自考《公文写作与处理》思考题2

第一篇：自考《公文写作与处理》思考题2

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第三章 公文的体式与稿本 什么是公文体式？为什么公文要有一定的体式？

答：⑴ 公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。

⑵ 公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。什么是公文文体？公文文体在表达方式和语言运用上有哪些特点？

答：公文的文体，是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。

公文文体与一般的应用问题不同，在表达方式和语言运用上有它自身的特点。

⑴ 公文的表达方式。表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。在公文写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，而一般不宜使用描写和抒情。

⑵ 公文的语言特点。语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。

简述公文写作中怎样才能做到语言简明。

答：在公文写作中，做到语言简明，绝非易事。要写得简短明白，既需要一定的思想理论水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，还要有较高的文字修养。在此基础上，方能做到叙述平直，说明扼要，逻辑严密，议论精当。要力戒空话、套话，不要使用一些生僻的词语。

什么是公文的书面格式？它在公文的文面上分成哪几个部分？

答：公文的文面格式即公文的规格样式，是指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写的样式。公文讲求文面格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。

《国家行政机关公文格式》将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

什么是公文的构成要素？眉首、主体、版记三个部分各有哪些构成要素。

答：一份完整的公文是由一些规定的项目构成的，如发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。这些项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。

眉首的构成要素：⑴ 公文份数序号 ⑵ 秘密等级和保密期限 ⑶ 紧急程度

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⑷ 发文机关标识 ⑸ 发文字号

⑹ 签发人

主体的构成要素：⑴ 公文标题 ⑵ 主送机关 ⑶ 正文 ⑷ 附件 ⑸ 成文时间

⑹ 公文生效标识

⑺ 附注

版记的构成要素：⑴ 主题词 ⑵ 抄送机关 ⑶ 印发机关和印发说明

发文字号的作用是什么？编排发文字号应当注意哪些问题？

答：发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。

编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精炼、最集中的概括。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅（室）统一编排，从机关和单位名称中选取最具有代表性的字，并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。主要是讲究实用，尽量减少公文文字数。公文标题是怎样构成的？怎样编写好公文标题？

答：⑴ 公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。

⑵ 公文标题的书写位置应位于红色横线之下，分1行或多行居中排列。一般说来，公文标题要尽量简短，不要占的行数太多，对那些较长的标题则要动些脑筋，先要把标题的意思搞懂，回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当；做到既有美感，又要避免产生异议，然后再决定如何断行，不要草率从事。为什么要正确选定公文的主送机关？公文的主送机关一般有哪几种情况？

答：公文的主送机关一定要选准，这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题。因为任何一个机关的发文，都是为了公务活动的需要，公文中的事项或问题都要靠对方机关来处理或答复，这是公文的现实效用性所决定的。如果将主送机关的名称定错了，该送的没送，或者将不该送的也送了，就会造成责任不明，意见不一，或相互推诿，无人过问，以致贻误工作。

公文的主送机关一般有以下三种情况：

⑴ 上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任。

⑵ 下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行文，在一般情况下都只有一个具体的主送机关，不要多头主送。

⑶ 直接向社会公众发布的公文。

简述公文正文的结构及写作要求。

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答：正文的机构一般可分为导语、正文主体、结束语三个部分。

⑴ 导语。导语部分的写作一般有依据式、目的式、原因式三种写法，以表明制发这份公文的依据、目的或原因。

⑵ 正文主体。正文的主体是公文的最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。由于公文的文种不同，行文目的不同，其写作的具体要求也不同。

⑶ 结束语。结束语就是正文的结尾。结束语部分要意尽言止，自然终结。

公文标注主题词的作用是什么？主题词的标注应当注意哪些问题？

答：公文标注主题词的作用是：

⑴ 公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。

⑵ 公文标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。

⑶ 公文标注主题词，有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。

公文标注主题词应当注意以下问题：

⑴ 必须在公文主题词表中选用主题词。

⑵ 公文主题词表中的类别标题不作主题词用。

⑶ 主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。

⑷ 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。

⑸ 在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。

⑹ “主题词”三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，“主题词”后标冒号，一般不超过五个主题词为宜。什么是“版记”？怎样正确理解“版记”的特定含义与保持公文书面格式完整性之间的关系？

答：置于主题词之下的各要素统称版记。

版记的特点是位置要依公文主题的构成而定。《格式》规定，版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后以行。这样，眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以准确认定公文是否完整。一份完整的公文，眉首、主体、版记三部分缺一不可。

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http://www.xiexiebang.com/ 简述公文的排版形式与装订要求。

答：⑴ 公文的排版形式，是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。公文的排版形式主要包括：公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

⑵ 对公文提出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。公文印在左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固，后背不可散页明钉。裁切成品尺寸齐整，四角成90度，无毛茬或缺损。

比较公文的草稿与定稿，正本、副本与存本的异同。

答：草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。草稿主要供发文机关内部在撰拟公文过程中的讨论、修改和送审使用。草稿是未定型的非正式文稿。

定稿。定稿是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。定稿是机关执法文件的唯一可靠的标准稿本。

正本。根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。正本最突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。

副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本成为副本，副本又称抄本。副本的作用，主要代替正本供穿越、参考和备查使用。

存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。它的特点是根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。

第四章 公文的行文规范 什么是公文的行文规范？它包括哪几方面？

答：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。什么是公文的行文关系？确定行文关系的基本原则是什么？

答：公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。

确定行文关系的基本原则是：

⑴ 国家行政机关的隶属关系和职权范围。⑵ 党的各级机关的隶属关系和职权范围。

怎样划分机关之间的行文关系？

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答：⑴ 同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。

