XX医院会议管理制度

第一篇：XX医院会议管理制度

XX医院会议管理制度

为认真贯彻落实中央、省、市关于厉行节约反对铺张浪费的有关要求，加强医院会议费管理，进一步控制和精简会议，节约会议开支，特制定本制度。

一、会议管理原则

（一）坚持“规范、务实、节俭”的原则。严格控制各类会议、培训、仪式、论坛等活动，可开可不开的会议一律不开，能合并开的合并开。

（二）严格会议审批。凡以医院名义举办的各类会议、培训等活动，要依次报经主管院长、院长审批同意方可举办，大型会议活动、大额支出等要经院长办公会研究批准。

（三）会议实行预算管理。会议承办科室应于召开会议前将会议的报批材料（会议名称、内容、时间、地点、参会及工作人员数、会议预算等）按程序报财务科、主管院长、院长审批。无计划、无预算的会议原则上不得召开，如遇特殊情况必须召开的临时性会议，必须经主管院长审核、院长批准后统一安排，否则不予报销。

二、会议费用控制

（一）会议费开支范围。会议费开支包括会议房租费（含会议室租金）、伙食补助费、交通费、住宿费、专家费、办公用品费、文件印刷费等。

（二）严格控制会议费用。会议费用在预算范围内由承办科室统一管理，应本着节约的原则使用，不得超支。

（三）会议费报销。会议费原则上在会议结束后7天之内办理完毕，实行一会一报销，报销时经办人需提供会议预算、发票等等相关材料，严格遵循报销程序，由科主任、财务科、主管院长、院长逐级审核后予以报销。

三、办会要求

（一）提高会议质量，精简议程，减少会议期间的一般性事务活动，尽量缩短会期，提倡开短会、讲短话，力戒空话、套话

（二）合理选择会议地点，一般原则上在医院会议室召开，简化会场布置，工作会议不摆放花草、不制作背景板；一般不印发领导讲话，不发放文件袋（包）、记录本和笔，不摆放水果、香烟。

（三）会议不安排宴请，就餐一律为自助餐，且只安排来宾。濮阳市区以外的与会人员确需安排住宿的，一律安排在市定点接待宾馆。要尽量减少医院参会服务工作人员，尤其是住会人员。除必须住会会务组成员外，其他工作人员原则上回家住宿。

（四）会议期间，不得组织游览及与会议无关的参观。

（五）加强监督检查，严格执行纪律，会议费支出情况要经医院财务监督小组审核，定期公布。

第二篇：医院会务管理制度,医院会议管理制度

医院会务管理制度

医院会议是安排、布置重要的工作，传递和反馈医院各种信息的主要途径，完善的会务管理制度是各类会议正常召开的基础保障。

一、院长办公室负责承办院长办公会、院周会、行政交班会、全院职工大会以及院长召集的各种主题会议和医院领导委托承办的其它各类会议。

二、党委办公室负责承办党委会、党员大会、支部书记会议。工会负责承办职工代表大会、工会会员代表大会、工会委员会、女职工委员会等。

三、其它业务性会议，如科主任会议、护士长会议、学术委员会等，分别由医务部、护理部、科教部等有关部门承办。

四、承办具有一定社会影响力的大型会议及重要的外事接待活动，由院长办公室负责或配合有关主管部门拟定接待工作，安排会议议程，并将会务接待工作进行分解，分别落实到各职能部门，各部门在接到任务后立即开展相应的工作，共同配合，保证会议的顺利召开。

五、各部门承办会议须提前到院长办会室进行登记，院长办公室根据登记情况制定下周各类会议时间安排表，报院长审定后，于每周末发至全院各科室，各科室根据会议安排按时参加会议，承办会议的部门负责会务工作。

