电大形成性考核(办公室管理(行政管理))答案(1.9.5版（推荐五篇）

第一篇：电大形成性考核(办公室管理(行政管理))答案(1.9.5版

第1题: 按照会议的规模分类，数人到数十人的会议，算()A小型会议 第2题: 会议为议事而开，要讨论的核心内容，即为会议的())C议题 第3题: 不属于书面形式的会议通知的是()A电话通知 第4题: 电脑、投影、白板属于会议的()A演示设备 第5题: 隆重典雅是()会场的装饰要求A纪念会 第6题: 展览会布置要求()B新颖别致 第7题: 不属于会场装饰物的是()。A饮用水

第8题: 会议通讯录的主要信息一般不包括()。B出生年月

第9题: 报告会“会务要点”说明有误的是()D报告会结束就算完成了报告会所有工作

第10题: 以与媒体单向沟通为主，重点在组织发言人将事先准备好的内容报告给记者们以期理解和支持并广为宣传的会型是()C新闻发布会

第11题: 签字仪式会场布置时不应该()。C准备好签字双方座位,主方座位居右

第12题: “朝鲜核问题六方会谈”是涉及朝、中、俄、韩、美、日六国之间的谈判，这种多边会谈，应该将会场格局布置为()。C多边形 第13题: 董事会、院务会等会议属于()。C工作会

第14题: 会议简报编写要求“新”，指的不是()。A要提出新人 第15题: 哪一项不属于会议保健工作()。C会场设置保安人员

第16题: 会议记录主体部分是会议内容的记录，这部分不包含()。D出席情况

第17题: 召开人代会应该在会场装饰的花卉是()。A君子兰.铁树.万年青 第18题: 在庆祝开业时，用的花饰形式是()。D花篮 第19题: 会议日程表属于()。B会议程序性文件 第20题: 会议中心文件不包括()。B讨论稿

第21题: 制定会议的议程首先要明确()。D会议目标

第22题: 为了压缩会议的时间，提高会议的效率，对于代表的口头报告一般要求()。B只涉及最重要的项目或者需要集体进行讨论的事项

第23题: 小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于()的位置。B远离入口处.正A门

第24题: 会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适，一般不用考虑会议的()。B时间

第25题: 会议信息从内容方面划分可分为()。B指导性.宣传性信息 第26题: 会议文件分发传递的正确步骤是()。C登记.附清退目录.装封.发出

第27题: 会后不需要立卷归档的会议文件资料有()B重要文件 第28题: 会议决定事项的传达要求是()D及时主义

第29题: 一般研讨会、汇报会、座谈会等小型会议最好用()记录法。B精要 第30题: 刻录机的读写速度是用“倍速”表示的，8X表示每秒钟能够传输()的数据。D1200KB

第31题: “××省商业储运公司关于××FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的()”，括号处应填写的最恰当的文种是()。D商洽函 第32题: “人是能够制造和使用生产工具的动物。”此句话所用的说明方法是()。A定义

第33题: 《国务院关于加强水土保持工作的通知》，其主题词是()。A农业 水土保持通知

第34题: 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现的同步传输，因此需要()。D配置视频设备

第35题: 在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可()会议。B直接使用带有免提扬声器的电话机

第36题: 在会议文件审核修改之后，要由()进行终审。D主要领导或者主管领导

第37题: 与会人员交费的计算公式正确的表述是()。C预期的与会人员人数X预期陪同人数X交费额-交费折扣额

第38题: 会议的主题除了要有切实的依据之外，还要()。C结合单位的实际情况

第39题: 在会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为()。D损益平衡表法 第40题: 在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容()。C是否偏离了会议的主题

第41题: 会议文件的归档应()。C遵守档案制度 第42题: 会议纪要的拟写要求是()。D忠于会议实际

第43题: 举办会议既要确保会议质量，又应遵循()的原则。B勤俭节约 第44题: 礼宾次序亦称礼宾序列。它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾()平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题。D尊卑有序

第45题: 会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流交换意见、达成协议等。会谈的内容比较正式，而且()较强。A专题性 第46题: 应邀赴家宴时，到达时间应该()。B稍晚几分钟 第47题: 会议的其他要素包括()。ABCD

第48题: 从系统工程的角度看，会议是组织运作中的一种管理方式。会议能在如下哪些方面发挥管理功能()。ABCD

第49题: 以分散方式召开的会议包含()。ABCD

第50题: “会海”的危害有()。A造成..B造成..C滋长..第51题: 提出会议议题有()种情况。A由秘书C由领导 第52题: 确定会议场所要做到()B附属C大小D地点

