设备档案资料管理制度（最终定稿）

第一篇：设备档案资料管理制度

设备档案资料管理制度

一、设备档案资料管理总则

设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。

二、有关设备档案资料的说明

1.有关设备资料是指从设备选型（设计）、购置、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理部门负责全公司生产设备的资料整理、存档。2.设备档案资料的内容

⑴.厂家的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。⑵.设备安装、记录、调试记录验收移交书。⑶.设备附件及工具清单。

⑷.设备大、小修理记录，竣工验收单，修理检查记录。⑸.精度校验及检查记录。⑹.设备改装、更新技术。

⑺.设备缺陷记录及事故报告书（原因分析处理结果）。⑻.设备技术状况鉴定表。⑼.安装基础图及土建图。

⑽.设备结构及易损件、主要配件图纸。

⑾.设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）。⑿.其他资料。

三、设备档案的管理

由公司电气部负责统一集中管理，保证设备档案资料。

四、设备档案的收集整理 1.新设备进公司，采购部及相关部门管理人员负责收集整理设备文件资料，并移交公司设备管理部门，且在移交单上共同签字。2.设备检修与维修期间，由设备管理部门组织工程技术人员及有关人员对设备的易损件、传动件等进行测绘，经校对后将测绘图纸汇总成册存档保管。

3.原图原件或无备件的技术档案资料一律不得外借或带出设备管理部门。

五、设备档案资料管理的具体要求 1.技术文件力求齐全、完整、准确。2.检验（检测）、检修、验收记录等资料由设备管理部门分管人员作分类整理后统一管理。

3.所有图纸要有统一的编号。

4.图纸上的技术要求要求标注齐全、图纸清晰。

5.型号相同的设备、因制造厂和出厂年份不同，零件尺寸可能不同，应与实物核对，并在图纸索引中加以注明。6.设备经改装或改造后，图纸应及时修改。

7.图纸的修改应表示在底图上，并在修改索引中注明。8.凡原制造厂的图纸，一律沿用原制造厂的编号。

9.外协加工和自己制造的非标设备的各种资料管理与外购标准设备相同。

10.严禁将图册中的图纸设备图纸资料作为加工和外协等用。

六、图纸资料的借阅审批手续 1.资料管理员认真按《图纸资料借阅登记表》填写名称、图号、张数、借阅时间、期限等项，借阅人在签字栏内签字。

2.绝密文件资料借阅，需经总工签字批准后方可借阅，其它资料可由设备主管领导签字后方可借阅。

3.借阅超期未还者，应办理延期手续，丢失、损坏者作价赔偿。4.非为我公司服务的外单位人员不得借阅公司的设备档案资料，为我公司服务的人员经设备主管批准，可在资料室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出，外来服务人员需将资料带出，应经公司经理签字批准。

5.原图原件或无备件的技术档案资料一律不得外借，只能在资料室查阅。

第二篇：设备档案资料管理制度

设备档案资料管理制度

设备档案资料管理制度1

1、目的作用

设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。

2、管理职责

2.1设备档案资料对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是公司设备动力科，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。

2.2设备的档案资料应统一存放于公司档案室。除了设备动力科可保留部分常用设备资料（主要应为复制件），凡是需用资料的部门均应到档案室借用。公司档案室管理员应严格按公司制定的`《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。

3、主题释意与说明

3.1有关设备资料是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理部门负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。

3.2设备档案资料应包括如下内容：

3.2.1制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。

3.2.2设备安装验收移交书。

3.2.3设备附件及工具清单。

3.2.4设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。

3.2.5精度校验及检验记录。

3.2.6设备改装、更新技术。

3.2.7设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。

3.2.8设备技术状况鉴定表。

3.2.9安装基础图及土建图。

3.2.10设备结构及易损件、主要配件图纸。

3.2.11设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）。

3.2.12设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等）。

3.2.13其他资料。

3.3设备档案资料管理的范围包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用原始等。

4、设备档案资料的收集

4.1设备管理部门负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、检验标准、设备说明书以及各种型号的设备制造图、装配图，重要易损零件图配置完整。

