公司档案资料管理办法

第一篇：公司档案资料管理办法

公司档案资料管理办法（试行）

一、目的

为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。

三、机构设置及职责

公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。

四、档案归档 1．归档要求

归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。

归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。

凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。2．归档时间

工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。3．归档程序和手续

各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。4．归档责任部门

公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。

技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关事业部负责。5．归档范围

技术类（见附件二）设计类（见附件三）管理类（见附件五）其他类

6．管理文件和资料的归档

凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。

公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。

7．技术文件和资料的归档

凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。

研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。五．档案和资料的保管

各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。

管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文件与资料必须编号。档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资料室必须确保安全。健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。

做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。

室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。

六、档案资料的使用

公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进行登记备案。

查阅档案资料，需执行档案资料保密规定，并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档案归档部门负责人同意，公司办公室批准；公司外部人员查阅档案资料，需经公司接待部门领导申请，公司主管领导批准后，由专人陪同查阅，不得借出。

档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室做借阅登记，对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。

借阅科技档案不得超过两个月；借用管理文件不得超过一个月；借用非本部门档案不得超过两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停止其借阅权利外，还将向其所在部门通报。凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也必须清还所借档案。

七、文件和资料的更改、销毁

已归档的非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持《文件和资料更改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》，此登记表、更改通知单与文件共同存放，以备查询。技术文件和资料需更改时，要按《设计更改程序》及《产品图样及设计文件更改办法》执行，填写《设计变更补充通知单》并由项目负责人或技术负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责人的审批，同时注明更改原因及日期。

文件和资料失效或终止执行时，各部门档案员应按要求填写《终止执行文件和资料目录》，到档案室备案，由档案室在文件上标明终止执行或作废字样。

对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料，需经原编制部门审核，原审批部门负责人批准后，填写《技术文件和资料处置表》及《申请销毁文件和资料目录》存档。

对于需要销毁的文件、资料，由档案室定期提出申请，经公司专家委员会鉴定后，档案室统一销毁并做销毁记录。

八、其他

本办法自公布之日起实行，解释权归公司办公室。附件一：有关表格、清单样本 《档案移交（接收）登记》 《文件和资料更改通知单》 《文件和资料更改登记表》 《设计变更补充通知单》 《技术文件和资料处置表》 《终止执行文件和资料目录》 《申请销毁文件和资料目录》 《图纸资料存档清单》

附件二：工程项目资料归档范围

设计任务书、初步设计、设计变更通知书 合同书及附件、协议、会议纪要 系统原理图、施工图

软件功能规格书、软件框图、程序清单、软件测试大纲、测试报告 系统调试大纲、调试说明、系统操作使用说明书 调试过程中的原始记录 竣工图

用户验收证明、验收报告、向用户提交资料的交接记录 项目鉴定、获奖证书、用户感谢信

注：除3、4、5、7项要求同时提供软盘及书面材料外，其余均需提供材料的原件 附件三：研发项目资料归档范围

项目提案、可行性研究报告、项目任务书 初步设计文档资料、详细设计文档资料 测试记录、测试报告

工业试验报告、开发中评报告 生产准备文件、销售准备文件 开发终评、产品认证

鉴定、获奖证书、知识产权证书 附件四：产品生产文件资料归档范围 产品标准（国家、行业、企业）、生产工艺文件、产品手册 产品零部件图、装配图 操作规程、守则 产品检验、测试规范

附件五：管理文件、资料归档范围 公司正式下发文件、规章制度 公司收文、上级批文 公司对外发文、请示 重大会议材料

公司重大决议、大事记 各部业务文档材料

第二篇：档案资料管理办法

档案资料管理办法

为贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及铁道部有关档案管理的规章制度，切实加强筹备组的档案管理，制定本办法。

本办法所称的档案是指筹备组在经营管理活动中形成的对国家、社会和筹备组有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。

