《秘书公文写作与公文处理》第一讲 公文概述

第一篇：《秘书公文写作与公文处理》第一讲 公文概述

《秘书公文写作与公文处理》第一讲

公文概述

[内容提要] 公文的含义，公文的产生与发展，公文的特点及其在机关工作中的重要作用，公文的分类及文种名称。

第一课

什么是公文

一、公文的含义

公文，即公文文书，又称文件。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。

公文的这一基本含义，可以从以下几个方面来理解：

1、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。这些机关或组织都是依据国家的法律和有关的章程、条例建立起来的，是具有法定地位的。这种法定的地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定和办理公文的权力。

2、公文形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关、组织，都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图它们在行使法定职权和实施有效管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文字材料。这是公文形成的必要条件。

3、公文是具有法定效力与规范格式的文书。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的。公文的规范化格式，不仅增强了公文的权威性与有效性，也方便了公文的处理。

4、公文是国家机关及其他社会组织处理政务、办理事务的重要工具。任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要通过公文这一工具来表达意图，处理公务，实施管理。比如：向上级汇报工作，则使用“报告”；向下级布置工作，则使用“指示”或“通知”；向有关单位联系公务，则使用“函”；记载会议议决事项，则使用“决议”或“会议纪要”等。

二、公文的产生与发展

公文，或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。它是伴随着阶级、国家、文字的产生而产生，伴随着生产的继续发展而不断发展的。千百年来，人们在社会的政治生活与经济活动中都要凭借文书这一工具来进行彼此间的联系。这种联系，是人类社会向前发展的必要条件。恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一文中说：“从铁矿的冶炼开始，并由于文字的发明衣其应用于文献记录而过渡到文明时代。”在这里，恩格斯把文字应用于文献记录，即文书的出现当作人类文明时代的重要标志，评价是很高的。

斯大林在《马克思主义与语言学问题》一文中指出：“生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书，商业的发展，商业更需要有条理的书信来往„„”这段话，科学地阐明了文书产生的社会背景，以及文书在国家管理工作和社会经济效活动中的重要作用。就某种意义上说，人类社会的灿烂的历史文明，就是凭借那些帙卷浩繁的、不同形式的文书记载而传之于世的。

我国是世界文明古国，有悠久的历史与古老的文化。在上古时期，我们的祖先就创造了“结绳记事”的办法。随着社会的不断进步和越来越复杂的生产与生活的需要，又渐渐产生了表意与表声的原始刻写符号与文字。这在我国古代的经籍中是有记载的。“人类有政治之组织，即有法令。有文字之法令即有公牍。”在我国，文书的出现可以上溯到夏、商、周三代。《周易·系辞》中说：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察，盖取诸夬。”这里说的“书契”，就是指的是用文字作为物质载体而形成的文书。有了文书，才能贯彻统治者的意图，以实现社会的信息传递，才便函于“治”、“察”与“夬”。文书也就成了治世的工具。

在三千多年前的商代后期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书。它是书刻在甲骨上的商代后期王室占卜活动的记录文字，是我国考古学家发现的最早的文书珍品。到了西周，则设有专门管理文书与起草文书的官吏了。据《周礼·天宫·宰夫》云：“五曰府，掌官契以治藏，六曰史，掌官书以赞治。”汉郑玄注：“治藏，藏文书及器物，赞治，若今起文书草也。”这说明，在我国，作为国家管理工具的官文书的产生已经有三四千年的历史了。

马克思主义认为，国家机构是统治阶级的工具，是一种暴力机关。统治阶级为了实现自己的统治，就要制定和施行政令。我国早在夏商和西周奴隶制社会，统治者就十分重视公文的作用。现在保留下来的《尚书》，即上古之书，儒家尊称为《书经》，其中不少就是统治者对属下和民众发布的指令性下行文书，包括“诰”、“誓”、“命”等文种。如《汤诰》、《大诰》、《康诰》等篇，就是当时统治者商汤、周公、成王发布的告民众书；《甘誓》、《汤誓》、《牧誓》等篇就是当时统治者夏启、商汤、周武王在出征前向军队发布的誓师词；“命”就是统治者发布的命令，如《文侯之命》等。以上这些内容都是有关国家政力大事的，故《荀子·劝学篇》说：“《书》者，政事之纪也。”所以说，《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本。

秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期。秦代出现的“书”、“秦”，是我国最早的上行公文。如李斯的《谏逐客书》，就是在秦王朝建立之前，秦国客卿李斯向秦王呈送的一份意见书。它用大量事实，反复论证，终于说服秦王收回了驱逐客卿的成命。

到了汉代，又出现了“章”、“表”、“疏”等上行文；两汉时，官府之间，平级官员之间的平行文种“移民”的使用也逐渐多了起来；下行文则有“令”、“谕”、“教”等。

秦汉以后，以至明清，两千多年的封建社会里，下行、上行、平行的公文种类不断演变增多，据徐望之《公牍通论》所计，不下六七十种，这说明了历朝封建统治者对公文的重视，也反映了政权机构工作的日趋细密。

辛亥革命以后，南京临时政府为了适应其资产阶级政权建设的需要，对沿习已久的封建王朝的文书工作进行了全面改革，简化文书种类，划一公文程式。1912年元月，临时政府内务部奉大总充令，颁发了《公文程式》五条，指出：“现今临时政府业已成立，所有行用公文程式，亟待规定，以期划一，而利推行。”并规定行用公文分为“令”、“咨”、“呈”、“示“状”五种，明确了这些文种的使用范围。从而废除了封建王朝几千年来所使用的“制”、“诏”、“诰”、“敕”、“奏”、“表”、“笺”等公文名称，表现了革命党人反对封建专制的思想，这也是公文名称上的一次革命。在此，在北洋军阀政府和国民党政府统治时期，为了适应其统治的需要，又多次对文书工作进行改革，增加了一些文种。语体也由文言文发展为半文半白，并规定公文必须使用标点符号。

可见，公文的发展、演变，反映了历代政权的性质，也反映了统治者的需要及其对公文在行政治权力中的重要性的认识程度。如前所述，公文是统治阶级实现自己统治的一种工具，文书工作具有鲜明的阶级性，它从属于一定的政治集团并为其服务。新中国建立前，中国共产党领导下的文书工作，从它诞生的那天起，就是为实现党的纲领，推翻三座大山，争取中国人民的彻底解放的伟大事业服务的。它和以前各个朝代，各个时期的文书工作在内容、形式、工作方法上都有着本质的区别。它的出现，使我国的文书工作进入了一个崭新的发展时期。

三、文书、文件和公文

在机关工作活动中，常常出现“文书”、“文件”和“公文”这三种概念同时使用的情况。如文书、文书处理、文书工作；文件、文件拟写、文件往来；公文、公文格式、公文立卷等。这些概念有时还可以互为通用。如文书处理也可称为文件处理、公文处理；文件往来也可称为文书往来、公文往来；公文格式也可称为文件格式、文书格式等等。这就说明，在机关工作中，文书、文件和公文这三个概念的基本含义是一致的，都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。根据不同情况、不同场合，分别使用这三个概念。从这个意义上说，文书、文件和公文三者之间是可以互为通用的。

但是，在实际工作中，由于历史沿革和使用习惯，以及其他原因，在不同的场合往往强调不同的侧面，有着不同的称呼和用法。

文书一词，在人们日常生活和公务活动中，使用的极为普遍和广泛。它可以作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。文书还可以指一种职业，如某某人在做文书工作，也可以指职务名称，如文书、文书科长、文书处长等。

文件同文书一样，有时也可以指文件材料的总称。如一次大型会议，会议结束之后，要将会议文件立卷归档保存。这里说的文件，即指会议形成的有规范格式的正式文件，如会议纪要、决议等，也包括会议进行中的简报、领导讲话、代表发言、会议纪录，甚至还包括录音、录像、照片等有关资料。但是，对于一些重要的文件，如：中共中央文件、国务院文件等具有规范格式的正式文件，人们往往郑重地称之为“文件”，而不称文书或公文。就某一单份的文件来说，人们也习惯地称之为一份文件，而不叫一份公文或一份文书。

至于公文的概念，它的特指范围是很清楚的，是指各级关单位为了办理公务二产生的文书或者文件。从这个意义上说，它是公务文书或者公务文件的简称。

从一些史籍的记载来看，文书、文件和公文这三个要领是分别在不同的历史时期出现的，有一个产生和演变的过程。

“文书”一词，最早见于西汉贾谊《新书·过秦下》：“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义。”王充《论衡·别通》也有关于“文书”的记载：“萧何入秦，收拾文书，汉所以能制九州者，文书之力也。”这些地方所说的“文书”，是泛指古代的文籍图册。在我国先秦时期，“文”与“史”是很难分开的。“文书”的概念范围要大些，一些有史料价值的文字材料都可称之为文书。

汉代以后，文书作为公文与案卷的含义才逐步被确定和沿用下来。《汉书·刊法志》：“文书盈于几阁，典者不能遍睹。”唐元稹《望喜驿》诗有“满眼文书堆案边，眼错偷得暂时眠”的句子。这些地方所说的“文书”就是指的公务文书。

“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。汉代多称文书，称公文较少。三国以后，多称公文，指官府之间往来的公事文书。如《后汉书·刘陶传》：“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。”是说东汉末年，黄巾起义的领袖张角等人势力强大，可能聚众起事，但州郡官员只是口头相互转告，不肯以公务文书的形式上奏朝廷。《三国志·魏志·赵俨传》中也有“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”的记载。自此以后，公文就成为公务文书的统称了。

“文件”一词，大约在清末才出现，当时在外交文书中提到“寻常往来文件”，“交涉文件”等。宣统三年五月，朝廷三年五月，朝廷颁布的《内阁属官官制》，将“掌本阁公牍文件”，作为承宣布厅职责之一。后人承袭历史，文书、公文、文件这三种叫法一直沿用至今。

第二课

公文的特点与作用

一、公文的特点

公文，是在机关公务活动中形成的，是各级机关与组织行使法定职权，实施有效管理的重要工具，具有很强的现实效用性。它的特点主要表现在以下几个方面：

1、公文有法定的作者。公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。这是公文同图书、情报资料、通讯报道以及一般的文章作品的一个显著区别，是公文的显著特点之一。

所谓法定的作者，就是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。在我国，各级党政机关、社会团体、企事业单位，只要是依据法律、章程、条例等规定并履行法定的程序建立和存在的，它们都是法定的作者，它们都有独立对外行文的资格。如各级党的组织、人民代表大会、人民政府及其部门是根据《中国共产党章程》、《中华人民共和国宪法》以及有关的《组织法》建立的。在《章程》、《宪法》和《组织法》中规定了这些机关的职能以及这些机关制定和发布公文的权限。

文件法定的作者指的是发文的名义。也就是说，文件主要是以机关的名义或机关的某一部门的名义制发的。例如，国务院文件、某某省人民政府文件是以机关的名义制发的；某省人事厅文件、某县县委组织部文件是以机关的某一个部门的名义制发的；工会、共青团、妇联的文件是以社会团体的名义制发的；工厂、学校、科研单位的文件是以企事业单位的名义制发的。这些能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。

机关的发文有时也用国家领导人或机关首长的名义。如中华人民共和国主席令、国务院总理令以及机关首长对所属工作人员的任免令（或任职通知）等。用领导人作为发文的名义，并不是以他个人的名义出现，而是代表他所在的机关的身份来发文的，也是法定的作者。这是领导人行使自己法定职权的一种表现。必须说明的是，以领导者个人的名义发文，在个人名字前面都应冠以机关的名称与职务。如中华人民共和国主席×××，某市中级人民法院院长×××，某大学校长×××等。一旦这些人不再担任这一职位，也就失去了这一法定作者的地位。

2、公文有法定的权威。公文既然是党政机关、社会团体、企事业单位为了传达意图、办理公务、记载工作活动而制发的。这就必然要赋予文件以机关喉舌的地位。也就是说，文件可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。因此，文件也就成为各级机关组织开展工作的法定依据。比如，党的文件，就代表党的中央委员会这一党的最高领导机关的法定权威，传达的是党中央的意见，所以它在全党、全军、全国人民中享有极高的威信。通过党中央文件的制发，传达了党的路线、方针和政策，作为全国各条战线、各个地区、各个系统、各个部门工作的依据和准绳。再如，国务院是全国最高行政机关，它所制定和颁发的文件，代表中央人民政府的职能和职权范围，具有行政领导和行政指挥的权威等。这种法定的权威性，也叫做法规的强制力，如国家领导机关发布的命令、法令、法规等。是通过一定的立法程序产生的，是要强制执行的，违反了是要依照法律追究的。

3、公文有特定的效用。公文的特定效用指公文的现实效用，是文件制发机关的法定地位所赋予的。从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。比如，党政领导机关所发出的每一项指示，每一项决定，要求所属机关认真贯彻、坚决执行。即使是一份通知，同样要求地方收文机关阅知和办理。下级机关的一份报告、一份请示也同样要求上级领导机关阅知或批复等。文件所具有的特定盗用是有一定的时间性的。任何文件都不是永远有效的。虽然有的文件具有历史文献价值，但从总体上说，它还是着眼于现实效用的。文件在现行工作中形成，在现行工作中使用，为推动现行工作服务。一旦它们的现行使命完成，就转化为档案保存，对今后的工作还起着参考、凭证作用。

4、公文有规范的体式。公文有规范的体式，这是公文不同于图书、情况资料、通讯报道以及一般文章作品的又一显著特点。由于公文是党和国家具体领导和管理政务的工具，是机关的喉舌，代表制发机关的法定权威。所以，制发公文是一件极其严肃的，具有重要政治意义的工作。为了维护公文的严肃性、权威性和便于进行公文处理，在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列法规性文件中，对公文的体式作出了统一的规定，提出了统一的要求。各级党政机关、社会团体、企事业单位制发文件都必须按照规定的体式（包括文体、书面格式和版面形式），不能随心所欲，另搞一套。比如，公文的结构、附加标记都要符合规定。一般说来，正式公文都有文件版头、公文管理标记、发文字号、公文标题、主送机关、正文、发文机关、机关印章、发文日期、主题词、抄送机关、印发说明等项。

5、公文有规定的处理程序。公文的制发和办理必须经过规定的处理程序。如，公文的制发，必须经过起草、核稿、签发的程序。经过机关领导人签发的文稿才能缮印、用印和传递。几个机关的联合发文必须履行完备的会签程序；重要的规范性文件还需报请上级机关程序。任何人不得违反上述程序擅自处理。只有如此，才能维护公文的严肃性与权威性，也有利于机关文书工作的科学化、规范化、制度化和提高机关工和效率。

二、公文的作用

在机关的日常工作中，文件拟制与处理的工作量是相当大的，它是机关工作的重要组成部分。一个国家、一个政党、一个部门或者社会团体、企事业单位要行使职能，开展公务活动，都离不开文件。没有文件，那简直是不可思议的。总的说来，机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系和机关内部处理工作事务的一种工具。有作用才有地位。公文之所以在机关中占有重要的地位，也主要是体现在公文对于机关公务活动所起的作用上。认识公文的作用是使用好公文这一工具的重要前提。具体地说，其作用主要表现在以下几个方面：

1、领导指导作用。党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发文件来部署各部工作，传达自己的意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。例如，党的中央领导机关通过它所制定和发出的各项指示、决议等重要文件，阐明重大方针政策、战略措施和工作步骤，用以领导和指导各条战线，各个地区的工作。

党的领导是政治领导。党对国家事务实行政治领导的主要方式，是使党的主张经过法定程序变成国家意志，通过党组织的活动和党员的模范作用带动广大人民群众，实现党的路线、方针和政策。党发布的领导性文件不是国家法规，但我们国家的法规，包括法律，法令以及行政法规，都是党的政策的具体化。因此，党的政策性文件，代表党的权威，人人都要贯彻执行，并作为领导指导各项工作的依据。国家各级行政领导机关和业务主管部门则根据党的政策性文件，制订和发布各种指示、决定、计划、意见、通知来领导和指导下级机关和下级业务部门的工作。上级机关传达领导意图与下级机关贯彻执行相结合，就使文件成为纽带，充分发挥其领导与指导的作用。

2、行为规范作用。文件的行为规范作用，是文件强烈政治性和法定的权威性等特点赋予的。这种行为规范作用又称之为法规约束作用。党和国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的。这些法规性文件一经发布，便成为全党、全社会的行为规范，必须坚持依照执行，不得违反。它对于维护正常的社会秩序、安定社会生活、保障人民的合法权益有着极其重要的作用。

必须指出的是，法规文件的行为规范作用与社会道德规范不同，违反社会公德将受到舆论的谴责，而文件的行为规范作用是带有强制性的。国家以强制手段保证它的权威，谁违反了法令或法规，就要受到法律制裁和行政处分、经济处罚。例如《中华人民共和国宪法》是国家的根本大法。根据《宪法》又制定与颁布了《民法》、《刑法》、《刑事诉讼法》、《婚姻法》等基本法。对这些法律、法令，如有违反，国家的执法机关就要“唯你是问”。如违反了法规（如章程、条例、规定、守则等）虽不至于犯法，但要受到批评、警告、记过直至开除等行政处分，有的还要处以罚款。这就说明，这些法令、法规性文件在它的有效范围内，必须成为人们的行为规范，而且强制执行，人人都得遵守。

3、传递信息作用。文件是传递信息的重要渠道。党和政府上下左右机关之同，其决策、方针、设想和意图等政务信息，常常是通过文件的传递而取得的。例如，各级党政领导同志的工作活动情况，各地的突发事件，社会动态，经济技术情况等信息的收集、传递和处理，工作情况的汇报，上级决策、指示的下达，下级贯彻落实上级指示的经验总结和存在问题的报告等，都离不开文件这一工具。上级领导机关通过批阅下级机关送来的报告、请示、汇报、调查报告以及简报、总结等，就及时掌握了下级机关的信息动态。这就为上级机关指导工作、解决问题以及进行各项决策提供了客观依据。又如，下级机关通过阅读上级机关的指示、决定、通报、通知等文件，就能及时掌握从上级机关传递过来的信息动态。根据这些信息动态，下级机关就可以及时开展工作和完成规定的任务。至于平级和不相隶属机关之间相互使用的“函件”等文件，更多是用于直接沟通信息及联系各种事务的。通过文书的这种信息传递作用，使得各级机关组成了一个四通八达的信息网络，机关工作靠文件传递的信息得到处理和解决；上下左右之间的关系，靠文件传递的住处得到调整。从而保证了各级各类机关组织的工作正常地、有秩序地运转。

4、公务联系作用。各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。随着改革开放的不断深化，各机关单位之间的横向联系日趋频繁。机关公务文书的协调联络作用就显得越来越重要、越来越广泛了。一个机关的工作活动，不是孤立地进行的，有时要向它的上级领导机关报告情况、请示问题；有时要与一般机关单位就工作业务进行商洽、询问、回答或交流情况和经验；有时要与有关企业、部门或单位签订合同、协议书等。文件在同一系统的上下级机关之间、平级机关之间以及不相隶属机关之间，都能起到沟通情况、商洽工作、协调关系、处理问题的公务联系作用。

5、凭据记载作用。文件是机关公务活动的文字记录。一般来说，绝大多数文件在传达意图、联系公务的同时，也具有一定意义上的凭据作用。这是因为，既然每一份文件都反映了制发机关的意图，那么，对受文机关来说，就可将文件作为安排工作、处理问题的依据。有些文件，则具有比较明显的凭证作用。如经过当事人双方共同签订的协议书、合同等文件，它的凭证作用是作为证实签约双方曾经许诺和承担的责任和义务的依据。谁违反了协议和合同的条款，就要追究谁的责任。可以说，形成这类条件的目的，就是为了作文字凭证的。

还有一些文件具有明显的记载作用。例如会议记录、电话记录、会议纪要、机关大事记、值班日记、各种登记等，它们都是机关工作活动的真实记录，具有记载作用，可以供日后的利用查考。

文件不仅在机关的现行工作中具有凭据记载作用。同时，对于过去的事情，它又成为各级党政机关公务活动的历史记录。是机关史料的积累，是解决矛盾、澄清是非的凭证，也是若干年后编史修志的重要依据。所以，文件在完成它的现实使命以后，都要立卷归档保存，是备查找利用。例如，制定一项新的政策，为了保持政策的连续性，还要参考过去的文件；机构调整、人事任免、调解矛盾、落实政策等也需要参考过去的文件规定。因此，文件作为历史事件的记载与查找的依据，其凭据作用是不可忽视的。

以上所述，是就文件的主要作用而言的，文件还有知照作用、协调作用、宣传教育作用等，就不一一详述了。实际上，从每一份具体的文件所起的作用来看也并不是单一的，往往同时具有几种作用，我们应该结合起来认识和理解。

第三课

公文的分类与名称

一、公文的分类

由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关文书工作有秩序、高效率地进行，就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关在日常工作活动中所使用的公文进行科学的分类。这是人们认识公文这一事物并探求其科学规律的一种有效的方法。

常见的、基本的公文的分类，主要是从文件的来源、使用范围、行文关系、性质与作用内容与特点等方面来划分的。现分述于下：

1、从公文的来源来划分

一般所来，一个机关或机关内部某个部门的文件，按照他们的来源可以分为外机关发来的文件和本机关制成的文件两大类。其中，由本机关制成的文件按照制发文件的目的、发送对象，又可以分为向外机关发出的文件和在本机关内部使用的文件。因此，按照文件的来源，一个机关的文件可分为三个部分：对外文件、收来文件和内部文件。

（1）对外文件。对外文件简称发文。是指本机关拟制的对外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。如林业部1987年9月16日向国务院发出的《关于加强森林防火工作的报告》，就是林业部的对外文件，是发文。而国务院就是这份发文的针对机关。

（2）收来文件。收来文件简称收文，是指由外机关拟制的，作业传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。比如上面讲的林业部向国务院发出的报告，对国务院来说就是收来文件。又如上级机关发来的指示、通知，下级机关送来的报告、请示，同级机关或不相隶属机关送来的公函等，都是本机关的收文。

（3）内部文件。内部文件就是指制发和使用都限于机关内部的文件。比如机关内部的规章制度、会议记录、工作计划、经验总结以及内部的通知、通报等。如《××工厂1996年度生产计划》、《××大学关于加强校园管理、维护教学秩序的几项规定》，就是限定在某工厂和某大学内部使用的文件。

在机关文书工作中，为了管理文件的方便，对机关的发文、收文和内部文件，一般由文书部门或指定专人分别进行登记。需要说明的是，在实际工作中，对某份具体文件来说，这样划分又不是绝对的。有时会发生交错或互相转化的情况，这是由公文的复杂性所决定的。例如，主要用于机关内部使用的规章制度、工作计划、工作总结等，有时也要报送上级机关备案或发给下级机关参阅与其他机关交流；有时收到上级机关的批示、通知又需要转发给下级机关贯彻执行。这样，内部文件和收来文件在一定条件下就又转化成发文了。

2、从公文的德文关系上来划分

行文关系，是指发文机关同收文机关之间的文件往来关系。这种关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、平行文和下行文。

（1）上行文。上行文就是指下级机关向它所属的上级领导机关所发送的文件，也就是自下而上的德文，故称上行文。比如，国务院各部、委，各省、自治区、市给国务院所报送的工作报告和请示就是上行文。一般地说，上行文是作为下级机关向上级领导机关、下级业务部门向上级业务主管部门汇报工作，请示问题，请示给予领导和指导的文件。