4.2新设备进公司，开箱应通知资料员及有关人员收集随机带来的图纸资料，如果是进口设备需提请主管生产（设备）的领导组织翻译工作。随机说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，原图分级妥善保管。

4.3设备检修与维修期间，由设备管理部门组织车间技术人员及有关人员对设备的易损件、传动件等进行测绘，经校对后将测绘图纸汇总成册存档管理。

4.4随机带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由设备管理部门组织审核校对，发现图纸与实物不符，必须做好记录，并在图纸上修改。设备管理部门组织将全公司设备常用图纸如装配图、传动系统图、电器原理图、润滑系统图等，进行描晒制后供生产车间维修使用，原图未经批准一律不外借或带出资料室。

5、设备档案资料的整理所有进人资料室保管的蓝图，资料员必须经过整理、清点编号、装订（指蓝图），登账后上架妥善保管。

5.1图纸人资料室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件的图号顺序整理成套，并填写图纸目录和清单，详细记明实有张数，图面必须符合国家制图标准，有名称、图号，有设计、校对、审核人签字。

5.2底图的保管

5.2.1所有底图按设备类别清点、编号、记账以保证抽晒、归还准确无误。

5.2.2底图的修改应由设备管理部门有关负责人员签名（盖章）批准，注明修改日期。

5.2.3底图作废、销毁，应由资料员提出交设备管理部门组织技术员分别核实，确定无保存价值者，列出清单，经设备管理部门负责人批准后方可销毁。

5.3动力传导设备技术档案资料的保管

5.3.1动力传导设备技术档案资料是指蒸气管系、压缩空气管系、，乙炔管系、氧气管系、高低压电力电缆、电力架空线路、电话电缆等的平面附设布置图。

5.3.2动力传导设备档案资料由设备管理部门组织有关技术人员按照各种电缆、管道的实际附设走向进行测绘，底图交公司资料室作密级资料保管。

5.3.3档案资料必须保持与实物或实际情况相符，根据公司管线布置变动的情况，档案资料必须作相应的变动，修改后归档。

6、设备档案资料管理的具体要求

6.1技术文件应力求齐全、完整、准确

6.2检验（检测检修、验收记录等资料由设备动力科分管人员作分类整理后交资料员作集中统一管理。

6.3所有图纸要有统一的编号6.4图纸上的各项技术要求标注齐全，图纸清晰。

6.5型号相同的设备，因制造厂和出厂年份不同，零件尺寸可能不同，应与实物核对，并在图纸索引中加以注明。

6.6设备经改装或改造后，图纸应及时修改。

6.7图纸的修改应表示在底图上，并在修改索引上注明。

6.8凡原制造厂的图纸，一律沿用原制造厂的编号。

6.9订制设备、年久设备和无制造厂设备图纸的编号，按下列办法进行，即第一节为设备型号，第二节为部件号，第三节为零件号，每节用短横线连接。每个部件的零件号都从001开始，以便书写整齐和查阅清楚。

6.10严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。

7、图纸资料的借阅管理规定

7.1资料管理员认真按《图纸资料借阅登记表》填写名称、图号、张数、借阅时间、借阅期限等项。

7.2借阅人在《图纸资料借阅登记表》签字栏签字。

7.3绝密文件资料借阅，资料管理员需报请设备管理部门负责人批准后方可借阅。

7.4资料借阅时间规定为10天内，借阅期满，资料管理员应催收。需继续借阅者，应办顺延手续，该归还不归还或遗失、损失者，由设备管理部按其损失作估价赔偿。

7.5非为我公司服务的外单位人员不得借阅公司的设备档案资料。为我公司服务的人员，经设备部允许，可在资料室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出资料室。外单位人员因工作需要，需将档案资料带出资料室，应经公司领导批准。

7.6原图原件或无备件的技术档案资料一律不得外借，只能在资料室查阅。

7.7本单位人员调出我公司或办理离、退休手续前，有借阅设备档案资料未归还者，须到资料室办理归还手续。否则，办公室不得办理调动或退休手续。

8、附件

设备档案资料管理制度2

一、目的

为做好特种设备档案资料管理工作，明确公司特种设备档案资料管理工作要求，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司特种设备档案资料管理工作。

