第三章文书处理

第一篇：第三章文书处理

第三章 文书处理

内容提要：文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容。章主要阐述了文书处理的基本知识和要求，介绍了文书制作的的基本环节。对文书的撰写、传递和处理的基本程序和操作要点做了专门的介绍。学习本章内容可以帮助学习者正确认识文书在管理中的作用，掌握文书处

理的基本方法与技能。

第一节

文书处理的基本知识

一、文书处理的含义

“文书”是一个整体概念。文书一词，在公务活动中以及日常生活中适用较为普遍，他可以作为所有文件材料的总称，既可以指公文文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。

“文件”是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。从广义上说，它和文书一样，即可指公文文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。通俗地讲，文件在书面范畴是指公文、信件及有关政治、时事、学术研究的方面的文章。

“公文”是公务文书的简称，是指机关单位进行公文活动而形成的文件材料。

文书处理又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理，是国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。

二、文书的分类

（一）按行文关系分类

第一、上行文。在垂直的领导系统中，下级机关向上级机关呈报的公文就是上行文。有请示、报告两种。

第二、下行文。上级机关向下级机关发送的公文就是下行文。有逐级下行文和多级下行文。

第三、平行文。没有领导或指导关系的机关之间，及不相隶属的机关或平级机关之间往来的公文。

（二）按制文机关分类

第一，行政公文。有13种，具体包括：命令、决定、公告、通告、通报、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。第二，党的机关公文。有14种：决议、决定、指示、通报、通知、公报、报告、请示、批复、条例、规定、意见、函、会议纪要。第三，法规文件。即国家权力机关和行政机关制定和颁布的法律、法令和行政法规。如章程、条例、规定、规则、办法、细则、守则、制度。

第四，外交文件。即外事活动中专门使用的文件。主要有国书、议定书、照会、备忘录、护照、条约等。

第五，司法文书。即公安、检察、法院等机关和部门，在依法处理各类案件中产生、使用的文字材料。主要有立案报告、破案报告、通缉令、提请批准逮捕书、起诉意见书、撤销案件报告、起诉书、公诉书、各种笔录、开庭通知书、判决书、抗诉书、调解书等。

第六，计划文件。即由各级政府提请权力机关审查批准的经济与社会发展计划、财务预决算方案等。

第七，军事文件。亦称军用文件，是军队内部以及与军外往来所使用的文字材料，主要有命令、通令、指示、通知、布告、请示、报告。

（三）按性质作用分类

第一，指令性公文。即国家和地方领导机关、组织中的上级单位发布的领导性、指挥性和对下级进行工作指导所使用的文书。主要是用于阐明工作原则、方法和措施，提出具体的工作目标。

第二，知照性公文。即上级机关向下级机关或者人民群众、有关人员告知某些事项，传递某些信息或者应当遵守的事项使用的公文。第三，报请性公文。即下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复询问，请求指示或批准使用的公文。

第四，法规性公文。即对党的章程、国家的法律、政策及企事业单位的有关规定的阐发或扩展，内容具有较大的权威性与约束力的公文。

三、文书处理的基本原则

（一）实事求是

实事求是指从实际对象出发，探求事物的内部联系及其发展的规律性，认识事物的本质。通常指按照市委的实际情况办事。

（二）精简

精简是对文书工作的数量要求。主要是指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文版主义。

（三）高效

随着工作节奏不断加快，信息量海量增长，工作任务不断加重，公文处理量也急剧增加，对办文质量和效率提出了更高的要求。对此，一是要精简，二是要强调公文管理规范有序。

四、文书处理的内容

（一）发文处理

包括文书的交拟、拟稿、核稿、签发、印制、校对、用印、登记、封发、传递等工作。

（二）收文处理

包括收进文书的签收、登记、传阅、拟办、承办、催办、注办等工作。

（三）文书管理

包括文书的日常管理和文书的立卷与归档工作。立卷是指已经办理完毕的公文，根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。归档是指机关文书部门或业务部门奖处理完毕的文件整理立卷，定期移交给档案部门集中保存的过程。

（四）文书保密

负责文书保密的宣传、教育和检查，特别是“三密”文件的登记、保管、清退和销毁等工作。

五、文书处理的工作要求

（一）及时

及时是对文书处理工作的效率要求，也是文书处理工作特性的具体体现。

（二）准确

准确是对文书处理工作的质量要求，是文书处理工作的基础。

（三）安全

安全是对文书处理工作的管理要求。

（四）统一

统一是对文书处理工作的组织要求。文书处理工作的统一，一是要实行统一领导，一般由办公室及其秘书部门统一领导和管理机关的文书工作；二是执行统一的公文处理制度，以实现公文处理的规范化、制度化和科学化；三是建立统一的公文处理渠道，应由公文处理部门或公文处理人员统一负责文件的收发、分办、拟办、核稿、用印、整理和销毁等；四是实行统一的公文格式。第二节

