ISO办助理(文员)工作职责5篇

第一篇：ISO办助理(文员)工作职责

ISO办助理（文员）工作职责

1.巡查

a)每月月初需制定<系统工作计划表>,按计划巡查各车间的质量体系运作情况(包括文件的齐备及合理性),并记录巡查情况.b)每月月末须将当月巡查情况作一统计汇总图表作上报管理者代表.c)追踪所有品质记录持续改善报告和纠正改善报告的完整性.2.异常报告追踪

a)跟踪各部门发出的异常报告中的纠正/预防措施执行情况.督促各责任部门完成纠正/预防行动.b)每月月末须将当月追踪情况作一统计汇总图表上报管理者代表.3.内部审核

a)根据年度审核计划安排每次内部审核通知/会议/审核记录表格.b)参加内部审核,打印/分发体系文件资料和不符合事项(NCR)报告,追踪验证纠正/预防措施.4.文件格式核查

a)按照<文件编码指引>要求核查三级和四级文件格式是否符合规定要求.b)每日文件发放后需即时将文件版次加入电脑网络上的清单表,以便各部门查询 c)每日须帛时间去车间检查各部门文员对副本文件的控制情况.d)每半年须更新一次文件清单表,并发放到各相关的使用部门.5.文件分发

a)普通件必须在1个工作天中完成,急件必须在2个小时内完成,由于客观原因未能及时发放时,应立即通知文件的发行部门,以便采取补救措施.b)文件原稿在文控中心分类存档,文件夹外须分类标识,便于查找.保持文件及文件柜清洁、整齐.c)发放副本文件必须字迹清晰，印章齐全。

6．文件回收

a)文件发放须必回相应的旧版文件，以保持公开发中心质量体系文件的有效性和统一性；

b)回收的旧版文件加盖作废印章，在回收箱内封存，统一销毁.c)文控中心的原件加盖作废印章或参考印章后分类保存,以备追溯.7.本部门会议的记录和完成上级指派的其它工作.

第二篇：ISO专员工作职责

1、组织体系文件的编写、修改

2、日常体系运行的维护、监督及检查

3、内审计划的编制、内审总结

4、管理评审计划的编制、会议记要起草

5、公司方针修改意见方案建议稿

6、协调几个主管部门之间的关系（如质量、安全、环境、计量等）

7、ISO的培训计划

8、管理者代表交办的任务

9、同审核机构的沟通和联系

10、体系持续改进方案的提出

11、不合格或不符合监督验证（对验证的验证）

12、跟踪标准的变化及新标准出台的动态

13、其他相关方的

“ISO专员”是众多企业组织在人力资源安排中确定的一种职能或者岗位，ISO专员通常负责企业组织的各种标准化管理体系的建立、维护、监控、文件管理和更新、体系持续改进、各类审核以及相关会议的计划和记录以及报告工作。

按照企业管理和运营的需要，以及追求全面质量管理（TQM)的重视程度，被确定为专职或者兼职的工作人员，通常属于助理、副理岗位；在一些岗位上，也可能是经理级的工作人员在负责这项工作。

ISO专员这个职能和身份确定，在ISO系列标准的要求中，并没有明显地提出。明显地要求企业有的涉及到ISO标准体系相关的有“管理者代表”、“内审员”、“质量人员”（TS16949）、“食品安全小组组长”（相当于管理者代表，ISO22000），“食品安全小组成员”（相当于ISO专员，ISO22000）等。但是企业组织实际的运营当

中，发现企业组织最需要的“ISO专员”这个职能岗位不可缺少。针对大量企业的职能设置划分以及人力资源的部署，摩根顾问在2005年推出了“ISO专员”岗位职能的资质培养计划，并且于2006年底确定：ISO专员是基于ISO9000标准体系而确定的，但是必须至少要学习掌握“ISO9000、ISO14000、OHSMS18000”三大标准管理体系能力的工作职能人员。而在一些具体的资质要求上，又有所不同，其中涉及到“物业、社区ISO专员，食品安全管理体系ISO专员”等。说明如下。