⑵ 上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。

⑶ 非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。

⑷ 同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。

简述公文的行文方向与方式。

答：根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为以下几种不同的行文方式：

一 下行文：⑴ 逐级下行文 ⑵ 多级下行文 ⑶ 直达基层组织和群众的下行文

二 上行文：⑴ 逐级上行文 ⑵ 多级上行文 ⑶ 越级上行文

三平行文：平行文是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。为什么说逐级上行文是上行文中最基本、最常用的一种方式？

答：逐级上行文就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、最常用的一种方式。在正常情况下，下级机关一般都应当采取这种逐级行文的方式向所属上级领导机关请示和报告工作，以保证正常的领导关系和业务工作关系。

行文规则的主要内容有哪些？

答：⑴ 注意隶属关系，尊重机关职权。

⑵ 大力精简文件，严格控制发文数量和范围。

⑶ 在一般情况下，党政机关不得越级行文。

⑷ 牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文。

⑸ 行文必须正确确定主送机关和抄送机关。

⑹ 主送机关与公文文种要相互呼应。

⑺ 关于联合行文的问题。

⑻ 关于“请示”的行文问题。

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⑼ 关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题。

⑽ 经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。

简述行文关系与发文范围之间的关系。

答：各级机关的行文都必须本着精减的原则，严格控制发文的数量和范围。上级机关对其所隶属的下级机关有权行文，而不是对其所属的机关都一定要每文必发，按级别确定发文范围，行文关系和发文范围，可以发文和每文必发是有区别的。

为什么说在一般情况下党政机关不得越级行文？

答：党政机关要严格控制越级行文，除非确有特殊情况，一般以不越级为宜，以免打乱正常的领导隶属关系和工作业务联系。下级机关如果抛开直接的上级机关越级向上行文，就可能使直接的上级机关的工作陷入被动，或者造成公文往返传递延误时间。同样，上级机关的业务主管部门向下级行文，一般也要按照直接的隶属关系而不应当越级，这样，上下级机关或业务部门之间就可以及时沟通情况，以免造成工作上的脱节。为什么说牵涉到几个部门的问题要先协商一致或经上级裁决后才能向下行文？

答：在机关工作中，有些问题往往牵涉到几个部门，尤其在当前改革经济体制和转变政府职能的新形势下，对某些问题的决定可能影响到某些部门的利益或增加某些部门的工作难度。这就要从全局或整体利益出发，经过有关方面充分协商。如果意见未协商一致，就匆匆忙忙各自向下发文件，把不同的意见捅下去，会使下级单位无所适从。如部门擅自行文，上级机关有权责令纠正或下令撤销。简述公文的主送机关与公文名称之间的关系。

答：一份公文的文种要与该份公文的主送机关相互呼应。主送机关是直属上级领导机关的，其行文可使用“请示”、“报告”等上行文种；主送机关是直属下级机关的，其行文可使用通知、通报、命令、指示、决定、批复等下行文公文文种；主送机关是同级机关或不相隶属、不同级别的机关，一般只用平行文“函”的公文文种。如果公文文种与主送机关搭配不当，也会出现行文关系上的混乱。什么是联合行文？联合行文要注意哪些问题？

答：一般来说，同级机关、部门或单位可以联合行文。

联合行文要注意的问题：

⑴ 联合行文的各机关或部门必须是同级的，不同级别的机关或部门不能联合行文。

⑵ 联合行文对于共同贯彻执行有关方针、政策或兴办某些事业是非常有利的。

⑶ 几个平行机关或部门联合行文，应将相对应的各机关都列为主送机关，以便于公ton处理或贯彻执行。

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⑷ 联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。各级党政机关办公厅（室）的行文如何把握好职权范围和授权范围？

答：各级党政机关的办公厅（室）向下行文，必须把握好职权范围和授权范围。

⑴ 各级党政机关的办公厅（室）是各级党政机关的办事机构，党政机关的一些文件，常常以办公厅（室）的名义发文，要求下一级党政机关或有关部门贯彻执行，这是办公厅（室）的工作职责。

⑵ 办公厅（室）虽然有代表它所隶属的党政机关直接向下发文的权力，但它毕竟不是党政机关本身，而是党政机关的办事机构，只限于它的职权范围内的文件和经它所隶属的党政领导机关授权的文件。

⑶ 在自己的职权范围内行文和按照授权的范围内行文有着不同的要求，因而在文字表达上也就有所区别。

⑷ 凡是授权办公厅（室）名义下发的文件，对授权机关或领导人要在文件开头加以说明。

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第二篇：自考《公文写作与处理》思考题5

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第九章

机关其他常用文书的写作（下）什么是讲话类文书？它有哪些主要种类？

答：讲话类文书就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。

讲话类文书的类型：⑴ 讲话稿

⑵ 开幕词、闭幕词

⑶ 欢迎词、欢送词、答谢词

讲话类文稿的特点是什么？

答：讲话类文稿的特点是：⑴ 口头性 ⑵ 直接性 ⑶ 针对性 ⑷ 情感性

简述讲话类文稿的写作要求。

答：⑴ 主体要鲜明、集中 ⑵ 材料要真实、新颖 ⑶ 布局要清晰、紧凑 ⑷ 语言要明白、生动 什么是记录类文书？它有哪些主要种类？

答：记录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。一般包括会议记录、会议纪要、电话记录、接待记录和大事记等。