文书的撰写与编辑

一、文书的撰写

（一）文书的用语

文书用语要注意规范化、专业化、要符合现代汉语规范和语法。

1、开头用语

用于说明发文原由、意义、根据，或介绍背景材料及情况等用语。一般可以用：为、为了、根据、按照、依照、遵照、鉴于、由于、目前、当前、兹（现在）、兹有、兹将、兹派„„

2、承启用语

文书中用语链接开头与主体部分，或者是各部分之间的用语。8一般可以用：根据„„现决定、根据„„特通告如下；依据„„公告如下；为了„„通报如下；为此，现就„„问题请示如下；现将„„报告如下；现就„„问题，提出如下意见；经„„批准，现将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经„„研究，答复如下，等等。

3、引用用语

文书中如需引用原文或其他文书中的内容，可以使用引用术语。如：悉、收悉、敬悉、欣悉等。

4、称谓用语

文书中提到不同的称谓，可以用：我、贵、你、本、该等。

5、经办用语

文书中涉及事情经办时，可以用：经、业经、兹经、未经、拟、拟办、拟定、施行、暂行、试行、可行、参照执行、审定、审批等。

6、表态用语

文书如需要对具体问题进行表态，可以用：同意、不同意、原则同意、可、不可、照办、望协助办理、尽快见复等。

7、结尾用语

文书的结尾部分应使用规范的结尾用语。

请示可用：当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；以上意见如无不妥，请批准为荷；妥否，请批复等。

函可用：请研究后函复；请予函复；不知尊意如何，盼函告；望尽快办理，并尽快见复；盼复等。

报告可用：特此报告，请审阅；请指正等。批复、复函可用：此复；特此批复；特此专复等。知照性公文可用：特此公告；特此通告；特此通知等。

（二）文书中数字的用法 文书中的数字目前使用时随意性较大，不仅显得混乱，而且容易造成歧义，影响工作的正常开展。文书中数字的运用应遵循以下规则进行：

1、使用阿拉伯数字

（1）统计表中的数值必须使用阿拉伯数字。

（2）文中公历世纪、年代、年、月、日一剂实践中的时、分、秒要求使用阿拉伯数字。年份一般不简写，必须写全4位数，如2011年。（3）物理量量值必须使用阿拉伯数字，兵正确使用法定计量单位。（4）非物理量一般情况下应使用阿拉伯数字。

2、使用汉字

（1）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。

（2）中国干支纪年和夏历月日要求使用汉字。这类几年不应该与公历月日混用，并应采用阿拉伯数字括注公历。如：秦文公四十四年（公元前722年）；含有月日简称表示的时间、节日和其他衣衣的词组，如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如“一二·九”运动（12月9日），又如五四运动、“三一五”行动。

（3）相邻的两个数字并列表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得使用顿号隔开。如十二三岁、一两个小时。

二、文书的字体与字号

（一）文书字体 文书的字体分为汉字字体、外文字体、和数码字体三种。

1、汉字字体

常用的有宋体、黑体、楷体和仿宋四种，此外，还有幼圆体、扁黑体、隶书等。

2、外文字体

常用的有白正体、白斜体、黑正体，此外好友手写体、花体等。公务文书中常用的是白正体。

3、数码字体

常用的为阿拉伯数码，有白正体、黑正体、白斜体和黑斜体等。此外还有各式圆码（如阳码、阴码）及角码（如上角码、下角码）等。

（二）文书字号

文书的字号可以分号数制、点数制、级数制三种。

1、号数制

号数制是用以计算字面大小的制度，常用的有11种：初号、小初号、1号、2号、3号、4号、5号、6号、7号等。可按字号之边长，能计算出倍数的关系分类，如初、2、5、7号，1、4号，3、6、8号的边长均成倍数关系，可为计算、变化字号提供方便。

2、点数制

点数制是国际上通用的计算字面大小的制度，以“点”数多少区别字面的大小。

3、级数制

级数制是照排计算字面大小的制度，以“级”数多少区别字面的大小。

三、文书的排印

文书的排印是秘书的移向基本功。文书撰写、修改、定稿以后，为了让读者更好的阅读和了解文书的内容，往往通过排版来达到醒目、美观、清晰的目的。公文对文面格式有严格的规定，以下以公文为例，介绍格式的排印。

