浅谈学校档案管理工作的几点做法（范文）

第一篇：浅谈学校档案管理工作的几点做法（范文）

浅谈学校档案管理工作的几点做法

尊敬的各位领导、各位同仁：

大家上午好！

首先感谢局领导召开这样一次会议，给我们提供了一个相互学习和交流的平台。在此，很荣幸就我校在档案管理工作中的几点做法与大家一起分享和探讨，谈不上经验，或许是班门弄斧，权当抛砖引玉，对我校档案工作的一种鞭策和鼓励。

众所周知，档案工作是学校管理工作的重要组成部分，其重要意义在此不作赘述。我校的档案管理工作于2011年12月创建达到省三级标准，并于2014年12月顺利通过了县档案局、教育局的复查、验收，现共存有文书档案3000余件，会计档案600余卷，基建档案30余卷，教职工个人档案160余份，荣誉档案110件。如果说我校在档案管理工作中还取得了一定成绩的话，还得益于县档案局和教育局的大力支持和悉心指导。

一、校长重视、全体参与。

我校的档案工作起步也较晚，是2011年9月开始在现任校长李勇同志的重视和安排下规范创建起来的。一是在人力、物力、财力和时间等方面的保障和支持；二是工作要求明确，养成资料收集、整理、完善、归档的习惯。三是领导发挥了表率示范作用，各项工作资料收集整理得井井有条。四是注重干部职工的整体参与，增强干部职工档案管理意识，支持和参与学校档案工作。

二、健全机构、落实责任。

成立了由校长任组长，副校长任副组长，各处室负责人为成员的档案管理工作领导小组，由办公室具体牵头负责，并配备了兼职档案管理员一名，加强对档案工作的领导，做到了人员安排到位，职责、分工明确，责任落实到位。

三、完善制度、注重积累。

一是完善档案管理制度。完善的档案管理工作制度是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。我校在已有的管理制度基础上，根据实际，制定完善了《档案管理制度》、《档案立卷归档制度》、《查（借）阅档案制度》、《档案工作保密制度》和《档案工作人员岗位责任制》等8项制度。二是加强学习培训，注重积累。充分利用行政会、教职工会宣传档案法律法规，学习档案资料收集要求和方法。通过档案工作制度的完善和学习培训，使干部职工都明白自己在档案工作中的职责，对如何积累，如何收集，如何归档等较为明确，使学校档案工作保质保量完成。

四、收集归档，查漏补缺。

在积累的基础上，做好文件资料收集归档工作是确保档案材料齐全完整的关键。一是文件、基建档案、会计档案等重要档案的及时归档；二是平时工作中资料的定期归档。做到工作有计划，有总结，有过程资料，及时收集整理，根据学校档案员的建议，适时完善，定期分类归档。三是档案的查漏补缺。对于学校缺失的重要文件，及时到上级部门查找复印，补充完善、丰富档案。

五、强化业务，提高能力。

一是我校兼职档案管理员刘其芳同志责任心强、懂业务，工作严谨、认真、细致、主动。做到了“两心一勤一保持”，两心即保持工作的高度责任心和工作过程中的细心；一勤即勤快，勤于收集档案工作资料；一保持即始终保持档案工作中的主动性，积极开展工作。二是档案管理员注重学习提高。积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，不断提升业务能力。三是向经验丰富的兄弟学校取经。我校在档案达标创建中，先后到高石中心校、镇西中心校等学校参观学习，借鉴宝贵经验。四是邀请县档案局的专家到校指导。

各位领导、各位同仁，以上发言只是我校在档案管理工作中的一些肤浅做法，不当之处，敬请各位批评指正。对照档案工作的要求，我校的档案工作还存在着诸多问题，如电子档案和影像档案相对较少，硬件设施不齐备等。我校将在以后的工作中，虚心学习和借鉴兄弟学校的先进经验，加以改进，不断提高档案工作管理水平。

最后，顺祝各位领导、各位同仁工作顺利，身体健康！谢谢大家！

第二篇：事业单位登记档案管理工作做法体会

建立事业单位登记管理档案的主要目的，是贯彻实施《档案法》的有关规定，为加强对事业单位的登记管理和其他管理服务，为社会公众服务，为事业单位服务。XX年5月18日国家事业单位登记管理局印发了《事业单位登记管理档案管理办法》,对登记档案管理工作进行了具体规范。笔者认为，做好事业单位登记档案管理工作，需要从以下方面着手：