筹备组档案是筹备组自身发展的历史记录，是筹备组管理基础工作的重要组成部分，是维护筹备组经济利益、合法权益一项重要工作。

综合不负责建设项目档案的收集、整理、立卷、归档的归口管理，其他业务部门负责为本部门专业档案管理工作。

2.3.1档案管理要求

1.档案工作设计筹备组经营管理活动的全过程，应建立健全档案鉴定工作的领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括机关各部门纵向到底，横向到边的专兼职人员组成的档案管理网络体系，建立健全档案工作各项规章制度。

2.根据国家集中统一、分级管理的规定，对科技、文书。会计、声像档案进行分类管理。科技档案由工程管理部管理，会计档案、各种合同由计划财务部管理，文书和声像档案由综合部管理。

3.归档的文件材料，由筹备组各部门进行收集、整理，定期归档。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。

4.归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映筹备组科研、工程建设、经营、财务管理等各项活动的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复印纸、热敏复印纸；归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、图像清晰，反差良好。

5.对归档的档案，应严格按照上级及行业安全质量标准进行整理，按归档要求及时整理上架。

6.对机密档案、设计筹备组自足知识产权的专利档案和涉及商业秘密的档案，要制定档案安全保密制度，切实加强安全保管，确保档案的绝对安全。

7应采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要；要切实做好档案的防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染等工作，确保档案的安全防护和长期保存。

2.3.2文件的收集与归档

一.各部门要结合文件材料形成的流程、文件材料的专业内容特征等分类确定文件材料的收集和归档人员。

1.公文类（如正式公文、函、电报）文件材料，由综合部专人负责收集、整理、归档，各部门有关人员要予以配合。

2.公文以外的其他形式（如科技、会计等）的文件材料，由有关业务部门的兼职人员或特定专人（如科技、会计等）的文件材料，由

有关业务部门的兼职人员或特定专人负责收集、整理。

二、文件材料的归档范围

筹备组在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反应经营管理活动的具有现实和长远查考价值的文件材料，应列入归档范围。主要内容有：

1.党群工作类

(1)党务综合性工作，党员代表大会、党委（扩大）会和党组

织其他有关会议形式的文件材料；

(2)党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作机重要

政治活动或事件形成的文件材料。

(3)宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设工作中形

成的文件材料。

(4)职工代表大会，工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材料。

2.行政管理类

（1）.筹备组在筹备、成立过程中形成的可行性研究、申请、报告及上级的批准文件，企业章程等文件材料。

（2）.筹备组领导班子构成及其变更，筹备组内部机构设置及变更形成的文件材料；

（3）.筹备组领导班子开展各项活动形成的文件材料；

（4）.综合性行政事务及文秘、机要、保密、信访、档案、史志、印鉴管理等工作行程的文件材料。

（5）.干部人事管理工作形成的文件材料；

（6）.劳动合同，劳动工资、社会保险、福利待遇形成的文件材料，专业技术职务形成的文件材料；

（7）.干部教育与培训工作形成的文件材料；

（8）.法律事务、公证工作形成的文件材料。

3.经营管理类

（1）.筹备组信用管理、形象宣传形成的文件材料；

（2）.筹备组招投标项目管理、有关资信调查的文件材料；

（3）.财务会计管理、资金管理、成本价格管理形成的文件材料；

（4）.物资采购、供应形成的文件材料；

4.技术管理类

（1）.筹备组管理现代化、信息化建设，科技管理形成的文件材料；

（2）.铁路建设工程管理形成的文件材料；

（3）.质量管理的文件材料；

（4）.安全管理形成的文件材料

（5）.技术管理形成的文件材料。

5科研管理工作形成的文件材料（科研技术文件存科技档案）

2.3.3文件材料的归档要求

一、综合部对收集来的零散的档案要系统、科学的分类、组合、排列和编目。公文办结后，公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料宋综合不管存，按进行分类整理，列清目录，立卷归

档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系，分门别类，使整理出来的文档能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。

