IT行业行政前台的基本工作内容

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第一篇:IT行业行政前台的基本工作内容

IT行业行政前台的基本工作内容

一、负责员工的考勤,记载员工的出勤情况,于次月第一个工作日提供考勤报表并存档;

二、负责员工档案管理,包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立以及员工基本档案的扫描;

三、处理和维护主管日程,准备和完成各类文件报表,并修订公司相关规章制度,制定工作计划,完成日常行政工作。

四、组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息、安排招聘事项;

五、处理人事日常管理工作,负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理;

六、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;

七、组织公司各种活动的策划;

八、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理;

九、接听电话及访客,并决定是否让主管或其他工作人员与之会谈;

十、传达通知、分发文件、包裹、快递;

十一、安排公司各种会务和组织员工各种活动;

十二、办理各种行政事务和手续,比如填报报表、公司年检、复印打印等;

十三、负责平时员工福利的采购工作,比如日常的水果、中秋的月饼、公司年货、生日礼品、节日礼品,等等。

第二篇:行政前台工作内容

前台行政工作

一、卫生清洁

会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生

1、上班第一时间根据当天情况调整空调,整理会客室跟上级的办公室。注意事项:烟灰缸需铺上纸巾后滴水。

2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需及时清理。

需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁;

3、查看各个办公室饮水机是否有水,若已无或已不够当日饮用,即刻联系送水(客户编号:XXX,订水电话:XXXXXXX);查看纸杯、抽纸等是否足够,及时添置;

4、总经理、副总办公室桌等清洁;会客室的茶具清洗;

5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关,关好门窗。

6、下班前整理好办公桌椅,电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线,电话需统一摆放,保持整洁度。

7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。

二 会议

1、例会:每周星期二上午10:00,如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.得到准确会议通知时,在会议开始5分钟前通知参会者,准时到达;会议开始前做好会议签到,无法及时参会者,需得到领导批准。需要进行会议记录,按格式编排,需存档纸质版会议记录。三 文印、传真、快递、电话管理工作

1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作,办公室设备如若出现故障或耗材缺失,应第一时间进行维修,确保不影响各部门正常使用。

传真工作

传真件必须按照公司已有的模板传送。

3、快递工作

收发快递,按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。

四 办公用品采购与管理

1、各部门需求计划收集

每月25日前收集各部门下月的物品需求计划,进行汇总,同时根据库存情况编制采购申请表,交由副总审批;

2、其他公共物品采购计划

公共物品包括:茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品,以及其

他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品,此项公共物品若临时急用,可报经副总,进行临时采购,如果非急用,可在每月25日前汇总需求计划,进行集中采购。

3、采购流程

一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行采购,流程如下:A、首先编制采购申请表,交由副总审批;

B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续;

C、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它更好建议亦可。D、采购结束后,填写报销单(含价格),整理好票据,交由财务审批; E、做好办公用具入库;

五、办公用品发放

1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按照各部门的需求计划)在采购结束后,月初予以集中发放;

2、办公室内物品领取均需登记。

3、每月定时对办公用具进行盘点。

六、办公用品使用管理,1、对于借用的物品,需要归还的,需要跟踪归还时间,到时间还未归还的要与之沟通,超过三天的需说明原因及归还时间;

2、对于交还的物品的完好性,需要予以当场双方检查确认,如有问题视情况需要借用人承担的,由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字;

七 来客接待

接待流程:

1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

2、登记《客户来访登记薄》,弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;

3、倒水

4、通知相关工作人员有人来访;

5、来客告辞时起身道别;

6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;

7、若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来,则需在《客户来访登记簿》上注明;

8、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回 复;

9、《客户来访登记薄》需做好归档。

八档案管理、公文制定、文件收发等工作

1、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作;此类文书在有效期后均需存档。

2、放行条管理:依次为放行条编码,对相关经手人以及用途做好记录。

3、公司证件:公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好记录。

九 通讯录管理

1、熟悉公司人员的及通讯电话,及时更新公司内部员工的联系方式,负责公司电话的接听与转接。

2、需为新员工申请邮箱,同时更新公司内部员工联系方式。

十 车辆管理

一、车辆申请使用管理

1、备有《车辆使用申请表》,由用车人在用车前填写此表,并交由相关负责人签字,行政部留存;若使用人在使用前未能填写,则交车后补填。

2、使用人凭申请表到管理员处取车。

十一、网络维护

1、办公室网络维护:若遇上IP地址重复情况,可按以下步骤更改

步骤:A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框,输入cmd

B、输入ipconfig(输入法为英语即单击,为中文即双击enter键)即出现windows ip适配器相关信息。

C、右击网络图标(即任务栏上类似电脑的图标),打开网络和共享中心,点击“更改适配器配置”,右击本地连接,选择属性,双击tnternet 协议版本4,选择“适用下面的IP地址”进行更改IP地址。

2、如仍无法解决问题,可致电联想公司(鲁先生:***,020-36472070)进行沟通需如何去解决问题。会员编号:NO.2011010006.十二、公司钥匙的管理:公司钥匙的编号均按照办公桌下的插座编码编排,需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥善保管。