一是增强专业性培训。档案管理人员的专业知识和综合素质的高低，在一定程度上决定着档案管理工作的水平。要把档案管理列入相对稳定的工作岗位，由专人负责登记档案管理工作的同时，需要积极支持档案员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训，不断提高档案工作人员素质。目前，我市事业单位登记管理局配备了3名事登干部，具体负责311个事业单位的年检登记、网上办公、事业单位登记管理监督和档案管理工作，其工作量大，业务繁重，规范和提高事登档案管理水平，笔者认为自上而下组织专门培训，增强其专业性和稳定性很有必要。

二是注重基础性工作。登记档案资料的完整性和真实性是体现档案利用价值的关键所在。档案归档的基础性工作在于各个事业单位，我们登记管理部门需要从基础抓起。就要提高登记档案管理人员队伍的整体素质，通过举办登记档案管理知识培训班、下发事业单位登记档案标准和范本等形式，提高登记档案员的档案归档业务知识，这样就从源头规范了档案，提高了档案标准，便于后期年审、网上办公、集中进行归档等各项工作。

三是发挥档案服务工作。登记档案最终的目的就是在于“信息”服务。对内在事业单位管理上，对外在经济社会发展中都发挥着极其重要的作用。要发挥好登记档案信息服务，就必须紧密围绕机构编制工作大局加强档案管理，抓好档案管理促进机构编制工作大局这个目标，应向经济发达地区学习，汲取档案管理和开发利用的经验和做法，积极开展信息开发和档案资料编研完善工作，以提高登记档案的利用和服务价值。

第三篇：事业单位登记档案管理工作做法体会

《秘书写作》

第一章 秘书写作基础

第一节秘书写作的含义与特点

一、秘书写作的含义

秘书写作是指文秘人员因工作需要在自己的职责范围内起草完成的各类公务文书及其它应用文书的写作。它有两个基本含义，一是指秘书人员的写作行为本身；二是指写作行为所为产生的，以文字、文本为主要表现形式的成果。本书主要是指后者。秘书写作不是独立的文种或文体，而是各级各类单位的秘书人员为完成特定工作任务而写作的具有特定体式的系列文章的泛称，属于应用写作的范畴。其使用范围虽不及应用写作广，但具有应用写作的全部特性和一般应用文所没有的专业特性。

秘书写作是秘书工作的重要内容之一。有秘书工作就有秘书写作，因而秘书写作的体式与内容受到秘书工作的影响与支配。随着时代的发展变化，秘书工作的内容不断地发生变革，秘书写作的内涵与外延也在不断地发生变化。据学者考证，我国有记载的秘书工作有3000多年的历史，在这个过程中，秘书写作的体式与内容不断发展、完善、丰富，形成了自己独特的风格。早期的秘书写作以政府文告等公务文书为主。《尚书》可以看作是我国第一部以公务文书为主体的文集，秦焚书后，从汉初搜集到的28篇来看，主要是以典、谟、训、诰、誓、命、令、上书、檄、移书等形式反映政府对公共事务的处理情况。随着国家治理体制的完善，又出现了状、判、勘合等司法文书。在经济活动中，伴随着大量商品交换的出现，产生了“质”、“剂”等商务性文书。今天的秘书写作既包括各级党政机关、团体、企事业单位的公文类、行政事务类文书，也包括经济单位的商务类文书以及常见的日用类文书与宣传类文书。与过去相比，秘书写作的种类更多，内容更广，体式更完备。

历史上，秘书写作的各类文章为统治者维护统治、管理国家事务发挥了重要作用。在飞速发展的现实生活中，秘书写作的应用性更广，在政治、经济、军事、文化等各个领域都发挥着不可替代的作用。它是机关、团体、企事业单位的管理者依法行使管理权力的重要工具，也是组织与组织、组织与个人、个人与个人之间沟通信息，共建和谐社会的重要桥梁，它还能帮助有关单位总结经验、提高管理水平和工作效率。同时，秘书起草的各类文稿还能客观地反映事务的发展、衍变的过程，具有较强的史实与凭证作用。