第53题: 日常办公会、座谈会等小型会议，宜采用的桌形有()。A圆形BX圆形D长方行

第54题: 会前准备应注意的问题有()。A反复C安排D集中 第55题: 签到方法主要有()。ABCD

第56题: 会议经费预算的原则为()。A精打C遵守D量人 第57题: 分发会议文件时要注意()。A登记C准确D保密 第58题: 会议记录内容包含对会议的描述，即要交代()。ABCD 第59题: 会议简报的要求是()。ABCD

第60题: 会议通讯录的主要信息包括()。ABCD

第61题: 做好会议后的检查催办工作必须依靠一整套科学的方法和制度来保障，包括()。A加强B建立D健全

第62题: 工作会议的特点是()。B会议C议题

第63题: 代表会议的特点是()。B代表会议依法C代表会议依法权利D代表必须依法

第64题: 与会人员一般包括()等。ABCD

第65题: 签约必须在()的基础上进行。A形成B双方

第66题: 五位公司高层开会讨论公司重大人事变动事项，从会议规模和涉密角度看，这个会议应分别属于()。B机密D小型

第67题: 会议策划方案一般包括会议()。A筹备D预算

第68题: 检查会场布置的情况应注意的方面是()。A领导B旗帜D会标 第69题: 在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到()。A在人B及时

第70题: 提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要()。A广泛C进行

第71题: 会议营销预算内容中一般包括()。A寄送B宣传C宣传

第72题: 会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，其中包括()。A会议定场B展览C视听

第73题: 提出会议预算方案，要拥有()。A成本B效率C时间

第74题: 会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持()原则。A时间C及时D全面

第75题: 会议总结的目的在于()C积累D检查

第76题: 会议主持人评估的要素包括()。A对会B业务C对会

第77题: 在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：按来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列、()。A不排列B按时间D按来宾 第78题: 选择恰当的会议地点要综合考虑的因素有()。ABCD 第79题: 在确定会议住宿地点之前，应随意抽查()的设备。B双人C套房D单人

第80题: 会议组织方在去接待会议的酒店做考察之前，应先具备以下条件()。A合同条款B候选名单C会议明细

第81题: 会场的主席台和场内座次一般根据()安排。B是否C职务D选举 第82题: 会场的附属性声像设备包括()。C电脑D立体

第83题: 会议召开前，秘书一般应在会议主席的桌位上放置()。A会议文件B会议日程D上次

第84题: 会议议题性信息包括()。C预算D各项

第85题: 会议签到时发给与会人员的文件一般有()。ABCD

第86题: 提供给新闻单位的图片、表格和音像资料要重点审核()。C秘密D产权

第87题: 会议安全保卫人员的职责包括()。ABCD

第88题: 影响接待规格的因素有()。A对方与B突然D上一次

第89题: 了解来访者的基本情况，应包括其所在单位的全称、()、姓名、性别、身份、民族（国籍）、宗教信仰等。ABCD

第90题: 在拟定接待计划时，要与()沟通情况并报请上司审批。C下级D本单位

第91题: 劳动标准法的构成为()。A标准法C工作D工资

第92题: 劳动保障法的构成为()。A就业法C劳动福利D社会E职业 第93题: 劳动关系转变为劳动法律关系的条件为()。C存在E存在 第94题: 劳动法律关系主要包括的类型为()。A行政C合同E服务

第95题: 劳动法律关系的特征包括()。A其内容B具有C双方E是劳动关系 第96题: 劳动者成为劳动法律关系主体的前提条件是必须具有()。C行为D劳动权利

第97题: 劳动法律关系的构成要素分别为劳动法律关系的()。C主体D客体E内容

第98题: 法律通常将自然人分为()。B完全C限制E无劳动

第99题: 打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（）A姓名,部门

第100题: 秘书要围绕工作中心，突出重点，根据()来确定督查工作任务。B上司的工作

第101题: 邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致（）。A应提高

第102题: 准确地突出来访者的身份，是对（）的尊重。B来访者

1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。(√)2如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会议室，等客人进入后，再轻轻关上门。(√)

3办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。(×)

4没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。(√)

5代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。(√)

6商务着装基本规范符合身份、善于搭配、区分场合，因场合不同而着装不同。(√)

7政府采购的管理机关是政府财政部门。(√)

8办公资源的管理方式依单位规模大小而有所不同，一般而言，规模较小的单位主要由人事主管来负责。(×)

9不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。(√)10在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。(×)

11假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。(×)

12承袭上一年度的经费，再加上一定比例的变动的预算方法称为传统预算法。(√)

13制定采购预算方案首先要确定预算的核算基数。(√)