二、立卷、归档应做到：

1.文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

2.正确反映筹备组的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。

3.立卷范围应按规定的范围归档，并根据公文内容确定保管期限。

4.应归档的公文要收集齐全，分类准确，组卷合理；券内公文排列系统，

第三篇：档案资料管理办法

档案资料管理办法

总

则

一、为规范通信指挥学院教学楼工程项目的施工工程档案管理资料管理工作，真实反映工程施工的实际情况，保证各阶段施工生产的顺利进行，特制定本管理办法。

二、本规定的制定依据是：

1、GB50300---2001《建筑工程施工质量验收统一标准》

2、《在建工程技术档案资料编制辅导材料》

三、适用范围：我方承包范围内的施工技术管理资料（含施工过程的录像、照像资料）、质量保证资料、质量评定资料（含竣工图）

管

理

实

施

一、管理机构：项目经理部成立工程档案资料管理领导小组，档案资料由组长、项目主任工程师负责，小组成员名单如下： 组

长：黄

亮 副组长：熊小堂

何信东 成员：刘红霞

王再淑

王玉香

资料管理小组的主要职能是对本项目的工程档案资料管理进行统一协调，小组每月底由组长带头组织一次全面的资料大检查，对发现的问题限定在10日内整改完毕。检查记录由项目技术部记录，并在项目内部通报。

技术档案资料的日常主管部门设在技术部和质安部，技术部负责技术管理资料和质保资料，质安部负责质评资料，其他部门的负责人为本部门资料第一责任人，负责对本部门的资料员的日常工作进行督促检查。

二、根据施工合同的要求，本工程的施工技术档案资料共整理一式4套（其中3套原件—分别交业主、工程评优、1套原件交分公司，用于接受外单位检查）。

三、实施要求：

1、档案资料填写应真实并与工程进度同步，相关部门的资料应逻辑交圈，禁止超前制作虚伪资料或后补“回忆录”，档案资料的填写内容（含签字、印章）应工整、清晰，档案资料不准使用破损和不清洁的纸张。

2、工程档案资料是长期保存的资料，应采用不易退色的黑色的档案墨水填写，可以复写但只能复写3份（包括原件，用单面复写纸），对于地方政府规定有关表格的应严格采用规定的表格，若地方主管部门无现成表格的，项目各部门在报技术负责人审批后可自行打印，打印所用纸张规格应与本套资料中其他资料规格相同。对于大小不同的纸张，在向相关部门移交前应进行裁剪、折叠、粘贴成统一大小。交公司的复印资料应采用A4规格纸。

3、为保证工程档案资料的填写质量，各部门填写资料的人员均为专业持证人员，无证人员不得填写档案资料。

4、重要的外报档案资料填写完毕后，应交本部门负责人（或项目主任工程师）审核，并做好发文登记。

5、由我方分包给外单位的分部分项工程，其资料由分包单位填写，整理好以后上交我方，其资料整理必须接受我方相关部门的监督与检查。6、7、8、施工过程中的录像和照片资料为工程档案资料的重要组成部分。摄像和照相的内容由技术部负责摄像、照相整理归档。

摄像和照相的内容由现场实物质量控制部分和质量活动部分两部份组成，包括施工过程中采取的质量措施，质量重要会议，上级有关部门的检查、结构验收、参观观摩等。

奖 罚

一、工程档案资料的收集离不开有关部门的支持，为了保证档案资料在各部门之间传递传递畅通，任何资料在一个部门的办理时间不得超过6天（从工序完工起），否则，将对该责任人罚款20元/次，同时对该部门负责人罚款10元/次。

