采购管理制度-新

第一篇：采购管理制度-新

材料设备采购管理制度及流程 总则

1.1目的：为进一步提高公司的管理水平，在保证施工安全、进度、质量和降低成本的前提下，提高企业盈利水平，加强对物资采购、使用过程的监督管理，依据国家有关的法律法规的相关规定，结合公司对采购工作的管理要求，特制定本制度。

1.2 适用范围：公司各职能部门及各项目部。2 职责分工

2.1商务采购部（以下简称采购部）是工程材料设备采购管理的第一责任人，具体工作由采购部、设计部、项目部会同财务部共同完成。

2.2项目部为本制度第一执行人。3 管理内容

一 采购计划管理

1.项目部在施工前填写项目材料采购计划总表。

2.由项目部依据建设施工图（设计部提前完成）和施工进度以及材料消耗定额提出材料需用计划及采购要求。

3.材料需用计划必须说明材料的名称、规格、型号、需用数量、需用时间等。必要时，应提出使用要求及验收标准和质量保证要求。此采购计划须分管领导签字，部分材料需设计部审核（明细后议）。

4.采购计划签字完毕后书面交接采购部，按时间要求进行采购，1 / 17 急件优先办理。

5.无法于需用日期办妥者通知申请采购的部门。6.撤销材料需用计划须交接三日内通知。二 采购申请

1.采购申请的发起：采购申请由工程部发起（备注：设计提供采购指标、图纸、论证，），工程部于接收正式定稿施工图后，材料进场前少一个月向采购部发起采购申请，由项目经理组织现场材料员、预算员对所需采购材料、设备进行统计分类，三方签字后提交采购部，采购申请一次性提交，除设计变更等特殊情况外，尽量避免出现补充采购。

2.采购申请的审批：采购申请逐级审批，采购部采购员、副经理按逐一对应的原则进行审批，收到工程部采购申请后，采购副经理组织采购员、造价员对采购申请进行审核，复审完毕后采购副经理签字审批，提交采购经理、副总经理审批，对于部分大宗或特殊采购，需由总经理审批。

3.采购申请的批准与驳回：采购申请经总经理或副总经理签字批准后，发采购部，采购工作即行开始，批准后的采购申请由采购部、工程部分别存档（可为电子档）。如未批准，需注明未批准原因并予以驳回工程部，工程部重新进行申请。

4.审批周期：对于采购品目和数量较少的工程，审批时间不多于2 / 17 5天，对于规模较大或重点项目，审批时间不多于7天。

三 采购审核权限

根据项目具体情况，采购审核为三级五次或四级五次审核制。/ 17

三

（四）级审批：

根据项目规模或重要程度，分别采取三级或四级审批 第一级审批：项目经理 采购内容及采购数量审批 第二级审批：采购部

核实采购内容与项目符合度及市场采购难易程度审批 第三级审批：副总经理 一般采购申请最终审批 第四级审批（如需）：总经理 规模大、或重点项目审批

四

（五）次审批：

1、项目经理对提交采购申请的审批。/ 17 2.采购部对采购申请的审批 3.副总经理对采购申请的审批 4.总经理对采购申请的审批（如需）

5.采购询价比价完成后副总经理（总经理）对最终采购任务的审批。四 采购方式

1.单价1万元以上、总价5万元以上大宗材料、大型设备的购进按照招标采购流程进行。

(1)招标在入围的合格供应商中进行，参加投标的供应商数量不少于3家。

(2)按规定时间开标，由项目部、商务采购部、财务部、设计部共同评标，按合理低价的原则，确定中标单位。经领导审批后，对中标单位发出中标通知书。

2.价格低、批量小的材料，经公司分管领导批准后可通过非招标方式，询价方式定点采购。

五 询价

1.采购部收到采购计划后，须7日内完成材料询价（需招标的除外）。询价时，详细说明采购材料的品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式，防止后期产生纠纷。

2.同规格产品应询价与不少于三个供应商，应提供同规格，不同5 / 17 品牌做比较。

3.询价时须要求厂家提供样品由项目部（必要时会同设计部）对样品进行技术确认。

4.由采购部确认是否有办理售后服务和保固年限的必要。5.采购部须对采购产品按ISO质量体系认证要求进行质量方面的审核，各项资料确保齐备。

6.合格材料设备供应商制度

(1)公司对材料、设备采购实行统一管理，以保证质优价廉。建立材料供应商考察、评审制度，建立合格供应商名册。

(2)对首次接触的新供应商应进行资格预审，采购部应对供应商进行考察，形成供应商评估报告，主管领导认可后纳入合格供应商目录。

(3)涉及技术、质量等方面有特殊要求的材料、设备，需有相关专业技术人员参加评审，评审合格的供应商经公司领导批准后纳入合格供应商名册。对供应商实行分级制度，年度审核优胜劣汰，一般情况下优先采购优质供应商的材料.六 比价、议价

1.合格材料生产厂家的条件：能提供采购物资质量方面的合格文件;具有良好的市场信誉，价格合理；提供合格的物资，并保证物资质量的持续稳定性；满足进度和服务要求。/ 17