（一）公文用纸及版面尺寸

按《公文格式》规定，公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≧85%，pH值为7.5～9.5。

公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。公文页面与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm。公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm。版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。公文中图文的颜色为黑色（有特殊说明除外）。

（二）排版规格与印制装订要求

排版规格（页面设置）：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

装订要求：公文应左侧装订，不掉页，不脱落，后背平整、不空。为保证公文的严肃性和规范性，一般不得随意改换字体和字号，或者同一篇文书中词语集中字体。公文文字从左至右横写、横排。

（三）公文的排版规范

1、秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两个字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级及保密期限之间用“★”隔开。

2、紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两个字之间空1字；如需同时标示秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。

3、发文机关标识

发文机关标识由发文机关全程或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

联合行文时应使主办机关名称在前面，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，应保证公文首页显示正文。

4、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空两行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号〔 〕括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

5、红色反线

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。党的机关公文红色反线中间有一五角星。

6、签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之间的距离为4mm。

7、公文标题

红色反线下空1行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

8、主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

9、附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。多份附件应使用阿拉伯数码标序号（如“附件”：1.××××）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，福建的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

10、成文时间

用汉字小写将年、月、日标全；“零”写为“〇”，“〇”在许多计算机拼音输入法中都可以直接在“ling”中找到。

11、附注

公文如有附注，用3好仿宋体字，居左空两字加圆括号标识在成文时间下一行。

12、主题词

主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全程冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

13、抄送

公文如有抄送，在主题词下1行，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

14、印发机关和印发时间

印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

15、页码

页码用4号白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页不标识页码。

16、公文中的表格

公文如需附表格，横排A4纸型表格应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格式，封

三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

17、特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文处于一面。不可采取标识“此页无正文”的方法解决。

第三节

收文处理

收文，指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与管理。收文处理的一般过程与工作要求如下：

一、收受与分流阶段

（一）签收

签收是指机关设置的外收发人员，通信人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文后，按规定履行的确认、清点、核对、检查、签注手续。签收是收文办理的第一道程序，其作用，一是明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。

（二）、外收文登记

即由由外收发人员在完成签收工作之后，对收文情况做出简要记载。

1、登记的形式：簿式、卡片式、联单式三种。

2、登记应注意:收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

（二）启封

即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或送有关领导者亲启。

（三）内收文登记

即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

（四）分办

即对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

分办为公文确定运转方向。事关公文能否准确、迅速得到办理。分办应依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，以及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例等送交办理。分办 应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将文件处理单、文件传阅单等附上，使其随运转。

（五）摘编

由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

公文摘编的目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。

二、办理收文阶段

（一）拟办

由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

拟办是一项辅助的决策活动，目的是为决策者提供可选择的方案，拟办工作时应注意，认真研读文件，真正弄清对方的意图。问题的性质与实际情况；意见要简明，具体，得体；如果同时提出两个或两个以上方案时，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果；应将意见工整，清晰地写在文件处理单相应栏目中，并签注拟办人姓名与日期，当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。

（二）批办 即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。

批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策活动。法定责任者即机关或部门的领导人。批办的要求是：不得越权批办公文;严格控制批办范围；批办意见务须明确，肯定，具体，前后一致，切实可行；批办意见过程中。如果发现公文所涉及的问题是自己无权或无法处置，可将批办改为拟办；批办意见应工整，清晰地写在文件处理单或文件传阅单的有关栏目内，并务须签注批办人姓名和日期。

（三）承办

即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。

只有经过承办，公文才能产生切实效用。它是公文办理中的中心环节。在承办是应该注意。熟悉与公文内容有关的法律，法规，方针政策和上级有关的公文，熟悉有关业务；加强协商，努力协调各方面的关系；有效运用面谈，会议，电话沟通，现场办公等各种承办方式；分清主次，区别缓急，科学安排承办层次；注重对承办结果的检查与监督。

（四）注办

即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在文件处理单相应的栏目内。签注的项目通常包括：是否复办，复文号级复文日期；召开会议的名称，与会范围，决议与结果；电话沟通时对方的受话人，通话内容与日期；现场办公的参加者，解决问题的方法措施与结果，主要约见人，承办人姓名，签注日期等。

三，组织的传阅与催办查办阶段

（一）组织传阅

指独份或份数很少的公文需经多部门或多工作单位人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。在组织传阅时应注意：选择合理的传阅路线形式；正确排序，随情况的变化做适当的调整；适当分流，如复制若干副本，积极利用并发展很多种传阅形式，如开辟阅文室，召集阅文者集中阅文，利用现代化手段传阅文件等；建立传阅登记手续；及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅读后的批示。

