、知己所短，是衡量办公室秘书是否成熟的重要标志。知己所长，是要保持一种乐观向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不断反省自我，扬长避短，取长补短。要坚持正确的思想导向，大力提倡埋头苦干，任劳任怨的奉献意识。要经得住诱惑，耐得住寂寞，以苦为荣，以苦为乐，把精力用在想事干事上，要通过默默无闻的工作，实现自身的价值，赢得社会的尊重。

总之，作为一名合格的办公室秘书，除了要具备良好的职业素质外，更要不断提高自己的观察力和实践能力，不断提升自己的综合实力，在工作中与同事建立融洽的协作关系，增强同事对你的信任感和认同感，与大家和谐相处，就一定能成为一名合格的办公室秘书。