2.合格供应商名册中有同类材料供应经历的供应商，优先询价及相关服务咨询。

3.由采购部对厂家报价进行综合分析，性价比更高者优先采购。七定价核准

1.同种规格的材料应记录不少于三家的报价。

2.询价表应详细注明与厂家议定的价格、运输方式、税率、结算方式。

3.现场选用较贵材料时，应联系项目部、财务部、分管领导说明原因。

4.询价完成后交采购部分管领导审核。八 采购作业

1.采购部与厂商确认价格、交货期、质量验收标准、付款方式及附带条件。

2.合同签订由项目部、财务部、采购部、法律顾问（若有）共同会签后转交主管领导审核。

3.合同内容须包括品名、产地、品牌、等级、数量、单价、型号、供货时间、运输责任、结算及付款方式，包装要求以及所需的售后服务。

4.催交

4.1约定日期前应再确认交货期。/ 17

4.2无法于约定日期前交货时联络材料使用部门，协商具体解决或替代办法。

4.3已逾约定交货日期尚未到货者加紧催交。5材料储存与保管

5.1项目部对进场材料应按其性能、形态分类，合理堆码，分类存放。并用标示牌明确标示厂家、进场时间等相关信息。

5.2有毒、有害、易燃易爆、腐蚀性等危险品和化学品应分类储存，设置安全警示标志，采取防护、隔离等预防措施，制定应急预案。

5.3按有关规定建立防火、防水、防盗措施。

5.4现场材料员对已进场检验合格的材料建立《材料进出库台账》，正确标识，记录规格、数量、进出库情况，定期盘点，核对帐、物。

九验收与付款

1.由项目部对入场材料组织验收。材料验收内容包括：材料需用计划、发票票据、数量、包装、材质证明材料和产品合格证明，随行技术资料以及相关质量、安全、环保标准材料和生产许可证（或复印件）。

2.仓库管理员对到货材料与送料单上的相应项目内容是否一致进行核对验收。

3.仓库管理员对应相应项目内容填写入库单，入库单一式四联，8 / 17 一联签字后交送货方做结算凭证使用，一联交财务记账使用，一联作入库记账凭证，一联交项目部质量部门。

4.项目部质量部门根据到货材料记录确定检验或实验项目，配合业主或监理人员按规定抽样报检。

5.验收数量质量合格后，根据合同相关约定支付进度款。6.付款期数

6.1首付款形式，首付款形式宜使用预付款保函或延期支票的形式，约定交货期应比工程部要求交货期提早3-5天。

6.2进度款支付，进度款按实际到货价值等比例支付，即当期到货应付款扣除前期付款（包含首付款）后，进行支付。

6.3结算款，结算款于项目经竣工验收合格后支付，比例不高于80%。

6.4审计款，审计款为结算审计后最后付款，对于含安装及质保的采购品，应保留质保金。

十 合格供应商名录及评价标准

采购部根据供应商供货质量及交期对供应商进行评价，建立供应商名录，供应商实行黑白名单制。

合格材料设备供应商制度

(1)公司对材料、设备采购实行统一管理，以保证质优价廉。建9 / 17

立材料供应商考察、评审制度，建立合格供应商名册。

(2)对首次接触的新供应商应进行资格预审，采购部应对供应商进行考察，形成供应商评估报告，主管领导认可后纳入合格供应商目录。

(3)涉及技术、质量等方面有特殊要求的材料、设备，需有相关专业技术人员参加评审，评审合格的供应商经公司领导批准后纳入合格供应商名册。对供应商实行分级制度，年度审核优胜劣汰，一般情况下优先采购优质供应商的材料./ 17

十一 品质保证协定 质量保证协议书 第一条 品质保证总则

1． 乙方必须按照甲方要求建立符合或接近ISO9000标准要求的质量保证体系文件，制造的制造件必须满足甲方提出的质量标准要求，而且须保证产品的质量是持续稳定、可以信赖的。

2． 乙方根据甲方提供的产品技术或工艺、质量要求进行制造，乙方向甲方提供的产品必须是经过自检的符合甲方质量要求的合格产品。3． 乙方必须对提供给甲方的产品实行“三包”，三包期为自乙方向甲方交货并经甲方 检验合格之日起24个月。

4． 超过三包期限，若因乙方提供的产品有质量问题或质量隐患造成甲方产品出现质量事故，乙方必须对所提供的相应产品负责，具体情况由甲乙双方协商解决。第二条 技术指导

1． 甲方有义务向乙方说明产品的技术、工艺、质量要求，并向乙方提供必要的图纸、工艺文件、质量验收标准等技术文件和资料。必要时可应乙方邀请派出技术人员前往乙方进行指导。

2． 乙方对甲方提出的要求有异议或希望修改时，乙方应立即向甲方提出申请，在得到甲方的书面确认后才能实施。第三条 检验验收要求 / 17 1． 乙方必须具备适当的检验基础、相应的检测条件和手段，并能根据产品的复杂程度和甲方的质量要求，制订出适宜的产品工序及检查验收方法，提交甲方确认。

2． 乙方须根据甲方的要求制订出适宜的产品生产过程质量控制方法，并提交甲方确认。

3． 甲方的确认并不能免除或减轻乙方提供合格产品的责任。4． 乙方交货前，须经内部制造人员全检验收合格，并将完备的检验记录提供给甲方。

5． 产品交货时的验收标准依据甲方的技术条件、图纸或具体验收标准进行。乙方在制造过程中所制定的质量控制方法或采用的技术、质量标准不得低于甲乙双方商定的最终验收标准。