（2）平行文。平行文就指同级机关或者不相隶属的没有领导指导关系的机关之间的一种行文。比如，中共中央各个部之间，国各院的各个部、委、局之间，省人民政府之间，各个县委之间，各个县人民政府之间都是平级平行机关。再如，省军区和省人民政府之间，学校和工厂之间，没有领导指导关系，是一些不相隶属的机关。上述这些机关之间，在相互联系或协商工作问题时，一般都适宜于使用公函作为平行文。

需要说明的是，机关之间的上级与下级的关系并不等同于级别高与级别低的关系。在行政和业务上均无隶属关系的单位之间，即使地位有高下之分，但双方之间的行文关系仍然是平行关系。如某县公安局与邻县的县政府，某地方中学与某省军区，它们之间虽然地位、级别不等，但彼此之间联系工作仍应以平等关系行文。

（3）下行文。下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。比如，中央给各个省委，国务院给各个部委局和各省人民政府所发的文件就是下行文。下行文一般常用指示、决定、通知、批复等。

下行文是上级机关对下级机关实施领导、指导责任的重要工具。对下级机关来说是重要的收文。一些面向群众的布告、通知等文件，也是下行文。

3、从公文的秘书程度和阅读范围来划分

从公文的内容是否涉及到党和国家的秘书，涉及到秘书的程度，以及公文所限定的阅读范围，又可将公文划分为秘书文件、普通文件和公布文件。

（1）秘密文件。秘密文件是指内容涉及到党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。根据文件的秘密程度，又可以确定为秘密、机密、绝密三种，通称“三密”文件。密级越高，传送、阅读和保管的要求也就越严。因此，确定和划分文件的密级要十分慎重，力求准确。否则，密级过高不利于文件内容的传播；密级过低则扩大了知密范围，给党和国家造成不应有的损失。当然，文件的保密要求不是一成不变的，密件的内容随着时间的推移和形势的发展，其秘密的性质也会发生变化。所以文件的保密要求应当有时间限制，经过一定的时间，应按有关规定对“三密”文件进行清理，该降密的应作降密处理，该解密的则应予解密。

（2）普通文件。普通文件是相对秘书文件而言的，从这个角度说，也可称非密文件。这种普通文件也并非无密可保，可以供任何人阅看。如机关、组织的决议、工作计划、总结，对工作人员的处理决定、通报等。这类普通文件阅读的范围比较宽。但一般只限于本机关、组织内，不对外颂，即不在社会上公布，不向国外传播。

（3）公布文件。公布文件就是向人民群众和国内外公开发布的文件。比如一些公告、通告、公报、法律、法令、中央领导同志的某些重要讲话、报告等，通常都可以采用广播、电视播放、报刊登载，公开张贴或口头传达等方式进行公布。

4、从公文制发机关的性质和公文作用来划分

从公文的制发机关的性质和公文的作用可以将公文分为法规文件、行政文件和党的文件。

（1）法规文件。法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规文件。法规文件一般分为以下三种：

①法律文件。法律文件是体现统治阶级的利益和意志，以国家强制力来保证其实施的行为规则，是实行阶级专政的一种工具。法律文件在我国是由行使最高立法权的机关——全国人民代表大会按照立法程序制定的。如《宪法》、《刑法》、《刑事诉讼法》等。

②法令文件。法令文件是根据宪法的有关规定所制发的一种文件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名义发布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大强制性行政措施时发布的命令等。

③行政法规文件。行政法规文件是由国家行政机关和地方行政机关，为具体贯彻执行法律、法令和行政法规，对于行政措施、行政制度和活动规则所制定的条例、办法、细则、规定等。

（2）行政文件。行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。具有行政指挥、领导指导工作和公务联系的作用。例如政府机关、行政管理机关使用比较普遍的指示、通知、请示、报告等。

（3）党的文件。党的文件是指由党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。其中，只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文件，又叫党内文件。

5、从公文的内容和特点来划分

按照公文的性质、内容和特点，可以将公文分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。

（1）指挥性公文。指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。它需要下级机关单位和有关人员认真学习和贯彻执行，是下级单位决策和进行工作活动的依据。例如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。

（2）规范性公文。规范性公文是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动工作等方面严格遵守的行为规范，它是一种兼有政策性和法规性的公文，有较强的规范性和强制性。例如章程、条例、规定、办法、细则、规则等。

（3）报请性公文。报请性公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。这类公文主要是报告、请示等。

（4）知照性公文。知照性公文是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。例如公报、公告、通知、通报、函等。

（5）记录性公文。记录性公文是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如会议记录、会议纪要、大事记、日志等。

常见的公文的分类还有：从文件的缓急程度上划分，可分为急件和平件，急件又可分为特急件和急件；从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件；从文件的发送目的来划分，可分类为主送件、抄送件和批转件、转发件；从文件的处理要求上来划分，可以分为需办文件和参阅文件等。

二、公文的名称

任何事物都有自己的名称。名称就是事物的概念，事物的称号。公文作为国家管理的一种工具，也有自己的名称。如命令、决定、通知、章程、条例、计划、总结等都是公文的名称。在通常情况下，人们把这些具体的公文名称统称为文种。

1957年10月，国务院秘书厅《关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）》指出：“不同的公文名称，反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种公文名称的使用界限，正确地使用公文名称，对于做好文书处理工作，具有重要意义。”也就是说，一份文件的名称并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。各种不同的文件名称，可以概括地表明和反映各种文件的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现文书处理的规范化、制度化。

现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用文件名称，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响文件的及时处理。例如，对于要向上级领导机关请示的问题，如果不使用“请示”，而错误地使用了“报告”这一文件名称，就可能造成上级领导机关认为是一般性的工作报告，不需要作答复，而没有及时处理，以致耽误了工作。再如，同不相隶属的机关联系工作问题，即使发文机关的级别比受文机关级别高一些，也不能使用“命令”、“指示”，因为这不符合本机关的职权范围和所处的地位，而应当使用“公函”。又如，有的机关发文，不分什么内容和性质，总是使用“通知”这一名称，这样也就失去了以文件名称来概括和提示文件意图的作用。

中华人民共和国成立以来，国家对统一公文的名称非常重视。1951年9月，中央人民政府政务院班颁布了《公文处理暂行办法》，规定公文名称为7类12种，即①报告；②签报；③命令；④批复；⑤通报，通知；⑥布告、公告；⑦公函、便函。此后，国务院办公厅在1957年、1981年、1987年、1993年又先后四次对公文处理办法进行修改调整。在1993年11月21日，国务院办公厅经修订后重新发布的《国家行政机关公文处理办法》中，将现行国家行政机关的公文文种调整为12类13种，即：①命令（令）；②议案；③决定；④指示；⑤公告、公告通告；⑥通知；⑦通报；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾函；⑿会议纪要。

以上党政领导机关用法规性文件的形式发布的主要的公文文种都具有法规的严肃性。其所属的、有关的各级机关组织在行文时都必须严格遵守，不能违反，因而被称作法定公文文种。这些法定的公文文种都具有独立对外行文的资格，可以使用套红的“文件版头”德文，通常称之为“红头文件”；机关中还有一些其他常用的应用文种，如计划、总结、方案、细则等。此外，在企业单位和涉外机构，根据其业务工作范围的特殊需要而专门形成和使用的专业文种。这些文种的使用范围和写作要求将在以下有关章节中分别叙述。

第三课

公文的分类与名称

一、公文的分类

由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关文书工作有秩序、高效率地进行，就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关在日常工作活动中所使用的公文进行科学的分类。这是人们认识公文这一事物并探求其科学规律的一种有效的方法。

常见的、基本的公文的分类，主要是从文件的来源、使用范围、行文关系、性质与作用内容与特点等方面来划分的。现分述于下：

1、从公文的来源来划分

一般所来，一个机关或机关内部某个部门的文件，按照他们的来源可以分为外机关发来的文件和本机关制成的文件两大类。其中，由本机关制成的文件按照制发文件的目的、发送对象，又可以分为向外机关发出的文件和在本机关内部使用的文件。因此，按照文件的来源，一个机关的文件可分为三个部分：对外文件、收来文件和内部文件。

（1）对外文件。对外文件简称发文。是指本机关拟制的对外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。如林业部1987年9月16日向国务院发出的《关于加强森林防火工作的报告》，就是林业部的对外文件，是发文。而国务院就是这份发文的针对机关。

（2）收来文件。收来文件简称收文，是指由外机关拟制的，作业传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。比如上面讲的林业部向国务院发出的报告，对国务院来说就是收来文件。又如上级机关发来的指示、通知，下级机关送来的报告、请示，同级机关或不相隶属机关送来的公函等，都是本机关的收文。

（3）内部文件。内部文件就是指制发和使用都限于机关内部的文件。比如机关内部的规章制度、会议记录、工作计划、经验总结以及内部的通知、通报等。如《××工厂1996年度生产计划》、《××大学关于加强校园管理、维护教学秩序的几项规定》，就是限定在某工厂和某大学内部使用的文件。

在机关文书工作中，为了管理文件的方便，对机关的发文、收文和内部文件，一般由文书部门或指定专人分别进行登记。需要说明的是，在实际工作中，对某份具体文件来说，这样划分又不是绝对的。有时会发生交错或互相转化的情况，这是由公文的复杂性所决定的。例如，主要用于机关内部使用的规章制度、工作计划、工作总结等，有时也要报送上级机关备案或发给下级机关参阅与其他机关交流；有时收到上级机关的批示、通知又需要转发给下级机关贯彻执行。这样，内部文件和收来文件在一定条件下就又转化成发文了。

2、从公文的德文关系上来划分

行文关系，是指发文机关同收文机关之间的文件往来关系。这种关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、平行文和下行文。

（1）上行文。上行文就是指下级机关向它所属的上级领导机关所发送的文件，也就是自下而上的德文，故称上行文。比如，国务院各部、委，各省、自治区、市给国务院所报送的工作报告和请示就是上行文。一般地说，上行文是作为下级机关向上级领导机关、下级业务部门向上级业务主管部门汇报工作，请示问题，请示给予领导和指导的文件。

（2）平行文。平行文就指同级机关或者不相隶属的没有领导指导关系的机关之间的一种行文。比如，中共中央各个部之间，国各院的各个部、委、局之间，省人民政府之间，各个县委之间，各个县人民政府之间都是平级平行机关。再如，省军区和省人民政府之间，学校和工厂之间，没有领导指导关系，是一些不相隶属的机关。上述这些机关之间，在相互联系或协商工作问题时，一般都适宜于使用公函作为平行文。

需要说明的是，机关之间的上级与下级的关系并不等同于级别高与级别低的关系。在行政和业务上均无隶属关系的单位之间，即使地位有高下之分，但双方之间的行文关系仍然是平行关系。如某县公安局与邻县的县政府，某地方中学与某省军区，它们之间虽然地位、级别不等，但彼此之间联系工作仍应以平等关系行文。

（3）下行文。下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。比如，中央给各个省委，国务院给各个部委局和各省人民政府所发的文件就是下行文。下行文一般常用指示、决定、通知、批复等。

下行文是上级机关对下级机关实施领导、指导责任的重要工具。对下级机关来说是重要的收文。一些面向群众的布告、通知等文件，也是下行文。

3、从公文的秘书程度和阅读范围来划分

从公文的内容是否涉及到党和国家的秘书，涉及到秘书的程度，以及公文所限定的阅读范围，又可将公文划分为秘书文件、普通文件和公布文件。

（1）秘密文件。秘密文件是指内容涉及到党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。根据文件的秘密程度，又可以确定为秘密、机密、绝密三种，通称“三密”文件。密级越高，传送、阅读和保管的要求也就越严。因此，确定和划分文件的密级要十分慎重，力求准确。否则，密级过高不利于文件内容的传播；密级过低则扩大了知密范围，给党和国家造成不应有的损失。当然，文件的保密要求不是一成不变的，密件的内容随着时间的推移和形势的发展，其秘密的性质也会发生变化。所以文件的保密要求应当有时间限制，经过一定的时间，应按有关规定对“三密”文件进行清理，该降密的应作降密处理，该解密的则应予解密。

（2）普通文件。普通文件是相对秘书文件而言的，从这个角度说，也可称非密文件。这种普通文件也并非无密可保，可以供任何人阅看。如机关、组织的决议、工作计划、总结，对工作人员的处理决定、通报等。这类普通文件阅读的范围比较宽。但一般只限于本机关、组织内，不对外颂，即不在社会上公布，不向国外传播。

（3）公布文件。公布文件就是向人民群众和国内外公开发布的文件。比如一些公告、通告、公报、法律、法令、中央领导同志的某些重要讲话、报告等，通常都可以采用广播、电视播放、报刊登载，公开张贴或口头传达等方式进行公布。

4、从公文制发机关的性质和公文作用来划分

从公文的制发机关的性质和公文的作用可以将公文分为法规文件、行政文件和党的文件。

（1）法规文件。法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规文件。法规文件一般分为以下三种：

①法律文件。法律文件是体现统治阶级的利益和意志，以国家强制力来保证其实施的行为规则，是实行阶级专政的一种工具。法律文件在我国是由行使最高立法权的机关——全国人民代表大会按照立法程序制定的。如《宪法》、《刑法》、《刑事诉讼法》等。

②法令文件。法令文件是根据宪法的有关规定所制发的一种文件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名义发布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大强制性行政措施时发布的命令等。

③行政法规文件。行政法规文件是由国家行政机关和地方行政机关，为具体贯彻执行法律、法令和行政法规，对于行政措施、行政制度和活动规则所制定的条例、办法、细则、规定等。

（2）行政文件。行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。具有行政指挥、领导指导工作和公务联系的作用。例如政府机关、行政管理机关使用比较普遍的指示、通知、请示、报告等。

（3）党的文件。党的文件是指由党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。其中，只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文件，又叫党内文件。

5、从公文的内容和特点来划分

按照公文的性质、内容和特点，可以将公文分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。

（1）指挥性公文。指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。它需要下级机关单位和有关人员认真学习和贯彻执行，是下级单位决策和进行工作活动的依据。例如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。

（2）规范性公文。规范性公文是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动工作等方面严格遵守的行为规范，它是一种兼有政策性和法规性的公文，有较强的规范性和强制性。例如章程、条例、规定、办法、细则、规则等。

（3）报请性公文。报请性公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。这类公文主要是报告、请示等。

（4）知照性公文。知照性公文是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。例如公报、公告、通知、通报、函等。

（5）记录性公文。记录性公文是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如会议记录、会议纪要、大事记、日志等。

常见的公文的分类还有：从文件的缓急程度上划分，可分为急件和平件，急件又可分为特急件和急件；从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件；从文件的发送目的来划分，可分类为主送件、抄送件和批转件、转发件；从文件的处理要求上来划分，可以分为需办文件和参阅文件等。

二、公文的名称

任何事物都有自己的名称。名称就是事物的概念，事物的称号。公文作为国家管理的一种工具，也有自己的名称。如命令、决定、通知、章程、条例、计划、总结等都是公文的名称。在通常情况下，人们把这些具体的公文名称统称为文种。

1957年10月，国务院秘书厅《关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）》指出：“不同的公文名称，反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种公文名称的使用界限，正确地使用公文名称，对于做好文书处理工作，具有重要意义。”也就是说，一份文件的名称并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。各种不同的文件名称，可以概括地表明和反映各种文件的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现文书处理的规范化、制度化。

现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用文件名称，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响文件的及时处理。例如，对于要向上级领导机关请示的问题，如果不使用“请示”，而错误地使用了“报告”这一文件名称，就可能造成上级领导机关认为是一般性的工作报告，不需要作答复，而没有及时处理，以致耽误了工作。再如，同不相隶属的机关联系工作问题，即使发文机关的级别比受文机关级别高一些，也不能使用“命令”、“指示”，因为这不符合本机关的职权范围和所处的地位，而应当使用“公函”。又如，有的机关发文，不分什么内容和性质，总是使用“通知”这一名称，这样也就失去了以文件名称来概括和提示文件意图的作用。

中华人民共和国成立以来，国家对统一公文的名称非常重视。1951年9月，中央人民政府政务院班颁布了《公文处理暂行办法》，规定公文名称为7类12种，即①报告；②签报；③命令；④批复；⑤通报，通知；⑥布告、公告；⑦公函、便函。此后，国务院办公厅在1957年、1981年、1987年、1993年又先后四次对公文处理办法进行修改调整。在1993年11月21日，国务院办公厅经修订后重新发布的《国家行政机关公文处理办法》中，将现行国家行政机关的公文文种调整为12类13种，即：①命令（令）；②议案；③决定；④指示；⑤公告、公告通告；⑥通知；⑦通报；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾函；⑿会议纪要。

以上党政领导机关用法规性文件的形式发布的主要的公文文种都具有法规的严肃性。其所属的、有关的各级机关组织在行文时都必须严格遵守，不能违反，因而被称作法定公文文种。这些法定的公文文种都具有独立对外行文的资格，可以使用套红的“文件版头”德文，通常称之为“红头文件”；机关中还有一些其他常用的应用文种，如计划、总结、方案、细则等。此外，在企业单位和涉外机构，根据其业务工作范围的特殊需要而专门形成和使用的专业文种。这些文种的使用范围和写作要求将在以下有关章节中分别叙述。

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资格考试

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第二讲

公文拟写工作概述

[内容提要] 公文拟写工作的重要性，公文拟写者的修养，公文拟写的基本要求以及公文拟写的步骤和方法。

第一课

公文拟写工作的重要性

公文拟写是指文件的起草（或叫拟稿）工作。它是机关发文处理的第一个工作环节。在机关的全部文书处理工作中占有很重要的地位。一个机关在依法行使职权的工作活动中经常要使用文件这一工具同上级领导机关、下级机关或其他有关的机关单位发生联系。无论是主动对外发文，还是答复其他机关来文，或者对内行文，都必须进行文件起草工作。这种文件起草工作实际上包括文件起草初稿，然后经讨论修改形成送审稿的整个过程。文件起草工作的好坏，对于保证文件的质量和发挥文件的效用都有很大的关系。因此，文件的拟写工作，比较收发、登记、打印、催办等文书处理环节来说，往往需要经过周密审慎的思考和花费较多的精力与时间。尤其是一些重要的领导指导性文件的拟写，无疑是一种艰苦细致的创造性的脑力劳动。

机关在处理日常工作中要想准确得当地发挥文件的办事效用，就必须讲究文件质量。文件效用同文件的质量有着密不可分的联系，这里所说的文件质量，主要是指文件的思想内容和文字表达两个方面。一份高质量的文件，应当是在内容上能够认真体现党和国家的方针政策，如实地反映出工作情况和业务活动，有针对性地及时地提出问题，恰当地妥善地解决问题；在文字表达上还要简明通顺，确切得体，说理透彻，叙事清楚，使收文机关便于阅读、理解和处理，它才能发挥出推进机关工作的积极作用，真正成为办事的有效工具。特别是那些决策机关所发布的决策性文件，影响面广，关系重大，所产生的政治影响和社会效果比较深远，最能体现制发者的政策水平、领导艺术、业务能力和工作作风，更应当注重拟写文件的质量。因此，文件的拟写工作是一项思想性、政策性、业务性很强的非常严肃的工作，是保证文件质量的重要基础。每个机关都应该十分重视文件的拟写工作，注意保证文件的质量，并要求秘书工作、公文处理工作以及业务工作的人员都能十分熟练地掌握拟文要领和写作方法，不断地提高写作能力和工作效率，以高度的政治责任感和极端严肃认真的态度做好公文的拟写工作。

公务文书是机关用来陈述情况、表达意图、联系工作、处理公务的文字依据。它的内容不仅反映着文件制发机关的意愿和工作状况，而且还体现着这个机关领导的思想水平和工作经验，特别是对于一些重要的领导指导性文件来说，文件的质量更能体现出文件制发机关领导的政策水平、业务能力、领导艺术以及工作效率和作用。因此，机关领导不仅把文件的拟写工作看成是机关公文处理的一项日常工作，而且把它当作机关领导工作的一个重要组成部分。在机关工作中，属于日常事务性的往来文件、处理具体业务的文件，通常是在机关领导人、部门负责人的授予权授意之下，按照分工由秘书、文书和业务工作人员执笔起草，然后由机关的主管领导人或部门负责人审核、签发。而对于重要的领导指导性文件的拟写，例如有关方针政策的制定，法规条例的拟定重要的指示、讲话和工作情况报告，全面性的工作计划和总结，以及重大问题的处理意见等，应当由机关的领导人或秘书部门、有关部门的主要负责人亲自动手起草，或者亲自组织有经验的人员起草，而不应当依赖秘书和负责人员。党中央的一份指示曾指出：目前也有一些领导干部，工作不用脑筋，成天忙于批条子，应付门面，他们不仅在准备自己领导范围内的重要文件时不动手，而且连自己的讲话、报告、以至日常工作的指示也不动脑，不动手，不提出基本的思想内容，一切由秘书或者别人代劳。他们这样做，实际上是放弃了自己的领导责任，严重地损害了党的领导作用和领导威信。并且指出：各级领导干部亲自动手起草重要文件，这不是技术性问题，而是领导工作中的原则性问题。党中央1981年又曾经在一份指示中强调指出：领导干部必须亲自动手准备自己的重要讲话、报告、亲自指导、主持自己领导范围内的重要文件的起草，否则他对自己所领导的主要工作就不能担负政治责任。领导亲自动手起草文件，不仅有利于提高领导的知识化、专业化水平，而且有利于提高工作效率，更好地发挥机关的作用。

我们党和国的领导人历来极为重视文件的拟写工作。毛泽东、周恩来、刘少奇同志等许多老一辈无产阶级革命家，在领导中国革命的艰苦卓绝的斗争中，经常亲自起草或亲笔自发重要文件。在毛泽东同志的光辉著作中，有许多是毛泽东同志作为中央的主席亲笔为党中央、中央军委等起草的文件和电文，其中还有许多是经过不少老同声东击西调查研究集体讨论，最后由毛泽东同志集中概括成文的。毛泽东同志曾经把自己比作“党的文书”。周恩来同志也为党中央起草过许多重要文件。建国以后，百废待兴，周总理虽然日理万机，但对于他所经手的文件，总是逐字逐句一丝不苟地反复斟酌修改。其他老一辈革命家在起草文件时，也总是以高度的负责精神和极端严肃认真态度去进行写作，为我们树立了光辉的典范。

文件是机关办事的工具，又是文书工作者的工作对象。文秘工作者必须充分认识文件拟写的重要意义，勤学苦练，提高思想、政策和写作水平，切实保证文件质量，使文件更好地为社会主义现代化建设服务。

第二讲

公文拟写工作概述

[内容提要] 公文拟写工作的重要性，公文拟写者的修养，公文拟写的基本要求以及公文拟写的步骤和方法。

第二课

公文拟写者的修养

公文是一种应用文件，是国家管理政务，机关处理工作的一个重要工具，它的政策性、思想性和业务性都很强。拟写公文是一种综合能力的体现。一份好的公文，没有一定的政治理论水平、广博的科学知识、丰富的实际材料和熟练的表达技巧等方面的必要修养，是写不出来的。为了保证公文的质量，使公文更好地发挥作用，拟写公文的文书、秘书工作人员必须具有以下几个方面的修养。

一、具有一定的政治理论水平

在各类应用文体中，唯有公文是受政治思想影响最大的一种文体。作为一种施政治事的工具。这种影响不可避免地表现在公文上。公文拟写要表达党和国家机关以及人民的意志，体现他们的要求，维护他们的利益，要坚持四项基本原则。公文拟写者要有正确的政治观点和立场，就必须具有一定的政治理论知识，必须认真学习和掌握马列主义、毛泽东思想的基本理论、基本原则和科学方位法，并运用这些基本理论和观点去分析解决实际问题，正如中共中央《关于建国以来若干历史问题的决议》中指出：

