文明单位档案资料管理办法（精选五篇）

第一篇：文明单位档案资料管理办法

巴文明办发〔2011〕10号

关于印发《巴彦淖尔市文明单位

档案资料管理办法(试行)》的通知

各旗县区、农垦局、市直机关文明办：

为规范各级文明单位档案资料管理工作，进一步提高文明单位创建工作水平，根据《巴彦淖尔市文明单位创建管理办法(试行)》的有关规定，市文明办制定了《巴彦淖尔市文明单位档案资料管理办法(试行)》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

巴彦淖尔市文明办2011年5月9日

巴彦淖尔市文明单位档案资料管理办法

(试行)

第一条 为进一步加强文明单位创建管理，不断提高文明单位创建质量和水平，规范文明单位档案资料的收集、管理工作，根据《巴彦淖尔市文明单位创建管理办法(试行)》的有关规定，特制定本办法。

第二条 本办法适用于已被命名的市级以上文明单位(含市级，以下统称文明单位)和正在争创单位的档案资料管理工作。

第三条 文明单位档案资料是体现和展示文明单位创建成果的原始记录，是接受主管机关检查考评的基本依据，是总结创建经验、提高创建水平的有效手段。

第四条 文明单位档案资料分为文字档案、图片档案和音像档案，主要包括在文明单位创建和保持过程中形成的有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

第五条 文明单位档案资料在内容上要体现真实，突出特色，切实做到“两个结合”，即与本单位实际相结合，与当前形势任务相结合。在收集、管理上要重点把握“三个原则”，一是注重平时，二是整理规范，三是便于查找。

新申报单位的文明创建档案资料，如发现存在突击应付、补充捏造、抄袭档案等弄虚作假的情况，取消申报资格；已命名的文明单位档案资料，在复查验收时如发现存在突击应付、补充捏造、抄袭档案等弄虚作假的，给予限期整改直至撤销文明单位荣誉称号。

第六条 国家级、自治区级文明单位的档案资料为验收年度前两年的材料；市级文明单位的档案资料为验收年度前三年的材料。一年一整理一归档。

第七条 文明单位档案资料可按下列分类法进行整理、立卷：

(一)索引卷：各年度各卷宗的总目录。

(二)主卷：根据“文明单位标准”组合分为六大类。市级以上文明单位可参照以下分类及其基本内容建档、立卷,同时根据“文明单位标准”和单位实际情况，在全面、准确体现本单位文明创建工作的基础上，增加、删减相关资料。

1、组织领导卷

(1)单位概况。①包括单位简介，人员数量和素质情况，内部的机构设置、分工等情况，担负的工作任务及完成情况，开展文明单位创建简要历程及荣获最高等级文明单位的最早年度等情况。②本单位的各种资质证书和历年荣获的各种荣誉(包括锦旗、证书、奖杯、奖状等)的复印件或照片。

(2)申报资料。包括申请报告(附自查材料）、申报审批表、经验材料等。

(3)领导重视。包括体现主要领导和领导班子重视、支持并带头参与文明创建工作，以及体现文明创建与业务工作同安排、同部署、同检查、同落实、同总结的资料，如机构设置、经费投入、纳入单位总体目标考核体系、领导班子会议研究部署文明创建的相关记录、年度工作会议领导讲话稿等。每年就精神文明建设工作研究不少于2次。

(4)班子建设。包括体现领导班子、党委(党组)中心组或党支部理论学习、党风廉政建设等资料和记录；开展党的专题学习教育活动，推进党组织建设的相关资料；加强干部职工思想政治工作和关心解决事关本单位群众切身利益的热点难点问题等方面的资料。