记录类文书的特点是什么？

答：记录类文书的特点是：⑴ 内容的纪实性 ⑵ 材料的直接性 ⑶ 语言的实录性

什么是简报类文书？它的主要作用是什么？

答：简报，就是简明扼要的书面报告。

简报类文书是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作开展的一种简短的、摘要性的信息载体，是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一。

常见的简报类文书有哪些名称？

答：简报类文书只是一种统称，常见的名称有“简讯”、“快讯”、“快报”、“动态”、“信息”、“工作通讯”、“情报通讯”、“情况反映”、“内部参考”、“摘报”等。

简报类文书的主要特点是什么？

答：⑴ 简

就是说简报在文字上要简明扼要。

⑵ 快

就是说编发简报要迅速及时。

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⑶ 新

就是说立意要新、内容要新。

什么是建议类文书？它有哪些主要种类？

答：建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。

建议类文书一般可分为议案、提案和建议等。

建议类文书的主要特点是什么？

答：⑴ 建议性。建议类文书应对工作提出合理化建议，以利于改进工作，推动事业发展。

⑵ 说理性。建议类文书是针对现实中存在的某些问题提出的建设性、批判性的构想，要写明提出该问题的依据，充分说明理由，富于说理性。

⑶ 委婉性。建议类文书不仅要其能晓之以理，还要求能动之以情，这就要求建议者的语气委婉平和，切中要害、切勿使用要挟性语言，以免适得其反。

简述提案及建议的写作格式与要求。

答：㈠ 提案的写作格式及写作要求：

提案的写作一般包括：标题、案由、提案人、理由、办法、日期。

提案的写作要求：

⑴ 熟悉同提案的有关情况。

⑵ 注意区别提案同一般文章的行文格式。

㈡ 建议的写作格式：建议的篇章结构，是由标题、称谓、正文和落款组成。

建议的写作要求：

⑴ 把握分寸要适度

⑵ 所列内容要具体

⑶ 表述语言要精炼

第十章 公文处理工作 简述公文处理工作的概念及其理解。

答：对公文处理工作的概念，从广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以及整理归档所进行的一系列衔接有序的工作。

公文处理工作这一广义的概念，可以从以下几个方面来理解：

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⑴ 从发文阶段来说，从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨论修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。

⑵ 从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分办、传阅、拟办、拟办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。

⑶ 从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的平时管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。

⑷ 从公文的整理归档阶段来说，公文的处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步管理编目，进行归档保存。

狭义的公文处理工作的概念，主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、管理与保管等方面的具体工作。

公文处理工作的特点是什么？

答：⑴ 政治性 ⑵ 时限性 ⑶ 机要性 ⑷ 规范性

公文处理工作对机关工作所起的作用表现在哪些方面？

答：⑴ 助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导和业务工作者不可或缺的助手。

⑵ 纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。

⑶ 查考作用。公文在处理完毕之后，需整理归档。

简述机关公文处理工作的基本任务及主要内容。

答：机关公文处理工作的基本任务是：科学地组织机关的文书工作，及时准确地处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。

机关公文处理工作这一基本任务的主要内容包括：

⑴ 文件的收发、登记和分送。

⑵ 文件的拟办、批办、承办和承办。

⑶ 文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印。

⑷ 会议、汇报、电话的纪录和整理。

⑸ 文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作。

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⑹ 归档文件材料的系统整理、编目和归档工作。

⑺ 处理群众来信。

⑻ 为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。

公文处理工作的组织包括哪些方面？

答：包括组织机构、组织领导和组织形式三个方面。

怎样设置机关公文处理工作的组织机构？

答：⑴ 对于一些较大的机关来说。由于他们的公文处理工作任务比较繁重，而且某一些环节又具有专门的业务技能，所以可以考虑设立专门的机构，归机关的办公厅领导。

⑵ 对一些较小的机关，或者基层单位来说。由于他们在工作活动中形成的文件数量比较少，就没有必要设立专门的公文处理工作的机构。

⑶ 对一些企业单位来说。一般的大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理的工作机构，来进行日常的企业公文处理工作；而小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。怎样认识机关公文处理工作的领导、指导关系？

答：⑴ 从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。

⑵ 从一个机关来说，它的公文处理工作是由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导。

⑶ 从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有责任对其所属的机关、单位的处理工作进行业务指导。

⑷ 从机关主要业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。

⑸ 对机关档案部门来说，机关档案部门所开展的档案业务工作和公务处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。

简述机关公文处理工作组织形式的类型及其选择。

答：公文处理工作组织形式的类型：集中形式、分工形式。

公文处理工作组织形式的选择：

⑴ 机关的工作性质、任务和职权范围。

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⑵ 机关内部组织机构设置的层次、数量。

⑶ 机关收发文件数量的多少。

⑷ 机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。

⑸ 机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备，等等。

机关公文处理工作的基本原则是什么？

答：机关公文处理工作的基本原则是：公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。

公文处理工作的具体要求有哪些？分别说明这些要求的重要性。

答：公文处理工作的具体要求概括为：准确周密，确保质量；及时迅速，注重时效；保守机密，安全可靠；集中统一，加强管理；实事求是，遵规守纪；精简文件，提高效率。

⑴ 公文处理必须准确、周密，确保质量。准确、周密是对机关公文处理工作提出的质量上的要求，包含了公文处理工作在政治上、文字上、运转处理上的全面质量要求。

⑵ 公文处理必须及时、迅速，注重时效。任何一项工作，都必须注重时效，提高效率。

⑶ 公文处理必须做到安全可靠，确保机密。公文在运转处理的过程中，必须注意安全，所谓安全，就是维护好文件，使文件不受损坏，延长寿命。

⑷ 公文处理工作必须加强集中统一管理。党和国家机关的公务文书，是在机关工作中具有强烈的政治性、机密性和现实效用性的重要办事工具。

⑸ 公文处理工作必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行。公务处理坚持实事求是，按行文机关要求和公文处理规定进行的原则体现在公文呢处理的每一个阶段和每一个环节中。