6． 甲方对乙方提交的产品实行抽检。若抽检不合格，则判定整批产品不合格，要全部退回乙方。乙方不能要求甲方对该批产品全检，分出合格品与不合格品。

7． 若甲方检验员经抽检判定整批产品合格，但在其使用过程中发现的不合格，乙方仍然有责任予以退换。第四条 首批（件）检验

1． 乙方交货的制造件出现下面一种或几种情况时，为了保证该制造件制造初期质量稳定，乙方须按照甲方要求进行检查验收。（1）甲方新设计的产品； / 17（2）甲方变更设计或修改设计后的首批（件）加工件；（3）乙方改变制造工艺、工序后的首批（件）加工件；（4）乙方改换新操作人员后的首批（件）加工件等。

2． 乙方在实施上述（3）、（4）项时，须事先与甲方联系，并得到甲方的书面认可。

3． 乙方要按甲方制订的“产品首批（件）检验制度”进行首检，向甲方交货时，须附上首检检查报告书和有关的检验记录。第五条 产品标识、包装、运输和储存

1． 产品的包装：乙方须采用适宜的方式（如塑料袋、单件或多件包装、纸盒、纸箱、钙塑箱、木箱、盘轴或其它专用货架、容器、盛器等）进行包装。有特殊要求时还必须做好防震、防压、防腐蚀保护。2． 产品表面标识：生产单位、产品名称、物、数量、日期、防潮、防雨、防倒置、小心轻放等。如甲方有特殊要求时，乙方须按甲方的要求办理。

3． 乙方须采用适当的运输工具防止锈蚀、磕伤，尘埃污染。交付时，产品须附：有包装□；有《合格证》□；有《产品质量证明书》□；有《检验报告》□；有检验记录□。

4． 对库存产品或物料，乙方须保持适宜的库存环境，制定确保产品质量的控制要求或制度，做好相应的防护工作。第六条 验证、评审、监督 / 17 1． 甲方在认为必要时候，可组织有关人员到乙方的生产现场，对制造件质量是否符合规定要求进行验证，验证安排可由甲乙方双方协商。

2． 甲方可以根据需要对乙方的质量保证体系文件进行验证、评审、监督或产品质量监督抽查。

3． 甲方的验证既不能免除乙方提供可接收产品的责任，也不能排除其后甲方对不合格品的拒收。

4． 乙方须接受甲方的验证、评审、监督。根据甲方验证、评审、监督的结果，乙方要根据甲方提出的改进建议，尽快制定出整改计划，将实施结果向甲方通报。

5． 当乙方不予整改或整改效果差，影响甲方产品质量时，甲方保留取消乙方供货资格的权利。第七条 索赔处理

1． 乙方提供的产品有下列情况之一时，乙方必须负责修理、更换或回收。因供货产品质量问题给甲方造成直接经济损失或间接声誉损害时，经双方或第三方确认后，甲方有权向乙方提出索赔，乙方必须向甲方赔偿相应损失。

（1）甲方在产品组装、总装和安装过程中发现因乙方产品材质、制造或包装、防护、运输等方面缺陷造成的质量问题；（2）在产品三包期内发生的乙方产品质量问题； / 17（3）虽然超出三包期，但因乙方提供的产品有质量问题或质量隐患造成质量事故甚至人身伤亡等。

2． 其余按《中华人民共和国产品质量法》的有关规定执行。第八条 乙方的赔偿责任

1． 产品发生问题时，凡是判定为乙方的责任，乙方要赔偿甲方采取对策时所需的费用。

2． 由于乙方产品的质量问题，在社会上造成人或物的损害，引起民事纠纷，对甲方声誉造成极大损害时，根据《中华人民共和国产品质量法》有关条款，乙方要赔偿全部费用。

3． 因乙方责任甲方造成企业形象、声誉损害时，甲方将视其影响大小对乙方处以0元至20000元的罚款。必要时可终止双方的协作关系。第十一条 甲方的赔偿责任

下述情况发生时，甲方有责任给予乙方赔偿：

1． 由于甲方提供给乙方的图纸、工艺文件、验收标准等技术资料有问题造成乙方蒙受损害时；

2． 乙方在加工期间，由于甲方临时修改图纸，造成乙方额外加工工时时及材料损失时；

3． 由于甲方提供给乙方的技术资料有缺陷时，造成乙方增加额外工时；

4． 因甲方计划改变对乙方造成加工工时及材料损失。/ 17 第十二条 索赔的判定

1． 由于乙方责任造成的问题，按照第十条乙方要向甲方赔偿的金额应由甲方来判定。

2． 乙方对于上述判定有异议时，由甲乙双方协商后决定。3． 由于甲方责任造成的问题，按照甲乙双方协商后决定。十二 进货验收管理规定

1.由项目部对入场材料组织验收。材料验收内容包括：材料需用计划、发票票据、数量、包装、材质证明材料和产品合格证明，随行技术资料以及相关质量、安全、环保标准材料和生产许可证（或复印件）。2.仓库管理员对到货材料与送料单上的相应项目内容是否一致进行核对验收。

3.仓库管理员对应相应项目内容填写入库单，入库单一式四联，一联签字后交送货方做结算凭证使用，一联交财务记账使用，一联作入库记账凭证，一联交项目部质量部门。十三 品质纠纷处理 按第十一条相关规定执行 十四 采购交期管理