交际应酬要讲求实效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。(√)

51．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？（D）。A．用后跟着地走路

B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C．男性在任何场合都可戴着手套握手

D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰 52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（B）。A.以右为次 B．以右为尊 C．以后为次 D．以左为尊 53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（D）。A．向上司报告 B．送礼

C．写信 D．查证消息的可靠性 54．文员协助举行宴会时，不用考虑（D）。

A.宴会的形式与气氛 B．交通是否方便 C.有无停车场 D．有无休息室 55．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（C）。A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好

B．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行 C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可 D．午宴一般不设固定席位，以便于客人社交

56．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（D）。A．用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔 B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物 C．口内含有食物与人说话

D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去 57．以下餐巾的使用方法是正确的（C）。A．中途离座，把餐巾放在椅子上 B．用来擦刀叉 C．用来擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服领口里

59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（C）。A．应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜 B．白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水

C.未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内 D．文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意 60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）。A．通知上司家人把衣服送达 B．自己到上司家里去拿 C．让上司自己去家里更换 D．去买新的服装

61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（B）。A．语句要简短 B．由过程先说 C.利用重复的效果

D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言 62．接受忠告的正确反应是（D）。

A．以烦躁的倾听 B．尽量把责任推给别人

第二篇：电大-最新-办公室管理形成性考核册答案

办公室管理形成性考核册答案

办公室管理作业1（第一、第二章）

一、单选选择题

1、B

2、D

3、A

4、C

5、A

6、A

7、D

8、C

9、B

10、A

二、判断题

1.V

2.V

3.V

4.V

5.X

6.X

7.V

8.V

9.V

10.X

三、简答题

1、简答办公室的主要特点。P5（说明：这表示要参考教材第5页的内容，下同）

（l）辅助性：办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助性。办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下，充分发挥自己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。

（2）综合性：办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门；办公室工作也是一项综合性的工作．办公室工作是多元化的。

（3）服务性：服务性是办公室工作的本质属性。办公室的设立与工作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要，为领导工作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。

2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。P8

善谋：能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要“参”到点子上，“谋”到关键处，往重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。

3、简述办公室设备使用规范。P16

（l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。

（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务．

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85%，湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

（6）如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。

（7）使用电脑时要做到；不要让阳光改射电脑，以免机壳老化，不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄温电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘．不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；不要使用来历不明的软件，防止病毒浸入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护错施．不要白己随意处理电脑硬件故障．不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。

4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

①储藏间或物品柜要上锁，确保安全。②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。

③在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方；新物品置干旧物品的下而或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前而，易干找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到． ④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤办公用晶应保存在干燥和通风好的房间中。若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。⑥订立物品发放制度，确定物品发放人。

办公室管理作业2（第三、第四章）

一、设计题

调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。

P34

1．调研工作的准备阶段（l）准备调研内容：

①确定调研课题：领导提出、有关部门确定、调查者自选。②选题要求：既要注重现实意义，又要具有前瞻性．既要注重领导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、热点、难点问题，又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。③选题原则；价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。（2）调研课题的审定：

一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准．重点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式，经专家评审、领导批准来确定。

（3）成立调研小组，确定调研人员：

成立调研小组时要考虑的因素包括，成员应具备良好的政治业务素质；有调研需要的专业能力或专家成员．有丰富的调研经验；注意新老搭配，以便成员相互取长补短．少而精，避免人浮于事。（4）调研任务前的准备工作：

学习和掌握与课题相关的党和国家的方针、政策、规定等；查阅与课题相关的研究成果和文献资料；学习与课题相关的自然科学和社会科学知识；了解与课题相关的背景资料。（5）明确调研各阶段的任务和要求：

①调研的初期，要求明确调研对象的性质和发展方向。②调研的成长期，应当明确如何使调研对象进一步发展，主要是

理清思路、摆明措施。

③调研的成熟期，应当讲清楚如何使事物进一步完善提高。④调研的末期，拟定调研提纲。调研提纲的内容，主要包括调研的目的要求，调研的对象、范围和方式方法，调研的时间、步骤和过程，调研的人员组织与注意事项，调研经费的预算等。2．调研工作的实施阶段

实施阶段是调研工作的中心阶段。其实施步骤为：确定调查方法，搜集、整理调研材料，综合分析调研材料。

（l）调查方法主要包括全面调查法、重点调查法、典型调查法、抽样调查法、问卷调查法、观察法、试点调查法、开会调查法、访谈法、网络调查法、BS（Brain-storming头脑风暴）法、专家调查法、哥顿法等。小提示：各调查方法常综合、交替使用。（2）搜集、整理调研材料，要求全面、系统、丰富、充分、多多益善。