基于ISO9001－要求而为企业推行ISO9001管理体系并维持系列管理体系或者通过第三方认证而设立的ISO专员职能，在国际标准化管理体系的推动下，要求基于QMS的ISO专员在一个企业中能够识别出环境管理体系（EMS）、职业健康安全（卫生安全）管理体系（OHSMS）、企业社会责任（SA8000）等基本的管理体系所占的比重以及重要性。如果ISO专员不能懂得相应的管理体系，则无法将本质工作做好，无论其人在QMS领域有多大的能力或者业绩。同时，在基于ISO22000的食品安全标准管理体系中，对于HACCP、GMP、SSOP等不能掌握或者掌握了相关的知识但是对

于QMS、EMS、OHSMS、SAS等不了解，也是会出先很多纰漏。同时在某些有特别区域标准认证要求的企业，ISO专员还需要了解QC08000ROHSREACH等系列区域市场准入而推出的标准，并且能建立相应的管理和审核方法，以响应企业组织的系列目标并达成QMS的深入推行。

一、ISO专员的岗位职能和工作职责范围

摩根顾问以QMS为基础，为ISO专员的职能和职责范围提出了相关的内容。

1.ISO专员的任命。

ISO专员通常由管理者代表（或以上级别）确立岗位需求，直接任命并由人力资源（行政人事）部门安排，确定人数和基本工作能力。在工作能力上，除了要求ISO专员有相关系列的ISO以及其它国际国家标准的知识外，还需要有卓越的文书写作能力以及公关沟通能力。职能岗位同管理者代表以及内审员一样，不受文凭限制。

I:文书写作能力主要要求在：

A:相关标准管理体系要求下企业组织的文件的起草、修订工作；B:内审报告、内审计划、第二方审核计划、管理评审计划、自我评价材料、管理评审输入等工作；C:总经理或者管理者代表、质量体系经理、人力资源部要求编制和策划提交的文件；D:相关质量改进的计划书以及报告；E相关纠正措施、预防措施的计划和报告等。其中B条可能由审核组长支持下的其他人完成；C条可能由相关部门经理或者管理者代表亲自完成；D条可能会由QCC完成；E条可能会由审核组长或者涉及到的部门主管完成。

II:卓越的公关沟通能力，主要在于内外涉及到国际国家标准；各类事故的处理后通告、广告发布的起草；对供应商以及其它相关方的品质管理以及安全、环境管理改善的推动；组织（计划、安排、参与）相关的会议，如内审组会议、管理评审会议、接待第二方审核、第三方审核等。

2.ISO专员的岗位。

企业组织在需要（必要）的情况下，可能或者应该设立专门的部门，如基于QMS体系的“标准体系管理控制办公室”、“质量管理办公室”，基于ISO22000（FSMS)的“食品安全控制中心”等；也可能在优化的组织框架中，设在人力资源部、品质管理部、行政管理部、生产管理部、采购管理部等。如果属于兼职人员，则一定提供ISO专员文员式的工作环境，如文控中心、综合管理办公室、档案管理办公室，或任职某些经理的助理（如品管部、人力资源部）等岗位。

3.ISO专员的负责人。

ISO专员的直接负责人，最顶级的是总经理以及管理者代表，直接上级可能是人力资源部、品质管理部（含环境、安全监控、食品安全等部门），可能属于交叉管理多职能的工作模式。

4.ISO专员与审核

ISO专员通常都参与审核组的审核，可以成为审核组长负责审核。在对供应商的审核（第二方审核）方面应该参与，并同有关部门（如采购部、设备部、生产

部、物控部）共同制定第二方审核要求和内容。ISO专员可以不做为内外部审核员参与审核工作，但是要充分了解并能解释或者指导相关的工作（协助管理者代表）。ISO专员不一定在内审员以及审核组长选拔产生。

