浅析办公自动化对秘书工作的重要性

第一篇：浅析办公自动化对秘书工作的重要性

浅析办公自动化对秘书工作的重要性

摘要：随着经济的快速发展和信息更新的要求，企业办公开始朝着无纸化、信息化、网络化的方向发展。在这样的大环境之下，原有的传统秘书办公模式已经不能适应高速发展的社会要求，为此办公自动化应运而生，它作为一种高效科学的办公手段，使得秘书工作从繁杂沉重的工作环境中解放出来，让秘书工作走向了高速系统、规范有效的道路。关键词：办公自动化；秘书工作；影响；重要性 随着现代科学技术的高速发展，计算机慢慢进入人们的生活并对人们的生活产生了越来越重要的影响，高速更新换代的模式也要求秘书办公的进步，秘书工作的琐碎繁杂使得秘书在工作中一直重复着体力劳动的模式，秘书人员更是重复机械的劳动，原有的传统办公方法难以继续适应社会的发展，至此，办公自动化融入了秘书工作，使得秘书工作变得轻松高效。

一、办公自动化的内涵和先进性

办公自动化技术是现代信息化社会最重要的标志之一，它给企业办公带来了变革式的发展，使得办公速度和质量高速发展。办公自动化又简称OA，它将人、计算机和信息三者结合成为一个办公的体系，构成一个服务于办公业务的人机处理系统。通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用办公信息资源，并使这些资源有效共享，从而提高办公效率，使办公业务从事务层进入管理层。办公自动化完成了办公信息处理的自动化，在充分利用信息资源的同时，提高了工作效率，最终达到提高生产率的目的。现代办公室一个包含数据、文字、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。

办公自动化以其先进性赢得了企业工作人员的欢迎和喜爱，办公自动化的发展趋势朝着人性化、无线化、智能化、协同化、通用化、门户化、网络化等方向的发展趋势，使得办公自动化拥有独特的优势进入秘书工作的范围。办公自动化的优势如下：

1、使得企业内部信息交流更加流畅快捷，提高了办公的效率。在企业内部建立独立的网络，使得内部信息、文件传阅、会议安排等信息交流更加方便快速，避免了秘书工作人员来回跑趟却费时费力的情况。办公自动化中word文档、excel表格和powerpoint演示文稿等程序的使用能够使得秘书人员节省大量手工绘制表格和书写文字的时间，而只需填写规定的表格即可形象明确的让人员清晰明了。

2、秘书工作变得自动化、规范化和系统化。秘书工作中大量的公文和会议文件需要及时处理和传达，办公自动化中邮箱等传输软件的使用可以让公文从起草到实施能够实现通过计算机就可以完成秘书人员分内工作。

3、秘书工作中文档管理程序化、系统化。办公自动化可以使各类文档按照一定的分类进行保存、共享和使用，使得企业人员能够从办公共享的网络中快速和高效地查找出需要的资料。办公自动化适应了社会变化的快速高效的要求，以其自身的优势得到社会的认同，也迅速地融入人们的生活和工作之中。

二、办公自动化对秘书工作的影响

秘书工作零碎且繁杂，各种公文和会议文书的起草以及领导工作行程的日程安排都需要大量的表格和文字需要秘书人员制作和书写，这样使得秘书工作一直机械和程序式的模式，秘书人员更是需要大量体力和精力来从事工作。办公自动化的运用使得秘书从繁重机械的工作中解放出来，更提高了办公的工作效率和办公的质量。

1、使得秘书工作模式由体力式向智力化转变

秘书人员要处理各种事务文书和公文以及领导行程的日常安排，各种公文格式和和会议文件大都是重复繁琐的，这样的秘书工作占据了秘书人员大量的时间和精力，使得秘书工作变得不断的重复机械发展。而办公自动化的使用使得秘书工作变得轻松简单，事务文书、会议文件的各种格式和字体都可以通过计算机进行处理，而且通过计算机设计出来的文件更加规范、整洁，使得秘书人员和各种办公人员获得视觉上的美感，能够清晰地明白信息的要义和内容，能够提高秘书人员的工作效率，使得秘书工作模式由体力向智力转变。