二、对资料填写不认真、字迹潦草、态度不端正者罚款10元/次。

三、每月的资料各项检查，若一个部门出现的问题多达10余条，将给予罚款50元/次。

四、奖罚每月结算一次，罚款金额将用于奖励每次检查中成绩突出的部门和个人，奖励金额50—100元/次。

保管、组卷与交付

工程档案的收集、保管、组卷与交付的责任人是技术部资料员、质安部资料员。

项目部与工程档案资料有关的人员应尽量保证其稳定，如因特殊情况需调动的必须做好工程资料的移交，资料员在没有将工程档案资料交档时不得调动。

工程档案的组卷是应多方了解档案资料的归档要求，避免造成返工现象。

第四篇：公司档案资料管理制度

公司档案资料管理制度

第一条 为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。

2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。

第三条 归档制度

1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。

6、公司对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。

7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。

第四条 档案资料保管制度

1、公司要设立存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，以便于查找。

3、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

4、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

5、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条 档案资料保存期限

1、凡是由公司名义发出的文件、请示、会议纪要、通报、管理制度、工程建设等档案资料，以及公司收到的重要的文件、会议纪要、函件、相关批复等资料永久保存。

2、凡是涉及金融财税方面的资料、经营合同等保存期限严格按照《中华人民共和国会计法》的相关规定保存。

3、在各部门存放的由部门下发的内部通启、工作联络单，保存期限为一年。营业小票、预订单、客情通报等在核对清楚业务已完结的情况下，保存期限为半年，业务仍未完毕的可酌情延长。

4、各部门内勤要按保存期限及时将本部门保存的档案资料进行整理，经部门经理审核后，按要求分类处理。属于归档范围的由部门内勤于年末移交综合办公室保存；属于部门满期存放的内部通启、工作联络单等资料于年末由内勤移交综合办公室统一处理；属于预订单、小票、客情通报等资料于满期后由内勤移交经营管理部统一处理。

第六条 档案资料借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案时，要规定归还时间（原则上不超过一周）。过期由档案管理员及时催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

7、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第七条 注意事项

在日常文件资料使用时，需加盖印章的要严格印章的使用规范。公司各部门的印章只限于公司内部使用。需加盖公司印章的要按要求履行相关审批手续。对于无用或作废的文件资料凡加盖印章、有公司领导签字和客户信息的该页不得转为他用，应做销毁处理。

第八条 本制度从下发之日起执行。

第五篇：徐汇区基本建设工程项目档案资料管理办法

徐汇区基本建设工程项目档案资料管理办法 ••••

一、为了加强本区基本建设工程项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设，生产（使用）管理，工程维护和改建扩建中的作用，根据国家和上海市有关基本建设项目档案资料管理的规定，结合本区实际情况，制定本办法。

二、区档案局是本区档案行政主管部门，负责对本区所属各机关、企业、事业单位基本建设工程项目档案资料管理工作实施监督和指导。

三、建设工程项目档案资料指基本建设工程项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的，应当归档保存的文件，包括建设工程项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等各种形式与载体的文件材料。

四、工程项目建设单位（筹建组）在实施工程建设前应明确档案工作分管领导，落实专（兼）职人员负责工程项目文件材料的收集、整理和归档工作，并落实经费、配置必要的设备，其费用列入工程总概算。

五、工程项目建设单位应建立健全工程项目档案管理制度，落实到有关人员的岗位责任制，实行目标管理考核。

六、工程项目建设单位要将档案工作纳入固定资产投资工程的程序，做到“三同步”（即在下达项目计划任务书的同时对建立项目档案提出要求明确任务；在检查施工进度和质量的同时对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；在项目竣工验收的同时对工程项目档案进行验收）、“两参加”（即档案人员参加工程项目设备开箱验收；参加工程项目竣工验收），确保工程项目档案完整、准确、系统、安全。

七、工程项目建设单位及其档案机构负责监督、检查、指导该项目的档案资料管理工作。工程项目竣工验收前必须进行档案资料检查验收。

••本区重点建设工程项目应根据《上海市档案条例》的规定向区档案局进行登记，由区档案局组织项目主管单位的档案机构和有接收该档案任务的档案馆（室）对项目档案进行验收(验收办法另行发文)。

