第一篇:行政前台助理工作内容
行政前台助理工作内容
一、每日工作
1.负责总机电话的接听、转接,并做好来电咨询,处理重要事项认真记录并传
达给相关人员,不遗漏、延误。
2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保
持良好的礼节礼貌。
3.维护公司日常办公秩序和办公环境。负责前台或接待区域的卫生清洁及桌椅
摆放,并保持整洁干净;积极协助公司办公区域的卫生清洁工作。
4.办公用品的登记、管理与发放,及时补充办公耗材。负责办公室储藏室物品的保管工作,做好物品出入库的登记。
5.每日整理回收纸,若是A3纸张需裁成A4纸的大小,及时放入打印机托盘内
以备用,随时添加。
6.每天签收各类信件、货品等,有些到付需付费,并索要发票,并整理好快递
单底单。
7.负责公司文件、信息和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作,做好公
司各部门的业务统计报表和各项工作报表,做好整理归档工作。
8.参与、策划相关会议,并拟写通知,传达相关人员,另外还需要负责会议记
录,会议结束后的材料的整理,并提交给行政主管审核,然后存档,以备日后查阅。
9.负责做好公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送工作。
10.负责按照公司印信管理规定,保管部门印章,并对其负责。
11.负责公司的酒店、机票、火车票的预定事务。
12.每天填写现金日记账,整理好发票。
13.每日下班前对公司门窗、安全用电方面进行检查。
二、每周工作
1.监督绿色植物、鱼缸的维护工作,每周进行一次维护。
2.每周报销一次备用金。
3.及时订水,购买水票,汇总水票使用清单。
三、每月工作
1、搜集与公司行业相关的展会信息,向领导提出必要的意见建议,并提醒领导
需要尽快办理的有关工作。
2、每月对办公用品进行盘点一次。
3、每月给员工发送生日贺卡。
4、定期更新员工通讯录。
四、每半年/年工作
1.每年协助部门完成公司开办展会活动,半年组织一次半年会。
五、不定期的工作
1.办公环境的监督与管理(绿化、整洁,桌椅、灯泡损毁的及时发现及报修更
换)。
2.负责员工印制名片,刻章。
3.协助人事通知应聘者面试及面试表格交给应聘人填写,办理入职行政手续,办公用品的领取登记工作。
4.遇到突发情况联系物业。
5.处理领导交代的临时及其它事务。
第二篇:行政前台助理工作内容
行政前台助理工作内容
一、每日工作
1.负责总机电话的接听、转接,并做好来电咨询,处理重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误。
2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌。
3.维护公司日常办公秩序和办公环境。负责前台或接待区域的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;积极协助公司办公区域的卫生清洁工作。4.办公用品的登记、管理与发放,及时补充办公耗材。负责办公室储藏室物品的保管工作,做好物品出入库的登记。
5.每日整理回收纸,若是A3纸张需裁成A4纸的大小,及时放入打印机托盘内以备用,随时添加。
6.每天签收各类信件、货品等,有些到付需付费,并索要发票,并整理好快递单底单。
7.负责公司文件、信息和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作,做好公司各部门的业务统计报表和各项工作报表,做好整理归档工作。
8.参与、策划相关会议,并拟写通知,传达相关人员,另外还需要负责会议记录,会议结束后的材料的整理,并提交给行政主管审核,然后存档,以备日后查阅。
9.负责做好公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送工作。10.负责按照公司印信管理规定,保管部门印章,并对其负责。11.负责公司的酒店、机票、火车票的预定事务。12.每天填写现金日记账,整理好发票。13.每日下班前对公司门窗、安全用电方面进行检查。
二、每周工作
1.监督绿色植物、鱼缸的维护工作,每周进行一次维护。2.每周报销一次备用金。
3.及时订水,购买水票,汇总水票使用清单。
三、每月工作
1、搜集与公司行业相关的展会信息,向领导提出必要的意见建议,并提醒领导需要尽快办理的有关工作。
2、每月对办公用品进行盘点一次。
3、每月给员工发送生日贺卡。
4、定期更新员工通讯录。
四、每半年/年工作
1.每年协助部门完成公司开办展会活动,半年组织一次半年会。
五、不定期的工作
1.办公环境的监督与管理(绿化、整洁,桌椅、灯泡损毁的及时发现及报修更换)。
2.负责员工印制名片,刻章。