2、思想教育卷

(1)职业道德守则、服务规定、文明用语、文明忌语等规范服务情况。

(2)学习、贯彻中央和上级党委重要会议精神的资料。

(3)贯彻落实《公民道德建设实施纲要》，开展社会主义核心价值体系学习教育和爱国主义、集体主义、社会主义教育等思想道德教育活动的相关资料。

(4)以创建“学习型单位”活动为载体，加强干部职工科学技术、文化知识、业务技能教育培训活动的资料。

(5)开展文明礼仪、职业道德教育培训活动的资料。

3、创建活动卷

(1)三年规划、年度实施意见、总结表彰等资料。

(2)文明创建的监督考核制度、奖惩机制，以及反映制度落实的资料。

(3)结合单位实际，开展以转变作风、优化服务、提高效率为目的的创新活动、特色活动的资料，如文明服务竞赛、岗位技术练兵、征集合理化建议等。

(4)在单位或系统内部开展的评选表彰和学习宣传先进典型活动的资料。

(5)关心关爱单位职工未成年子女思想道德建设活动的资料。

(6)加强企业文化、校园文化、机关文化、军营文化建设等的资料。

(7)开展节庆活动、文体活动的资料。

(8)创建活动大事记。

4、社会贡献卷

(1)参与和支持所在地区的文明城市(旗县区)、文明社区、文明行业、文明村镇等精神文明创建活动以及地区性重大活动的资料。

(2)实施城乡共建、军民共建、结对帮扶等活动的资料。

(3)开展志愿服务和社会公益活动的资料。

5、业务工作卷

(1)体现业务工作实绩突出的资料，如年初安排、年终总结、工作报告、获奖情况、上级部门实绩考核结果等。

(2)体现社会效益稳步提高的资料，如行风评议情况、群众满意度等。

6、综合卷(民族团结、计划生育、综合治理、环境环保等)

(1)组织干部职工学习党的民族理论、民族政策，开展民族团结进步教育的资料。

(2)落实优生、优育、优教措施的资料。

(3)落实《普法纲要》，开展民主法制宣传教育的资料。

(4)落实安全防范措施，加强社会安全、文化信息安全、人身安全工作的资料。

(5)落实卫生管理制度，加强单位净化、绿化、美化工作的资料。

记录本单位文明创建各项活动的照片、音像以及计算机电脑软盘等非纸质载体的档案资料一般归入上述六大类。按类别分时间、分专题编号，立卷存档。

第八条 文明单位档案资料应按照类别分年度及时收集(规定、制度等资料，可综合使用)，分类整理，编制好目录(按A4纸标准印制目录，内容包括序号、时间、文件号、文件名称、页码五栏)，排列有序，用档案盒分类建卷，以便于保管和查阅。

第九条 文明单位档案资料既是本单位档案的一部分，又有一定的独立性，应确定专人管理。当管理人员调动时，应及时做好档案资料的交接工作。

第十条 文明单位档案资料的保管期限为三年。单位可根据工作需要决定是否长期保存，不做硬性要求。对已超过保管期限需要销毁的文明单位档案资料，应当按照档案管理部门规定的标准和程序进行处理。

第十一条 文明示范窗口、文明社区以及驻军和武警部队系统的文明单位档案资料的收集、管理参照本办法进行，以能够反映创建工作的基本情况为宜。

第十二条 本办法从2011年5月开始施行。本办法由巴彦淖尔市精神文明建设委员会办公室负责解释。

主题词：档案工作 文明单位 办法 通知

—————————————————————— 巴彦淖尔市文明办2011年5月9日印发 ——————————————————————(共印280份)

第二篇：昌吉州文明单位创建档案资料管理办法

昌吉州文明单位创建档案资料管理办法

第一条 为进一步加强文明单位的创建管理，不断提高文明单位创建质量和水平，规范文明单位创建档案资料收集、整理和管理工作，根据自治区、自治州《文明单位建设管理办法》和《文明单位测评体系》的要求，结合昌吉州实际，特修订本办法。

第二条 文明单位创建档案资料是指单位过去和现在在“文明单位”创建和保持过程中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录资料。