六、院长办公室根据每周会议安排表，提前准备好会议室，包括桌椅摆放、灯光调试、音响设置等，应保证各类会议的正常召开。

七、会议承办部门要拟定好会议议程，在会议前一天呈送会议主持人，并负责通知有关领导和人员参加会议，会前须提前半小时到达会场，按时清点到会人数，及时催请未到者。

八、承办会议的部门负责做好会议记录，会后及时整理会议纪要，并报院长审阅，一般要在会后一日内印发至院领导和相关部门。

九、会场照相、摄像可根据需要由承办部门自行实施，也可进行申请，院长办公室予以支持。有关会议的图片资料应在会议结束后由院长办公室整理，年终交医院档案室。大型会议及重要外事接待活动的媒体宣传与沟通，由党委办公室负责。

十、医院会议室由院长办公室统一管理和安排使用，任何部门未进行登记不得随意使用，当会议较多发生冲突时，由院长办公室做好协调工作。

十一、院长办公室要负责保管会议内所有的财产和设备，未经允许不得擅自外借或私自使用；同时要保持会议室的清洁和卫生，督促保洁人员按时清扫。

第三篇：医院行政会议管理制度

医院行政会议管理制度

第一条

院长办公会由院长主持，不定期举行。院级领导参加，研究布置全院性工作。第二条

院行政办公会：两周一次。由院长主持，职能科室负责人和有关人员参加。传达上级指示，研究和安排工作。

第三条

院周会原则上每两周一次，星期一下午召开。由正、副院长主持，科主任、护士长、科室负责人参加。传达上级指示，小结上期工作，布置本期工作。

第四条

职工大会：每年1~2次，由院领导主持，全院职工代表参加，传达上级指示，总结、布置医院工作或布置临时性中心工作，表彰好人好事。

第五条

科主任会：每月一次，由分管院长或医务科长主持，医务科、临床、医技科主任参加。汇报研究及交流医疗、管理、科研、教学等工作。

第六条

护士长例会：每月一次，由护理部正、副主任主持，各科室、病区护士长参加。总结、布置护理工作。

第七条

科务会：每月一次，由科室正、副主任主持，全科人员参加。传达医院各种会议精神，检查各项制度和工作人员职责执行情况，总结和布置工作。

第八条

门诊例会：每月一次，由门诊部主任主持，所有门诊科室负责人参加，研究解决医疗质量、工作人员的服务态度、急诊抢救、病人就诊以及急诊管理等有关问题协调各科工作。

第九条

行政会议要求：

（一）做好会前准备。

（二）议题明确，中心突出。

（三）主持人要掌握开会艺术，围绕主题，把握时间，注重实效。

（四）参会者要准时到会，不得迟到、早退、无故缺席。开会时集中精力，不讨论与议题无关的内容，将手机调为静音。

（五）建立会议制度，由院办公室考核并做好记载，每季度公开一次，考核情况与奖惩挂钩。

医院领导定期直接听取意见制度

第一条

为密切联系全院干部职工，增进医患沟通，加强民主监督，及时解决干部职工及患者的实际问题，特制定院领导定期直接听取意见制度。

第二条

参加听取意见日领导排序：院长→行政副院长→业务副院长→院长助理（依次轮流值班）

第三条

听取意见日时间安排

每月的十日、二十日的下午设为院领导听取日，工作时间半天（遇法定假日延至假日后的第一个工作日）

第四条

接待地点

在负责听取的院领导办公室。第五条

听取日前期准备工作

听取日前期准备工作由办公室负责，在听取日前一天完成。

（一）安排好院领导听取日值班表。值班表由院办每季度排定一次。

（二）及时联系，确保领导到位。院办提前一天通知到人。值班表一经排定，不再随意变动。院领导如遇特殊情况不能参加接待，须由本人与其他领导商调或委托院办调整。

（三）准备好听取群众来访登记表。第六条

听取程序

（一）全院职工、患者及家属均可利用这一时间，采取电话、书面或到领导办公室座谈的方式汇报工作，反映问题，提出意见和建议。

（二）院领导听取、了解来访职工、患者及家属反映问题，必要时，通知有关责任科室到场接待处理。

（三）由院领导提出处理意见，或与责任科室负责人当场研究后提出处理意见。

（四）由接待的院领导向来访群众答复与沟通。涉及医疗纠纷等医患矛盾的，要积极引导来访人员依照法律法规的有关规定程序处理。