（3）认真分析调研材料，综合提炼调研成果。3．调研工作的完成阶段

本阶段的主要工作是撰写调研报告，其中包含确定主题、选用材料、拟写提纲、按纲写作，修改定稿五个步骤。

（l）确定主题：主题要正确、新颖、鲜明、集中、有一定高度。（2）选用材料一：材料要具有典塑性、生动性、新颖性，多样性和准确性等特点。

（3）拟写提纲：注意观点和材料，大纲和细目的统一，如“导引

案例一案例1”。

（4）按纲写作：如表3-1所示。

（5）修改定稿：检查所用资料是否有误、观点是否明确、语言是否流畅、有无错别字、标点使用准确与否等。

二、案例分析题

***示例分析

秘书李敏每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。

秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。

秘书小刘上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。

***点评：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。可见，李敏符合要求；小王的工作存有误区；小刘工作不合要求。

***工作程序

加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。

秘书对日常环境的管理包括3个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。

1.保持你所参与的公共区域整洁(1)要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。

(2)正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。

(3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。

(4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。

2.保持你的上司的工作环境的整洁

(1)经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。

(2)每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。

(3)经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。

(4)对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机;对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。

(5)上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。

(6)经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理，时刻保持良好的状态。

3.整理个人工作环境

办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光，并成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。

(1)办公桌的必备物品及其整理

摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。

①电话。

②电脑。

③参考书。

④文具用品盒。

⑤文件夹。

⑥办公桌抽屉。

(2)整理办公桌的技巧

要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下5个步骤：

①将不常用的东西转移到其他的地方。

②清理过期的文件。③注意你的电脑显示器。

④充分利用办公空问。

⑤清理旧的阅读材料。

办公室管理作业3（第五、第六章）

一、单选选择题

1.A

2.C

3.C

4.C

5.C

6.B

7.D

8.D

9.C

10.C

二、判断题

1.X 2.X 3.V 4.V 5.V 6.V 7.V 8.X 9.V 10.X

三、简答题

1、简要回答公文写作的五部曲。P105

公文说什么 领悟核心思想

内容是在什么背景下产生的内容是怎么表达的是否符合国家公文格式标准。

第一步，公文说什么，领悟领导意图；要求准确、全面地提炼领导意图，增加“贴近度”。

第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。

第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：模式化思维方法，对象化思维方法，辩证思维方法，散点思维方法，求同存异思维方法。

第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求：格式，公文的包装；主题，公文的灵魂；材料，公文的血肉；结构，公文的骨骼；语言，公文的细胞。目的明确，行文有据；主旨单一，内容合法；文字表达准确、鲜明、简练、得体。

第五步，符合国家公文格式标准―《党政机关公文格式》（GB/T9704一2012）。

2、简要回答起草请示的“五步棋”。P110

起草请示的思维模式――沿着以下“五步棋”思路走（l）因为什么请示――对于原因、目的的说明。（2）请示什么问题――提出请示的主题内容。（3）怎样解决问题――提出解决问题的建议或方案。（4）请求上级回复――结尾用语的使用。

（5）有无附件需要说明――根据需要确定附件的使用与否。

3、简述公文校对工作要求。P127 答：可答P127倒数第6行的内容； 也可以参考下面的内容：

首先，要看文稿的标题是否准确，如有的将请示、报告混淆，通报、通告混淆等情况；也有时不注意标题中的词语前后颠倒；文件的标题是否缺项（单位加事由加文种）。

第二，查看公文发文字号中的年份是否用六角号〔〕括起来的，因为一般人不太注意这些地方，在实际使用中，这个括号的用法可谓是五花八门，有用方括号的[]，有用这种的【】，也有用圆括号的（）。这都不对，一定要使用国家标准规定的六角括号，这才是正确的。

第三，在审稿时遇到文稿有序号的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序号的使用有没有问题，要全文检查核对一下，是否前后统一、有无断号、重号。

第四，文稿中数字方面出错比较常见，如有的文稿开头讲说有五个方面，可能后面只讲了四个方面；也有的讲话稿开头说讲“两个问题”实际后面是三个问题；另外有人名字的也要仔细检查核对，是否有差错，人数是否有出入。

第五，文稿中的时间，即年月日，不论是正文中，还是文末落款处，出现这种时间就要认真审核是否有误，特别是每年的年初，这个时段的文稿在年份上最容易出错，一不留神就会弄错，所以一定要记得核对。