八、未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。

擅自竣工验收的，根据《上海市档案条例》由区档案局或者有关组织对直接责任者给予行政处分。

九、工程项目文件材料收集归档范围：凡在工程项目立项、设计、施工、竣工过程中产生的，具有保存价值的各种文字材料、图表、声像及工程模型均应收集，归档。其中，施工单位应着重收集和提供有关施工技术、施工管理和竣工等方面文件材料；项目主管部门主要收集项目建议书、可行性研究报告、扩初设计的审批和竣工验收工作中产生的所有文件材料；建设单位对工程项目具有直接使用、管理和维护的权利，主要应收集建筑物、构筑物（或地下管线）的日常使用、维护及日后的改、扩建需要的文件材料（有关工程项目文件材料归档范围和保管期限详见附表）。

十、工程项目文件材料归档的文本要求：凡是建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印稿，盖章签字方可归档。凡建设单位作为直接收文单位，其文件材料归档时应收集正本保存。有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，其文件材料归档时可保存复制件。施工单位移交给建设单位的技术文件材料除材料质量证明单和个别材料试验报告可用复制件外，其余施工技术文件材料均移交原始文件材料，供建设单位归档保存。

十一、工程项目照片材料的归档范围，应以本项目的建设活动为主。1.本项目在筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片。2.本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片。3.本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片。4.本项目在工作中选用的外单位的照片。•

十二、工程项目档案的整理要求：

1.对收集的项目技术文件材料逐件整理、剔除重份，将工程项目档案、资料、文书档案区分清楚，一文多性的文件原件归入工程项目档案，以确保项目档案的完整。

2.工程项目档案的文字材料、图表、图纸应分阶段（立项、设计、施工、竣工）归类划分，在此基础上分单体按问题组卷，部分图纸可不装订，但必须按规范装盒组卷。

3.归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制，数据翔实准确,签署手续完备,符合规范化要求。

4.卷内文件材料排列应依照技术文件材料的自然形成规律，进行有秩序有联系的排列。原则上：对文件材料的排列次序应按先问题后时间、先批复后请示、先正文后附件、先打印件后稿件、先文字材料后图样，设计文件更改单可单独组卷也可附在被更改图样之前。对图纸排列可按原设计图纸目录进行。对施工技术文件材料的排列应遵循原施工单位已整理有序的编号，没有编号或编号较乱的可重新按单项和施工性质进行排列。案卷一般不宜过厚（不超过60mm）。

5.图纸材料应按要求折叠成4号图样大小（210mm×297mm）,图面朝里，图标露在外面。卷内文件应编有页号，页号编在正面右下角，背面的左下角，顺序均从“001”开始（案卷之间不连号，一本案卷一个顺序号）。

6.案卷标题应根据该案卷内材料内容所涉及到的单项、专业（问题）和文件名称三个基本特征，拟写时既要符合工程术语，同时又不违背档案用语、简明确切。保管期限按国家规定划分恰当，以永久、长期为主。7.每本案卷都要填写卷内文件目录和备考表，要求字迹清楚、准确。

8.所有案卷，要根据国家有关规定，划分相应的密级，密级为绝密、机密、秘密。•9.所有的案卷要登入科技档案总目录，编入基本建设分类目录，用作检索和统计。•10.•案卷的档号一律采用汉语拼音和阿拉伯字母作为代号结合组成，采用阶段分类法档案号的编制结构，如： ••••••• ••••••••• Ｊ • Ｗ ─ ３（Ａ）─14／50 ┬ ┬ ┬ ┬ ┬ ┬

│ │ │ │ │ └───总流水号

│ │ │ │ └─────阶段中保管单位流水号 │ │ │ └────────单项工程代号 │ │ └──────────阶段代号 │ └─────────────项目代号 └──--─────────────档案类别代号 ••••

