医院档案管理制度

第一篇：医院档案管理制度

档 案 管 理 制 度

档案保管权限、期限与类型 1档案保管权限

1.1 财务部档案由财务部保存； 1.2 人事部档案由人事部保存；

1.3 医院证、章、信由院长指定负责人保存； 1.4 其它各类档案由办公室保存。2档案保管期限

2.1 财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。2.2 医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

2.3 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

2.4 本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。2.5 普通文档保管期限为 3 年至 5 年。2.6 保密文档须于失效当日即刻销毁。3文档的保存形式：

3.1 文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

3.2 计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办公室备存，并保证其真实性。

3.3 机密文档以书面或实物形式保存。4档案类型

4.1 行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。

4.2 人事档案，包括： 全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。

4.3 财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。

4.4 药械设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式； 设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。

4.5 医疗档案，包括：档案内容由医疗管理部门提供。档案查阅与复制

1院长有权查阅医院所有档案。

2病区、科室负责人有权查阅本科室所有档案。3其他员工因工作需要应经过审批后可借阅有关档案。

4文档查（借）阅应在办公室进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。

5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由办公室负责人审批，并进行相关登记。

6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由院长审批。档案的销毁

1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年 3 月前编制销毁计划及清单，由办公室负责人审核无误后报院长审批。2院长审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。

3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。

第二篇：医院档案管理制度

医院档案管理制度 档案室管理制度

1．档案是党和国家的宝贵财富、档案工作人员必须提高警惕，加强保密、保卫工作，严防破坏、严防丢失、泄密事件发生。

2．档案资料要按科学方法整理，按各类档案的性质、价值分类排列。存放分盒、柜存放。做到安全保管、利用方便。

3．档案管理人员要热爱本职工作，熟悉档案材料，缩短调卷时间，提高工作效率。档案员调动工作时，须得将保管的档案进行清点、造册、办理移交手续。

4．档案管理人员应做好“八防”工作，保持室内清洁卫生，注意通风干燥，避免阳光直射。

5．建立检查制度，定期清库查库，对新增加和借出的档案进行必要的加工整理和清点核对，及时存档。

6．档案资料要经常进行检查，破损和字迹模糊不清的文件要及时补充和复制。

档案安全保密制度

1．严格遵守和执行国家关于档案管理的有关规定，提高警惕，确保党和国家机密的绝对安全。

2．档案人员要模范遵守党和国家的保密制度，自觉保守党的机密，不该说的机密绝对不说，不该问的秘密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不利用档案资料谋取私利。

3．档案室内严禁存放易燃、易炸物品及食物；严禁吸烟，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防污染等“八防”工作

4．不得携带机密文件，如因工作需要，需经领导批准认可。5．对密级文件和保密的档案材料，未经领导同意不得擅自翻印、复制、抄录。上级机关机密文件等一律不准对外泄漏。

6．档案室内配备消防器材，要经常检查保养，使其趋于良好状态。

7．档案室外人莫入，工作人员下班前要检查门窗是否关好及电源是否切断等

8．档案室钥匙要有专人保管，不得转借或丢失，如意外丢失钥匙，应及时向领导汇报并采取有力措施加以防范。

档案的收集整理制度

1．档案管理人员，应督促，检查各部门兼职档案员做好平时收集，定期收集，年终收集等工作。

2．各部门兼职档案员，应熟悉本类档案材料的归档范围，对所属的文件材料一旦处理完毕，按归档范围及时收集。

3．各级领导及办事员外出开会，产生的文件应及时交给所属的档案员存档。

4．科研成果，基建项目和专题性，或成套性档案，要做到及时收集，在项目完成通过鉴定验收后两个月内为档。

5．设备档案材料应做到购买后，立即通知档案人员，到现场开箱验收收集。

6．部门兼职档案员收集文件材料应齐全、宣传，原件、打印本一起收集；报告、批复一起收集。在收集过程中，如发现铅笔、圆珠笔、签发予续不全等等问题应及时处理解决。

档案借阅制度

1．档案管理人员要熟悉所藏档案情况，积极主动做好档案借阅利用工作，开展调阅、借阅、复制等档案利用工作。

2．凡外单位来院查阅档案，必须携带介绍信办理审批手续。查阅、抄录、复印档案须经分管领导审批后方可进行。

3．查阅档案只限在档案室内进行，抄录档案要原文抄录，不得修改、圈点、划线、涂改档案原件。抄好核实无误后加盖印章方可有效。

4．本室档案原则上不借出，确实需要借出，须经分管领导批准、办理借出登记。借出便用时间限于三天。利用者对借出的档案不得遗失、转借。归还时要认真核对。严格注销予续

5．档案管理人员要做到调卷及时准确，借出的档案建立效果登记，定期做好档案的利用分析，以发挥医院档案的社会效益，经济效益。

档案保管统计制度

1． 档案统计是了解和掌握档案形式，管理、利用和发展的重要手段，档案工作人员必须准确、及时、科学地做好档案统计工作。

2．对存档的档案应对照目录认真核对，分类摆放、规定管理。

3．档案统计工作内容，主要对档案工作管理的基本情况进行统计。对各类档案的收进、移出、销毁、复制、实存等，必须统计清楚。

4．对档案的利用效果、借阅人次等做详细记录。

5． 按时向上级有关档案管理机关报送档案工作统计年报 档案立卷制度 1．本机关实行部门立卷，定期为档，集中保管的工作形式，各科室兼职档案员负责部门形式文件的积累、立卷、归档工作。

