公司档案资料管理制度

第一篇：公司档案资料管理制度

公司档案资料管理制度

第一条 为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。

2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。

第三条 归档制度

1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。

6、公司对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。

7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。

第四条 档案资料保管制度

1、公司要设立存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，以便于查找。

3、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

4、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

5、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条 档案资料保存期限

1、凡是由公司名义发出的文件、请示、会议纪要、通报、管理制度、工程建设等档案资料，以及公司收到的重要的文件、会议纪要、函件、相关批复等资料永久保存。

2、凡是涉及金融财税方面的资料、经营合同等保存期限严格按照《中华人民共和国会计法》的相关规定保存。

3、在各部门存放的由部门下发的内部通启、工作联络单，保存期限为一年。营业小票、预订单、客情通报等在核对清楚业务已完结的情况下，保存期限为半年，业务仍未完毕的可酌情延长。

4、各部门内勤要按保存期限及时将本部门保存的档案资料进行整理，经部门经理审核后，按要求分类处理。属于归档范围的由部门内勤于年末移交综合办公室保存；属于部门满期存放的内部通启、工作联络单等资料于年末由内勤移交综合办公室统一处理；属于预订单、小票、客情通报等资料于满期后由内勤移交经营管理部统一处理。

第六条 档案资料借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案时，要规定归还时间（原则上不超过一周）。过期由档案管理员及时催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

7、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第七条 注意事项

在日常文件资料使用时，需加盖印章的要严格印章的使用规范。公司各部门的印章只限于公司内部使用。需加盖公司印章的要按要求履行相关审批手续。对于无用或作废的文件资料凡加盖印章、有公司领导签字和客户信息的该页不得转为他用，应做销毁处理。

第八条 本制度从下发之日起执行。

第二篇：档案资料管理制度

档案资料管理制度

适应企业现代化、规范管理的需要和上级关于档案工作有关规定，结合我公司的实际情况，现作如下规定：

一、公司内部文件记录、合同文本、技术图纸、工艺配方等资料一律由办公室专人负责收集、整理、建档、保存。

二、公司所属各单位必须坚持文件材料形成、积累、整理和归档的制度，归档的材料要齐全、完整、字迹工整、图样清晰。

三、公司领导及科室工作人员因公外出参观学习、考察、参加各种会议，所获取的文件材料要按照归档范围的规定及时交档案室归档。

四、因工作需要借阅档案时，档案资料原则上不得带出档案室；特殊情况下，报请公司主管领导批准后方可带出时，最多不超过一个月，如到期不能归还，严格履行检查程序。

五、借阅人员，不经档案部门同意，不准复印、抄录。

六、借阅人员必须爱护所借阅档案，不得擅自涂改、撕毁、损坏档案，不得随意将档案转借他人，不得泄密。对于丢失、损坏、破坏档案资料的有关人员，按其程度和价值给予相应的经济处罚和行政处罚。

七、对于需要复制的图纸和文件材料，必须经公司主管领导批准后方可复制，不经批准的一律不能复制。

九、档案管理工作是现代化管理的一项重要内容，各级领导干部、各部门都必须高度重视和支持。

第三篇：档案资料管理制度

档案资料管理制度

一、档案保管制度

1、档案管理人员按照规定对归档的文件材料，做好档案的分类登记、保管工作，存放整齐，统一编号，科学排列，查找方便。

2、做好防盗、防火、防强光、防尘、防潮、防霉变、防虫鼠、防污染工作。

3、档案排列整齐，分门别类，依从上至下、从左至右的顺序排列。

4、定期对档案进行检查、核对，做好收入、移出、借阅登记。

二、档案借阅、利用与保密制度

1、档案借阅必须登记，归回时办理注销手续，接受档案管理人员指导和监督。

2、查借阅业务范围的档案，需主管领导同意，查阅非隶属业务范围的档案，任单位证明和公司经理同意后方能调阅。

3、一般只在室内查阅，原则上不外借，否则需经公司经理同意。

4、不得擅自摘录、翻印、复制，不得在档案材料上划线涂改。

5、借阅人要严守机密，不得转借他人，不得泄露秘密。

6、借阅人按时归还，管理人员认真核对，当面签名注销。

7、保密是每个档案管理人员与借阅人员的基本职责，应严格遵守。

8、对保密文件应设专柜保管，专人兼管。如人事档案、电脑光盘等，利用时要经公司经理，不得擅自翻印、摘录。

三、档案鉴定、销毁制度

1、以档案的保管期限表为依据，定期进行鉴定，对超过保管期限或确无保存价值的档案提出销毁。

2、经鉴定后，拟定销毁报告，填写销毁清册和必要的文字说明，经公司经理、总经理批准后即可进行销毁，必须2人以上鉴销，并在销毁清册上签名，销毁清单交档案室保存。

3、未经批准，任何人不得擅自销毁档案。

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第四篇：档案资料管理制度

档案资料管理制度

为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求,结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。

（1）归档范围

主要为工程和设备档案资料: a.工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。

b.设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。

（2）档案保密制度

a.档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。b.凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。

c.凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

d.对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。

（3）档案工作人员岗位职责

a.热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。b.负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。

c.按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。

d.积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。

e.办理领导交办的其他档案业务工作。（4）档案管理制度

a.非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。

b.档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

c.做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。

d.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。e.凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。

f.档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。

（5）档案安全制度

a.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应

妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

b.每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。

（6）档案资料查阅利用制度

a.本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。

b.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。

c.档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。d.查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。

e.查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。

（7）档案的收集

a.档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。b.工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。

c.设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。

d.应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。

e.勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

f.项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。

g.本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。

第五篇：档案资料管理制度

档案资料管理制度

一、项目部指定档案管理工作（资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅等工作。

二、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的资料，确因工作需要，须经部门负责人批准同意后方可查阅。

三、档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，做到完整安全，存放有序，查找方便。

四、做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、放阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。

五、对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。

六、档案室统一管理本项目部的档案材料的形成、积累、整理和立卷归档工作，负责收集、整理施工过程中各种资料，保证施工资料的准确、完整，并及时提供各阶段的检查验收资料。

七、项目部档案人员变动时，交接双方应对所保管的档案进行清点、登记、并办理移交手续。