“毛泽东思想是马克思列宁主义在中国的运用和发展，是被实践证明了的关于中国革命的正确理论原则和经验总结，是中国共产党集体智慧的结晶”，“我们必须继续坚持毛泽东思想，认真学习和运用它的立场、观点和方法来研究实践中出现的新问题。毛泽东思想为马克思列宁主义的理论宝库增添了许多新的内容，我们应当把学习毛泽东同志的科学著作同学习马克思、恩格斯、列宁、斯大林的著作结合起来”。要学习辩证唯物主义和历史唯物主义、政治经济学等基本理论，自力更生、艰苦奋斗的方针，把这些作为分析研究和解决工作的实际问题的锐利武器。每个公文拟写者要保证提高文件的政治思想性，必须提高自己的政治理论修养，认真解决世界观、政治觉悟和思想方法问题。

二、要熟悉和掌握政策法令

各个机关所进行的工作都同实行一定的政策相联。不是实行正确的方针政策，就是实行某种错误的方针政策；不是自觉地就是盲目地实行某种政策。党和国家制定的方针政策法令，是指导各项政策法令方面又独具表现能力。实际工作中制发的公文，往往是对党和国家政策法仅的具体执行，而且需要密切与本部门、本地区或本系统的实际情况相结合。这就需要公文拟写者必须熟悉和掌握这些政策法令，真正领会其重要性、必要性和精神实质。只有提高了政策水平。然后才能谈到结合本地区、本系统或本部门的实际情况，分析研究贯彻执行的具体办法。当前，我们国家正在沿着社会主义方向进行改革，发展社会主义市场经济，全面开创社会主义现代化建设的新局面。党的十一届三中全会以来，党和国家在政治、经济、文化等各方面的工作中除恢复了许多正确的方针政策以外，同时还总结了秘书工作人员就一定要认真学习与提高政策水平，熟悉有关的政策法令，这才能积极正确地贯彻有关精神，避免拟写出的文件与有关政策法令相抵触和脱节。

三、要熟悉本机关、本部门的业务和有关情况

各类机关和各个工作部门，都有自己的职责范围，都有自己的专门业务和业务特点。不熟悉这些业务，就不可能拟写出指导业务工作的高质量的文件来。业务上不通，要下笔拟写文件，必然会出现反映工作情况抓不住要害和重点，指导工作缺乏针对性，解决问题抓不住症结和关键的现象，难免不产生主观主义、瞎指挥等弊病，造成工作上的被动和失误。因此拟写指导业务工作的文件，需要在熟悉和钻研本职业务上，踏踏实实下功夫。

熟悉工作情况和机关业务主要包括以下几个方面：首先，要弄清本机关、本部门的工作职责、业务范围、工作的基本规律和当前的中心任务是什么，本机关经常与哪些机关和部门有工作联系，都各有什么关系。第二，对于下属单位的工作情况，要经常了解，发现与培养典型，研究与总结新鲜经验，分析存在的问题，做到心中有数。第三，学习有关本专业的科学知识和机关工作知识。

此外，如果新调任本部门的文秘人员，还应该熟悉本机关、本部门工作的历史。了解本机关、本部门过去的主要工作活动情况，组织机构的变动情况，对重大问题的处理情况以及形成的重要文件等。只有熟悉上述各方面的情况，熟悉与掌握本职务，成为内行，才能准确而有效地处理工作问题，在拟写文件时做到得心应手。

四、要有广博的知识

我国的经济体制改革在不断加快、深化，政治体制改革在逐步展开、深入，形势在迅速发展，新知识、新事物层出不穷，知识也在不断更新。在社会主义市场经济条件下，从事公文拟写工作的人员，不仅要有较好的政治理论修养和较高的政策水平，懂得各项业务知识，而且要博学多闻，通晓各方面的科学文化知识。要学习一些控制论、系统论、信息论等现代科学文化知识；要懂得经济、文艺、历史、数学、物理、化学乃至天文、地理等各种文化知识；更应当懂得法学、社会学、心理学、管理学与领导科学等等。学习这些知识，可以增强眼力，开阔视野，丰富头脑，不断地提高自己对问题的认识水平，从而增强思维的灵敏性和分析问题的能力，这对写好公文大有裨益。知识浩如烟海，学习应循序渐进，锲而不舍，还要有所侧重，努力做到学用结合，学以致用。

五、要懂得一些语法、逻辑、修辞知识

一些单位的公文中所以存在着不合乎语法、逻辑、修辞要求的词句，很重要的一个原因，就是有些公文拟写人员不大懂得语法、逻辑、修辞知识。正如有的同志所讲，说话比较容易，一旦要写到纸上，总是表达不那么明白，有时因为一句话就要费许多思索，动不少脑筋。正因为这样，往往一篇内容很好的公文由于表达得特别别扭而大为逊色。因此，公文拟写人中很有必要下苦功夫学习语法、逻辑、修辞等方面的基础知识，从理论上武装自己，当然，不一定要精通，但至少要懂得一些起码的常识，这是每一个公文拟写者必须具备的一种技能。

学习语法、逻辑、修辞知识要坚持理论联系实际。一是要和学习群众的生动活泼语言相结合。在工作和生活中，要经常注意积累、整理、加工群众的语言，去其杂质，取其精华，恰当运用。二是要和学习范文相结合。学习范文就是从别的单位文件和个人的文章中吸取营养。平时要注意选择不同类型的范文，利用工作之余或专门的业务学习时间，对范文的组词造句、文字技七等进行解剖、分析并参与讨论，看人家的公文在文风上有什么特点，在文字上有哪些特色等等，集其所长，为我所用。实践证明，经常解剖、学习范文很有收益。三是和诊治公文语病相结合。凡是平时自己修改或领导同志修改过的公文稿，不要随意乱扔或毁掉，应该对文稿存在的语病进行认真的研究，找出症结所在，从中摸索规律，总结经验，避免再出现类似的问题。在日常工作中，如果发现收文当中出现语病，也不要轻易放过，应该分析研究，从中得到借鉴，接受教训。采用上述方法纠正语病，针对性强，烙印深刻，提高显著，比空洞地讲道理要好，对提高公文拟写水平能起到事半功倍的效果。

六、要多写多练，刻苦实践

拟写公文是一项综合性的锻炼，它是公文拟写人员思想政治、理论、政策水平，业务能力，知识面以及文字表达能力的全面反映。然而，仅做到这几点，并不一定就能写出高质量的公文。要全面的提高公文拟写水平，关键在于要多写多练，要经过一番刻苦磨练的过程，学到的理论、政策，掌握的工作素材，通晓的各种知识，懂得的语法、逻辑、修辞方法，都应当在不断的写作种消化、融汇、吸收、生发，真正做到执笔而不怠。这样坚持下去，勤能补拙，熟能生巧，必将取得好的效果。因此，公文拟写人员应该下苦功夫奋力实践，不断探索成功之路。

第二讲

公文拟写工作概述

[内容提要] 公文拟写工作的重要性，公文拟写者的修养，公文拟写的基本要求以及公文拟写的步骤和方法。

第三课

公文拟写的基本要求

公文属于一种应用文，在写作上同一般文章有某些相似之处，例如要求文理通顺、便于阅读理解等。但由于它的性质、特点和作用不同于一般文章，所以公文拟定又具有自己的一些特殊要求。根据起来，主要有以下几点基本要求：

一、观点正确

公文是传达、贯彻党和国家的路线、方针、政策、法律、法规的工具，是党的基本路线和国家政策、法律的体现，是宣传群众、组织群众的根据和武器，公文的上述职能就决定了公文的观点必须正确无误。

所谓观点必须正确无误，就是说公文的指导思想和内容必须符合党的基本路线和国家的政策、法律，必须在思想政治上同党中央保持一致。要按照马克思主义的辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点和方法，根据党中央提出的建议有中国特色的社会主义的总任务、总目标，站在全局的高度去观察形势，分析问题，解决问题。无论是制发有关全局性的公文，还是局部性工作的公文，都不能与党和国家的指示精神相抵触、相违背。这一点是至关重要的。凡是与党和国家的政策、法律相抵触、相违背的公文，上级机关有权撤销，宣布无效。应当指出的是，有的党政机关直属业务部门在制发公文时，一味地强调本部门、本战线工作如何重要，在制发规定、下达通知、制定措施上过分地维护本部门、本战线的利益，而忽视战线、其他部门的必要利益，结果造成了部门或战线之间的互相矛盾、互相扯皮，给下级执行部门带来了困难。因此，拟写公文最重要的一条，就是要有全局观念、观点要正确，不能各行其是，各自为政。

二、实事求是

实事求是，是毛泽东同志一贯倡导的，是我们党的优良传统，是党的思想路线的核心。党政机关及其所属业务部门的公文是否体现了实事求是的精神，不公是衡量一篇公文的内容好球的重要标志之一，同时也反映出一个领导机关、一个业务部门的思想、政策水平和工作作风。

实事求是，就是要唯书、不唯上，要唯实。对上请示工作，报告情况，要实实在在，一是一，二是二，不说假话、大话、空话、有喜报喜、有忧报忧，不搞实用主义，不投领导所好，不看领导眼色行事。对下发指示，作决定，要遵循各项工作的客观发展规律，从实际情况出发，有的放矢，使发出的公文真正切实可行。从日常接触到的公文来看，不坚持实事求是的情况时有所见。比如，听说上级要扶持贫困户，落实优惠政策，于是在报告中过分地强调困难；听说上级要总结典型经验，又专拣好的说；总结工作时，讲成绩不惜笔墨，讲问题寥寥数语，几笔带过；如果工作中发生了问题，上级要求查处时，报告情况又轻描淡写、含含糊糊、羞羞答答、甚至说假话，打马虎眼，对下级发指示不从实际出发，讲大话、放空炮等等。这些问题的出现，不仅使公文推动了严肃性和权威性，推动了下级机关和广大干部群众对公文的信任感，造成有令不行，有禁不止，公文成为空文，而且也降低了领导机关的威信，给工作带来损失。党的十一届三中全会以来，党中央的报告、决议、决定、指示、会议公报等，所以受到广大人民群众的欢迎，得到顺利贯彻执行，最根本的原因就是这些文件充分体现了实事求是的精神。从某种意义上说，实事求是是公文的生命。

三、准确及时

既然公文是为解决具体问题而写的，这就要求在实事求是的基础上准确的反映和表达客观实际情况。从拟写的构思到动笔，都要做到周密思考，行文朴实严谨，尤其应当鲜明，态度要明朗，观点要明确，不能含糊其词，模棱两可；行文前后要一致，不能自机矛盾等。此外，引文、数字、人名、地名、机关名、事物名、标点符号等，均须仔细核对准确，避免出差错和有所出入。从公文的通篇结构上，也要求前后一致层次合理，才能确保其所反映的事实完整准确。

公文在准确反映实际情况的同时，能否做到及时是事关工作效率，有时甚至是关系到工作成败的大问题。公文拟写必须注意及时、适时，决不允许迟缓拖延，贻误工作。对于紧急公文，需争分夺秒地完成拟写任务，该做出指示的要及时下达，该向上级请示的要及时请示。不仅如此，对日常反映情况、指导工作的文件，也须写得适时，掌握关键时机。如果或通知，拖到夏初才拟稿发出，第一季度的工作便失去了计划指导。再如，一项工作的经验总结，在事过许久才能着手进行，便不能及时推广经验和吸取教训。公文的时间性是一个不容忽视的问题，这也是拟文时必须达到的基本要求。

四、简明生动

公文是一种办事的工具，它不需要像文学作品那样作细腻的描写，也不需要像学术论著那样长篇长论，而是要求写得简洁明了，便于阅读，办事便捷。公文篇幅长短不是衡量好坏的标准，关键要看质量如何。为此，公文的拟写，须注意文字简练，条理清晰，叙事说理简明扼要，篇幅力求紧缩，不要写得冗长累赘，眉目不清，浪费阅读的时间。毛泽东同志在《反对党八股》一文中曾谈过：大家“工作忙，文章太长了，有谁来看呢？”他在《关于建立报告制度》一文中曾提出过具体要求，规定写“综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争论之所在”。拟文要达到这些要求，就要开门见山，直截了当，简短快捷，语言精练，不要穿靴戴帽，空话套话连篇，也不要海阔天空，漫无边际，或下笔千言，离题万里。

当然，说公文应简明扼要，直书不曲，并非完全排队必要的语言色彩。也就是说，为了提高公文的表现力和说服力，也要充分考虑公文的生动性问题。生动性就是在抽象的论述中适当地采用一些具体形象的东西，使文章增添色彩，读者看了觉得醒目提神，印象深刻。公文要具有生动性，不仅要求字、句合乎文法，而且要有一定的修辞技巧。一般来说，公文的语言着重叙事说理，而不是描景抒情；公文的章法结构贵在直叙，一般不用倒叙、插叙和悬念等手法。但是，公文要讲究修辞技巧还是完全必要的。有些妙语佳句准确地用到公文里，都具有画龙点睛之功效，使公文的词句更加生动活泼，引人入胜，从而更能突出公文的主题思想，增强公文的效果，如“大锅饭”、“摸着石头过河”等词句，生动形象，写在公文中耐人寻味。再比如，群众形容党的十一届三中全会以前农村的困难景象是“干部没少挨累，群众憋气受罪，厨房缺柴少米，炕上还是破被”。这些话通俗、真实、生动、言简意赅，发人深省。用得恰到好处时，会给公文内容增添色彩，别有一番味道。

五、体式规范

公文的体式包括公文的文体、结构、附加标记和文件格式。拟写公文必须符合规定的体式，不能标新立异各行其是。无论上行、平行、下行文或面向群众发布的文件，都要根据文种的要求和规定的格式拟写。公文拟写符合统一规定的体式，是保证公文的完整性、正确性和有效性所必需的。因为只有体式规范统一，结构完整，标记明确的公文，才能保证其效用的发挥和运行效率的提高。同时也方便其立卷处理以备存查。今后机关要实现办公自动化，而办公自动化又是以文件处理的标准化为条件的，符合公文格式的文件是文件处理标准化的基础。因此，必须要求文书工作人员根据不同的文种，按照公文格式的要求，写全文件结构的各个组成部分。

六、注意书写材料的运用

公文的书写材料包括公文的载体材料和公文的字迹材料两部分。拟写公文应该使用统一的印有固定格式的用纸，不要随便拿起什么纸就写。因为纸张大小不一和书写的格式五花八门，不便于审核修改和日后归档保存。每个机关都应当为文书人员准备标准的文件稿纸。纸型按国家的统一规定，用单页十六开纸（190×265毫米），在左侧留出装订线，横写横排。首页应包括：主送机关、抄送机关、拟稿部门和拟稿人、签发人、会签机关或部门、发文号、印制份数、附件、发出日期等项，以便于逐项填齐。正文的行距间隔宜适当放宽，留出修改的余地。用纸的格式和项目，可根据本机关的实际需要设计和印制。

书写时，字体必须工整清晰，不得潦草；要注意使用标准字体，不得乱造简体字。修改处应勾划清楚，如改动太多，稿面太乱，须重新誊抄，以便于审核印制、校对工作。

公文所选用的纸张质量如何，对文件字迹的质量具有直接的关系，它不仅直接影响公文的阅读利用，而且还决定了文件乃至档案的寿命长短。由于文件不仅具有传达意图，处理公务的现实执行性作用，而且还具有提供给今后工作查考利用的存史性作用。也就是说，机关工作中所形成的绝大多数文件，当它们的现实执行效用一旦完成或者消失以后，都需要进行归档保存，甚至其中许多重要文件还必须长期保存或者永久保存。这样，我们在拟写公文时，就应当首先考虑到选用什么样的纸张作为载体材料，才便于公文长期保存或永久保存。

公文字迹材料的选用，包括党和墨水的选用。应该尽量使用毛笔和钢笔，不要使用铅笔和圆珠笔。

墨和墨汁的主要成份是碳素，写成的字迹耐水、耐热，不易褪色，适于长久保存。墨水中的蓝墨水其主要成分是鞣酸亚铁和没食子酸亚铁，氧化后变成不溶性的黑色的高价铁，可使墨水字迹变黑，持久不褪色，易于保存。

纯蓝墨水和红墨水属于有机染料墨水，字迹鲜艳但不耐久，所以书写文件应当使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不能使用纯蓝、红色墨水和其他质量低劣的墨水。抄写文件底稿和打印文件都不要使用复写纸。所有这些，文书、秘书和档案工作人员都必须注意，而公文的拟定人员尤其要注意这些问题。

第二讲

公文拟写工作概述

[内容提要] 公文拟写工作的重要性，公文拟写者的修养，公文拟写的基本要求以及公文拟写的步骤和方法。

第四课

公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似，但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行。

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些问题，主要成绩及存在问题，下一步的打算；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决什么问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级机关来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是写一个带有规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，是向上级领导机关汇报，还是向下级所属单位介绍和推广工作经验；是给领导干部、有关部门工作人员阅读，还是向全体干部或人民群众进行传达等。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方机关了解，还是要求对方机关答复，是要求各收文机关贯彻执行，还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有首先对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草文件。

二、收集有关材料，进行调查研究

发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究，当然，这也要根据具体情况，并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如，拟写一个简短的命令、通知，写一封内容比较简单的公函，呈报一项请示等，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件，拟定工作计划、进行工作总结，起草规章、条例，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程，判断的形成过程，推理的过程，就是调查和研究的过程，就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的，但是要反映得正确很不容易。要经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。写出的文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中收集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神，上级机关布置的任务，本部门去年的工作计划和工作总结，以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势，今年的中心任务，上级要求；本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什么潜力；研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取什么保证措施等。再如，拟写一个全面的工作总结，需要查阅原订的工作计划，上级机关颁发的主要的领导性文件，这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件，有关的重要会议文件，本机关的大事记等；请本机关各个部门的同志开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作体会，召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上，分析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因，工作中的主要经验教训等。

总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草，拟写正文

结构安排好后，要按照提纲所列顺序，开宗明义，紧扣主题，拟写正文。写作中要注意两点。

1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料，使材料为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。行文当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可，或词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云，无所适从，或者容易产生误解，造成歧义，便会贻误工作和造成不应有的损失。

有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞，缺乏根据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清楚要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件，需要既有观点，又有材料。观点和材料的关系，如同骨头和肉的关系一样，有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例如，阐明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向，指明怎样去做会有什么好处，指明不应当怎样做，做了容易产生什么后果，会有什么不利等。总之，要向对方晓以利害，使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性，就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理。再如，写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍，都要选用一定的典型事例和典型人物的材料，以达到交流情况，具体反映问题，或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写的文件，有理有据，才能使人感到生动真实，乐于信服。

我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的，使用材料时必须经过选择与剪裁，使材料能够说明观点，并具有典型性。也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。选材要恰当，要为表达发文的意图服务。运用材料紧密围绕观点，这就是我们所说的用观点统帅材料。材料用得不当，不说明问题，就会出现材料与主题脱节的现象。这样的文件，会显得结构松散而杂乱，是缺乏说明力的。因此，不能说明问题的材料，宁可不用，不可滥用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

拟写文件要保持严肃性，要求用材料说明观点，用观点统帅材料，是说观点必要有实际材料加以说明，运用材料必须紧密结合观点；绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框，然后去拼凑材料，没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图“依据”。这样来写文件，是违背实事求是的根本原则，是决不容许的，必须严加禁止。

还需要说明的是，拟写文件要有观点和材料，也并不是说任何文件都必须具有这两个方面。例如，一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等，一般都不需要引用什么材料来阐明观点，而主要是说明具体意见、要求和规定，交代有关事项和做法等。

2、要文句简练、交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代问题清楚明了。如果为了说清楚问题，就写得啰嗦冗长，是不可取的；而为了简便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正确的写法，应该是宜简则简，宜详则详，详略得当。叙述的文字力求简练；需交代的重点，如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者使用规范化简称，简称必须是人所共知的，并且要注意不与其它机关发生重复和不至于误解，不得随意乱用简称。如将“××省委组织部、宣传部”简作“×省组宣”《会使人看不用代称“沪”、“渝”。县以下不为人们熟知的地名，前面应冠上所属的省名、地区名、县名等。某些事物的全称很长，可以使用已为人们所熟悉的省略叫法，如“两个文明”、“实现四化等。不得随意创造使人难以理解的叫法。

文中引用的有关论述，应注明出处。引用其它文件时，应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标题；引用的语句，应加引号标明。文中提及的人名，如果不为对方所熟悉，在第一次出现时，应当写明他的职务、身份和全名，以下可以简称。文中遇有特别生僻的词语，应加以注释。总之，不能认为自己清楚的事，对方也必然会了解。要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确。

一般来说，拟写文件不仅要注意文具通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号，还要注意是否交代清楚了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等。为使文件的主题鲜明、眉目清楚，除了简短的文件外，一般均应开宗明义，首先交代全文的目的或结论，作为导语，然后再分几层意思说明，在全篇的结尾部分，还可以对全篇的要旨作一个适当的概括，并表明对收文机关的要求。例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达，什么时间开始执行，请示答复或仅是上报备案等。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，须要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的。写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能成熟。拟写文件时，自己起草以后，一定要反复阅读几遍，仔细地逐字逐句斟酌修改，连标点符号也不要放过。

1、关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。只有主题改好了，其他方面的修改才会有所依据。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。凡属思想感情不健康，看法不够全面，提法不够妥当，概念模糊，以及推理、论证不合逻辑的地方，都要进行修改。

3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来，如果文件只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材料过多而湮没了观点，就要对材料进行适当的修改。

4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的更动等等。目的在于使文件更加严谨、畅达、匀称和完整。

5、关于语言的修改。主要是修改不通顺的字句，不规范的字以及标点符号，以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。通过修改，不仅可以提高文件质量，为审核、签发打好基础，也可从中提高写作能力。

第三讲 公文拟写的体式

[内容提要] 公文的规范体式，公文文体的特征，公文的各个组成要素在文面上的安排，公文的排版格式与装订要求。

第一课 公文体式概述

公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文其所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。

建国以来，为了摆脱旧的公文体式的影响，党和国家曾对公文体式作过多次规定和改革，从而使公文成为党政机关实施领导与管理的有力工具。建国之初，继承解放区革命政权机关公文体式的优点，中共中央办公厅于1950年4月印发了《关于文件纸型与格式的规定》。1951年，中央人民政府政务院颁布了《公文处理暂行办法》，其中第三章对公文体式作了具体规定。1955年，经中共中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》的第二章中，对党委机关的文件体式作了规定。这一规定原则上也适用于军队和政府机关。此后，中共中央办公厅、国务院秘书厅又陆续作了一些修改和补充规定，使党和国家机关的公文体式得到统一和不断改进，方便了公文的处理、整理、保管和利用。例如，1956年以前，文件的书写方法不一致，有的自右至左竖写，有的自左至右横写；有的文件用纸规格不一，书写不注意留出装订线等，使机关的文件整理立卷工作发生困难。后来，为适应文字改革的要求，1956年1月，中共中央办公厅和国务院办公厅分别发出通知，文件一律改为自左至右，横写横排，左侧装订，并统一制定了文件用纸的规格要求。1958年，又通知改变格式过于死板的规定。除用纸尺寸、横写横排、左侧装订不变外，用纸格式可以根据文种和实际需要自行制定。