三、规定内容

1、特种设备档案资料主要包括以下内容：

1.1特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；

1.2特种设备使用登记证和检验报告书；

1.3特种设备的定期检验和定期自行检查的记录；

1.4特种设备的日常运行状况记录；

1.5特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；

1.6特种设备运行故障和事故记录；

2、特种设备安全管理机构负责归口管理本单位所有特种设备档案资料，应指派专人负责特种设备档案资料的保管工作。

3、特种设备安全管理机构应设立专门的.档案室或档案柜用于保存特种设备档案资料，保存期限原则上为3年，重要的见证资料应永久保存。

4、根据需要本单位可另外专门设立特种设备档案资料管理机构。

设备档案资料管理制度3

1、设备建立台账范围

凡价值在元以上，连续使用一年以上，安全寿命周期内都需要技术管理的固定资产，都应列入设备台账；

2、设备分类及编号应按照各部门设备功能分为七大类；采用五级号码制：

生活服务设备—s信息设备—x

文娱保健设备—w环境美化设备—h

保安设备—b交通运载设备—j

其他设备—q

设备编号说明：

（1）设备的统一编号即为各部门固定资产编号，为了统一方便，号码顺序从1开始（不从0开始）；

（2）如有报废和调拨出部门，其编号应永久保留，并说明调出原因，不要用新购进或其他设备来填补报废设备的旧编号；

（3）设备的附件或附属设备不必另外单独编号，而可以在主机编号之后编附机号；

（4）每台设备都必须在明显处装订上固定资产编号或喷上编号；

3、设备管理类别划分原则及代号

（1）重点设备：用a表示；凡具备下列条件之一者，为重点设备：

a、负荷高、耗能大、连续性运行的设备；

b、对经营质量影响大的设备；

c、停机后，对经营及酒店声誉有严重影响的设备；

d、修理复杂程度高的设备；

e、备品、配件供应困难的设备；

f、出现故障或事故严重影响人身安全的设备；

g、对环境保护及作业有严重影响的设备；

h、单台（套）设备原值在五万元以上的设备；

例：锅炉、变压器、高低压配电设备、压力容器、大型制冷机组、大型空调设备、电梯等；

（2）重要设备：用b表示；凡具备下列条件之一者，为重要设备：

a、多班运行或开机时间长的设备；

b、需要经常或定期调整的设备；

c、故障停机对酒店经营有影响的设备；

d、故障频次多或停机时间长的设备；

e、有一定修理复杂程度的设备；

f、配件供应周期长的设备；

g、对操业人员安全及环境污染有影响的设备；

h、单台（套）原值在一万元以上的'设备；

例：各种泵、通风机、音响设备、灯光设备、计算机、运输车辆等；

（3）一般设备：用c表示；凡属下列情况之一的设备，为一般设备：

a、负荷低、开机时间短；

b、对生产、经营质量影响不大的设备；

c、修理复杂程度低或不维修设备；

d、故障停机不影响经营的设备；

e、不构成重点、重要设备的其他设备；

例：彩电、风机盘管、分体空调、窗式空调等；

4、设备台账内容

（1）使用单位：填写单位名称及酒店编号；

（2）管理类别：按上面的规定填写；

（3）设备名称：按设备铭牌填写；

（4）设备编号：按上面的规定填写；

（5）相关设备编号：填写与本设备相关设备的编号；

（6）固定资产编号：按固定资产账上填写；

（7）规格型号：按设备铭牌填写；

（8）总电功率：填写本设备需要的总电功率；

（9）制造单位：按设备铭牌填写；

（10）出厂编号：按设备铭牌填写；

（11）出厂日期：按设备铭牌填写；

（12）启用日期：填写实际投入使用的日期；

（13）安装地点：填写设备安装的具体地点；

（14）设备原值：按固定资产账填写；

（15）预计残值：按固定资产账填写；

（16）计提折旧：填写累提的折旧额；

（17）使用年限：填写预计使用的年限；

（18）设备现状：填写'在用'或'封存'、'闲置'、'报废'等；

（19）备注：填写其他需要说明的内容。

5、设备台账卡由工程总监/经理或项目主管填制，总监秘书负责保管存档。

6、设备情况发生变化，及时修正台账记录。

7、根据台账，定期对的所有设备进行盘查，做到账物相符。

8、设备技术档案管理

（1）所有重点、重要设备以及列入计划检修的一般设备，都应建立技术档案；特种设备技术档案的建立，应符合劳动管理部门的要求，按劳动局要求的格式建立，其他设备按和管理公司要求建立；