熟练掌握常用文体的写作知识和技法是一名合格的文秘人员应具备的基本素质。

二、秘书写作的特点

秘书写作与其它各类应用文写作比较起来具有以下主要特点：

（一）受命性

秘书的职责是为单位领导或雇主的决策和处理日常事务提供参谋性、辅助性工作。政府机关、企事业单位秘书起草的各类公务文书是代表各级组织执行党和国家的方针政策、法律法规，落实上级指示精神的重要工具，要体现单位领导和领导班子的集体意志。私人秘书的写作更应是听命于雇主。因而，秘书写什幺、何时写、怎样写、写了干什幺都不能凭个人喜好自作主张，而要得到授权，受制文机关或雇主意图的制约。写好的文稿要按单位的办文程序送有关领导审核、定稿、签发。正因为秘书写作是受机关单位之命、受领导之命、受雇主之命而为，衡量其质量高低的标准不是一般的文艺学、文章学标准，而在于其是否忠实、有效地体现了组织、领导或雇主的意图。

除公务文书之外，秘书起草的单位计划、总结、经验材料、调查报告等事务性文书也同样具有受命性。有的文章从主题的确定到主要材料的选择都要按单位领导班子讨论的意见办事，调查报告等文种的主题虽不一定由领导确定，但调查目的、调查对象等都不同程度受到领导意图的影响。既使象介绍信等属于秘书职责范围内的简短应用文也不能随心所欲，而要按单位的有关规定来写。

（二）实用性

秘书写作的每一篇文章都是为人们的实际工作和日常生活服务，直接用于处理工作中的具体问题或传递特定信息，实用性是其基本属性之一。例如各级机关单位发出的行政公文是为了传达党和国家的方针政策，沟通上下左右各种单位之间的关系，使党和国家的各项方针政策得以贯彻执行；经济单位之间订立的经济合同是为了促使、监督签订合同的各方履行约定事项，保护各方的权益；公司秘书写作的各类商函是为了推销产品、商洽价格、催收款项、索赔理赔，其功利性、实用性是十分明显的。

因而，秘书写作是一种实用文体写作，具有实用性，不同于大家过去所接触到的文学写作。文学写作是一种审美创作的过程，它通过塑造艺术形象给人们以精神愉悦，满足人们的审美需求，审美是其最主要的特征。

（三）真实性

正因为秘书写作具有实用性，是为了解决工作中的实际问题，真实性是其生命之所在。而且，这种真实性与文学创作的真实性有所不同。文学创作讲究的是艺术真实，作家可以运用形象思维，通过虚构和想象塑造艺术形象，所反映的人与事、事与理可以源于生活而高于生活。而在秘书写作中则不允许虚构与想象，是一种原汁原味的真实。文中所涉及到的人要是真人、事要是真事，来不得半点虚构。如向上级汇报工作时，所涉及到的事实，包括时间、地点、人物、事件、数据等等都必须有根有据、确凿可靠。否则，不但解决不了实际问题，反而会提供错误的信息、误导当事人、后患无穷。

（四）程序性

人们总是说文无定法，这是对一般作文和文学创作而言的。秘书写作则讲究模式与规范。这种规范有的由相关部门以法律、法规的形式固定下来。如行政公文的写作格式，写作内容范畴、写作目的等要严格按国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关要求执行，任何部门、单位或个人都不能随意更改。又如合同，《中华人民共和国合同法》（以下简

称《合同法》）明确规定了其写作的基本内容，国家有关部门也已公布了一些示范文本供人们选用。还有一些文种虽没有人硬性规定一定要怎幺写，但长期以来有着约定俗成的格式。如书信，人们一般要写清称谓、问候语、正文、祝颂语、落款、日期等方面的内容，而且还要知道这些要素谁前谁后，应置于哪个位置，如何分段空格等等，大家都习惯于这样写，很少改变。再如消息的写作，一般也多采用“倒金字塔结构”。秘书掌握这些知识对提高写作能力是大有裨益的。