5.ISO专员在QMS及FSMS中涉及到职责的条款。

不涉及食品安全管理体系的ISO专员可以不考虑预先学习或掌握FSMS相关内容，但是推荐学习，以便更好地推行QMS.摩根顾问以QMS或FSMS来引导ISO专员可能涉及到的部分直接相关的条款（职能或者参与，如参与设计和开发评审），在另外的体系中，由企业组织参考确定。并不意味着ISO专员只是或者必须涉及这些直接相关的职能（如内审时确定的审核内容）。QMS以GB/T19001-2000及ISO22000-2005条款说明。

文件控制：QMS:4.2.3 FSMS：4.2.2

记录控制：QMS:4.2.4 FSMS:4.2.3

质量管理体系策划：5.4.2

食品安全管理体系策划：5.3

职责、权限、沟通：QMS:5.5 FSMS:沟通：5.6

顾客沟通：QMS:7.2.3

外部沟通：FSMS:5.6.1

内部沟通：QMS:5.5.3 FSMS：5.6.2

预防措施：QMS:8.5.3

应急准备和响应：FSMS:5.7

管理评审：QMS:5.6 FSMS:5.8

评审输入、评审输出：QMS:5.6.2

5.6.3 FSMS:5.8.2 5.8.3

能力、意识和培训：QMS/FSMS:6.2.2

安全产品的策划和实现：FSMS: 7

前提方案（PRP）：FSMS：7.2.1 7.2.2 7.2.3

FSMS实施危害分析的预备步骤：FSMS:7.3 总则：7.3.1 食品安全小组：7.3.2 产品特性：7.3.3 预期用途：7.3.4 流程图、过程步骤和控制措施：7.3.5

采购信息：QMS:7.4.2(文件材料以及信息情报、顾客和市场反馈相关）

与产品（服务）有关要求的确定：QMS:7.2.1(文件材料以及信息情报、顾客和市场反馈相关）

产品特性：FSMS:7.3.3

危害分析：FSMS:7.4(7.4.1 /7.4.2 /7.4.3/7.4.4)

操作性前提方案的建立：FSMS:7.5 HACCP计

划的建

立

：

FSMS:7.6(7.6.1/7.6.2/7.6.3/7.6.4/7.6.5)

预备信息的更新、描述前提方案和HACCP计划文件的更新 FSMS:7.7

验证的策划：FSMS:7.8

可追溯性系统：FSMS:7.9

不符合控制：FSMS:7.10 纠正/纠正措施：FSMS:7.10.1/7.10.2

纠正措施：QMS:8.5.2

FSMS的确认、验证和改进：FSMS:8(8.1/8.2/8.3)

测量分析和改进：QMS:8

监视和测量装置的控制：QMS:7.6（检测和维护工作可能由另外的专业人员负责，但是有些企业组织则派给了ISO专员）

FSMS的验证：FSMS:8.4

内部审核：QMS:8.2.2 FSMS:8.4.1

验证活动结果的分析：FSMS:8.4.3

过程的监视和测量：QMS:8.2.3(可能涉及部分工作，比如以一些方法监视体系运行的状况，保持充分性、适宜性、有效性）

持续改进：QMS:8.5.1 FSMS:8.5.1

设计和开发评审：QMS:7.3.4

FSMS的更新：8.5.2

二、ISO专员与“物业、社区、建筑、石油化工等行业的ISO专员”以及“ISO22000-FSMS的ISO专员”等相关说明

1.ISO专员的知识框架以构建和维持QMS并掌握了EMS/OHSMS为基础知识能力来定位为适宜所有行业的ISO专员基础能力。但是在很多行业组织中，这仍旧是不够。在ISO/TS16949中，还有相关条款在支持，需要更多的知识能力，如对五大工具的理解并能参与若干工具的使用，通常同质量控制人员也有着较为密切的合作关系。目前摩根标准顾问对ISO/TS16949领域，使用“品质管理专家”（QMP)来定位若干能力和职能。

基于QMS的ISO专员，应该同时关注ISO9004:2000－质量改进指南以及企业组织的自我评价系统“卓越绩效准则”（CPE)，并能在自我评价系统中担当重要的角色。

