第一篇:教务处学籍档案管理规定
九江县育英学校
教务处学籍档案管理规定
学校规范化、正规化管理是搞好学校的重要措施,而做好学校的学生学籍管理又是搞好学校规范化管理的重要内容。为此,对学校的学籍管理特作如下规定。
1、新生凡报名注册后,即属我校学生,学生分到班级后,由班主任立即如实填写学生学籍情况登记表,建立学生学籍档案。
2、学生学籍情况登记表填好后交由教务处管理。
3、每学期结束由教务处将表交由班主任填好本学期学生成绩和操行评定。
4、学生转学、退学必须向教务处书面述明原因,教务处同意后必须开具出相关证明,并在学籍登记表上如实填写转学、退学情况,并注销该生在本校的学籍。
5、凡接受转入的学生,必须有就读学校开具出的转学证、学生学籍登记表。重新填写我校学籍登记表,并与原就读学校开具的所有证件一并归入该生档案存档。
6、凡转学到外校就读的学生,而又没有办理转学手续的,保留其一个学期学籍,一学期后即予以注销。如果转到其它学校就读学生,要求将其学籍保留在我校的,每年必须交纳50元的学籍管理费。
7、凡在我校就读,既无相关转入证件,又未在教务处办理转入手续和未在教务处填写本校学生学籍登记表的,该生不具有本校学生的学籍。
8、凡在我校初中部学习满三年参加了中考的,高中部学业满三年并参加各科会考、符合条件,学校才发放毕业证,不得弄虚作假。
9、凡具有本校学籍的学生,在本校学习期间,有获奖或处分的情况,必须如实记入其档案。
10、凡要求留级的学生,必须由个人和家长书面申请,经学校研究同意,方可变更其学籍。否则被视为自行留级,学校不予以变更学籍。
11、任何人不得以任何借口和形式涂改学生学籍档案,变换学生学籍档案。
12、教务处必须认真管理好学生的学籍档案,不漏统漏登,坚持原则。
九江县育英学校教务处
二00八年九月
第二篇:教务处学籍自查报告
2013-2014学上学期含山一中学籍管理
自查报告
根据市县教育局关于学籍管理文件精神,结合本校实际,把学籍管理设为学校最基本的常规管理之一,切实提高学籍管理工作质量。我校已对本学期学籍工作进行了认真的自查。
一、基本情况
我校现有个三个年级,62个教学班。在籍中学生在校生3350余名,男生1987人,女生1363人。
二、学籍管理措施
(1)加强领导,健全组织。
学籍管理是学校提高教育管理水平一项重要基础性工作,是加强和规范学校管理的有效途径。为此,我校专门成立含山一中学籍管理领导小组,葛贵来校长任组长,孙之平副校长、张为才、黄立胜同志为副组长。选配业务熟练,责任心强的程锦涛、裴涛同志负责学籍信息管理工作,担任学校学籍管理员。为满足学生学籍管理工作科学、高效和规范化需要,配置专用设备,加大人员培训力度,做到组织健全、分工具体、责任到人、制度完善,确保我校学籍管理工作规范、有序。
(2)实行档案管理规范化,不断提高管理水平。
严格按照《管理规定》上初中学校应保存的学籍档案:新生名册,小学生毕业名册,初级中学义务教育入学通知书存根,未 1 报到学生名册,在籍学生名册,分年级做好各种套表及各种原始材料,及时记载学生变动情况等,能按县局有关规定,做好各项工作。
1、加强入学管理,严把新生入口关。为了做好新生入学工作,在招生前期我们就把入学通知书发到家长手中。按照因校制宜、因地制宜的原则,加强中小学入学管理,做好小升初衔接工作,严控学生流失,有针对性的解决 因各种原因引起的辍学问题。
2、强化学校建设,增加帮扶对子,千方百计确保我校辍学率控率在省定标准以下;在控辍保学工作上我们下了很大的功夫。今年我们重点放在班主任工作上,班主任加大了家访力度,请回了十多名辍学生。在控辍保学方面,学校做了不少工作。想尽办法控辍,并收到一定成效
3、及时处理学籍变动数据。对变动学生都能造册跟踪登记。转学的有转学证存根,辍学的有家访记录,毕业的有毕业证存根,建有统计总表、资料比较完善齐备,规范学籍管理工作。
(3)重视“控流保学”工作的制度建设。
1、“三册”制度。每学期开学初造学生花名册,点名簿,每年新生入学后制好学籍簿,建好了学生档案,严格实行学生“户口”管理。
2、转学、休学、退学制度。学生转学必须凭转学证明。转出学生必须由本人或学生家长申请,班主任审查同意,学校领导 2 批准、教务处办理转学证明。凡因病或其他特殊原因休学,退学的学生必须由本人申请,班主任审查同意,学校领导批准,办理休学、退学手续。凡办理了转学、休学、退学手续的学生班主任必须在学籍簿上注明转学、休学、退学的时间、原因。教务处建立了专册登记簿。未办理转学、休学、退学手续,自动不到校学习的流动生,班主任及时做好了学生、家长的思想教育工作,动员到校办理手续。对休学期满的学生,学校按时通知到校插班复学。
(4)梳理问题,认真整改。
结合本校在学籍管理工作中存在的突出问题,迅速加以整改、完善。针对双重学籍和重复学籍等问题,按照目前学生就读学校和年级为准,只保留其在学校的就读年级学籍,其它学籍一律删除。针对随意留级和不够入学年龄先入学后办学籍所造成的人籍不同步等问题,要按照学生现在就读年级重新办理学籍,原有学籍取消。不准接收没有任何手续的学生。转学必须按照同年级互转的规定办理,不准借转学之际留级。
三、存在问题
1、学生流动性大,学期初变动更新工作量大,信息采集困难。
2、农民工子女外出和转入比较随意,学校控制难。
3、尽管我校在控制流生工作方面,下了大力气,也取得喜人成果,但辍学形势仍旧很严重,还需要总结行之有效的方法控制辍学率。
4、少量档案资料还未进入电脑管理,管理措施还需进一步完善。
一学期来,在学籍管理工作中,虽然取得了一些成绩,但还存在不足。在以后的工作里再接再厉,不断简化管理工作的手续,不断总结经验,完善管理制度,努力将学籍管理工作做得更好。
第三篇:浅谈新时期电大学籍档案管理
浅谈新时期电大学籍档案管理 何荣泉