此外，秘书写作的文稿往往要经过一定的程序处理才能正式行文。如秘书起草完公文后要经有关领导审核、签发后才能正式生效，不能像写普通文章那样随便。

（五）时效性

秘书写作的目的是为了解决工作和生活中的具体问题，要受到时间的限制。这里所说的时效性有两层含义。一是指秘书完成写作任务要迅速及时、讲究时效，否则会延误时机，影响工作。如单位工作计划的写作就一定要在某项工作开始之前或刚刚开始时完成，如果等到工作已告一段落再去下发计划，势必影响工作效率。二是指文章本身的功用或者效力要受到时间的限制。一般来说，秘书写作的文章都不同程度的存在着这一问题，比如合同只有在当事人约定的时间里才有效力，超出规定时间就失效了。通告的时间效力也很强，计划、总结和各种函件等也存在着时效性问题。因而，秘书在写作时除了及时迅速外，也要注意文章内容的时效性。

第四篇：加强学校档案管理工作的几点思考

加强学校档案管理工作的几点思考

03级中文本科班 夏琼

（2008年4月）

前言

档案，其法律定义为：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学术定义为：国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。可简易地表达为：档案是原始的历史记录。档案的特点表现在五个方面：首先，档案的形成的范围非常广泛。党政机关、社会团体、企事业单位以及每一个人都能成为档案的形成者；其次，档案反映的内容涉及的领域非常广，社会生活的方方面面都能在档案中得到记录；第三，档案的种类和形式多样。我们经常看到的各类文件、工程图纸、印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等，都是档案的载体；第四，档案是人们从事某项活动直接形成的原始记录，它来源于人们实际生活、工作活动产生的原始记录，是伴随人类社会活动形成的客观真实的材料；第五，档案是具有保存价值的原始材料。原始性是档案的本质属性。是档案形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，就是说档案是历史的原始记录，这决定了档案和普通图书、资料的本质区别。判断一份材料是不是档案，关键要看它是不是具有原始性。另外,档案还具有客观真实性、信息性和知识存储性。档案的作用有两个方面：一是凭证作用；二是参考作用。对于一个具体的单位或个人来说，档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映，是一个单位或个人维护自身权益的重要工具，是一个单位规范管理的基础，是积累和传播知识的重要载体，是开展单位文化建设的重要素材，是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。对于一个国家来说，档案是国家和民族文化建设的历史记忆，是传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。“ 历史长河奔腾不息，时光留下斑斑印迹；社会车轮滚滚向前，档案建立不朽功绩。孔子著《春秋》司马编《史记》，只因有了史料的记录，才使历史得以延续”，道出了档案工作的地位和作用。

学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育、教学及其有关的学校建设、财务管理等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加强学校档案的科学管理，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容。学校档案工作是学校工作和教育、教学活动的真实记录和历史反映，是党和国家的宝贵财富。依法做好学校档案工作,加强学校的档案管理，逐步实现学校档案管理工作的系统化、科学化，对提升学校内部的管理水平具有重大的现实意义和深远的历史意义。加强学校档案管理，要着力抓好四个的方工作。

一、对档案管理工作的认识要深化

档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的重要部分。重视档案工作是中央、省、市各级党委、政府的要求，也是各级各类学校建设与发展的客观要求。借助档案，我们能更好地了解过去、把握现在、预见未来。学校档案工作是学校工作的重要组成部分，是办好学校的一项最基础的工作，是学校管理不可缺少的重要环节。学校档案工作的好坏，是衡量学校办得好坏的重要标志和依据。学校是人类文明的摇篮，是思想文化的圣地。各级教育行政管理部门和学校领导，要从讲政治和实践“三个代表”重要思想的高度，认识学校档案管理工作的地位和作用，理直气壮地宣传档案和档案工作的地位和作用，真正认识学校档案是学校自身形象和价值观建设的直接依据和载体，学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校优秀先进人物的榜样力量之所以能够延绵不断地得以传承，是学校档案起到了重要的载体作用。充分认识 学校档案就是学校宝贵的财富，学校档案管理工作就是学校自身形象和价值观建设工作的重要组成部分，从而进一步重视和加强学校档案管理工作，把学校档案管理纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入有关人员职责范围。做到学校布置工作与安排相关文件、资料的归档同步，检查工作与检查相关档案、资料的归档同步，总结工作与总结相关档案工作同步，实现学校档案集中统一管理，确保学校档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、档案管理工作的制度要完善

