行政前台工作内容细则[共5篇]

第一篇：行政前台工作内容细则

行政前台工作内容细则

一、日常接待

1.接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。2.接待客户来访会议，若有客户来访，应及时请示安排相关工作人员接待会议。3.接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接；接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询是谁，直接将电话信息留下反馈至相关部门处。4.接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。5.面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知人事主管或相关部门领导进行面试。6.接待频繁往来的相关人员：a)快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司内部。b)物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。若周六、周日公司要开重要会议或者加班提前与物业处联系，按照物业管理标准计算相关设备费用c)送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，填写请款单提交走流程，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。

二、办公用品管理 盘库，购买，领用，结算 1.盘库：每月对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充；2.购买：每月通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报部门主管审批。3.领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放；4.结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。

2.三、日常事务

1.保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题；2.每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应及时更新3.名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人；4.公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜；5.收发传真，协助各部门员工收发业务传真；6.协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。7.积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。

四、接待工作

1.接待前准备工作a)来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备；b)会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位；（大会议室:6瓶矿水，一台电话，一盒纸巾一个计算机，一些办公文具；小会议室：3瓶矿水，一个计算机，一包纸巾c)茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶；接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用；d)订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房；e)预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系XXX酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。

2.会议中服务工作

a)为开会人员添加茶水；（约15分钟一次）b)按照领导要求提供会议支持；

3.会议后完善工作：会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用；

第二篇：前台工作内容细要

前台工作内容细要

作为一名前台接待文员，其工作内容是怎样的？如有疑惑，请参考以下这则前台文员工作内容，希望各位从中有所收获。

1．转接总机电话

2．收发传真并转交给部门

3．管理办公用品，办公用品的寻价及采购，对公司人员申请领用办公用品进行登记，发放。每月与行政，财务进行库存盘点工作，并将汇总表上报给部门经理一份。

4．承办员工考勤工作和外出登记，每天检查到岗情况，每天不定时检查员工有无中途离岗等等，违反考勤制度的，没有正规手续的，一律严格按制度执行，无特殊情况当月考勤在次月第二日内完成，每天更新考勤表电子版，连同工作日志一同发到领导邮箱里。

5．规范化公司固定资出产的库和入库工作和出库单入库单的规范使用和管理，出库或领用、库存，建立电子版，每天发到行政经理工科邮箱里。

6．协助人事办理人员离职，入职的相关手续

7．快递的收发工作，并做好登记本人签字确认的相关工作

8．每日向全公司人员收集个人日报内容，整理好及时上报给行政经理

9．及时申请交纳水费，快递费，办公用品费等相关费用的报销工作

10．随时更新和管理员工的通讯录并发放到内部局域网及各个分公司

11．及时下达领导的各类通知包括口头通知

12．给招聘主管做好面试人员面试接待的工作

13．信件和书刊的收发，并做好相关的登记工作

14．票务的查询

15．公司员工饮用水的订购及管理

16．定期抽查办公区内是否存有的安全隐患问题

17．会议室使用管理和客户接待引见支持工作

18．会议结束后清理会议室

18．协助好各部门组织公司活动等事宜

19．协助各部门打印相关信息

第三篇：行政前台工作内容

前台行政工作

一、卫生清洁

会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生

1、上班第一时间根据当天情况调整空调，整理会客室跟上级的办公室。注意事项：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。

2、早上各个办公室进行开门、开窗通风；如有脏污需及时清理。

需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁；

3、查看各个办公室饮水机是否有水，若已无或已不够当日饮用，即刻联系送水（客户编号：XXX，订水电话：XXXXXXX）；查看纸杯、抽纸等是否足够，及时添置；

4、总经理、副总办公室桌等清洁；会客室的茶具清洗；

5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关，关好门窗。

6、下班前整理好办公桌椅，电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线，电话需统一摆放，保持整洁度。

7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。

二 会议

1、例会：每周星期二上午10:00，如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.得到准确会议通知时，在会议开始5分钟前通知参会者，准时到达；会议开始前做好会议签到，无法及时参会者，需得到领导批准。需要进行会议记录，按格式编排，需存档纸质版会议记录。三 文印、传真、快递、电话管理工作

1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作，办公室设备如若出现故障或耗材缺失，应第一时间进行维修，确保不影响各部门正常使用。

传真工作

传真件必须按照公司已有的模板传送。

3、快递工作

收发快递，按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取（急件除外）。

四 办公用品采购与管理

1、各部门需求计划收集

每月25日前收集各部门下月的物品需求计划，进行汇总，同时根据库存情况编制采购申请表，交由副总审批；

2、其他公共物品采购计划

公共物品包括：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品，以及其

他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品，此项公共物品若临时急用，可报经副总，进行临时采购，如果非急用，可在每月25日前汇总需求计划，进行集中采购。