⑹ 精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。官僚主义是机关的领导作风问题，而文牍主义是同官僚主义有着密切关系的，它们都是妨碍全党、全国人民进行有效的四化建设的极大障碍。

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第三篇：党政机关公文处理与写作思考题

党政机关公文处理与写作思考题

一、什么是公文处理？应当坚持哪些原则？

答：《党政机关公文处理工作条例》规定，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。” 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

二、2012年4月16日，中办、国办印发的《党政机关公文处理工作条例》与原有的《办法》相比，有哪些新变化？ 答：2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），同时废止了1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》。与《办法》对比，《条例》中出现了许多新的变化，主要表现在以下七个方面：

1、公文处理的概念更加科学。

2、公文的种类更加丰富。

3、公文要素做出了调整。

4、行文规则上做了具体规定。

5、文件签发程序更加规范。

6、公文办理环节更加简明。

7、公文管理环节更加严格。

三、请示和报告有什么不同？

答：报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。

1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。

2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。

四、公文材料归档的范围是什么？

答：公文材料归档范围是

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。

五、对不具备归档和保存价值的公文如何处理？

答：不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四篇：自考“公文写作与处理”名词解释

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自考“公文写作与处理”名词解释

甲骨文书：在三千多年前的商代后期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书。它是书刻在甲骨上的商代后期五室占卜活动的记录文字，即“甲骨卜辞”。

尚书：自商周战国期间长期汇集而成的＜书＞，汉初称之为＜尚书＞，即上古之书。这是我国最早的一部政治文件汇编本。

公务文书：是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料。

公文法定的作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。

行文单位：指能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位。

对外文件：简称发文。是指本机关（或部门）拟制的向外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。

收来文件：简称收文。是指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。

内部文件：就是指制发和使用都限于机关内部的文件。

上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。

平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。

下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。

秘密文件：是内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。

普通文件：是相对秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。

公布文件：就是向人民群众和国内外公开发布的文件。

法规文件：是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。

法律文件：是体现统治阶级的利益和意志，以国家强制力来保证其实施的行为规则，是实行阶级专政的一种工具。

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法令文件：是指根据宪法的有关规定所制发的一种文件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名义发布的。

行政法规与规章文件：行政法规是国务院为领导和管理国家各项行政工作，根据宪法和法律及有关规定制定的政治、经济、教育、科技、文化、外事等各类法规总称。这里所说的行政法规与规章文件，除国务院制定的行政法规外，还包括各种地方性法规，部门规章和地方人民政府规章。

行政文件：主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。

党的文件：是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建议等活动。

指挥性公文：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。

规范性公文：是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范，它是一种兼有政策性和法规性的公文，有较强和规范性和强制性，例如条例、规定、办法、细则、章程、规则等。

报请性公文：是指下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。如报告、请示等。

知照性公文：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。如公报、公告、知照性通知、通报、函等。

记录性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。

公文格式代码：又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标记符号，由九位阿拉伯数字组成，标识于文件首页发文机关版头左上角。

印制顺序号：又称公文份号，是指依据同一文稿印刷若干份时每份的顺序编号。

秘密等级：简称秘级，是指公文秘密程度的等级，分绝密、机密、秘密三级。

紧急程度：是对公文送达和办理的时间限度。

收文处理标记：包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号等项目。

发文机关版头：简称“文头”。文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定格式的发文机关标识。

发文字号：是指由发文机关编排的文件代号。

签发人姓名：是表示公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。

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公文标题：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。

题注：是指对公文标题的注释说明。

正文：是公文的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。

主送机关：是指对主要受理公文的机关。

无正文说明：是指由于篇幅所限，使公文生效标识（即落款、印章与成文日期）与正文不能同在一个页上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。

附件说明：是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。

成文日期：是指文件形成的时间。

机关印章与领导人签署：机关印章是公文制发机关对文件生效负责的凭证；领导人签署是指发文机关领导人在公文正本的落款处，本人职务名称的后面签字或盖章，以证实文件的效用。

注释或特殊要求说明：是用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项。

阅读（传达）范围：是指根据公文内容和工作需要所限定的公文发送的范围和规定公文的阅读对象。

主题词：是指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。

抄送机关：是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。

印发说明：又称印制版记，是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。

页码：是指公文每一张页的顺序编号。

文稿：是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。

草稿：是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。

定稿：又称“原稿”、“底稿”、“正稿”。是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论式通过的最后完成的定型文稿。

文本：同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本些法规文 博导自考远程班,助你自考快速通关!www.xiexiebang.com

件又有试行本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。

正本：根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。正本最突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。

副本：又称抄本。凡是根据公文正本复制、誊抄的其他稿本称为副本。

存本：是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印刷本。

修订本：是指对于已经发布生效的文件，在实行一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。从修订本发布之日起，原文本即行失效。

试行本、暂行本：大多用于一些法规性文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期的实践检验，再行修改时所使用的文本。

各种文字文本：第一是指我国少数民族自治地区，为便于工作，党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉字文件和少数民族文字文本。第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。

命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。

公布令：也可称为发布令或颁布令，它适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。

嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。

议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。

决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。

个案型决定：对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出的决定，目的是引起注意或警惕，扩大正面影响，缩小消极影响。