2.由于物业、社区、建筑、矿业开采业、石油化工等行业，对环境管理体系（EMS)以及职业健康安全管理体系（OHSMS)的要求同样重要，有时甚至对职业健康安全更多重视，甚至要上升到第一位，因此，这类企业组织的ISO专员，必须全面掌握理解QMS/EMS/OHSMS三大管理体系的标准、体系建立、文件、推行、纠正和预防、改进等工作，不可以单单

以掌握ISO9001而满足于ISO专员这个岗位职能。

3.在基于ISO22000:2005的食品安全管理体系中，食品安全小组在FSMS里显的非常重要，是整个企业组织正常运营的核心机构，而ISO专员又是首先要考虑成为食品安全小组的成员的（摩根标准顾问原定义为HACCP专员）。因此食品、保健品、医药等行业，应该充分考虑到这当中的关系。摩根标准顾问的建议如下：

I：食品安全小组组长，通常任职最高管理者代表（在ISO22000中没有使用“管理者代表”定义），由于中国传统管理以及文化上的影响，摩根标准顾问建议中国企业使用“食品安全最高控制中心主任”等称谓来确定这个职能岗位。食品安全小组组长的确定，应该较为侧重食品安全专业知识和管理体系都了解，其中前者显得突出重要。食品安全小组组长应当全面学习QMS/EMS/OHSMS/FSMS四个体系的知识。如果有专职的QMS管理者代表，建议以整合体系的方法来确定为副管理者代表。其它体系相同。

II：ISO专员在食品安全领域，要着重ISO22000标准管理体系确定的条款执行岗位工作。不建议ISO专员游离于食品安全小组之外，而应该成为食品安全小组的准成员。食品安全小组的成员不要求所有人都具有ISO专员具备的知识架构和标准体系的掌握程度，因为有可能是某些领域的专家工程师，这些专家工程师或者普通的文员，至少要求充分了解FSMS。对于负责编写和维护FSMS体系文件等重要工作的成员，则应该具有掌握了至少四个体系的知识体系的能力（QMS/EMS/OHSMS/FSMS)甚至更多。

三、ISO专员的资质证书

1.ISO专员学习获得的证书，包含国家ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系三体系内审员资质证书以及ISO专员写实资质证书。

2.对于ISO22000食品安全管理体系的ISO专员，会对应为四个体系的内审员证书以及ISO专员写实资质证书。

写实资质证书，是指在证书上会写明本学员获得的哪些体系内审员资质证

看你如何定义自己了，专员具体来说就是项目担当。一个项目的负责人，我们现在不少企业都引入项目管理的理念，由专人来担当。因此，此职位是个跨部门管理与协调，又有具体工作有待展开的工作。ISO专员还不算很明确。质量，环境等都是ISO标准组织的标准体系颁布者。不管您是单体系还是多体系专员，体系建设与维护阶段专员内容各不相同。但其需要具备能力主要有以下几方面：

1、管理素质（你称呼是专员，但项目管理者与统筹者，与各色管理人打交道，你需要明确自己的位置，担当的职责与任务）

2、管理技能（这里更强调横向协调职能，ISO难度更多在文件颁布前的培训与颁布后的执行，改善，这需要专员调动大家的积极性，把体系工作推行得更好，发挥其作用，象：文书工作，培训工作，会议工作，督导工作，向上汇报，向下说明等都少不了）

3、专业技能（ISO体系标准，体系背景，体系故事，相关案例，文件整体，你最好能够知其源，知所以源，做不到，先吃下去；

产品流程，关键品质控制过程，基本统计与分析技术的熟悉，这样你才会与制造部门有更多共鸣与沟通的依据）

4、充分发挥项目专员的职位优势，关键时候可以成文，向管理者代表或高层进行口头与书面汇报，以得到对ISO体系工作进程与推行工作的支持。

5、学会尊重别人：有经验的请进,如何做一个ISO专员?谢谢

您的标题就有些区分，不说有经验，没有给分不说，还要挑人，要求也不说明白，如果以这样的问题对体系执行人员是没有道理的，不要怪别人不理你。笔者是没事做，想教训人，勿怪。