十三、工程项目中设备仪器档案的整理要求：

1.设备仪器档案应以一台设备仪器为单位进行组卷，如设备仪器文件材料多也可一台组成多卷。

2.设备仪器档案可不装订，采用散装形式，卷内文件目录和备考表应填写确切，保管期限以长期、短期为主，每份文件均要填上档号和顺序号。

3.设备仪器档案案卷要登入科技档案总目录，编入设备仪器分类目录。

十四、工程项目中声像档案的整理： 1.声像档案包括照片、录音带、录像带、影视片等载体。凡是归档的声像材料，必须图像清晰、声音清楚，同时必须是原版、原件，并加以必要的文字说明，文字、图片、档号、备考表相互注明。

2.照片档案的构成应当由照片、底片（向外单位收集的可以没有底片）和文字说明三部分组成，归档时缺一不可。对有特殊保存意义的，应当复制成黑白底片保存。照片档案的整理应根据项目建设程序，按阶段－－问题进行分类，并按照重要程度或时间顺序进行排列。3.录音带、录像带的整理按问题（内容、事由）进行分类。做到：永久性和周转性分开；机密性和一般性分开；不同版种（原版、复制版）分开。每合（盘）的外套上要贴有标签，注明：内容、主要人物、形成日期、带长（分钟）、编号、型号和保管期限，并填写目录。

十五、工程项目竣工验收后，其档案资料应在三个月内向有关档案机构归档。

工程项目建设单位应准备竣工图３～４套（竣工图由施工单位编制），建设单位除留一套完整的竣工文件材料（含竣工图）外，一套向有关城建档案部门移交，一套交工程项目管理单位使用，建设单位保存原件，其他单位可用复制件代替。

十六、属于区重点工程项目的档案资料，区档案馆可以提前向建设单位接收进馆保存。

十七、工程项目档案移交必须在清点案卷后，在移交目录上双方签名，办理移交手续。

十八、本办法由区档案局负责解释，自发布之日起实施。••••••••••••• ••••••••• 上海市徐汇区档案局 ••••••••• 一九九七年四月 •••••••• 附件一：《徐汇区工程项目基建文件材料归档范围》 附件二：《徐汇区工程项目设备仪器文件材料归档范围》 ••••••• 附件一

徐汇区工程项目基建文件材料归档范围

一、项目立项阶段文件材料

序 号 类型 文 件 材 料 名 称 产生文件单位 保 管 期 限 主管机关 建设单位 施工单位 设计单位(一)•• 项目申报 1.项目建议书、项目申请有关文件 建设单位 长期 永久 长期 2．项目建议书的批复 上级有关部门 长期 永久 长期 3．可行性研究报告 建设单位 长期 永久 长期 4．可行性论证意见 论证组织单位 长期 永久 长期 5．项目评估文件 评估单位 长期 永久 长期

6．环境预测、调查报告 建设单位或受委托单位 长期 永久 长期 7．项目计划任务书、立项报告 * 建设单位 长期 永久 永久

8．项目计划任务书或立项报告的批复 * 上级有关部门 长期 永久 永久

9．与工程项目有关的领导指示、讲话稿、录音、录像、会议记录、信函 建设单位 长期

（二）• • • 地质勘探 1．工程地质勘探合同 地质勘探部门 永久 永久 2．地质勘探报告、记录 * 地质勘探部门 永久 永久 3．地质图 * 地质勘探部门 永久 永久

4．化验、试验分析报告 地质勘探部门 永久 永久 5．勘探记录、勘探设计 地质勘探部门 永久 永久 6．重要土、岩样及说明 地质勘探部门 永久 永久

（三）使用土地 1．建设用地选址意见书及批复 * 规划土地部门 永久

2．国家土地使用证及地形图（附原房屋权属证明及拆房证明文件）* 规划土地部门 永久 3．国有土地使用权转让、抵押等文件及前期批租文件 * 规划土地部门 永久 4．建设用地规划许可证及核准的地形图 * 规划土地部门 永久