（二）催办

由公文处理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。

（三）查办

由公文处理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。公文的查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者有明显的区别：催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕。查办则不仅要监控承办过程，还要管理公文产生实效的全部过程，确保按时，按质，按量地将有关事务办毕；催办一般是围绕一份具体的公文展开，查办则是以一件事情为单位进行，在若干份公文反映同一件事情的情况下，查办往往围绕这样一组公文展开。

查办工作的一般过程是；即确定查办对象；交办。向有关部门布置查办任务；向承办部门催询办理情况；反馈。由查办人将查办情况和结果反映给领导者；销办，注销已获结果的承办事项，对承办公文做出处理。四，处置办结公文阶段

这一阶段包括立卷归档，清退，暂存，销毁等规定程序。第四节 发文处理

发文处理是对本组织的公文实施的处置与管理发文处理的一般过程如下：

一、文稿的形成阶段

（一）、拟稿

拟稿指撰拟文件文稿。拟稿的要求：在内容上与机关的职权范围相一致，符合国家的法律、法规及其他相关规定，符合公务活动的客观规律，材料情况要真实，观点要统一，重点内容突出；做到结构合理，层次清楚、用词准确语言庄重平实、用语符合语法，论理合乎逻辑；形式上符合公文体式，坚持一文一事制度，篇幅要简短，切忌冗长杂乱。

（二）、会商

1、定义 会商是指当文件内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得同意或配合时所进行的协商活动。会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕取得一致意见后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。意见应签发在发文稿纸的有关栏目内，要写明对有关问题是否同意，并亲笔签名和注明时间。

2、作用 维持公文的合法性，有效性，维护政令的一致。

3、注意问题 协商对象要齐全；为保证公文合法有效，其内容所涉及职权的所有机关和部门都应在协商范围之列，广泛征求其意见，征得其同意或配合；协商无果不得单方面行文；协商中，如未就有关问题取得一致，应及时向上级机关反映情况，请求指示，如未获准，不得按自己的意见向下行文。

4、会商的方式

①“跑会”，即主动到对方驻地去面商；②“函会”,即向对方寄发草稿和有关函件，请其签注意见后再寄回；③也可以用会议方式同时召集有关机关或部门的责任者一起协商讨论。(三)、核稿

核稿是指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作。

●核稿重点：①看是否需要行文，是否具备行文条件发文名义是否合适，有无错用；②看文种是否正确、规范，行文方向是否正确、准确，有无多头主送，滥抄滥报、违制越级行文等现象；③看内容是否合法，是否真实准确、明确具体、界限清楚、前后一致、详略得当等；④看格式是否规范、正确，文体是否正确，结构是否齐全完整；⑤看语言表达是否简明、得体、有条理，是否合乎语法、逻辑，是否准确，言语理解，没有歧义；

第二篇：文书处理

1、文书处理的涵义

文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

2、文书处理的原则

及时；准确；安全；统一规范。

3、文书的行文关系

是指文书的发文机关及受文机关之间的关系。各级行政机关、单位必须按各自的权限、智能及隶属关系行文。除特殊情况，不能越级行文。

4、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则：

（1）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。

（2）一般情况下不得越级行文。

（3）向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平级机关。要正确确定抄送机关。

（4）需各级机关、单位协调一致的事项，未经协调一致不能单独发文，联合发文须经会签。

（5）必须正确使用文书种类，确保行文质量。

（6）经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文。

5、收文处理程序

公文处理程序，具有确定性、连续性与规范性的特点。

（1）签收。指对收文的鉴别、清点、核对、检查与履行签注手续并接收公文的活动。要求认真核对公文的收文机关、公文数量与检查公文封装的情况以及是否按规定时限送达等。在确认无误后签字（盖章）井注明收文时间。

（2）收文登记。公文登记的形式有：簿式、卡片式、联单式及电脑登记等。

（3）分办。指根据一定标准和要求将收文分送给有关部门或人员阅办的活动。分办为公文确定运转方向，关系到公文能否得到准确迅速而有效办理的决定性程序。分办公文，要求分清主次缓急，分清阅件与办件，明确界定办文单位。分办时应专门履行登记手续；并应附上“公文处理单”与“公文传阅单”。