签订采购合同时，应明确约定采购品交期，并严格制定违约措施，对供货商进行约束。于约定交货日期前进行催交。约束手段： / 17

1、履约保函、预付款保函等

2、制定严格的违约责任

3、对于故意延误或明知无法完成而故意虚报工期的，解除采购合同并进入采购商黑名单，不再进行采购。/ 17

第二篇：医院药品采购管理制度(新修订)

***中医院

药品采购供应管理制度

认真贯彻执行《药品管理法》、《处方管理办法》等，严格遵守省、市、县有关药品采购的政策法规，规范药品采购行为，医院药品采购工作在主管院长领导下，药剂科主任对药品采购工作进行指导与监督下，药品采购员具体负责药品采购工作。

一、药品采购和保管

1、药品采购必须坚持如下基本原则：

坚持正宗、优质、品牌原则；坚持低价原则；坚持对方的配送时间长短、伴随服务质量、小品种供应能力与采购量相平行原则；坚持按计划采购原则；急救药品、特殊药品临时采购便捷原则。

2、药品采购实行规范化管理，药品采购包括中草药、中成药、西药及制剂用原辅料、包装材料等。所有西药、中成药必须在“江苏省医疗机构药品集中采购与监管平台”上进行网上采购。中药饮片和制剂用原辅料、包装材料在医院中标定点公司（厂家）采购。制剂用原辅料、包装材料的采购由制剂室负责实施。

3、药品采购计划以表格形式提出，交药剂科主任修改审核签名后，再交主管院长签审批签名，药品采购员在网上采购；任何人不得私自向外发出计划，亦不能接受无计划送货。药品采购实行政府网上采购。

4、采购员负责按药品采购清单的要求一一落实。

5、药库保管员按保管程序和职责对入库药品质量、数量严格把关，药品保管员应严格药品入库手续，收集齐相关检验报告，并负责装订成册。药品入库应按《药品管理法》做好入库记录。对不符合要求的药品应拒绝入库，同时向药品质量管理小组及药品采购员报告，由采购员及时作出退货或换货等处理，采购员不能作出处理的及计划外的药品应向药剂科主任报告。

6、药品发票由药品会计负责收集并核对发票上药品采购实价是否与采购清单上价格相符，若不符应先与采购员核实后冲减或从发票中核减并将清单附在相应发票后，月底汇总做封面，交采购员签字，然后交药剂科主任签字确认，再交财务科进行审核，再交院长签字，最后交财务科。

7、药品付款时间及付款额度由财务科根据医院的统一规定及医院资金情况决定，药品付款计划由财务科提出并作具体分配，交药剂科签字，再交院长批准，财务科在规定时间内将药款付出。

8、与药品采购相关的原始资料由相应主管人员妥善保存，并按每季度装订成册。药品采购员每月要对药品采购工作以表格的形式进行工作总结。表格所需体现的内容包括：（1）当月采购实价金额和零售金额、当月出库金额和销售金额及当月库存金额；（2）当月引进、停购药品名称和总的品规数；（3）欠款情况。

9、采购员要及时以书面表格的形式向药房及相关科室通报新药信息。

二、新药采购及使用管理

1、本文指的新药是指本院未使用过的药品。

2、新药的引进程序为：临床科室主任提出申请→药剂科科内初评→医院药事管理与药物治疗学委员会评审→主管院长审核→药品采购员采购→采购员将药品采购信息通知申购临床科室主任和相应调剂部门。

3、引进的新药必须建立新药档案。

4、专科用药、世界知名制药企业（如罗氏、辉瑞、默沙东、杨森、中美史克等）的品种可适当放宽政策，个别病人需用一次性使用品种可根据我院用药实际情况按需引进。

5、特殊药品、急救药品由采购员向药剂科主任、主管院级报告，同意后即可采购。

6、新药引进要做到进出平衡，控制品种数量无大的变化。进新药的同时要考虑淘汰部分旧的品种。

7、医院药事委员会每3个月开会一次，特殊情况下可临时召开。

8、新药引进采取谁申报谁负责的原则，对药品使用负责。临床科室主任不得申购它科药品。

9、新药的采购扣率要根据药品的分类、分品牌并参考同级医院标准适当从紧的政策。

三、药品使用管理的几点其它要求

1、严禁医药代表进入各临床科室进行与药品促销相关的活动，否则，一经查实，将清退其推介的品种。

2、严禁医院任何工作人员担任医药代表。严禁医院任何工作人员为药品推销商提供药品销售明细。

3、任何人不得收受、索要药品回扣。不得要求药品供应商为个人谋取私利，违者按相关政策严肃处理。

第三篇：材料采购管理制度

材料采购管理制度

第一章

总

则

第一条 目的

为加强门店辅材规范化管理，规范采购工作，优化项目经理提供辅材供应，保障工地进度的正常持续进行，选择合格的辅材供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二条 适用范围

本办法适用于赣州门店各项目施工材料物料采购时，采购计划的审核、订购、验收、付款结算等，除另有规定外，悉以制度处理；采购材料包含水泥黄沙砖、水管线管及其配件、油漆辅料、木工板材、大理石等辅材。第三条 职责划分

1、由公司综合办公室全面负责对各工程辅材物料的采购、对账、付款结算等工作；

2、由工地项目经理对各自工地计划单的数量提报、材料验收、单据核对提报；

3、由工程部工程管家对各项目材料的协助支持。

第二章

采购材料制定及签收

第一条 采购计划的制定

1、各项目经理根据工地材料采购计划提报采购需求量给到订单员审核（采购订单要确保材料规格、型号、数量无误并签字且附上材料送至的预期及工地地址收货人信息后通过下单群以申报）；