十年**期间，机关工作的秩序被打乱，文书工作制度也遭到破坏，公文体式的统一也失去了保证，甚至文件结构不完整，标注位置不规范，有的还忘记写上发文机关名称或不写发文日期等等。粉碎“四人帮”以后，机关工作重新得到整顿，文书工作制度也逐步恢复和健全起来。国务院办公厅于1981年2月、1987年2月和1993年11月先后三次修订发布了《国家行政机关公文处理办法》，都在第三章规定了国家机关的公文格式。中共中央办公厅也于1989年4月、1996年5月先后两次修订发布了《中国共产党机关公文处理条例》，对党的机关的公文格式，包括排版形式、用纸尺寸、装订要求以及公文版头的主要形式作了具体规定。国家技术监督局1989年9月5日发布了《国家机关公文格式》（GB9701-88）作为国家标准正式推行。该标准规定了机关公文通用的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等。并指出，它适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文，包括命令、指令、决定、决议、指示、布告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函及会议纪要，其他公文可参照执行。

另外，国家对公文拟稿稿纸格式也作了规定，1957年11月，国务院秘书厅在《关于对公文名称和体式问题的几点意见（稿）》中规定了拟稿用的公文稿纸的尺寸、格式的基本项目。1989年2月，国家技术监督局又批准公布了中华人民共和国国家标准《发文稿纸格式》（GB826-89），规定了发文稿纸的标准格式，并从1989年9月1日起实施。指出，制定该标准的目的在于建立和健全我国国家机关文件格式的统一系统，简化和统一文件格式，以便于对文件有效、迅速、准确的生成和处理。

由于党和国家领导机关对公文体式规范发布了一系列法规性文件、公布了国家标准，因此，我国各级党政机关、社会团体和企事业单位在公文的拟稿、制发过程中，均应严格遵守这些规定。

第三讲公文拟写的体式

[内容提要] 公文的规范体式，公文文体的特征，公文的各个组成要素在文面上的安排，公文的排版格式与装订要求。

第二课 公文的文体

公文的文体，是指公文的表达方式和语体特征。也就是在公文写作中运用语言陈述事情，说明问题所采取的具体方法和特点。人们在长期的写作实践中，为了反映纷繁复杂的社会生活，适应不同的交际需要，经过不断的总结和创造，逐步形成了不同的表达方式。通常写作的表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明五种。不同的表达方式又决定了不同的文体分类。早在三国时期，魏文帝曹丕在《典论·论文》中就将文体划分为奏议、书论、铭銇、诗赋四类。指出：“夫文本同而末异，盖奏仪宜雅，书论宜理，铭銇尚实，诗赋欲丽。”说明不同的文体在表达方式上有不同的特点。人们根据表达方式的不同，一般将文章分为应用文体和文艺文体两大类。公文属应用文体，它具有应用文体的一般特点，即具有实用性、严肃性和程式性。但公文文体又与一般的应用文体不同，在表达方式和语言运用上有它自身的特点。



一、公文的表达方式

公文写作中，兼用叙说、说明和议论三种表达方式，这是公文文体的主要特点。因为公文是办事的工具。公文的内容主要是传达贯彻党和国家的方针政策，发布法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流信息等。其目的在于简明、清晰、准确地表达意图，而并非审美和传情。具体地说，报告、请示、通报等侧重于叙述；法规性文件以及通告、公告等主要是说明；调查报告、会议纪要以及综合性的工作总结等通常是夹叙夹议；公文中采用议论为主要表达方式的有讲话稿等。现将这三种表达方式分述于后：



1、叙述。叙述是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代。包括写“人”和写“事”两个方面。它是写作中运用最广的一种表达方式。在公文写作中，一般不专门写人，而是以叙事为主。叙事就是“叙述”在公文中的运用。除计划性、法规性文体一般等都必须以叙事为基础。公文的叙事与一般记叙文不同，它不在于具体记叙事实，而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。公文的叙事必须简明、朴实、不作过多的描述。

公文中运用叙述的方法主要是顺叙。顺叙就是按照事物发生、发展的自然顺序或时间顺序进行叙述。公文写作中运用顺叙，容易做到线索清楚，层次分明，便于阅文者迅速掌握事情发展变化的来龙去脉。公文中的叙述与小说中的叙述不同，写小说讲究跌宕多姿，悬念迭出，让读者自己去思索寻味，所谓“文似看山不喜平”；而公文写作则不同，它不为欣赏，只求实用。在叙述事物的发展变化时，防止曲折起伏，变幻莫测，而要一目了然、明白晓畅。如果一篇公文阅者一看标题或者一看开头，就知道讲的什么事情，并猜出它的结局，那就是一篇叙事十分成功的公文。这一点，恰恰是文艺作品写作之大忌。

此外，公文写作中还根据需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。



2、说明。说明是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等解说清楚。与其它的表达方式相比较，说明的明显特征讲的是客观事物，作者表现的是客观态度。其基本要求是客观、准确、力求按事物的本来面目作恰如其分的介绍，准确地反映人们对事物的认识程度。说明，在公文的表达方式中占有很大比重，起着十分重要的作用。不仅法规性文件、商品说明书主要采用说明的方式，其它如命令、批复、批示等大都直接陈述领导机关的意图、要求与措施，多以说明为主；公告、通告旨在颁布要求与措施，也以说明为主；报告、请示中的条款行文也离不开说明。此外，说明还常与叙述、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及到的人与事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及到的人与事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释。说明，也是论据的主要表达方式。说明的主要方法有：

①定义说明。定义说明是指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。下定义是一种严密、科学的方法，要求言简意明，把握事物的本质，必须使用判断句式说明被定义项的本质特征。下定义不能使用否定句式或比喻句式，更不能同义反复。

②注释说明。注释说明是指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。要求简明准确、通俗易懂，使阅者更具体深入地理解说明对象。

③比较说明。比较说明是指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。事物之间总是既有联系又有区别的，有比较才能鉴别。事物的本质、特性往往是在同别的事物相比较时才显示出来的。比较说明中所选用的事物应该是人们较为熟悉的，具体的，易于阅者理解。

④数字说明。数字说明是指用确切的数字来说明事物。数字说明中所使用的数字必须准确无误，来源可靠。数字运用得好，往往比文字介绍更为简便、更具有说服力。

⑤举例说明。举例说明是指列举典型事例来说明事物。有的事物直接说明本质特征不太容易，如能耐举例说明，人们就容易明白了。举例说明所举的事例必须符合事实，有代表性，且要详略得当，避免事例堆砌，同时还要进行恰当的分析。

⑥分类说明。分类说明是指根据事物在性状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说明的方法。这种方法可以把某些较为复杂事物的各方面的特征，在按照种属关系的分类说明中，提示得条理清楚，明白易懂。分类说明要注意掌握统一的分类标准，标准不统一，逻辑混乱，难免会影响分类的科学性。以上六种，是公文较常见的说明方法。此外还有图表说明、引用说明、分析说明等方法，就不一一详述了。

3、议论。议论。就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。在公文写作中，就大多数文种而言，议论不是贯通全文的主要表达方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。议论的要素是论点、论据和论证。

①论点。论点，又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度，它是议论的核心。论据、论证都要为证明论点服务。论点有中心论点与分论点之分。中心论点在全文中处于支配地位，又称总论点，分论点是为总论点服务的人属论点，一般较长篇幅的论说性公文都有中心论点与分论点。分论点对所论述的部分来说是论点，对中心论点来说，同时又起着论据的作用。

②论据。论据，是证明论点的真实性的根据。公文的论据，可分为三类。一类是事实论据，即用具体、可靠的事实或数据来做根据，这是公文论据的主要形式；二是理论论据，即适当地讲些道理，从理论上进行论证；硬政策法规论据，以政策法规为论据，是公文论据的独特之处，由于公文本身政策法规性很强，故运用政策法规性论据具有很强的说服力。

③论证。论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。在这个过程中要剖析事理，阐明论点和论据之间内在的逻辑联系，使论据很好地为证明论点服务。

在公文写作中，论证的主要作用是说明理由，作出证明。使阅文者不仅了解要做什么，还要了解为什么做；不仅明确公文中下了什么结论，而且还要明确下这一结论的根据。这样，可以减少执行中的盲目性，提高工作效率。论点、论据、论证三者之间的关系可以这样来表述：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题；论据是基础，回答“用什么证明”的问题；而论证则是沟通二者之间内在联系的桥梁，回答“如何证明”的问题。在公文写作中，只有把论证的桥梁铺设得科学、严密、才能赋予论证以强大的逻辑力量。



二、公文的语言特点

公文写作规定使用语体文，语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。语言是人类最重要的交际工具。无论是在社会的政治生活、经济文化生活还是日常生活中，语言都是以充当人类交际和交流思想的工具这一特殊职能为社会服务的。语言是公文的第一要素。一篇公文，有思想内容和组织结构，但最终都要通过语言表达出来，使它成为有形的东西。否则，公文本身就不存在。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。



1、准确。准确是公文语言的主要特征和基本要求。公文的内容必须用准确的语言来表达。每个词，每句话都必须有明确的含义。即用词要准确无误，造句要合乎语法和逻辑。还要善于辨析词义，区别词的感情色彩，根据特定的语言环境，选用最恰当的词语。如果在公文写作中用词含混，歧义迭出；或用语不慎，前后矛盾；或概念不清，留有漏洞；或判断不当，结论模糊，其结果必然带来理解上和执行上的困难，甚至造成混乱，也就失却了公文的权威性与严肃性。

公文语言的准确表达，决定于思路的清晰，同时也决定于对字、词、句的精心选择和反复推敲。



2、简明。简明就是用最少的文字表达尽可能多的内容，做到“文约而事丰”。把公文写得简明了，精练准确，这是公文的现实效用性决定的，也是公文写作的基本要求。列宁曾经提倡拟写文件要简短，他说：“请写简短些，采用电报文体„„写长了我根本不看，一定不看。”毛泽东同志也提出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。”

在公文写作中，做到语言简明，决非易事。要写得简短明白，即需要一定的思想理论水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，还要有较高的文字修养。在此基础上做到叙述平直，说明扼要，议论精当。还要掌握公文写作的特定用语，恰当地使用一些缩略语、成语，准确地使用一些引用语。同时，还要力戒空话、套话和使用一些生僻的词语。



3、庄重。庄重，就是公文用语必须讲究庄严、郑重。这是由公文的严肃性、法定权威性和行政约束力所决定的。公文是处理公务的重要工具。使用庄重的语言，是公文制发机关应有的严正立场和严肃持重的态度在公文中的体现。具体地说，所谓庄重，就是公文的用语不俗气，有气派，要使用规范的书面语言。书面语言的特点是比口语更为精练准确，更加有条理。还要注意使用雅语、敬语。雅语是指典雅的语言，相对俗语而言的；敬语是指尊敬用语，在上行公文中应注意使用敬语。



4、得体。得体，是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。或郑重严肃，或亲切温暖，或欢欣鼓舞，或震慑警觉等。得体的基本要求：一是要适应行文的语体风格，如指挥性公文应郑重严肃；告知性公文应简明晓畅；请示性公文应恳切明白，切忌使用要挟性语言；商洽性公文要平和委婉，不得使用指令性语言等。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三是要多运用公文的专用语。

第三讲公文拟写的体式

[内容提要] 公文的规范体式，公文文体的特征，公文的各个组成要素在文面上的安排，公文的排版格式与装订要求。

第三课公文的格式

公文有一定的格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。统一和规范公文格式，是为了准确、有效地拟制、收集、传递和存贮公文信息，提高公文处理的效率，以适应现代化管理工作的需要。公文的格式一般包括公文的书面格式和公文的排版形式与印装要求两个方面。

一、公文的书面格式

公文的书面格式是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。一篇完整的公文是由一些规定的数据项目构成的，这些数据项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。这些构成要素或组成部分不是随意确定的，它是由党和国家有关部门颁布的法规性文件所规定的。任何机关单位在拟制公文时都必须按照这些规定执行。

《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第十条规定：“公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。”

《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”

上述公文格式的组成要素，《办法》列举了16项，《条例》列举了17项。1988年9月5日，国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》规定了公文格式的数据项目为17项。其中第一项“公文管理标识”包含了五项内容，实际上是21项将《办法》列举的16项和《条例》列举的17项的内容都包括进去了。

在以上所述的公文结构诸要素中，《国家机关公文格式》又将其分为指定项目和选择项目两类。

指定项目是用于规定必须填写的数据项目。它由公文管理标记（包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等项组成。

选择项目是用于规定供选择填写的数据项目，可根据文种的需要选择填写。它由签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等项组成。现将公文格式的各个组成要素按公文的文头、行文、文尾三个部分的书面格式顺序分述如下。

（一）文头部分

公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。



1、公文格式代码。公文格式代码又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标记符号。由9位阿拉伯数字码组成。标识于文件首页发文机关版头左上角。按一定的原则将机关发布的文件逐一编制代码，是使每一份文件都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。

由于文件检索代码的国家标准尚未正式公布，所以，包括中央在内的诸多文件目前尚未标注检索代码。

2、印制顺序号。印制顺序号又称公文份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。它的作用主要是针对秘密文件，有了印制顺序号，在登记、分送和清退时均可对号核点，以便于查明责任，加强公文管理。印制顺序号一般用6位阿拉伯数字标识在文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方位置，前面冠以“NO：”符号。数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐。



3、秘密等级。秘密等级简称密级，是指公文秘密程度的等级，分绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家秘密的程度来划定。

1988年9月颁布的《中华人民共和国保守国家秘密法》第九条规定：国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

“'绝密'，是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；'机密'是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；'秘密'是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。” 在文件上正确地标定密级，保障秘密的安全，对于维护国家的安全和利益，具有重要的政治意义，必须严肃、认真、准确、不能随意提高或降低密级。

文件密级的标注位置在文件首页公文版头左上角，公文份号下方，并在文件封皮上加盖戳记注明。



4、紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理的时间和要求。又称缓急时限或处理时限。紧急文件应根据紧急的程度分明标明“特急”、“加急”、或“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

文件标明紧急程度，是为了特别引起文书处理部门和承办人的注意，以保证文件的时间效，确保一些紧急问题能得到紧急处理。

确定与标明文件的紧急程度，是一项严肃的工作，一定要根据文件内容的时间要求而定，该急则急，该缓则缓。不要随意将公文的紧急程度升格，防止滥标急件。如果把平件也标成急件，形成急件太多，就会造成急件不急，以致影响了真正急件的处理。紧急文件标明何种等级，应由公文签发人确定。

标明紧急程度的位置在文件首页文头上左上角。需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下，上下对齐。紧急程度应在信封上加盖戳记注明。

限时送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。此外，有的急件是在标题的文种前面标明的。例如，1993年3月19日《中共中央办公厅、国力院办公厅关于切实减轻农民负担的紧急通知》（中办发电[1933]7号），还有“紧急请示”、“紧急报告”、“特急电”等。



5、收文处理标记。收文处理标记包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号等项目。在收文处理标记中标明档号，即全宗号、目录号、案卷号是很重要的，它方便文件归档以后的查阅与保管，特别是适应了部分档案文件不予装订的具体情况，标明档号则有助于防止文件的散失。

收文处理标记的位置在文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖收文处理章标识。

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6、文件版头。文件简称“文头”。文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关标识。文件版头由发文机关或规范化简称加“文件”二字组成。如《中共中央文件》、《国务院文件》、《中央××省委文件》、《××省人民政府文件》等。

文件版头大字居中套红印在文件首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。字体一般选用长宋体，给人以庄重、美观、大方之感。版头下面有一间隔横线，作为文头区域和行文区域的分界线。党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。间隔线与版头一样套红印制，表现出公文的严肃性与权威性。使用这种套红文头的文件，通常称之为“红头文件”。

《中国共产党机关公文处理条例》规定，党的机关的公文版头格式通常有四种：

①《中共×××文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策、作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。②《中国共产党××委员会（××）》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。

③《中共××办公厅（室）文件》、《中共××办公厅（室）（××）》用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件、批转下级机关的报告、请示，以布有关事项，向上级机关报告、请示工作。

④《中共××部文件》、《中共××部（××）》用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围的事项，向上级机关报告、请示工作。

联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。例如，党中央和国务院联合行文，用《中共中央文件》版头。国务院、中央军委联合行文，用《国务院、中央军委文件》版头。联合行文的同级别机关，一般按党、政、军、群的顺序排列。例如，××省《关于党政群机关工作人员参加成人高等教育有关问题的通知》（×组发[1990]15号）就是用《中共××省委组织部、××省教育委员会、××省人事厅、××省财政厅文件》的版头发布的。

在民族区域自治地区，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自治民族的文字排队在上面或前面。



7、发文字号。发文字号是指由发文机关编排的文件代号。发文字号由发文机关代字、发文年度（两边加括号）和发文顺序号组成。

例如：“中发[1993]5号”，代表中共中央1993年第5号发文；“国发[1993]10号”，代表国务院1993年第10号发文；“国办发[1993]12号”代表国务院办公厅1993年第12号发文；“×政办发[1993]15号”则代表××省人民政府办公厅1993年第15号发文。

发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件时可作为文件的代号使用。编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括。如上例中的“中”，代表中共中央；“国”，代表国务院；“国办”，代表国务院办公厅；“×政办”，则代表××省人民政府办公厅1993年第15号发文。

发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件时可作为文件的代号使用。编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精炼、最集中的概括。如上例中的“中”，代表中共中央；“国”，代表国务院；“国办”，代表国务院办公厅；“×政办”，则代表××省人民政府办公厅。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅（室）统一编排，从机关和单位名称中选取最有代表性的字，并注意名称相近的单位机关代字不能重复和雷同。例如，某省的“计划委员会”、“计划生育委员会”、“计量局”，如果都用“计”字作代字，引用发文字号时，就分不清是哪个单位的文件了。机关代字一经确定，就不能轻易改变，同一机关的机关代字若前后不同，将会结公文的制发和处理工作造成混乱；发文年号要写全，用方括号括入，不要将[1993]写成[93]，也不要将发文年度置于机关代字之前；机关代字如用“×发”，发文顺序号之前不必加“第”字，机关代字如用“×字”，序号前须加“第”字，写成“××字[199×]第×号”。

几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。如1987年1月1日，国家语言文字工作委员会、国家出版局等七个单位联合发布的《关于出版物上数字用法的试行规定》，发文字号就用的是国家语言文字工作委员会的“国语字[1987]第1号”，其他六个单位的发文字号都没有必要写上去。党政机关的联合发文，只标注党的机关的发文字号。所以说，联合发文只需一文一号，一文多号反而会引起混乱，也不便于引用。

发文字号的书写位置，一般说来，有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第×号”。

8、签发人姓名。在文件中标注签发人姓名，是表示文件生效并对该文件内容郑重负责的一个标志，一般供上行文选用。

《办法》第十条规定：“上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。”《条例》第八条也规定：“上报公文应当在发文字号右侧标注'签发人'，'签发人'后面标注签发人姓名”。

（二）行文部门

公文的行文部分包括标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。



1、公文标题。公文标题应当准确简要地概括文件的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类也就是说，一个完整的公文标题应当由三个部分组成：发文机关名称+公文主题（事由）+文种名称。例如，《国务院关于进一步加强证券市场宏观管理的通知》，其中“国务院”是发文机关，“通知”是文种，“进一步加强证券市场宏观管理”是公文主题。这样的公文标题起提示作用，使人一看就明白这份公文是什么机关发来的，说的是什么问题，什么种类的公文。既便于阅读、处理，也便于归档和查找。

公文标题的三个组成部分，一般都要求写完全，但也有部分省略的情况，例如：

①省略发文机关名称的。这又可以分为两种情况。一种是一些法规类公文，如，《出版物汉字使用管理规定》、《企业财务通则》，其中“出版物汉字使用管理”和“企业财务”是由，“规定”、“通则”是文种。但这些法规类公文在正式公布时，仍要使用完整的公文标题，如，《国家新闻出版署、国家语言文字工作委员会关于发布〈出版物汉字使用管理规定〉的通知》；另一种是机关内部使用的公文，在落款处已明确写上发文机关的，在标题中可省去发文机关名称。

②省略事由的。有些文件内容单一，正文部分文字较少，使人一目了然。在这种情况下，标题中的“事由”部分可以省略，以求庄重简练。例如：

中华人民共和国财政命令 第4号

《企业财务通则》已于1992年11月16日经国务院批准，现予发布，自1993年7月1日起施行。

部长 刘仲藜 1992年12月30日

以上这份命令的标题如果写成“中华人民共和国财政部关于发布《企业财务通则》的命令”，与正文字数相比，就显得繁复冗长了。这类标题还有，如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国全国人民代表大会公告》、《国务院》等。

③机关名称和事由同时省略的。多见于公布性的公文，如机关的通知、通告、启事、法院的布告等，仅仅以文种作为标题，这是为了张贴时醒目，使人从远处就可以看到，有利于扩大传播范围。

必须指出的是，有些机关的发文，以为使用了正式文件的版头，机关名称已在文件版头中印出，就在标题中将发文机关省略了。其实，这种省略是不应该的，如果所有的“红头文件”的公文标题都可以省略发文机关名称，那么公文标题的完整性又怎么能够体现？这种省略还给引用公文带来困难，也不便于文件的登记和管理。

因此，公文标题的部分省略是有条件限制的，而且在任何情况下，文种是不能省略的，文件省略了，就不符合文件格式规范了。但是，也有一些单位发文，不管什么情况，都笼统地使用“报告、请示、决定、批复、通知”等文件名称来作公文标题，把发文机关和事由都给省略了。这就给公文的收发登记、查找造成困难，也给阅读和处理带来许多不便。这种不符合文件格式规定的作法，是应当引起注意的。

此外，一些转发、批转类的文件标题也要注意准确、概括和简要，避免出现“关于的关于”、“通知的通知”等累赘写法。



2、题注。题注是指对文件标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。例如：

《中华人民共和国专利法》的题注是：“（1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过，根据1992年9月4日第七届全国人民代表大会常务委员会第二十七次会议《关于修改〈中华人民共和国专利法〉的决定》修正）。”《中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定》的题注是：“（中国共产党等十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月19日通过）。”

题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。需要说明的是，一个文件若采用题注这一形式，就不再用主送机关、发文机关签署、成文日期等项目。



3、主送机关。主送机关是指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以输或答复的对方机关。一般说来，哪个机关负有收受、办理公文的责任，哪个机关就是主送机关。主送机关又称主送单位或行文对象。主送机关一定要选准，这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题。因为任何一个机关的发文，都是为了公务活动的需要，公文中的事项或问题都要靠对方机关来办理或答复，这是公文的现实效用性所决定的。如果将主送机关的名称搞错了，该送的没有送，或者将不该送的也送了，就会造成责任不明、意见不一，或相互推诿，无人过问，以致贻误工作。

主送机关的位置应在正文之上，公文标题左下方，无论一行或多行，体现发文机关的意图是公文的核心。

4、正文。正文是文件的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图是公文的核心。公文正文的拟写是公文制发者立场、观点、思想方法的具体体现，除了熟悉业务、懂政策和有一定的马列主义水平外，熟悉并掌握语言文字基础和公文写作的技能，也是写好正文所必须具备的重要条件。正文的结构一般分为导语、正文主体与结束语三个部分。

导语部分一般有依据式、目的式、原因式三种写法，以表明制发这份文件的依据、目的或原因。①依据式。即简要地说明发文的依据。通常用“根据”或“遵照”等介词和宾语组成介词结构开头。②目的式。即开宗明义说明发文的目的。通常使用“为”、“为了”等介词与它的宾语组成介词结构开头。③原因式。即简要说明发文的原因。通常用简洁的语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头。

正文的主体是公文的最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。由于文种的不同，引文目的不同，其写作的具体要求也不同。对各个不同文种的写作特点和要求将在后面有关章节详叙。这里只就其一般要求概括几点： ①内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；

②所反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法，要切合工作实际，切实可行； ③内容涉及的有关部门经过协调会商，取得一致意见；