（4）拟办。拟办，文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，共领导人批办时参考。

（5）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

（6）承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

（7）催办。指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

（8）注办。指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明。主办也称办复。

6、发文处理程序

（1）拟稿。拟稿就是公文的起草工作，它是发文办理过程的起点。

（2）会商。会商是指公文内容涉及有关机关（部门）的职权范围得其同意和配合时所进行的协商活动。它有利于维护公文的合法性、有效性，维护政令的一致。会商由发文部门主动组织，应注意协商的对象齐全没有遗漏，可采取“跑会”、“函会”以及召集会议等多种方式集中意见。如未就有关问题取得一致意见，应及时向上级机关反映，不得擅自按照自己意见对外行文。

第三篇：文书处理与档案管理复习资料

第二节 收文办理、公文的办理：收文办理、发文办理、公文管理

收文办理是机关单位对来自外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

一、收文的范围

上级来文、下级来文、不相隶属来文

1.上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。

二、收文的程序

（一）签收

1.1.签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2.作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。3.注意事项：认真清点检查（封口，份数）

（二）登记

1.登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。2.收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用 3.登记的范围：

（1）上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件（2）下级机关的请示性、报告性文件（3）重要的、带有密级的刊物、资料

（4）机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等

不必等级的文件、材料包括：

（1）各种公开的和内部不保密的出版物（2）一般性的简报

（3）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等

4.登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。手续简便，环节少，但不方便查找。B.分类式登记法：按文件来源分类（上级、下级、平行），查找、使用方便。5.登记的形式：

薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记

（三）初审 初审的重点：

1.是否应当由本机关办理 2.是否符合行文规范 3.文种、格式是否符合要求

4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签 5.是否符合公文起草的其他要求

补充：

份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100 密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字之间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。B密级：绝密、机密、秘密。C紧急程度：顶格编排在版心左上角第一行，两字之间空一字，如“急件”。如有密级则标识在下一行，目前分为“特急”、“急件”两类。

注意：如只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度在第二行。紧急程度中间是否空一字，与“密级”保持一致，没有密级时，中间空一字。

（四）承办

承办指机关领导人的批办意见和公文本身的要求进行具体的办理。承办是收文办理的核心。关系到公文内容的落实和问题的解决，是一个关键环节。

包括两方面的工作内容：1，从业务部门工作：针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理；2.从文书工作：对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文。1.承办方式

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。紧急公文应明确办理时限。

2.拟办：是文秘人员对应如何办理提出初步意见供领导批办时参考的工作过程。拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期。3.承办的注意事项

A．注意是否属于本部门的职权范围 B．注意批办意见与公文内容是否一致

C．注意区分承办目标，即区分提出拟办意见还是贯彻执行。一般情况下，秘书部门的拟办意见在前，承办部门的拟办意见在后。D．注意时限要求。

（五）传阅

指由文书处理部门负责组织，将公文在多个部门或多位领导（工作人员）之间传递、运转，使其了解、知悉公文所述内容的活动。1.传阅的方式

A．轮辐式。优点：有效的控制公文，随时掌握公文的行踪；避免公文中途积压或丢失；随时调整传阅人员的次序，保证公文尽快阅完。B．专人送传式：特急件，绝密件。优点：顺序、准确、保密、高效。但占用专送人员的时间较多，如果使用过于频繁，将会干扰领导人正常工作。C．接力式：使用这种方式，须严格填写文件传阅单，保证文件不会丢失和应传阅人员范围的覆盖。

D．集中传阅式：适合在紧急事件中运用 2.传阅的要求

第一，掌握传阅范围

第二，传阅文件尽量不要“横传”。应以文秘人员为中心，组织传阅路线 第三，控制文件运行

第四，积极利用并发展多种传阅方式。开辟阅文室，设置内部布告栏，应用传真机、计算机网络等通信手段，以及以会议形式集中送达文件。

第五，建立必要的传阅手续和制度，要随文附传阅文件单。

（六）催办

指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，秘书部门要随时掌握公文的办理进展情况，并对文件承办的情况进行及时监督和检查以确保公文得以落实的环节。

催办是收文办理的重要环节，对于提高办文效率，加速文件运转，避免推诿拖沓具有重要作用。1.催办的范围

从收文的来源上分，催办主要有以下三种：

第一，下级主送机关的请示，需要对审批的领导或主管部门催办 第二，上级机关主送机关需要承办的公文，对承办单位进行催办 第三，平行或不相隶属的机关与本机关商洽有关事宜的公文，也对承办单位进行催办。凡需催办的收文，必须在收文处理单上盖“催办”或“重点催办”戳，以示区别。从催办的范围上分，可以分为两个方面： 第一，针对收文的催办，称对内催办 第二，针对发文的催办，称对外催办 2.催办的方法