韶关市广播电视大学广东韶关
512026 摘要:学籍档案管理是教学管理和学校管理的重要组成部分,是一项政策性很强的管理工作。在新时期中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目的实践中,必须增强档案意识,使电大学籍档案管理更加科学化、规范化,以保证教学活动的顺利进行,提高教学与管理质量。
关键词:电大学籍档案;管理;档案意识;科学化;规范化;制度化 随着社会的发展、现代科学技术的进步和现代远程开放教育的兴起,电大的学生类型和专业数量逐年增加,建立完善的学员学籍档案,是电大教育管理的重要组成部分,也是保证开放教育试点教务管理质量的重要内容,更是保证电大教育质量的重要手段之一。电大有其自身的发展规律和特点,它有别于普通高校,也不同于其他成人高校或网络学院、自学考试,所以电大的学籍档案管理工作必须从自身的规律和特点出发,不能搬用或套用现成的管理方式、方法。尤其1999年中央电大启动“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来,各级电大在校生人数、专科和本科专业数量,办学规模快速增长,这对电大的学籍档案管理提出了新的要求和挑战。为进一步做好电大学籍档案管理工作,保证电大教育质量,维护电大良好的办学声誉,全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化,做到严格、严密、严肃,笔者结合自己多年的工作实践认为,新时期应从以下几方面做好电大学籍档案管理工作。
一、各级电大领导和学籍档案管理人员要提高档案意识,增强法制观念,充分认识学籍档案管理的重要性
档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观印象,也就是人们对档案的性质和价值的认识,对档案工作性质、地位和作用的认识。档案源自于各个历史阶段的人类社会活动。认真学习《档案法》和有关的政策法规,增强档案意识,是做好电大学籍档案管理工作的基础,是全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化的关键。各级电大领导要从“三个代表”重要思想的高度认识学籍档案管理工作,充分树立档案意识,真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性,对学籍档案管理工作要高度重视,把学籍档案管理工作纳入学校的议事日程和目标管理体制中,并作为考核和领导任内政绩的一个考核指标。学校分管档案管理工作的领导应该亲自宣传动员、建章立制、配备人员、检查督导,每学期要召开一次包括学籍档案管理人员在内的档案工作会议。学校领导对学籍档案管理中出现的困难和问题要及时解决,并在财力、物力上给予支持,为学籍档案管理工作走向系统化、规范化、科学化、制度化、现代化提供人力、观念、物质与良好工作环境和条件保证。
做为学籍档案管理人员首先应该树立责任意识,要有强烈的事业心,要有做好学籍档案管理工作的信心和热情,自觉地学习和掌握档案管理专业知识和技能;其次要有群众意识,学籍档案质量如何,学籍档案的作用发挥有多大,必须依靠领导和广大教职工的支持,要不断提高全体教职工对学籍档案管理工作的认识和理解,增强他们的档案意识,取得他们的支持和帮助,自己还要有不断提高业务水平的意识。
二、科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员,提高管理人员政治与业务素质
选拔学籍档案管理人员,首先要求学籍档案管理人员要热爱本职工作,对工作认真负责,坚持原则,有创新精神。由于学籍档案管理工作专业性较强,学籍档案资料的产生、积累有一定的时间连续性,是学校一个时期办学工作的真实写照与客观实据,是不可再生档案。学籍档案管理作为学校各项工作的考查凭证,它不但是学生在校期间全面、真实的反映,也为电大开放教育试点工作研究与教务管理提供依据和材料。因此,科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员,不断提高管理人员政治与业务素质,至关重要。具体措施有以下几点:(1)不断加强人员配置、知识结构合理的学籍档案管理队伍建设。要根据《档案法》、《高等学校档案实体分类法》以及中央电大对学籍档案管理工作的要求,并结合开放教育试点办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员的差异性给整个教学教务管理工作提出的新要求,选拔那些熟悉计算机知识、协作精神好、吃苦能力强、有责任心、具有一定档案专业知识和实际工作能力的同志担此重任。要求学籍档案管理人员必须持有《档案工作人员岗位培训证》和《专业技术人员继续教育证书(计算机中级培训)》,且学历层次要达标,对业务骨干要相对稳定,对那些责任心不强,工作马虎,只把自己当作一个普通的学籍管理人员,而没认识到自己同时也是一个档案管理人员,档案意识薄弱的人,学校领导要对其进行批评教育,甚至调离学籍档案管理岗位,以保证各项学籍档案业务活动的正常进行。