④在文字表达上概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。

结束语就是正文的结尾。结束语部分要意尽言止，自然终结。由于公文的文种不同，行文目的不同，以及行文关系等因素，结束语应有不同的写法。一篇公文，如果内容正确，表达也清楚，但结束语使用不得体，也达不到行文的效果。如上行文的结束语一般用“以上意见当否，请批示”、“妥否，请批复”、“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行”或“以上报告，请审阅”等；平行文的结束语一般用“专此函达”、“敬希函复”、“特此函告”等。下行文的结束语一般为“此令”、“此复”、“希遵照办理”、“希贯彻执行”等语。也有一些公文不使用上述习惯的结束语，如一些下行公文以及法规类公文，往往是顺理成章，意尽言止；或分条列项，自然终结。有的则提出希望或号召结束全文。

一般地说，在主送机关之下，落款之前的部分都是正文。但是当加通告转发、印发上级文件，下级报告及会议纪要，领导同志讲话时，就形成了转发性文件和被转文件。这种转发性文件和被转发性在形式上是正件和附件的关系，实质上它们都是正件。因主要政策规定都是在被转发、印发的文件之中。所以被转发、印发的文件同转发性文件（包括批转性文件）一样仍属正文，而不能看是附件。



5、无正文说明。无正文说明是指由于篇幅所限，使公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。

必须指出，文件在排印时，应尽量避免出现“（此页无正文）”的情况，需要在文件的页面上标注“（此页无正文）”，必须掌握以下两点：

①只限于文件的正文与文件的生效标识（发文机关落款、印章与成文日期）不能同处在一个页面上而出现正文与生效标识分离状况时；

②“（此页无正文）”的标注位置应在发文机关落款的左上方第一行顶格书写。

但是，也有一些机关单位的发文，其正文与生效标识已处在同一个页面上，只是后面还有空白页面，于是就在发文机关落款后面的空白页注明“（此页无正文）”。这种标注毫无意义，可以说是多此一“注”，应当引起注意。

6、附件说明。附件说明是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。附件是相对公文正件而言的。在内容上，附件是附属于公文正文的，它对正文中的有关部问题起补充说明或参考作用；在形式上，附件是公文的一个组成部分而不可随意分开，有附件的公文，附件就同正件一起组成一份完整的公文。附件说明则有助于附件的查阅与保护。

有的公文之所以要有附件，一是由于拟写文件要求篇幅简短，在公文的正文部分不可能将附件的内容都写进去，不然就造成正文堆砌材料，使篇幅显得冗长累赘；二是将必要的补充说明及参考材料附在正文之后，有利于强调有些文件材料的重要性，并有利于正文突出重点，以增强文件的表达效果。公文附件的形式一般有图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。

例如，1993年2月20日《国务院关于加强农业生产资料价格管理以及对主要品种实行最高限价的通知》（国发[1993]13号），其附件为：《国家定价的计划外化肥全国最高出厂限价表》；1993年1月3日《国务院三峡工程建设委员会会组成人员名单》；1992年12月28日第七届全国人大党委会第二十九次会议通过的《中华人民共和国测绘法》，其附件为：《刑法有关条款（第一百七十五条）》。又如《××省人民政府关于公布文件清理结果的通知》有两个附件，一是《失效或废止的文件目录》，二是《需要修改的文件目录》。

附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数。然后，在发文机关落款和成文日期之后或另起一页附上所列附件的材料。



7、发文机关署名。发文机关署名又称落款，是指在正文或附件说明之后署上制发该份文件的机关名称，亦即方法法定的作者。

文件法定的作者通常是机关、组织或机关的某一部门或单位，有时还以两个以上的机关联合行文，有时还以机关领导人的名义行文。使用什么名义行文，取决于文件内容和作者的职权范围。如重要的方针政策性、全面性的文件，应以机关的名义行文；而一般业务问题，则应以机关有关业务部门的名义行文。发文机关的书写要注意以下几点：

①发文机关的名称必须用全称或规范化简称，不能滥用简称，以保持公文的严肃性。

②联合发文的机关名称都要写上，一般以主办单位为先，然后依次排列。如遇联合行文的机关名称的字数有多有少时，要拉开距离，名称的排列以整齐划一为美，不要参差不齐。还要注意按各联合行文机关印章的大小留出空行。以领导人的名义发文，应在领导人的姓名之前冠以职务名称。

③发文机关名称的位置应在正文、无正文说明或附件说明之后，右下方另行书写，同正文之间应有一定间隙，以便用印。



8、成文日期。成文日期是指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考重要依据之一。

成文日期年月日要写齐全，不得有任何省略。如不得将1993年9月5日写成“93年9月5日”。因为成文日期直接关系到公文的时效和日后对文件档案的查考问题。公文的成文日期一有以下几种情况：

①在一般情况下，以领导人签发日期为准。即机关领导人在定稿上的签发日期，或在“公文拟制单”上批示签名的具体日期；

②经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。如在《第五届全国人民代表大会第五次会议关于中华人民共和国国歌的决议》的标题正下方加括号注明“（1982年12月4日通过）”字样；在《第七届全国人民代表大会第一次会议关于设立海南省的决定》标题下注明“（1998年4月13日通过）”字样。③法规性文件以批准日期为准。法规性文件的发布日期与施实日期不一致时，应同时注明施行日期。如《中华人民共和国国家货币出入境管理办法》是国务院于1993年1月20日发布的，自1993年3月1日起施行。又如《信访条例》是国务院1995年10月28日发布的，同时注明自1996年1月1日起施行。有的法规性公文，如规定、办法等，如果是经过修订的，要分别标明发布时间、修订时间和施行时间。如《国家行政机关公文处理办法》注明：“（1987年2月18日发布，1993年11月21日修订）”还在最后一条说明“本办法自1994年1月1日起施行”。④两个以上机关的联合发文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。

⑤一般的日常事务性公文，如涉及具体事项的通知、通告、简函等的成文日期以它们的印发日期为准。公文的成文日期标注在发文机关署名下方的，不论其文字多少，都要注意两者的左右距离相称。



9、机关印章与领导人签署。机关印章是文件制发机关对文件生效负责的凭证。机关印章是由上级机关颁发的，表示授予它以法定的职权。国务院规定了国家机关印章的形状、尺寸、式样、字体和制发办法，并且规定凡伪造印章或使用伪造印章者，依法予以惩处等。

凡新成立的机关和更改名称的机关，在启用印章时，要事先向有关机关发出通知，并附上印模的式样，使需要同它联系工作的有关机关了解。

公文除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。

公文用印的位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月，一般视印章大小压成文日期4-7个字。盖印不能歪歪斜斜，模糊不清。在文件上端正、清晰地盖好机关印章，可以体现公文的严肃性与可靠性，也可以看出文书工作人员认真、严谨的工作作风。

要注意文件加盖的机关印章应与文件版头、公文标题和落款中的机关名称相一致。若最后一页只有一两行正文或注“（此页无正文）”时，落款、成文日期和印章应位于页面上方的三分之一处。

有些领导机关按照特定的格式、有专门的文件版头且大量印制的普发性文件，如“中共中央文件”、“中共××省委文件”等，也可以不加盖机关印章，同样有效。

合同、协议书以及联合发文，须经签署合同、协议收的机关单位以及联合发文的有关机关共同加盖印章方能生效。

领导人签署是指发文机关领导人在文件正本的落款处本人职务名称的后面签字或盖章，以证实文件的效用。例如，国家领导机关发布的命令、布告等，有时除盖公章外，还需由签发文件的领导人在落款处署名签字后对外发出。以上（7）（8）（9）项所述的发文机关、成文日期、机关印章与领导人签署统称为“文件生效标识”。



10、注释或特殊要求说明。注释或特殊要求说明是用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读（传达）范围、使用方法等。

阅读（传达）范围，是根据文件内容和工作需要所限定的文件发送的范围和规定文件的阅读对象。党和国家的高级领导机关所下发的特别重要的文件，需要在一定时期内限定阅读和传达的对象范围。

阅读（传达）范围的标注位置在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号括入。一些文件阅读（传达）范围仅限于正文前所列主送机关，或在正文中对阅读（传达）范围已有明确规定的，不必再标注阅读（传达）范围。一般的决议、指示、通知、通报等领导性文件和通常的行政、业务问题的非机密性文件，不需要特别规定阅读（传达）。下级机关对上级领导机关的请示或报告，也不能规定阅读范围。

（三）文尾部分

公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项。



1、主题词。主题词是指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于文件管理的规范化、科学化。1985年以来，中央和地方的党政领导机关逐步推行了各种公文按照统一的规范标注主题词的制度，这标志着我国已进入计算机文件管理的阶段。

现代电子计算技术的发展，为实现办公自动化提供了现实可能。而公文题词的应用，正是将大量文件资料存入计算机，建立文件数据库，实施公文的计算机管理的一项基础性工作。公文标注主题词，它有利于文件和档案的管理，有得提高计算机公文检索的速度和准确性，从而充分发挥各类公文的信息效益，使文件档案更好地为社会主义现代化建设服务。

（1）文件标注主题词的作用是：

第一，文件标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。第二，文件标注主题词，有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。第三，文件标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。（2）文件标注主题词的步骤与方法：

第一，文件标注主题词的步骤。一是进行主题分析，即先从文件标题中确定主题，再从小标题或内容中抽出文件标题中没有说明，却是文件重要内容的概念。二是主题标识，在主题分析的基础上，借助主题词表将自然语言转化成规范语言。三是主题词誊录。最后由文件的审核人把关。

第二，必须在主题词表中选用主题词，主题词表应由各级办公厅（客）制定，不得随意更改；上报的文件，应按上级机关的公文主题词表使用主题词。如各地市和省政府各部门向省人民政府上报文件时，应严格按省人民政府公文主题词表使用主题词；各省、自治区、直辖市和国务院各部门上报国务院的公文，应严格按国务院公文主题词表使用主题词。

第三，主题词表中的类别标题不作主题词用。因为类别标题没有进行编码，主题词中没有的，作为主题词使用以后，就无法检索，文件也就调不出来；同时，主题词使用不受类别限制，类别之间只要有关，就可以将有关主题词在同一个文件末尾标出。

第四，在文件上标注主题词，要直接反映出文件所说明的问题或论述的事物。选定的词必须是最能确切表达主题概念的名词或名词性词组。对表达同一概念的主题词，前后选词要一致，在无适当词表示的情况下，可采取用直接上位主题词或者概念相近的主题词，如上位主题词仍不合用，也不能用词表的词进行组配时，可选择自由词标注。但使用自由词标注只限在未列入词表的人名、年代、机构、地名、文献名以及公文中出现的新主题概念，如新学科、新理论、新技术、新材料等词汇，而不是进行随意的自由标注。

第五，主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形成的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。

公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端。一份文件的标引应根据其内容和特点，选用二至三个主题词，最多不超过五个。词目之间应有一个字的间距。



2、抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。也就是说，公文的内容除了主送机关之外，还有哪些机关需要了解或请哪些机关协助办理的，就可以将公文以抄送的形式送达。确定抄送机关要掌握以下几条原则：

①抄送要限于同文件内容有关、需要对方知道或协助办理的机关，既不能滥报滥送，也不能漏报漏送。②向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机关。

③向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再报上级机关。④在一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越过的上级机关。

⑤受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件内容抄送文单位的另一个上级机关。

抄送机关标注在主题词下方位置，用与图文区等长的横线与主题词隔开。抄送机关名称要用全称或规范化简称。当抄送的机关单位较多时，应依机关的性质、职权、隶属关系依次排列。按照国务院办公厅秘书局1995年4月修订的《国务院文件格式细则》的规定：“抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列；人大常委会办公厅、全国政协办公厅、高法院、高检院排在后面，但应另起一行；如抄送各民主党派中央应排在最后，单独另起一行”。要注意同一性质或同一级别的机关之间的停顿用“顿号”，不同性质或不同级别的机关之间的停顿用“逗号”，以示区别。



3、印发说明。印发说明又称印制版记，是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。

印制单位一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日；印制份数是该份文件所印的数量。

印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明制发时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印刷份数。

翻印文件的说明同印刷说明大体相同。但翻印秘书文件，须经制发机关批准或者授权，翻印后要向原发文机关备案。上级机关翻印所属下级机关的文件可不受此限。



4、页码。页码是指公文每一张页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在每页图文区下端。正面为单数，位于右下角；反面为双数，位于左下角。没有图文区的页面不标页码。

以上是文尾自身结构的四个项目的含义及标位置，每一个项目之间都要用间隔线隔开，不能乱用或不用间隔线。

（四）保持公文书面格式的完整性

必须指出，公文的文头、行文和文尾三个部分构成一份格式完整的公文的整体。也就是说，一份完整的公文，必须是三个部分齐全，缺一不可的。一般说来，公文的文头部分和德文部分的格式比较容易把握，但在一些机关单位的行文中，常常出现文尾残缺或文尾错位的情况，造成公文结构上的不完整，这应当引起注意的。

文尾残缺是指一份公文没有文尾，有正式文件版头的公文都应该有文尾。因为文尾部分有主题词、抄送机关及印发说明等重要项目，文尾残缺就会给公文处理和查找利用造成困难，同时文面形式不全也有损于公文的严肃性与权威性。

文尾错位是指文尾位置安排不当。这都是由于没有正确理解“文尾”的含义造成的。怎样理解“文尾”的特定含义呢？为回答这个问题，得首先从公文整体结构方式谈起。

就公文的整体结构来说，有单式结构和复式结构。所谓单式结构是指一份公文由一个主件单独构成的。而复式结构则有两种情况：一种是主件加附件，另一种是转发件加被转发件。而附件可能有两个以上，被转发件之后还可能有附件，因而称之为复式结构公文。对于单式结构公文来说则不尽然，因而往往出现文尾错位的现象，有的把文尾置于文件之后，附件之前，还有的在主件之后和附件之后各设计一个文尾，使一份完整的公文交错出现两个文尾。对转发件和被转发件也是如此，有的甚至将被转发件原来的文尾原封不动地搬过来，以致有的多层转发的文件出现了两个以上的文尾，把一份完整的公文搞得不伦不类，面目全非。须知，在复式结构公文中，主件和附件、转发件与被转发件共同构成一个彼此有内在联系的整体，“文尾”的含义应是这一整体的末尾，而不是某一部分的末尾。所以，无论是单式结构公文还是复式结构公文，文尾均应置于公文整体结构的最后，这应该成为公文结构规范化的基本要求。

[回上页]



二、公文的排版形式与印装要求

公文的排版形式，是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。

公文的排版形式包括版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等，通过统一组织，合理安排，才能使一份文件有一个很好的外貌。提高文件的质量，当然关键在于文件的内容。但是好的内容也要有好的形式来体现，一份文件如果内容好，版面安排疏密相宜，错落有致，整洁活泼，严谨大方，则使人感到清新悦目。反之，版面眉目不清，字迹模糊或过于密集，就会使阅者头疼，收文机关也不好便于处理。因此，讲究文件的格式安排是有一定意义的。

国家技术监督局于1988年9月发布的《国家机关公文格式》，规定了机关公文通用的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序，区域划分，排版形式（附图1、2、3）与字体字号的选用等。它适用于我国党政军机关的正式发布的公文，其他公文亦可参照执行。

《国家机关公文格式》是国家标准，是各机关单位拟制机关的法定规范，必须严格遵守。在以上“公文的书面格式”部分已就公文的各个组成要素分别作了介绍，现就其排版形式，即公文的外观形式的有关内容分述于下： 

1、公文用纸的尺寸和规格。目前国内各机关公文用纸一般采用16开型（长260毫米、宽184毫米），有条件的机关和涉外部门，可推荐采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。为实现文件的现代化管理，并节省复印、缩微等方面的用纸，公文用纸将逐步推行国际标准A4型。布告、公告、通告等公布性的公文用纸幅面尺寸可根据实际情况需要确定。

2、公文的书写形式。公文中的文字符号一律采用从上至下、自左向右横写横排（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。字距、行距的安排不作具体规定，以便于阅读与郑重、大方为原则。各发文机关可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐。正文中用数字表示多层次结构时，其标识方法如下： 第一级用：一、二、三„„ 第二级用：

（一）、（二）、（三）„„ 第三级用：1、2、3…… 第四级用：（1）、（2）、（3）„„



3、字体字号的选用。公文中字号的选取用一般按发文机关名称、大标题、标识字符、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用。

发文机关标识推荐使用高×宽22毫米×15毫米黑变体字或初号宋体字。联合行文时，推荐使用小初号宋体字。公文大标题推荐使用二号宋体字，小标题推荐使用三号宋体字。

秘密等级、缓急时限和各标记字符或其他重点推荐使用三号黑体字；主题词推荐使用三号字体字。

一般公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用三号或四号仿宋体字。

公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字标识。在同一公文中，数字的使用应保持前后一致。

公文中的标点符号，应符合1990年3月国家语言文字工作委员会、中华人民共和国新闻出版署修订发布的《标点符号用法》的规定。



4、装订要求。公文一律在左侧装订。一般用线装、钉装或胶粘的办法。装订时，文件要折叠整齐，认真编排，注意不可错页漏页，以保持公文的完整。按照国务院办公厅1985年12月修订的《关于向国务院报送文件的若干规定》，凡有附件的公文，“主件和附件要装订在一起，并在正文末属注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送”。

第四讲机关法定公文的拟写（上）

[内容提要]机关法定公文“命令（令）”、“议案”、“决定”、“决议”、“指示”、“意见”的适用范围、文种的形成与发展、类型、特点及写作要求。

第一节命令（令）



一、命令（令）概述

命令（令），是国家领导机关颁发的具有强制执行性质的重要的指挥性公文。

《办法》规定：“命令（令）适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。”

“命令”这一文种是从我国古代的“命”和“令”发展而来的。夏、商、周三代就有“命”这一公文名称，主要用来赐官授胤，又兼作“诰”、“誓”用。《尚书·商书·说命》：“王言惟作命。”“令”的出现稍后，有命始有令，有奉命而行之意。《尚书·商书·说命》有“发号施令，罔有不臧”之说；战国时，秦孝公曾经两次颁布《变法令》，说明“令”已经作为正式公文文种使用了。秦始皇统一六国以后，改“命”为“制”，“令”为“诏”。此后，历代封建统治者用“制”、“诏”、“策”、“敕”、“谕”、“旨”等文种来制发国家最高机关的公文，发布皇帝的旨意。南京临时政府时期，内务部颁行新的《公文程序》，废除“制”、“诏”等旧文种，规定凡中央或地方机关向下级机关行文一律用“令”。1931年瑞金中央工农心政府发布的《苏维埃地方政府暂行组织条例》中，就有了“命令”这一文种。中华人民共和国成立之后，仍沿用“命令”和“令”。1951年9月，中央人民政府政务院在《公文处理暂行办法》中，将“命令”列为正式文种。1957年10月，国务院秘书厅在《关于对公文名称和体式样问题的几点意见（稿）》中，又把命令和令分为两个文种。

命令和令分为两个文种，在使用上很难区分。实际上，“命令”是古代公文“命和”“令”的合称。许慎《说文》：“命，使也。”刘勰《文心雕龙》：“令者，使也。”说明命和令的作用实际上是一样的，属于一个文种。命令是命和令的合称，令则是命令的简称。

谁有权发布命令（令）呢？根据我国《宪法》的有关规定，中华人民共和国主席、国务院、国务院各部和各委员会，县级以上的地方各级人民政府有权发布命令。

《宪法》第八十条规定：“中华人民共和国主席根据全国人民代表大会的决定和全国人民代表大会常务委员会的决定，公布法律，任免国务院总理、副总理、国务委员、各部部长、各委员会主任、审计长、秘书长，授予国家的勋章和荣誉称号，发布特赦令，发布戒严令，宣布战争状态，发布动员令。”

《宪法》第八十九条规定：“国务院行使下列职权：

（一）根据宪法和法律，规定行政措施，制定行政法规，发布决定和命令。” 《宪法》第九十条规定：国务院“各部、各委员会根据法律和国务院的行政法规、决定、命令，在本部门的权限内，发布命令、指示和规章。”

《宪法》第一百零七条规定：“县级以上地方各级人民政府依照法律规定和权限，管理本行政区域内的经济、教育、科学、文化、卫生、体育事业、城乡建设事业和财政、民政、公安、民族事务、司法行政、监察、计划生育等行政工作，发布决定和命令，任免、培训、考核和奖惩行政工作人员。” 党的各级领导机关一般不单独使用“命令（令）这一文种。

二、命令（令）的特点

由于命令（令）是国家领导机关依照有关法律发布行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施等重要事项时使用的公文，它直接体现了国家或某级行政领导机关的意志，集中反映了国家或某级行政机关在某个方面政策要求。在发令机关的职权范围内，命令起着对有关工作实行强制干预和约束、强行统一思想和行动的作用。它具有以下三个特点： 

1、强制性。命令（令）一经发布，有关的下级机关或人员必须无条件地执行和服从，不能讨价还价。玩忽职守，延误或干扰命令的执行，都会受到严肃的处理；有意违抗，拒不执行，必将受到严厉的惩罚。



2、权威性。命令（令）作为指挥性下行公文，具有行政公文的权威性和约束力。虽不是法律、法规本身，但它可以确定法律、法规的生效日期、施行范围等。这都具有法律的效力和法规的约束作用。



3、严肃性。命令（令）的强制性、权威性和不可逆转性要求制发命令的机关必须极其慎重。人们常说”军令如山倒“，令出就不可收回了。在使用这一公文时，必须严肃对待，既不能随意发布，更不能朝令夕改。行文要求使用指挥性语言、态度严肃、结构严谨、文字简洁准确，语气坚决肯定，不允许任意更改和变通。

三、命令（令）的类型

命令（令）有多种类型，根据它的使用范围和作用，可分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令，惩戒令以及动员令、戒严令、特赦令等。



1、公布令。公布令也称作发布令、颁布令。它是国家领导机关和有关部门用来公布法律、发布行政法规和规章的命令。它一经发布，就要求全体公民、有关单位和人员无条件地遵照执行，具有极强的规定性和支配力，不容违抗和抵制。这类命令之后，随着就附上法律、法规和规章的全文，即”令出法随“，公布令也就成了这些法规文件的运行载体，是一种载体性公文。例如：



中华人民共和国主席令 第七十三号



《中华人民共和国老年人权益保障法》已由中华人民共和国第八届全国人民代表大会常务委员会第二十一次会议于1996年8月29日通过，现予公布，自1996年10月1日起施行。



中华人民共和国主席 江泽民 1996年8月29日





2、行政令。行政令是国务院及其各部门、县以上地方各级人民政府宣布施行重大强制性行政措施时发布的命令。



3、嘉奖令。嘉奖令是领导机关或领导人为嘉奖有关人员或有功集体而发布的命令。嘉奖令正文一般由嘉奖原因、嘉奖内容和嘉奖希望构成，具有极强的号召力。

由于命令（令）是极具庄重性的公文名称，惩戒令一般很少使用。领导机关对有关人员的惩戒往往使用通报或决定等文种行文。

以上所述是命令（令）的主要种类，此外，还有动员令、戒严令、特赦令等。

四、命令（令）的写作

命令（令）这一文种，一般内容单一，一事一文，篇幅较短，有的仅一两句话，有的篇段合一，一贯到底。不论何种类型的命令（令），总的要求是行文简短扼要，文风庄重严肃，语气坚决有力。

命令（令）的结构一般由标题、正文、领导人签署和日期组成。不同类型的命令（令）的写作又有各自的具体要求，分述于下： 

1、公布令

公布令的标题一般由两个部分构成，即由发文机关名称或领导人的职务名称加文种组成，如《中华人民共和国主席》、《中华人民共和国国务院令》。标题下面是令的编号，如第一号、第二号。公布令的编号与一般公文按年度编顺序号的方法不同，它是发令机关领导人在任职期间行使职权时编的流水号，顺序延至任职期满为止，下任另行编号。