（1）电话催办，口注办

（2）书面催办、催办通知单、催办函（3）登门催办（4）会议催办 3.催办的注意事项

（1）要有组织上的保证

（2）要有制度上的保证：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办

（3）及时向领导汇报汇报催办情况（4）定期公布催办后果。

（七）答复

答复指承办部门把领导批办的胡搜文办结后，将承办情况和办理结果向交办领导人和来文单位汇报或回复。

公文的办理结果应当及时答复来文单位，根据需要告知相关单位。按答复时间分：定期答复和不定期答复，指随办随复，多用于紧急公文 按答复的方向：向上答复、向下答复和平行答复 答复的原则：谁批办（交办）答复谁；谁来文答复谁。

对承办的公文件件有着落，事事有回音（包括不同意的或办不了的）

第三节 发文办理

一、含义

发文的办理是指对本单位对外发文拟制（草拟，审核，签发）后所需要履行的一系列处理环节，包括公文的复核、登记、印制和核发。

审核：一般由办公室（厅）的负责人，有时也由资深的人审核，一般事务性文书也可由秘书人员自己审核。

二、发文的程序

（一）复核

1.复核的含义

已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审 2.复核的内容

公文复核的重点有以下几个方面：

（1）复核审批签批签发手续是否完备（签发人是否合法，有无越权）（2）复核公文体式是否完整、规范（3）复核公文附件材料是否齐全（4）复核行文关系是否正确

（二）登记

对复核后的公文，应当确定发文字号，分送范围和印制份数并详细记录

（三）印制

公文的拟制经过有关部门、领导签发后交印制部门进行印制，进入印发阶段。拟稿只有通过印制，才能最终成为正式的文件。印制需注意：

（1）要符合规定的公文格式（公文一律左侧装订）（2）印制人员要对原稿负责

（3）印制机密性文件必须在机关打字室或特定的保密印刷厂或保密车间进行，不得乱在外边印刷。

（4）凡翻印机密性文件均需取得原发文机关同意，否则不得翻印（5）发文单位应在印好的公文上加盖发文单位的印章。不用加印章：有特定版头的普发性公文；纪要

（四）核发

公文印制完毕，应当对公文的文字，格式和印刷质量进行检查后分发，是发文办理的最后一个环节。

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发文件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第四节 公文的管理

一、公文管理的原则

（一）统一管理的原则

党政机关公文由文秘部门或人统一管理。党委（党组）县级以上的公文要设立机密部门。公文管理的统一，就是统一到文秘部门一个机构运转到公文上面来，这是规范公文运转程序、防止多头管理带来的混乱和无序，提高公文处理工作效率和需要。机关合并时，全部公文应当随之合并管理；

机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案部门； 工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

公文有文秘部门统一管理，是国家党政机关公文处理工作的一贯要求。长期以来，这种管理方法得到了较好的施行。凡是统一管理原则执行的好的地方或单位，公文处理的规范化程度就比较高，运转更顺利。反之，多头管理的地方和部门容易造成公文处理的扯皮、推诿，影响工作质量和效率。

（二）保守秘密的原则

对公文进行管理的目的之一，就是保证国家秘密的安全。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者某上级机关决定。公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式、渠道，由发文机关确定，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

（三）便于利用的原则

管理好公文，是为了利用好公文，使公文最大限度地发挥其效用。在公文管理中要正确处理好加强管理与发挥效用的关系。在严格执行管理规定的前提下，充分开拓公文使用的渠道，提高公文的公开度和透明度。

二、收文办理中的公文管理

1.在受理文件时要注意报送份数，对下级机关报送文件份数不足的，要及时要求呈报单位按规定报送，以便满足运转和存查的需要。2.在公文运转中，要密切跟踪公文去向，保证登记在册的公文齐全收回。特别是对上级机关发送的仅有一份的公文，要随时记录运转情况。3.对已经转出办理或办结的文件的留存件，要有序存放。或按来文单位分类保存；或按收文排序保存；还可按是否已办结分别保存。总之，根据有利于查找利用的原则确定适当的存放、保存方式。4.对于查用率高的公文，不要急于归档，应当在经办人员处专门存放 5.对本机关报出的请示及函件获得的回复性来文（批复或复函），运转完毕后，要查找对应的呈报文件，将来问原件及已存档的呈报件合并归档。

三、发文办理中的公文管理

1.文件的保存

底稿、会签意见、签发及审签意见、联合行文等文稿要注意保存 2.送印文稿的管理

公文文稿送厂印刷文件时，印刷单位应保存好文稿。公文印刷完毕后，随正文一起交文秘部门保存。文秘部门经办人员应负责检查文稿是否完整，无误后保存以备归档。未经制发机关文秘部门的允许，不得将文稿和印成件交给其他人员取走。3.文稿的撤销和废止