第七条

交办、督办、反馈、建档

（一）交办。在来访接待中不能当时处理的，由接待的院领导在登记表中批示，提出意见，再由院办向有关承办科室交办，限期办结。登记表原件留存，复印交办。

（二）督办。来访接待日交办的信访案件，由院办负责跟踪督办。

（三）反馈。承办科室应根据院领导的批示要求及时查办，不得推诿、拖延、敷衍，一般要求在一周内办结，并将办理情况以书面形式向参加听取日的院领导汇报。

（四）建档。院领导听取日来访登记表等有关材料由院办保管、归档。第八条

院领导职责

（一）院领导按时间安排表依次轮流值班接待来访者；

（二）如遇特殊情况不能接待，可由本人与其他领导商调，或告知院办临时调整；

（三）文明接待，做好记录并作出批示。

第四篇：株洲神农康复医院会议管理制度

株洲神农康复医院

会议管理制度

为规范会议管理，提高会议质量，促进良好会风的形成和良好作风的培养，特制订本制度。一】会议计划

1）院委会

院委会由院委会主任（董事长）主持。参加人员：各分管院长、医务科、护理部主任。会议内容：主要是研究决定医院发展建设、民主管理、人事调配等工作中的重要问题。院委会研究决定的问题，由分管院长与有关职能科室组织实施，院部负责协调督促并及时向董事长报告。

2）院务周会

院务周会由常务副院长主持。参加人员：各分管院长、医务科、各科主任、护士长、住院总。每周召开一次，周五下午进行。会议内容：总结当周工作，包括医疗质量、病人管理、服务态度、制度落实以及传达院委会精神；协调医疗、护理及各项管理工作中存在的问题；同时布置后期工作。

3）护士长例会

护士长例会由护理部主任主持。每月召开一次。会议内容：总结当月护理工作，包括护理质量、护理文书书写情况、各项制度落实、服务态度等，并布置下月工作。

4）科室晨会

科室晨会由科室领导主持。会议内容：传达院务会和院部各种会议精神；检查各项制度和科室工作人员职责的执行情况；听取值班医护人员汇报急诊入院及危重病人情况，进行交接班。解决本科室医疗、护理以及管理工作中存在的问题；布置当日工作。

5）全院职工大会

全院职工大会会议内容和时间根据工作需要由院部组织，全院职工参加。

二】会议通知

例会除外，其他会议必须提前一天（紧急情况另定）以板报或电话形式通知与会人员。三】会议签到

院内各种会议（全院晨会、科室晨会除外）均施行个人签到。

四】会议纪律

与会人员应做到不迟到、不早退，有事不能参会应提前请假。会议期间应管理好通讯工具，保持会场安静；不做与会议主题无关的事情。

五】定期通报会议纪律执行情况

院部将对会议纪律执行情况定期上报，对无故不参会的，将与科室或个人绩效考核挂钩。

株洲神农康复医院院办

2014年3月26日

第五篇：会议管理制度

会议管理制度

一、目的及适用范围

1.为全面掌握公司各方面情况，及时解决实际工作困难与难题，公司各级应定时召开不同层次的工作会议。

2.会议是公司处理重要事务、实现科学决策的重要途径，也是信息沟通、协调关系的重要手段。

3.为加强各中心、部门之间及时的交流和沟通，加强对各项工作的及时检查和信息反馈，提高会议的效率与效果，从而达到工作经验共享，相互学习，相互提高，特制定本管理制度。

4.适用范围：本管理制度适用于公司各部门及分（子）公司。

二、职责定义 1.行政人资部: ①制订和修订公司会议管理制度； ②负责各类会议的组织及会务工作；

③根据需要，配合各中心、部门例会及专题会议的会务工作； ④负责公司会议场所和设备的日常维护和管理； ⑤负责会议资料的归档管理。

2.各部门及分（子）公司（以下统称“单位”）： ①负责按本制度定期或不定期组织召开本单位会议； ②负责本单位会议记录整理及归档工作。

三、会议类型

（一）公司年会

1.目的：为与公司全体员工共同总结、回顾公司上一的工作、明确新一的工作任务和措施。通过对已取得业绩的总结，增强员工的集团荣誉感，通过对未来内关键事项或事关全局的焦点、热点问题充分讨论，集中全体员工的智慧，并最后形成公开、民主的决策。