第六，注意文中的标点符号。在公文文稿中，对于常用的标点符号通常情况下也是有统一的规定，按照规范要求，在公文中正确使用标点符号。常见的错误主要表现为：有的文件以“为??。”为开头，这里的句号应该为逗号。有的在“第一”、“首先”等序号后边该用逗号的用了顿号，有的在序号加括号如（1）（2）后边不该再加标点的加了顿号。还有不注意标点的人一逗到底；也有在修改时只修改文字，没有注意到标点符号。

第七，文稿中的错别字。在公文文稿中，如果出现错别字，在这种情况下，将会影响公文的严谨性和权威性。撰写公文文稿要一丝不苟，完稿之后需要进行审核。在文字输入方面，五笔、拼音应用比较广泛，在用五笔进行输入时，通常情况下容易产生形状相似的错字，而用拼音输入法则容易产生同音别字。在审稿时要有针对性的进行审核，以提高工作效率。

第八，有的固定语句一般都是观点性的，所以使用必须准确，审稿时要特别留心；另外要看的是文章的首尾是否呼应；标题和结尾用语是否对应，例如请示的结尾要对应“请批复”，报告的结尾要对应“请审示”等等。

第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、专业名词、计量单位、技术术语（遇有不确定的，要请教或咨询有关专业人员）、符号等是否准确。

第十，公文的纸张尺寸、字体字号、字距行距等排版格式是否符合规范要求，在审核过程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合规范的地方。在有的文稿中，同一级小标题的字体、段落间行距出现不一致的情况，这种情况是复制文件的过程中，没有对文件格式进行调整造成的。

所以说审稿不能急于求成，要静下心来，不厌其烦。否则一旦疏忽大意，出现差错，便会带来不可挽回的后果。

4、简答电子公文处理过程的五个环节。P143

电子公文处理过程可分为五个部分（电子公文的生命周期）（1）创建：根据一定的规则建立电子公文。

（2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。（3）交换；按始发者意图进行跨系统的公文传递。

（4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。

（5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

办公室管理作业4（第七、第八章）

一、填空题

常用礼貌用语七字诀：

与人相见说“您好” 问人姓氏说“贵姓” 问人住址说“府上”

仰慕已久说“久仰” 长期未见说“久违” 求人帮忙说“劳驾”

向人询问说“请问” 请人协助说“费心” 请人解答说“请教”

求人办事说“拜托” 麻烦别人说“打扰” 求人方便说“借光”

请改文章说“斧正” 接受好意说“领情” 求人指点说“赐教”

得人帮助说“谢谢” 祝人健康说“保重” 向人祝贺说“恭喜”

老人年龄说“高寿” 身体不适说“欠安” 看望别人说“拜访”

请人接受说“笑纳” 送人照片说“惠存” 欢迎购买说“惠顾”希望照顾说“关照” 赞人见解说“高见” 归还物品说“奉还”

请人赴约说“赏光” 对方来信说“惠书” 自己住家说“寒舍”

需要考虑说“斟酌” 无法满足说“抱歉” 请人谅解说“包涵” 言行不妥“对不起” 慰问他人说“辛苦” 迎接客人说“欢迎” 宾客来到说“光临” 等候别人说“恭候” 没能迎接说“失迎”

客人入座说“请坐” 陪伴朋友说“奉陪” 临分别时说“再见”

中途先走说“失陪” 请人勿送说“留步” 送人远行说“平安”

二、简答题

1、简述公共关系的三大构成要素及其原则。P167 1）公共关系的三大构成要素包括：社会组织――主体；公众――客体；传播――手段。

（2）公共关系的原则：公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通，始终如一，开拓创新，整体统一。

2、提高会议质量的主要方法和措施。P148

l）严格执行会议审批制度，不合乎条件的会议一律不开。（2）建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度。（3）科学、有效、充分地做好会议准备工作。（4）严格控制会议人数，不允许无关人员与会。

（5）保证会场秩序，禁止无关人员随意入场、与会人员中途退场。（6）议题应集中，日程要紧凑，尽量缩短时问，保证与会者精力集中。（7）充分运用现代化的技术手段。电话、录音、录像、电脑等设备有助于提高信息传递的效率和质量，能节约时间、缩短会期、提高会议效率。

（8）提高会议主持人和与会者的开会水平。

（9）制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管效果的倾向，以保证会议的有效性。

3、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？P147

（l）会前：会议是否确有召开的客观必要性；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位．各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。（2）会中：会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升格或降格；会议节奏是否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开；会议是否守规守法，一切应有条不紊地进行，主持人和与会者是否掌握了科学的方式方法。