决议：是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。

指示：上级机关对下级机关指导工作的公文。

意见：是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。

公告：是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。

通告：是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。

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涉及法定事项的公告、通告：在宪法、法律、法规赋予的权力范围内，有关机构可以发布公告、通告，规定一些事项，有关人员必须遵守。

知照性公告、通告：这类公告、通告发布的目的，只是让群众或者有关人员知道，并不需要大家去遵守或者执行。

公报：是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。

会议公报：一般用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定。

统计公报：用来发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字。

外交公报：涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方的观点及取得的共识。

通知：是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。

批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文（如请示、报告等）给所属有关人员，让他们周知或执行。

转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行。

指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。

任免性通知：用于任免和聘用干部。

事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情。

通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性文件。

表彰先进型通报：用于表彰个体或群体的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。

批评错误型通报：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应吸取的教训。

传达事项型通报：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便下属在开展工作、处理问题时能做到心中有数。

报告：是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。

综合报告：多属例行报告，即每隔一定时间，如一季、半年、一年，下级必须将工作情 博导自考远程班,助你自考快速通关!www.xiexiebang.com

况全面向上级汇报一次。

专题报告：是就某件事或某个问题专门写的报告，多半是不定期的，根据实际情况的需要而撰写。

请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文。

表态性批复：主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。

指示性批复：针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。指示性批复的作用相当于“指示”，下级必须遵照上级批复的精神执行。

函：是机关之间办理日常公务的交往性公文。

商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题，如商量业务培训、人员调动、信息交流、物质供应等等。

问复函：用于机关之间提出询问和答复询问，如疑难询问、调查询问、统计询问等等。

请准函：用于向没有录属关系的有关主管部门请求批准。

知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。

会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。

条例：是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。

规定：是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。

规章类文书：是规范工作、活动、行为等的法规、规章类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。

办法：是对某一项行政工作作比较具体的规定。

实施细则：就是实施法律、法规的细小规则，它多半是主管部门实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则，目的是加强法律、法规的可操作性，保证法律、法规的顺利实施。

章程：是一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。

守则：是特定范围内的全体成员必须遵守的行为准则。

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计划类文书：是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。

规划：实现目标的期限较长，往往是五年、十年、二十年，甚至更长的计划类文书。

计划：实现目标的期限较规划短，以计划和一年以内的短期计划为多的计划类文书。

安排：指较短时间段内对工作的具体安排。

总结：是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。

综合性总结：是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作。

专题性总结：只就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结，内容比较单一。

调查报告：是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后利用调查材料写成的书面报告。

新闻性调查报告：多半由新闻工作者调查采访后写成，内容一般是社会普遍关注的问题或他们在采访过程中发现的问题。

政务性调查报告：一般由政府工作人员调查后写成，调查内容、范围由领导机关决定，目的是为制订方针政策、法律法规，解决工作中的种种问题，提供可供决策参考的情况。

个案性调查报告：针对工作中遇到的特殊个案写成的调查报告，目的是为解决问题提供事实根据。调查人员一般临时组织，涉及专业技术的还要请专家学者参加。

讲话类文书：就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。从广义上说，它不仅包括领导同志在各种会议和群众集体上发表讲话时的文稿，也包括只代表个人意见的、以群众身份所作的各类讲话的文稿，它是在公众场合经常使用的文书。

讲话稿：通常是指各级领导在各种会言上宣读的文稿。

幕词：是在大会开始时，由主要领导人向大会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题和议程、向与会代表提出希望的书面文稿。

闭幕词：是在大会结束时由主要领导人向大会宣传的概括大会主要精神、总结大会成果、指出会后努力方面的文稿。

欢迎词：是对客人的到来表示热烈的欢迎的五种讲话类文书。

欢送词：是送别客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。

答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话类文书。

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会议记录：是如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。

电话记录：是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。

接待记录：是指在接待群众来访时，记载有关接待内容的文书。

大事记：是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后进行如实记载的一种记录性文书。

简报：就是简明扼要的书面报告。

简报类文书：是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作开展的一种简短的、摘要性的信息载体。简报类文书只是一种统称，常见的名称有“简讯”、“快讯”、“快报”、“动态”、“信息”、“工作通讯”、“情况通报”、“情况反映”、“内部参考”、“摘报”等。

会议简报：即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。

工作简报：就是反映本部门、本系统各方面工作情况的简报。

提案：是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。

建议：是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。

公文办理程序：就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

收文：是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。

收文办理：是指文书部门收到材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。

收文办理程序：组成收文办理这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。

签收：是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。

登记：就是指需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收发和处理。

分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

传阅：是指单位或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各位领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

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轮幅式传阅：传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮幅式传阅”。

拟办：是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。拟办意见可根据来文的情况分别由办公部门负责人或业务部门承办人提出。

批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

催办：是指根据承办时限的要求，及时地对那些必须办理答复的文件承办的情况时行督促和检查。

查办：是指文书工作人员协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。

注办：是指对公文承办的情况和结果，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。

发文：是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。

发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运行过程。

拟稿：是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发之前，对公文的内容、体式进地的全面审核和检查。

签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。

核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

缮印：是指对已经签发的公文定稿进行印刷。

校对：是指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消除书写、排字上的错误。

用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。

发文登记：与收文登记一样，主要是为了便于对文件的管理和查找等。

封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。

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公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