建立和完善学校档案管理制度，就是要全面贯彻执行档案法律法规以及学校关于档案管理的各项规章制度，具体包括七个方面：

（一）严格执行规范立卷制度

建立健全学校各类档案，为学校各级领导、上级有关部门领导分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。学校领导应高度重视档案工作，确定一名校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。要 建立档案管理的常规工作制度。如收集、整理、分类、立卷、借阅、鉴定、剔除、销毁等环节要建立相应的工作 制度。

学校档案室要按档案管理的要求建立档案,认真做好归档验收工作。对整理组卷完毕的档案进行入库存前的鉴定和验收，凡不符合要求的,必须重新整理合格才能归档。按规定做好分类编号和编目工作。目录条目基本著录项目包括：顺序号、档号、题名、日期、页数、保管期限等。实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索、统计的机上操作。按照档案顺序号，依次排列上架。要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全。教务处、总务处、学生处等能部门应专设档案柜，分别明确专（兼）职人员具体管理。

及时整理，规范分类，登记归档。请示类文件的归档要附相关批复材料。上级来文的归档，需要办理并上报相关材料的，要将上报的相关材料附上。全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的人事档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届、按班分类建立。要严格做好鉴定和销毁工作。要根据归档范围和保管期限规定，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，报学校领导批准。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字。同时,要认真做好档案的收进、移出、利用、销毁等统计工作，及时报送统计报表。

全体教职员工都要明了档案收集和管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，任何科室和个人都不得把应归档的工作资料占为已有而拒不归档。任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料，不得擅自销毁文件、材料。有确需销毁的文件、材料要由档案室登记造册，经校长批准后专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时，要彻底清理文件、材料，及时办理档案材料的交接手续。

(二)严格执行质量立卷制度

要严格按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋、档案卷的规格要符合档案部门的统一要求。

卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为限；注明“短期”的一般以五年为限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。

凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据实际自行决定是否留存。

(三)严格执行档案补充制度

教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。

外来文件、函件由文书（或人事秘书）统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。

校内印发的文件是档案补充的重点，平时教务处、总务处、办公室、党支部等部门应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中移交档案人员立卷归档。各处室的报表、名册、学生素质报告存根、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交档案室。

(四)严格执行档案转递制度

教职工因工作调动，需要转递档案的，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。

(五)严格执行档案查阅管理制度

校外人员查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案；未经同意不得摘抄档案材料；同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料带出资料室。

校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。

(六)严格执行档案安全保密制度

档案资料室要符合安全保密要求，门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风；室内严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密；档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密规范要求处理或销毁。

(七)严格执行立卷归档制度

文件、材料的形成单位及教学科研课题组，要坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作纳入学校及各处室、各部门、课题组的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、考核各项工作的同时，布置、检查、总结、考核档案工作。

凡是反映学校重大工作与活动，具有考查利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料，必须字迹、图象清晰、书写工整，所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。用传真纸打印的必须进行复制。计算机打印的文件材料应使用激光打印，严禁使用喷墨打印、色带打印，否则不能存档。立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。凡反映学校重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的文件，列为长期保管；凡是在短时间内对学校有参考利用价值的，列为短期保存。

三、档案管理工作人员要敬业

“兰台天地宽，档案似河长。职业无高下，品流有尊卑。名利淡如水,事业重于山。天高任鸟飞，海阔凭鱼跃。冷门热心干，兰台谱新章。功业留天地，光辉照人间。”（云南省档案局馆长杨汝鉴：《兰 台 颂》）这组诗句既道出了档案工作的地位和作用,更讴歌了档案人的职业风范和敬业精神。加强学校档案管理工作，要求档案管理人员要做到政治强、业务精、作风正，切实履行档案管理人员的工作职责：一要 坚持原则，作风正派，做党的政策的模范执行者。二要 忠于职守，遵纪守法，确保档案的绝对安全。三要 掌握档案工作专业理论，精通档案工作业务。四要 不断提高管理水平，更新知识，适应形势发展需要。五要 及时填写充实档案。六要 严守岗位，不擅离职守，节假日要做好值班工作。档案工作者要立足本职默默奉献，干一行、爱一行、专一行，在平凡的工作岗位上建功立业，成为档案管理的行家里手，为构建和协社会，为改革开放和教育事业发展作出积极贡献。