2、根据项目经理提报的批量的采购明细订单员做采购单确认后盖上“赣州金螳螂家电子商务有限公司提货专用章”以扫描件的形式传送给供应商；

2、采购量较少的，以微信群下单方式直接传送至供应商，订单员截图存底保留下单记录方便后期核对。第二条 材料的签收及单据回收

1、材料送货至工地须由项目经理或工程管家签收；

2、签收单据每周五工程例会带回公司返到订单员，因项目经理自身原因导致缺单，后期对此工地不做项目结算。

第三章

材料单据核对

第一条 订单员与供应商及项目单据核对

1、材料的单据核对与供应商约定于每月月底25日前把单据提交至订单员处；

2、订单员每月25日-27日之间和供应商及项目经理就当月的供货的材料单据做核对；

3、单据核对无误后，要求供应商开具增值税普通发票30日前给到财务。

第三条 成本核算与财务单据核对

1、每月28日订单员核完后按项目工地分类给到成本核算，及按供应商分类给到财务；

2、每月29日成本核算需将该月每个项目的单据与财务进行核对，确保零误差，达到收支平衡。

第三章

付款事宜

一、每月29日成本核算与财务单据核对无误后，每个项目中班组领用的主材、辅材费用将在之后的班组进度款中直接扣除；

二、付款需准备资料：

1、银行申请付款单（供应商填写）

2、发票（需开材料明细清单，分工地开）

3、送货明细（需收货人签字）

4、合同

三、每月30日资料核对无误后提交至平台核算会计，待审核通过后付款至供应商。

第四章

附

则

第一条 参与采购过程的各相关岗位，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害； 第二条 本办法自公布日期执行。

二○一七年九月一日

第四篇：采购管理制度

采购管理制度

1.目的

为进一步加强公司制度管理，健全企业采购制度，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定本制度。2.适用范围

凡本公司运营所需之设备、原材料、辅助材料、包装材料、低值易耗品等采购作业及产品委外加工等一切物料采购均适用于本制度。3.定义

3.1.生产计划的物料需求——指采购员依据派工单上外购件信息和产品物料清单进行采购的方式；

3.2.外协件采购需求——指完成产品开发、生产过程中成品、半成品的外协加工； 3.3.安全库存物料需求——指公司常备一定库存量以满足生产需要的物料，依据安全库存量进行采购的方式，适用于经常性，共用性及购买时间较长的低值易耗物料； 3.4.杂项物料需求——指不定时发生的小金额采购，或文具用品等；

3.5.固定资产需求——由于生产量的增加或新产品的开发需要增加设备类（含办公设备）的采购；

3.6.样品物料需求——新产品开发试样阶段所产生的物料需求； 4.采购计划

4.1.除生产计划的物料需求外，所有采购作业物料需求信息均以【请购单】为依据； 4.2.生产计划物料需求的确定：计划员在接收订单后，在编制派工单时同时编制外购件和产品物料清单，并与库管员确认所需物料是否有库存，采购员依据派工单信息进行采购； 4.3.外协件采购需求的确定：外协件的采购流程参照《工序负责人工作流程规范》的相关规定执行。

4.4.杂项物料需求的确定：各需求部门根据需要填写【请购单】经部门主管批准后交采购员进行采购；

4.5.安全库存物料需求的确定：库管员根据需求对生产物料自定一小部分安全库存，并每周进行统计，每周对安全库存物料进行统一填写【请购单】请购一次；

4.6.固定资产需求的确定:由于生产量的增加需要新增设备的由生产部厂长在建立生产计划时提出申请，由于新产品的开发需要增加设备的由设计部主管提出申请，办公设备的增加由人事部提出申请。固定资产的申请，填写【请购单】后需呈总经理批准后方可进行采购。

4.7.样品物料需求的确定: 由设计部提出请购，部门主管审核后由总经理批准方可采购。4.8.材料增补申请单所需物料的确定：产品在加工过程中因品质异常报废，由报废人填写【补料申请单】，经部门主管审核后进行采购。

5.采购流程 5.1.一般采购流程 5.2.请购申请

5.2.1.请购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以免重复采购；

5.2.2.采购之前，申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写【请购单】。

5.2.3.紧急采购时，由申购人在【请购单】上注明“紧急”，以便各部门加快流转及时处理。5.2.4.若填写【请购单】后撤销采购，应立即通知采购员，以免造成浪费。

5.2.5.请购人填写【请购单】，经相关人员批准后，交采购员签字确认，采购员应检查【请购单】的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过审批。5.2.6.外协件的请购流程参照《工序负责人工作流程规范》的相关规定执行。

5.2.7.各部门应及时检查采购需求，请购单应在每天上午9点前完成审批交采购员，采购员在收到请购单后统一进行询价下单，9点后的请购单，在次日进行统一询价。紧急请购项目除外。5.3.询价

5.3.1.采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理各类请购需求，对于未采购过且未指定供应商的物资或未指定外协供应商的外协件，应提供三家以上供应商及价格进行比价；

5.3.2.采购员询价时应注意审查供应商的主体资格（经营状态、是否按时年检、有无失信记录、是否涉及重大诉讼等），要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。确定供应商后，应要求供应商提供证明主体资格的材料（企业提供营业执照副本复印件、个人提供身份证复印件）。