案卷：是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料组合体。

文书部门立卷制度：指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。

问题特征：是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、人物、工作性质等具有的共同特点。

时间特征：是指文件形成的时间和文件内容所针对的时间。

名称特征：又称文种特征，是指公文文种的名称。

作者特征：是指制发文件的机关、单位或个人。

地区特征：又称地理特征，指的是文件内容所涉及的地区，又指文件作者所在的地区。

通讯者特征：是指文件的收发或问答双方。

立卷类目：也称归卷类目、案卷类目。

编制立卷类目：是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。

平时归卷：是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。

调整卷定：是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当的调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。

卷内文件排列：是指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。

案卷标题：也称案卷题名，是案卷的名称，是对卷内全部文件内容的总概括。

案卷编目：是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录、备考表和案卷封皮等工作。

卷内文件目录：是案卷的组成部分。

卷内备考表：是用以注明卷内文件材料需要说明的情况的表格，以备案卷移交档案部门管理人员和查档人员对此卷有一概括了解。

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案卷封皮：是指用以保护卷内文件、标注案卷内容的卷皮，用牢固厚实的牛皮纸统一制作，使用毛笔正楷字填写，起醒目作用，并便于长期保存。

全宗号：是档案馆指定给立档单位的编号，在一个档案馆内全宗号不能重复。

目录号：是全宗内案卷所属目录的编号，在一个全宗内案卷目录号不能重复。

案卷号：是目录内案卷的顺序编号，在一个案卷目录内案卷号不能重复。

案卷目录：是对经过分类排列和编号的案卷进行登记所形成的。

第五篇：公文写作与处理(自考书本总结)

第一章公文

公文概述： 公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织原行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

1、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织

2、公文形成的条件是行使职权和实施管理

3、公文是具有法定效力和规范体式的文书，这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。

4、公文是进行公务活动的重要工具。公文的特点与作用：

公文的特点：

1、公文有法定的作者

2、公文有法定的权威

3、公文有特定的效用

4、公文有规范的体式

5、公文有规定的处理程序

公文的作用：

1、领导与指导作用

2、行为规范作用

3、传递信息作用

4、公务联系作用

5、凭据记载作用 公文的分类与文种： 公文的分类：

1、从公文的来源来划分：对外文件、收来文件、内部文件

2、从公文的行文关系来划分：上行文、下行文、平行文

3、从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公布文件

4、从公文制发机关的性质来划分：法律、法规文件；行政文件；党的文件；

5、从公文内容的性质与作用来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文

第二章公文写作

公文写作概述：

《一》公文写作是代机关立言

（一）起草初稿：

1、由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文

2、由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草

3、由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文

（二）讨论修改

《二》发挥公文效用，把好公文质量关

1、在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强

2、在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。《三》机关领导要亲自动手撰写重要公文 公文写作的特点和要求：

公文写作的特点：

1、被动写作，遵命性强 2对象明确，针对性强

3、集思广益，群体性强

4、决策之作，政策性强

5、急迫之作，时限性强

6、讲究格式，规范性强 公文写作的基本要求：

1、要保证公文内容在政治上的正确性

2、要实事求是，在业务上符合客观规律（实事求是是我党的优良传统和思想路线的核心）

3、在文字表达上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。

4、公文起草要符合统一规定的体式与程序

5、要注意选用书写的载体材料与字迹材料。公文写作的步骤与方法：

（一）明确发文主旨（他是公文的灵魂和统帅）

1、公文的中心内容是什么？

2、根据公文内容，准备采用什么文种

3、要明确公文发送范围和阅读对象

4、明确发文的具体要求

（二）收集有关材料

1、收集、阅读和研究有关的文件材料

2、深入下去，收集有关的实际材料

（三）拟出写作提纲

（四）认真起草正文

1、把握公文主题，选好用好材料

2、观点正确，情况确实

3、内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见

4、文字表述要简练，交代问题要清楚

（五）反复检查修改

公文的修改，应从以下几方面着手：

1、关于主题的修改

2、关于观点的修改

3、关于材料的修改

4、关于结构的修改

5、关于语言的修改 公文写作人员的修养：

公文写作人员加强修养的重要性：

公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作，公文写的好与不好，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反愚映。公文是国家党政机关实施领导与管更理的重要工具和手段。党的机关的公文，是党的机关实施领导处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导布置和商洽工作。

公文写作人员应具有的修养：

1、政治素质好

2、有一定的政策理论水平

3、熟悉业务和机关工作情况

4、有较宽的知识面

5、有较好的文字功底

公文写作人员加强修养的途径：

1、与时俱进，勇于创新

2、博览群书，增长知识

3、深入实践，勤学苦练

第三章公文的体式与稿本

公文的体式：

公文的体式是指公文的文件、构成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。公文的文体： 文体，即文章体裁，文章的体裁一般是从文章的表达方式和运用语言的不同特点来加以区别的。（公文属应用文体）公文的表达方式：

（一）叙述

1、公文的叙事不在于具体记叙事实，而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，以达到反映情况、交流思想、阐明观点和目的。

2、公文中运用叙述的方法主要是顺叙

3、在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时，还可以根据需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。

（二）说明

1、定义说明

2、注释说明

3、比较说明

4、数字说明

5、举例说明

6、分类说明

（三）议论

议论的要素是论点、论据和论证

论点：又称论题或观点，是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度，它是议论的核心

论据：是证明论点的真实性的根据

论证：是运用论据来证明论点的方法和过程

论点、论据、论证三者之间的关系可以这样来表述：论点是统帅，回答：要证明什么：的问题，论据是基础，回答：用什么证明的问题，而论证则是沟通二之间内联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。公文的语方特点：