(2)不断加强学籍档案管理工作人员的职业道德素养。电大学籍档案管理是一项管理周期长、服务性、开放性很强的工作,是电大办学的一个窗口,完善学生学籍档案,保存好原始的、完整的第一手学籍档案资料,是非常重要的。由于电大招生的开放性、多形式、多层次,招生人数和专业数量很多,有的电大学生类型多达10种,学籍管理内容十分繁杂,日常管理工作业务量大,涉及的原则性、政策性很强,事关学员切身利益,档案内容保存和利用价值极大,是电大整个档案管理工作的重要组成部分。因此,学籍档案管理人员要有奉献、敬业和主动热情的服务精神,要时时告诫学籍档案管理工作人员,学籍档案管理工作无小事,要为学生和档案使用者提供最好的服务,要克服学籍档案管理人员待遇低、职称难评、难聘、没地位,不被人们重视的错误思想。(3)不断加强学籍档案管理人员的业务培训。为了不断提高学籍档案管理人员的业务水平,学校要定期组织学籍档案管理人员到当地档案局进行专业知识的培训学习,邀请档案局的专家、学者来校讲课,每半年组织一次《档案法》的学习贯彻,不定期举行档案知识考试或竞赛。每年还要征订一些专业期刊,如《中国档案》、《档案管理》、《档案学通讯》等供学籍档案管理人员学习,以帮助他们提高业务和学术水平。另外,要组织他们参加系统内档案专业的学术交流活动,并鼓励他们多参与档案专业的科研课题,撰写专业论文,以提高自己的业务水平,养成严谨、科学、实事求是的工作作风。
(4)不断加强学籍档案管理人员计算机操作技能的学习和培训。中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来,以学籍管理为主的教务管理系统不断升级和换代,学员学籍电子档案的不断出现,对做好学籍档案管理工作提出了更高的要求。为提高学籍档案管理人员的计算机管理水平,要有计划地对学籍档案管理人员进行计算机专业知识的培训学习,一方面,要求他们必须参加中央电大、省电大或学校自己组织的学籍管理软件使用培训;另一方面,还要参加档案局组织的档案管理软件使用培训。通过培训,以提高档案工作者利用计算机软件为学籍档案管理工作服务的能力。
三、明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围
电大的学籍档案资料极其丰富,内容繁杂,利用价值极大,属长期保存档案,明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围,至关重要。电大的学籍档案资料主要包括学员在读期间日常的学籍管理档案资料和毕业档案资料两方面。学员在读期间日常的学籍管理档案资料主要包括:(1)新生入学报名登记表;(2)招生录取审批表和花名册;(3)教学班基本情况登记表;(4)学生成绩登记总表;(5)学生学籍异动审批表(包括转学、转专业、休学、退学、勒令退学、开除学籍和复学等);(6)各类成绩表(包括统设课和省管课成绩表、自设课成绩表、免修免考报批登记表、形成性考核成绩表、实践环节成绩表、教务管理系统当前库和总库成绩表、成绩复查登记表等);(7)开放教育试点生的学期注册表、课程注册表;(8)各类短期培训教育花名册和成绩表;(9)计算机管理电子文档数据资料;(10)其它一些有关的、重要的学籍档案管理文件和资料(包括报告、批复等)。
学员毕业档案资料主要包括:(1)入学报名登记表;(2)入学通知书;(3)成人高等学校毕业生登记表;(4)录取审批表和花名册(主要是成招和普招生);(5)学员在校期间的奖惩材料;(6)学生个人成绩登记表;(7)毕业论文或毕业设计;(8)各类毕业生花名册;(9)各类学生结业花名册;(10)本科学员办理学士学位花名册;(11)毕业生资格审查表(主要是成招生);(12)普通高等学校毕业生登记表(普专生);(13)操行考核登记表;(14)毕业生体检表(普专生);(15)就业报到证(普专生);(16)计算机管理电子文档数据资料(包括高等教育学历证书图像信息采集电子注册光盘资料)。
学籍档案管理工作就是在收集以上材料的基础上,依照《档案法》的要求,按照工作程序,依据《高等学校档案实体分类法》,进行整理、立卷、保管,为最终的档案利用提供服务。
四、建立健全学籍档案管理规章制度,使学籍档案管理工作更加规范化和制度化
古人云:没有规矩,不成方圆。随着现代远程开放教育的发展,电大办学的开放性和社会性越加明显,在这种新的教育形势下,为做好学籍档案管理工作,应当根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件,结合各级电大的实际,建立和完善学籍档案管理规章制度。学籍档案管理工作的规范化主要包括管理程序规范化、管理方式规范化、专业名称规范化、学籍注册规范化、成绩管理档案规范化和毕业办证手续规范化等。学籍档案管理工作制度化主要包括学籍管理实施细则、学籍管理人员岗位责任制、学员日常管理制度、考试管理工作细则、成绩管理制度、学籍档案管理制度等。通过建立和完善学籍档案管理制度和细则,使学籍档案管理工作有章可循、有据可依、照章办事,更加科学规范。
五、积极适应知识经济时代,提高学籍档案现代化管理水平
随着知识经济时代社会信息化的逐步实现,电大学籍档案载体将由传统的“白纸黑字”逐渐转变成“电子档案”,未来学籍档案的收集、存储、管理和利用等将发生本质的变化,这就需要我们用新的思维、新的观念、新的方法去适应电大未来的学籍档案管理工作。具体地讲是:
(1)充分认识信息化建设是知识经济时代学籍档案管理工作的主线。依托日益成熟的教务管理系统,开发适应电大学籍档案管理的软件,把电大学籍档案管理逐步发展成一种信息产业。
(2)知识产权保护是知识经济时代学籍档案管理工作的重点,创新产权、知识产权二者的法律保护同等重要,要尽快突破电子档案资料的法律效力问题。
(3)创新管理机制是电大学籍档案管理的切入点,积极吸收和利用国内外档案管理的先进经验,进行管理技术创新和网络信息化管理,努力解决技术难题和网络安全等问题,从而提高学籍档案现代化管理水平。参考文献:
[1]于云秀.开放教育入学指南百问.北京:中央广播电视大学出版社,2002.2 [2]贾佳1.浅谈学籍档案管理工作[J]1,内蒙古电大学刊,2003,41 [3]董小坤.谈如何发挥成人学籍档案管理的功能作用.胜利油田师范专科学校学报,2001年9月版.(87).[4]陈东.现代远程教育学籍档案现代化管理的措施探讨.西南民族大学学报•人文社科版.2004年9月版.