档案管理人员要切实做好档案的保管和整理，随时把散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化。做到依法按章收集档案材料，严格遵守档案工作制度；规范档案分类，保持档案的完整性和系统性，以便档案的保管和开发利用。

四、档案管理工作措施要到位

学校档案工作是一项很平凡而又非常重要的基础工作。学校档案不仅保存着学校历程的记忆和学校办学成就的辉煌，而且承担着为学校发展、规范管理、教育教学的推进提供保障和支撑的艰巨任务。加强学校档案管理工作，必须全面落实档案法和档案管理工作的各项制度和措施，确保工作到位。

（一）坚持“三纳入”、“三同步”原则

把档案管理工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入

学校管理制度，纳入有关人员职责范围，做到学校布置工作与安排相关文件资料的归档同步，检查工作与检查相关档案资料同步，总结工作与总结相关档案同步。确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，努力开创档案管理工作的新局面。

（二）建立、完善学校档案信息库

学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人。因此，要建立、完善学校档案信息库，实行计算机辅助档案管理，将目录输入计算机，实现检索、统计的机上操作，并纳入校园网统一管理和开发利用。要利用各种机会和场合，理直气壮地宣传档案和档案工作的地位和作用。通过的积极宣传和光辉业绩，去影响和感召领导，争取领导的关心、重视和支持，加强对档案工作的领导和指导，增加对档案工作的投入，不断改善档案工作的环境和条件，使档案工作真正成为学校工作离不开、令人敬慕的重要工作。

（三）切实做好档案的保管

学校档案的保管要实行“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。档案库房要保证通风、干燥，配备必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施，要有可靠的防盗设施。综合档案室要由专人管理，库房四周无危及库房安全的隐患，避开易燃易爆物品，避免将档案库房设在底楼或顶楼，库房内应做到无杂物堆放，安装有防盗门、窗或其它一些防盗设施，安装有防光窗帘，配备有灭火器，档案箱柜内放置防虫、防霉的药品，切实做到“八防”，即：防高温、防潮湿、防光、防尘、防有害气体、防有害生物、防火、防盗等。同时，应定期检查档案保管情况和数量，发现问题及时解决。

学校档案室要严格执行档案保管的有关规定，对整理组卷完毕的档案进行入库存前的鉴定和验收，凡不符合要求的，必须重新整理合格才能归档。档案室要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全。认真做好档案统计、补充、销毁等工作。

（四）重视电子文件的归档工作

要参照国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，结合电子文件的特点，将反映学校主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，即“双套归档制”。

电子文件的归档应做到：一是齐全完整。凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交。尤其应注意相关电子文件的支持软件和管理数据的收集。二是真实有效。归档的电子文件应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改记录予以归档，各种文件的草稿、定稿根据需要决定是否归档。有条件的机构应采用电子文件签署技术，以便确认电子文件的有效性。三是格式规范。对于归档电子文件应有格式方面的要求，这是保证电子文件长期可读性的一个极为重要的问题。我国规定归档电子文件的格式应为工业标准。四是一式两(三)套。物理归档的电子文件一般要求有一式两套脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。必要时还可以一式三套，其中两套封存，异地保管，以提高安全性和可靠性。五是经过整理。归档的电子文件应经过一定的整理和编辑。要对电子文件的载体简单整理，在载体或其包装盒表面贴上标签，注明编号、名称、密级、保管期限、软硬件环境等。整理完毕后，还应填写统一的《归档电子文件登记表》，内容包括电子文件形成单位、硬件环境、软件平台、应用软件、文件题名、形成时间、文件性质、类别、载体编号、保管期限等。归档时应将电子文件及其机读目录、登记表同时移交给档案部门，归档电子文件登记表如果是数字形式的，还应附有纸张打印件。物理归档的电子文件应与相应的机读目录存在同一载体上。