1、准备

2、简明

3、庄重

4、得体

公文的构成要素与文面格式

公文的构成要素:一份完整的公文是由一些规定的项目构成的，如发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词。

现将公文的各构成要素按照《格式》划分的眉首、主体、版记三个部分

一、眉首部分

1、公文份数序号

2、秘密等级和保密期限

3、紧急程度

4、发文机关标识

5、发文字号

6、签发人 二主体部分

1、公文标题

2、主送机关

3、正文

4、附件

5、成文时间

6、公文生效标识 三版记部分

1、主题词

2、抄送机关

3、印发机关和印发说明

第四章公文的行文规范

公文的行文关系：公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系，具体地说，行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之机的文件授受关系。

一、确定行文关系的基本原则

1、国家行政机关的隶属关系和职权范围

2、党的各级机关的隶属关系和职权范围

二、机关之间行文关系的划分

1、同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导关系。

2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系

3、非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，化们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系

4、同一系统的同级机关之间的关系 公文的行文方向与方式 下行文

1、逐级下行文

2、多级下行文

3、直达基础组织和群众的下行文 上行文

1、逐级上行文

2、多级上行文

3、越级上行文平行文

公文的行文规则

1、注意隶属关系，尊重机关职权

2、大力精减文件，严格控制发文数量和范围

3、在一般情况下，党政机关不得越级行文

4、牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文

5、行文必须正确确定主送机关和抄送机关

6、主送机关与公文文种要相互呼应

7、关于联合行文的问题

8、关于请示的行文问题

9、关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题

10、经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行

第五章 机关法定公文的写作（上）

命令，简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。命令的特点：

1、权威性

2、指挥性

3、强制性

命令的类型：公布令、行政令、嘉奖令、任务令、动员令、戒严令、通缉令、特赦令。国务院及其所属部委、县以上地方各级人民政府，可以发布行政令。命令的写作要求和具体办法：

1、必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令

2、要注意各类型命令写作的共同点和不同点

行政令的正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成 嘉奖令的正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成

3、语言要准确、凝炼、庄重、有力。哪些领导机关有权发布命令? 就行政系统而言，国家最高领导人，国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布命令。

议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。

议案的提出权：国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。议案的特点：

1、行文关系及办理程序的法定性

2、行文内容的单一性和可行性 议案的类型：

1由职能机构提出的议案 2由人民代表提出的议案 议案的写作要注意三点：

1、提出的问题重要且已具备解决的条件

2、要注意提出的权限和时限

3、要注意行文格式和办理程序 议案没有发文号 决定

决定是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文 决定的特点：

内容重要 政策性强 有约束力 决定的类型： 指挥型

个案型 知照型

决议：决议是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。决议的特点：

1、表达群体意志

2、有权威性和约束力 决议的类型：

1、决策部署型

2、结果公布型

指示：是上级机关对下级机关指导工作的公文 指示的特点：

1、针对性

2、原则性 指示的类型：

1、涉及全局问题，带普遍性的指示

2、涉及居部问题，带特殊性的指示

意见：是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件 意见的类型和特点：

1、直接指导性

2、批转执行性

意见可以用于上行文、下行文和平行文

第六章 机关法定公文的写作（中）

公告：是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件 通知：是机关、团体原一定范围内公布事项的告知性文件 公告、通告的特点和差异：

1、发布的公开性（公告涉及的范围广，通告涉及的范围小）

2、事项的重要性（公告公布的都是比较重大的事情，而通告公布的次于公告）

3、操作的严肃性 公告、通告的类型 ：

1、涉及法定事项的公告、通告

2、知照性公告、通告 公告、通告的写作：

1、符合权限，一事一告

2、内容明确，语气庄重

3、注意格式

公报：是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件

（党的领导机关多用公报，政府机关多用公告，从内容来说，宣布单独事件多用公告，发布

公议情况、谈判情况、统计情况等多用公报 公报的类型 ：

1、会议公报

2、统计公报

3、外交公报 公报的写作：

1、会议公报因发布目的不同而有不同的写法

2、统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。

3、外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。

通知：是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文 通知的类型：

1、发布性通知

2、批转性通知

3、转发性通知

4、指示性通知

5、任免性通知

6、事务性通知

通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件 通报的特点：

1、周知性

2、指导性 通报的类型 ：

1、表彰先进型

2、批评错误型

3、传达事项型

第七章 机关法定公文的写作（下）

报告：是下级机关向上级机关汇报锕作情况的陈述性公文 报告的特点：

1、重陈述

2、有主见 报告的类型：

按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告 按照行文的目的不同，报告可分为呈报性报告和呈转性报告 报告的写作：

1、陈述事实要清楚扼要

2、表达观点要精练清晰

3、语言要简洁朴实

请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文 请示的特点：

1、超前性

2、说明性

3、单一性 请示的类型 ：

1、请求批准类

2、请求帮助类

3、请求批转类 请示的写作：

1、要遵守行文规则

2、理由要充分，要求要合理

3、格式要正确，语言要得体

批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文 批复的特点：

1、针对性

2、指导性 批复的类型 ：

1、表态性批复

2、指示性批复 批复的写作：

1、要先回应后批复

2、态度要鲜明，措辞要明确

3、要及时批复

函：机关之间办理日常公务的交往性公文 函的特点：

1、形式灵活，适应性强

2、务实性强 函的类型：

1、商洽函

2、问复函

3、请准函

4、知照函 函的写作：

1、一事一函，直陈其事

2、语言要平实、亲切、自然

会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件 会议纪要的特点： 纪要性 约束性 知照性 会议纪要的类型 ：