第四篇:档案管理规定
档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加强档案管理,规范档案管理工作,更好地收集、保管和利用各类档案资料,为公司经营管理服务,制定本规定。
第二条 本规定所称的档案是指公司在各项工作中形成的、具有查考利用价值的各种文字、统计报表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作是公司的一项基础工作,是维护公司合法权益、防范金融风险、记载历史真实面貌、保证各项工作正常运转的必要手段。
第四条 公司档案管理实行“集中管理、分层保管”的原则。公司设档案室,配专职档案管理员;各部室设置档案柜,配专兼职档案管理员。
第五条 公司所有内设机构和全体员工都有保护档案的义务和责任。
第六条 档案资料的收集、审核、修整、整理、移交、归档须列入有关人员岗位职责,部室负责人对档案工作负有领导责任。档案工作落实情况须写入所有内设机构和全体员工的工作总结与工作安排并纳入公司绩效考核。
第二章 公司档案管理 第一节 归档内容
第七条 归档内容
凡是能够反映公司经营活动状况、具有查考利用价值的资料,均应移交公司档案室集中管理。归档内容详见《公司归档文件一览表》(见附件一)。
公司档案室保管的一级门类档案分为文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、声像档案、实物档案六类。
第二节 归档时间
第八条 经办人员应随时将办理完毕的具有保存价值的档案资料移交给部室兼职档案员,并做好交接记录;公司档案管理员每周五集中接收各部室档案管理员移交的归档资料,具体规定如下:
(一)文书档案
合同(协议)、贷款时效、判决书、调解书等重要文书,必须于公司用印后2日内移交公司档案室。因合作方的原因,材料不能及时返回,最迟不得超过7个工作日归档,最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的,必须提交书面说明(样表见附件),由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字,报给相关考核部门。
收发文、总裁办公会议记录(纪要)、专业委员会会议记录(纪要)等资料,秘书于次年3月31日前移交公司档案室。董事会、监事会、股东大会相关资料由总裁办秘书于材料形成后5个工作日移交公司档案室。
(二)会计档案
会计档案的二级门类包括:自主业务会计档案、贷款业务会计档案、临柜会计档案和其他会计档案。自主业务会计档案,每月及时整理、装订会计凭证、科目余额表和发生账;按季装订柜台每日报送的清退业务报表;按年装订财务报表、银行对账单等会计资料,隔年于1月31日前移交公司档案室。
贷款业务会计档案,由贷款财务部负责立卷,贷款财务部内部指定专人负责贷款业务会计档案的日常管理工作,贷款财务部负责人对贷款业务会计档案管理工作负责。
贷款财务部每日根据业务处理情况,及时将贷款项目原始凭证粘贴在贷款项目记账凭证后,防止遗失和散落。《资金贷款分配/兑付项目通知单》、《贷款项目资金运用付款通知单》、贷款项目清算报告复印件作为贷款项目原始凭证,也粘贴在贷款项目记账凭证后。
贷款财务部每日应及时整理贷款项目原始凭证及记账凭证;每月应及时整理贷款业务资产负债表、贷款业务利润及利润分配表、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表、银行存款余额调节表、银行对账单;每年应及时整理贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账。
贷款项目完全清退3个月内,贷款财务部应将以下资料归档:贷款项目原始凭证与记账凭证、贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表。贷款财务部按贷款项目单独建立档案盒,并逐盒归档。
对于存续期超过3年的贷款项目,以3年为周期进行立卷归档,直至贷款项目完全清退。为方便贷款业务会计档案的查阅和使用,贷款财务部形成的存续期在3年以内(含3年)贷款业务会计档案由贷款财务部保管,存续期超过3年及完全清退但尚不够销毁年限的各类贷款业务会计档案,应及时移交公司档案室保管。
理财中心柜台事中监督员于营业次日9:00前将前一天发生的需交接的业务文书、单据凭证、报表等整理完毕后交接至合规风控部事后监督员。
合规风控部事后监督员于次年年初将上一年结束的合同文书类档案、凭证类档案、报表类档案及其他需要归档的档案向公司档案室移交。
柜台存取款凭条隔年于1月31日前移交公司档案室。
归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的,必须提交书面说明(样表见附件),由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字,报给相关考核部门。
(三)业务档案
业务档案的二级门类包括:自主业务档案和贷款业务档案。
业务档案的收集、交接、审核、整理、管理等按照本办法和《业务档案管理暂行办法》执行。
(四)科技档案
基建档案:固定资产、基建、工程项目资料在工程竣工验收结算后5个工作日内移交公司档案室。电子档案:财会、业务数据年备份用的光盘、硬盘,于次月前5个工作日内移交公司档案室。归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的,必须提交书面说明(样表见附件),由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字,报给相关考核部门。
(五)声像档案
声像档案于摄录完成后5个工作日内移交公司档案室。最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的,必须提交书面说明(样表见附件),由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字,报给相关考核部门。
(六)实物档案
实物档案取得后立即移交公司档案室。
第三节 归档要求
第九条 归档资料应为原件或能够反映公司经营活动状况且具有查考利用价值的复印件,要求字迹、印章清晰,内容填写完整。
第十条 归档资料产生部室对移交公司档案室前归档资料的真实、完整、有效和保密负责。第十一条 归档资料应体现公司经营活动的系统性和完整性。