第三条 文明单位创建档案资料的建立和管理由单位负责文书档案的办公室（综合科）具体负责，其他科室配合共同完成。

第四条 本办法适用于昌吉州内被各级文明委命名的国家级、自治区级、自治州级、县（市）级文明单位。

第五条 各级文明单位创建档案资料均应按照以下类目进行收集和整理：

一、组织建设卷

1•

1、班子建设（领导班子建设情况）

1•

2、理论学习（党委、党组中心组或党支部理论学习情况）1•

3、廉政建设（领导班子党风廉政和反腐败教育情况）

二、道德建设卷

2•

1、道德教育（自治区“公民道德建设月”和全国“公民道德宣传日”工作安排、总结；开展诚信教育、“四德”教育、礼仪教育及时事政治教育等情况）

2•

2、道德实践（参与社会各类公益活动和社会志愿服务活动；开展道德模范、先进典型评选表彰活动)

2•

3、未成年人思想道德建设（家长学校；单位职工子女中未成年人教育和实践活动；配合学校街道社区工作情况）

三、文化建设卷

3•

1、市民学校(市民文明学校教育培训计划、教育培训人员名单

等)

3•

2、教育培训（科学技术、文化知识、业务技能教育培训开展情况）

3•

3、文体活动（职工文化体育活动开展情况；新闻内外宣传情况；信息简报）

四、民族团结卷

4•

1、学习教育(“民族团结教育月”活动安排、总结；开展党的民族宗教政策、马克思主义“五观”、“四个高度认同”、《民族区域自治区法》等学习教育情况）

4•

2、实践活动（开展民族团结联谊；结对帮扶办好事实事；评选表彰民族团结模范单位及模范个人等情况）

五、社会治安卷

5•

1、法制教育(普法安排、总结；国防、反邪教、消防安全等法制宣传教育开展情况)

5•

2、综合治理(社会治安综合治理工作制度、措施及落实情况)5•

3、人口与计划生育(人口与计划生育工作措施落实情况)

六、环境建设卷

6•

1、健康教育(开展健康教育和提高健康素质情况)

6•

2、制度措施(卫生、绿化制度措施及落实情况)

6•

3、环境保护(环境保护和节能、减排工作情况)

七、业务工作卷

7•

1、行业建设(本职业务开展情况、企业生产经营状况等)

7•

2、管理制度(岗位责任制及管理制度)

7•

3、规范服务（党政机关和执法部门依法行政工作情况、服务性单位优质服务工作情况、企业安全生产工作情况）

八、创建工作卷

8•

1、组织机构(精神文明创建工作领导机构；精神文明建设3年规划；精神文明建设工作安排、总结、大事记、责任书)

8•

2、细胞工程(在单位或系统内部开展的文明科室、文明家庭、文明职工等争先创优评比活动)

8•

3、共创共建（参与文明城市、文明街道、文明社区、文明村镇、文明行业创建工作情况；开展军民共建、城乡共建等工作情况）

第六条 《文明单位测评体系》凡涉及到具体指标或需说明有关问题的，要提供相关部门的认定文件或证明材料，在档案中予以反映。

第七条 文明单位创建档案资料按分类立卷，装订整齐，方便查阅。当年档案可按照案卷类目进行分类组卷，活页整理，待年底档案材料收集齐全后及时装订归档。装具按档案管理部门规定的标准（卷盒、卷皮均为无酸纸纸质）执行。

第八条 文明单位创建档案资料中属于文书档案归档范围内的文件材料，应将正本和不同稿本归入文书档案，可将复印件或多余正本归入文明单位创建档案资料。

第九条 文明单位创建档案资料在单位要集中存放、管理，指定专人负责，并建立相应的管理制度，维护档案的完整和安全。

第十条 文明单位创建档案资料的保管期限为三年。单位可根据工作需要决定是否长期保存，不做硬性要求。对已超过保管期限需要销毁的档案资料，应当按照档案管理部门规定的标准和程序进行处理。

第十一条 文明单位创建档案资料应真实客观地反映本单位精神文明创建工作的全过程。注重平时收集、整理和归档。不得突击应付、补充捏造、抄袭档案。新申报单位如发现有档案材料弄虚作假的情况，将取消申报资格。已命名的文明单位如发现档案弄虚作假，将给予停发文明单位奖金直至撤销文明单位荣誉称号的处理。