2、办公信息的有效传达，使工作人员能够在第一时间完成工作任务

秘书人员可以利用公司内部公共网络和信息系统，将会议所需的各种文件资料、规章制度、会议安排传输给相应的工作人员，能够让他们及时接收到需要的文件和资料快速有效的开始自身的工作。

3、收发文件和档案管理的快速、系统化

秘书工作之中使用大量的文书需要进行收发工作，办公自动化的使用使得秘书人员不用离开自己的工作岗位就可以轻松高效地通过计算机进行传输，方便了秘书人员的同时使得文件的收发变得高效快速。而档案管理也在办公自动化下变得高效有序，秘书人员可以把常用的资料整理成档案输入计算机，公司人员可以在内部系统网络之中下载和查询相应的资料。

4、增加了秘书人员获取信息的渠道，提高秘书的服务性 秘书人员是领导的左手右臂，领导决策和重大决定需要秘书人员提供相应的参考意见，而秘书自身知识能力总是有限的，办公自动化成为秘书人员的后补和助手，在秘书人员需要及时有效的信息和最新的消息来为工作服务时，秘书人员就可以利用网络来快速轻松的实现。

总之，办公自动化提高了秘书的工作效率，在秘书工作模式上是革命性的改变，它解放了秘书人员，使得他们有更多的时间和精力来提高自身的素质和能力以更好适应快速发展的社会，更好的为领导服务，为企业的共同目标贡献更多的力量。

三、办公自动化对秘书人员的要求

办公自动化为秘书工作带来了重大影响和变革，使得秘书工作变得规范和程序化，但也对秘书人员的素质有一定的要求。秘书人员为了适应信息的高速发展和办公自动化的需求必然要对自身做出改变来适应工作。

1、秘书人员要从心理方面接受办公自动化这种办公模式 随着信息的快速发展和电子产品更新换代的周期缩短，秘书人员要从内心深处甘于接受这样快速的社会和办公模式的改变，这样秘书人员才会有动力去适应社会而做出相应的改变。例如，一些年纪较大的工作人员已经习惯原有的办公模式，适应了亲力亲为的方法，而办公自动化需要这些人员做出相应的改变，提高自己的素质和反应能力来能够操作计算机，重新学习各种软件的功能和操作方法，而只有他们从心理愿意去接受新事物才能更好的为公司服务。

2、秘书人员要提高自身的素质以适应办公自动化 秘书工作是协助领导而开展的活动，领导工作范围的复杂化和多样化使得秘书人员必须充分掌握大量的信息资源，快速高效地做出判断来筛选对自身工作有用的资源以提高工作的质量，帮助领导更好地管理企业。秘书工作的快速高效就是自身工作的要求，而实现这种状态，秘书人员必须提高自身的素质以适应办公自动化的发展和运用。首先，秘书人员要提高自己的信息化知识，俗话说，知己知彼，百战不殆就是如此。其次，秘书人员要不断进行实际练习，熟悉各种软件的功能和使用情况。台上一分钟，台下十年功，秘书人员只有不断实践，才可以提高办公自动化的应用能力。

秘书工作的辅助性、被动性、综合性等特征，决定了秘书工作的复杂繁重，但秘书工作的挑战性又要求秘书人员能够快速有效的完成工作，帮助领导作出正确的决策。秘书人员自身的素质和知识以及信息的掌握情况成为了关键的问题，办公自动化在秘书工作中的应用使得秘书人员可以弥补这些缺陷，使秘书人员在未来信息化和技术化的社会中能够更好的为领导、为企业、为社会服务。

主要参考文献：

1、何宝梅、杨剑宇主编：《秘书学导论》，华东师范大学出版社2013年版

2、成昊、魏彦华边：《文秘与办公自动化教程》，科学出版社，2011年版

第二篇：秘书工作的重要性

秘书信息收集工作的重要性及其特点

（一）秘书信息收集工作的重要性

1、是辅助领导科学决策的必要条件

作为“为上司创造最佳决策环境”的助手，秘书要能快速准确地为上司收集各种信息，从而能随时为上司的决策服务。

2、是企业联系上下、协调左右沟通内外的枢纽

信息收集，是沟通的前提，只有准确的了解组织内外、上下的各种信息，才能有效地开展信息沟通工作。沟通是改变人们行为和调动人们积极性的重要手段。

秘书人员良好的信息收集工作，一方面可以及时了解到企业中上下级及各部门工作人员的工作状况、生活状况、思想动态、个人喜好、优缺点、适合职位等，为企业采取有效的措施，满足员工需求、调动积极性、联系上下级、协调左右的必要的准备工作；另一方面可以使企业能够及时、准确、全面、深入的了解到国内外的市场信息、竞争对手信息、国家政策法规、文化潮流、民俗民风、消费观念等。是企业内部实现目标一致、行动统一，对外抢占先机，引领市场发展，和国际经济市场发展接轨的前提条件。