第十二条 各部室经营活动形成的档案资料原件,必须及时移交公司档案室集中管理,任何人不得据为己有或长期个人保存,任何部室或个人不得擅自毁损保管的档案资料。
第十三条 部室档案管理员根据公司业务管理流程在向其它部室或公司档案室移交档案资料前,对于以后工作中经常使用的档案资料,部门应复印或扫描一份留存。
第十四条 经办人移交归档资料前应对不符合要求的归档文件资料进行必要的修整,包括对破损文件进行修裱、去除文件上易锈蚀的金属物、对过大的文件进行折叠等。
部室档案管理员有权拒绝接收不符合上述要求的归档文件资料。
第十五条 经办人向部室档案管理员移交档案资料时,交接双方必须履行交接手续,交接记录一式两份,经移交人、接收人双方签字确认后,交接双方各执一份永久保存。
第十六条 部室档案管理员向公司档案员移交档案资料时,应保证归档材料整理规范,目录内容登记正确、完整,符合公司归档要求。未达到归档要求的,公司档案员有权拒绝接收,待整理合格后再接收。交接双方必须履行交接手续,交接记录一式两份,经移交人、移交部室负责人、接收人三方签字确认后,交接双方各执一份永久保存。第十七条 各部室负责人必须认真做好本部室档案的归档、保管等管理工作,保证经营活动档案资料齐全、归档及时、保管有序。
第四节 档案整理
第十八条 各部室移交档案室的档案资料,由公司档案管理员以部室为单位分类保管,次年3月进行整理。
资金贷款成立档案,由合规风控部事后监督员进行整理。会计档案,由计划财务部和贷款财务部档案管理员进行整理。第十九条 整理原则 以“件”为单位进行文件整理,即将归档资料以“件”为单位进行分类、排序、编号、编目、装盒,使之有序化。
第二十条 档案整理具体工作包括:
(一)文件修整
主要是对归档文件资料进行进一步的修整,包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制等。
(二)文件装订
文件装订的目的在于从实体上最终确定“件”的形态,起到固定文件页次、防止文件张页丢失的作用,便于归档后保管和利用。
1、排序:将单份文件作为一“件”,将诸如正文与定稿、批复与请示、转发文与被转发文等由多份文件构成一“件”的材料按照要求进行排序。
2、装订:将“件”内的诸页文件左、下侧对齐,选择装订用品和装订方式,如:不锈钢夹、浆糊及胶水粘贴、无酸纸封套等。装订必须符合档案保护的要求,尽量保持文件原始面貌。
(三)文件分类
归档文件的分类采用复式分类法,即保管期限——机构(问题)分类法,先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按分类,再在下按机构(问题)分类。
(四)文件排列
1、排列原则:坚持“事由”原则,即将同一事由的相关文件排列在一起。“事由”指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等。
2、排列方法:将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起,再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。在分类方案的最低一级类目中按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
(五)文件编号
1、件号:指室编件号,即归档文件在分类方案的最低一级类目中的排列顺序号。如采用“保管期限——机构”分类,室编件号就应在同一保管期限同一的一个机构内从“1”开始逐件流水编号。
2、编号项目:在文件首页上端居中的空白位置用红色印油加盖归档章并按照项目内容填写相关内容,包括:收文日期、收文编号、全宗号、机构或问题、、保管期限、室编件号等。
(六)编制归档文件目录
依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录,即按照分类、排列的结果,逐类、逐件编制目录,归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。编制目录以“件”为单位进行,一件体现为一条条目。编制完毕按不同保管期限装订成册。
(七)归档文件装盒 归档文件按照分类方法的不同,将不同类别的归档文件严格按照件号的先后顺序装入不同的档案盒中,并与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
1、装盒要求:视文件的厚度选择适宜的档案盒;不同形成的归档文件不应放入同一档案盒;不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒;不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒;同一事由的文件不一定装在同一档案盒中。
2、填写档案室盒脊内容:包括全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等。
3、填写备考表:包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
第二十一条 公司档案管理员于次年5月末前将上一的档案资料全部整理完毕,装盒归档保存。
第二十二条 为便于查询,公司档案管理员将每一份档案材料的有关内容输入微机,并校对、编辑、打印《归档文件目录》。
第五节 档案保管
第二十三条 保管期限
依据档案类别与内容,公司档案保管期限划分为永久、长期和短期三种。凡是反映公司主要业务活动和基本历史面貌的、对公司的建设和历史研究具有长远利用价值的档案应永久保存;凡是在一定期间内对公司具有利用、查考价值的,应酌情确定长期(50年)或短期(15年)保存。涉及到具体的业务文书,法律、行政法规有明确规定的,按规定执行。
第二十四条 保管要求
(一)档案要按类别不同分别摆放,同类档案依保管期不同分别按顺序排列。
(二)公司档案管理员每季对库藏档案进行清查核对,保证账物相符,对破损和载体变质的档案及时修补或复制。
(三)档案室必须保持良好的环境条件,具备防盗、防光、防潮、防尘、防火、防虫、防有害生物、防污染等防护设施。库房温度要控制在14℃至20℃之间,相对湿度要控制在45%至60%之间。
(四)档案室内禁止吸烟,禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他杂物等。
(五)档案室禁止无关人员擅自出入,禁止任何外来人员入内。
第六节 档案利用
第二十五条 查阅档案限于公司正式员工。
