外国档案管理

第一篇：外国档案管理

年级________；层次________；专业________；姓名________ 复习资料，仅供参考，补充整理打印，试后上交

外国档案管理1

一、填空题

1.（国家档案库）是奴隶制时期档案馆库发展到最高水平的标志。2.法国在档案工作改革中颁布的（穑月七日档案法）是世界上第一部专门的档案大法。3.文件双重价值论是美国档案学者（谢伦伯格）提出来的。

4.澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德于20世纪（90）年代提出了一种名称全新的“文件连续体理论”。

5.档案领域开始国际合作的真正起点是（1910）年在比利时首都布鲁塞尔召开的图书与档案人员国际大会。

6.英国的档案事业管理体制属于典型的（分散式）管理体制。7.国立公文书馆是（日本）的国家档案馆。8.戴维·比尔曼是（美）国电子文件研究领域的专家。

二、名词解释

1.层次型档案行政管理机关

档案行政管理机关形成了等级制，共同组成从中央到地方的档案行政管理机关系统。2.专门档案馆 收集和管理某一专门领域或某种特殊载体形态档案的档案馆。

3.石刻档案 是一种刻在岩石（包括石块、石板和石柱）上的档案，因为各地方均有岩石存在，因此石刻档案分布很广。比如古埃及的“巴勒莫石刻”和古巴比伦的“汉谟拉比法典”

三、简答题

1.简述法国档案工作改革的重大意义及其深远影响。意义：第一，揭开了世界档案史近代时期的序幕。

第二，建立了世界上第一个真正具有国家意义的综合性档案馆。第三，首创了国家档案和档案事业集中管理的原则。第四，颁布了世界上第一部档案法规。第五，率先实行了档案开放原则。

影响：一是极大地促进了档案工作各项活动的发展，推动了档案学的正式形成。二是带动欧洲其他国家陆续开展了资产阶级档案工作改革，导致欧洲国家的档案工作也步入了新的时期。

2.简述外国档案立法的基本原则。

年级________；层次________；专业________；姓名________ 复习资料，仅供参考，补充整理打印，试后上交

3.简述文件生命周期理论的重要意义。

西方档案学家把文件生命周期理论与来源原则并称为现代档案学的基本理论，把文件生命周期理论看成是档案人员参与文件管理的理论依据。它具有里程碑的意义，具体表现在三个方面 意义：（1）为文件的全过程管理奠定了理论基础。（2）为文件的分阶段管理提供了实践指导原则。（3）为实现文档一体化管理和对文件进行前端控制提供了理论依据。

四、综合论述题

1.综述档案载体的第二次变革产生的重大影响。

档案载体材料的第二次变革是指各种新型载体的档案作为现代科技发展与档案工作相结合的产物，形成了档案载体多元化的新格局。

1、对档案自身的影响

新型档案的出现意味着档案类型的大大丰富。音像档案、缩微档案、机读档案乃至电子文件都开始加入到档案的“家庭”中来，促使档案的队伍更加壮大。

2、对档案工作的影响

新型档案的出现意味着各管理环节都增加了复杂性和相当的管理难度，使之面临一系列新的挑战。由于新型档案与纸质档案存在不同特点，在收集、整理、保管、鉴定和提供利用等环节上都会面临一些新的难题。

（1）收集上：新型档案应由综合性档案馆接收还是应建专门档案馆进行接收。

（2）整理上：新型档案是否都有实体整理的必要，整理原则是否仍然遵循“来源原则”。（3）保管上：新型档案如何解决保管的长久性和安全性的问题。（因为新型档案载体材料更加脆弱，需更严格的保管条件；也需探索保管新型档案实体安全和信息安全的有效措施。）（4）鉴定上：怎样制定新型档案的鉴定标准，不仅包括内容鉴定，还包括技术鉴定，因此鉴定标准需要全面制定。

（5）利用上：怎样解决新型档案利用中的信息安全问题。

3、对档案馆、档案人员以及档案学理论的影响

（1）对档案馆而言，新型档案的出现使档案馆的存在形式和职能均受到了冲击。新型档案的归档案方式既有“实体归档”，又有“逻辑归档”，未来档案馆可能以虚拟形式存在，转变成一种档案信息控制中心。

（2）对档案人员而言，新型档案的出现意味着档案人员的综合素质需要不断提高，职业形象和理念也需要重新塑造。档案人员要想更好的了解新型档案并进行有效的管理，就必须不断提高自身的综合素质，进一步完善自身知识结构，接受继续教育或在职培训。打破“被动档案保管员”的形象，树立“前端控制”的全新理念，成为一种“社会记忆的积极塑造者”。（3）对档案学理论而言，新型档案的出现意味着档案学理论需要不断变革和完善。（诸如档案定义是否需要更新、来源原则如何指导电子文件的整理、文件双重价值理论能否继续适用于电子文件鉴定等）

2.综合评述英美的“组合”思想。

英国和美国提出的“组合”思想不仅是对来源原则的继承，而且是一种灵活运用。英国接受来源原则集中反映在英国著名档案学者詹金逊1922年出版的代表作《档案管理手册》中。詹金逊的“组合”思想集中表现为对档案组合含义和特征的系统论述。一方面，詹金逊指出档案组合是指一个自身结构完备的行政机构在活动中形成的文件整体。这一概念与《荷 兰

年级________；层次________；专业________；姓名________ 复习资料，仅供参考，补充整理打印，试后上交

手册》的全宗的概念基本相同，都强调来源的同一性。另一方面，詹金逊特别强调档案组合具有完整性，指出这一有机整体不能割裂。这表明档案组合同样充分体现了来源原则的思想精华。1934年美国国家档案馆成立后，才付储实施。美国提出了具有本国特色的“组合”思想灵活运用来源原则。“文件组合”首先考虑来源因素，无疑继承了来源原则的基本精神。但它对其他因素的结合考虑，则是适应美国档案管理现实需是对来源原则的一种调整和灵活运用。英美“组合”思想均以来源原则为基础，因为它们都强调档案组合或文件组合必须保持来源的同一性。但它们也有区别，英国更多地要求机关的独立性和职能稳定性，相对比较机械；而美国更多地尊重现代机关复杂且职能变动的特点，尊重现代文件宠杂的特点，相对更加灵活。

年级________；层次________；专业________；姓名________ 复习资料，仅供参考，补充整理打印，试后上交

外国档案管理2

一、填空题

1.外国档案界大多认为档案起源于(奴隶社会)。2.（法国）在档案工作改革中颁布的“穑月七日档案法”是世界上第一部专门的档案大法。3.《荷兰手册》的作者是缪勒、斐斯和（罗伯特·福罗英）。

4.文件和档案是同一事物在其不同运动阶段上（价值形态）变化的体现。5.澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德于20世纪90年代提出了一种全新的（文件连续体理论）理论。

6.德国的档案事业管理体制属于（分散式）管理体制。

7.政府记录保存所是（韩）国官方最主要的档案和文件管理机构。8.波兰档案学者卡林基在20世纪30年代提出了（职能鉴定论）。

二、名词解释

1.羊皮纸档案 2.兼职型档案行政管理机关 3.国际档案理事会

1.羊皮纸档案：是一种以加工后的兽皮为制作材料的档案，原料不仅限于羊皮，还包括牛皮，多被用来记录重要法典。2.兼职型档案行政管理机关：国家不设立专门的档案行政管理机关，而由中央级国家档案馆兼而承担档案事业行政管理的职能。

3.国际档案理事会：是一个由专业机构和专业人员组成的具有广泛代表性的非政府间的国际专业组织，总部设在巴黎

三、简答题

1.简述国外限制利用的档案类型。

1）与国家安全和社会稳定有关的档案；2）与个人隐私有关的档案；3）与企业或行业机密有关的档案；4）与国家领导人或公众人物有关的档案；5）出于保护实体而限制利用的档案。

2.简述20世纪20年代以来外国档案鉴定理论的代表性观点。

1）德国：20世纪初的“年龄鉴定论” 2）英国：20世纪20年代的“行政官员决定论” 3）波兰：20世纪30年代的“职能鉴定论” 4）美国：20世纪50年代的“文件双重价值论” 5）美国：20世纪六七十年代的“利用决定论” 6）欧美国家：20世纪八九十年代的“宏观鉴定论”

3.简析文件生命周期理论产生的专业背景。专业背景：

（1）文件数量的急剧增长是文件生命周期理论产生的基本因素

（2）文件管理的出现及其专门化是文件生命周期理论产生的推动因素（3）文件中心的建立是文件生命周期理论产生的直接因素

四、综全论述题 ：

年级________；层次________；专业________；姓名________ 复习资料，仅供参考，补充整理打印，试后上交

1.评述德国的登记室原则。

在继承法国尊重全宗原则的基础上，德国提出了“登记室原则”标志着来源原则的正式形成。德国提出登记室原则也基于事由原则的严重危机。登记室原则的主要内容包括两层含义，一是国家机密档案馆整理馆藏首先按照来源分类，保持档案与形成机关的来源联系；二是档案馆还要保留档案在形成机关业务过程中的原始顺序和整理标记。其中第一层含义与尊重全宗原则是完全一致的，第二层含义则进一步体现了保持历史联系及原貌的历史主义思想。登记室原则的重要意义在于，它不仅仅是对尊重全宗原则的简单继承，更多的是一种发展和创新。尽管它与尊重全宗原则一样，都具备了来源原则的核心思想，但它更多地融入了历史主义和发展思想，更明确地要求档案整理原原本本地体现档案形成的历史过程和有机联系。它才是来源原则思想的完全体现，是来源原则正式形成的标志。