公布令的正文很短，一般只有一两句话，说明公布的法规名称，通过、批准的机关或会议名称，通过、批准的时间以及生效的日期。随后是发令机关全称、领导人签署和日期。公布令同它所公布的法规或规章一起组成一分完整的公文。

2、行政令

行政令的标题同一般的公文标题一样，由发文机关、事由和文种组成，如《国务院关于发行新版人民币的命令》。行政令的正文一般包括命令原由、命令事项和执行要求三个部分。

行政令的原由要准确简炼。原由是发布命令的依据，其任务在于充分说明发布命令的理由，使受令者确信命令的合理性、必要性和重要性，但又不能作过多的铺陈，一般只用一段简短的话概括出来就行了。如上例《国务院关于发行新版人民币的命令》用一句话说明发行新版人民币的原由：”为了适应国民经济发展的需要，进一步健全我国货币制度，方便流通使用和交易核算，现决定„„“一是”适应“，二是”健全“，三是”方便"语句简洁、理由充分、表述准确，使人一看就觉得新版人民币的发行事关重大，确有必要，这就为下达命令事项做了充分的铺垫。命令事项是行政令的主体部分。必须具体、明确地写清楚本命令所要采取的措施，使受令者明白无误地知道应该怎幺做，不应该怎样做。有的分条列项提出具体要求，如上例命令，一共有五条，其中1、2、3、4条指明了新版人民币的发行机构、面额、比值、流通要求及发行时间，非常具体、明确，一目了然。

执行要求是行政令正文的结尾部分。内容一般是对受令者提出要求或嘱咐，或明确指明奖惩措施。这一部分应与前两个部分紧密联系，一气贯通，引起受令者的高度重视，以利于命令的执行。

总之，命令（令）的写作要求做到：内容实在，中心突出；结构严谨，篇幅简短：简约明了，文字精当；语气坚定，风格庄重。

第四讲机关法定公文的拟写（上）



第二篇：秘书公文写作与公文处理

秘书公文写作与公文处理：公文拟写的基本要求

一、观点正确

二、实事求是

三、准确及时

四、简明生动

五、体式规范

六、注意书写材料的运用

纸型按国家的统一规定，用单页十六开纸（190×265毫米），在左侧留出装订线，横写横排。首页应包括：主送机关、抄送机关、拟稿部门和拟稿人、签发人、会签机关或部门、发文号、印制份数、附件、发出日期等项，以便于逐项填齐。正文的行距间隔宜适当放宽，留出修改的余地。用纸的格式和项目，可根据本机关的实际需要设计和印制。

第三篇：公文处理概述(DOC)

公文处理概述

[2008-4-16 9:25:47]

公文，简而言之，就是处理公务的文书。公文处理工作作为秘书部门各项业务工作中最基础性的工作之一，做好这项工作，对于保持办公室工作的正常运转，搞好“三服务”，具有十分重要的意义。

一、公文种类、作用、特点及基层常用公文概述

（一）公文种类

公文的种类，可分为法定公文和常用应用公文两大类。法定公文，即国家和党内有明文规定的规范性公文。1996年中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定党的机关的14种常用公文为：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2000年8月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定的国家行政机关13种主要公文为：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。常用应用公文，是指除法定公文之外的其他经常使用的公文。

（二）公文的作用

明法作用、传令作用、宣传导向作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、记载历史的作用

（三）公文的特点

鲜明的政治性、法定的权威性、严格的制作程序、明确的时限要求、特定的格式、特定的作者、特定的阅知者。

（四）基层办公室常用公文文种及其特点

1、通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免干部。其特点是：适用范围广；运转速度快；使用频率高。

2、报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。其特点：汇报性；陈述性；概括性。

3、请示。用于向上级机关请求指示、批准。其特点是：请求性；一事一文；政策性强；实事求是；用陈述性、祈使性语言；文字精练。

4、函。用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。其特点：平等性；灵活性。

二、关于公文格式

公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。

（一）公文的文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。目前，各类机关的通用公文的格式大体相同。党政机关通用公文的文面格式由版头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记21个要素组成。这21个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前9个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。

眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。党的机关用特定版头制发的公文，眉首部分与主体部分用两条各长60.5mm、宽0.7mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽0.7mm的红色横线隔开，中间没有五角星；用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线（密码电报为红色）隔开。用A4型公文纸，国家标准规定上报公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。

版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容（行政机关的公文只有前两项内容）。

1．版头

版头，又叫发文机关标识，即人们通常所称的“红头”。版头是特定的、法定的、专用的，象征着领导机关的权威，起到增加公文庄重色彩和严肃性，识别发文机关、公文级别、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的机关，不能共用版头，但规格样式是相同的，只是表示的发文机关不同。

党的机关公文版头的主要形式有两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，例如，“中共益阳市资阳区委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成，例如，“中国共产党益阳市资阳区委员会（通知）”。版头字居中排印在公文首面上部，一般用长牟体字或长宋体字套红印制，每个字的长度在15—22毫米之间，宽度根据字数多少确定，但都要小于“中共中央文件”字样。版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方。版头一经确定，必须长期固定使用，一般情况下不作变动，更不得随意变动。

党的机关使用公文版头应注意4个问题：一是以党委或以党委办公室名义制发的公文，分别应与版头一致，即党委的文件使用党委文件的版头，党委办公室的文件使用党委办公室文件的版头，两者不能混淆；二是发文字号特别是发文机关代字与对应的版头应一致，如“益资发”用“中共益阳市资阳区委文件”的版头，“益资委”、“益资委干”用“中国共产党益阳市资阳区委员会（××）”版头；三是版头圆括号中标注的文种应与标题中的文种和最后一个主题词一致，即三者同一；四是党委、党委办公室与其他任何一个同级机关联合行文，均只用党委或党委办公室的公文版头。这是由党的机关的领导地位决定的。

发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定，由本机关自定的，一定要明示其他机关，不能只是自己使用而别人不认同。

2．份号

份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。在党的机关，用特定版头印发的秘密公文均应标注份号，不是用特定版头印制的秘密公文，有条件的也应标注份号。份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。

秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件发生。

3—4．密级与保密期限

密级，即公文的秘密等级。公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。秘密可划分为国家秘密和商业秘密，其中，国家秘密划分为绝密、机密、秘密3个等级，商业秘密划分为“商业机密”、“商业秘密”2个等级。有秘密事项的公文应确定密级。用特定版头印发的公文，密级用3号黑体字标注。党的机关的公文，密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文，密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文，都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。比如：“机密★3年”。

5．紧急程度（等级）

紧急程度（等级），是对公文送达和办理的时间要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级。用特定版头印制的党的机关的紧急公文，分别标明“特急”、“加急”，用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角，两字之间空1字；行政机关的紧急公文，分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行，如果该件公文无密级，则标注在第1行。

确定公文的紧急程度（等级）应实是求是，防止随意性。

6．发文字号

发文字号是公文的代号，由发文机关代字、发文和发文顺序号3部分组成，是每一个用特定版头制发的公文不可缺少的重要组成部分。它起到便于识别公文、发文机关、发文和便于登记、管理、使用的作用。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区（管辖地）地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成，有的可省略发文机关代字或公文类别代字，但发文机关所在行政区地方代字不能省略。例如，“益资发”，用“益资”做发文机关所在行政区代字，省略了发文机关代字“委”，“发”是文件类别字；“益资委”中的“委”是发文机关代字，即“中国共产党益阳市资阳区委员会”，省略了文件类别代字。发文机关代字不能与同级机关的机关代字相同，例如，同级统战部与统计局，不能都用“统”字做机关代字，应分别用“统战”、“统计”做机关代字。发文和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文号标注在六角括号内。发文应标全称，不能简称，例如，“〔2005〕”不能简写为“〔05〕”。发文顺序号分从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。

使用发文字号，应注意3个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，党的机关的用4号仿宋体、行政机关的用3号仿宋体字标注于版头（发文机关标识）下空2行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。

7．签发人

上报公文（主要指请示、报告）应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，标注于公文发文机关标识（版头）下空2行红色横隔线之上。党的机关的公文用4号仿宋体字标注。某些重要的公文有会签人的，还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名。

上报公文标注签发人的目的，是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好公文关。

标注公文签发人应注意2个问题：一是联合行文，有多个签发人，一般是主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人。二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。

8．标题

标题，一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成，位于红色横隔线下方空2行排印。主标题用2号小标宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印。回行时应做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。

在处理公文标题时应注意3个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序，一般情况下，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。二是在有双文种的公文（又叫复合性公文）中，应简化标题。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。

9．主送机关

主送机关，即主要受理公文的机关，应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称；在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格；最后一个主送机关名称之后用全角冒号。国家标准规定：“如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送。”

普发性公文，主送机关名称用统称，并做到规范、稳定。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、指示、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。

10．正文

正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。县级及基层党的机关不标注主送机关的公文，正文在标题之下空1行排印。数字、年份不能回行。

正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。常见的错误有：①第一层次用“

（一）”；第三层次的“1.”写成了“

1、”，把小圆点写成了顿号。②第一层次用“

一、”，第二次用“（1）”，跳跃了两级。在正文层次不多的情况下，第一级用“

一、”，第二级可用“1.”，但不能用“（1）”。为简化层次，正文中尽量不用多层次结构。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体字排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的，第一文种的正文用3号楷体字排印，第二文种的正文用3号仿宋体字排印。

法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印，占两行；非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印，行距相同。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾用句号。

11—12．附件及附件名称

附件，是公文的组成部分，对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主体装订在一起。

公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。党的机关的公文附件不空行、行政机关的公文附件空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字或“附”字，后面标全角冒号附件名称。附件的序号（用阿拉伯数字）和名称前后的标识应一致。

附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。仅一个附件的，不排附件的顺序号。附件排印与公文主件排印的规格相同。附件是图表的，其文字部分用3至5号字灵活处理。

如果附件与公文主件不能装订在一起的，例如，应填报的统计表等，应在附件的左上角第1行顶格标注公文的发文字号，并在其后标注附件（或带顺序号）。在这种情况下，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。附件与主件装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。

13．发文机关署名

发文机关署名，应当用全称或规范化简称，位于正文之后的右下方。

党的机关的公文，与正文的末行一般空两行排印。不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文，正文之后不再署名。在县级和基层党的机关，公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；对于在正文之后不需署名的文种，采取变通的形式，即在正文之后用3号字署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文，应署名。署名时，将发文机关名称排在成文日期和正文之间，主办机关排在前面，每行最多排3个发文机关名称，最后一排如余一个或两个，均居中排印，以方便盖章为标准。

14．成文日期

成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注。有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名右下方，低两个字用3号仿宋体字排印；对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号用3号楷体字标注于标题之下居中位置。县级及基层党的机关发文，对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期标注在发文机关署名右下方。

行政机关的公文成文日期用汉字标注，“零”写“O”。单一机关行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。联合行文，将成文日期拉开，左右各空7个字排印；成文日期与正文的距离，从实际出发确定，以方便盖章为准。

公文经领导人签发后因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定，或由办文者提出意见报领导确定。

15．印章

县市区党的机关和基层党组织的公文，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文，联署机关都应当加盖印章。

在行政机关，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关的印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

使用机关印章加盖公文时，要认真、细致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用红色。党的机关的公文印章在发文机关署名的成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。行政机关的单一机关行文，印章距正文2—4mm，居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时，主办机关在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，每行最多排3个印章，主办机关在前，印章盖在发文机关署名处，两端不得超出版心；最后一行如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标注成文日期。当公文排版后所乘空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不采取标识“此页无正文”的方法解决。

县市区党的机关和基层党组织制发的公文，对于不标注主送机关的文种，先改变其格式，然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。

16．印发传达范围（附注）

公文的印发传达范围（附注），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行，如果一行排不下，从第二行起可以顶格。

在党的机关的公文中，这一要素叫印发传达范围。它一般用于普发性公文。对于有主送机关的公文，对印发传达范围另有要求的，在印发传达范围处加以说明；对于没有主送机关的公文，起到标注主送机关的作用，并可对印发传达范围提出要求。

在《国家行政机关公文处理办法》中这一要素叫附注，其作用同党的机关的公文的印发传达范围，并可说明其他需要说明的事项。“请示”公文，在此处注明联系人姓名和电话号码。

印发传达范围的几种形式应相对固定，做到规范化，以便准确及时地确定公文的印发份数。

17．主题词

党的机关的公文，公文主题词按主题词法标注，即按中共中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》（修订本）标注，位于公文末页下端抄送机关或印制版记上方；“主题词”用3号黑体字顶格排印，后标注全角冒号；主题词用3号书宋体字；一篇公文最多不超过10个主题词。行政机关的公文，公文主题词用分类标引法标注；“主题词”用3号黑体字居左顶格标注，后标全角冒号；主题词用3号小标宋体字；一篇公文最多不超过5个主题词。

每个词目之间空1字。一行排不完的，另起一行与一行主题词的第一个字对齐排印。主题词下方划一条与公文满行等长稍粗的横线。

18．抄送机关

抄送机关，指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓公文内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。

用特定版头（报头）印制的公文，抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前标明“抄送”二字并加冒号。抄送机关名称排列，按机关的大小和排列习惯依次进行排列，回行时与冒号后的抄送机关名称对齐。党的机关的公文，“抄送”2字顶格，用5号黑体字，后标全角冒号；抄送机关名称用5号宋体字，中间可用顿号、逗号、分号；末尾不用标点符号。行政机关的公文，“抄送”2字与抄送机关名称，都用3号仿宋体字，左空1字排印；抄送机关名称之间用顿号隔开，末尾用句号；如主送机关移至主题词之下，标注方法同抄送机关。

19．印制版记

印制版记是印制公文的标记，由公文印发机关名称、印发日期和印制份数3部分组成，位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码上方，与公文页码不空行。党的机关的公文，两条横线之间的左右侧各空半个4号字，分别标注公文印发机关名称和印发日期，底线下边右侧离字边空两个5号字，加圆括号用5号宋体字标注印制份数，即“（共印××份）”。

行政机关的公文，只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。

印发时间都用阿拉伯数字，均以付印日期为准，年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印发”2字。

用特定版头印发的公文的印发日期，必须在成文日期之后或与成文日期同一天。

翻印上级机关的公文，应把印发单位改为翻印单位，印发日期改为翻印日期，用圆括号标注共印××份。

（二）公文用纸格式

党的机关的公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。目前，我国党的机关普遍采用16开型公文纸，也有部分单位使用国际标准A4型公文纸。如果使用国际标准A4型公文纸，应与本机关的上级机关的公文用纸格式一致，并通盘考虑，包括纸张、档案卷皮、档案柜等供应和配套问题，不能随意改变或单独改变公文用纸格式。公文用纸格式一经确定，必须长期固定使用。

《国家公正机关公文处理办法》规定，从2001年1月1日起，国家行政机关的公文用纸，一般采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

（三）公文排印、装订格式

《中国共产党机关公文处理条例》明确规定：“公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。”用汉字排印公文，除版头用长牟或长宋体字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4种字体。

《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。”行政机关的公文除发文机关标识、标题、主题词目用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、“主题词”3字用黑体字，份数序号用2号全身黑正体字外，其余文字都是用3号仿宋体字。

用16开型公文纸排印公文，党的机关的公文，正文一般每页排20行，特殊情况，最多只能排22行，每行25个字。行政机关的公文，正文一般每页排19行，每行25个字。

用国际标准A4公文纸排印公文，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。

特殊情况下，为了防止出现“此页无正文”字样，调整行距、字距时，每页既可减少1行、每行可减少1-2个字，也可每页增加1-2行、每行增加1-2个字。

公文要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色普所标BL100%，红色油墨应达到色普Y80%，M80%。印刷品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。空白页和空白页以后的页不标注页码。

公文装订与公文排印应一致，并考虑人们的阅读习惯。根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订，不掉页。

三、公文的行文规则

（一）行文关系

公文的行文关系，主要有以下6种：领导与被领导的关系、指导与被指导的关系、综合管理与被管理的关系、属地管理中统一管理与被统一管理的关系、监督与被监督的关系、平行机关之间的协作关系和业务上管理与被管理的关系。

（二）行文方式

党政机关的行文方式分为下行文、上行文和平行文3种方式。

1、下行文。是指上级机关给所属的下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。根据行文的目的、任务和传达贯彻的要求，下行文又分为一级下行文、逐级下行文、多级下行文和直贯到底下行文。

2、上行文。是指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。根据隶属关系和上行文的目的、任务、要求，上行文又分为一级上行文、逐级上行文、多级上行文和越级上行文。

3、平行文。是同级机关和不相隶属的机关之间的行文。有些机关虽然是上级领导机关或下级机关，但与行文的机关没有隶属关系和指导关系，与这样的上级机关或下级机关行文，也是平行文。

（三）行文规则

1、行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

2、根据隶属关系和职权范围确定行文关系。

（1）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（2）党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。

（3）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（4）同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文。

（5）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

（6）部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。

（7）在国家行政机关的公文中不得对党组织作指示、交任务。

3、必须按隶属关系和有关规定请示问题和报告工作

（1）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得在非请示中夹带请示事项。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（2）不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（3）请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

（4）除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公室按规定程序处理，不应当直接送领导者个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”和“报告”。

（5）党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。

（6）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

四、公文的签发、阅读和管理

（一）公文的签批权限及签批程序

各单位制发公文，必须附上发文处理单并由办公室负责人提出签批意见后报单位领导人签批，公文一经签发，即产生法定效力，任何人都不能更改公文的内容。如果发现公文内容中有差错，必须报原签发的领导人同意或复签。公文签批的权限如下：

1、各单位向上级机关行文、下发重要公文和向不相隶属机关的重要行文，一般由主要领导人或主要领导人委托主持工作的副职签发；处理日常工作的公文，由分管该项工作的领导人或其委托的领导人签发。

2、党委办、政府办及各单位办公室根据单位或单位领导人授权发布的公文，重要的公文分别由本单位主要领导人或分管该项工作的领导人签发，一般性的公文由分管该项工作的副职或办公室主任签发。

3、各机关、单位联合行文，必须经各联署机关的领导人会签，最后由主办机关领导人签发。

发文办理中的公文签批工作，按领导职务大小和排名先后顺序，先由职务较低的排名在最后面的领导人签批，然后逐一往前签批。在一般情况下，要坚持按公文正常的签批程序签批，不得越权越位。紧急公文，经主持工作的领导人同意，在不违背有关原则、不影响工作的前提下，可以特事特办、急事急办、灵活处理。

（二）收文处理及文件阅读工作

收到上级下发给本单位的公文后，要认真做好登记、拟办、传阅、收集、归档等工作。

1、登记。收文单位要配置专门的收文登记本，对收到的文件分门别类及时、准确、完整地进行登记。登记的项目是收文日期、来文单位、文件字号、文件标题、密级、收文份数等。

2、拟办。收文单位要印制专门的收文处理单，收到文件后，由单位办公室负责人就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，并认真填写在文件处理单上，然后送领导及有关人员阅读。

3、传阅。传阅文件应使用阅文夹和文件传阅单。传阅单上要写明阅文对象的姓名、文件的字号和份数。只供阅读的文件，一般先送主要领导、主管领导，再送其他领导。对需要办理的文件，则先送主管领导，再送主要领导和其他领导。特殊情况下，也可按实际需要调整传阅顺序。传阅文件由文件管理人员逐人送取，阅文对象之间不横传。收回阅文夹时，要检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时所作的批示，要及时报告办公室分管领导和相关部门领导或交办。

4、收集和归档。对已处理完毕的文件，要及时回收，妥善保管。对需要归档的文件，要按照档案部门的要求进行整理、编制目录，按时归档。

（三）文件管理

1、文件的保管。各单位要设置专门的文件存放装置，配备必要的安全保密设施，确保各类文件安全。

2、文件的复制。因工作需要翻印或复制上级机关发给的密级文件，须经文件制发机关同意。经批准同意翻印或复制的文件，翻印件和复制件上要标明翻印、复制机关的名称。

3、文件的借阅。有关人员因工作需要借阅文件，文件管理人员应根据文件的阅读传达范围，请示主管领导，经批准后方可借阅。借阅文件要履行签字手续，并登记借阅时间、文件字号、密级、份数，同时确定归还时间。

4、文件的汇编。汇编上级机关的秘密以上文件需要向上级机关写出书面请示，并附上汇编文件的目录，经发文机关批复授权后方可汇编。

第四篇：公文写作概述

公务写作概述 公务文件概述

法定公文格式新规范 公文写作要领

一、公务文件概述

1、通用文种及其用途

根据《党政机关公文处理工作条例》规定，行政公文共有15类15种，如下：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。如《中共中央关于精神文明建设的决议》

(二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《国务院关于取消第一批行政审批项目的决定》

(三)命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。如《国务院、中央军委关于给武警抗洪抢险先进单位及个人授予荣誉称号和记功的命令》

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。如《中华人民共和国水利部公报》、《中华人民共和国和美利坚合众国关于建立外交关系的联合公报》

(五)公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如《中华人民共和国海关关于简化进出境旅客通关手续的公告》

(六)通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。如《国家土地管理局关于冻结非农建设项目占用耕地的通告》

(七)通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。如《国家税务总局关于车辆购置税有关问题的通知》

(八)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。如《国务院办公厅关于部分地区违反国家棉花购销政策的通报》

(九)议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》

(十）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如《四川省劳动厅关于调整四川省最低工资标准的报告》

(十一)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。如《中国气象局关于加强人工影响天气工作的请示》

(十二)批复

适用于答复下级机关的请示事项。如《国务院关于同意四川设立北川羌族自治县的批复》

(十三)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。《关于加强和改善世界遗产不好管理工作的意见》

(十四)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。如《国务院办公厅关于上海WTO事务咨询中心增补及调整外籍顾问问题的复函》

(十五)纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。如《全国信息和文件标准化技术委员会会议纪要》

其他

规范类文件： 条例：用于对某一方面的工作作比较全面、系统的规定。如《中华人民共和国外汇管理条例》。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”。

规定：用于对某一方面的工作作比较具体的规定。如《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》。

办法：用于对某项工作作具体的规定。如《中华人民共和国澳门特别行政区第一届政府推选委员会具体产生办法》。事务类文件：

总结：各级组织对某一时间段工作的回顾和分析，在肯定成绩、找出不足的基础上对工作做全面的梳理，同时提出下一步的工作安排。如《××大学2009年工作总结》。计划：对某一时间段工作所做的安排和打算。如：《××大学党委2009年工作要点》

调查报告：对相关工作经过认真调查和分析研究，归结信息之后写成的书面报告。如《关于建设领域解决拖欠工程款和农民工工资问题的调查报告》

简报：各级组织编发的用以反映情况、汇报工作、交流经验、沟通信息的文书。如《工作简报》。

2、正确选用文种的意义

不同文种具有不同的写作特点和写作要求，正确选用文种，有助于促进公文写作规范化

不同文种揭示了不同的发文意图和不同的处理方式，正确选择文种，有助于使文件得到及时妥善的处理。

不同文种具有不同的性质和功效，正确选择文种，有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性。

3、文种选用规则

根据发文目的选用文种

如请求上级给予指示或批准某项要求，必须选用“请示”，而不宜用“报告”。根据行文关系选择文种

根据发文机关的权限选择文种 根据国家的有关规定选择文种

4、行文规则（《条例》）

第四章第十三条：行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十五条：

向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第十六条

向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第十七条 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