（3）会后：评价会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益．

4、简述会务管理的要求。P156 l）会务的含义：指有关会议议程安排的事务，有关某些团体组织或会议的事务。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作等。

（2）会务管理的含义：指有关会议议程安排事务的计划、组织、控制等工作。

（3）常见的会务管理：主要有针对代表会议、全局性会议、专题会议、办公会议、座谈会议、学术讨论会议、新闻发布会议、听证会议、仪式典礼会议、培训会议、网络会议等会议的会务管理。

第三篇：2014电大行政管理专科办公室管理形成性考核册全答案)

办公室管理形成性考核册答案（仅供参考）

作业1

1．将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表

序号 国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企）[文书撰写] 按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容 2 [文书制作] 复印资料。打印文稿及表格 3 [文书处理] 在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4 [档案管理] 档案管理。[会议组织] 安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6 [调查研究] 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。[信息资料] 准备好公司要公开的资料； 收集及整理各种信息 8 [信访工作] 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9 [接待工作] 接待来访宾客； 接待宾客和员工的来访。10 [协调工作] 以电话往来维持和外界的良好公共关系。11 [督查工作] 督导一般职员或速记员。12 [日程安排] 替上司定约会并做好记录； [日常事务"] 阅读并分类信件 通讯事务、电话； [办公室管理] 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 15 [其他临时 以速记记下上司交待的事项； 执行上司交办事项办的事项-] 16 替上司申报交纳所得税及办理退税。外出办事，如银行、邮局等。

2、公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：

（1）信封、纸张；

（2）软盘、光盘等；

（3）铅笔；

（4）圆珠笔；

（5）签字笔或钢笔；

（6）修正液或修正带；

（7）印盒；

（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；

（9）小刀；

（10）日历等；

（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。

3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最 佳。

（2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的 工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

其次，说明三个步骤之间的关系。

三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。

4、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计 划书，不要抄袭。

5、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方 法的认识。

1．请示方法和报告方法； 2．计划方法和总结方法； 3．受意方法； 4．传达方法； 5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法； 7．分工方法与合作方法。

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文 件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易 于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显 得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根 本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学 们在回答本题时要加以注意。

作业2

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

（1）都应先问好，再传达自己的信息；

（2）都应保持耐性、热情的态度；

（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

（4）都应简明扼要表达自己的意思。

异：

（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

二、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些？

1、询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。

2、平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。

3、最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。

4、如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

（1）按照收件人的姓名分拣；

（2）按照邮件的重要性分拣；

（3）按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

（1）上司正在开会时；

（2）上司繁忙时；

（3）上司即将外出时；

（4）远道来访或有重要事情的来访时。作业3

一、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。

1、注意把握时间，灵活的话，可以以端茶、递交文件等提醒会议人员注意节奏；

2、主题；这是一个相当重要的环节，在议题上一定要扣紧；

3、发言顺序；这个直接关系到会议质量，一般的顺序是先谈问题，再表扬，最后总结；

4、中场休息，这个时间要选择合适；

5、会议人员的座位次序，这个关系到他们是否能及时的发表意见。

二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。

日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年 度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的 会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从 早到晚的业务活动。

各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。

(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。

(2)制定约会计划。约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。

如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。

(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有

关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。

(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。

旅行用品一览表

·信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票

·笔记本

·地址目录：电话、传真等号码

·日历卡

·世界各地时间表

·国际电话号码表

·文件夹

·商业名片

·声像材料

·手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等

·现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡

·相关档案

·旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍

·日程表、约会安排表、时间表和计划表

·护照、签证等

·钢笔、铅笔

·回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子

·图章和印泥盒

·急救药盒

四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛 巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所 以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的 关系来协助他解决私人的事务。

财物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪 金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票

簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

5、举办一般规模的宴会,需要做哪些工作,请列出相关要点,并选择其中某一项工作，作出较为具体的说明。答：

1.根据参加宴会的人选地点，定档次 2.发请帖

3.确定参加人员，订餐

4.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。5.到时间正式进行。

文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行，可以采用倒计时的方法，将以上内容再细化成更详细的表格，逐项确定时限，要求负责人完成进度，在宴请的当天，文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排，有否临时发生的问题，如有应尽快给予解决，文秘人员在宴会当日应负责招待的工作，迎客、带路，宴会结束分送纪念品礼物，以及送客，要提醒客人带回代办保管的物品，会后协助收拾会场。

作业4

一、简要阐述社交话题的选择原则。

合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；

（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等；

（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；

（5）积极、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

（5）夸耀自己的话题。

（6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？

印章的使用的主要形式为：

（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自 行更正的凭信。

三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办— —注办。

分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告 之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行 公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

4、按照文书立卷特征立卷，主要有几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。

本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。1．类型：

（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

2．按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。

同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。

五、简要说明电子文件归档的基本方法。

电子文件归档一般采用以下方法：

1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。

2、压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。

3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上.