年级________；层次________；专业________；姓名________ 复习资料，仅供参考，补充整理打印，试后上交

外国档案管理3

一、填空题

1.最早实行档案开放原则的国家是（法国）。

2.外国档案界大多认为档案起源于(奴隶社会)。

3.1821年成立的（法国档案学院）是世界上第一所高等档案教育机构，被誉为“第一代档案学院”。

4.职能鉴定论的提出者是波兰档案学者（卡林斯基）。5.（澳大利亚）档案学者弗兰克·阿普沃德于20世纪90年代提出了一种名称全新的“文件连续体理论”。

6.档案领域开始国际合作的真正起点是1910年在（比利时首都布鲁塞尔）召开的图书与档案人员国际大会。

7.法国实行的是（集中式）档案事业管理体制。

8.韩国官方最主要的档案和文件管理机构是（政府记录保存）。

二、名词解释

1.单一型档案行政管理机关 2.新型档案 3.总统图书馆

1.单一型档案行政管理机关：国家只设立一个中央级的档案行政管理机关，统管全国的档案事业。

2.新型档案:除传统纸质载体以外的各种材料制成的档案，包括照片档案、影片档案、录音磁带档案、缩微胶片档案、计算机磁带、磁盘和光盘档案等

三、简答题

1.档案利用的类型有哪些？

实际利用、学术利用和普遍利用

2.简述新型档案的特点。

第一、信息的非人工识读性。第二、信息存储的高密度性。第三、信息与载体的可分离性。第四、载体的脆弱性和保管费用的高昂性。第五、对技术和系统的依赖性。.简述法国档案事业的总体特点

法国实行的是集中式档案事业管理体制 法国只在中央设立了一个档案事业行政管理中心——档案局，负责掌管全国的公共档案和公共档案建设，指导和监督中央和地方国家档案馆的工作。

四、综合论述题

1.综合评述北美国家提出的“新来源观”

第二篇：《外国档案管理》笔记整理

第一章 外国文件管理理论

第一节 文件定义

文件定义的类型

（一）划分方式

主要是从界定文件形成者范围和定义目的的角度来划分的： 1．专指型

专指公共文件，把文件形成者界定为“政府部门”或“公共机构”，美、加、澳大利亚、非洲诸国的文件定义均属此类。

2．扩展型

扩展了文件形成者的范围，界定为任何公私机构，如谢氏的定义。这种类型一般在档案学著作中出现较多，不会出现在档案法规中，而专指型则相反。

3．泛指型

指一切公私文件，即把文件形成者界定为“一切机构、组织和个人”，如苏联的《社会主义国家档案术语词典》和国际档案理事会的《档案术语词典》。

（二）特点

1．专指型文件定义：

⑴强调文件及其形成者的“公共性质”，机构活动的“公务性质”，严格排除私有性质的文件。

⑵强调文件的“法律效力”或“行政效力”，使定义具有法律约束力。⑶多见于各国文件或档案法规中。

⑷由于定义是要贯彻执行的，内涵明确，通俗易懂，易于掌握。2．扩展型文件定义：

扩大了范围，采用该类定义的国家一般把个人形成的文件视为私人手稿，对其另下定义。

3．泛指型文件定义：

⑴文件形成者的范围最广泛，泛指一切公私机构和个人。

⑵所含文件种类和类型最为齐全，把文件物质形态等方面的特征高度概括为“不管其形式、载体和记录方式如何。”（电子文件）

⑶使用了“信息”或“信息材料”作为定义的属概念，从而突出了文件的信息属性，把文件纳入了信息资源领域，体现了时代特征。

第二节 文件生命周期理论

文件生命周期理论是文件管理理论的核心部分，也是西方现代档案学理论的重要组成部分，它研究文件从形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究文件属性与人的主体行为之间的关系，是对文件产生、运动、变化过程和规律的客观描述和科学抽象。

文件生命周期理论的内容：

文件从其形成到永久保存，是一个完整的过程；

根据文件的不同价值及其作用形式可将这个完整过程划分为几个不同的阶段； 文件在每一个阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系。

文件生命周期理论的意义

（一）准确揭示了文件生命的运动规律，为文件和档案管理奠定了理论基础。

（二）有利于针对不同阶段文件的价值特点，采用适宜的存放和管理形式。现行阶段：一般保存在形成机关内部，由制作或承办人员或行政官员负责管理；半现行阶段：保存在过渡性机构，该机构有三种功能，其一是继续发挥半现行文件的原始价值，为形成机关服务；其二是必要时，经形成机关同意，将半现行文件提供给其他机关或个人利用；其三是储存具有第二价值的文件，为移交档案馆永久保存做准备。非现行文件则销毁或移交档案馆永久保存。

（三）为实现文件与档案管理的一体化，提供了理论依据。

从现行文件到档案是一个连续的过程，前一阶段的文件质量将直接决定后一阶段档案的质量，有必要把文件管理和档案管理看作是一个统一的系统工程，实现管理一体化。

第三节 文件与档案的关系

一、档案源于文件

档案由文件转化而来，或文件是档案的前身。

二、档案是文件的特殊部分

（一）档案是具有长期或永久价值的文件

（二）档案是由特定场所永久保存的文件。

（三）档案是有机联系的文件整体。

（四）档案是非现行文件。

三、文件和档案是同一事物在其不同运动阶段上价值形态变化的体现

第二章 外国文件管理内容

第一节 文件管理概述

一、文件管理的含义

文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。

二、必要性和目的

（一）必要性

1．文件的数量和形式的迅速增长和多样化，要求控制文件数量过量增长和研究管理新型载体文件。

2．需要有效地解决制作和保存文件的条件问题（工资、场地、设备等）。3．需要对文件进行淘汰，档案只为文件数量的5%～20%。4．需要使文件的制作、保存和处置既经济又高效。

（二）目的

1．对文件在其形成阶段进行“超前控制，从数量、质量上监督文件的产生，防止不必要文件的产生，使现行文件得到妥善保管、有效利用。”

2．确保半现行阶段的文件得到安全保管，做好文件的处置工作。

（三）总原则

以最低廉的代价和最有效的方式保管文件，并最大限度地满足文件形成机关的利用要求。

第三节 影响文件管理的因素

一、现代文件自身的特点

二、文件管理人员的素质特点

三、文件管理活动的阶段性特点

第三章 外国文件管理机构

文件中心的性质、任务和类型

（一）定义

文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。

（二）性质

是一种过渡性的半现行管理机构，它处于文件形成单位和档案馆的中间位置。

（三）任务

1.负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管。

2.负责对文件形成机关及时提供优质、高效服务，或经文件形成机关同意为其他用户提供服务。

3.负责对半现行文件进行最终处置，即移交档案馆永久保存或按规定程序进行销毁。

（四）类型

1.各级政府的文件中心。2.一个机关或单位的文件中心。

3.商业性的文件中心。如底特律文件中心、麦肯罗文件中心、南方文件中心。

文件中心的业务

一、接收

二、保管

三、借阅

四、处置

文件中心的优越性及面临的挑战

一、优越性

国外档案界因文件中心具有经济、高效的优点将其誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”。

（一）经济实用

（二）交接简便

（三）三个不变

半现行文件保存在文件中心里，其形成机关对文件的所有权不变、文件的原整理顺序不变、保密规定不变，这既使得形成机关愿意将文件移交文件中心，又能确保机关对文件的利用。

（四）服务快捷

（五）安全保管

（六）保证质量

第四章 外国档案

略。

第五章 外国档案鉴定与档案馆藏

德国迈斯奈尔的档案鉴定理论

1901年，普鲁士机密国家档案馆馆长，提出一套档案鉴定标准。1.鉴定的一般原则 ①决定必须尽当机立断； ②必须避免过激行动； ③过于抽象的概念是不好的；

④高龄案卷应当受到尊重，16世纪以前的案卷不许销毁；

⑤供某种暂时目的所使用的案卷，一旦目的达到，一般是要销毁的； ⑥关于一个永久性机构成立经过的案卷一般是要保存的。迈斯奈尔对档案鉴定理论的贡献

“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断，年龄鉴定论是档案“禁毁年限”的理论根源。

禁毁界限日期（barrier date;chronological date line）,简称“禁毁日期”（“禁毁年份”），即为保存年代久远的数量较少的珍贵档案，而规定一个界限日期，凡此日期之前产生的档案，不论其内容、来源和形式如何，均应加以保存，禁止销毁。

布伦内克对档案鉴定理论的贡献 1.论述了档案鉴定的重要性、必要性，是最重要、最艰巨的任务。

2.总结了古代鉴定的历史经验，认为应有计划地根据鉴定原则和标准来确定文件的价值。

3.认为一切鉴定原则和标准，必须从实践中产生。

4、他在自己的著作中把迈斯奈尔的鉴定原则和标准介绍给了各国档案界。波兰职能鉴定论

卡林斯基于20世纪30年代提出了职能鉴定论，其主要内容是按照机关在政府机关体系中的地位和职能的重要性，来确定档案文件的价值及保管期限。机关地位不同，其形成文件的价值也不一样，把档案文件分为A、B两类，A类是最高行政机关的文件，需要永久保存；B类是低级机关的文件，可在保存一定时期后销毁。