（五）做好档案的开发和利用工作

要重视档案的利用，充分发挥档案的作用，使死档案成为活档案，使档案为规范学校管理服务，为教育、教学工作服务，为推进新课程改革服务，为提高教育、教学质量服务，是学校档案工作的出发点和归宿。学校的文书、教学档案为教师的教学经验的积累和教师的考核、职称晋升等提供了依据材料。这些档案材料真实地反映了学校在过去的教学内容、方法、途径、特色和效果，具有重要的利用和推广价值。档案工作要适应经济建设和形势的发展需要，优化服务方式，积极主动地提供档案材料。为此，必须健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的《学校档案检索目录》等编研材料，利用电脑开发档案信息资源，为教育教学服务。更好地为教学管理和教学研究服务，方便老师们查阅、使用。要推行学校档案目录在本校校园网教学资源栏目上公布，方便教师备课查阅。

服务是档案工作的主题，档案管理的目的就是为了更好地提供利用档案，满足学校各项工作的需要。档案的提供利用不仅指被动的查、借阅工作，也包括主动为领导、为同事、为当前的某些工作提供有价值的档案。因此，只有做好了档案的提供利用工作，档案的价值才能体现出来，档案工作的重要性也才体现得出来。档案提供利用时，要认真做好查、借阅的登记工作，并对一些产生明显利用效果的档案利用事例及时进行登记。

学校档案提供利用方面，要坚持借阅制度，认真办理档案的出借、查阅手续，做好借阅记录，对借出的档案，要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告报校领导。学校根据情节轻重，对责任人给予必要的教育和处理。档案室应提供检索工具，指导档案利用者查找档案，并解答利用者的各种有关问题。

学校档案开发利用方面，要组织专业人员利用教育教学档案编辑各种形式的教育、教学参考资料，如教育、教学经验汇编、优秀教案汇编、优秀课件汇编、优秀试题汇编等，为教育、教学提供信息服务。加强档案现代化、信息化建设，以先进的服务手段和服务方式，提高服务质量和服务效率。档案数字化和信息网络化是时代发展的必然要求，档案信息开发利用工作必须与时俱进，抓住发展的机遇，积极争取将档案信息化建设纳入当地政府的电子政务工程中，把各级机关档案信息化建设与机关办公自动化结合起来，从基础设施建设、档案资源的信息化、网络化建设等方面入手，尽快实现档案信息利用网络化，提高服务效率，方便查阅利用。积极开发档案信息资源，努力培养学校教职工的档案意识，扩大档案部门影响力；增强各级领导和各部门利用档案决策的意识,进一步提高领导决策依赖档案程度。档案部门应通过展览、咨询、宣传、教育、服务等多种形式有计划地在全校教职工中普及档案知识、培育档案意识。围绕学校中心工作、重大决策和社会重大政治、经济、科学、技术、外事等活动及热点、难点问题，积极主动开发档案信息资源，通过多种途径多种方式为校领导决策、为学校发展和建设、为广大教职工提供档案信息服务。采用各种形式向公众介绍馆藏、公布利用方式和程序，开通咨询电话和网页，为校内外档案利用者提供及时有效的优质服务。

参考书目：

1.《中华人民共和国档案法》 ；

2.《中华人民共和国档案实施办法》；

3.中央办公厅 国务院办公厅关于《机关档案工作条例》； 4.国家档案局关于《档案专业人员职务试行条例》； 5.国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》;6.省档案局 省政府信息化工作办公室关于《云南省电子公文归档管理暂行办法》；

7.《国家标准：电子文件归档与管理规范GB/T18894-2002》。

第五篇：档案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）学习、宣传、贯彻《档案法》及《档案法实施办法》，对档案工作有部署、有检查、有切实可行的考核办法、奖励措施。听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）机关档案工作已纳入机关工作计划或目标管理。

（3）机关档案工作已列入分客领导的岗位责任制，作为考绩内容。机构人员

（1）建立了与本机关档案工作任务相适应的综合档案机构。

（2）配备了与本机关档案工作任务相适应的档案人员。

（3）所配档案干部具有大专以上学识水平，经过市级以上档案专业五门主要课程的培训和业务培训。

（4）档案人员忠于职守、遵守纪律、熟悉业务。管理体制（3分）

（1）明确有1名机关领导分管档案工作；明确有1名机关综合部门负责人主管档案工作。

（2）对档案和档案工作实行了综合管理，即对本机关档案工作实行了统一领导、统一制度、统一标准；对本机关各种门类、各种载体的档案实体及资料实行了集中保管。

（3）建立了以机关档案综合管理机构为中心的档案管理网络。职能任务（7分）

（1）对本机关文书部门和业务部门形成的各种门类和载体的文件材料归档工作进行了指导和监督；并将文件材料的收集、归档工作列入了有关人员、部门的职责范围。

听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）对本机关所属单位的档案工作开展了正常的业务指导与监督工作，并取得了显著成绩。5 管理制度（5分）