（2）设备技术档案由工程总监/经理秘书负责收集、修订、整理立卷、归档和借阅；做到技术档案能及时、准确地反映设备的运行状况；

（3）应根据设备技术档案所记载的设备信息，及时分析、研究指导设备维护、检修及改造、更新。

9、设备技术资料管理

（1）酒店技术资料由工程总监/经理秘书负责收集、整理、核实、登记和保管，坚决杜绝资料散落个人手中的现象；

（2）设备技术资料应包括的主要内容：

a、设备选型及技术经济论证材料；

b、上级及领导批准购置的文件；

c、设备购置合同；

a、设备出厂合格证；

e、设备装箱单及开箱验收记录；

f、设备安装、调试记录及竣工图；

g、设备使用说明书及进口设备说明书中文译本；

h、设备图纸和备件图册

10、使用设备技术资料，使用部门一般使用复印件，如不便复印，可将资料归档后，经工程总监/经理批准，指定负责人，由使用者办理长期原件借用手续，存放于使用部门。

11、设备技术资料一般不送档案室归档（或将复印件送档案室归档），存放于工程部技术档案柜。

12、资料档案的管理

（1）维护档案室的清洁环境和资料的保管环境；

（2）借还资料档案的手续清楚，送阅、交办的文件要及时，并有责任催办；

（3）文件、资料归档要及时，做到每月整理一次，每年清理一次，分门别类做好归档并做好记录；

（4）遵守保密规定，未经有关领导授权或批准，一切文件资料不得外传外借

13、资料档案的使用规定

（1）查阅资料档案应在档案室指定环境范围内进行，未履行借阅登记手续，任何人不得擅自将资料带离档案室；

（2）在使用资料档案时，使用人不得吸烟、喝水、吃食物，以免造成损坏；

（3）不得在资料档案上勾画、涂抹，不得对档案有撕损、剪切等破坏行为，必须保证资料档案的完好无损；

（4）资料档案在档案室外未被使用时，不得长时间摆放在桌面上，应及时放入专用档案柜中保存；

（5）未经许可不得擅自拍照、抄录、复印；

设备档案资料管理制度4

1、特种设备档案应当按照一台设备一份档案的要求建立，特种设备档案资料主要包括以下内容：

（1）特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；

（2）特种设备使用登记证和检验报告书；

（3）特种设备的定期检验和定期自行检查的记录；

（4）特种设备的日常运行状况记录；

（5）特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；

（6）特种设备运行故障和事故记录；

2、特种设备安全管理机构负责归口管理本单位所有特种设备档案资料，应指派专人负责特种设备档案资料的.保管工作。

3、特种设备安全管理机构应设立专门的档案室或档案柜用于保存特种设备档案资料，保存期限原则上为10年，重要的见证资料应永久保存。

4、根据需要本单位可另外专门设立特种设备档案资料管理机构。

第三篇：设备档案资料管理制度

中国3000万经理人首选培训网站

设备档案资料管理制度

1.目的作用

设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。

2.管理职责

2.1 设备档案资料对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是公司设备动力科，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。

2.2 设备的档案资料应统一存放于公司档案室。除了设备动力科可保留部分常用设备资料（主要应为复制件），凡是需用资料的部门均应到档案室借用。公司档案室管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。

3.主题释意与说明

3.1 有关设备资料是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理部门负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。