十三、考勤

考勤记录:下载考勤设备的记录,根据外出单、请假单等进行考勤的核对和整理。

1、人员外出登记

人员外出登记工作流程:A、外出前在《外出申请单》上登记出发时间、目的地、事由等,并由相关领导签字批准方可外出;

B、回到公司在《外出申请单》上登记回来时间以及办事情况;

C、特殊情况,外出前未登记,需回公司后及时补登;

D、前台人员负责提醒并督促其他员工,并于每月将外出情况汇总,与 考勤统计核对。

2、请假:如有员工请假,需到填写《假期申请单》并注明请假原因、时间及时数;交由相关领导签字同意后作为考勤依据;若上级不同意,需注明理 由再返回申请人。若特殊情况,未能提前提出假期申请,需及时致电相关领导说明事由,征求领导的同意方视为正常请假,回公司要及时补登。

3、考勤统计工作流程:A、熟悉门禁考勤系统的管理,根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;

B、每月 5 日前将门禁考勤统计数据备份,并综合外出登记以及人员请假情况 统计考勤,交由财务部;

十四、招聘

十五、完成领导交代的其他临时性工作。

附:日常工作所需要的联系方式一份。

制作者:卡卡

第三篇:行政前台工作内容

行政前台工作内容

一、电话接听和来访接待

1、接听电话

①听到铃响,至少在第三声铃响前接听;接电话中,要常使用:您、请、对不起、请讲、请问、请稍等、不好意思、对不起、谢谢、麻烦您、谢谢、等语言。

②拿起话筒应注意微笑,先主动问好并自报公司名称(“您好,XX公司!”)。

附:注意倾听对方的话—→确认对方身份,委婉地探求了解对方来电的目的是什么—→相应的灵活做出回答

③礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;

2、来访者接待

有访客来时—→立即起身—→向来访者微笑致意:“您好,请问„„?”—→确认对方身份、来访目的、找的是谁—→请来访者在休息区入座稍等—→为来访者倒好茶水—→立即帮其联系。

①如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,或者把公司的简介、杂志等拿给他阅读,不要扔在那里不管。

②如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台应该用规范的手势指引如何去,或者带来访者去。

③如果来访者是面试,问清所要应聘的职位,请来者填写“应聘登记表”,填写完后找相关经理给其面试

二、办理入职、离职手续及名片申请

1、入职:该部门经理确认可以办理入职时间—→前台处领取并填写“入职登记表”和相关人事表格 —→填好后连同所需资料交回前台—→录入考勤指纹—→领取办公桌抽屉钥匙及办公用品—→阅读公司《规章制度》,无疑义后在上面签字

2、离职

前台处领取填写“员工离职申请表”和“员工离职汇签表” —→交回完整工作牌、钥匙、未使用完的名片等等—→在相应表上签字确认—→依表内容填写完整,汇签—→交回前台处

3、名片申请

如需申请名片(已办理入职手续的员工)—→前台出领取并填写“名片申请表”—→填写好后本部门经理签字—→交回前台处

三、办公品申请和库管

1、申请

月底由各部门经理填写“办公用品请购单”—→前台依单汇总—→经理审核—→购买

2、发放

清点检查文具店送来的物品—→无误后到财务室填写现金或支票报销表—→付款给送货文具店—→填写“办公品账本”和入库单—→依照各部门所需申请量填写出库单—→各部门经理在出库单上签字确认—→发放

3、库存

发放完后所剩办公品整理收回库房,以备用

四、保持接待区域和培训室的整洁干净

1、上班前整理一遍:把桌子摆正、椅子摆齐;烟灰缸清洗透亮

2、若有客户来访,客户走后5分钟之内:

收拾纸杯、桌椅归位;烟灰缸清理

附:检查备用的饮用水的数量,不够的话要及时联系送水。

五、考勤

1、打开 “考勤管理系统” —→连接设备后下载所有员工的打卡数据—→并以此为据在“考勤表”上记录相关符号

2、如果特殊情况没事先请假—→回岗后要及时到前台处领取并填写“请假条” —→本部门经理签字—→人力资源部经理签字—→交回前台处存档

六、辅助招聘

1、更新“XX招聘网”发布信息、搜索相关人员简历

2、通知符合要求的人员参加面试

七、打印机、复印机

多关注打印和复印机的状态,及时联系维修

八、邮件快递及传真的收发

九、其他

上级领导交办的事务和公司同事请求协助的事宜等

第四篇:行政前台工作内容

工作内容

一、日常接待:接待来访客户、面试人员(要求:倒水、客人离开公司后收拾纸杯);

二、办用用品管理、耐用品、物料管理

1、办公易耗品验收入库、领用登记、定期盘点、提出采购需求;

2、耐用品领用、借用登记;(要求:做每个人员领用/借用电子台帐,便于离职时讯速查阅,归还销帐)

3、物料管理:物料含(但不限于)猪公仔、银币、徽章、工作牌、门禁卡、钥匙、锡盘、纸杯、纸袋、DM单,需做好物料领用登记,定期盘点,库存不足,提前申请采购;员工离职需要归还银币、徽章、工作牌、门禁卡、钥匙。