2.会议成员构成：公司全体员工。

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3.会议召开：会议每年召集一次，安排在春节前或后两周左右召开，如果遇其他情况不能如期召开，则由总经理另行决定会议召开时间。

4.会议召集和主持：公司年会由总经理召集主持；如公司年会后有年会活动，则由行政人资部负责组织。

5.会议事项: ①总结、回顾公司上一工作； ②表彰上一先进集体和个人； ③计划公司新一的工作任务和措施。

6.会务工作：公司年会会务工作由行政人资部负责，由行政人资部根据工作需要协调总公司及各部门配合；会务具体工作包括组织总结会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。

（二）公司经营总结会

1.目的：为与公司全体管理人员共同总结、回顾公司上一的工作、明确新一的工作目标和任务。

2.会议成员构成：由总经理、副总经理、总经理助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成，在总经理认为有必要的情况下，可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加，听取他们的意见。

3.会议召开：会议每年在年会前召集一次，与春节前的最后一次经营管理办公会安排在同一时间。

4.会议召集和主持：由总经理召集主持。5.会议事项: ①总结、回顾公司上一工作；

②明确各部门、分（子）公司新一的工作目标和任务。

6、会务工作：由行政人资部负责会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。

（二）经营管理办公会

1.目的：经营管理办公会是公司日常经营管理事项的决策机构，审议、决议公司内外经营事项，落实公司远期及近期工作规划。

2.会议成员构成：经营管理办公会由总经理、副总经理、总经理

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助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成，在总经理认为有必要的情况下，可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加，听取他们的意见。

3.会议召开：会议一般每月的月30日或次月5日前召集一次，安排在公司会议室召开，如果适逢节假日，或遇其他情况不能如期召开，则由总经理另行决定会议召开时间。

4.会议主持：会议由总经理或总经理指定一名副总经理召集并主持召开，如总经理遇特殊事务不能参加，由总经理指定副总经理主持。

5.审议事项：包括经营方针与计划事项；公司组织机构与制度事项；公司财务事项；项目经营事项；办公事务事项；月度述职。

6.决议方法：经营管理办公会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由总经理最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①经营管理办公会一经形成决议，由相关部门经理负责，及时贯彻决议内容，并负责本部门的执行工作；决议内容如需变更，其决定权在总经理；

②部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向总经理报告；公司行政人资部负责会议决议实施的监督及落实。

8.会务工作：经营管理办公会会务由总经理办公室或行政人资部经理或指定助理负责。会务工作包括：会议通知、会议资料准备，包括要求与会各中心、部门在会前提交《工作汇报表》（附表1：《工作汇报表》），以便会议讨论及决议；会议记录与纪要整理。

（三）项目例会

1.目的：会议的目的在于促进各中心、部门与项目间的信息沟通，谋求相互间的配合协调，紧密各部门的工作联系。

2.会议成员构成：项目例会参加人员为各相关部门负责人及其他相关人员。

3.会议召开：根据项目要求及进度定期安排会议。

4.会议主持：会议由项目主管领导主持，如主管领导由于特殊原因不能亲自主持会议，可指定其他人员主持。

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5.审议事项：报告上一阶段的工作落实结果，共同探讨下一阶段的工作内容与重点，确定工作目标。借此，公司各中心、部门与项目部可彼此了解现况，并商讨在工作进展过程中所遭遇的各类问题，与会人员可提供有关的策划意见或向相关部门提出管理建议，促进各部门与项目部更加紧密合作。

6.决议方法：项目例会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由项目主管领导最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①项目例会一经形成决议，由相关部门经理负责，及时贯彻决议内容，并负责本部门的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在项目主管领导；