1、决议性纪要

2、协议性会议纪要

3、研讨性会议纪要 会议纪要的写作：

1、会议纪要一般是原会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。

2、会议纪要的标题最常用的形式是会议名称加文种，但中间可省去会议二字

3、会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分

4、会议纪要由会议主持机关撰写，可以原最后属机关名称和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。

条例：是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、话动、行为等的法规性公文 条例的类型 ：

1、党的中央机关制定的条例

2、国家行政机关制定的条例

3、地方权力机关制定的条例

规定：是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定的类型 ：

1、党内规定

2、法规性规定

3、一般性规定

条例和规定的定作：

1、草拟条例和规定要遵循下列原则：

1、坚持四项基本原则，为改革、开放、搞活和社会主义现代化建设服务 2，符合宪法和法律，符合党和国家的路线、方针、政策 3从实际出发，实事求是，4贯彻民主集中制，充分发扬民主

2、起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理。

3、条例和规定的内容用条文表达。

4、语言要准确、严密。

第八章 机关其他常用文书的写作（上）

规章类：是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。

政党、较大的社会团体的章程多为“章条式”

机构较小、涉及事务不很多的章程，可用“条款式”

计划类文书：计划 文书是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。

计划类文书的特点：

1、目标的前瞻性

2、操作的预想性

计划类文书的类型：

1、规划类

2、计话类 安排类

计划类文书的写作：

1、分析情况要认真细致

2、确定目标要实事求是

3、措施步骤要切实可行

4、条目要分明，语言要简洁

总结：是机关团体原实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结的特点：

1、回顾性

2、经验性

总结的类型 ：

1、综合性总结

2、专题性总结

总结的写作：

1、回顾工作情况要实事求是

2、总结经验教训要着眼未来

3、纲目要清晰 文风要平实

调查报告：是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写面的书面报告。

调查报告的特点：

1、针对性强

2、纪实性强

调查报告的类型 ：

1、新闻性调查报告

2、政务性调查报告

3、个案性调查报告

调查报告的写作：

1、深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提

2、围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。

3、调查报告的格式，调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题两种形式。

第九章机关其他常用文书的写作（下）

讲话类文书：就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。

讲话类文书的类型：

1、讲话稿

2、开幕词、闭幕词

3、欢迎词、欢送词、答谢词。讲话类文书的特点：

1、口头性

2、直接性

3、针对性

4、情感性 讲话类文书的写作要求：

1、主题要鲜明、集中。

2、材料要真实、新颖

3、布局要清晰、紧凑

4、语言要明白、生动

记录类文书：是指如实记录有关内容而形成的公务文书。

记录类文书的特点：

1、内容的纪实性

2、材料的直接性

3、语言的实录性

简报类文书：就是简明扼要的书面报告。简报文书的类型：

1、会议简报

2、工作简报

特点： 简 快 新

写作要求：

1、内容真实、确切

2、篇幅要短小

3、针对性、指导性要强 建议 文书：是以书面形式提出建议、意见的一 公务文书。特点：

1、建议性

2、说理性

3、委婉性

第十章 公文处理工作

什么是公文处理工作：任何一个机关，原日常工作中，都要使用公文，围绕着公文的撰制、收发、办理与管理，需要进行许多工作，这些具体的工作，就是公文处理工作，通常简称为文书工作。

公文处理的特点：

1、政治性

2、时限性

3、机要性

4、规范性

公文处理工作的作用：

1、助手作用

2、纽带作用

3、查考作用

公文处理工作的任务：科学地组织机关的文书工作、及时准确地处理机关的往来公文、有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。

公文处理工作的原则与要求：原则：公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。

要求：准确周密，确保质量；及时迅速，注重时效；保守机密，安全可靠，集中统一，加强管理；实事求是，遵规守纪；精减文件，提高效率。

第十一章 公文办理程序

收文办理程序：

1、签收、拆封和登记

2、审核分发和传阅

3、拟办、批办与承办

发文办理程序：

1、拟稿、审核与签发

2、核发、缮印与校对 公文登记的作用主要是：

1、便于管理和保护文件，防止积压和丢失

2、便于检查和检索文件

3、便于文件的统计和催办工作

4、作为核对与交接文件的凭据

收文登记的形式：薄册式、联单式、卡片式

审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关关规定；涉及其他部门或地区职权范围内的事项是否经过协商、会签；使用公文文种、公文格式是否规范等。

第十二章 公文的整理（立卷）与归档

归档文件整理工作的意义：

1、归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用

2、归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管

3、归档文件整理为档案工作奠定了基础 归档文件的整理的基本原则：

1、遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系

2、区分文件的不同保存价值

3、便于保管和利用

归档文件整理的质量要求：

1、归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

2、整理归档文件所使用的书与材料、纸张、装订料料等应符合档案保护要求。推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应该当做好以下几个方面的工作：

1、更新观念，增强改革意识

2、提高人员素质

3、加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入，管理单元的细化，必将旨起管理方式的变革。

4、注意新旧整理方法的衔接 归档文件整理的工作步骤：

1、装订

2、分

3、排列

4、编号

5、编目

归档的文件在质量上应符合以下要求：

1、应归档的文件材料齐全、完整

2、文件和电报应按其内容的联系，合并整理、立卷

3、归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。实行文书部门整理制度的优越性？

1、由文书部门整理，可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理工作的效率

2、由文书部门整理归档，可以有效地避免和防止文件的散失，有利地归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密

3、由文书部门整理，文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员平时查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。

4、由文书部门整理，按集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作。提高机关归档管理水平，更好地为机关工作服务。