推行ISO9000标准的“五段十五步”工作方法，此方法可结合企业具体情况做相应的调整。

一、培训起步，职能分工：

二、编写文件、试点运行：

三、内部审核、正式运行：

四、模拟审核，准备认证：

五、正式审核，体系维持：

一、培训起步，职能分工： 1.培训起步：

A.全员ISO9000基础知识培训。

a.培训目的

1.了解ISO9000族标准的内容；

2.了解ISO9000族标准的基本要求；

3.了解ISO9000族标准的实施办法；

4.了解企业推行ISO9000意义和计划。

b 学习内容：

1.什么是ISO9000族标准；

2.对标准的理解；

3.本公司推行ISO9000意义；

4.本公司推行ISO9000的计划和要求。

c.参加人员和学习时间：

1.参加人员：全体人员

2.学习时间：3个人天。

B.骨干培训

a.培训目的

1.了解ISO9000族标准的基本内容；

2.领导在质量体系中的作用；

3.了解为什么要推行ISO9000；

4.要了解如何推行ISO9000。

b.学习内容

1.ISO9000族标准的结构、原理和内容概述；

2.重要的质量概念；

3.实施标准的指导思想；

4.领导在体系中的作用；

5.体系认证、维护和改进的过程。

c.参加人员和学习时间

1.参加人员：公司总经理、副总经理、各有关部门经理和主管。

2.学习时间：2－4个人天。

C、文件编写技能培训

a 培训目的

1.掌握文件编写方法；

2.结合本公司实际如何编制有关文件。b 学习内容

1.质量体系文件总论；

2.质量手册编写；

3.程序文件编写；

4.工作文件编写；

5.质量计划制定；

6.质量记录。

c.参加人员和学习时间

参加人员：企业各有关部门领导、ISO9000工作小组内的成员，专职质量管理人员。

学习时间：3－5个人天。

2.建立组织

A.领导小组－ISO9000委员会

推行ISO9000，领导是关键，企业领导应作正确决策，并积极地带头参加这项工作。

.带头学习ISO9000基础知识；

.积极推动公司工作；

.给出人力和物力支持；

.成立领导小组，主要领导都应当参与；

.任命管理代表，负责标准中规定的职责；

.及时处理有关重大问题；

.组织管理评审。

B.工作机构——质管部

为了推行ISO9000，公司应成立专门工作机构，负责全公司推行ISO9000组织协调工作，作为一个办事核心。应保证：

.所有各有关部门都能参与工作小组；

.有专职人员；

.有骨干力量。骨干人员应对ISO9000有较全面系统的学习，最好有一定相关工作经历。

C.管理者代表

公司应按标准要求任命管理者代表。

.管理者代表应由最高管理者指定；

.管理者代表应是公司管理层成员；

.管理者代表应具有如下职责：

确保按照标准规定建立、实施和维持质量体系要求；

向管理者报告质量体系的执行情况，以便评审和改进质量体系；

管理者代表的职责还可以包括就质量体系方面与外部机构的联络。

?