第二十六条 查阅档案必须履行登记审批手续,由经办人填写档案查(借)阅登记表,由有权审批人批准后方可查阅。查阅、复印、借出档案材料,须经部门负责人、分管总裁、公司审批人批准;电子复制须经部门负责人、分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准;取走原件,须经部门负责人、分管总裁、财务部负责人及分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准。理财中心和合规风控部事后监督员保管的资金贷款推介材料和财会档案在未归入档案室之前,也必须建立档案查阅登记簿,履行登记审批手续。第二十七条 查阅档案只限在档案室内,如需借出,必须经公司相关审批人批准,并由公司档案管理员本人携带。
第二十八条 查阅密级档案必须经公司审批人批准,并严格限定查阅页数、范围。第二十九条 查阅的档案不得拆卷、删改、涂抹、损坏。
第三十条 档案资料阅后归还时,公司档案管理员必须仔细检查核对有无缺页、损坏,并及时做好记录。复印的废损档案,必须及时销毁。
第三十一条 外单位人员来公司查阅档案时,必须持单位介绍信或司法机关证明,经公司审批人批准后,由公司有关部室指定专人代为查阅后,为其提供所需内容。
第七节 档案鉴定和销毁
第三十二条 公司应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在公司负责人的领导下,由办公室、审计部和相关部室组成鉴定小组共同进行,对确无保存价值的档案,进行登记造册,经公司董事长批准后销毁。
第三十三条 档案管理部门编制档案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
第三十四条 销毁档案时,要严格执行保密规定,由公司负责人指定专人负责监销,防止档案遗失或泄密。销毁完毕,销毁人、监销人要在销毁清册上签字,并将销毁清册存档。
第三章 部室档案管理
第三十五条 归档内容及要求
部室档案包括以本部室为主要责任者形成的或其他部室向本部室移交的应归档案室保管资料的原件或复印件,以及其他对本部室处理业务有一定参考作用的资料等。
经办人员在业务发生后,应立即将相关资料复印件留存,并将原件及复印件一并归给部室档案管理员。由部室档案管理员按公司规定的归档范围及归档程序移交给公司或有关部室及建立部室档案。部室档案原件及复印件均可。
第三十六条 各部室档案柜保管的资料按业务类别分类,以户为单位,按时间顺序排列,业务人员负责所经办业务档案资料的更新与保管,部室档案管理员负责建档登记,并定期检查复核档案目录与材料是否相符,同时负责对外查阅的登记事宜;部室负责人负责检查档案是否完整,监督本部室档案管理工作。部室负责人应保证本部室档案管理员每周整理档案的时间。
第三十七条 部室档案利用应填写《档案利用登记簿》,经部室经理批准后,方可查阅。第三十八条 各部室档案资料的保管期限为业务结束后2年,个别档案根据业务需要适当延长保管期限。各部室档案管理员应在每年三月份前对已超过保管期限且无保存价值的档案资料登记造册,报部室负责人审核,经公司审批人批准后,由公司组织进行统一销毁,公司委派相关部室及人员进行监销。
第三十九条 部室档案管理工作由办公室及审计部负责监督检查。
第四章 归档督办与复核
第一节 归档督办
第四十条 部室档案员应随时提醒督促业务人员将办理完毕的业务档案进行收集、整理、归档。第四十一条 部门负责人应根据部门业务办理情况,督促并检查业务人员对应归档资料进行收集、整理、归档;监督检查部门档案员的工作及部门档案的管理情况。
第四十二条 公司档案管理员要对各部室归档工作进行监督、催办。每月初根据上月用印情况汇总应归而未归档案明细,在公司办公平台上进行公示,将公示结果计入合规绩效考核,进行扣分管理。
第二节 归档核对
第四十三条 各部室档案员应对归档文件进行复核,保证每份文件字迹、印章清晰,内容完整,无遗漏事项,三级签字齐全。
第四十四条 各部室负责人对归档文件进行初步的审查,确保其完整齐全,无缺失。第四十五条 公司档案管理员要与相关部室配合,对各部室归档情况进行检查与核对。
公司档案管理员将已归档明细与印章管理员的用印文书登记表进行核对,查找已用印但未归档文书,做好登记与催收。以上核对每月进行一次。
公司档案管理员将已归档明细与审计部综合统计员业务发生额表进行核对,逐笔业务核对档案归档情况,做好登记与催收。以上核对半年进行一次。
第五章 罚则
第四十六条 合规绩效考核结果与工资挂钩,未按照公司规章制度要求及时归档或归档有误的,由人力资源部对相关责任人进行处罚。
第四十七条 凡未及时归档、未及时备份、擅自修改档案、擅自借阅档案以及保管不善造成档案损坏或丢失,给公司造成影响或损失的,视情节轻重,追究有关领导和当事人的责任。
第六章 附则
第四十八条 公司档案管理工作由办公室负责,设档案管理员,负责公司档案的具体管理工作;理财中心和贷款财务部专门配备档案柜,分别负责自贷款计划成立至贷款项目清退期间的资金贷款推介档案和财会档案的管理;部室设(专)兼职档案管理员,负责本部室档案的管理工作。
第四十九条 公司各级档案管理员必须执行公司保密规定,加强责任心和保密意识,禁止泄漏档案秘密。
第五十条 公司业务档案管理同时适用本办法和《业务档案管理暂行办法》。
第五十一条 公司贷款业务会计档案管理同时适用本办法和《贷款业务会计档案管理暂行规定》。第五十二条 理财中心柜台事后监督档案管理同时适用本办法和《理财中心柜台事后监督档案管理暂行规定》。
第五十三条 根据公司业务发展需要,新开办的业务品种所需的档案资料在《公司归档文件一览表》中另行增加。
第五十四条 本规定自公布之日起执行。
第五十五条 本规定由公司办公室负责解释与修订。
第五篇:档案管理规定
档案资料管理规定
一、借、查阅资料人员必须填写《档案资料借、查阅单》,借出的档案资料规定于1周内归还,不能及时归还的,经管理人员同意后可办理续借手续;阅毕及时归还:归还时,管理人员必须当面清点确认档案完整之后再入库存放。
二、非公司人员借、查阅档案资料的,须持有有关单位介绍信,并经相关部门主管领导同意后方可借阅查看。
三、借、查阅资料人员必须爱护所借、查阅的档案资料,不得在档案资料上涂改、勾化、圈点或做其他各种标记,不得遗失、抽换、转借,并对借、查阅的资料负有保密的完全责任。
四、借、查阅资料人员若需复印档案资料的,须经管理人员同意方可复印;图纸资料若需借出复印的,须经管理人员同意并严格控制复印份数。
五、任何人不得擅自要求档案管理人员查阅资料,未经管理人员允许,不得随意翻阅相关资料。