三、固定资产管理

固定资产如电脑、笔记本电脑、打印/复印机、音响设备、云端、机房设备、办公桌椅、咖啡机、微波炉、冰箱等等。要求:

1、每个固定资产需要贴标识卡、落实使用人,做固定资产电子台帐,有新进或减少时及时更新、每年定期盘点;

2、管理每台电脑、云端帐号及密码,离职人员电脑、云端密码登记。

四、设备管理、维修/维护:打印/复印设备、电脑、支端故障联系维修;

五、采购:除易耗品外的其它采购,主要涉及传媒活动礼品、打印/复印耗材、耐用品、固定资产、员工生日卡。

要求:由需求部门提出申请,根据实际需求采购,询价后再采购、报销;

六、档案管理

要求:

1、按、部门、文件类别分类存档、编页码、做电子目录以便迅速查阅;

2、查阅登记;

3、熟悉各类合同内容、期限、金额,到期续签提醒;

七、办理员工入职手续

要求:

1、入职材料收集:毕业证、学位证及相关资历证书、身份证复印件、半寸彩照3张、填写入职登记表,以上材料装入档案袋交给周容;

2、入职介绍、指引、座位安排、电脑分配及帐号、密码告知;

3、把新同事拉入各大微信、QQ群;

4、更新人员名册,每次有更新,每一份电子版给周容;

5、更新人员通讯录,上传QQ群文件;

6、给新员工发工作牌,徽章和门禁卡转正后发;

八、员工离职手续办理:主要是离职人员物品归还登记(固定资产、耐用品、工作服、工作牌、徽章、门禁卡、钥匙等)、座位清理;

九、员工生日管理:要求:

1、生日当天在群里祝福;

2、生日卡发放登记;

十、招聘:

1、简历浏览、面试邀约、时间安排及表格记录;

2、应聘登记、表格发放,安排面试;

3、协助周容进行招聘渠道开发、面试;

十、考勤管理

要求:

1、每月最后一天考勤汇总交周容,每周五将部门考勤给罗梅;

2、外出登记;

3、假条收集、催收;

十一、办公环境及公司形象维护

要求:

1、值日当天清洗接待区茶具、盆裁植物浇水情况、检查整个办公区域环境卫生,不符合要求的自行动手清理并告知保洁改进;

2、每周五下午卫生检查,主要针对库房和员工位置检查,不符合的提出要求;

3、督促员工佩带工作牌和徽章,出入办公室随手关门;

活动组织及团队建设:公司活动组织、沟通协调;关于团队建设提出自己的建议;

十二、QQ群、微信群管理:行使群主权力,新人加入、离职退出、严格区分通知群和工作室;

十三、快递收发,费用结算;

十四、领导交办的其它临时性事务; 备注:前台岗位工作暂按以上内容执行。

2016年4月18日

第五篇:行政前台助理工作内容

行政前台助理工作内容

一、每日工作

1.负责总机电话的接听、转接,并做好来电咨询,处理重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误。

2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌。

3.维护公司日常办公秩序和办公环境。负责前台或接待区域的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;积极协助公司办公区域的卫生清洁工作。4.办公用品的登记、管理与发放,及时补充办公耗材。负责办公室储藏室物品的保管工作,做好物品出入库的登记。

5.每日整理回收纸,若是A3纸张需裁成A4纸的大小,及时放入打印机托盘内以备用,随时添加。

6.每天签收各类信件、货品等,有些到付需付费,并索要发票,并整理好快递单底单。

7.负责公司文件、信息和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作,做好公司各部门的业务统计报表和各项工作报表,做好整理归档工作。

8.参与、策划相关会议,并拟写通知,传达相关人员,另外还需要负责会议记录,会议结束后的材料的整理,并提交给行政主管审核,然后存档,以备日后查阅。

9.负责做好公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送工作。10.负责按照公司印信管理规定,保管部门印章,并对其负责。11.负责公司的酒店、机票、火车票的预定事务。12.每天填写现金日记账,整理好发票。13.每日下班前对公司门窗、安全用电方面进行检查。

二、每周工作

1.监督绿色植物、鱼缸的维护工作,每周进行一次维护。2.每周报销一次备用金。

3.及时订水,购买水票,汇总水票使用清单。

三、每月工作

1、搜集与公司行业相关的展会信息,向领导提出必要的意见建议,并提醒领导需要尽快办理的有关工作。

2、每月对办公用品进行盘点一次。

3、每月给员工发送生日贺卡。

4、定期更新员工通讯录。

四、每半年/年工作

1.每年协助部门完成公司开办展会活动,半年组织一次半年会。

五、不定期的工作

1.办公环境的监督与管理(绿化、整洁,桌椅、灯泡损毁的及时发现及报修更换)。

2.负责员工印制名片,刻章。

3.协助人事通知应聘者面试及面试表格交给应聘人填写,办理入职行政手续,办公用品的领取登记工作。4.遇到突发情况联系物业。

5.处理领导交代的临时及其它事务。

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