3.协助人事通知应聘者面试及面试表格交给应聘人填写,办理入职行政手续,办公用品的领取登记工作。4.遇到突发情况联系物业。
5.处理领导交代的临时及其它事务。
第三篇:行政前台工作内容
前台行政工作
一、卫生清洁
会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生
1、上班第一时间根据当天情况调整空调,整理会客室跟上级的办公室。注意事项:烟灰缸需铺上纸巾后滴水。
2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需及时清理。
需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁;
3、查看各个办公室饮水机是否有水,若已无或已不够当日饮用,即刻联系送水(客户编号:XXX,订水电话:XXXXXXX);查看纸杯、抽纸等是否足够,及时添置;
4、总经理、副总办公室桌等清洁;会客室的茶具清洗;
5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关,关好门窗。
6、下班前整理好办公桌椅,电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线,电话需统一摆放,保持整洁度。
7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。
二 会议
1、例会:每周星期二上午10:00,如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.得到准确会议通知时,在会议开始5分钟前通知参会者,准时到达;会议开始前做好会议签到,无法及时参会者,需得到领导批准。需要进行会议记录,按格式编排,需存档纸质版会议记录。三 文印、传真、快递、电话管理工作
1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作,办公室设备如若出现故障或耗材缺失,应第一时间进行维修,确保不影响各部门正常使用。
传真工作
传真件必须按照公司已有的模板传送。
3、快递工作
收发快递,按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。
四 办公用品采购与管理
1、各部门需求计划收集
每月25日前收集各部门下月的物品需求计划,进行汇总,同时根据库存情况编制采购申请表,交由副总审批;
2、其他公共物品采购计划
公共物品包括:茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品,以及其
他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品,此项公共物品若临时急用,可报经副总,进行临时采购,如果非急用,可在每月25日前汇总需求计划,进行集中采购。
3、采购流程
一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行采购,流程如下:A、首先编制采购申请表,交由副总审批;
B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续;
C、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它更好建议亦可。D、采购结束后,填写报销单(含价格),整理好票据,交由财务审批; E、做好办公用具入库;
五、办公用品发放
1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按照各部门的需求计划)在采购结束后,月初予以集中发放;
2、办公室内物品领取均需登记。
3、每月定时对办公用具进行盘点。
六、办公用品使用管理,1、对于借用的物品,需要归还的,需要跟踪归还时间,到时间还未归还的要与之沟通,超过三天的需说明原因及归还时间;
2、对于交还的物品的完好性,需要予以当场双方检查确认,如有问题视情况需要借用人承担的,由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字;
七 来客接待
接待流程:
1、客户进门起身迎接并询问来访事由;
2、登记《客户来访登记薄》,弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;
3、倒水
4、通知相关工作人员有人来访;
5、来客告辞时起身道别;
6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;
7、若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来,则需在《客户来访登记簿》上注明;
8、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回 复;