六、任何人不得以任何理由指派命令,管理人员离开工作岗位,为其递送资料,必须按规定程序申请、登记、查阅。
七、副矿长以上领导可借、查阅普通级文件;若需借、查阅绝密级文件资料,必须由矿长签字批准后方可借阅查看;常用性资料查阅,须由部门主管领导签字后方可借阅查看。
八、非管理人员不得随意出入资料室,确需进入资料室的则须由管理人员陪同并相伴始终。
九、借阅者不得在借阅时大声喧哗、吸烟,保持资料室的清洁、整齐。
要继续深入的实施档案分类学细化管理,严格又严格的控制档案室所有的原始文件的出库借阅制度,继续大力度的收集所有与企业有关的各类各种往来文件、文字以及项目资料,要继续实施档案室掌握公司印章使用动态的职能和作用,同时留取管理印迹,与其他管理机构与管理人员并轨多重管理参与管理,必须做到动则有痕迹、查其有证据、说话有依据、办事讲规矩、档案是证据、管理重实据的档案工作原则。要对所有档案室的人员实施保密教育和保密管理培训,使其明确的知道其岗位和职责的重要性和特殊性,要必须做到档案管理的专业性和专一性,必须做到只讲原则、不听原因、不管客观、只讲主观严肃性,文件一但出档必须跟踪管理,按时追缴收档。
珠拉公司档案管理程序
1.目的和范围:建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序,确保公司档案完整、齐全、高质,档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
2.职责:
2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理,即档案室负责公司档案的总体管理,部门资料员负责本部门的立卷归档工作,档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。
2.2财务档案(包含各类合同)由档案室统一管理,使用时,由财务计统部指定专人调档。
2.3鉴于人事档案的特殊性,公司人事档案由人力资源部自管,人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理,档案室提供存放点。
3.流程: 3.1档案分类:
3.1.1文书档案:即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内、外部文件。
3.1.2基建档案:即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。
3.1.3财务档案:即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。
3.1.4人事档案:即公司员工在应聘、转正、考评、辞职等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
3.1.5经营销售档案:即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录,如合同评审记录、签订的合同、客户档案、市场调研资料等。
3.1.6对外联络档案:即公司在项目报批、报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录,如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。
3.1.7声像档案:即在公司生产经营活动中形成的有保留价值的、以音像或图象记录成电子档案,并配有文字说明的历史记录。
3.2 具体管理: 3.2.1 立卷归档: A.流程:
各部室资料员在每年年初,根据以往本部门文件运转情况,预计当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目,并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内,并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后,对手头上的所有文件进行清理,对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为基建档案在财务档案在会单位工声像档一个归档周期。各竣工决算工计终了程预决案的归部室资料员在逢作完成后两后,暂由财务算可在档时间偶数年的6月底,个月内归计统部保管3清尾款同文书将前两年形成的档,项目前年后再存放于后半年档案,文件整理后向图期资料一年图书档案室,内归档书档案室移交后归档。
B.要求:
a.各部室向图书档案室移交档案时,均需附上移交清单一式两份;移交时,交接双方据此进行清点签收,并各自保存一份(移交清单即文件清单)。
b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整,图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。
c.文件在各部室保存阶段,要注意保持字迹清晰、份数完整,防止发生霉变等,复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。
d.各部室可根据实际工作需要保存文件,但向档案室移交档案时,则应按规定的归档范围进行。
a)总经理室:会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文 件、大事记等;
b)人力资源部:人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料(应聘表、编制表、工资单、培训记录等)、内部刊物等;
c)工程材料部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等);其中前期文件由工程部负责收集,竣工图由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等;
d)财务计统部:财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》
e)审计核算部:决算资料、签价单、外送文件、外来文件等;
f)经营销售部:合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等;
g)设计研发部:工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件(标书、合同等)、工程设计概算说明、各项目往来文件(传真、工作联系函等)施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。