5．建设工程规划许可证及核准的总面积、红线图，包括：环保、卫生、消防、人防等审核意见单 * 规划土地部门 永久

（四）动拆迁

含管线动迁 1．动拆迁协议书、合同 * 只需报送动拆、迁数及赔款金额汇总材料 建设单位 永久

2．动拆迁居民户口登记调查汇总材料 建设单位 长期 3．拆除房屋补偿金额审核单 建设单位 永久 4．房屋调备材料 建设单位 永久

（五）工程申照 1．建设工程执照 * 规划土地部门 永久 2．建筑设计防火审核送审单 建设单位 永久 3．建筑设计防火审核通知单 公安消防部门 永久 4．环境保护“三同时”申请报告、审核通知单 建设单位 环保部门 永久

5．卫生防疫站基本建设设计卫生送审单、审核通知单 建设单位 卫生防疫部门 永久

6．劳动保护“三同时”申请单 劳动局 永久 永久 长期

（六）招投标

含勘测设计、施工 1．工程设计招标文件 建设单位 永久 永久 长期 2．投标单位文件 建设单位 永久 永久 长期 3．标底 建设单位 永久 永久 长期 4．评标结果 建设单位 永久 永久 长期 5．中标协议 建设单位 永久 永久 长期

（七）项目监理 1．工程质量监理文件 大型 项目 产生

文件 监理单位 永久 永久

2．工程造价监理文件 监理单位 永久 永久 3．工程进度监理文件 监理单位 永久 永久 4．其他监理文件 监理单位 永久 永久

二、工程项目设计阶段文件材料

序 号 类型 文 件 材 料 名 称 产生文件单位 保 管 期 限 主管机关 建设单位 施工单位 设计单位

（一）扩初设计 1．工程扩初设计图纸、说明书 设计单位 永久 永久 2．工程概算 设计单位 永久

（二）施工设计 1．设计说明 设计单位 长期 永久 2．总平面图 设计单位 长期 永久 3．建筑施工图 设计单位 长期 永久 4．结构施工图 设计单位 长期 永久 5．给排水、电气、暖通、生产工艺等专业施工图 设计单位 长期 永久

（三）其它文件 1．设计合同 建设单位 设计单位 短期 短期

2．设计计算书及说明书 * 设计单位 长期 永久

三、工程项目施工阶段文件材料

（一）土建工程 1．施工合同、施工协议 建设施工单位 短期 短期 2．施工预算 施工单位 短期

3．开工、停工、复工报告 * 施工单位 短期 长期

4．技术交底、图纸会审纪要、技术核定单 * 施工、建设、设计单位 短期 长期 5．建（构）筑物施工定位测量、测量复核单 * 施工单位 永久 短期 6．建（构）筑物沉降（变形）观察记录 * 施工单位 永久 长期

7．工程更改洽商单、技术核定单、材料代用审核单 * 施工或建设单位 永久 短期 8．设计变更通知单 * 设计单位 永久 短期 9．隐蔽工程验收记录 施工单位 永久 长期

10．工程质量事故报告及处理记录 施工单位 永久 长期 11．原材料、构件质保书 产品生产单位 长期 12．建筑材料试验报告 施工单位 长期 长期 13．工程质量评定记录 * 施工单位 长期 长期 14．施工定位查勘记录 * 建管部门 永久 短期 15．工程决算 施工单位 永久 永久 16．竣工报告 施工单位 永久 永久

17．竣工图(1)总平面布置图、位置图、地形图 * 施工单位 永久 永久(2)室外总体工程及地下管线竣工 图 *(3)各单项、单位工程竣工图 *

（二）水电安装工程 1．施工合同、施工协议 建设、施工单位 短期 短期 2．施工预算 施工单位 短期

3．开工、停工、复工报告 * 施工单位 短期 短期

4．技术交底、图纸会审纪要、技术核定单等 * 施工单位 短期 短期 5．器材、设备移交、检查记录 建设单位 长期 长期

6．各种材料及物件出厂证明，质量鉴定和测试报告 施工单位 长期 长期 7．隐蔽工程检查验收记录 施工单位 长期 长期 8．材料、设备代用审批单 * 施工单位 长期 短期 9．质量事故报告及处理记录 施工单位 长期 长期