9、《客户来访登记薄》需做好归档。
八档案管理、公文制定、文件收发等工作
1、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作;此类文书在有效期后均需存档。
2、放行条管理:依次为放行条编码,对相关经手人以及用途做好记录。
3、公司证件:公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好记录。
九 通讯录管理
1、熟悉公司人员的及通讯电话,及时更新公司内部员工的联系方式,负责公司电话的接听与转接。
2、需为新员工申请邮箱,同时更新公司内部员工联系方式。
十 车辆管理
一、车辆申请使用管理
1、备有《车辆使用申请表》,由用车人在用车前填写此表,并交由相关负责人签字,行政部留存;若使用人在使用前未能填写,则交车后补填。
2、使用人凭申请表到管理员处取车。
十一、网络维护
1、办公室网络维护:若遇上IP地址重复情况,可按以下步骤更改
步骤:A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框,输入cmd
B、输入ipconfig(输入法为英语即单击,为中文即双击enter键)即出现windows ip适配器相关信息。
C、右击网络图标(即任务栏上类似电脑的图标),打开网络和共享中心,点击“更改适配器配置”,右击本地连接,选择属性,双击tnternet 协议版本4,选择“适用下面的IP地址”进行更改IP地址。
2、如仍无法解决问题,可致电联想公司(鲁先生:***,020-36472070)进行沟通需如何去解决问题。会员编号:NO.2011010006.十二、公司钥匙的管理:公司钥匙的编号均按照办公桌下的插座编码编排,需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥善保管。
十三、考勤
考勤记录:下载考勤设备的记录,根据外出单、请假单等进行考勤的核对和整理。
1、人员外出登记
人员外出登记工作流程:A、外出前在《外出申请单》上登记出发时间、目的地、事由等,并由相关领导签字批准方可外出;
B、回到公司在《外出申请单》上登记回来时间以及办事情况;
C、特殊情况,外出前未登记,需回公司后及时补登;
D、前台人员负责提醒并督促其他员工,并于每月将外出情况汇总,与 考勤统计核对。
2、请假:如有员工请假,需到填写《假期申请单》并注明请假原因、时间及时数;交由相关领导签字同意后作为考勤依据;若上级不同意,需注明理 由再返回申请人。若特殊情况,未能提前提出假期申请,需及时致电相关领导说明事由,征求领导的同意方视为正常请假,回公司要及时补登。
3、考勤统计工作流程:A、熟悉门禁考勤系统的管理,根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;
B、每月 5 日前将门禁考勤统计数据备份,并综合外出登记以及人员请假情况 统计考勤,交由财务部;
十四、招聘
十五、完成领导交代的其他临时性工作。
附:日常工作所需要的联系方式一份。
制作者:卡卡
第四篇:行政前台工作内容
行政前台工作内容
一、电话接听和来访接待
1、接听电话
①听到铃响,至少在第三声铃响前接听;接电话中,要常使用:您、请、对不起、请讲、请问、请稍等、不好意思、对不起、谢谢、麻烦您、谢谢、等语言。
②拿起话筒应注意微笑,先主动问好并自报公司名称(“您好,XX公司!”)。
附:注意倾听对方的话—→确认对方身份,委婉地探求了解对方来电的目的是什么—→相应的灵活做出回答
③礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;
2、来访者接待
有访客来时—→立即起身—→向来访者微笑致意:“您好,请问„„?”—→确认对方身份、来访目的、找的是谁—→请来访者在休息区入座稍等—→为来访者倒好茶水—→立即帮其联系。
①如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,或者把公司的简介、杂志等拿给他阅读,不要扔在那里不管。
②如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台应该用规范的手势指引如何去,或者带来访者去。
③如果来访者是面试,问清所要应聘的职位,请来者填写“应聘登记表”,填写完后找相关经理给其面试
二、办理入职、离职手续及名片申请
1、入职:该部门经理确认可以办理入职时间—→前台处领取并填写“入职登记表”和相关人事表格 —→填好后连同所需资料交回前台—→录入考勤指纹—→领取办公桌抽屉钥匙及办公用品—→阅读公司《规章制度》,无疑义后在上面签字
2、离职
前台处领取填写“员工离职申请表”和“员工离职汇签表” —→交回完整工作牌、钥匙、未使用完的名片等等—→在相应表上签字确认—→依表内容填写完整,汇签—→交回前台处