5.3.3.对于紧急请购项目应优先处理，不必按此条款第一项规定执行，但必须保证供应商资格符合要求并且相关信息齐全。5.4.核价

5.4.1.物品若采购过并有固定的合作供应商，价格无调整的情况下，采购员直接下采购订单，无需核价。

5.4.2.物品若未采购过或价格有调整，采购员将报价单及该物品的历史价格整理好提供给总经理进行核价。核价后采购员下采购订单。5.5.采购实施

5.5.1.采购员必须在承诺的时间里满足请购部门的需求，避免停机停产的浪费。

5.5.2.采购员在不理解耗材的规格或有不能满足现场需求时，可委托需求方自行购置处理。5.5.3.受委托方的采购行为视为采购员的行为，故采购员应在采购前详细告知受托者有关供应商、价格、采购规定等讯息，采购员需承担受托者采购过失的责任。

第五篇：采购管理制度

采购管理制度 PDKJ-CG-001

1．总则

1．1 目的

为使本公司原材料的外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适价的原材料，特制定本制度。

1．2 范围

凡大宗原料、辅料、包装材料、设备、零件、器材、办公用品等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业,均适用本制度。

1．3 采购部门及权限的划分

1．3．1 公司原材料的采购计划、价格、策略等均由采购部决议（原则上按照物美价廉、货比三家）。

1．3．2 临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理签准。

1．3．3 具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由请购部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。

1．4 采购工作基本原则

1．4．1 采购委员会是公司在原材料采购过程中的最高决策机构。

1．4．2 公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。

1．4．3 公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予以充分的反映和监督。

1．4．4 品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。

1．4．5 采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原材料的供给。

1．4．6 采购委员会会议须定期与不定期召开。例如，根据年、季、月销售和生产目标应定期举行；根据原材料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。

1．4．7 采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，并及时提交采购委员会。采购部应对供货市场，供应商情况，需购原材料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原材料库存、原材料耗用情况等作出定期分析。

1．4．8 采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料．

1．4．9 采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平。

1．4．10 原材料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原材料预付货款。

2．采购委员会及其会议制度

2．1 目的

采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特别在原材料成本占据销售成本75—85%左右的行业，原材料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制度可以让我们得以：

（1）奠定稳定的采购管理工作基础；

（2）提高采购管理水平；

（3）降低采购成本和储存费用，合理使用资金。

2．2 采购委员会的组织及职责

2．2．1 公司设立采购委员会，由总经理，副总经理，采购部长，品管部长，财会部长、采购部所有业务员组成。总经理担任采购委员会主席，采购长兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。

2．2．2 采购委员会职责：

（1）拟定原材料的采购政策并确保政策的适当执行。

（2）依据本公司的质量标准，确保原材料的品质及合理的价格。

（3）审核决定采购的时机、价格及数量。

（4）协调、解决影响采购实施的重大问题。

2．3 采购委员会组织的运行

2．3．1 每月定期召开采购委员会会议采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料，以供会议讨论和决策。

2．3．2 不定期召开采购委员会会议对采购管理过程中的特殊事项，例如：原材料市场急剧变化时。经采购委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。

2．3．3 开会的法定人数为全体委员的三分之二，采购委员会的决议须半数以上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人员无表决权。

2．3．4 采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参加，应授权代理人员参会。

2．3．5 会议主持人为采购委员会主席，主席因故不能出席会议时应委托副主席或公司其他领导主持。采购部长负责会议的召集。

2．4 采购委员会会议的内容及程序

2．4．1 采购部长报告以下情况：

（1）上次会议决议事项的执行情况。

（2）原材料的库存量、在途量。

（3）原材料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。

（4）月原材料采购计划及资金需求计划。

（5）采购部外欠货款情况。

（6）采购实施中需协调解决的问题。

2．4．2 采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定。

2．4．3 会议决议事项由采购部长记录，整理后呈采购委员会主席核准。

2．4．4 采购部长将核准后的会议纪要分送委员会成员,并负责决议案的执行。

2．5 采购委员会控制要点

2．5．1 对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。

2．5．2 原材料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。

2．5．3 原材料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。

2．5．4 根据产销实际情况，确定每月原材料的安全库存量，确定需阶段性（季节性）储备原料的合理库存量。

2．5．5 对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。

2．5．6 采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。

3．供应商管理办法

3．1 供应商的选定及指导

3．1．1 对于大宗或经常使用的原材料，采购部门应建立相对稳定的供应商，并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。

3．1．2 为确保货源，采购人员对于经常采购的原材料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。

3．1．3 选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。

3．1．4 若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。

3．1．5 积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。

3．2 供应商的管理和分类

3．2．1 每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以充实供应商的资料卡。

3．2．2 供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性（数量、品质）、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。

3．2．3 对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。

3．3 供应商的开发

3．3．1 采购人员应积极调查原材料资讯，收集原材料市场行情，积极开发新的供应商。

3．3．2 开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。

3．4 采购资料及档案管理

3．4．1 采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元素采购报表（月）”、“采购分析报表（周、月）”、“库存报表（月）”等汇总整理工作，并报告有关领导。

3．4．2 市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。

3．4．3 公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名后方可。

3．4．4 有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经采购委员会主席同意，并登记后执行。

4．原材料采购管理办法

4．1 计划

4．1．1 原料采购计划采购部根据行销部的下个月及下六个月销售计划，品管部据此做出的下个月及下六个月用料计划，生产部提供的上期库存情况表，编制下个月及下六月的原料采购计划。