综述：A、机关之间的行文关系取决于机关各自的组织系统归属和职权范围，主要有四种类型：统一组织系统中的上下级之间属于领导与被领导的隶属关系，如国务院与各省政府；同一专业系统中的上下级主管业务部门之间属业务指导与被指导关系，如公安部与省公安厅；同一组织系统中的同级机关属平行关系，如××市政府下属的工业局与财政局；非同一系统中的任何关系均属不相隶属关系，如军委办公厅与国务院办公厅。

B、越级行文适用情况：情况特殊紧急，如果逐级上报下达会延误时机造成重大损失；上级领导交办并指定越级上报的具体事项；需直接询问、答复或联系的具体事项；虽多次请示直属上级机关但问题长期未予解决，或与直接上级有争议而该问题又急需解决；揭发、检举、控告直属上级机关。由于特殊情况而必须越级行文时，一般应抄送被越过的机关。

C、党政分开原则。党政机关应在各自系统内制发文件，尽量减少联合行文。行政机关不能径向党的组织制发领导性、指导性文件，一般也不制发报请类文件；党的组织也不应向行政机关请示、报告工作或直接下达命令、指示。

二、法定公文格式新规范

根据《条例》规定：公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

公文用纸的页边和图文区（即公文书写区）都有一定的尺寸。公文用纸上白边（天头）宽37mm±1mm；下白边（地脚）7mm±0.50mm；左白边（订口）28mm±1mm；右白边（翻口）宽15mm±0.50mm。国内通用图文区的尺寸为225mm×156mm。

文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。

具体格式见图示 ：

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

（一）版头部分

版头部分主要包括份号、密级和保密程度、紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人。

份号

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级程度：秘密、机密、绝密。

紧急程度

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。紧急程度：平件、急件、特急。发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（二）主体部分

主体部分主要包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名（成文日期、印章）、附注和附件。

标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

发文机关署名、成文日期和印章 加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记部分

版记部分主要包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码。

抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

三、公文写作要领

（一）公文写作的步骤

1、接受任务，明确公文主题 深刻领会领导发文意图 规范使用文种

集思广益，发挥群体优势

2、围绕主题，广泛搜集材料

围绕主题收集真是、准确、新鲜、典型的材料

明确收集材料的途径、方法（调查、文献、政策、网络、日常收集）

3、总体构思，拟定写作提纲 明确公文内容的组成部分

确定公文正文的表达顺序（时间顺序、因果顺序、总分顺序、提分解、工作步骤）安排公文的首尾和衔接过渡，解决公文开头、结尾和各层次之间有序的表达问题 写作提纲

4、落笔撰文，着手撰拟草稿 增强时效观念 做好会商工作

讲究材料和观点的统一

注重文面规范和字迹、用纸要求

5、加工润色、完成修改审核 加工修改的基本范围：

文稿内容方面的修改（检查主题质量、观点表达、材料应用）

文稿形式方面的修改（结构完整、严密、合理、重点突出；层次清楚、过度转折自然；语言表达准确、简练、顺畅、得体；标点正确、规范等）

（二）公文写作要求

1、基本要求：

信息量大，措施具体，指示性强 内容高度概括，语言表达实用、精确 用材精要，深入浅出，主题鲜明 讲究语言得体，少用强制性、命令性词语，多用人性化词语

2、具体要求：

（1）公文主题及其基本要求 公文主题的特点及表现形式 特点：

主题的酝酿时间短，形成过程比较单纯

主题的内容，大都由行文目的和中心思想构成 主题的表现形式，主要受公务活动制约

表现形式：

利用标题表现主题《中共中央关于认真学习宣传贯彻党的十七大精神的通知》 利用公文的开头或结尾表现主题

利用层次段落的开头从不同侧面表达主题

公文主题的确立依据

依据机关工作的需要（为了什么、要做什么）依据鲜活多样的材料 依据方针、政策、法规 依据领导意图

公文主题的要求

正确、务实、集中、鲜明

做到务实：内容有针对性，反对文牍主义和形式主义；主题真实，反映客观实际；政策、措施切实、可行。

做到集中：意在笔先、主题单

一、重点突出

（2）公文材料的收集和选用要求 收集材料要求——“多”（数量和类别）

历史材料、现实材料；本单位、本地区，外单位、外地区材料；正面、反面材料；直接、间接材料；文字、数字材料；典型、一般材料；来自领导层的材料和来自基层组织、群众的材料。

选用材料——“严”（去粗取精、去伪存真）真实可靠 具有典型意义 新鲜生动 适当梳理加工

（3）公文结构及其基本要求 开头（导语、引言）开头的方式：

目的式开头。简短的语言，说明行文目的，常用“为了„„”等介词短语开头。多见于告知类、规范类文种。如“为贯彻落实第六次全国环境保护大会精神，全面加强环境政策法制工作，推动环境保护加快实现历史性转变,经研究，决定召开第一次全国环境政策法制工作会议。现将有关事项通知如下： ”

根据式开头。说明行文依据。多用“根据„„”“按照„„”“遵照„„”等短语开头。根据内容可以使某份具体公文、某一法规或某种事实情况。以公文或法规为依据时，要具体写明该公文或法规的标题（加书名号）和发文字号。多见于阐述政策、部署工作的决定或告知类的文种。

如“今年3月11日，江西省萍乡市上栗县东源乡石岭花炮厂发生特大爆竹爆炸事故(以下简称“3.11”事故)，死亡33人，其中在校中小学生13人，未在校的未成年人2人；受伤12人。这是一起重大责任事故。为认真吸取事故教训，进一步加强安全生产工作，防止同类事故的发生，现将“3.11”事故情况通报如下： ”

概述式开头。概括工作的基本情况和有关背景，或写出工作的基本过程。多见于报告、总结等文种。如“为了全面贯彻落实党中央、国务院关于“实施西部大开发战略，加快中西部地区高等教育发展计划”，在教育部的指导下，复旦大学积极参与对口支援西部地区高校的工作。学校本着全面合作、重点推进、注重实效、共同发展的原则，大力推进与西部地区高校的支援和合作，使对口支援工作逐步走向深入。”

说明式开头。说明工作的意义或背景情况，叙述公文主题或其他材料。多见于报告、计划、总结等文种。如“武汉大学是教育部与湖北省和武汉市重点共建的大学。近几年来，武汉大学以建设国内外知名高水平大学为目标，实施跨越式发展战略，坚持走服务地方、服务社会之路，已经建立起了长期广泛的校、地合作机制，多渠道、多层次、多方面地融入到国家、地区的经济、社会发展当中。

武汉大学提出“十一五”期间必须坚持人才强校、重点发展、协调发展、创新发展、国际化发展和服务社会“六大发展战略”思想，把为地方经济和社会发展服务，特别是把积极主动地为湖北省、武汉市的现代化建设服务，作为学校办学一贯的重要指导方针。”

引叙式开头。引用外单位来文，有针对性进行回复。实际上也就是制发公文的缘由和根据。常见于批复、复函、答复性报告等文种。如“黑龙江省人民政府： 你省《关于新建黑龙江伊春民用机场立项的请示》(黑政发〔2004〕37号)收悉。现批复如下： ”

提问式开头。以提问方式引起下文。多见于调查报告等文种。

结论式开头。先写结论，再叙述。多见于总结、报告、调查报告等文种。

结尾

结尾方式：

总结式结尾。号召式结尾。强调式结尾。祈使式结尾。说明式结尾。如“希望受表彰的单位和个人珍惜荣誉，再接再厉，不断取得新成绩。全市各级、各部门和单位要以先进为榜样，进一步解放思想，与时俱进，开拓创新，努力推动全市工业经济更快更好发展。” 层次

层次是指公文包括的几个部分在起草者严密逻辑思维下的有序反应。通常说先写什么，后写什么，详写什么，略写什么。安排好公文层次，有助于受文者准确清晰接受公文信息，把握公文要领，更好地贯彻执行办理公文。

层次的安排方式：

递进式。提出问题——分析问题——解决问题——的逻辑结构。常见于会议纪要、调查报告等文种。

并列式。各层次之间互不隶属，体例大体一致。常见于报告、条例等文种。

因果式。以事物或工作的形成和发展的原因、结果为线索安排层次。先因后果，先果后因皆可。多见于总结、调查报告等文种。总分式。

过渡

常见的公文过渡形式：

段落过渡。适用于篇幅较长的公文。句子过渡。“现将有关情况通知如下” 用语过渡。“总之”、“因此”、“诚然”、“综上所述”、“由此可见”等等，公文结构的常规类型 篇段式。

篇段合一。公文通篇只有一段，一段即为一篇。这种结构适用于批转、转发或引发公文的通知类公文或内容单

一、行文简单的批复等公文。如：

各县市区人民政府（管委），市政府有关部门：

市教育局、编办、公安局、计委、财政局、劳动和社会保障局等部门《关于贯彻落实鲁政办发〔2003〕96号文件认真做好城市外来务工就业人员子女接受基础教育工作的意见》已经市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

二○○四年四月十九日

分层表达式。根据需要将公文分为两层（开头+主体）或三层（开头+主体+结尾）表达。适用于内容比较复杂，篇幅较长的公文。分层表达式是多数公文采用的结构方式。

条款式

也叫分条列项式。通篇采用条款说明的方式。这种方式主要适用于规范类公文。图表式

专门职能管理机关发文常用方式。如工商、税务、财政、专利管理部门等。清新明了、一览无余、省却文字表达。公文安排结构的原则要求 为表达主题服务

反映实际工作的内在联系 符合逻辑思维规律

适应不同文体的体裁特点

①这天早晨天蒙蒙亮，厂设备科外号叫“大口袋”的职工朱发利和他的表弟、厂机修队职工王中强溜进厂区，偷偷地将一辆三吨铲车开出大门，打算干点私活。车子飞速开到黄河路口，只见一辆卡车迎面而来，开车的王中强心里一慌，猛打方向盘就想避让，一下子把坐在旁边的朱发利甩下车去，当场就昏了过去，后被交警发现，送到了市第三人民医院抢救，到现在也没脱离生命危险。（工厂通报》

②张三，男，三十来岁，身高六尺有余，方形脸，绿豆眼，鲇鱼嘴，招风耳，络腮胡，蛤蟆肚，水桶腰，马虾背，公鸭嗓；爱留长发，往上一甩就是小分头，往下一见能把眼睛遮住；操一口苏北腔奶油普通话。（公安局通缉令）

③我校教室一共八间，有五间处在风雨飘摇之中，东倒西歪，气息奄奄，人命危浅，朝不保夕，迫切希望市教育局伸出援助之手，拨款修整为荷。（学校写给上级的情况报告）

④梅：落叶乔木，品种很多，性耐寒，不畏严冬低温，敢与冰雪一争高下；不怕群芳嫉妒，品格高雅。早春开花，花瓣五片，有粉红、白、红等颜色，味香。果实球形，未成熟时为青色，成熟时一般呈黄色，味极酸，咬一口酸倒牙。（工具书）

⑤ 9月 14日，该犯与两个哥儿们一同到省博物馆勘察地形，回来后进行密谋，当晚乘黑潜入该馆，盗窃有价值文物多件。后经公安部门侦察，终于将他们缉拿归案，真是恶有恶极，令人拍手称快。（小说片段）

⑥费尽九牛二点之力，求爹爹，告奶奶，好不容易方购买到j－5型机床共计两台，价格是每台15万元；已办好托运事宜。我本人将于本月4日乘坐3次船离开武汉返回南京，希望于8日下午4时整派车来江边5号码头接我回厂。（公务电报）

3、公文使用语言的要求（1）真实准确无假话 避免产生歧义。“病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。” 防止褒贬失当。排除疏忽错漏。

注重措辞得体。

颁布政府法令庄重严肃，报喜祝捷热烈欢快； 驳错误有理有力，提出希望平和委婉。

报请性公文，用语谦恭，讲究礼貌，结尾多用 “望”、“请”、“给予指示”等，以示下级对上级的 尊重。意见体公文，则要严谨、周密、明确，不能使 用乞求语气。

命令体公文，用语须斩钉截铁，毫不含混，避免出现依违两可的毛病。

准确反映发文意图和客观实际。诗人可以采用夸张的笔法，写出“燕山雪花大如席”的名句；而要报告雪灾情况的公文，只能写这场大雪降雪有多厚，降水多少毫米，多少人受灾，多少牲畜冻死，这是几十年未见的一场雪灾。随意抒情、夸张描写、过度形容是公文写作的大忌。

如：“江山一笼统，井上大窟窿。黑狗身上白，白狗身上肿。”

“农民干劲震山巅，玉米穗儿冲云端。搬个梯子爬上去，好家伙，一个粒儿八斤半。”

公文中使用的概念，要做到内涵准确无误、外延限制适当。比如司法领域里使用的“伏法”与“服法”内容截然不同。判断要符合客观实际，不能主观臆断。推理要严谨，不能相互矛盾。

（2）严谨庄重无虚话

所谓严谨，就是公文中说事宣理要严密周全，交代清楚，合乎逻辑，前后不能自相矛盾，语言含义要确切。否则，可能成为所谓“上有政策，下有对策”的空子。

与严谨直接有关的是公文的语言必须庄重。无虚词浮句，无文学气息。“我校教室一共八间，有五间处在风雨飘摇之中，东倒西歪，气息奄奄，人命危浅，朝不保夕，迫切希望市教育局伸出援助之手，拨款修整为荷。”

语言的严谨，既是个思想认识问题，也是个修养问题。“要勤俭节约，避免不必要的浪费”。在长期的写作实践中，公文语言已逐步形成具有特色的庄重语系，主要表现在：一是沿用文言词汇，如“兹”、“兹因”、“值此”、“欣悉”等词语；二是专用词汇，如“任免”、“免职”、“呈报”、“审核”等（除公文外，其他语体基本不用）；三是大量运用偶数音节词语，如

“破坏”、“隐瞒”、“通报”、“表扬”等合成和词组，在公文中使用显得整齐匀称。自如“违法乱纪”、“不务正业”、“助人为乐”、“克己奉公”等四字格成语在公文中的应用也显得庄重文雅；四是较多使用对偶句和排比句的修辞手法，“转变工作作风，提高办事效率”，“有的„，有的„，有的„”等；五是多用介词结构，如“为了”、“根据”、“关于”、“通过”、“除了”、“对”等。

（3）简明扼要无废话 抓问题实质 抓事物特征 删繁就简

公文语言的简练表达要求： 简短表达。删改：“与会代表认真审议了王××省长的报告，并且通过了王××省长的报告”，可以凝缩为“与会代表认真审议并通过了王××省长的报告”

锤炼语句：如吉林省人民政府向国务院的一篇请示中称：“目前抗洪抢险的重点，已由加高、加实、加固堤坝，转为在200多公里长的堤坝上防风浪、抢险段、避免深水滑坡。抗洪战线长，洪峰消退慢，抢险工程量大，恢复生产、重建家园和修复水毁工程的任务十分艰巨。” 短句、短语，凝练、信息量大。

简明表达。

开门见山：在____以来的大好形势下，在____会议精神的鼓舞下，认真贯彻____精神，反复学习了____文件。通过学习，深刻认识到____重要性，进一步明确了____重要意义，从而大大增强了贯彻执行____的自觉性。在提高认识的基础上，狠抓了____，做到____，取得了____。

（4）平实易懂无大话

不堆砌辞藻，乱用修饰词语。

“这个乡的计划生育工作抓得好，抓得卓有成效，关键在于党委重视。第一把手亲自抓，党委成员人人抓，分管委员认真抓，主管部门配合抓，大队小队层层抓，节日假日仔细抓，年年抓、月月抓，一抓到底。”

不文白夹杂，故弄玄虚。

遣词造句，力求大众化，避免使用生僻晦涩的词句。不过多引经据典。

（5）鲜明生动无套话

鲜明生动：公务活动内容富有新意，不人云亦云、平淡庸俗，要有制发机关特质的内容。手法上不能穿靴戴帽，套话连篇。

其他

模糊语言是指外延不确定，内涵无指定特征的弹性语言。模糊语言不等于语言的模糊。模糊语言是特定语境的产物，既具有定向的明确性，又有一定的伸缩性、概括性，抽象性，也更带有严密性。如“以上措施，要认真贯彻执行。” 模糊词语

1、表时间的：近来、最近、当今、当前、过去、往日、原先、前不久、不日、不时、将来、今年以来、今冬明春、长期、最初阶段、晚期、临时、有时、及时、一段时间、偶尔、许久、限期、如期、一朝一夕。

2、表方位的，如附近、周围、远方、前方、后方、南方、北方、上边、下边、前面、后面、外地、本地、这里、那里、所在、就地、处处。

3、表数量的，如多数、少数、一些、许多、不少、不乏、一系列、一伙、多次、屡次、一再、再三、三令五申、三番五次、个别、绝大多数等。

4、表程度的，如稍、较、很、最、极、重大、特大、巨大、莫大、一定、显著、稍微、普遍、差不多、基本上、大抵、大体上、充分、足够、较为、极端、丝毫、十分等。

5、表范围的，如广大、广泛、各、每、所有、有的、有些、有关、左右、上下、以上、以内、以外、莫不等。公文专用语

开端用语主要用于文章开头，表示发语、引据

为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。

称谓用语用于表示人称或对单位的称谓

第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们。第二人称：你、你局、贵公司。第三人称：他、该公司、该项目

递送用语用于表示文、物递送方向 上行：报、呈。平行：送。

下行：发、颁发、颁布、印发、发布、下达。

引叙用语用于复文引据

悉、接、顷接、据、收悉。

拟办用语用于审批拟办

拟办：责成、交办、试办、办理、执行。审批：同意、照办、批准、可行、原则同意。

经办用语用于表明进程 经、业经、已经、兹经。

过渡用语用于承上启下

鉴于、为此、对此，为使、对于、关于。

期请用语用于表示期望请求 上行：请、恳请、拟请、特请。

平行：请、拟请、特请、务请、如蒙。下行：希、望、尚望、请、希予、勿误。

第五篇：公文写作与处理 整理稿

按公文来源划分：1）对外文件，第一章 公 文 是指本机关拟制的向外单位发出

一、什么是公文：即公务文书，的文件，是作为传达本机关的意是国家机关及其他社会组织在行图发往需。要与之联系的针对机使职权和实施管理过程中形成的关的文件。2）收来文件，指由外具有法定效力和规范体式的文机关拟制的，作为传达其自身机书，是进行公务活动的重要工具。关的意图，发送到本机关来的文其含义：1）公文形成的主体是国件。3）内部文件，指制发和使用家机关及其他社会组织 2公文形都限于机关内部的文件

2、按公文成的条是行使职权和实施管理3的行文关系划分：1）上行文，指公文是具有法定效力和规范体式下级机关、下级业务部门向它所的文书4公文是进行公务活动的属的上级领导机关和上级业务部重要工具 门所发出的公文（报告、请示）2）

二、公文的产生与发展

1、公文，平行文，指同级机关或者不相隶或称文书、文件，是一种社会现属的，没有领导与指导关系的机象，是人类社会实践活动的产物。关之间的一种行文（函）3）下公文是随着阶级、国家、文字的行文，指上级领导机关对所属的产生而产生的，随着生产与管理下级机关的一种行文（指示、决活动的发展而不断发展的。

2、定、通知、批复）

3、按公文秘密公文的发展阶段：① 恩格斯把文程度和阅读范围来划分： 1）秘字应用文献记录，即文书工作的密文件，指内容涉及党和国家的出现当作人类文明的重要标志②秘密，需要控制知密范围和知密原始社会：结绳记事；商代后期：对象的文件（分为绝密、机密、甲骨文书—是我国迄今发现的最秘密三种）2）普通文件，指非早的文书档案；西周：设立了专无密可保，可供任何人阅看的文门管理文书的机构与起草文书的件3）公布文件，是向人民群众和官吏；《尚书》是我国最早的一部国内外公开发布的文件，如公告、政治文件汇编本；秦汉时期，是通告、公报、法律、法令，中央我国封建社会文书工作的确立时领导同志的讲话、报告

4、按公期，秦代出现的“书”、“奏”，是文的制发机关性质划分：1）法律、我国最早的上行文；汉代及稍后，法规文件，指由中央和地方各级又出现了章、表、疏、议、启等权力机关、行政机关所制发的法上行文，官府之间移书、关、刺、律、法令和行政法规与规章（分咨等平行文，另令、谕、制、教为三种：法律文件、法令文件、等下行文；1912年元月，临时政行政法规与规章文件）2）行政文府规定公文分为：令、咨、呈、件，指国家机关在日常公务活动示、状五种。③汉代以前，我国文中所形成和使用的文件，如请示、书的载体材料一般为：金石、青报告、通知、意见等。3）党的文铜、竹木、谦帛等 直至 东晋末件，指中国共产党的机关、组织年，太尉恒玄下令公文统一用纸。形成和使用的文件，反映党的领

三、文书、文件和公文

1、文导、工作和建设等活动。

5、按公书：可以作为所有文件材料总称，文内容性质与作用来划分：1）指既可指公务文书，也可以指私人挥性公文件，指上级领导机关对文书，是一个整体概念。—最早下级机关或群众发出的用以领导出现于西汉。

2、文件：—出现于与指导工作的公文，如命令、指清末。广义上说：文书一样，既示、决定、意见、批复和政策性可指公务文件，也可指私人文件，通知等。2）规范性公文，指由机有时也可以指文件材料的总称。关、组织、社会团体依据法律、狭义上说：文主要是指机关、组行政法规和及组织章程制定的，织制成和发布的具有固定格式和要求其成员在工作活动等方面严文件版头的正式行文。

3、公文：格遵守的行为规范，如各种条例、是指各机单位为了办理公务而形规定、办法、细则、章程、规则成的文件材料。—出现于东汉末等3）报请性公文，是下级机关向年和三国时期。

4、在机关中三者上级机关汇报工作、反映情况、都是指国家机关及其他社会组织请示问题所使的陈述性、请求性在工作活动中形成和处理的收来公文，主要是报告、请示4）知照文件、发出文件以及机关内部所性公文，指机关单位发布的需要使用的文件 材料，即公务文书。周知或遵守，以及各机关单位之第二节 公文的特点与作用

间联系工作，通报情况所使用的一、公文的特点：1）有法定的作公文，如公报、公告、知照性者 2）有法定的权威 3）有特定通知、通报、函等。5）记录性的效用 4）有规范的体式 5）有公文，指各机关、组织用以记载规定睥处理程序

法定作公务活动以备查考的公文，如会者：是指依据宪法和其他有关法议记录、电话记录、会议纪要、律、章程、决定成立的并能以自大事记、值班日志等。

6、按文件己的名义行使法定的职能权利和的缓急程度划分：1）急件（两负担一定的任务、义务的机关、种：特急件、急件）2）平件；组织或代表机关组织的领导人。按文件的使用范围划分：1）通用行文单位：能在自己的职权范围文件 2）专用文件 3）技术文件；内制发文件的机关、部门或单位，按文件的发送目的划分：1）主送称为行文单位。公文的制发：经件、抄送件 2）批转件、转发件；过起草、核稿、签发等程序。公按文件的处理要求划分：1）需办文的签收：签收登记、分办、批文件（办件）2）参阅文件（阅办、承办、催办等。件）；

二、公文的作用：在于它是党和

二、公文的名称：统称文种。它国家具体领导和管理政务，机关是根据发文机关的权限、发文机之间相互进行联系以及机关内部关和收文机关之间的关系以及发处理工作事务的一种工具。公文文的具体目的和要求而确定的。作用：1）领导与指导作用 2）行公文文种的确定：1）公文机关的为规范作用 3）传递信息作用 4）权限 2）发文机关和收文机关间公务联系作用 5）凭据记载作用 的关系 3）发文的具体目的和要第三节 公文的分类与名称