3.是秘书人员草拟文件内容的重要来源

秘书人员草拟文件，一方面要遵循领导的嘱咐，另一方面秘书也应该充分发挥主动性，利用更多鲜活的信息，让手中的文件更有说服力和权威性，内容能尽量的客观、全面、系统、真实。

（二）秘书信息收集工作的特点

1、集中体现了现代企业秘书的参谋职能，秘书的参谋辅助性是现代企业秘书工作的根本职责。现代企业秘书的参谋、辅助性也是智能化和事务化的高度统一。在我国市场经济的大环境中，各种复杂多变的相关因素使企业的生产经营、战略决策具有更大的挑战性、风险性和灵活性，使领导决策变得更加的复杂和困难。这一切深刻的变化将秘书工作，特别是秘书的信息收集工作推向一个全新的舞台。在这个舞台上，最能显示秘书人员风采和作用的，将不仅仅是鞍前马后的事务服务和洋洋洒洒的官样文章，而是为领导决策参谋服务的能力和技巧。

2、信息收集手段的先进性和多样化，科技的发展，为各行各业带来一缕缕春风。计算机、互联网、手机、报纸、广播等等传播媒介的迅速发展，提高了信息传播的速度，扩大了传播的范围，加强了信息的影响力。秘书人员则可以采用任何便利的手段快速的获取所需信息。

3、信息收集内容具有针对性和实用性，秘书人员在收集信息的过程中，一方面要考虑领导工作决策的需要，正确领会领导者的意图，及时的将国家政策和国内外政治、经济形势信息传达给领导者。另一方面则要立足大局某事，企业秘书工作以辅助领导科学决策和协助领导科学管理为主要职责。而领导管理的都是一个动态的大系统，一般来说，既有政治的、经济的，又有非政治的、非经济的；既有纵向的、历史的，又有横向的、现实的；既有宏观的，又有微观的。因此，现代企业秘书必须要做好企业内外的信息收集工作。

4、信息的收集范围充分体现了“点面结合”的显著特点，秘书工作方式的专业性及其工作内容的综合性，要求信息收集必须收集到典型的重要的信息，又要能够收集到连贯的，全面的信息，为辅助领导工作做好充分的准备。

第三篇：办公自动化能力与秘书工作

铜陵职业技术学院

毕业论文

论文题目：办公自动化能力与秘书工作姓名：程宏

班级：08级文秘（2班）指导教师：李修元

日期：2011年3月24日

办公自动化能力与秘书工作

08级文秘（2）班程宏

内容摘要：此篇论文主要论述办公自动化与秘书工作之间的联系，和相互所产生的影响。并认真概括了办公自动化和秘书工作具体所指的含义。对于文秘专业的学生，此篇论文非常鲜明的体现出了文秘专业知识的程度。

关键词：办公自动化含义、秘书工作含义、办公自动化的作用、秘书工作的作用、深入影响、如果想要准确的知道办公自动化能力与秘书工作的联系，首先我们就该先从其概念和作用性质上了解，这样才能更全面、具体的认识到这二者之间的关系和影响

（一）、办公自动化

办公自动化是一门综合性强的新兴学科，研究如何有效地将计算机、通信技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据技术难以处理的、数量庞大且结构不明确等办公活动。办公自动化又是在技术革命浪潮中，应运而生的一项新兴产业和综合性技术。办公自动化是随着当代信息技术的出现而出现的。办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。

在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

办公自动化在企事业单位的日常运行中发挥了重要的作用，基本满足了人们对于效率和质量的双重需求。而在以往，工作效率和工作质量是一对很难调和的矛盾，必须依靠人自己来解决。但是办公自动化的出现改变了这一状况，使人们从繁重的手工劳动中解放了出来。总体上看，办公自动化的作用主要体现在以下几个方面：