3、采购流程

一般日用品（非办公家具、设备等大型物资）由行政助理进行采购，流程如下：A、首先编制采购申请表，交由副总审批；

B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续；

C、一般是到黄沙谊园（荔湾区黄沙大道28-32号）如有其它更好建议亦可。D、采购结束后，填写报销单（含价格），整理好票据，交由财务审批； E、做好办公用具入库；

五、办公用品发放

1、任何办公用品的领用均需要登记；每月集中采购的物资（按照各部门的需求计划）在采购结束后，月初予以集中发放；

2、办公室内物品领取均需登记。

3、每月定时对办公用具进行盘点。

六、办公用品使用管理,1、对于借用的物品，需要归还的，需要跟踪归还时间，到时间还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明原因及归还时间；

2、对于交还的物品的完好性，需要予以当场双方检查确认，如有问题视情况需要借用人承担的，由借用人原价赔偿或重购；确认无误后签字；

七 来客接待

接待流程：

1、客户进门起身迎接并询问来访事由；

2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；

3、倒水

4、通知相关工作人员有人来访；

5、来客告辞时起身道别；

6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；

7、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；

8、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回 复；

9、《客户来访登记薄》需做好归档。

八档案管理、公文制定、文件收发等工作

1、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作；此类文书在有效期后均需存档。

2、放行条管理：依次为放行条编码，对相关经手人以及用途做好记录。

3、公司证件：公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好记录。

九 通讯录管理

1、熟悉公司人员的及通讯电话，及时更新公司内部员工的联系方式，负责公司电话的接听与转接。

2、需为新员工申请邮箱，同时更新公司内部员工联系方式。

十 车辆管理

一、车辆申请使用管理

1、备有《车辆使用申请表》，由用车人在用车前填写此表，并交由相关负责人签字，行政部留存；若使用人在使用前未能填写，则交车后补填。

2、使用人凭申请表到管理员处取车。

十一、网络维护

1、办公室网络维护：若遇上IP地址重复情况，可按以下步骤更改

步骤：A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框，输入cmd

B、输入ipconfig（输入法为英语即单击，为中文即双击enter键）即出现windows ip适配器相关信息。

C、右击网络图标（即任务栏上类似电脑的图标），打开网络和共享中心，点击“更改适配器配置”，右击本地连接，选择属性，双击tnternet 协议版本4，选择“适用下面的IP地址”进行更改IP地址。

2、如仍无法解决问题，可致电联想公司（鲁先生：***,020-36472070）进行沟通需如何去解决问题。会员编号：NO.2011010006.十二、公司钥匙的管理：公司钥匙的编号均按照办公桌下的插座编码编排，需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥善保管。

十三、考勤

考勤记录：下载考勤设备的记录，根据外出单、请假单等进行考勤的核对和整理。

1、人员外出登记

人员外出登记工作流程：A、外出前在《外出申请单》上登记出发时间、目的地、事由等，并由相关领导签字批准方可外出；

B、回到公司在《外出申请单》上登记回来时间以及办事情况；

C、特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登；

D、前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月将外出情况汇总，与 考勤统计核对。

2、请假：如有员工请假，需到填写《假期申请单》并注明请假原因、时间及时数；交由相关领导签字同意后作为考勤依据；若上级不同意，需注明理 由再返回申请人。若特殊情况，未能提前提出假期申请，需及时致电相关领导说明事由，征求领导的同意方视为正常请假，回公司要及时补登。

3、考勤统计工作流程：A、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息；

B、每月 5 日前将门禁考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假情况 统计考勤，交由财务部；

十四、招聘

十五、完成领导交代的其他临时性工作。

附：日常工作所需要的联系方式一份。

制作者：卡卡

第四篇：行政前台工作内容

行政前台工作内容

一、电话接听和来访接待

1、接听电话

①听到铃响，至少在第三声铃响前接听；接电话中，要常使用：您、请、对不起、请讲、请问、请稍等、不好意思、对不起、谢谢、麻烦您、谢谢、等语言。

②拿起话筒应注意微笑，先主动问好并自报公司名称（“您好，XX公司！”）。

附：注意倾听对方的话—→确认对方身份，委婉地探求了解对方来电的目的是什么—→相应的灵活做出回答

③礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

2、来访者接待

有访客来时—→立即起身—→向来访者微笑致意：“您好，请问„„？”—→确认对方身份、来访目的、找的是谁—→请来访者在休息区入座稍等—→为来访者倒好茶水—→立即帮其联系。

①如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，或者把公司的简介、杂志等拿给他阅读，不要扔在那里不管。

②如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。

③如果来访者是面试，问清所要应聘的职位，请来者填写“应聘登记表”，填写完后找相关经理给其面试

二、办理入职、离职手续及名片申请

1、入职：该部门经理确认可以办理入职时间—→前台处领取并填写“入职登记表”和相关人事表格 —→填好后连同所需资料交回前台—→录入考勤指纹—→领取办公桌抽屉钥匙及办公用品—→阅读公司《规章制度》，无疑义后在上面签字