2．兼职档案员在本部门领导下，收集相关的文件材料。将办理完毕，具有查考利用价值的单份的文件材料按照一定的原则和方法组成一个个案卷。

3．文件整理过程，必须遵循文件材料形成的客观规律，保持文件材料之间的历史联系。

4．文件整理过程，应区分不同价值，按照档案整理要求进行编号排列。5．党政，各职能科室按为档案的部门在次年三月底以前为档；科研成果、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

6．合内目录合归档文件目录打印二份，一份自存，一份上交院档案室存档。

综合档案库房管理制度 1．档案库房属机密重地，非档案室工作人员未经领导批准，不得擅自入内。

2．严禁在库房内吸烟和存放易燃物品，切实做好防盗、防火、防潮、防电、防尘、防高温、防虫、防鼠工作。配备防火设备，做好库房温、湿度测试记录。

3．保持库房整洁美观，档案柜、橱、案卷等摆放科学、系统、规范，便于查找利用。

4．必须经常对档案库房安全和保密情况进行检查，发现问题及时汇报和处理，每年年底对库内档案进行检查核对时，对破损和变质档案及时修补、复制或其它技术处理。

5．档案工作人员变动时，将所管理的档案数量和状况交代清楚，严格办理交接手续。

档案鉴定销毁制度

1．档案管理人员应根据各类保管期限的规定，定期对各类档案进行认真鉴定，对超过保管期限的档案，按照有关规定办理报批后，才能予以销毁。

2．对超过保管期限的档案，必须成立鉴定销毁档案领导小组，并会同有关部门对档案进行认真鉴定，并登记、造册，经分管领导审查后方可销毁。

3．严格执行销毁程序，指定专人监督，应有两人在场，鉴销人在销毁清册上签字，销毁清册和鉴定报告应长归档长期保管。

4．明确鉴定标准，制定本机关保管期限表，作为划分档案价值、鉴定档案的依据。

人事档案管理制度

1．人事科集中统一管理职工档案，任何人不得保存他人的人事证明材料。

2．及时做好档案的传递催要。做到人员调动及时传递档案。3．严格执行《中华人民共和国档案法》和保密规定，认真做好借阅、归还、登记予续。非工作需要，任何人不得查阅档案。

4．对政审外调人员查阅档案按程序办理，院内职工查阅档案须经院长同意签字方可查阅有关部分，不得翻阅全部档案。不准代他人查阅档案。

5．尊重个人隐私，做好档案的保密工作，取送档案，不准带入公共场所，不准带回家。

6．认真做好档案的安全工作，非档案人员未经批准不得进入。

7．对已清理、需要装订销毁的档案材料，要认真组织复核、鉴别、清理工作，以防有误。

8．做好档案室内卫生，保持室内整洁，做到室内防盗、防火、防潮、防虫等工作。

会计档案归档制度

1．医院财务部门档案管理人员，对每年形成的会计档案，负责整理立卷，装订成册。

2．当年的会计档案，在会计终了后，可暂由财务部门保管一年期满后，由财务科编造清册（案卷目录）移交医院综合档案室保管。

3．医院财务科和经办人必须按期将归档的会计档案全部移交档案部门，不得自行保存，院档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。

4．院档案部门接受保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理，当会同财务科经办人共同拆封整理，以分清责任。

5．院档案部门对违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应报告院领导或上级机关严肃处理。

第三篇：医院档案管理制度

档案管理制度

1.医院全部档案（病案除外）实行集中统一管理，各类档案按要求于相应期限内统一归档，任何科室或个人不得长期或私自保存应归档的文件资料保证档案的完整、准确、系统。

2.二级甲等以上医院设立档案管理部门，其它医院应设专（兼）职人员管理，建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。

3.根据需要编制各种检索工具，并利用计算机进行检索，开展档案编研工作，积极开展档案利用工作，提高利用效果。

4.保存的档案，主要供本单位和上级主管机关利用。建立、健全档案的借阅制度和档案室保密制度，档案立卷归档制度、档案鉴定制度、档案库房管理制度、专兼职档案员职责等各种制度。