（1）提高办公效率

以电子计算机为中心形成的信息处理系统是办公自动化的标志，办公自动化的功能之一就是数据处理。例如：企业的库存管理、报表统计、帐目计算、情报检索，甚至单位的日常事务管理等大量的数据信息处理。在以往，这一切数据的处理都必须依靠各自独立的部门的多位员工，通过统计、计算，手工制成报表上报领导。而今借助OA数据处理功能中的各个子系统，各部门只要1人就能及时、准确地把报表传输给领导。以便领导尽快做出判断。所以，办公自动化是精简单位人员的有力措施，能极大地提高办公效率。

这种利用高科技来处理信息的手段显然优越于人工处理的方式，事实上，信息技术就是凭借

其高效率，才改变了人们原来的工作方式，在固定的时间内完成比人工操作多好几倍的工作量。

（2）提高办公质量

办公自动化在实现高效率的同时并没有降低其质量，相反还在程度上提高了办公质量。办公自动化依托的是当代的计算机技术，利用计算机强大的信息处理技能来实现信息高效、精准地处理。在传统的秘书工作中，秘书必须在纸张上用笔起草、核算、修改等，整个流程是单线程的，而且由于人自身的因素，整个过程中难免会发生错漏。但是在办公自动化的办公环境下，信息处理系统能够最大程度上避免这些疏漏。事实上，利用计算机进行文件复制、传输，一般是不会出现错误的。

（3）促进办公面貌的转变

办公自动化促进了办公面貌的整体改变，使整个办公过程呈现出条理化、系统化。而在以往，办公室里可能堆满了纸张、文件、书籍、草稿等，整个办公室凌乱不堪。这些状况严重影响了办公的效率和质量，在这样的工作环境里，工作人员难免会产生一些错误，此外还会造成精神的过分紧张和焦虑。

办公自动化则很大程度上改变了这种面貌。在采用了办公自动化的企事业单位的办公室里，人们见到是是一副有条不紊的景象，人们利用高科技的通信手段实现信息的互通和共享。在这样的工作环境中，人的精神也比较轻松、愉快，工作起来不用像以前那样承受巨大的压力，有利于促进员工的身心健康。

（4）促进观念转变

办公自动化同时也促进了人们观念的转变。以员工招募这个环节来说，以往用人单位可能会选择那些字写得工整漂亮的人员来担任相关工作。但是现在用人单位更倾向于将工作岗位给那些熟悉办公自动化、熟悉信息处理的人员。

对于秘书来说，办公自动化也改变了他们的观点，能否使用和驾驭办公自动化操作，使他们首先要考虑的事。

（二）、秘书工作

一、秘书”概说

什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。

（一）各级秘书机构

1、中央机关的秘书机构

2、省、市、县机关的秘书机构

3、基层单位的秘书机构

（二）各类秘书机构

1、人民解放军系统的秘书机构

2、企事业单位秘书机构

3、民主党派

4、人民团体

此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如 筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。

二、秘书处的工作性质

我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：

1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。

2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。

3、管理性： 秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。

4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。

只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。

谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容 在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部”

三、秘书人员应具备的素质

（一）、基本素质

1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个

健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左

右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一

个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

（二）、业务素质

1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知

识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能

力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”）

三、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术

工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。

工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。

工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。

在当今社会，在知识经济的今天，人的现代化素质，秘书人员既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此，一方面，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；另一方面，领导人员要注意对智力资源的不断开发，对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。而直接影响迷失工作效率的就是办公自动化能力。

办公自动化是不仅仅是办公室内部的一场革命，同时它也深入地影响了人们的各种观点。办公自动化是一种以计算机技术和网络技术为核心的办公方式，对秘书工作产生了深刻的影响，使秘书工作从传统秘书工作向现代秘书工作转变。这些影响主要体现在，办公自动化提高了秘书工作的效率和质量，促进了秘书工作职能的提升。

办公自动化的出现掀起了一场办公革命，它极大地改变了秘书工作的理念、流程、职能，使秘书工作也因此实现了信息化、系统化。办公自动化已经成了现代秘书工作的一部分，它的出现不但减轻了传统秘书工作的压力，还促使秘书工作顺利完成了自我升级。随着信息技术的进一步发展，办公自动化也将随之不断发生更新换代，并且进一步促进秘书工作的高科技化。