3、系统调查－诊断

A、诊断的目的

通过诊断，达到以下目的：

a.现有质量体系与标准的符合性：

.找出与标准之间差距；

.找出形成这些差距原因。

b．识别确定对质量体系进行修改的内容：

(1体系标准和要素选择；

(2机构调整内容；

(3体系文件清单；

(4需新编制的文件（清单）。

B、诊断的依据

诊断工作一般应按某一合适的质量体系标准、主要合同和本单位一些基本法规。根据各单位具体情况，诊断的依据可以归纳成如下几个方面：

a．质量体系标准：

例如ISO9001：2000版标准，诊断所选择的标准与申请认证的标准应是一致的。

b．合同：

质量体系应能基本满足各客户的要求，因此，合同应是论断的一个重要依据。

c．本单位的基本规定、规程：

如有关标准化方面的、有关计量方面的、有安全方面的等等，这些规定、规程是否合理及合理的内容是否被有效运行，诊断时要检查的内容。

d．社会或行业有关法规

质量体系不仅要满足质量体系标准、合同和公司有关规定，还应该符合国家、地区、行业有关法律、法规、规章制度的要求，诊断时应作为考虑。

(1有关安全法规；

(2有关计量法规；

(3有关环保法规；

(4有关劳动法规。

C、实施诊断的人员

实施诊断员可以是公司内部的人员，也可以公司委托的外部机构，如咨询机构的人员，因此实施诊断的人员可以有如下几方面：

a.咨询人员：

如果公司聘请了咨询人员，诊断工作可以其为主进行。为此咨询机构可以委派专门诊断、检查工作组，制订计划，在企业确认的基础上按计划进行诊断。

b.内部审核员：

如果公司有经培训合格并胜任该项工作的人员，可以授权其进行诊断工作。

c.第三方审核机构的人员：

如果公司有需要，可以聘请外部审核机构的审核员为公司进行诊断。

D、诊断工作的实施过程

a.确定诊断小组。

b.确定诊断依据和诊断对象。

c.制订诊断计划，编制诊断工作文件。

d.现场诊断检查

(1与现场人员交谈，了解情况；

(2检查现场文件和记录；

(3如实记录体系运行现状。

e.提交诊断报告

(1不合格报告；

(2诊断结论；

(3体系文件清单；

(4需新编制和修订的文件（清单）。

4.职能分工－体系设计

A.制订质量方针；

B.任命管理者代表主要责任：

a.协助管理者确保按标准的要求建立质量体系。

b.负责质量体系的实施和维护。

c.负责组织内部质量体系审核，向最高管理者报告体系执行情况，以便评审和改进。

d.就质量体系方面问题与外部联系。

C.设计调整组织机构

a.各部门职责应覆盖标准要求。

b.各部门有清楚的职责。

c.各部门工作之间有合理的衔接。

d.职能分工形成书面文件，并经充分讨论。

e.应把有关质量的策划、控制、协调、检查、改进工作都反映出来。

D.质量体系标准的删减

a.根据ISO9001：2000版规定当本标准的任何要求因组织及其产品的特点而不适用时，可

以考虑对其进行删减。除非删减仅限于本标准第7章中那些不影响组织提供满足顾客和

适用法律法规要求的产品的能力或责任要求，否则不能声称符合本标准。

b..按合同要求，规定对质量体系的补充要求，例如统计过程控制要求、安全性要求等。

E.确定新体系中文件结构

a.典型文件层次

二、编写文件、试点运行：

1.编写文件

A、列出文件清单：

质量手册：手册的构成

职能的分配

组织间接口

手册中要素描述

有关支持性文件

程序文件：需编制哪些程序文件

每个程序文件对应标准那个要素

各程序文件之间有无重复、有无遗漏

各程序文件形成的记录

有关支持性文件

工作文件：作业指导书

工艺文件等技术类文件

管理文件

报告和表格

B、明确哪些旧文件作废、哪些保留：

C、分配文件编写任务：

各部门参与

质管部集中

D、起草文件：

工作流程

阐述简捷

语言标准

文件传递

E、文件讨论：

内部讨论—适用性

外部检查—完整性

F、文件批准发效

审核、批准

复印、装订

受控、登记

发效、签收

2.试点运行

A、体系交底：

手册：特点、使用、保管要求；

程序：特点、注意事项、形成记录、各程序之间接口；

工作文件：需要掌握关键问题如何记录，报告不合格品。

B、培训、宣传：

培训：岗位培训；

特殊岗位培训考核；

管理人员程序文件培训；

全员质量方针、目标培训。

宣传：质量方针；

试运行计划；

ISO9000认证计划；

体系文件内容介绍。

C、其他配套工作：

计量；

合格分承包方许定；

标识的制作。

D、试运行：

补充完善基础工作：边运行，边完善第三层次文件；

修改体系文件：边运行，边修改不合适的文件；

作为记录并保存好记录以推供证据。

三、内部审核、正式运行：

1.部审核、管理评审：

A、至少进行一次内部审核，组织应制订审核计划、审核清单、审核报告、不合格项的跟踪和监督等有关活动记录和文件应保存完好，以便以认证检查。