第四篇：电大 办公室管理形成性考核册

国家开放大学，办公室管理作业答案

办公室管理作业1（第一、第二章）

一、单选选择题

1、B

2、D

3、A

4、C

5、A

6、A

7、D

8、C

9、B

10、A

二、判断题

1.V

2.V

3.V

4.V

5.X

6.X

7.V

8.V

9.V

10.X

三、简答题

1、简答办公室的主要特点。P5（说明：这表示要参考教材第5页的内容，下同）

（l）辅助性：办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助性。办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下，充分发挥自己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。

（2）综合性：办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门；办公室工作也是一项综合性的工作．办公室工作是多元化的。（3）服务性：服务性是办公室工作的本质属性。办公室的设立与工作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要，为领导工作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。

2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。P8 善谋：能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要“参”到点子上，“谋”到关键处，往重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。

3、简述办公室设备使用规范。P16（l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。

（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务．

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85%，湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

（6）如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。

（7）使用电脑时要做到；不要让阳光改射电脑，以免机壳老化，不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄温电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘．不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；不要使用来历不明的软件，防止病毒浸入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护错施．不要白己随意处理电脑硬件故障．不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。

4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。P20 ①储藏间或物品柜要上锁，确保安全。②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。

③在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方；新物品置干旧物品的下而或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前而，易干找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到． ④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤办公用晶应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。⑥订立物品发放制度，确定物品发放人。

办公室管理作业2（第三、第四章）

一、设计题

调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。

P34

第五篇：2012年电大办公室管理形成性考核册答案[范文模版]

办公室管理形成性考核册答案

作业1 1．

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表 序 国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企）1 [文书撰写] 按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容 2 [文书制作] 复印资料。打印文稿及表格 3 [文书处理] 在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4 [档案管理] 档案管理。5 [会议组织] 安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6 [调查研究] 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7 [信息资料] 准备好公司要公开的资料； 收集及整理各种信息 8 [信访工作] 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9 [接待工作] 接待来访宾客； 接待宾客和员工的来访。10 [协调工作] 以电话往来维持和外界的良好公共关系。（空）11 [督查工作] 督导一般职员或速记员。（空）12 [日程安排] 替上司定约会并做好记录；（空）13 [日常事务"] 阅读并分类信件 通讯事务、电话； 14 [办公室管理]（空）办公室环境的布置和整理,保管办公室

设备及用品 15 [其他临时交办的事项-] 以速记记下上司交待的事项； 执行上司交办事项 16（空）替上司申报交纳所得税及办理退税。（空）17（空）（空）外出办事，如银行、邮局等。

2公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：

（1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等；（3）铅笔；（4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔；（6）修正液或修正带；（7）印盒；（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（10）日历等；（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

3简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。

（2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的 工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

其次，说明三个步骤之间的关系。

三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的

过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结

果对下一次的计划有所帮助和启示。

4、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

5、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。1．请示方法和报告方法； 2．计划方法和总结方法； 3．受意方法； 4．传达方法； 5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法； 7．分工方法与合作方法。

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一

份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显

得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根

本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题

目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。

作业2

1、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

（1）都应先问好，再传达自己的信息；

（2）都应保持耐性、热情的态度；

（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

（4）都应简明扼要表达自己的意思。

异：

（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

2.怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有那些？

需要掌握四个情况：一是了解领导的工作。二是了解领导的性格。三是了解领导的意图。四是了解领导的作息时间。

平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。

3、简要回答邮件分拣的一般标准。

（1）按照收件人的姓名分拣；

（2）按照邮件的重要性分拣；

（3）按照收件部门的名称分拣。

4、怎样处理上司不在时的邮件？

领导不在秘书处理信件或邮件时，应该将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。把寄给上司的信件或邮件连续编号。