第十二条 文明窗口的创建档案类目参照文明单位档案类目进行。档案以能够反映创建工作的基本情况为宜，尽量简化。

第十三条本办法从2009年开始施行。原《昌吉州文明单位创建档案资料管理办法》〔昌州文明委字（2006）12号〕停止执行。本办法由昌吉州精神文明建设指导委员会办公室负责解释。

第三篇：档案资料管理办法

档案资料管理办法

总

则

一、为规范通信指挥学院教学楼工程项目的施工工程档案管理资料管理工作，真实反映工程施工的实际情况，保证各阶段施工生产的顺利进行，特制定本管理办法。

二、本规定的制定依据是：

1、GB50300---2001《建筑工程施工质量验收统一标准》

2、《在建工程技术档案资料编制辅导材料》

三、适用范围：我方承包范围内的施工技术管理资料（含施工过程的录像、照像资料）、质量保证资料、质量评定资料（含竣工图）

管

理

实

施

一、管理机构：项目经理部成立工程档案资料管理领导小组，档案资料由组长、项目主任工程师负责，小组成员名单如下： 组

长：黄

亮 副组长：熊小堂

何信东 成员：刘红霞

王再淑

王玉香

资料管理小组的主要职能是对本项目的工程档案资料管理进行统一协调，小组每月底由组长带头组织一次全面的资料大检查，对发现的问题限定在10日内整改完毕。检查记录由项目技术部记录，并在项目内部通报。

技术档案资料的日常主管部门设在技术部和质安部，技术部负责技术管理资料和质保资料，质安部负责质评资料，其他部门的负责人为本部门资料第一责任人，负责对本部门的资料员的日常工作进行督促检查。

二、根据施工合同的要求，本工程的施工技术档案资料共整理一式4套（其中3套原件—分别交业主、工程评优、1套原件交分公司，用于接受外单位检查）。

三、实施要求：

1、档案资料填写应真实并与工程进度同步，相关部门的资料应逻辑交圈，禁止超前制作虚伪资料或后补“回忆录”，档案资料的填写内容（含签字、印章）应工整、清晰，档案资料不准使用破损和不清洁的纸张。

2、工程档案资料是长期保存的资料，应采用不易退色的黑色的档案墨水填写，可以复写但只能复写3份（包括原件，用单面复写纸），对于地方政府规定有关表格的应严格采用规定的表格，若地方主管部门无现成表格的，项目各部门在报技术负责人审批后可自行打印，打印所用纸张规格应与本套资料中其他资料规格相同。对于大小不同的纸张，在向相关部门移交前应进行裁剪、折叠、粘贴成统一大小。交公司的复印资料应采用A4规格纸。

3、为保证工程档案资料的填写质量，各部门填写资料的人员均为专业持证人员，无证人员不得填写档案资料。

4、重要的外报档案资料填写完毕后，应交本部门负责人（或项目主任工程师）审核，并做好发文登记。

5、由我方分包给外单位的分部分项工程，其资料由分包单位填写，整理好以后上交我方，其资料整理必须接受我方相关部门的监督与检查。6、7、8、施工过程中的录像和照片资料为工程档案资料的重要组成部分。摄像和照相的内容由技术部负责摄像、照相整理归档。

摄像和照相的内容由现场实物质量控制部分和质量活动部分两部份组成，包括施工过程中采取的质量措施，质量重要会议，上级有关部门的检查、结构验收、参观观摩等。

奖 罚

一、工程档案资料的收集离不开有关部门的支持，为了保证档案资料在各部门之间传递传递畅通，任何资料在一个部门的办理时间不得超过6天（从工序完工起），否则，将对该责任人罚款20元/次，同时对该部门负责人罚款10元/次。

二、对资料填写不认真、字迹潦草、态度不端正者罚款10元/次。

三、每月的资料各项检查，若一个部门出现的问题多达10余条，将给予罚款50元/次。

四、奖罚每月结算一次，罚款金额将用于奖励每次检查中成绩突出的部门和个人，奖励金额50—100元/次。

保管、组卷与交付

工程档案的收集、保管、组卷与交付的责任人是技术部资料员、质安部资料员。

项目部与工程档案资料有关的人员应尽量保证其稳定，如因特殊情况需调动的必须做好工程资料的移交，资料员在没有将工程档案资料交档时不得调动。

工程档案的组卷是应多方了解档案资料的归档要求，避免造成返工现象。

第四篇：档案资料管理办法

档案资料管理办法

为贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及铁道部有关档案管理的规章制度，切实加强筹备组的档案管理，制定本办法。