美国谢伦伯格的“文件双重价值论”

1.第一价值指文件对其形成部门工作事务的有用性。对于行政管理价值，档案人员主要从以下四方面考虑：

①行政管理级别。即文件形成机关中案卷产生部门的重要性，该部门权力的大小及其职能。

②现行性。形成机关对文件使用的频繁程度和目的。

③必要的工作文件。一个政府、机构或企业事务处理所不可缺少的核心文件。④文件的政治和公务联系。

具有财务价值的文件是指各种财务方针和财政事务有关的文件。

法律价值指文件可以用来证明公民个人的法定权利或公民权以及财产权和职业利益。

科技价值的文件指一些部门从事科研课题或技术研究所产生的科技数据文件，需要专家或在专家的指导下进行。

2.文件的第二价值是对文件形成机关以外的其他利用者的有用性。包括证据价值和情报价值。

菲利普·鲍尔的思想（鉴定文件价值的四个主要因素）1.与其他文件的联系，主要指填补现有文件的空白点。2.处理费用。整理、编目的费用、时间。3.保管费用。保管所需人员、设备、材料的费用。

4、存贮费用。权衡保存费用与研究价值的比例关系，如果两种材料基本包含同样的信息，则保存较小的案卷，节省面积。前苏联

（一）从理论上深刻阐述了文件价值鉴定的含义、任务和重要性

文件价值鉴定，就是根据文件价值标准确定其保管期限，并将具有永久价值的文件挑选出来送交国家保管。

鉴定的任务：

1.确定含有重要情报的文件，并交国家档案馆保存。2.确定文件的保管期限，永久、定期、短期。3.确定文件的完整程度，补齐短缺文件。

（二）以辩证态度提出了文件价值鉴定的四项基本原则

历史主义原则——历史时代的产物；党性原则——阶级本质；全面性原则——一切因素、语言、书写材料；系统性原则——放入文件综合体中，不能孤立地评价。

（三）在鉴定原则的指导下，确定了鉴定文件价值的基本标准和只起一定作用的标准。

档案鉴定的组织与方法、档案优化、档案馆藏（略）

第六章 外国档案整理与分类

事由原则的含义、特点

档案馆将档案按其内容主题而不按来源机关和原有次序进行整理和分类的原则。特点是以相关事由为依据建立档案文件之间的逻辑联系，又称为相关原则。

卡缪—多努分类法

卡缪—多努分类法是事由原则在法国国家档案馆具体运用的集中体现。杜威十进分类法

该分类法由主题分类表和相关索引两部分组成，前者确定各个主题和图书的位置，后者是检索主题和图书的工具。

1898年，俄亥俄铁路公司最先应用，创建了《铁路卷宗分类法》，1910年，国务院采用此法。1912年美国总统塔夫脱节约与效率委员会发表《结论备忘录》，建议使用此法整理档案，于是在美国政府机关得到广泛使用。

来源原则 含义、特点

档案馆将档案按其来源或形成单位进行整理和分类的原则。特点是要求在整理和分类时，不能将同一来源的档案与其他来源的档案相混淆，并尊重原有次序。起源——尊重全宗原则

尊重全宗原则，是对法国国家档案馆50年工作实践经验的总结。要点：

1.文件组成全宗，即把来源于任何一个特定机构（一个行政当局、一个公司、一个家庭、一个个人）的全部档案，组合在一起，形成该特定机构的全宗，不能与其它机构的全宗相混合。

2.全宗内的文件按主题分类整理，其中每一类都要有一个明确的位置。3.主题类的文件则根据情况按年代、地区、字母顺序排列。形成——登记室原则

尊重全宗原则在德国得到了发展，体现为登记室原则，是来源原则正式形成的标志。

登记室原则是普鲁士在1881年7月1日发布的《国家机密档案馆整理条例》中提出的。基本思想：档案馆简单地保持已接收案卷的原则，即怎样收进来就怎样保存。

论证——荷兰档案学者的贡献

1898年，缪勒、斐斯、福罗英《档案的整理与编目手册》对来源原则进行了理论论证，为该原则奠定了理论基础。该书又名荷兰手册，荷兰一百条，1898年在海牙出版，1920年再版，分六章一百条，共13万多字，谢氏誉为“现代档案工作者的圣经”，也是档案学成为一门独立学科的标志。

来源原则的运用和发展 前苏联的档案全宗理论

全宗理论是苏联档案学分类理论的基础，它来源于来源原则，而且创造性地发展了来源原则。包括：全宗概念体系、全宗构成者的确定、全宗不可分散原则。

英国的档案组合原则

英国在档案整理与分类领域使用“档案组合”作为档案馆档案基本分类和统计单元。詹金逊将法文fonds与英文archive groups相对应。档案组合的概念更广泛，它指的是“一个行政机构活动中产生的一个文件有机整体”，该机构自身完善，能够无需借助于任何外界职权来从事各方面的业务活动。

意大利的历史方法论原则

在档案活动（包括档案整理、分类、编目等）中应遵守历史方法论原则，即档案与机构一致的原则。

现代德国的自由来源原则 布伦内克的《档案学——欧洲档案工作理论与历史》一书对登记室原则提出质疑，他认为：

来源思想根本不是只保持固定的来源，而是应为来源和事由建立起一种相当的关系，创造由两者组成的综合体。从这个意义上讲，来源原则应被理解为来源联系基础上的事由联系（也可译为来源共同性基础上的事由共同性）。其实质是要求在考虑机关来源的基础上，适当地考虑事由原则，创造来源和事由相结合组成的档案综合体。

美国的文件组合思想

来源原则在20世纪前十年才传入美国。1909年列兰德主张在档案分类中采用来源原则，美国国家档案馆在1941年正式启用了“文件组合”作为档案馆内档案的主要分类和统计单元。

以文件来源为基础并特别考虑到有关机关、团体或组织的行政管理史、文件复杂性和数量而组建起来的、组织上和职能上相关的文件综合体。它立足于现代文件的整理与分类。

来源原则的重新发现

在20世纪70年代，来源原则受到了质疑，一些档案人员对文件信息内容的强调超过了对来源联系的重视。

80年代，戴维·比尔曼、莱特等人开始重新评价并肯定来源原则，他们在加拿大的《档案》杂志上发表《来源原则的力量》一文，建议档案人员不要局限于关注档案主题内容的分析，而应重视对文件形成者、文件格式的研究，通过了解文件形成的背景知识来理解文件的信息内容，从而建立起一种反映机构职能、组织结构以及其他特征的来源索引。

80年代未90年代初，越来越认可来源原则在电子文件管理中的重要性。加拿大的特里·库克认为，电子时代档案来源的概念需要重新考虑，档案人员关注的焦点应从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实体来源转变为变动、临时，甚至虚拟的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。

第七章

外国档案利用与开放

档案利用向开放的转变

十五六世纪，欧洲文艺复兴，历史学家和档案人员强烈呼吁开放利用档案。意大利的档案学者波尼法西奥在1632年的《论档案》一书中，认为档案馆的性质应当是公开的，首次向档案馆的封闭性提出了挑战。

档案开放利用与开放原则

（一）含义

档案作为国家的公共财产，全体公民都享有利用和要求提供档案服务的权利。

（二）意义

1．档案的人权宣言；

2．档案人员：从特权的保护人转变为为公众提供利用档案的服务员； 3．档案馆：从机密机构转变为公开机构；

4．档案利用：由单纯的行政利用增加了科学利用。

档案利用限制

档案利用限制的含义

是档案开放时代的产物，它是随着档案开放原则的提出和实施而出现的一个概念，其实质是在对对不同性质和不同内容的档案由国家规定在一定的时间范围内拒绝或限制向公众提供利用。