(1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。

(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。

(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。

(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。

(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对 方何时可以得到回复。

(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样。

5、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

（1）上司正在开会时；（2）上司繁忙时；（3）上司即将外出时；（4）远道来访或有重要事情的来访时。

作业3

1、提高会议效率，文秘人员应注意那些方面，请列出相关要点。

工作会议注意事项（1）、会议通知：会议通知的发放时间一般是会前一周发放，以便于参加会议的人员做工作计划（紧急会议可以电话通知）。

会议通知的内容应包括如下几项：

会议标题：标题要简洁、明了，要突出会议内容。

会议时间：具体开会时间，会议地点：具体开会地点（如果是在外部开会要具体详细，最好附带行车路线，在会议地点摆放指示牌）

会议内容：具体工作会议的内容。参会人员：具体参加会议的人员。

署

名：发文单位/部门的署名、日期（在通知的右下角）（2）、会议材料的准备：会议材料最好要提前一天准备好。

3、会议会场布置：①、会议条幅：要提前一天制作好并认真仔细检查条幅的内容的正确性（特别是要注意词义的具体情境），最好在会议的前一天下午挂好（会议在第二天上午召开）或上午挂好（会议在当天的下午召开）；②、音响、话筒:会议前一天要把音响、话筒调试好（注意话筒的电池有无充足的电量，最好换未经使用的电池）；③、投影设备：会议前一天要调试好；④、桌椅位置的摆放：位置的摆放要讲究次序，特别是领导的座次（具体情况具体分析，一般情况下领导是很在乎的，一定要小心哦），领导出席牌的排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人员的倒茶工作，领导到茶水到，工作后勤人员要具备基本的礼仪常识。⑥、签到表：一般的会议要准备签到表，要求到会的各位签到，一边留底登记。⑦、会议纪要：一般会以结束后有会议记录人员撰写会议纪要，纪要会议的主要内容，留底

存档，作为历史资料。

社会化大生产和快节奏生活要求节约会议成本，提高会议效率，这也是企事业单位提高经济和社会效率最本质的要求。要提高会议效率，文秘人员必须注意以下几点：

1、遵循法律法规

2、合理确定会议目标

3、确定必要的与会者

4、减少会议数量

5、缩小会议规模

6、简化会议程序

7、缩短会议时间

8、控制会议经费

9、分析会议成本

2、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。

日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年

度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的

会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从 早到晚的业务活动。

各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

3.文秘人员应为上司的商务旅行做好哪些准备工作？请列出工作要点。

(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。

(2)制定约会计划。约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。

如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。

(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。

(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。

旅行用品一览表

·信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票

·笔记本

·地址目录：电话、传真等号码

·日历卡

·世界各地时间表

·国际电话号码表

·文件夹

·商业名片

·声像材料

·手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等

·现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡

·相关档案

·旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍

·日程表、约会安排表、时间表和计划表

·护照、签证等

·钢笔、铅笔

·回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子

·图章和印泥盒

·急救药盒

(5)行李问题。上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李。文秘人员通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些信息。而且经常旅行的人总是增加他们的个人保险金以获得毁坏、损失的赔偿。要准备随身携带的行李，有些。主管人员短途旅行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格的公文包。可以把衣服放在下格，这样下飞机可直接去约会，而不必先去旅馆放行李。

4、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛 巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

财物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪 金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

5．举办一般规模的宴会，需要做哪些准备工作，请列出相关要

点，并选择其中某一项工作，做出较为具体的说明。举办一般规模的宴会，需要做如下工作：

1、客人的选择

2、确定时间

3、会场的选择

4、拟订菜单

5、寄发请柬

6、席次的排列 以会场的选择为例：

决定举行宴会后，要及早选定会场。会场的选择应配合宴会的性质、客人的数目以及预算费用等，如果是新建筑物落成，多半在自己公司举行。应注意下列几点： 1）宴会的形式与气氛 2）交通是否方便 3）场地大小是否合适 4）菜式 有无停车场

作业4

1、简要阐述社交话题的选择。

合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；

（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等；

（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；

（5）积极、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

（5）夸耀自己的话题。

（6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

2、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？

印章的使用的主要形式为：

（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自 行更正的凭信。

3、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办— —注办。

分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告 之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行

公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

4、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。

类型：

（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征

立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联 系和处理情况，运用最广泛。

5.简要说明电子文件归档的基本方法。

（1）将应归档的最终版本的电子文件存入磁、光介质上，脱机后可存放在别处；

（2）采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上，但采用压缩工具的过程必须统一，规范；

（3）将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上。对备份系统归档一般在局域网或其他网络环境下采用；

（4）采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式，一般适用于永久和长期保存的电子文件的归档，这种方法应在两种载体中同时保存规范的机读目录，并在两者间建立便于检索的联系。

备用题

一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

口头语言的基本特征：

（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。

（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。

（3）有歧义。因为汉字一音多字。

（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规 范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。

敬语使用的一般场合：

（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。

（2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要 使用敬语。

（3）敬语一般针对：

年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；

有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。

二、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。

（1）通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；

（2）通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以 提供档案外借；

（3）根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；

（4）利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；

（5）以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提 供咨询服务；

（6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；（7）通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。