本办法所称的档案是指筹备组在经营管理活动中形成的对国家、社会和筹备组有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。

筹备组档案是筹备组自身发展的历史记录，是筹备组管理基础工作的重要组成部分，是维护筹备组经济利益、合法权益一项重要工作。

综合不负责建设项目档案的收集、整理、立卷、归档的归口管理，其他业务部门负责为本部门专业档案管理工作。

2.3.1档案管理要求

1.档案工作设计筹备组经营管理活动的全过程，应建立健全档案鉴定工作的领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括机关各部门纵向到底，横向到边的专兼职人员组成的档案管理网络体系，建立健全档案工作各项规章制度。

2.根据国家集中统一、分级管理的规定，对科技、文书。会计、声像档案进行分类管理。科技档案由工程管理部管理，会计档案、各种合同由计划财务部管理，文书和声像档案由综合部管理。

3.归档的文件材料，由筹备组各部门进行收集、整理，定期归档。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。

4.归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映筹备组科研、工程建设、经营、财务管理等各项活动的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复印纸、热敏复印纸；归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、图像清晰，反差良好。

5.对归档的档案，应严格按照上级及行业安全质量标准进行整理，按归档要求及时整理上架。

6.对机密档案、设计筹备组自足知识产权的专利档案和涉及商业秘密的档案，要制定档案安全保密制度，切实加强安全保管，确保档案的绝对安全。

7应采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要；要切实做好档案的防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染等工作，确保档案的安全防护和长期保存。

2.3.2文件的收集与归档

一.各部门要结合文件材料形成的流程、文件材料的专业内容特征等分类确定文件材料的收集和归档人员。

1.公文类（如正式公文、函、电报）文件材料，由综合部专人负责收集、整理、归档，各部门有关人员要予以配合。

2.公文以外的其他形式（如科技、会计等）的文件材料，由有关业务部门的兼职人员或特定专人（如科技、会计等）的文件材料，由

有关业务部门的兼职人员或特定专人负责收集、整理。

二、文件材料的归档范围

筹备组在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反应经营管理活动的具有现实和长远查考价值的文件材料，应列入归档范围。主要内容有：

1.党群工作类

(1)党务综合性工作，党员代表大会、党委（扩大）会和党组

织其他有关会议形式的文件材料；

(2)党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作机重要

政治活动或事件形成的文件材料。

(3)宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设工作中形

成的文件材料。

(4)职工代表大会，工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材料。

2.行政管理类

（1）.筹备组在筹备、成立过程中形成的可行性研究、申请、报告及上级的批准文件，企业章程等文件材料。

（2）.筹备组领导班子构成及其变更，筹备组内部机构设置及变更形成的文件材料；

（3）.筹备组领导班子开展各项活动形成的文件材料；

（4）.综合性行政事务及文秘、机要、保密、信访、档案、史志、印鉴管理等工作行程的文件材料。

（5）.干部人事管理工作形成的文件材料；

（6）.劳动合同，劳动工资、社会保险、福利待遇形成的文件材料，专业技术职务形成的文件材料；

（7）.干部教育与培训工作形成的文件材料；

（8）.法律事务、公证工作形成的文件材料。

3.经营管理类

（1）.筹备组信用管理、形象宣传形成的文件材料；

（2）.筹备组招投标项目管理、有关资信调查的文件材料；

（3）.财务会计管理、资金管理、成本价格管理形成的文件材料；

（4）.物资采购、供应形成的文件材料；

4.技术管理类

（1）.筹备组管理现代化、信息化建设，科技管理形成的文件材料；

（2）.铁路建设工程管理形成的文件材料；

（3）.质量管理的文件材料；

（4）.安全管理形成的文件材料

（5）.技术管理形成的文件材料。

5科研管理工作形成的文件材料（科研技术文件存科技档案）

2.3.3文件材料的归档要求

一、综合部对收集来的零散的档案要系统、科学的分类、组合、排列和编目。公文办结后，公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料宋综合不管存，按进行分类整理，列清目录，立卷归