B、至少安排一次管理评审，以评价新体系的有效性和适用性，同时积累一次管理评审活动记录，评审按程序文件要求进行。

2.正式运行：

通过内部审核、管理评审，对体系文件中不切合实际或规定不合适之处进行及时的修改，在一系列修改后，发布第二版质量手册、程序文件进行正式运行。

四、模拟审核，准备认证：

1.为了减少认证一次通过可能存在的某种风险，在由第三方正式审核之前，可以由内部审核组成类似的外部机构进行一次模拟审核或请已确认的认证机构进行预审。

2.企业应本着对自己有利的观点选择认证机构，一般应从以下几个方面考虑：

A.、客户要求；

B、.企业所在地区；在选择认证机构时应在原则上就近就便；

C、.认证机构的认证范围和有效性；

D、.费用；正常认证收费和交通、食宿等其它费用。

五、正式审核，体系维持：

1.接受所选择的认证机构的正式审核。

2.体系维持与提高

A、检查现场中问题，不断地改进和巩固；

B、进一步完善体系文件，加强协调监督工作；

C、定期开展内部质量审核和管理评审。

第三篇：办公司文员职责

1、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户。

2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。

3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。

4、根据要求采购日常办公用品，并及时登帐。管理本部的财产帐目（低值易耗品、固定资产）。做好办公室设备管理及维修。

5、做好报刊杂志的订阅工作，收发日常报刊杂志及邮件交换。

6、做好办公室每月考勤。做好物品保管工作.

第四篇：文员工作职责

文员工作职责

1、负责办公室的清洁卫生。

2、负责电话接听、记录、传达等，接待来访人员，负责公司会

议的记录。

3、熟练传真机、打印机的使用，负责打字、打印、复印、传真

件的收发。

4、熟练操作office办公软件（EXCEL表格、WORD文档、PPT

等），每月负责各门店销售月报表、营业员业绩报表、公司月收入明细表等各类报表的制作。

5、负责公司各类及外来文件的收集、整理、归档、保密工作。

6、熟悉社保局办理社保流程，负责新进人员录用登记、社保办

理、离职等手续。

7、负责办公用品的采购、保管、发放工作，做好物品出入库的登记。

8、负责公司网站的维护和更新工作。

9、每月负责税务局发票的申领、发放、登记工作等。

10、负责每月国税、地税税款缴纳，社保款项缴纳。

11、熟悉电脑进销存软件，负责加盟店发货的货款结算，制作

配货单，协助仓库配货。

12、其他临时性工作。

第五篇：文员工作职责描述

文员工作职责描述

1．坚决服从分管副总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向主管领导负责；

2．严格执行公司规章制度，认真履行其工作职责；

3．负责组织对人力资源发展、劳动用工、劳动力利用程度指标计划的拟订、检查、修订及执行；

4．负责制定公司人事管理制度。设计人事管理工作程序，研究、分析并提出改进工作意见和建议；

5．负责对本部门工作目标的拟订、执行及控制；

6．负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动定额编制，做好公司各部门车间及有关岗位定员定编工作，结合生产实际，合理控制劳动力总量及工资总额，及时组织定额的控制、分析、修订、补充，确保劳动定额的合理性和准确性，杜绝劳动力的浪费；

7．负责人事考核、考查工作。建立人事档案资料库，规范人才培养、考查选拔工作程序，组织定期戒不定期的人事考证、考核、考查的选拔工作；

8．编制年、离、月度劳动力平衡计划和工资计划。抓好劳动力的合理流动和安排；

9．制定劳动人事统计工作制度。建立健全人事劳资统计核算标准，定期编制劳资人事等有关的统计报表；定期编写上报年、季、月度劳资、人事综合或专题统计报告；

10．负责做好公司员工劳动纪律管理工作。定期或不定期抽查公司劳动纪律执行情况，及时考核，负责办理考勤、奖惩、差假、调动等管理工作；

11．严格遵守“劳动法”及地方政府劳动用工政策和公司劳动管理制度，负责招聘、录用、辞退工作，组织签订劳动合同，依法对员工实施管理；

12．负责核定各岗位工资标准。做好劳动工资统计工作，负责对日常工资、加班工资的报批和审核工作，办理考勤、奖惩、差假、调动等工作；

13．负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作；

14．配合有关部门做好安全教育工作。参与职工伤亡事故的调查处理，提出处理意见；

15．负责编制培训大纲，抓好员工培训工作。在抓员工基础普及教育的同时，逐步推行岗前培训与技能、业务的专业知识培训，专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育提高培训模式及体系；