公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自妨无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。4.发文立户申请

《条例》规定，新设立的机关应当向本机党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或撤销的，相应进行调整。

四、办毕公文的处置

（一）整理归档

（二）销毁

按有关规定，对办理完毕，不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，拟撤销。撤销完毕公文，其意义在于防止失密，避免过时无用信息的干扰，减少文书管理的工作量，提高工作效率。1.销毁范围：包括所有办理完毕，经过清理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的公文材料。具体包括：（1）重份公文，多余副本；（2）临时性、事务性公文；（3）外出参加会议带回的无留存价值的公文。（4）一般公文的草稿、校样与其他使用过的会议讨论稿、征求意见稿等。(5)不销毁即会失密或泄密造成严重损失的各种公文材料。2.销毁程序

凡需销毁的文件，均需登记造册，经主管领导审查签字、监销人核对无误后才能销毁，个人不得自行销毁文件。

3.销毁方式

对于纸质公文可以采取粉碎、焚烧、送指定造纸厂化成纸浆德国方式销毁；对于确认销毁的电子公文，直接永久删除。

销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监督销毁，保证不丢失，不漏销。

（三）清退

1.含义

公文的清退，指按照有关规定或要求，将办毕公文经过清理，退还原发机关或指定机关。2.意义

公文清退工作的意义在于保证机密公文重要公文信息内容的安全，避免公文的丢失或泄密现象的发生。

保证公文的严密性、权威性和有效性，避免无用信息的扩散。3.范围

公文清退的范围具体包括：

（1）上级组织下发的绝密文件（下级组织报送的绝密文件一般不予退还，由上级组织暂存备查）；

（2）限定在一定范围内讨论修改或征求意见使用的文稿（3）未经本人审阅的领导人的内部讲话稿

（4）上级组织或本单位制发的供内部传阅的公文，如重要的情况通报、有关统计资料，重要简报和信息等。（5）发文机关明确要求退还的公文材料（6）规定回收的会议文件

（7）有重大错误的公文或明令撤销的公文

公文清退要建立严格的制度。在清退中如发现丢失或公文不完整的情况要及时报告主管领导和保密部门，及时追查处理，禁止将保密公文作为废品出售。清退公文时交接双方应履行交接手续，清退人、收文人双方均应在《公文请退单》上签注姓名和时间，以示对清退工作负责。

（四）暂存

公文的暂存，指对既不应归档或清退，又暂时不宜销毁的公文，暂时留存一定时间以备查用，以后再作处置。

将一部分公文暂时留存保管，便于机关日常工作中的查阅参考，可以减轻业务部门频繁查找归档文件带给档案部门的压力。暂存公文的范围，主要包括：（1）频繁查阅的已归档的文件副本

（2）现行机关需要反复利用的简报、报表等（3）一时难以准确判定是否留存或者销毁的公文等

暂存公文应由各机关的文书部门统一、集中保管，并按照相关规定加以管理，保证公文的完整、安全。

第四篇：文书处理实训作业

一、法文实训 背景资料：

中国维行保险股份有限公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、国际再保险以及证券、信托业务等。公司总部设在广州，主要股东包

括：广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输（集团）公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。

中国维行保险股份有限公司南京分公司于1995年4月21日，由中国人民银行批准正式成立。从成立起，南京分公司便着手建立科学明晰的组织架构，专业化的决策和规范化的风险控制体系，使公司在风险控制、投资管理、产品开发、业务拓展、服务体系等方面在同业中处于领先地位，业务得到了长中的发展。

为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，中国维行保险股份有限公司南京分公司决定从2012年4月1日起开展“扎实基础、提升品质，促进南京产险持续快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲会和合理化建议征文。各部门和各分支机构必须在2012年3月28日前上报活动开展情况。按照活动方案要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲座；演讲会每月一个主题，全体员工必须积极参与；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评选出3篇优秀征文上报；按期上报活动组织和进行情况。

发文实训要求

2012年3月12日，南京分公司总经理王浩将秘书刘丽叫到办公室，对她说明了这次活动的目的要求，让她马上写一份通知，发到分公司各部门和南京各分支机构，告知有关活动事项。刘秘书用记事本将王总经理的话记录下来，走出经理办公室，回到自己办公室，立即开始拟写通知，①请演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并请制作出通知的初稿。