档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系，分门别类，使整理出来的文档能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。

二、立卷、归档应做到：

1.文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

2.正确反映筹备组的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。

3.立卷范围应按规定的范围归档，并根据公文内容确定保管期限。

4.应归档的公文要收集齐全，分类准确，组卷合理；券内公文排列系统，

第五篇：公司档案资料管理办法

公司档案资料管理办法（试行）

一、目的

为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。

三、机构设置及职责

公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。

四、档案归档 1．归档要求

归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。

归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。

凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。2．归档时间

工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。3．归档程序和手续

各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。4．归档责任部门

公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。

技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关事业部负责。5．归档范围

技术类（见附件二）设计类（见附件三）管理类（见附件五）其他类

6．管理文件和资料的归档

凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。

公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。

7．技术文件和资料的归档

凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。

研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。五．档案和资料的保管

各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。

管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文件与资料必须编号。档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资料室必须确保安全。健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。

做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。

室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。

六、档案资料的使用

公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进行登记备案。

查阅档案资料，需执行档案资料保密规定，并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档案归档部门负责人同意，公司办公室批准；公司外部人员查阅档案资料，需经公司接待部门领导申请，公司主管领导批准后，由专人陪同查阅，不得借出。

档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室做借阅登记，对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。

借阅科技档案不得超过两个月；借用管理文件不得超过一个月；借用非本部门档案不得超过两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停止其借阅权利外，还将向其所在部门通报。凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也必须清还所借档案。

七、文件和资料的更改、销毁

已归档的非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持《文件和资料更改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》，此登记表、更改通知单与文件共同存放，以备查询。技术文件和资料需更改时，要按《设计更改程序》及《产品图样及设计文件更改办法》执行，填写《设计变更补充通知单》并由项目负责人或技术负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责人的审批，同时注明更改原因及日期。

文件和资料失效或终止执行时，各部门档案员应按要求填写《终止执行文件和资料目录》，到档案室备案，由档案室在文件上标明终止执行或作废字样。

对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料，需经原编制部门审核，原审批部门负责人批准后，填写《技术文件和资料处置表》及《申请销毁文件和资料目录》存档。

对于需要销毁的文件、资料，由档案室定期提出申请，经公司专家委员会鉴定后，档案室统一销毁并做销毁记录。

八、其他

本办法自公布之日起实行，解释权归公司办公室。附件一：有关表格、清单样本 《档案移交（接收）登记》 《文件和资料更改通知单》 《文件和资料更改登记表》 《设计变更补充通知单》 《技术文件和资料处置表》 《终止执行文件和资料目录》 《申请销毁文件和资料目录》 《图纸资料存档清单》

附件二：工程项目资料归档范围

设计任务书、初步设计、设计变更通知书 合同书及附件、协议、会议纪要 系统原理图、施工图

软件功能规格书、软件框图、程序清单、软件测试大纲、测试报告 系统调试大纲、调试说明、系统操作使用说明书 调试过程中的原始记录 竣工图

用户验收证明、验收报告、向用户提交资料的交接记录 项目鉴定、获奖证书、用户感谢信

注：除3、4、5、7项要求同时提供软盘及书面材料外，其余均需提供材料的原件 附件三：研发项目资料归档范围

项目提案、可行性研究报告、项目任务书 初步设计文档资料、详细设计文档资料 测试记录、测试报告

工业试验报告、开发中评报告 生产准备文件、销售准备文件 开发终评、产品认证

鉴定、获奖证书、知识产权证书 附件四：产品生产文件资料归档范围 产品标准（国家、行业、企业）、生产工艺文件、产品手册 产品零部件图、装配图 操作规程、守则 产品检验、测试规范

附件五：管理文件、资料归档范围 公司正式下发文件、规章制度 公司收文、上级批文 公司对外发文、请示 重大会议材料

公司重大决议、大事记 各部业务文档材料