限制利用的依据

（一）封闭期制度：是随着档案开放原则的实施由国家规定的一种保护档案、维护国家和个人权利的制度，是限制档案利用的主要依据之一，其核心是封闭期。

封闭期：由法律规定的文件从形成到开放利用的期限。处在封闭期的档案限制向公众开放。

⑴一般封闭期：无特殊限制的一般性文件规定的年限最短的封闭期。

⑵特殊封闭期：有特殊限制的文件规定的超过起点年限（一般封闭期）的较长封闭期。

（二）保密制度

这是由档案的机密性决定的。见教材。

档案利用类型

一、学术利用

（一）含义、性质和目的 1．含义

研究者直接利用档案进行学术研究 2．性质

是推理性利用，学术利用主要与思想有关，是一种推理性利用。3．目的 获取知识，查找和选择资料，供智力转化之用。

（二）特点 1．著书立说；

2．学术利用者主要是专家、学者、教授、大学生； 3．学术利用者是内行、常客； 4．人数在各类利用者中占首位。

二、档案的实际利用

（一）含义

是指在档案中查代可直接用于做出决定的资料。

（二）性质 实用性利用

（三）目的

不是为了获取知识，而是为了做好工作。

（四）特点 1．有时效限制； 2．服务工作快速、高效；

3．实际利用有内部和外部利用之分，内部利用指利用者对本机关即档案形成机关档案的利用；外部利用指非档案形成机关对档案的利用；

4．对档案人员要求更高，如不很好服务，会丧失档案来源及其利用者的危险。

（五）意义

有助于提高社会知名度。

三、档案的普遍利用

（一）含义

两层含义：一是促使档案这种文化资源能够为更多的公民所利用；二是宣传档案。

（二）性质

是档案馆向普通公民开展的一种主动服务。

（三）特点 利用者是普通人。

（四）目的

普及文化的一个组成部分。

第八章

外国档案事业行政管理 第二节

外国档案事业管理体制

一、含义

指一个国家整个档案事业的管理方式和组织制度，包括各种档案机构的设置、隶属关系、权限划分等内容。

二、档案事业管理体制的类型

（一）集中式档案事业管理体制：是指地方档案机构受中央档案机构的领导或监督。

1．法国型 2．俄罗斯型 3．北欧型

（二）分散式档案事业管理体制：指地方档案机构不受中央档案机构或联邦档案机构的任何领导和监督。对档案和档案工作实行中央和地方分权管理、各司其职的原则。

1．美国型 2．英国型 3．前南斯拉夫型 4．瑞士型

第九章

外国档案教育和学术研究

第一节

外国档案教育

一、档案教育发展历史

（一）起源

两河流域的奴隶制国家

（二）高等档案教育的开端 1821年法国档案学院

（三）社会主义高等档案教育的开端 1930年莫斯科档案学院

二、档案教育的形式和结构

（一）档案教育形式 1．国际性档案培训机构； 2．正规档案院校； 3．档案馆附设的档案院校；

4．大学或学院下设的档案专业或课程； 5．档案工作者协会举办的培训班。

（二）档案教育结构 层次结构和形式结构

三、档案教育的特点和发展趋势

（一）特点 1．层次较高； 2．理论与实践相结合； 3．文件与档案管理一体化； 4．继续教育日益重视。

第二节

国外档案学术研究概述

档案学起源于欧洲封建社会末期。

一、档案学术研究的发展阶段

二、档案学术研究的代表人物和主要成果

（一）《档案的整理与编目手册》

作者是荷兰的缪勒、斐斯、福罗英。该书又名荷兰手册，荷兰一百条，1898年在海牙出版，分六章一百条，谢氏誉为“现代档案工作者的圣经”。该书科学地阐述了档案全宗的定义；科学地阐述了档案全宗的有机整体性；通过对比分析主题分类系统和来源分类系统，强调后者更适用于档案的整理和分类，从而为来源原则奠定了理论基础。对档案编目进行了较为系统的理论阐述。贡献有二：奠定了来源原则的理论基础；推动了来源原则的广泛传播。局限有：一所指档案只包括公共档案。二是只依据19世纪以及更早时期的机关登记室的档案管理经验从中总结档案理论和原则，研究的方法相对简单和机械。

（二）《档案管理手册》 作者是英国的档案学者詹金逊。主要成果： 精辟地论述了档案人员的职责，强调这种职责既包括尽一切可能来捍卫档案的安全和真实性，又包括尽一切可能来满足历史学家和其他研究者的利用需要。特别强调档案人员必须确保档案证据的神圣性；

接受并丰富了来源原则的思想，创造性地提出了“档案组合”一概念，作为本国档案整理和分类的基本单元。

局限：

反对档案人员参与文件鉴定。

其档案组合概念要求形成机关必须稳定和结构完备，但面对20世纪中叶以来现代机关组织结构和职能频繁变动的现实，不再适用。

（三）《档案学》

作者是意大利档案学者卡萨诺瓦。主要成果：

系统地阐述了档案学的学科体系，将其分为实用档案学（档案技术）和本来档案学（档案理论）；

消除了西欧档案学术语的混乱局面，从词源学和语义学的角度分析了档案、文件、案卷等重要概念，并最早将影片、照片和录音档案纳入档案的范畴。

从登记室和档案馆的相互关系入手，首次提出机关档案馆与国家历史档案馆具有渊源关系；

全面论述了档案的多种整理方法，对实践工作很有指导价值。

（四）《现代档案——原则与技术》

作者是美国档案学者谢伦伯格。被英国史学家巴勒克拉夫誉为“现代档案科学形成的标志之一”。

主要成果：

从理论高度阐述了档案的“文化财富”性质和设置档案机构的重要性，把档案的重要性上升到“衡量国家文明水平的尺度”的重要高度；

创造性地提出“文件双重价值论”；

系统地论述了文件和档案、文件管理和档案管理的密切关系，为文件和档案一体化管理奠定了理论基础；

最早运用比较的方法对美国和欧洲的文件管理和档案管理原则与技术进行系统研究，开创了比较档案学的先河。

第十章

国际档案理事会

1910年在比利时首都布鲁塞尔召开的图书与档案人员国际大会，是档案领域国际合作的真正起点。

1950年8月，第一届国际档案大会在巴黎举行，宣告国际档案理事会正式成立。国际档案理事会是一个由档案机构和档案人员组成的具有广泛代表性的非政府间的国际专业组织，也是档案发展方面唯一的国际性咨询机构。

国际档案理事会自成立以来为各国档案工作的共同发展做了大量工作，取得了显著成绩。其工作成就主要表现在四个方面：

促进了各国档案工作者和档案机构之间的交流和合作； 促进了档案教育和培训的发展；

促进了档案理论与技术的传播和广泛应用；

促进了档案机构与图书馆、博物馆和文化部门以及其他国际组织的合作。

第三篇：档案管理

《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第一章 文书档案管理

一、填空

1、文书档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在 党委、行政管理活动 中形成的 具有保存价值 各种形式的历史记录。

2、保证归档文件 齐全完整 是收集工作的基本要求。

3、文件材料的收集要 及时，工作也好做在平时。

4、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务，一是确定归档范围，二是 划分保管期限。

5、对归档文件材料进行准确的分析和鉴别，必须坚持 历史的观点、全面的观点、发展的观点。6、2006年12月18日，国家档案局颁发了 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

7、国家档案局规定文书档案的保管期限有2种，即永久 和定期，定期一般分为 30年 和10年 8、2000年12月6日，国家档案局制定发布了《归档文件整理规则》，对文书立卷进行改革。《规则》从“简化整理、深化检索”的目的出发，对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化。

9、归档文件是指立档单位在其 职能活动 中形成的、办理完毕的、作为 文书档案 保存的纸质 文件材料。

10、《归档文件整理规则》规定，“件”即归档文件的 整理 单位，一般以 每份文件 为一件。

11、分类是将归档文件暗器内容和形式特征划分 类别 和 层次，构成有机体系的过程，分类必须在区分 全宗 的基础上进行。

12、文件修正一般包括对破损文件进行 修裱，对字迹模糊的或易退变的文件进行 复制，去除文件上易锈蚀的 金属物，对幅面过大的文件进行 折叠 等

13、耐读分类法，是根据 形成 和 处理 文件的对归档文件进行分类，即一个 形成和处理的文件材料放在一起整理。

14、机构分类法试讲归档文件按其形式和处理的 部门 划分类别。

15、归档文件的排列应遵循 事由 原则，即 有密切联系 的文件材料应当排列在一起。

16、件号，即文件的 排列顺序 号，件号分为 室编件号 和 馆编件号。

17、档号项目确定后，要以 归档章 的形式 逐件 标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置。

18、归档文件应严格按照 分类体系 和 件号 的先后顺序分别装入档案盒。

二、单项选择

1、《归档文件整理规则》仅运用于 B 范围的纸质文件材料。A科技档案 B文书档案 C专业档案 D声像档案

2、《归档文件整理规则》所讲的分类，是指全宗内归档文件的 B 分类。A检索 B实体 C逻辑

3、装订文件一般来说，采用左侧装订的，应将文件左边和 C 对齐。A上边 B右边 C下边

4、运用分类法时，应正确地确定文件的日期，一般来说应以文件 A 为准。A签发日期 B公布日期 C收文日期

5、对跨形成的同一次会议的文件材料，应放在会议 C 整理归档。A开始 B贯彻执行 C结束

6、归档章一般盖在归档文件首页 B 位置的空白处。A下端居中 B上端居中 C 左上角

三、多项选择

1、归档文件整理时将归档文件以“件”为单位进行 A、B 排列、编号 D、E，使之有序的过程。

A装订 B分类 C组卷 D编目 E装盒

2、《归档文件整理规则》规定档号的必要项目包括 ACDF。A全宗号 B机构 C D保管期限 E问题 F件号

3、件内稿本、文本正确排列的方法是 AC。

A正本在前，定稿在后 B复印件在前，原件在后 C转发件在前，被转发件在后 D外文在前，中文本在后

4、归档文件分类的基本方法是： AC。

A分类法 B级别分类法 C保管期限分类法 D责任者分类法

5、编制归档文件目录，可以为档案的 ABDE 和编研工作的开展提供条件。A保管 B鉴定 C整理 D检索 E统计

6、盒内备考表设置的项目有 ABCD。

A盒内文件情况说明 B整理人 C检查人 D 日期

四、判断

1、为参考目的从各方面收集的文件材料应归档保存。×

2、机关重要发文应重份归档保存，实行两套制。×

3、《归档文件整理规则》的核心是取消案卷，以“件”为单位直接实行文件级整理和管理。√

4、划分保管期限是一种对归档文件进行分类管理的方法。√

5、文件处理单应与文件作为一件归档保存。√

6、归档文件按机构分类的同时，也可以按问题分类。×

7、企业事业单位不能执行《归档文件整理规则》。×

8、归档文件编号是将归档文件在全宗中的位置标识为符号。√

9、归档文件可以直接按形成时间或收发文号顺序排列。×

10、在档号项目中，和保管期限为选择项。×

11、归档章中的内容，可以打乱项目位置任意填写。×

12、归档文件装盒时，不同形成的归档文件，可以放入同一档案盒内。×

五、简答

1、简述文件材料收集工作的要求。

答：

（一）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求；

（二）归档文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能

（三）档案机关要加强对收集工作的监督和指导。

（四）及时移交应归档的文件材料

2、简述归档文件的整理原则。

答：

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；

2、区分不同价值；

3、便于保管利用。

3、归档文件的排列为什么要坚持事由原则？

事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。通过界定“事由”，（优点）

体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则，将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。