初稿完成后，刘秘书将这份通知写在统一的发文稿纸上，拿给王总经理审核，王总看后签字同意发出。②请演示领导审核签发过程。

刘秘书将这份通知编上发文号“苏维保〔2012〕10号”，写在发文稿纸的相应栏内，再检查一遍通知的正文内容，确定无误后，把这份发文稿拿到文印室，交给打字员郭兰打印成定稿，打印份数为10份。小郭让刘秘书明天下午2：00来取。③请演示秘书编号印制文件的过程。

3月13日下午2：00，刘秘书将打印好的通知定稿从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记薄上填写好内容，再分别将每份通知用信封套好，封上口。④请演示秘书发文登记和装封的过程。

实训说明：（人员安排可根据具体情况有所调整）

1、每组3-4人为分别扮演总经理王浩、总经理秘书刘丽（可由2人分饰①、④）、打印员郭兰。

2、事先要求写通知初稿（要求在发文稿纸上写），王浩签发后的定稿由打字员郭兰现场制定打印。要求格式完整，该项环节完成时间不超过15分钟。

●法文实训需提交的材料有：通知的初稿1份、定稿1份、发文登记薄1张。

二、收文实训 背景资料：

中国维行保险股份有限公司南京分公司收到总公司的一份通知，得知南京保监办将于近期对南京地区进行保险信用体系全面检查，以下是这份通知：

中国维行保险股份有限公司文件 中维保〔2012〕30号

关于迎接南京保监办保险信用体系检查的紧急通知 各分支机构：

根据2012江苏保险信用体系工作安排，南京保监办将于近期开始对南京地区进行全面检查。希各分支机构高度重视，3 对照2012保险公司信用考核指标，全面自查整改，并作好接受检查的准备。各分支机构将自查报告于3月18日之前上报至中心分公司人事行政部。

特此通知。

中国维行保险股份有限公司（公章）二〇一二年二月二十日 收文实训要求

2012年2月22日，总经理秘书刘丽收到这份通知，拆启后，将文件取出，核对好份数、日期后，将文件的内容登记在收文登记簿上。①请演示秘书拆封文件和收文登记的过程。

刘秘书取出文件处理单，填上内容、提出初步办理意见，再将文件处理单夹在通知原件上，拿到总经理办公室，给王浩总经理批示。②请演示秘书拟办文件的过程。

总经理办公室内，王总经理看了通知后，同意了刘秘书的处理意见，指明此份通知中要求办理的事项具体应由人事行政部负责办理。他立即打电话让刘秘书过来，让她将这份通知和办理意见传达给人事行政部。③请演示领导批办文件的过程。

刘秘书将这份通知和办理意见，交给人事行政部部长陈明，请他负责办理。陈明看过后，以电话形式告知3个分支机构：白下区营运部、鼓楼区营运部、秦淮区营运部，要求他们对照2012保险公司信用考核指标进行自查，并在3月10日前将自查报告交至人事行政部。④请演示承办文件的过程。

2012年3月10日，3家分支机构的自查报告均按要求上报，陈明在文件处理单上，填好办理结果、方式和日期，然后和通知原件一起，交还给刘秘书。⑤请演示注办文件的过程。

实训说明：

1、每组4-5人为分别扮演总经理王浩、总经理秘书刘丽（可由2-3人分饰①、②、⑤）、人事行政部长陈明。

2、每组要求准备好信封一枚，内有总公司发来的通知，封好口，以备拆封使用。

●收文实训需提交的材料有：收文登记簿1张、文件处理单1张、装在信封里面的总公司发来的通知1份。

第五篇：文书处理工作室职责2

文书处理工作室

一、工作职责

1、负责党政军核心机密文件、信件、资料等的收发传递工作。

2、负责上级文件、刊物的征订、收发、登记、管理、承办、催办、传阅、归档、清退、销毁工作。

3、负责县委和县委办公室文件及有关的文稿起草、审核把关、印发、文书处理、档案管理工作。

4、负责各类文件交换工作。

5、负责人大代表议案和政协委员提案的办理工作。

6、负责《中办通讯》、《河南领导参考》等党委内部刊物的征订发行工作。

7、完成领导交办的其他工作任务。

二、工作标准

1、公文必须遵照《中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发［2012］14号）及省、市有关规定办理。

2、认真贯彻中央八项规定精神，坚持少发文、快发文，防止和克服官僚主义、形式主义、文牍主义。

3、文件审核要严把政策关、格式关、文字关、程序关，做到观点正确，格式规范，用语确切。确保“零失误”。

4、收文做到不误事、不积压、不泄密和准确、及时、规范、安全。确保公文处理标准化、规范化、精细化。-1-