2、离职

前台处领取填写“员工离职申请表”和“员工离职汇签表” —→交回完整工作牌、钥匙、未使用完的名片等等—→在相应表上签字确认—→依表内容填写完整，汇签—→交回前台处

3、名片申请

如需申请名片（已办理入职手续的员工）—→前台出领取并填写“名片申请表”—→填写好后本部门经理签字—→交回前台处

三、办公品申请和库管

1、申请

月底由各部门经理填写“办公用品请购单”—→前台依单汇总—→经理审核—→购买

2、发放

清点检查文具店送来的物品—→无误后到财务室填写现金或支票报销表—→付款给送货文具店—→填写“办公品账本”和入库单—→依照各部门所需申请量填写出库单—→各部门经理在出库单上签字确认—→发放

3、库存

发放完后所剩办公品整理收回库房，以备用

四、保持接待区域和培训室的整洁干净

1、上班前整理一遍：把桌子摆正、椅子摆齐；烟灰缸清洗透亮

2、若有客户来访，客户走后5分钟之内：

收拾纸杯、桌椅归位；烟灰缸清理

附：检查备用的饮用水的数量，不够的话要及时联系送水。

五、考勤

1、打开 “考勤管理系统” —→连接设备后下载所有员工的打卡数据—→并以此为据在“考勤表”上记录相关符号

2、如果特殊情况没事先请假—→回岗后要及时到前台处领取并填写“请假条” —→本部门经理签字—→人力资源部经理签字—→交回前台处存档

六、辅助招聘

1、更新“XX招聘网”发布信息、搜索相关人员简历

2、通知符合要求的人员参加面试

七、打印机、复印机

多关注打印和复印机的状态，及时联系维修

八、邮件快递及传真的收发

九、其他

上级领导交办的事务和公司同事请求协助的事宜等

第五篇：行政前台工作内容

工作内容

一、日常接待：接待来访客户、面试人员（要求：倒水、客人离开公司后收拾纸杯）；

二、办用用品管理、耐用品、物料管理

1、办公易耗品验收入库、领用登记、定期盘点、提出采购需求；

2、耐用品领用、借用登记；（要求：做每个人员领用/借用电子台帐，便于离职时讯速查阅，归还销帐）

3、物料管理：物料含（但不限于）猪公仔、银币、徽章、工作牌、门禁卡、钥匙、锡盘、纸杯、纸袋、DM单，需做好物料领用登记，定期盘点，库存不足，提前申请采购；员工离职需要归还银币、徽章、工作牌、门禁卡、钥匙。

三、固定资产管理

固定资产如电脑、笔记本电脑、打印/复印机、音响设备、云端、机房设备、办公桌椅、咖啡机、微波炉、冰箱等等。要求：

1、每个固定资产需要贴标识卡、落实使用人，做固定资产电子台帐，有新进或减少时及时更新、每年定期盘点；

2、管理每台电脑、云端帐号及密码，离职人员电脑、云端密码登记。

四、设备管理、维修/维护：打印/复印设备、电脑、支端故障联系维修；

五、采购：除易耗品外的其它采购，主要涉及传媒活动礼品、打印/复印耗材、耐用品、固定资产、员工生日卡。

要求：由需求部门提出申请，根据实际需求采购，询价后再采购、报销；

六、档案管理

要求：

1、按、部门、文件类别分类存档、编页码、做电子目录以便迅速查阅；

2、查阅登记；

3、熟悉各类合同内容、期限、金额，到期续签提醒；

七、办理员工入职手续

要求：

1、入职材料收集：毕业证、学位证及相关资历证书、身份证复印件、半寸彩照3张、填写入职登记表，以上材料装入档案袋交给周容；

2、入职介绍、指引、座位安排、电脑分配及帐号、密码告知；

3、把新同事拉入各大微信、QQ群；

4、更新人员名册，每次有更新，每一份电子版给周容；

5、更新人员通讯录，上传QQ群文件；

6、给新员工发工作牌，徽章和门禁卡转正后发；

八、员工离职手续办理：主要是离职人员物品归还登记（固定资产、耐用品、工作服、工作牌、徽章、门禁卡、钥匙等）、座位清理；

九、员工生日管理：要求：

1、生日当天在群里祝福；

2、生日卡发放登记；

十、招聘:

1、简历浏览、面试邀约、时间安排及表格记录；

2、应聘登记、表格发放，安排面试；

3、协助周容进行招聘渠道开发、面试；

十、考勤管理

要求：

1、每月最后一天考勤汇总交周容，每周五将部门考勤给罗梅；

2、外出登记；

3、假条收集、催收；

十一、办公环境及公司形象维护

要求：

1、值日当天清洗接待区茶具、盆裁植物浇水情况、检查整个办公区域环境卫生，不符合要求的自行动手清理并告知保洁改进；

2、每周五下午卫生检查，主要针对库房和员工位置检查，不符合的提出要求；

3、督促员工佩带工作牌和徽章，出入办公室随手关门；

活动组织及团队建设：公司活动组织、沟通协调；关于团队建设提出自己的建议；

十二、QQ群、微信群管理：行使群主权力，新人加入、离职退出、严格区分通知群和工作室；

十三、快递收发，费用结算；

十四、领导交办的其它临时性事务； 备注：前台岗位工作暂按以上内容执行。

2016年4月18日