h)对外联络部:联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。客户服务部:客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度 调查及分析记录等。
3.2.2 整理上架: A.流程鉴定:对各部室移交的档案,图书档案组卷:通过鉴定的文件材料严格按室档案员要重新审查其价值性,并剔除规定排列、打号、装订、著录并制无保存价值的文件材料。作卷内目录,组成案卷。上架:案卷按档号顺序竖放在密集架上,造册:制作全引目录和案卷目录,一般小号在左,大号在右,自上而下,形成保管清册。
B.要求:
a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列,具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起,即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;基建档案的卷内排列顺序为文前图后。
b.不同保存价值的文件应分开组卷。
c.凡有文字部分的均应打上号码(采用打号机,正面右上角,背面左上角)。
d.文件材料装订前应剔除金属物。
e.图纸采用手风琴式折叠法,规格为 30cm×21cm;装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。
3.2.3 保管: A.库房管理:
a.库房应集中布置、自成一区,不堆放与档案资料无关的物品,不从事与库房管理无关的活动;库内档案必须按顺号上架,不得错架、乱架; b.除档案员外,非档案人员不得随意出入库房,确需进库的(如维修库房 或设备等),则须有档案员陪同并相伴始终;
c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备,档案员要定期检查,以确保以上设施的安全有效;
d.随时注意库房温湿度的具体指数,务必使温度保持在 140C200C,相对湿度 5065;
e.档案入库前要进行严格的检疫工作,特别注意检查易于生虫的部位;同时对档案必须进行定期的防疫检查,有计划、分期分批地对档案进行翻动;
f.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭,包括擦洗密集架、地面、门窗等,特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生;
g.档案员离开库房时应随手锁门,并注意检查库房门窗的紧闭性;
h.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放,密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起,从左自右,从上到下。
B.流动中的安全防护:
a.档案在库房外未被使用时,不允许长时间摊放在桌子上,而应及时放入库房或专用的柜子中锁好,更不准擅自带离规定的使用场所; b.未经许可,利用者不得将所借档案转借他人,以防泄密;
c.未经许可,利用者不得擅自拍照、抄录、复印; d.尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间,以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。
3.2.4 提供利用: A.加强基础工作:
a.编制必要的全引目录和案卷目录,为档案使用者提供必要的检索工具;
b.安装使用快捷便利的档案管理软件,提高查档效率; c.开辟阅览室,向档案用户提供档案信息。B.开展查借服务: a.借阅:
a)公司内部人员借阅档案的,须填写《档案借阅登记表》,阅毕及时归还;归还时,管理人员必须当面清点档案页数,之后再入库;
b)非公司人员借阅档案的,须持有关单位介绍信,并经公司相关部门主管同意后方可借阅;
c)借阅者必须爱护所查阅的档案,不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记;不得撕去档案内页;
d)借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。b.借出: a)档案使用人如需借出档案,须填写《档案借出登记表》,并按规定于1周内归还,不能及时归还的,经档案员同意可办理续借手续;归还时,档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。
b)非公司人员若需借出档案,须持有关单位介绍信,并征得公司相关部 门主管同意后,方可借出;
c)借出人员须妥善保管好档案,不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借,并负有保密的完全责任。
c.复印:
a)档案使用人若需复印档案资料的,须经档案员同意; b)图纸资料若需借出复印的,须经档案员同意并严格控制复印份数。
3.2.5 销毁:
A.流程:图书档案室档案复查结果上报图书档案室档案员将确员每两年对已到人力资源部经认销毁的档案材料登记保管期限的档案理审批在《档案销毁清册》上,资料进行复查并组织销毁。
B.要求:
a.准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管; b.批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁,严禁将需要销毁的档案作其他用途,更不允许出卖。
c.档案销毁时,须有两人以上监销,并在销毁清册上签字以示负责。
4.相关文件:
4.1《珠拉公司档案管理规定》 4.2《珠拉公司档案管理流程》 4.3《珠拉档案管理制度》 5.相关表单:
5.1 文件清单/移交清单
5.2 档案借阅登记表(借出时间、文件名称、份数、借阅人、批准人、经办人);
5.3 档案查阅登记表(查阅时间、文件名称、份数、是否复印、查阅人、批准人、经办人);
5.4 档案销毁清册编制(时间、名称、序号、备注、监销人)。
公司档案管理流程方法
第一条管理部门
1、文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门根据实际需要留存印本。