10．设备、电气、仪表、安装测试记录 施工单位 长期 长期 11．管线标高、位置、坡度测量记录 * 施工单位 长期 长期 12．工程质量评定记录 * 施工单位 长期 长期 13．工程决算 * 施工单位 永久 永久

14．竣工图：(1)电气专业竣工图 * 施工单位 长期 长期(2)暖通专业竣工图 *(3)给排水专业竣工图 *(4)总体工程竣工图 *

（三）工艺设备安装工程 1．合同 建设、施工单位 短期 短期 2．施工预算 施工单位 短期 短期 3．工艺说明、流程路线图 设计单位 长期

4．设备、材料开箱记录、随机工具、随机备件清单 建设单位 短期 5．设备图纸（含自制设备图）说明书、计算材料 设计单位 长期 6．设备安装、调试记录 施工单位 长期 7．安装决算 施工单位 永久 永久 8．安装总结 施工单位 永久 永久

四、工程项目竣工阶段文件材料

序 号 类型 文 件 材 料 名 称 产生文件单位 保 管 期 限 主管机关 建设单位 施工单位 设计单位

（一）项目初验文件材料 1．初验申请报告和批复 建设单位和上级单位 长期 长期 2．初验会议文件材料 建设单位 长期 长期

（二）试生产文件材料 1．生产技术参数性能及图纸 建设或使用单位 永久 2．试生产计划 建设或使用单位 短期 3．试生产记录 建设或使用单位 长期

4．安全操作规程、事故分析、处理报告 建设或使用单位 长期 5．其它与试生产有关的文件材料 建设或使用单位 短期

（三）项目竣工

验收文件材料 1．竣工验收申请报告及批复 建设单位 上级主管部门 永久 永久 2．各单项验收记录（消防、环保、卫生、劳动保护、档案验收）* 建设单位 长期 长期 3．项目竣工验收会议材料 验收单位 短期 永久

4．基建财务决算（固定资产移交单）* 建设单位 永久 永久 5．项目竣工验收证书 * 验收单位 永久 永久 6．项目审计文件 审计单位 长期 长期

（四）声像材料 1．有关工程项目照片 * 建设单位 永久 2．有关工程项目录像带 * 建设单位 永久 3．有关工程项目录音带 建设单位 永久

说明：（1）凡打“*”的是建设单位向城建档案部门报送的文件材料，文字部分一般为复印件，特殊情况可报送原件，竣工图为蓝图。

（2）表列文件材料归档范围适用于各类基本建设项目（包括更新改造项目），中外合资经营项目、合作经营项目的归档范围也可参照此表执行。附件二：

徐汇区工程项目设备仪器文件材料归档范围

一、设备仪器购置阶段文件材料 序号 文件材料名称 产生文件单位 设备仪器购置可行性研究、申请报告 建设单位、使用单位 2 设备仪器购置的批准文件 上级部门 购置设备仪器资金申请和批复 使用单位、上级部门 4 购置设备仪器洽谈订货合同 使用单位、供货单位 5 有关操作人员培训文件 使用单位、主管部门 6 设备仪器开箱验收记录 建设单位 7 设备仪器商检、储运文件 主管部门 设备仪器随机文件材料（使用说明书、操作手册、合格证、装箱单等）供货单位

二、设备仪器安装调试、运行维护阶段文件材料 序号 文件材料名称 产生文件单位 设备仪器安装调试记录 建设单位、使用单位 2 设备仪器验收报告 建设单位、使用部门 设备仪器操作维护保养规程及安全技术 建设单位、使用单位 4 设备仪器检修记录 建设单位、使用单位 5 设备仪器事故处理记录 建设单位、使用单位