4．1．2 包装物采购计划采购部根据销售部的销售计划、品管部（畜禽部、肉品加工厂）做出的编织袋（包装箱）用量计划，编制采购计划。

4．1．3 劳保用品、办公用品采购计划采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请购计划，编制采购计划。

4．1．4 零配件、药品的采购计划采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制采购计划。

4．2 信息收集与分析

4．2．1 采购部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写“原料行情周报表”和“原料采购分析报表（周、月）”供采购委员会参考以便确定最佳采购时机。

4．2．2 采购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况。

4．2．3 采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供应商及合理的采购价格。

4．2．4 对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采购部应根据公司的要求、标准，采取供应商报价，深入厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。

4．2．5 采购部将下月所需原材料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，提供采购委员会讨论、决策,每种原材料的可选择供应商不得少于两家．

4．3 核准

4．3．1 采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决策。

4．3．2 采购部根据采购委员会的决定，向供应商订货，开“原料采购申请单”签订采购合同，实施采购作业。

4．3．3 采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。

4．4 合同

4．4．1 所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份（一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部）。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。

4．4．2 如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部长报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。

4．4．3 采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不

得含糊其辞：

（1）标的；（2）数量；（3）质量；（4）价格；（5）包装；（6）交货期限；

（7）验收地点及办法；（8）交货方式及地点；（9）付款条件及付款方式；

（10）保险；

（11）运输损耗的承担；（12）违约责任。

4．4．4 所有合同经采购部长签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。

4．5 交货期控制

4．5．1 合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。

4．5．2 采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送生产部、品管部，以便做好接货准备。每月填报“原料采购进度月报表”。

4．5．3 每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商之依据。

4．5．4 包装材料、劳保用品、办公用品等选定供应商后，采购部根据库存情况通知供应商安排交货日期与数量。

4．6 异常情况处理

4．6．1 如遇供应商送来的原材料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书面通知供应商处理。

4．6．2 如临时需采购原材料，则须按以下程序办理：使用部门申请→总经理核准→采购部询价、比价→总经理核准→采购部采购→品管部或使用部门验收。

4．6．3 因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。

4．7 货款结算

4．7．1 采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总经理。

4．7．2 一批原材料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，打印“付款申请单”一并送财会部做为付款凭证。

4．7．3 原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料的付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票。

4．7．4 采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。

4．8 带款提货及预付货款管理（本款提货人不得是新进员工）

4．8．1 在部分原材料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方能办理。

4．8．2 带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证（铁路领货凭证）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。

4．8．3 汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部长审核，呈报总经理批准，由财会部授权办理。

4．8．4 如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，采购部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。

4．8．5 必要的原材料预付货款应遵循以下几点：

（1）必须是信用良好的固定供应商，对贸易公司性质的供应商不得采用预付货款的结算形式。

（2）信用良好的第三方为供应商提供担保，是采购工作者必须努力的工作任务之一。

（3）必须事先派专人，如派采购、品管人员一起去实地调查供应商的实物供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交采购委员会。

（4）必须有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需方所在地的法院管辖范围内履约。

（5）预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定，对每一项预付款都应在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证生产的需要，又要保证货款安全的相应对策。

（6）原材料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时明确专人负责该项原材料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，或旬将记录提交给采购委员会，直至该合同履行完毕。

5．原材料接收和退货管理办法

5．1 车站（码头）的接货作业

5．1．1 采购人员应及时与供应商约定原材料到达公司的日期，并发出“原料到货预报表”，内容包括到货时间、车皮号（船号）、件数及总量等，通知储运员、地磅房、生产部和品管部，储运员应及早与运输单位和车站（码头）取得联系，作好接收准备。

5．1．2 货物到站（港）后，储运人员应对每个车皮（货船）的卸火车（船），装汽车，全过程严格监督，对每一辆货运汽车签发货物短途运输证明并认真填报“车站（码头）接货原始记录表”。

5．1．3 出现短件、被盗情况应及时向铁路索取记录，填制“铁路记录通知单”，迅速通知发货单位，并向保险公司索赔；船运出现的短件、被盗、被淋湿等应及时向承运部门索赔。

5．1．4 从车站（码头）转运原料到公司的过程中，应加盖蓬布，防止原料被雨淋湿或被盗。若发生雨淋、丢失、应负责向承运人索赔。

5．1．5 储运人员负责对车站（码头）费用及代办单位带垫费用进行审核，并编制“车站（码头）费用月统计表”，连同原始单据交采购内勤结算。

5．2 进厂原料收货作业

5．2．1 送货车辆到达公司，由门卫按公司的要求安排停车地点，通知采购部核实为公司所订货物后，填写“原料取样卡”上的日期、供货单位、原料名称、车辆号码，并通知品管部进行30%抽样。

5．2．2 品管员到门卫取“原料取样卡”,对相应车辆进行30%抽样，并将样品带回品管部按照集团品质要求进行品质检验。

5．2．3 品管部填写“原料取样卡”上已检验的水分结果、30%取样人、化验人的签名及备注栏注明收货、退货，将“原料取样卡”第一联自存，第二、三联转送采购部，对合格原料即随车作100%抽样准备。