5.根据国家的有关规定，编制本单位或本专业系统的《档案材料保管期限表》，并报档案业务管理机关备案。

6.医院档案库房应该坚固，并做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其它技术处理。

7.档案保管不善，造成毁坏和丢失，要追究有关人员法律责任并予以处罚。

8.档案保管人员必须严格执行《档案法》和《保密法》，在公共场所不得随意谈论档案中的有关秘密事项，档案保管人员调动工作时，应

在离职前办好交接手续。

第四篇：医院档案管理制度

医院档案制度

一、医院各部门实际工作情况。收集本部门具有长远保存价值或作为日后工作凭证依据的材料。

二、各部门凡收到上级文件，阅后上交院办归档，统一保存，建立严格交接手续，并进行分类、整理、编号、登记。

三、确定所要文件材料的密级和保管时间，经院领导批准方可销毁，任何个人不得销毁档案材料。

四、加强档案的保管和防护管理，做好通风、干燥、清洁卫生、整齐无尘、每天清扫、备有防火设备、严禁吸烟、防止阳光直射和防火、防盗、防光、防虫、防潮、防高温。

五、严格档案的利用借阅制度、完善办理借阅手续、一般不超过15天，院办及时收回文件材料，并做好登记。

六、借阅人员在对档案的保密安全和完整负责，不准涂改、拆检、抽页、调换、不准复印、拍照、转借、传播等。如有违反中华人民共和国档案法的行为，首先向院长汇报情节，严重者依法追究法律责任。

七、院办工作人员坚持原则，对各种医院文件，规定，计划，规划，数据，工资表等材料。一律不许让别人查阅，若需要查阅，必须经院长批准方可实施。

八、院办对上级行政部门发放的文件，贴上阅文件签，先让院长阅，然后副院长传阅，传阅中加上批示，谁来落实，提出批示意见，便于执行，最后院办收回文件存档，

第五篇：医院档案管理制度

医院档案、信息资料管理制度

一、档案保密：

l、认真学习、宣传贯彻执行《保密法》；对保密文件、资料、档案的划分，密级的变更，必须按国家有关制度和规定处理。

2、严格执行保密文件、资料、档案的查、借阅审批手续，并只限于在阅文室内阅读，不得私自抄录或拍照，更不得带回家。

3、保密文件、资料、档案阅读完毕，应交保密员存放在专柜内，妥善保管，以防丢失、泄密事件的发生。

4、要对全体干部职工进行保密教育，并对“三密”文件、资料定期清理，重点保护。

5、对造成失、泄密的科室和个人，应追究其责任，并视其情节轻重，给予必要处罚。

二、档案保管：

l、机关全部档案必须由中心档案室集中统一保管，任何人不得据为己有。

2、加强库房管理，做好防盗窃、防火、防潮、防晒、防尘、防有害气体和微生物的侵蚀等工作，做好库房内温、湿度测记，保持室内合理温度。

3、严禁无关人员进入档案库房。

4、室藏档案应排列整齐有序，并定期进行清理，核对工作，做到目录与室藏档案相符。

5、严格按档案管理的规定履行档案移交、接收等手续。

6、认真做好档案的鉴定工作，不得擅自销毁档案，如需销毁，首先编制销毁清册，由鉴定小组批准鉴定，在有人监销的情况下，方能销毁。

7、档案保管不善造成毁册和丢失，要追究有关人员法律责任并予以处罚。

三、档案利用：

l、凡因公需到档案室利用档案的，必须填写使用登记，外单位利用者，必须持单位介绍信或有关证件，经院领导批准后方可使用。

2、档案原则上不外借，利用者可在阅文室查阅，特殊情况需要借出者，必须经分管院领导批准，并办理借阅手续，外借时间不得超过三天。

3、档案利用者必须爱护档案，严禁画杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散档案资料，否则，按《档案法》的有关规定追究责任。

4、档案工作人员要热情招待档案利用者，准确迅速地调出利用者所需档案，同时，要认真做好查阅档案的登记与统计工作，注意反馈和收集利用效果。

5、“三密”文件借阅范围要从严掌握，必须借阅时，要经分管领导批准。

四、档案的借、传阅：

1、借阅和传阅文件，要办理登记手续，退还文件要办理注销手续。

2、对档案或文件进行翻拍或复制要经院办同意，任何科室或个人不得自行复印或传阅，复印件视同正式件一样管理，如系秘密材料应加盖档案号章并注明材料的出版社和依据。

3、利用者应精心爱护和妥善保管档案，不得在上画线条，作标记，不得涂改，玷污，拆散档案，未经允许不得转借他人或携带外出。

4、一般文件一周内归还，几个科室合办的文件两周内归还，特殊情况要办理续借手续。

5、个人不得查阅涉及本人有关问题的档案，如需查证可通过有关职能部门审档。

6、上级机关和院外有关单位需要借阅档案，须持该单位介绍信，经审批同意后方可查阅，如有特殊原因需要借出者，须经院办公室负责人或院领导批准。

7、档案归还时，工作人员应对案卷的数量和卷内的文件清点检查无误后方可注销。