对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值； 有利于检索和档案呢实体存取工作；

4、什么是机构分类法？ 是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。

5、什么是保管期限分类法？

是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

6、简述归档文件分类应注意的问题？ 答：

1、同一层次的分类必须依据同一标准

2、类目设置要合理，含义要明确、不可相互交叉，相互包容。

3、划分的子项的外延总和应等于母项的外延。

按问题分类时，可设“综合”“其他”两类，便于那些涉及全民工作和不宜单设类目的文件材料归类。按机构分类，有关上下级或者同级、非隶属机关综合性文件材料归入办公室类 其他专业性较强的文件材料归入相应机构类别。

7、《归档文件整理规则》规定的归档章有哪些项目？填写有什么要求

答：归档章的项目包括：全宗号、、保管期限等必要项目，以及机构或问题等选择项目。归档章的填写要求：主要应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机大号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。

固定的项目，如全宗号、保管期限、机构或问题可以直接刻在归档章上。

8、归档文件目录中“责任者”项如何填写？

答：责任者是指制发文件的国家机构、社会组织或个人，即文件的作者、署名者。填写时要照实抄录。责任者有多个时，填写列居首位的责任者，此外，主办单位、立档单位或上级主管部门是责任者的必须填写，其余视需要填写。被省略的责任者用“〔等〕”表示，责任者之间用“；”分隔。没有责任者的文件材料，需考证清楚后填写，并加“〔〕”标识。填写责任者项目时应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的称谓。

9、为什么要编制归档文件目录？

编制归档文件目录，可以实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件；

10、归档文件装档案盒的基本要求是什么？

a、不同形成的档案文件，不应放入同一档案盒。b、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒中

c、分机构或分问题的情况下，不同机构或不同问题的归档文件不应放入同一个档案盒中。d、即使某一机构或问题的文件很少，也不能与其他的混装。用盒的薄厚来调节。

e、档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用，因此，并不要求同一事由的归档文件必须 装在同一档案盒。只需按照排列的先后顺序依次装盒即可。六：论述

1、试述归档文件分类基本的分类方法

分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。《归档文件整理规则》选择、组织机构（问题）和保管期限作为基本的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了基本规律和要求。

（1、)分类法。是根据形成和处理文件的对归档文件进行分类。分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按将特征分类，可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现行机关以为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同的文件不能混淆。

运用分类法时，要正确断定文件的日期并归入相应。需要注意以下几个问题： <1>文件有多个时间特征的判定 一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。分时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属。对于计划、规则、总结等内容涉及不同的文件，《规则》取消了原有的按针对归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属，以进一步简化分类中的要领和操作。

<2>跨形成文件的判定 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨形成文件。这样的文件往往统一在办结归档，分类时也都归入办结。<3>、件内稿件、文本日期不一致，具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性；正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。

<4>、没有标注日期的文件的判定 内部文件（白头文件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期，以便按合理归类。

(2．)机构或问题分类法。

机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法，实际是两种分类法。按机构或问题分类时，不以过多设臵分类层次，一般2—3层即可。制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。

<1>机构分类法。是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。采用机构分类法时，能使全宗内文件来源方面的固有联系，客观地反映立档单位工作过程和历史面貌。一般来说，一个机构就没一个类别，使全宗内的分类体系的设计大简化，便于操作。

采用机构分类法，原则上哪个机构处理或被办理的文件就归入哪个机构的类别中。有些文件是由几个机构共同处理的，有主办机构的一般归入主办机构；由业务部门起草，以机关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综合机构。机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机构类中。

<2>问题分类法。问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。此方法适用于不设内部机构变化较大、职责范围不清，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。

可以避免或减少同一内容文件材料分散的现象，便于按专题查找利用，要考虑机关内设机构的基本职能和业务额范围，经理做到问题和机构基本对应。

（3、)保管期限分类法。是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。采用该方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为档案的系统管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。

2、试述归档文件排列的“事由原则”及其优点。

事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。

按照事由原则归档文件，关键是对事由的准确界定，一般说，事由原则有针对性地具体使用与确有密切联系的文件材料，例如一次会议、一个案件、一项活动的文件材料。优点：

（1、)体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则；

将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。事由的界定可以有较大的灵活性。例如：一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”，这一整理原则的体现。

（2、)对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。

一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值；

（3、)有利于检索和档案呢实体存取工作； 按照事由原则将有密切联系的文件材料相对集中的排列在一起，检索时只要在目录中找到其中一份或几份材料的条目，就可以查看同一事由的全部文件材料。

《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第二章 科技档案管理

一、填空

1、工业生产技术档案主要是指工业产品档案。它是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其基本特点是 型号、成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。

2、基建档案的特点是 建设项目成套，一个建设项目的档案是有机联系的整体。

3、科技档案的基本特点是 课题成套，围绕着一个课题的科技研究活动，形成一套在程序上和内容上前后衔接左右联系的科技档案有机整体。

4、在各种类型的科技文献中，唯一直接记录和储备 原生信息 的只有客户档案。

5、科技档案的情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中所具有的 科技参考作用和科技交流作用。

6、科学技术同生产力诸要素的结合，其“媒介”多种多样，而其重要的“媒介”之一就是 科技档案。

7、科技档案收集工作主要包括：科技文件归档、基础档案部门收集工作 和档案馆的收集工作。

8、科技文件归档制度是一项 科技管理 制度，有事一项科技文件管理制度。

9、凡需归档的科技文件，一般归档一份，使用频繁的应归档 2份以上。

10、科技文件归档工作应由相关的 科技业务部门 承担。

11、办理科技文件归档手续主要包括两个方面：一是：编写归档情况简要说明 ；二是填写归档文件移交清单。

12、经国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》指出：“各单位应当把科技材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划，列入有关部门有关人员的职责范围。”这个规定的基本精神是，科技文件的形成、积累、整理、归档是 科技人员 的职责。

13、从2006年开始，安徽省委、省政府在全省范围内实施了档案管理模式改革。改革的内容之一就是调整科技档案的归属与流向，将科技档案由原先的科技专业档案馆保管改变为由 国家综合档案馆 保管。

14、科技档案管理工作，包括系统整理和 科学编目 两部分。

15、型号分类法 是以一个型号产品的科技档案作为分类单元，对产品档案进行具体的类别划分。

16、设备档案的基本分类方法是型号分类法，不同单位和不同设备的档案，其分类方法有所差异，具 体的分类形式一般有两种，一种是性质——型号分类法，另一种是 工序—型号分类法。

17、对于同型号多台设备的随机文件，不必每台复制一套组卷、归档，只需立卷、归档 一台设备 的全部随机文件材料，其他各台设备的案卷中，注明这些随机文件材料在哪一卷即可。

18、对于因产品和设备的革新、改进、工程及设备的管理、维修所形成的心的文件材料，应 单独组成案卷，不必对前期已组成的案卷进行拆卷。

19、底图以 张 为单位单独保存和管理。20、科技档案号，是指保管单位的 编号或代号。

21、科技档案号是档案部门用来反馈科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号，是 科技档案分类号和保管单位顺序号 的组合体。

二、多项选择题

1、科技档案具有（ABCD）等功能。

A知识储备 B依据凭证 C情报 D促进生产力发展和提高经济效益

2、科技文件归档制度的内容，一般包括科技文件归档范围、（ABC）和归档要求。A归档时间 B归档份数 C归档要求 D随时归档

3、国家综合档案馆接收科技档案，实行（ABC）

A无偿进馆制 B现骨干单位主送制 C补送制 D归档制

三、简答

1、简述科技档案的概念和涵义

科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

涵义：第一，定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质，规定了科技档案同其他档案在性质上的区别；

第二，定义明确了科技档案是生产、科研及基建活动的原始记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别；

第三，定义规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料，指出了科技档案同一般科技文件材料的区别；

2、科技档案的主要种类有哪些？

主要包括工业生产技术档案、农业科技档案、设备仪器当那、科学技术研究档案、地质档案、测绘档案、医学科技档案等专业技术档案。

3、确定科技文件归档范围的基本方法是什么？

答：（1）研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件。

（2）掌握本单位的基本职能情况，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的归档范围。

（3）正确划分本单位科技资料、科技文件与文书档案材料的界限。

（4）根据国家及专业主管部门确定的文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件归档范围。

4、科技文件归档时间最常见的有哪些种？ 答：科技文件的归档时间最常见的有以下5种：（1、)在项目全部结束时间归档；（2、)按工作阶段归档（3、)按子项结束时间归档（4、)按归档

（5、)随时归档：A科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位施工图 B机密性较强的特殊科技文件 C 外来文件（如外购设备的随机图样和文字说明材料，委托单位设计的科技文件等）

5、基层档案部门对科技档案的收集应注意哪些问题？ 答：（1、)要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则；