3.2 设备档案资料应包括如下内容：

3.2.1 制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。

3.2.2 设备安装验收移交书。

3.2.3 设备附件及工具清单。

3.2.4 设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。

3.2.5 精度校验及检验记录。

3.2.6 设备改装、更新技术。

3.2.7 设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。

3.2.8 设备技术状况鉴定表。

3.2.9 安装基础图及土建图。

东莞德信诚经济咨询有限公司

中国3000万经理人首选培训网站

3.2.10 设备结构及易损件、主要配件图纸。

3.2.11 设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）。

3.2.12 设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等）。

3.2.13 其他资料。

3.3 设备档案资料管理的范围包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用原始等。

4.设备档案资料的收集

4.1 设备管理部门负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、检验标准、设备说明书以及各种型号的设备制造图、装配图，重要易损零件图配置完整。

4.2 新设备进公司，开箱应通知资料员及有关人员收集随机带来的图纸资料，如果是进口设备需提请主管生产（设备）的领导组织翻译工作。随机说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，原图分级妥善保管。

4.3 设备检修与维修期间，由设备管理部门组织车间技术人员及有关人员对设备的易损件、传动件等进行测绘，经校对后将测绘图纸汇总成册存档管理。

4.4 随机带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由设备管理部门组织审核校对，发现图纸与实物不符，必须做好记录，并在图纸上修改。设备管理部门组织将全公司设备常用图纸如装配图、传动系统图、电器原理图、润滑系统图等，进行描晒制后供生产车间维修使用，原图未经批准一律不外借或带出资料室。

5.设备档案资料的整理 所有进人资料室保管的蓝图，资料员必须经过整理、清点编号、装订（指蓝图），登账后上架妥善保管。

5.1 图纸人资料室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件的图号顺序整理成套，并填写图纸目录和清单，详细记明实有张数，图面必须符合国家制图标准，有名称、图号，有设计、校对、审核人签字。

5.2 底图的保管

5.2.1 所有底图按设备类别清点、编号、记账以保证抽晒、归还准确无误。

5.2.2 底图的修改应由设备管理部门有关负责人员签名（盖章）批准，注明修改日期。

5.2.3 底图作废、销毁，应由资料员提出交设备管理部门组织技术员分别核实，确定无保存价值者，列出清单，经设备管理部门负责人批准后方可销毁。

5.3 动力传导设备技术档案资料的保管

东莞德信诚经济咨询有限公司

中国3000万经理人首选培训网站

5.3.1 动力传导设备技术档案资料是指蒸气管系、压缩空气管系、，乙炔管系、氧气管系、高低压电力电缆、电力架空线路、电话电缆等的平面附设布置图。

5.3.2 动力传导设备档案资料由设备管理部门组织有关技术人员按照各种电缆、管道的实际附设走向进行测绘，底图交公司资料室作密级资料保管。

5.3.3 档案资料必须保持与实物或实际情况相符，根据公司管线布置变动的情况，档案资料必须作相应的变动，修改后归档。

6.设备档案资料管理的具体要求

6.1 技术文件应力求齐全、完整、准确

6.2 检验（检测）、检修、验收记录等资料由设备动力科分管人员作分类整理后交资料员作集中统一管理。

6.3 所有图纸要有统一的编号 6.4 图纸上的各项技术要求标注齐全，图纸清晰。

6.5 型号相同的设备，因制造厂和出厂年份不同，零件尺寸可能不同，应与实物核对，并在图纸索引中加以注明。

6.6 设备经改装或改造后，图纸应及时修改。

6.7 图纸的修改应表示在底图上，并在修改索引上注明。

6.8 凡原制造厂的图纸，一律沿用原制造厂的编号。

6.9 订制设备、年久设备和无制造厂设备图纸的编号，按下列办法进行，即第一节为设备型号，第二节为部件号，第三节为零件号，每节用短横线连接。每个部件的零件号都从001开始，以便书写整齐和查阅清楚。