办公自动化对秘书工作产生了深远的影响，这些影响既有正面影响又有负面影响，但是主要是积极的影响。在办公自动化被广泛采用的今天，秘书以及企事业单位自身也应该对办公自动化作出一定的回应，只有这样才能充分发挥办公自动化的作用。秘书在办公自动化的环境下同样需要具备统筹安排各项事务的能力，秘书可以充分利用办公自动化环境提供的设备进行记录、通联、筹划各种事项，但是需要加强协调能力，以便将领导的计划付诸实施。办公自动化对秘书工作的影响非常大，既有积极影响也有消极影响，但是总体上说办公自动化对于提高工作效率和工作质量有着重要的意义。办公自动化只是一种工作手段，其本身不能代替人们发挥创造性，因此，秘书在工作过程中应该加强自身综合素质的提高，不能过度地依赖于办公自动化。办公自动化对于秘书的心理素质和协调能力提出了更高的要求，需要秘书在工作中积极应对，以更好地完成秘书工作.〖参考文献〗

1、王永平主编《办公自动化教程》北京人民邮电出版社2009年5月第1版

2、王育主编《秘书学原理》机械工业出版社2008年1月第1版

3、姚望主编《社会中介组织功能和体制的探索》北京青年报2003年3月9日第15版，4、马纯、张袆主编《公共关系学》合肥工业出版社

2007年2月第1版

第四篇：对办公自动化的认识

办公自动化不仅仅是办公无纸化，也不仅仅是办公过程电子化、数字化，它应该在信息利用、协同工作、决策支持等方面发挥出巨大作用。办公自动化中一个核心的观点，即5C的概念，这就是沟通（Communication）、协作（Cooperation）、控制（Control）、创造（Creation）和方便（Convenience）。

1、沟通是员工合作的基础。办公经常是一个决策的过程，决策的基础是对信息的掌握。利用办公自动化系统能够完成信息的收集、整理、分析和传递，实现信息大范围、有控制、高效率而低成本的共享与利用。

2、协作是保证工作顺利进行的前提。很多工作需要多个部门的相关人员共同完成。办公自动化系统通过小组协同工作管理帮助管理人员实现资金、人力等企业资源的调配和使用。它是工作成功的重要因。

3、控制是指对工作流程实现监督控制，实现对信息流向的控制。对于所作出的决策，我们希望它的进展过程能够按照预定的思路走下去，正确信息能够及时传递给具有权限的人。办公自动化系统通过工作流管理、工作日程安排、权限控制和电子邮件实现上述目标，保证领导全面了解各项工作的进展情况，控制各项工作的进度与质量，保证工作圆满完成。

4、企业员工的经验和知识是企业最宝贵的财富，也是企业解决问题的有力保障。发挥员工的主观能动性，利用收集的信息，创造出新的知识，从而更好地把握商机，为企业创造更多的财富。办公自动化能够帮助员工分析所收集的信息，并提供了一个良好的交流平台，为创造新知识打下了坚实的基础。

5、方便使用是对软件系统最基本的要求。对于刚开始进行信息化建设的企业，这一点尤其重要。如果一个系统没有人用或没有人能用，那么不管系统的技术多么好，水平多么高，功能多么强大，它也不能解决实际问题，不能带来实际效益，最终它只是一个摆设。

办公自动化是指在行政机关工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。

人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。

技术设备，计算机是另一因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等。

显然办公自动化这一人机系统，人、机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。

第五篇：浅谈对秘书工作的认识

浅谈对秘书工作的认识

通过这一年来对秘书理论与实务课程的学习以及暑假的校内实习，我深深地认识到，秘书工作不单单是收发文件、起草通知、安排日程、打字复印等事务性的简单劳动。秘书工作具有它特殊的灵活性，它有它特有的对从业人员的素质的要求。

一、专业认识

秘书即是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理综合服务的人员。秘书的工作是需要很高的智商和情商的，要有洞察世事的能力，以及较高的人际交往水平。

二、工作认识

在科学与经济高速发展的今天，信息传播急剧膨胀，社会竞争愈渐激烈，文秘专业在这样的情况下应运而生。文秘作为一种全球性的职业，其工作日趋现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业需要学生德、智、体、美、劳的全面发展，以便适应社会主义市场经济和现代化建设的需要。