16．认真做好公司领导交办的其它工作任务。行政人事主要负责： 1 掌管公司人员的名单，详细资料，档案，职位，工资。负责为各个部门招聘相关人员。负责公司员工入职与离职的交接办理。负责公布公司内部通知，以及新员工的入职培训（主要是培训公司里的制度及公司简介）配合行政经理的各种工作。

还有就是负责公司员工的社保及公积金这些。

办公室文员

一：负责办公室的日常事务工作。负责各种文件资料的打印：邮件收发，传送，以及相关文件，材料领取，保存。

二：认真贯彻执行公司的相关规定，制度：领会领导的意图并认真传达。

三：将文件资料分类保管，存档，以便随时翻阅调用，并负责收发，登记，阅签，清退，整理，归档，最重要的一定要坚决执行机要文件的保密工作。

四：负责办公室的其他日常事务，并负责来访，接待，引见，收发传真，考勤登记，以及接听电话等。五：办公室文员岗位工作还有一个非常重要的职责，参与，策划相关会议：并拟写通知：传达相关人员，另外还需要负责会议记录，会议结束后的材料的整理，并提交给负责人审核，然后存档，以备日后查阅。六：收集有关信息，向领导提出必要的意见建议，并提醒领导需要尽快办理的有关工作，合格的办公室文员都需要认真完成这一使命。

七：办公室文员岗位工作还包括协调人事，财务，甚至仓库等部门的关系。八：及时完成领导交代的事务，并做好办公室的清洁卫生工作。基本要求、技能技巧：

1、掌握办公软件、办公自动化设备的使用（文字输入word/excel/打印、复印、传真机等），中英文输入熟练。

2、良好的文字表达能力。

3、声音甜美，具有一定亲和力。

4、具备一定的独立处事能力。

5、服务意识强，有良好的职业道德。

工作态度：

1、学习能力强，有较强的自学能力和动力。

2、工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动。

3、工作效率高，责任心强，具有团队精神。

4、能独立处理陌生人拜访询问，保密意识强。

1、负责前台服务电话的接听和电话的转接，做好来电咨询工作： 1）须在电话铃响三声内接起。2）使用礼貌用语。

3）如有需领导接听的电话，需提前问清楚对方情况。

4）不允许向任何人透漏高管的任何联系方式，如对方有急事，可记下对方联系方式，然后通知相关领导。5）接电话时，对拿不准的事情，不可乱说，可先记下对方联系方式，以便相关人员回复。6）不可随便透漏公司情况，包括电话，地址等。7）重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误。

2、收发传真、信件、快递和报刊等，及时送达相关人员。

3、来访客人的接待、基本咨询和引荐：客户上门——引导接待入座（询问来访原因，来源）——倒水——联系相关人员接待——客流详情登记《来访出入登记表》。

4、严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节、礼貌。

5、安排约会、会议室等。

6、负责公司前台或接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净。

7、管理打印机、传真机、复印机等办公器材： 1）上班：打开电源，打印机、传真机、复印机打开备用 2）下班：各种办公器材均关闭。

3）出现问题，及时拨打维修电话，尽快处理，以免耽误工作。

8、录入、打印、复印文件和管理各种表格文件，及时送交领导或按要求传送给客户。

9、监督并承办员工的外出登记：员工外出需填写《员工外出登记表》经部门经理和分管领导签字方可外出。

10、负责公司各类会议的通知及其他各类日常工作的协调。

10、负责公司其他日常事务(订水、订餐等)

11、安全工作：关闭所有电源，关好门窗。

12、接受其他临时性工作.全责