制订了符合规范化的档案管理制度：立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等制度。并得到落实。业务联系（3分）

（1）主动接受档案行政管理机关的指导与监督，切实改进本机关的档案工作。

（2）积极参加协作组活动，并较好地完成档案行政管理部门交办的任务。

二 保管设施（15分）用房（5分）

（1）有保管档案的专门库房。

2．5

现场考核

（2）档案库房安全适用，有防火、防盗、防鼠、防尘、防强光、防潮等措施。

2．52

装具（10分）

（1）有足够的档案柜、箱，并统一规范。

2．5

（2）配有温湿度计、消防器材、吸尘器、去湿机。

4．5

（3）档案库房和柜箱内配有防虫、防霉等药物。

三 业务建设（40分）立卷（16分）

（1）采取了与本机关工作相适应的立卷方法。现场考核，查看有关文件，抽查案卷（跨度较长）

（2）制订了本机关的档案分类类目、归档范围、保管期限表，并符合业务建设规范。2

（3）归档文件材料齐全、完整，归档率、完整率达95%。

（4）1986年来档案立卷质量基本符合《机关档案工作业务建设规范》要求：组卷合理，保管期限划分准确；案卷标题拟写准确；案卷封面按规定填写清楚；卷内文件排列有序；卷内目录清晰；备考表填写完整；装订结实整齐，装具统一规范。

（5）档案字迹材料基本符合国家有关规定的质量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各种门类、各种载体档案的接收工作，对档案资料实行了集中保管。2 各类档案实体（人事档案除外）与目录未实行统一管理的酌情扣分。

（2）应归档保存的各种门类、各种载体档案的资料收集齐全，归档及时。

整理（8分）

（1）各类档案、资料均已整理编目、上架，并符合规范编制了目录号，无积存文件。4 现场考核

（2）已按机关档案、资料的内容和载体，制订了统一的、科学的分类方案。

（3）已按不同门类、载体和不同的保管期限分别排列，并做到规范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷内材料不少于三种；有档案资料存放示意图。

现场考核，查看有关原始资料

（2）测记库房温湿度正常，在高温、高湿季节采取了积极措施。

（3）档案基本无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等现象，并开展了定期检查、有原始记录。

（4）对永长破损、褪色档案进行了修复或复制，并80%完成。

鉴定统计（3分）

（1）建立了档案鉴定工作制度，成立了鉴定小组，定期进行鉴定、销毁工作，手续完备。

1（2）档案的收进移出登记及时，统计数据准确，帐物相符，各类档案统计台帐齐全。1

查看有关文件、台帐，查看原始记录。

（3）准确编制档案工作情况统计年报，上报及时

移交（2分）

（1）按规定向档案馆及时移交档案、案卷质量符合进馆要求。

（2）档案人员工作变动时，交接制度健全、移交手续完备。

四

利用服务（20分）

检索工具（9分）

（1）按不同门类、不同保管期限，不同载体分别编制室藏全部档案的案卷目录。4

如编有其它简便适用的检索工具可予适当加分，计算机检索档案可加1分，加分不超过2分。

（2）永久、长期档案全部编制了全引目录或文件卡片。

（3）有文卷号索引，并有五种专题目录（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）档案人员熟悉室藏，调卷迅速准确，四分钟内准确查到一份永久和长期档案。2

现场考核查看有关材料

（2）有档案资料查借阅和利用效果登记簿，并坚持做好利用效果收集工作。

（3）编有利用事例汇编。

编研（6分）

编有：（1）全宗指南；（2）组织沿革；（3）发文汇编；（4）基础数据汇编；（5）专题汇编；

（6）机关历年大事记。

如编定了有衫价值，能反映本单位特色的可以适当加分；加分不超过2

中华人民共和国档案法

第一章 总 则

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用，第二章 档案机构及其职责

第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

第三章 档案的管理

第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。