②部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向项目主管领导报告。

8.会务工作：项目例会会务工作由项目部门负责，会后应形成会议纪要。

（四）专题会议

1.目的：为了动员各方力量来配合解决工作过程中出现的一些较重大事项，达到与各中心、部门及分（子）公司更好地协调工作、征求其他部门处理意见。

2.会议成员构成：参会人员由主要责任部门指定。如主要责任部门认为需要总经理出席会议，或总经理认为有必要出席会议，则经总经理本人同意可安排总经理出席。

3.会议召开：

①专题会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可召集有关人员开会商讨；

②专题会议为不定期性的临时性会议，当一个专题需要多次的研讨才能定案时，可以相互约定次数与日期，但仍应以一题一会为原则。

4.会议主持：会议由该专题的主要责任部门召集并主持。5.审议事项：工作过程中出现的某一个专门问题。

6.决议方法：专题会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导

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最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①专题会议一经形成决议，由主要责任部门指定相关人员负责，及时贯彻决议内容，并负责本专业/中心、部门/分（子）公司的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导；

②各指定相关人员有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导报告。

8.会务工作：

①专题会议的会务工作原则上由主要责任部门负责，如需公司职能部门配合，应提前三天通知该职能部门；

②每个专题会议均应形成会议纪要，由主要责任部门整理、装订后交行政人资部归档管理。

（五）晨/夕会

1.目的：为了加强职业技能教育、增强公司凝聚力、向心力，晨会对一天的工作进行合理安排分工；夕会对一天的工作进行总结与回顾。

2.会议成员构成：本部门或本门店的全体员工。

3.会议召开：门店管理每天必须召开晨/夕会；各部门可根据部门工作实际情况安排，是否召开晨/夕会。晨会召开时间在每天上班前召开，时间控制在10分钟左右；夕会在下班后的10分钟内召开，会议时间控制在15分钟左右。

4.会议主持：由部门/门店负责人主持召开，如部门/门店负责人有事不能主持会议，则由部门/门店负责人指定部门/门店主管主持。

5.审议事项：晨/夕会应有相应的会前准备（附表2：《晨/夕会工作记录表》）；晨会主要宣传公司理念、最新政策等，鼓舞士气；夕会主要针对工作中出现的问题进行总结。

6.决议方法：会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。

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7.决议执行与实施报告：

①晨/夕会一经形成决议，由相关主管负责，及时贯彻决议内容，并负责本组的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在部门/门店负责人；

②主管有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向部门/门店负责人报告。

8.会务工作：晨/夕会会务工作由各部门/门店负责，对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。

（六）部门工作会

1.目的：为了加强部门工作指导、管理与交流，达成部门成员间工作协调、促进部门合作，收集并指导部门员工在工作中遇到的问题。

2.会议成员构成：本部门全体员工。

3.会议召开：由部门负责人负责组织定期召开，一般为每周五召开。

4.会议主持：由部门负责人主持召开，如部门负责人有事不能主持会议，则由部门负责人指定部门主管主持。

5.审议事项：包括部门工作计划事项；部门与其他职能部门协调事项；部门经营事项；办公事务事项；工作进度；公司安排重要工作事项；部门应知应会学习/上传上达事项。

6.决议方法：会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①部门工作会一经形成决议，由相关主管负责，及时贯彻决议内容，并负责本组的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在部门负责人；

②主管有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向部门负责人报告。

8.会务工作：部门工作会会务工作由各部门负责，对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。

四、会议管理

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(一)会议的基本要求

1.目的明确：每次会议都应有明确的目的、议题、出席人、主持人、场所、时间、准备事项。

2.节时高效：用最少的时间解决最多的问题，不开马拉松会、议而不决的会。

3.宁少勿多：严格限制会议次数和出席会议人数，可以个别联系、小范围协商解决的问题，就不要通过会议来解决。

4.集中精力，勤于动脑，积极发言，并做到简明扼要。5.克己奉公，出以公心，坚持实事求是原则，大胆发表不同意见。6.虚心听取不同的意见，不固执己见。争议问题注意方式、方法和语气。

7.遵守少数服从多数的组织原则。

（二）会前准备

1.会议必要性的审核：会议召开前应先就需解决的问题、会议时机的选择、会议内容的安排、会议费用的支出等多方面进行分析考虑，尽可能减少会议负担。某些情况下可利用传阅文件的方式或通过现代通讯手段来代替传统的面对面的会议。对于经常性的会议，应以例会形势固定下来，以方便参会人员预先合理安排时间，避免因出席会议而影响重要工作。