集中统一管理档案是《档案法》的明确规定。（2、)要遵循科技档案的自然形成规律

各单位制定的有关收集工作及科技文件资料的归档制度，必须符合科研、生产、建设活动的规律性，要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成过程，具体规定归档范围、归档时间，这样才能做到集中统一管理，保证科技档案的完整与安全，又不影响现行工作的使用；（3、)要保证科技档案的完整、准确。

完整、准确的科技档案，可以充分发挥凭证、查考作用和科技储备作用；不完整、不准确的科技档案，其价值大大降低，影响其凭证、查考作用的发挥，有时还会起反作用；

6、基层档案部门收集科技档案的方法和措施有哪些？ 答：（1、)按照归档制度的规定接受科技文件资料归档；（2、)纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法；（3、)确定和疏通科技档案收集渠道，定向定内容收集；（4、)抓住重要环节和关键阶段进行收集；

总之，科技档案收集的方法和措施，需要档案工作着根据各单位工作情况，把握时机，不断调整。既保证科技档案的政策适用，又能及时、完整、准确地把需要归档的科技档案集中到大难部门，实现科技档案的集中统一管理。

7、科技档案整理工作的原则是什么？

答：科技档案整理工作的原则是遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类地整理，便于报关和利用。

8、科技档案分类的基本要求是什么？

答：

1、科技档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动的性质和特点；

2、在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的分类标准应该一致；

3、分类的层次类目要简明，不宜过多过繁；

4、分类应力求按照专业系统实行标准化。

9、科技档案分类方案编制应注意的问题和步骤有哪些？

答 ：在编制方案时，首先要了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点；其次要明确明确的分类标准和分类方法；第三是设置科学、合理的类目体系，并以文字和退表的形式将其表达出来。步骤如下：

（1、)根据库藏科技档案的基本种类设置大类，有多少科技档案就设置多少个大类；

（2、)在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系；（3、)给每一个类目以规定的代字和代号；

（4、)将形成的类目体系用文字或图表形式表达出来；

（5、)撰写说明，指出分类方案的编制依据，分类标准、类目代字或代号的使用方法等

10、基层档案部门对科技档案的分类，应该在分类方案的指导下分哪两步进行？

答：第一步，对库藏的全部档案，按种类划分大类；将全部科技档案划分为：产品档案类、基建档案类、科研档案类、设备档案类等；

第二步，对没汇总科技档案进行分类；最基本的方法有六种：工程项目分类法；型号分类法；课题分类法；专业分类法；时间分类法；地域分类法；

11、工程项目分类法的涵义和特点是什么？

答：工程项目分类法是在本单位全部档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案类别。它适用于对基本建设档案的分类；

特点：同一个工程项目的全部科技档案集中在一起，不突破工程项目界限，反映一个工程项目的全貌，便于按照工程项目查找和利用有关的科技档案。

12、型号分类法的涵义和特点是什么？

答：它适用用对产品档案和设备档案进行分类，型号分类法就是对本单位全部产品档案或设备档案，以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案；

特点：同一个型号的产品档案或设备档案集中在一起，保持其完整成套，反映一个产品或一个设备的全貌及其内部组件、部件之间的结构隶属关系，便于成套地利用产品档案和设备档案；

13、课程分类法的涵义和特点是什么？

答：它适用于对科研档案进行分类。它是在全部科研档案的范围内，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案类别的方法；

特点是便于实现一个研究课题档案材料的成套集中管理；

14、专业分类法的涵义及适用对象是什么？

答：它是按照科技档案所反映的专业性质，进行类别划分的办法。这种分类的方法适用于其对象和内容标准化、通用化或互换性较强的科技档案。适用于从专业角度利用科技档案的企、事业单位。

15、时间分类法的涵义及特点是什么？

答：它是按照科技档案形成时间或档案内容所反映的时间性进行类别划分的方法。

特点是把相同时间内形成的或反映相同时间的科技档案集中归类，便于从历史联系的角度纵向地分析研究相关时间内的气象现象、水文现象和地震现象，探索其演变发展的规律性。

16、地域分类法的涵义和适用对象是什么？

答：它是根据科技档案内容所反映的地域性划分其类别。比如：气象档案、水文档案、地震档案等。水文、地质、地震等现象，在内容和形成方面具有鲜明的地域特征。因此，这些种类的科技档案适用于采用地域分类法进行分类。

17、性质——工程项目分类法的涵义和适用对象是什么？

答：这种分类方法是以工程项目为基础，结合工程项目的使用性质或专业性质进行分类。企业、事业单位的基建档案最适合采用这种分类方法；

18、流域（水系）—工程项目分类法的适用对象和优点是什么？

答：这种分类方法，一般适用于中型水利设计部门和水利管理规划部门。这种分类的优点是体现了科技档案的成套性，不论是科技档案的分类，还是科技档案的排列，都保持了一个工程项目档案材料的集中和成套。

19、科研档案的分类为什么要采用课题分类法？

答：由于科技研究活动一般都是在专业范围内分课题进行的，而且许多科技研究单位的科室机构设置也是按照专业划分的，所以科研档案较常采用的具体分类方法是专业——课题分类法。20、科技档案案卷的基本特征是什么？

答：案卷是一组具有有机联系的、价值和密级大体相同的科技文件材料的集合体，其基本特征有：（1、)案卷是一组具有有机联系的科技文件（2、)案卷内的科技文件有一个相对的数量界限；（3、)一个案卷内科技文件的保存价值大体相同；

21、简述产品、设备仪器文件的组卷方法。

答：产品、设备仪器文件（特别是图纸部分）按其反映的不同部件、结构、系统分别组成案卷。如一台机床设备，是由床身、传动机构、变速机构、进给箱、升降台、电气系统、润滑系统等部分组成，各部分的文件材料，是有机联系的整体，可分别组成保管单位。

22、简述基建工程科技文件的组卷方法。

答：基建工程的科技文件（特别是图纸部分），按其反映的不同专业，分别组成案卷。如一般建筑工程是由建筑、结构、电气、水暖、通风等不同专业组成的，各专业的科技文件，是有机联系的整体，可分别组成案卷。

23、简述科研课题科技文件的组卷方法。

科研课题的科技文件可以按其反映的不同研究阶段，分别组成案卷。如科研课题一般分准备阶段、研究阶段、总结鉴定接管等程序，各不同阶段的科技文件事由及联系的整体，可分别组成案卷。

24、产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何组卷？

答：产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组卷。

在科技文件材料组卷中要合理解决遇到的问题：

(１)同型号的多台设备随机文件材料，不必每台复制一套材料组卷，只立卷一台设备的随机文件材料即可。

(２)对于产品和设备因革新、改进所形成的一些新科技文件材料，应单独组卷，不必拆原已组好的卷。(３)对产品、工程设计以及专用设备中采用的标准图、通用图，也不必复制一套组卷，只需在卷内目录中注明所采用的图纸名称、图号及档号即可。

(４)与产品、科研、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。

(5)底图以张为单位单独保存和管理。

(6)技术改造和技术引进项目中的成套科技文件可以不拆散组卷；

25、科技档案卷内文字材料排列的方法有哪些？

答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件资料排在后面；(2)按时间顺序排列：即安科技文件资料的形成时间顺序依次排列；

（3）按逻辑关系排列：如来文和复文，则复文在前，来文在后；正本和原稿，则正本在前，原稿在后；

（4）有译文的外文资料，一般要求译文材料在前，其相对应的原文材料在后；

26、简述科技档案案卷的排列方法。

答：案卷排列的基本方法包括：分类排列和流水号排列法；

分类排列：即按照科技档案的内容及科学分类体系对案卷进行排列，并将其存放在库房柜架的规定位置上；

流水号排列法：即按照科技档案案卷在登记薄中的登记顺序号进行案卷排列； 案卷排列的具体方法：

（1）产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。

（2）科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

（3）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。

（4）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。

27、科技档案号的编制有哪些要求？ 答：科技档案号的编制要求：

（1）要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。(2)由代字和代号组成。代字适用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。科技档案的代字、代号，是一定内容和类别的代称。

（3）应力求简明，不要过于复杂频繁（最好设置三个层次）

四、论述

1、试论科技档案的功能。

答：科技档案是珍贵的科学技术资源，是国家宝贵的历史文化财富。在社会主义现代化建设中，科技档案对于促进科技、生产的发展和社会生产力的提高，具有重要的现实作用，并具有长远的历史查考价值。

（1）科技档案具有知识储备和依据凭证功能。A知识储备功能：人们用来记载和储备科技知识的文献型载体的种类很多，如科技图书、科技资料等，都具有积累经验、储备知识的作用。而科技档案突出之处，在于他直接记述了人们的科技、生产活动过程、经验和成果，它所储备的是在科技、生产活动中直接产生和形成的原生信息。

B依据凭证功能：科技档案同科技、生产活动关系十分密切。要节约人力、物力、彩礼，提高产品智联，保证科技、生产活动有秩序、高晓丽地进行，必须有完整、准确的科技档案为依据。

科技档案是产品定型的依据；产品定型是产品研制、生产过程中的一个重要环节，产品定型的依据之一就是产品在试制过程中形成的科技档案。

科技档案是产品再生产或停产产品恢复生产的依据；产品的联系生产，必然要求有关文件图纸的补充供应，其唯一来源是归档保存的科技档案。

科技档案是工程维护、适用的依据，尤其是工程扩建、改建或遭到破坏进行修复时，更离不开科技档案。科技档案也是设备使用、维护和管理的依据。

此外，科技当啊还具有客观的凭证作用。在科技、生产领域，有时会发生个人之间、单位之间、地区之间，甚至国家之间的知识产权、商标权、地权等争执。

（2）科技档案具有情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中具有的科技参考作用和科技交流作用。