5．2．4 采购部接到“原料取样卡”后，对质量合格者，打印“原料收货报告”，并将“原料取样卡”第二联留采购部查存，第三联及“原料收货报告”由客户作进厂凭证。

5．2．5 门卫根据“原料收货报告”办理进厂登记手续，并对车辆进行检查，指挥监督客户实施过磅程序。

5．2．6 客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到地磅房进行重车过磅，地磅房打印“原料收货报告”进厂栏，并将“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联返回客户，指引客户实施卸货程序。

5．2．7 客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到原料库，由原料库仓管员接收两单，安排卸车并计件；仓管员打印“原料收货报告”工厂仓库栏。然后将“原料收货报告”返回客户，指引客户实施空车过磅程序。“原料取样卡”第三联在品管员实施完100%抽样后，随样品带回品管部。

5．2．8 客户持“原料收货报告”进行空车过磅，地磅员收回“原料收货报告”，打印出厂栏，并签字；同时将“原料收货报告”客户联和已盖地磅确认章的出门联交予客户，指引客户出门。

5．2．9 门卫凭地磅盖章后的“原料收货报告”的出门联对车辆进行检查后，方可办理出门手续，放车出门。客户联由客户留存，作为售货凭证和结算依据，出门联由门卫收回，并于第二日早上将出门联送交财会部核对。

5．2．10 地磅房应及时将“原料收货报告”所剩四联整理后送品管部。

5．2．11 品管部根据100%抽样的检验结果，打印“原料收货报告”化验室栏并签字。“原料收货报告”填写完毕后，由品管部送给采购部。

5．2．12 采购部在收到品管部送来“原料收货报告”后，及时将品质扣减等内容打印入“原料收货报告”采购栏，并将“原料收货报告”分送有关部门，同时，将此批货的有关单据整理后送交财会部核算和付款。

5．3 原料退货作业

5．3．1 对于汽车运输的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料取样卡”的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责处理。

5．3．2 对于以铁路运输到站的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料取样卡”的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责联系客户洽谈处理意见，对货物存放，采购部和客户针对具体情况商定。

5．3．3 对于经30%抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应按以下程序进行：

（1）对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，及时与采购部联系，交采购部处理，挑选出来的不合格原料随车退货。

（2）对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若不合格原料达到30%以上，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货原因，及时与采购部联系，交采购部处理，办理退货。

（3）对于铁路运输到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分不合格，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，及时与采购部联系，生产部原料库负责退货原料的保管，由采购部负责通知客户作出处理。

（4）退货原料应专区放置，并挂牌标示，以防误用。

5．3．4 到厂的不合格原料的退货，具体操作如下：

（1）根据品管部意见，由采购部通知客户，具体退货数量、退货原因、在客户确定无异的情况下，由采购部负责协调处理。

（2）铁运到厂的原料，由采购部根据品管意见，填写进厂原料退货单”中的“进厂情况”项的内容，并在采购部栏签字。

（3）采购部将填好上述项目的“进厂原料退货单”交品管部，核实确定无异议后由品管部签字并交采购部。采购部将此单交原料库，同时安排储运空车过磅。

（4）原料库按该“进厂原料退货单”办理装车退货。

（5）司机将退货原料过磅，由地磅员填写“过磅单”并将“过磅单”第二联交司机送返原料库，仓管员凭此单填写“原料退货报告单”。

（6）退货完毕，由原料库依据“原料退货报告单”及“进厂原料退货单”中“进厂情况”，填写“进厂原料退货单”中“退货情况”项中的有关内容第一联交采购部，第二联交财会部，第三联生产部留存。

（7）司机将退货原料拉到指定位置后，将“原料退货报告单”交储运核对并签字，司机可凭此单作运费结算，以便采购部和客户处理。

5．4 采购物资的验收作业

5．4．1 验收前的准备：准备好必要的测量工具、开箱工具、收货记录本、笔等用品。

5．4．2 核对资料：核对采购计划、供货合同、技术说明书等的具体要求；对于无计划、无合同的物资仓库管理员应拒绝验收。

5．4．3 检验实物：验收最好由两人进行，检验实物时要认真仔细验收，物资的数量要采用计划、供货合同等规定的计量单位，如实记录货物的真实情况。

5．4．4 根据物资验收的情况，作出明确的验收结论：合格或不合格。对于合格的物资应准予入库，对于不合格的物资应按照不合格物资的处理措施程序进行处理。

5．4．5 不合格物资的处理：

（1）让有经验的人员参与重验；

（2）通知采购部采购员与货主联系退货、换货事宜；

（3）通知生产部门了解库存情况。

5．4．6 关于煤、盐、碱的验收：库管员对于煤、盐的验收，除要求有采购计划外还应注意以下几点：

⑴送货司机将过磅单交给使用单位（锅炉房、餐厅等），使用单位负责验收数量和质量，并在过磅单上签字。

⑵购员报帐时，由使用单位主管将过磅单的累积数量与发票验证无误后在发票和过磅单上签字。

⑶采购员到物资库办理报帐手续时，库房管理人员凭发票上的签字和过磅单开验收单。发票上无使用单位主管人的签字或者无过磅单者，库管员要拒绝打验收单。

5．4．7 关于锅炉压力表、安全阀等物品的验收：库管员在对锅炉压力表、安全阀验收时除具备一般的验收条件外，还应注意国家及公司安全管理部门对此的有关规定，如：凡新购进或校验的

四川蓬达农业科技有限公司

二O一三年九月一日