2.参会人员的确定：应按解决问题的需要来确定参会者，凡对会议要实现的目标负有主要责任或与会议行动直接相关者、具备专门知识经验有助于议题深化者、对讨论的问题有决策能力者，应考虑确定为参会人员。

3.开会时间的选择：开会时间的安排考虑与会者中关键人物的最佳时间并结合大多数参会者的方便时间段，避免会议打乱公司工作的正常运行秩序，会议本身的时间根据会议的性质最好控制在3小时之内；

4.开会地点选择与会场布置：选择会议地点及会场布置要与会议的性质、内容相符合；会场环境应安静无干扰，会场空间安排要避免过分冷清或拥挤；会前应备齐会议中将用到的各种设备；公司办公区会议室的使用由行政人资部统筹管理。

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5.会议议程拟定：议程一般由会议主持人拟订，让参会者知悉各项议题的讨论顺序和时间分配。

6.会议通知的拟发：根据会前准备拟发会议通知，内容包括会议的名称、时间、地点、参会人员、议题等（附表3：《会议通知模版》）；会议通知应尽早发给参会者以方便安排时间。会议如有书面议程，应随会议通知一并发给参会者。

7.其他准备事项：由主持人指定会议记录人，该记录人员应有一定的秘书工作知识和经验，熟悉会议情况，明确会议基本精神，并自始至终一直参加会议；如果会议内容涉及公司机密，应预先考虑保密程序或措施。

8.会前准备基本工作及流程： ①拟定会议计划和工作方法；

②选定会议议题，拟定会议议程、日程和程序；

③确定出席、列席会议人员名单、分组名单和召集人，确定会议记录人，明确机密事项；

④准备会议文件、资料和用具（必要时与会者每人一套）； ⑤确定会议时间、地点；

⑥报请领导批准以上各项问题后，发布会议通知；

⑦会务分工工作：公司对内、外的会议由行政人资部负责；各部门/分（子）公司的对内、对外会议，由各部门/分（子）主办。

(三)会中管理 1.会议签到：

①参会者因故不能到会应事先请假；

②参会者要养成按时到会的习惯，不得迟到，不得无故缺席；公 司组织的会议训，通知参与的人员应按时到场，如未按时到场，部门经理及以上管理人员按每分钟5元乐捐，最高上限200元，员工按每分钟2元乐捐，最高上限80元。

③到会后首先办理签到手续（附表4：《会议签到表》）。2.会场服务：会议工作人员应做好座位引导、材料分发、会场内外联系、会议总务等具体工作，并及时妥善处理好各种临时交办事项。

3.会议主持：准时宣布开会，按议程严格控制会议进度，应注意

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引导参会者始终围绕议题讨论，并及时做出结论。

4.会中纪律：

①会议发言要紧扣议题，言简意赅； ②会上集中精力，认真聆听，不得窃窃私语； ③与会人员不得擅自中途离会；

④个人手机应妥善处理，会议开始前置于振动/无声状态或关闭，避免影响会议秩序；与会人员手机响铃，乐捐20元/次。

5.会议记录：

①会议记录应从会议组织（名称、时间、地点、主持人等）和会议内容（议题、发言、决议等）两方面真实、准确、完整地记载；

②一般日常性工作会议采用摘要记录方式，要求抓住重点，摘录要义，取舍得当；

③特别重要的会议应采用详细记录方式，要求有言必录，可考虑借助录音设备。

6.会议的一般程序。会议的层次要分明，一般分五个阶段 ： ①开会：主持人讲话，说明会议目的、背景、议题、讨论的方法和主要事项；

②提出问题：运用陈述事实、提问、阐述观点、展示资料等方法切入会议主题，尽可能的把情况介绍详细，以便与会者尽快进入角色； ③组织讨论：最好一个一个问题进行，充分发扬民主，让每个与会者都能发表意见；