科技档案为科技研究工作提供条件；任何一项科学技术研究，都离不开已有的科技成果以及相关的科技信息。所以在进行一项新课题的研究实验时，总要查阅有关的科技档案。可以帮助研究者了解过去的工作，便于在现有的基层上开展新工作，同时又可以启发思路，开阔眼界，少走弯路，减少不必要的重复劳动，提高科研工作的效率和水平。

科技档案为工程和产品设计提供条件：为使设计的工程和产品具有适用性和先进性，设计人员在接受一项任务时，需要查阅尽可能广泛的文献资料，以资参考、借鉴。

科技档案是进行科学交流的工具：随着经济体制、科技体制改革和技术市场的发展，科技档案作为科技信息和科技成果的载体已经进入市场，企、事业单位之间的有偿技术转让和技术交流，一般就是通过科技档案实现的，这进一步突出了科技档案作为科技交流的工具。

（3）科技档案具有促进生产力发展和提高经济效益的功能。

在社会实际活动中，科学技术对社会生产力发展的推动作用在同社会生产力诸要素的结合中实现的。利用科技档案改善和强化生产力诸要素的过程，就是科学档案中存贮的科学技术相物质形态的生产力转化并从而推动生产力不断发展、提高的过程。这就是科技档案促进社会生产力发展的社会功能。在科技、生产活动中，管好用好科技档案可以降低或节约活动劳动消耗和物化劳动消耗，如节约工时，避免重复劳动，使新产品提高投产，设备大修提高完成，技术改造增产降耗，节约原材料等等，从而提高经济效益。

《岗位培训教程》 第二编 档案管理

第三章 会计、人事及音像档案的管理

一、填空

1、《会计档案管理办法》要求：“当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由会计机构保管 一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

2、会计档案移交原则上保持 原卷册封装。

3、银行余额调节表和银行对账单是两种不同用途的会计核算材料，组卷时要注意 分别组卷。

4、会计档案案卷题名揭示了会计档案的内容和成份。其结构为三部分，即单位名称、会计或时间、会计核算材料的名称。

5、会计档案按其形成特点和形式，一般宜采用“类别 ——会计——保管期限——会计核算单位“分类法。

6、会计档案的保管期限分为永久和 定期 两类，后一类又分为3年、5年、10年、15年、25年。

7、在对会计档案鉴定时，应当注意：电算化会计档案的保管期限与纸质会计档案是一致的，会计档案软件的文档资料的保管期限截止到该软件停止使用或有重大更改之后的 5年。

8、建设单位在基本建设期间形成的会计档案，要在办理竣工决算后移交给建设项目的 接收单位。

9、在款及档案移交档案机构前，会计机构应有专人对会计档案进行整理，但 出纳人员 不得兼做会计档案保管工作。

10、人事档案的整理方法可分为集中整理、经常整理和 补充整理 三种。

11、人事档案 副本 的具体内容，是由正本中的复制件或复件构成。

12、与文书档案、科技档案和其他专门档案不同的是人事档案在 卷下 分为十个大类。

13、编制人事档案卷内目录时，类别 之间要留出空格，供补充材料使用。

14、人事档案保管工作的范围是由各个机关 人事管理权限 决定的。

15、人事档案的 正本 由主管人员职务的部门保管。

16、人事档案的 副本 由主管和协管人员职务的部门经理。

17、音像档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以 音响、形象 等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。

18、传统的照片档案是由底片、照片及 文字说明 构成的。

19、照片编号格式分为两段式，即 案卷号——照片号。

二、简答

1、简述会计档案的概念与特点

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

特点：形成范围广泛；档案类别稳定；外在形式多样。

2、试述会计档案的归档范围 包括：

会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。

会计账簿：是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。

财务报告：是根据日常会计核算材料定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。

其他核算材料：根据《会计档案管理办法》的规定，银行存款余额调查表、银行对账单等其他会计核算专业材料也属归档之列。会计档案管理中的三清册也属于归档范围

3、电算化会计核算材料的归档范围主要有那三部分？ 答：（1）、存储在磁性介质或光盘上的会计核算材料；

（2）、打印输出的纸质载体的会计核算材料（不能只保存不可见的磁性介质的核算材料）（3）、会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。

4、电算化会计核算材料归档有哪些特殊要求？ 答：（1）、磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理。

（2）、归入档案机构的磁盘或光盘应有两套：一套封存，一套供日常提供利用；

（3）、打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员签字盖章；（4）、打印输出的纸质载体核算材料，须字迹清晰，方便查阅和利用。

5、简述会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料的组卷方法。

答：（1）、会计凭证的组卷方法：组卷时需按月分开，也就是不同的月份产生的凭证不要组合在一起。每月的凭证，按凭证号和时间顺序排列，可组成1卷或数卷。凭证案卷质量要求：

A、按记账凭证的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒；

B、记账凭证所附的各种原始凭证（如收据、发票等）要折叠粘贴整齐、规范。C、拆除金属物，装订采用线绳或塑料钉等，凭证的厚度一般在1-2CM D、装订后要进行密封处理，并加盖经手人员章或财务专用章。E、填写凭证封面要项目齐全，规范清楚，并留出档号填写的位置。

（2）、会计账簿组卷时，要注意按账簿形成的特点，区分会计、并把不同名称、种类的账簿分别组卷。质量要求：

A各类账簿的扉页，反映了账簿的应用、交接使用的状况，归档前应按要求逐项填写清楚。包括：单位名称、账簿名称及编号、启用日期及起止页数、经管人员及日期、交接记录、会计主管人员及单位负责人签章等。

B对于订本式账簿，蒸笼里立卷应保留原有式样，不要拆除空白页，帐内页码要连续。账簿封面加贴不干胶，并填写规范便签格式及填写方式。

C对于活页式账簿，在会计结束后，将空白页撤除，并编写页码，进行密封装订，在密封处加盖经手人员章或财务专用章。账簿封面要填写规范，保管期限为25年的账簿要在封底加填备考表。（3）、财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计组卷，不同的不要混杂组卷。财务报告是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时不要分开；其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如财务报告的保管期限是永久，就要与月份、季度的财务报告分开分卷。质量要求： A案卷要编制页号

B案卷开首要填写卷内文件目录，永久保管的财务报告案要在封底加填备考表。

C财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人签名或盖章，设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。同时案卷装订的密封处要加盖财务专用章； D案卷封面填写规范、整齐。

（4）、其他核算材料的组卷方法：银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要注意分别组卷。按照产生的组卷。案卷质量要求：

A按产生的组卷，一年一卷或书卷。B卷内按时间顺序排列，编制页码，进行装订。C案卷封面填写清楚、规范。

6、会计档案的销毁应注意哪些问题？

答：在销毁会计档案时，应注意：部分特殊的会计档案如涉及到未结清的债权债务的原始凭证、涉及产权的原始凭证以及工资发放表等，可以适当延长其保管期限，抽出单独立卷，并在会计档案案卷目录中说明。另处在项目建设期间的基建会计档案，即使会计档案期满，也不得销毁。

7、人事档案的收集途径有哪些？

答：（1）、通过组织、人事部门收集人事工作中形成的人事档案；

（2）、通过筹备党代表、人代会、政协会等收集与会人员登记表及个人政绩材料；（3）、通过教育、培训部门收集学生（学员）成绩、学历学位材料；（4）、通过评聘专业技术职务收集考绩材料；

（5）、通过党（团）组织和组织部门收集入党（团）、党（团）籍处理材料；（6）、通过纪检、监察、司法部门收集违纪违法处理材料；（7）、通过本人和报刊杂志收集研究成果材料；（8）、通过卫生部门收集员工健康、工伤等材料；

8、人事档案的鉴别工作的内容包括哪些方面？

（1）、判断文件是否属于惹事档案或者属于某一立卷对象的人事档案，防止将不属于人事档案内容的文件收集归档，避免张冠李戴的归卷错误。

（2）、判断归档文件按是否属于办理完毕的正式文件，未经办完或未经查证核实的材料不得归入档案；（3）、核查归档文件是否完整齐全、文字清楚、对象明确，是否注明作者（单位）、时间。（4）、审核文件是否手续完备。

9、音像档案有哪些特点？（1）、直观的形象性（2）、收集、保管的特殊性（3）、是其他载体档案的必要补充；

10、简述音像材料的归档时间。

答：对于形象材料的归档时间，不能照搬文书材料的归档时间，在实践中，一些档案部门总结出来“两段式归档时间”，一是音像材料要随时归档，即工作活动结束后，照片冲印加工后或录音、录像磁带录制完毕后，承办部门或承办人员就要辅以文字说明，及时间想单干部门归档。

二是部门音像材料年终归档，一些零散产生或制作时间长的音像材料，可随同纸质载体一起，于年终由承办部门或承办人员整理并辅以文字说明后，统一向档案部门归档。

11、音像材料的归档有哪些要求？

答：（1）、归档的音像材料应力求是原底片、原件（原声磁带），要尽量避免复制版或复制件。（2）、归档的音像材料要齐全完整。（3）、对归档音像材料要进行选择和鉴别。

12、照片档案的总说明应包括哪些要素？

总说明的编写，要求有时间、地点、事由、任务、背景、摄影者等六要素

13、简述录音、录像档案的整理、编目方法。答： 整理：

（1）分类：首先要分录音档案、录像档案两类，是否还需要具具体分类，要根据各单位的实际情况和档案数量多少而确定。例如新闻部门多，可根据内容和专题分时事政治类、文学艺术类、科学技术类等；