首先作为一名文秘专业的学生首先应该具有扎实的专业基础，这些基础不仅仅是文秘知识，还应该包括外语、经贸、法律以及对秘书工作有帮助的相关知识。同时，作为一名秘书也应该注意信息的收集，所谓信息的收集即为时事新闻、社会动态的收集。另外，秘书还应该具有丰富的社会实践经验。因此在日常的生活学习中我们要注意抓住机会，汲取教训，积累经验，多向老师、同学学习，经常进行经验交流。

随着经济和科技的迅速发展，人们越来越重视工作效率。因此，为了保证较高的工作效率就要求我们的秘书人员熟练的掌握办公自动化知识，熟悉的操作电脑，借助科技来提高我们的工作效率。这是对秘书的基本要求。

对于从事秘书工作的人员来说职业道德素质方面也有较高的要求，秘书人员必须认清自己所处的位置，说话做事，都应以企业利益为先，能够保守企业秘密，并做好自己的本职工作，秘书人员无权决定企业的任何事项，秘书只是信息接受、整理、传递和存储的人员。

在这个信息化的社会，信息的收集尤为重要，特别是文秘人员。一个好的信息收集者能够及时的为领导收集到与公司切身利益相关的信息，这对一个企业的发展起着推波助澜的作用，只有准确及时的掌握信息，公司才能灵活的运转，才能在众多企业中生存并取得好的发展。

其次就是秘书的协调沟通能力，秘书人员每天都要与上司、同事、来宾、部门等接触和打交道，因此必须具有良好地沟通协调能力，以优雅的举止、谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系。从这一方便来说，也就是要求秘书要具有较强的公关能力，做一个出色的公关人员。特别是在和领导的相处中要处理好和领导的关系以及领导和领导之间的关系尊重而不奉承吹捧，主动而不越位脱轨，服从而不盲从附和。

大一暑假我曾在学校院办进行专业课的实习，这次实习经历给我的感触很大，我主要的工作时进行档案的电子档归档管理，我和另一位同学两个人每天都要面对大量的档案，将纸上的信息输入电脑要求我们特别的仔细认真一字不差的输入。除了这份工作外我们还会帮助老师去进行会议服务，每次的会议服务，从会场布置到会后的清理，对我们来说都是一次学习的机会，就拿最简单的拖地来说吧，针对不同的地板我们要用不同的拖把，按照不同的方法和方向进行清理。在发文处理的时候我们要认真清点份

数，收文单位要签字确认。这些看似简单的工作秘书人员都要仔仔细细的做，对于我来说，实习的每一天都是学习的过程，一方面巩固课本知识查漏补缺，另一方面积累工作经验。同时，在实习过程中也让我认识到良好的人际关系的重要性，好的人际关系是团队合作的基础，是事业成功的前提。至于这样才能在收获事业成功的时候收获真挚的友情。通过一暑假的实习让我深深地热爱上文秘这个专业，秘书工作是一个具有挑战性的工作，因此我们必须学好习基础知识，积极投身社会实践，要具有不怕苦、不怕累的精神。

三、发展前景

秘书是一项很普及的工作，基本上所有的行业都会有这一职位，由此可见文秘专业的就业面非常的广泛，需求量大。但是，目前社会上对文秘人才的要求也在不断地提高。因此，文秘人员必须努力学习，不断提升自身价值，增加自身的职场竞争力。

四、学习目标

针对目前的就业形势以及社会对文秘人员的要求，我为我以后的学习生活制定以下目标：

1、学好专业知识

2、提高速记的质量；

3、在学好现有的办公自动化知识的基础上学习更

多的办公软件；

4、学好英语，达到能够简单运用的水平；

5、多多参与社会实践，努力学习积累工作经验； 秘书职业生涯本身就是一个不断深造、不断积累、不断提升的过程。要求我们要不断地提高自身的价值，增强自身的职场竞争力。尤其作为我们在校大学生，要想在日益

激烈的竞争中求得发展，求得生存，就必须主动来学习新的知识，掌握最新的专业技能，不断地积累经验，以便毕业后能够更好地融入社会，在竞争激烈的职场中立于不败之地。