④归纳总结：根据多数人的意见，归纳出正确结论；

⑤讲评会议：对各类意见、建议、提案等作出评价，布置落实会议精神、决议，指定贯彻落实的负责人。7.主持人应注意事项：

①把握开会时间，防止会议超时、松散；

②把握会议议题，引导与会者围绕讨论题开展讨论，及时纠正和制止跑题和争执，随时调整方式方法；

③议题一时难以形成一致意见的，可说明理由，中止讨论，转题； ④营造气氛，让与会者自由的表述意见，给每个人发言机会，一般不要硬性指定发言，讨论中不宜感情用事，阻碍发言；

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⑤对每一个议案，都应根据少数服从多数原则，付诸表决，及时宣布结果；特殊情况下，可由责任人裁定结果。

（四）会后工作

1.整理会议记录：会议记录作为第一手材料，是会议内容的客观反映，会后应及时整理原始记录使之完善；

2.撰写会议纪要或简报：根据会议的性质内容来决定是采用会议纪要的形式还是会议简报的形式。在整理会议记录的基础上，再进行分析、综合、提炼，选择能够反映会议宗旨和精神的内容撰写会议纪要或简报。

①会议纪要的写作要求纪实、扼要，除简述会议的基本情况外，还需阐述会议讨论的问题、基本结论、会议所做出的正式决定并指定执行人和完成时间（附表5：《会议纪要》）；

②重要或大型会议，可以简报的形式把会议情况和内容向内部或下属单位传达通报，以起到指导和交流的作用，也可在公司刊物或公司网站中刊发；

3.签发会议纪要。会议纪要写好后交会议主持人审核签发，然后根据内容的相关性和保密性等具体情况，再将会议纪要内容以全文或摘录方式印发给与会人员和有关部门；原则上在会议结束三个工作日内，主持人有义务负责安排好会议纪要的整理、撰写、签发工作；

4.会议内容保密：与会者应严格保守会议机密，对会议决定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露；对属于保密性的文件资料应妥善保管，方式散失和泄密；

5.检查催办决议事项：会议形成的决议应认真贯彻执行，会议主持人应设专人负责催办工作，定期记载催办事项的进展情况，定期或不定期向领导汇报催办事项的进展情况；

6.会议档案管理：每次会议后由行政人资部门负责，尽快把各类会议内容整理成文或收集，立卷归档，作为历史资料，加以长期保存。一般在三个工作日内完成。

五、附则

1.本制度公司全体员工必须了解、认识并能够在实际工作中遵守和执行；

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2.本制度自 年 月 日起正式实行； 3.本制度解释、监督、执行权归行政人资部。附表1：《工作汇报表》 附表2：《晨/夕会工作记录表》

附表3：《会议通知模版》 附表4：《会议签到表》 附表5：《会议纪要》/ 16

附表1：《工作汇报表》

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附表2：《晨/夕会工作记录表》

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附表3：《会议通知模版》

通知

桂林XX投资管理有限公司 [2016]司0930-14号

关于召开 会的通知

司属各部门、分（子）公司、各部负责人：

为更好的分析总结公司 月份的经营工作，及时查找问题，研究解决措施，明确 月份经营重点工作，结合公司实际情况，现就召开 月月度经营例会的相关安排通知如下：

1、会议时间：2016年 月 日（星期）8:40-9：40.2、会议地点：XX公司会议室。

3、会议主题： 月份工作总结及 月重点工作计划

4、会议主持人：

5、会议参与人：

6、会议准备：

A、各分（子）公司、部门负责人在2016年 月 日15:00前将 月工作总结和

月重点工作计划以电子文档形式发送至公司QQ号3389694289@qq.com。

B、行政部于2016年 月 日 :00前将会议例会提纲发送至参会人员邮箱，以便提前做好会议准备。

7、会议纪律：

A、所有参加会议人员需准时到场签到，并做好相关会议记录。B、会议期间通讯工具保持静音或震动。

8、附件：工作总结与计划（月）模板表.xls

特此通知

公司印章 主题词： 呈报 ：总经理办公室 抄报： 年 月 日 共印4份

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附表4：《会议签到表》

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附表5：《会议纪要》

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