6.10 严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。

7.图纸资料的借阅管理规定

7.1 资料管理员认真按《图纸资料借阅登记表》填写名称、图号、张数、借阅时间、借阅期限等项。

7.2 借阅人在《图纸资料借阅登记表》签字栏签字。

7.3 绝密文件资料借阅，资料管理员需报请设备管理部门负责人批准后方可借阅。

7.4 资料借阅时间规定为10天内，借阅期满，资料管理员应催收。需继续借阅者，应办顺延手续，该归还不归还或遗失、损失者，由设备管理部按其损失作估价赔偿。

7.5 非为我公司服务的外单位人员不得借阅公司的设备档案资料。为我公司服务的人员，经设备部允许，东莞德信诚经济咨询有限公司

中国3000万经理人首选培训网站

可在资料室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出资料室。外单位人员因工作需要，需将档案资料带出资料室，应经公司领导批准。

7.6 原图原件或无备件的技术档案资料一律不得外借，只能在资料室查阅。

7.7 本单位人员调出我公司或办理离、退休手续前，有借阅设备档案资料未归还者，须到资料室办理归还手续。否则，办公室不得办理调动或退休手续。

8.附件

东莞德信诚经济咨询有限公司

第四篇：档案资料管理制度

档案资料管理制度

适应企业现代化、规范管理的需要和上级关于档案工作有关规定，结合我公司的实际情况，现作如下规定：

一、公司内部文件记录、合同文本、技术图纸、工艺配方等资料一律由办公室专人负责收集、整理、建档、保存。

二、公司所属各单位必须坚持文件材料形成、积累、整理和归档的制度，归档的材料要齐全、完整、字迹工整、图样清晰。

三、公司领导及科室工作人员因公外出参观学习、考察、参加各种会议，所获取的文件材料要按照归档范围的规定及时交档案室归档。

四、因工作需要借阅档案时，档案资料原则上不得带出档案室；特殊情况下，报请公司主管领导批准后方可带出时，最多不超过一个月，如到期不能归还，严格履行检查程序。

五、借阅人员，不经档案部门同意，不准复印、抄录。

六、借阅人员必须爱护所借阅档案，不得擅自涂改、撕毁、损坏档案，不得随意将档案转借他人，不得泄密。对于丢失、损坏、破坏档案资料的有关人员，按其程度和价值给予相应的经济处罚和行政处罚。

七、对于需要复制的图纸和文件材料，必须经公司主管领导批准后方可复制，不经批准的一律不能复制。

九、档案管理工作是现代化管理的一项重要内容，各级领导干部、各部门都必须高度重视和支持。

第五篇：档案资料管理制度

档案资料管理制度

一、档案保管制度

1、档案管理人员按照规定对归档的文件材料，做好档案的分类登记、保管工作，存放整齐，统一编号，科学排列，查找方便。

2、做好防盗、防火、防强光、防尘、防潮、防霉变、防虫鼠、防污染工作。

3、档案排列整齐，分门别类，依从上至下、从左至右的顺序排列。

4、定期对档案进行检查、核对，做好收入、移出、借阅登记。

二、档案借阅、利用与保密制度

1、档案借阅必须登记，归回时办理注销手续，接受档案管理人员指导和监督。

2、查借阅业务范围的档案，需主管领导同意，查阅非隶属业务范围的档案，任单位证明和公司经理同意后方能调阅。

3、一般只在室内查阅，原则上不外借，否则需经公司经理同意。

4、不得擅自摘录、翻印、复制，不得在档案材料上划线涂改。

5、借阅人要严守机密，不得转借他人，不得泄露秘密。

6、借阅人按时归还，管理人员认真核对，当面签名注销。

7、保密是每个档案管理人员与借阅人员的基本职责，应严格遵守。

8、对保密文件应设专柜保管，专人兼管。如人事档案、电脑光盘等，利用时要经公司经理，不得擅自翻印、摘录。

三、档案鉴定、销毁制度

1、以档案的保管期限表为依据，定期进行鉴定，对超过保管期限或确无保存价值的档案提出销毁。

2、经鉴定后，拟定销毁报告，填写销毁清册和必要的文字说明，经公司经理、总经理批准后即可进行销毁，必须2人以上鉴销，并在销毁清册上签名，销毁清单交档案室保存。

3、未经批准，任何人不得擅自销毁档案。

保利·云山国际物业服务中心二○一四年七月