(2)、编号：编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。

（3）、文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应有必要的登记并辅以文字材料。编目：对整理后的录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。著录时需注意：

（1、）一盘或一盒磁带为一个保管单位，著录一个条目。（2、）参见号是指纸质载体档案的档号。

（3、）如一项内容的摄录是由多盒磁带录制而成的，就要在题名后注明盒的顺序号。（4、）节目时间是指该内容的录音或录像带时间的长短。

第四篇：档案管理

档案管理

根据市委组织部信息处下发的“关于在我市开展干部档案管理工作检查的通知”精神，结合我局的干部档案工作实际情况，我们迅速行动、突出重点、认真细致地逐条逐项按照《本溪市干部档案管理工作检查评分表》的要求，实事求是地进行自查。

一、充分认识人事档案工作的重要性

档案工作是各项管理工作的重要组成部分，胡锦涛同志指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”这充分说明了档案工作在建设中国特色社会主义事业中的重要地位、重要使命和重要意义。我局十分重视档案工作，以党的十七大重要思想为指导，紧紧围绕全市组织、人事工作中心任务，坚持解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基础设施建设和档案管理人员的素质建设，不断提高管理水平，为全市改革发展提供优质服务。

二、加强人事档案工作的组织领导

我局非常重视对干部人事档案管理工作的领导，将这项工作摆上重要议事日程。由主管局长亲自抓，加强了对我局干部人事档案管理工作的领导和协调。主管干部人事档案管理工作的领导，定期听取工作汇报，切实解决工作中遇到的实际问题。下设办公室和具体工作人员，坚持一切从实际出发，明确分级管理责任，制定了切实可行的工作计划，并认真组织实施，全面、准确、真实地保存好各种档案。档案工作者能够充分认识到档案工作的重要性，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，确保干部人事档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创干部人事档案工作的新局面。

三、归档与整理情况

在市委组织部信息处下发《关于在全市开展干部档案管理工作检查的通知》后，我局就对这项工作进行了部署，将上级文件精神、要求进行了认真研读，并明确了时间、要求和标准。同时，我们严格按照文件，以《干部档案工作条例》中第五章《档案材料收集、鉴别与归档》执行，采取多种形式，加大工作力度，逐份清理干部档案，对所缺材料逐项进行登记、索要。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章和本人签字的，盖章签字后归入干部档案。

在干部档案的整理工作中，我们做到认真鉴别、分类准确、编号有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。按照干部人事档案收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项制度，做到完善各种登记薄和台帐。

四、档案的利用和转递情况

我局的干部人事档案在利用时，查阅单位要填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续，需要有主管局长签字方可查阅，不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。干部人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管局长批准，并严格履行登记手续，限时归还，不得擅自转借他人。在干部档案的转递中，我们也严格按照统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密封包，收到档案的单位，经核对无误后，在回执上签名盖章立即取回。

五、干部人事档案工作中存在的问题

我局干部人事档案现代化管理应充分发挥计算机在干部人事档案保管、保护及利用方面的作用，提高现代化管理水平。积极争取领导和相关部门支持，制定了经费预算并得到落实，购置新式档案盒，更换密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全。

通过自查，找到原因，也增加了信心，目前，我们干部人事档案已经全部加工整理完毕，正在进行材料收集和整理目录阶段，逐步完成市委组织部文件中要求的任务。

干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局将就人事档案管理的现状及存在的问题进行深入的调研，并就此提出解决问题的思路及对策。

第五篇：档案管理

陕西盛世通达置业发展有限公司

建设工程档案管理制度

一、管理责任部门及相关人员职责............................2

二、档案分类及归档范围、要求..............................3

三、档案移交、整理、编号..................................8

四、档案的利用............................................9

五、档案的保管...........................................11

六、档案的销毁...........................................12

七、档案保密制度.........................................13

陕西盛世通达置业发展有限公司

一、管理责任部门及相关人员职责

（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政部经理负责。

（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。

（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。

（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。

（六）、人事行政专员负责：

1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；

2、督促档案资料的移交；

3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；

4、档案的提供利用、登记；

5、档案室设备、设施的保管维护；

6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。

（七）、各部门资料员/兼职资料员

1、制度在部门的执行；

2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；

3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；

4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；

陕西盛世通达置业发展有限公司

（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每月工作计划评价的考核内容之一。

二、档案分类及归档范围、要求

1、文书档案 1.1归档范围： 1.1.1、集团资料

（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2）公司章程

（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文 1.1.2、红头文件

公司下发和上报的各类正式行文 1.1.3、外来文件

各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件 1.1.4、会议资料

（1）会议纪要利用明源流程存档（2）专题会会议讲义 1.1.5、法律文件

（1）合同、协议审核；（2）诉讼材料

陕西盛世通达置业发展有限公司

1.1.6、物资采购合同 1.1.7、车辆资料

公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料 1.2归档要求：

1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限 用”字样。

1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。

1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。

2、人事档案

2.1、归档范围

2.1.1劳动合同、聘用协议；

2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件；

陕西盛世通达置业发展有限公司

2.1.3职称评定材料； 2.1.4面试表；

2.1.5劳务合同纠纷及处理材料； 2.1.6员工培训计划、总结、方案 2.2、归档要求

2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜； 2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室； 2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。

3、科技档案

3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。3.1.2预算、结算文件： 3.1.3项目核准（立项）阶段 3.1.4方案审查阶段 3.1.5初设审查阶段 3.1.6施工许可证阶段 3.1.7预售阶段

3.1.8竣工验收备案登记阶段 3.1.9产权证办理阶段

陕西盛世通达置业发展有限公司

3.2、归档要求

3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。

3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。

3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。

3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。

4、会计档案

4.1、归档范围

4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证； 4.1.2、会计账簿类：

（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿； 4.1.3财务报告类：

陕西盛世通达置业发展有限公司

（1）决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。4.1.4其他类：

（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调节表、银行对账单； 4.2、归档要求

4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。；

4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。

5、实物档案

5.1、归档范围： 5.1.1、照片、音像类

（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。

陕西盛世通达置业发展有限公司

（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。

（3）公司组织或参与的重大外事活动。（4）记录公司重大事件。

（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。（6）其他具有保存价值。

5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等

5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等

5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物

5.2、归档要求：

5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。

5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。

三、档案移交、整理、编号

1、移交

陕西盛世通达置业发展有限公司

1.1、人事行政专员留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。

1.2、各责任人按期移交档案时在人事专员处相应类别的《档案归档登记表》中登记，并确认签字。

1.3、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。

2、整理

人事行政专员：鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→录入软件系统→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜

3、编号

全宗号——保管期限—件号

四、档案的利用

1、查阅

1.1、查阅的授权范围

（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。（2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。（3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。

（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。

陕西盛世通达置业发展有限公司

1.2、档案查阅程序要求

（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。（2）权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。

2、借阅

2.1、借阅程序要求

（1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；（2）人事行政专员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。2.2、档案的归还

（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。

（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。2.3、其他规定

会计档案原则上不借出。

3、档案复制

申请复制档案者完成审批流程后，由人事行政专员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于 用”字样的印章。

所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。

陕西盛世通达置业发展有限公司

五、档案的保管

1、档案的保管期限

人事行政专员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。

保管期限明细参见附件。

2、专项档案的保管规定

2.1、公司各部门档案（含会计档案）：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。

2.3、电子版档案的传递和保存

（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。

（2）人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。

（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。

3、档案的正式装盒、造册、录入软件系统

3.1、装订要求：参照陕西省西安市档案管理装订的统一标准进行。3.2、装盒、调整软件系统时间：人事行政专员于每年三月进行上年档案的正式装盒造册及系统调整工作。

4、档案的存放

档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。

陕西盛世通达置业发展有限公司

装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照、类别的次序自左向右，自上而下地排列。

5、档案室环境

档案室内应放置灭火器（干粉或1211），人事行政专员要了解其性能并能熟练使用。档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。

人事行政专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求。

6、档案意外损毁的处理

档案丢失或发生意外损毁时，人事行政专员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报人事行政部经理审核，总经理审批。

档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，人事行政专员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。

六、档案的销毁

1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。

2、程序及要求

2.1、人事行政专员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交人事行政部经理及行政财务总监审核，经总经理审批同意后予以销毁。

2.2、正式销毁前人事行政专员应再次进行核对；销毁时应有人事行政专员和监销人同时在场；销毁后人事行政专员在销毁登记表上签字确认。2.3、档案销毁情况应录入档案管理软件系统。

陕西盛世通达置业发展有限公司

3、会计档案的销毁

3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

3.3、销毁会计档案时，应当由档案室和财务部共同派人员监销。3.4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。

3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

七、档案保密制度

1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容；

2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁；

3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容；

4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理；

陕西盛世通达置业发展有限公司

5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作；

6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地；

7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露；

8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励；对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚；对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。本办法自颁布之日起执行。

陕西盛世通达置业发展有限公司

盛 世 佳 园

工

程

档

案

管

理

制

度

2013年6月