3、名片申请
如需申请名片(已办理入职手续的员工)—→前台出领取并填写“名片申请表”—→填写好后本部门经理签字—→交回前台处
三、办公品申请和库管
1、申请
月底由各部门经理填写“办公用品请购单”—→前台依单汇总—→经理审核—→购买
2、发放
清点检查文具店送来的物品—→无误后到财务室填写现金或支票报销表—→付款给送货文具店—→填写“办公品账本”和入库单—→依照各部门所需申请量填写出库单—→各部门经理在出库单上签字确认—→发放
3、库存
发放完后所剩办公品整理收回库房,以备用
四、保持接待区域和培训室的整洁干净
1、上班前整理一遍:把桌子摆正、椅子摆齐;烟灰缸清洗透亮
2、若有客户来访,客户走后5分钟之内:
收拾纸杯、桌椅归位;烟灰缸清理
附:检查备用的饮用水的数量,不够的话要及时联系送水。
五、考勤
1、打开 “考勤管理系统” —→连接设备后下载所有员工的打卡数据—→并以此为据在“考勤表”上记录相关符号
2、如果特殊情况没事先请假—→回岗后要及时到前台处领取并填写“请假条” —→本部门经理签字—→人力资源部经理签字—→交回前台处存档
六、辅助招聘
1、更新“XX招聘网”发布信息、搜索相关人员简历
2、通知符合要求的人员参加面试
七、打印机、复印机
多关注打印和复印机的状态,及时联系维修
八、邮件快递及传真的收发
九、其他
上级领导交办的事务和公司同事请求协助的事宜等
第五篇:行政前台助理工作事项
行政前台助理工作事项
一、门禁安全、来访接待
1、及时开门,避免人员等候。
2、对于外部人员需礼貌询问身份,如是推销人员应尽快拒绝,避免影响
办公室人员的正常工作;如是公司客人,则应及时倒茶水并带领到前台沙发处或会议室等候相关人员接待(如等候时间稍长可拿报纸杂志给客人翻阅),领导的客人需询问后带往领导办公室内。
3、客人离开需及时为客人开门,礼貌送客,必须面带微笑,必要时起身
送客。
4、有人员出入后确认门已关上,保障公司财产的安全。
5、如有公事需长时间离开前台岗位,向上司汇报并由交接人员暂时顶上,不能长时间空缺无人。
二、电话接听
1、接听时需礼貌问好并报出公司名,确认来电人员身份后再转接至相关
人员的分机,对于推销人员礼貌拒绝并不予转接,避免出现不必要的骚扰影响办公室人员的正常工作;不轻易把电话转进领导办公室,需确认身份后再决定是否转接,不能随意透漏领导的手机及个人信息。
2、电话铃响起3声后如领导或同事不在座位上需及时抢接电话,确认来
电人员身份后询问是否需要留言或回电,做好记录后及时告知相关人员。
三、保洁、花卉工作的跟进和检查
1、每天留意保洁人员的工作情况,对其工作进行检查和监督,并时刻留
意办公室的清洁状况及需更换的生活用品。
2、关注花卉的情况,提醒花卉人员更换及修剪花卉,如有新同事则可适
当添加办公桌上的小盆栽,保证良好的工作环境。
3、及时给鱼缸换水,喂鱼。
四、快递、传真、备用金登记
1、收发快递都需对快递信息进行登记,以便日后可查阅地址和联系方式,收到的快递登记完后及时交给收件人;发送快递需提前填好快递单并联系快递人员前来发货,在发货后的一到两天确认快递是否已送达及已签收,最后还要告知发件人快递的送达状况。
2、收到的传真对传真信息进行登记,扫描电子版在前台存档,以备日后
查阅,最后把传真文件交给相关人员。
3、由前台支出的公司每项费用都需对备用金使用情况进行登记,每项费
用的报销,都需要有发票或小票,妥善保存并且月底粘贴好报销单后全部审核上交财务报销。
五、考勤
1、每天上、下班第一时间监督各位同事打卡情况并记录,确认员工考勤
现象的变动,如漏打卡则通知本人给上级主管签字。
2、月底根据考勤卡统计月考勤报表,统计出勤天数及迟到处理情况提交
给人事部审核。
六、办公用品、日用品管理
1、每日整理回收纸,若是A3纸张需裁成A4纸的大小,及时放入打印机
托盘内以备用,随时添加。
2、妥善保管办公用品,办公室人员的办公用品和日用品领用都需进行登
记,不可漏记或错记。定时留意领导的办公用品和日用品的使用情况,及时为领导增添用品。
3、每月底对物品库存进行统计,必要时对物品进行盘点,数据上交行政
主管审核。需采购的物品应做好采购申请单后上报审批,并及时采购补充库存。
七、通讯录和花名册的更新
1、关注公司全体人员的联系方式情况,若有变化要及时更换,最新的通
讯录通过邮箱发给全体人员并说明何处有改动,纸质版的通讯录替换后需把旧的通讯录进行销毁。
2、如有新上司或新同事加入,需对花名册进行更新,并留意生日时间给
予祝福。
八、其他日常行政事务
1、牢记各领导喜好的茶水,及时添加茶水,特殊情况下帮老总订餐。
2、根据不同的文件有选择性的进行打印、复印、传真、黑白扫描、彩色
扫描、合并、压缩等,处理完后交还回相关人员,文件需在前台电脑中保存一定时间,以备查用。
3、留意饮水机情况,及时订水;保证传真机和打印机的正常使用,及时
添加纸张或更换环保纸。
4、处理领导交代的临时事务。