求1、1993年11月21日 国务院

一、公文的分类：

1、公文的分类 办公厅 《国家行政机关公文处理办法》 12类13种命令（令）、议案、决议、指示、公告、通告、通知、通报、报请、请示、批复、函、会议纪要 2、1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文文种有14种：①决议 ②决定 ③指示 ④意见 ⑤通知 ⑥通报 ⑦公报 ⑧报告 ⑨请示 ⑩批复 ⑾条例 ⑿规定 ⒀函 ⒁会议纪要3、2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》现行公文文种13种：1）命令（令）2）决定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通报 7）议案 8）报告 9请示 10）批复 11）意见 12）函 13）会议纪要 第二章公文写作公文写作概述

一、公文写作是代机关立言公文写作，指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。考试大自考站，你的自考专家！起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。★公文的起草的组织可分为：1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式）3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文

二、★公文质量主要体现在两方面：1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强（1）政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。（2）针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。（3）科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确文面要整洁。

2、公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。公文效用所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。

三、机关领导要亲自动手撰写重要公文 领导干部亲自动手起草起草重要公文是领导工作中的原则性问题。第二节 公文写作的特点和要求

一、★公文写作特点：1）被动写作遵命性强 2）对象明确针对性强 3）集思广益群体性强4）决策之作政策性强 5）急迫之作时限性强 6）讲究格式规范性强

二、★公文写作基本要求（写好公文中正文应注意的问题）：1）要保证公文内容在政治上的正确性 2）要实事求是，在业务上符合客观规律3）在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑 4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。5）要注意选用书写的载体与字迹材料体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。

第三节 公文写作步骤与方法

一、公文写作的步骤：1）明确发文主旨 ①公文的中心内容是什么子②根据公文内容，准备采用什么文种③要明确公文发送范围和阅读对象④明确发文的具体要求 2）收集有关材料①收集、阅读和研究有关的文件材料②深入下去，收集有关的实际材料a 收集有关材料要求：真实、典型、适用、时效3）拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思4认真起草正文（导语、主体结束语）5反复检查修改

二、正文起草步骤：1）把握公文主题，选好用好材料； 2）观点正确情况确实3）内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见； 4）文字表述要简练，交代问题要清楚

三、公文的修改有以下几方面：1）关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。2）关于观点的修改 ：观点是否正确，表达有无问题。3）关于材料的修改 ：材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。4）关于结构的修改：包括：

1、公文总体结构的修正

2、起承转合的调整

3、层次位置的改变

4、详略的更动

公文结构是为表现公文主旨，表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整，其目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。5）关于语言的修改：准确、鲜明、精练、生动

四、★公文写作人员修养重要性与体现和途径：1）公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作；2）公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具与手段。体现：1）政治素质好：明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。严守纪律，严守保密制度；2）有一定政策理论水平公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。政治水平的高低直接决定公文写作的成败；3）熟悉业务和机关工作情况；4）有较宽的知识面； 5）有较好的文字功底.途径：1）与时俱进勇于创新 不断学习、不断实践、不断提高、不断创新；2）博览群书增长知识勤于、勇于、善于向书本学习；3）深入实践勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒。考试大收集整理 第三章 公文的体式与搞本

第一节 公文的体式

一、公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。

二、公文的文体

公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。

1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志 主要有：叙述、议论、说明1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要以叙事为基础。★（公文叙事与一般记叙文的不同：

1、公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙术来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。

2、主要是顺叙

3、在叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法）2）说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解说清楚。说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。（说明的主要方法有：

1、定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。

2、注释说明，指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。

3、比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。

4、数字说明，指用确切的数字来说明事物。

5、举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说有的方法。

6、图表说明

7、引用说明

8、分析说明）3）议论，是义事说明把道理说清楚。（议论的要素：

1、论点，又叫论题或观点，是议论的核心。

2、论据，是证明论点真实性的根据。

3、论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。论点、论据、论证三者间的关系：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题—是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；而论证是沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。）

三、公文的语言特点：1）准确（是公文语言的主要特征和基本要求）2）简明 ：用最少的文字表达尽可能多的内容。3）庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。4）得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求： 是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸； 是要多运用公文的专用语。

四、公文中的常见词语：1）特定用语——它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。包括：

1、端用语—用于表示行文目的、休养所与原因的。如为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。

2、引叙用语—在引叙来文（电）时使用，如现接、近接、胶接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。

3、经办用语—表示工作办理的时间及过程，如业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。

4、称谓用语—用以表示不同人称的，如我局、你局、贵局、该局（公司、厂、处）等。

5、期请用语—用来表示请求与期望，如拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。

6、表态用语—用来对来文表明态度，如同意、照办、可行、拟同意、不同意、不要、不妥、请核查等。

7、综合用语—对所叙述的情况进行综合时使用，如，如上所述、综上所述、上述、总之等。

8、过渡用语，如为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。

8、过渡用语—在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。（为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等）

9、谦敬用语，如恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣胜、不胜感激等。

10、结尾用语，如此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、请遵照办 理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。）2）惯用语，指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫子”、“吃大锅饭”。3）缩略语，是较长词语缩短省略而成，如“一国两制”、“三个代表”4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。5）引用语，指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题①引用名人名言；②引用古书上现成语句③引用党和国家领导机关重要文件中的语句。

第二节 公文的构成要素与书面格式

一、公文的构成要素（公文的组成部分）：发文机关标识、发文字号、公文公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等—是由党和国家在关部门颁布的规范性文件所规定的。公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。——是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。★公文的眉首部分包括：1）公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）——规定带有密级公文要编制份数序号位置：位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成。其位置在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐2）密等级和保密期限：是指公文秘密程度的一种标志。分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。位置：位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。3）急程度 ：是对公文送达和办理的时间限度。（包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。）4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。—使用这种套文头的文件，通常称之为“红头文件”。、党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。5）发文字号：指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代字、年份（加六角括号[ ]）和序号组成）★发文字号作用：1）统计发文的数量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。签发人：在上报的公文中才出现的目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使 用。位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行 ★公文主体部分包括：1）公文标题，：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：

1、省略公文机关名称

2、省略事由的

3、机关名称和事由同时省略的）2）主送机关，：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。（一般有三种情况：

1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。

2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。

3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。3）正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。可分为： ①导语（导语写作有：

1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。

2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。

3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。正文主体一般要求：③结束语，正文的结尾1）内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切 实可行；3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4）文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5）公文中的数字年份均不能回行。4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，——应在正文下一行加以标识形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。位置应于正文左下方，公文生效标识上。注明附件材料名称及件5）成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全-用汉字位置应标注在发文机关署名下方。不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。注意事项：（1）一般情况下，以领导人签发日期为准。（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的 正下方。（3）法规、规章类文件以批准日期为准。（4）两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日 期为准。（5）一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。（1）单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识）（2）联合行文印章（3）关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明—用调整行距和字距的方法处理7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。★公文的版记部分：1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。★主题词作用：1）可以准确简要地概括文件的主要内容；2）提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率（主要表现在：一快，二准，三全）；3）有利于文书档案管理的规范化系统化科学化1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。注意事项：（1）必须在公文主题词表中选用主题词。（2）公文主题词表中的类别标题不作主题词。（3）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。（4）一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。（5）在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。⑹“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。

2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。（抄送机关要掌握的原则：①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。）

位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。印制份数：是该份文件所印的数量。注：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分—双称“文尾”置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。

三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）会议纪要格式

第三节 公文的排版形式与装订要求

一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：公文排版的有关问题：1）公文用纸尺寸与规格： 国际A4：长297mm、宽210mm2）公文的书写形式：一律采用从上至下、自左向右横写横排。（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。多层次结构的标识方法： 第一级用：一、二、三…第二级用：

（一）、（二）、（三）……第三级用：1、2、3、……第四级用：（1）、（2）、（3）

3）字体字号的选用：一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。4）排版规格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。5）制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。6）印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。

二、公文的装订要求 ：公文一律左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。采用线装、钉装或胶粘等的办法。第四节 公文的稿本

一、公文的稿本

1、公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指内容和和文字表述都还未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。草稿的特点：尚未定型、非 正式、无效力。公文文稿按修改次数 可分为：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。

2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅、，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿，是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。

二、公文的文本同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。公文文本按不同用途可分为：1）正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。（特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力）2）副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。（作用：代替正本供传阅、参考和备查使用）3）存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。（特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。4）修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。5）试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。6）各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。

第四章 公文的行文规范公文的行文规范的意义：为了充分发挥这些公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文，以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行，从而维护机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。公文的行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。

第一节 公文的行文关系公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。考试大自考站，你的自考专家！公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

一、确定行文关系原则：1）国家行政机关的隶属关系和职权范围 ；2）党的各级机关的隶属关系和职权范围

二、机关之间行文关系的划分党政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可分为：

1、同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。—使用“上行文”“下行文”

2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。—使用“上行文”“下行文”

3、非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。—使用“平行文”4 同一系统的同级机关之间的关系属于平行关系。—使用“平行文”

第二节 公文的行文方向与方式★行文方式根据机关工作的需要分为：1）下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。（根据发文不同上的和要求分为：

1、逐级下行文 ：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。

2、多级下行文：是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。

3、直达基层组织和群众的下行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。）2）上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。（根据发文机关的实际工作需要分为：

1、逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。是上行文最基本最常用的一种方式

2、多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。

3、越级上行文：是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。）3）平行文：是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

第三节 公文的行文规则行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。★公文行文规则：1）注意隶属关系尊重机关职权； 2）大力精减文件严格控制发文数量和范围； 3）一般情况党政机关不得越级行文4）牵涉几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关 6）主送机关与公文文种要相互呼应 7）关于联合行文的问题； 8）关于请示的行文问题9）关于各级党政机关办公厅室的行文问题；10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。考试大收集整理

第五章 机关法定公文的写作（上）

一、命令（令）概述

1、命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。

2、适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。（《办法》）

3、哪些领导机关有权发布命令？（1）中华人民共和国主席；（2）国务院；（3）国务院所属各部、各委员会；（4）县级以上各级人民政府；（5）乡、民族乡、镇的人民政府。

二、★命令的特点：1）权威性（1）主体：乡以上级别的国家权力机关的执行机关。⑵ 内容：具有不可更改性。2）指挥性 3）强制性

三、最常用的命令类型：1）公布令：也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。2）行政令 ：是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。3）嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。还有任免令、动员令、戒严令、通辑令、特赦令

四、★命令（令）的写作 要求：1）必须根据宪法法律规定的权限范围发布命令；2）要注意各类型命令的共同点不不同点；3）语言要准确、凝炼、庄重、有力。

命令的内容：单一、一文一事，篇幅较短。命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。标题一般可以：

1、发文机关加事由+文种

2、发文机关（领导人职务）+文种 编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）Q各类命令（令）的写法：① 公布令写法：要说明公布什么法规，什么机关什么时候通过，什么时间开始施行。必须把法规全文放在命令之后同时公布。② 行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。③嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。★行政令正文的写法：1）由命令原由、命令事项、执行要求组成2）命令原由放在正文开头，用一两句话说明发布此命令的必要和重要性3）命令事项是行政令的主要部分，应把要做什么不能做什么交待清楚，常用分条列举，使行文清晰。4）执行要求放在正文最后，说明执行命令过程中的特殊要求，有时还说明奖惩措施。可单独成段也可作为命令事项的最后一项例出。★嘉奖令正文的写法：1）由先进事迹、嘉奖内容、号召组成2）先进事迹放在正文最前面，扼要清楚地说明受嘉奖人的功绩3）嘉奖内容说明给予受嘉奖人怎样的奖励4）号召表达发布命令者对于有关人员的期望，向受嘉奖人学习什么。

第二节 议 案

1、议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文

2、适用范围：是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。

二、议案的特点：1）行文关系及办理程序的法定性 2）行文内容的单一性和可行性①议案内容必须单一，一个议案提请审议一个事项。②提交会议审议的事项，必须是成熟的，可以实施的。

三、议案的类型： 1）由职能机构提出的议案（职能机构：主要指国家权力机构的办事或执行机构。如全国人大主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院）2）由人民代表提出的议案

四、议案写作注意事项：1）提出的问题重要且已具备解决的条件 2）要注意提出的权限和时限 3）要注意行文格式和办理程序标题：由提议案人、议案内容、文种三部分组成；正文：要说明提出议案的理由及具体内容。议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。议案审议表格：一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。

第三节 决定 决议

一、决定

1、决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。

2、决定的特点：1）内容重要 2）政策性强 3）有约束力

3、决定的类型：1）指挥型：对重要事项和重大行动作出决策或部署，其特点是影响大，指挥和导向作用明显。2）个案型 ：对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出决定，目的是引起注意或警惕，扩大正面影响，缩小消极影响。3）知照型：有些事情比较重要，需要让大家知道，用决定的形式公布只是“广而告之”的意思，并不需要大家都去实施★决定的写作方法：1）决定的标题，由决定机构、事由、文种构成，在标题下面用括号标出决定日期，有的还标明由什么会议通过 2）决定的正文，三种类型的决定写法不同：①指挥性，由决定理由、决定事项、执行要求组成，事项清楚、执行要求明确，具体行文，理由要简明扼要，事项和执行要求，可分开或一起写，视情况定。②个案性，由决定理由（个案事实分析）、决定事项、期望要求组成，事实分析要清楚，期望要求要具体。③知照性，正文写作较简单，把需要“广而告之”的决定事项例出就行，决定根据或理由，可不说，有的需说明一下。3）决定的文字要准确、鲜明、简洁以便领会执行。

二、决议：是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指挥性公文。

1、★决议的特点：1）表达群体意志 2）权威性和约束力。适用：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

2、★决议的类型：1）决策部署型，是重要问题经过会议充分研究讨论后作出的决议，内容多半是分析问题的性质，提出解决问题的办法，部署今后的行动。2）结果公布型，是重要会议往往通过一系列决议，有些决议需要公布于众，这些决议有的简单，只要说明会议通过了什么，有的详细，还要说明会议对事项的看法等。

3、★决定和决议的异同：共同点：1）都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策；2）在文字表达方面都要求准确、鲜明、简洁。不同点：1）形成的程序不完全一样（决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。）2）内容的范围不尽相同（决议多半针对全局性问题作出决策；决定既可解决全局性问题，也用以解决具体问题。）3）发布形式略有不同（决议以会议名称发布；决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。）

第四节 指示 意见

一、指示：是上级机关对下级机关指工作的公文。★指示的特点：1）针对性 2）原则性 ★指示的类型：按照指示内容涉及的范围，可分：1）涉及全局问题，带普遍性的指示 2）涉及局部问题，带有特殊性的指示★指示的写作：1）指示标题由发文单位、事由、文种三部分组成。（如工作特别紧急，则可用“紧急指示”）2）指示 正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。根据包括理论根据、政策根据、现实根据等文字要精练扼要，突出主要根据。指示事项和执行要求要写得具体明白，使下级能正确领会、执行。总得说要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰

二、意见 ：是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件

1、意见的类型：意见都是对重要事项发表见解，但由于发表见解机构的地们不同，因而意见的类型也有二种。1）直接指导性 2）批转执行型

2、意见的写作： 注意内的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰。1）意见标题：一般也是发文单位加事由加文种。但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面。2）意见正文：一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。意见的内容，要原则而不空洞，具体而不琐细，要让下级知道怎么做，但又不致束缚下级的创造性。

第六章 机关法定公文的写作（中）第五节 公告 通告 公报

一、公告 通告

1、公告、通告概述公告，是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告，是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。

2、★公告通告的特点和差异：1）发布的公开性，内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。差异在发布的范围不相同，公告涉及范围广通常通过新闻媒体向全世界发布，通告的范围小，可通过新闻媒体发布，也可只在一定范围内张贴公布 2）事项的重要性，公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式发布。一般公告公布的，都是比较重大的事情；通告公布的，则次于公告。考试大自考站，你的自考专家！3）操作的严肃性，公告由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会准备，一般机关团体不得随意发布公告。公告和通告均内容重要而涉及面广，因而操作时必须严肃，要严格按章办事。

3、公告和通告的类型，按其内容的性质，都可以分为： 1）涉及法定事项的公告、通告—有关人员必须遵守2）知照性公告、通告—“广而告之”不需要遵守或执行

4、公告、通告的写作： 1）符合权限，一事一告；2）内容明确，语气庄重；3）注意格式：① 公告、通告标题的四种形式：发文单位加事由加文种、发文单位加文种、事由加文种、只有文种名称②正文：只要把公布事情扼要写出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果标题部分已显示，则最后可以不再另署。

二、公报：

是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件

1、公报的特点：1）具有内容的公开性和重要性 2）发布机关的权威性

2、公报和公告的区别：1）从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告；2）从内容来主，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。

3、★公报的类型：1）会议公报，用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定；2）统计公报，发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字；3）外交公报，涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方面的观点及取得的共识

4、★公报的写作：不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同：1）会议公报因发布目的不同而有不同的写法，如目的是公布会议结果，只要简明扼要说明最后结果就行了；如目的是传达会议精神，就要根据会议内容，作详细的分析阐述。2）统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性统计数字。统计公报以发布各种数据为主，其内容一定要科学、准确。3）外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。其内容涉及各方的观点和承诺，行文要十分准确和庄重。

通知

一、通知：是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

1、通知是一促使用面积广，以下行文为主也可以是平行的公文种。通知是机关使用最频繁的公文文种。

2、通知的用途：1）上级机关对下级机关通知应该知道或办理的一般事项；2）发布某些行政法规或对下级机关工作指示，不适宜于命令或指示发布；3）国务院和各部各委员会及地方各级委员会的秘书工作部门转达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示；4）平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项

二、★通知的类型： 1）发布性通知，用于发布行政规章制度及党内规章制度；2）批转性通知，用于上级机关转转下级机关的公文（如请示、报告等）给所属有关人员，让他们周知或执行；3）转发性通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行；4）指示性通知，用于上级机关指示下级机关如何开展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事务性通知，用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

三、★通知的写作：1）标题，多采用发文单位+事由+文种、事由+文种两种形式。简单的事务性通知，标题也可只写“通知”二字。2）正文，不同类型写法不同：①发布性通知只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可。②批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行，多数情况下发文单位要对原文件发表一下意见，最好另起一段，内容是对原文件的评价、对贯彻执行提出的要求和希望。③请示性通知：写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。指示性通知正文框架：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。④任免性通知，一般只要写明什么权力机关任合或免去什么人担任什么职务就行。⑤事务性通知，只要把需要周知或执行的事写清楚就行。事务性工作较琐细，写作时要十分仔细。3）其他事项：

1、一般在正文前左上角写受文机关，在正文后右下角写发文机关和发文日期。

2、少数通报情况的通知，或受文面极广的通知，可不写受文单位名称。

3、紧急通知一般要在标题标明事由和“紧急通”字样，并在正文中说明发出的原因。

通报

一、通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。表彰先进、批评错误是通报的主要功能也是特有功能。

二、通报的特点：1）周知性 ：在发文范围内所有人都知道。2）指导性：通报对读者的思想、行为有指导、导向作用。

三、★通报的类型：1）表彰先进型：用于表彰个体或集体 的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。2）批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应该吸取的教训。3）传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。

四、通报的写作（通报的格式与通知差不多）

1、标题：“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。

2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角

3、受文者名称：放在正文之前的左上角。

4、正文：不同类型有不同写法。（1）表彰先进型：一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。2）批评错误型：应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。（3）传达事项型：一般由两部分组成，一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者

报告

一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告主要作用是上下沟通。

二、★报告的特点：1）重陈述 2）有主见

三、★报告的类型：

1、按内容涉及的范围可分为：1）综合报告：多属例行报告；2）专题报告：就某件事或某个问题专门定的报告，多半是不定期的，根据实际情况的需而撰写。

2、按行文的目的不同可分为：1）呈报性报告：行文目的单纯，就是将有关情况报告上级，让上级知道。（一般汇报工作、反映情况、答复询问的报告多属此类）2）呈转性报告：行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。

四、★报告写作要求：1）陈述事实要清楚扼要 2）表达观点要精练清晰 3）语言要简洁朴实请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文

五、报告的格式（较简单）

1、标题多由“事由加文种”形式。

2、正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。

请示

一、请示的概述 请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

二、★请示的特点： ①超前性：请示必须是在办事之前。②说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。③单一性：必须“一文一事”。

三、请示的类型：1）请求批准类 2）请求帮助类 3）请求批转类

四、★请示写作要求：—请示内容单一，目的较单纯

1、★要遵守行文规则：1）请示应当一文一事；2）请示一般写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关；3）一般不得越级请示，因特殊情况应抄送被越过的上级机关；4）受双重领导的机关应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

2、理由要充分、要求要合理。

3、格式要正确，语言要得体。①标题：一般用“事由加文种”形式。（不能只写“请示”二字）② 正文：多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。（请示理由应自成段落③ 正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。（语言要得体）

批复

一、批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文。

二、★批复的特点：1）针对性 ：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。2）指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。

三、★批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类： 1）表态性批复，主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。2）指示性批复，针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。

四、★批复写作要求：1）要先回应后批复 2）态度要鲜明，措辞要明确 3）要及时批复

函

一、函：是机关之间办理日常公务的交往性公文。一般用于平行机关和不相隶属的机关，但有时也可用于上下级之间的交往。

二、★函的特点：1）形式灵活，适应性强 ； 2）务实性强。

三、★函的类型：

1、商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。—用于平行机关和不相隶属的机关。

2、问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。

3、请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。—用于平行机关和不相隶属的机关。

4、知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。

四、★函的写作要求—格式与写法，与一般书信基本相同：1）一事一函，直陈其事；2）语言要平实、亲切、自然。

五、函的格式： 函的正文，一般由缘由、事故、结语（表达发函者的愿望）三部分组成。会议纪要

一、会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。会议纪要要出现于民国末年。

二、★会议纪要的特点：

1、纪要性：把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项。

2、约束性：反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。

3、知照型：公开发表或内部交流的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议情况。

三、会议纪要的类型：1）决议性会议纪要；2）协议性会议纪要；3）研讨性会议纪要。根据会议的性质和拟写会议纪要的目的，可分三大类：

1、决议性会议纪要：多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和决议事项，可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作的指导意义。—是最为常见的纪要。

2、协议性会议纪要：由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议，纪要主要记载各方取得的一致辞意见，对各方今后的工作有约束力。这种会议纪要具有协议书、意见书性质。

3、研讨性会议纪要：研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒已见，不需要统一意见，不需要作决议，经要只要把各方的主要观点、意见或情况记下就可以。

四、会议纪要的写作：

1、会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。

2、会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。

3、会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。

4、会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关，不另外署名。第3点的★会议纪要的正文写法：1）正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分；2）会议概况介结开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等，其详略视实际需要决定，应尽可能简要，一般放在正文开头，有时可移至正文最后； 3）会议内容是主要部分，介结会议讨论和决定的主要事项，要写得观点鲜明、主题突出、内容充实、不可出现漏缺，常见有综合归纳和分项例举两种写法；4）结束语是小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。

条列 规定

一、条例，是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作活动、行为等的法规性公文。条例的类型：1）党的中央机关制定的条例 ：知用于规范全党的工作、活动和党员行为。2）国家行政机关制定的条例 ：适用于规范全国性的某一方面的工作。3）地方权力机关制定的条例：适用于规范地方某一方面的工作。

二、规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定的类型：1）党内规定 ：由党的中央机关制定，适用于对党内某一方面的工作作出的规定。2）法规性规定：由有条件制

定法规的机构制定，适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。3）一般性规定：机关团体对某些工作作出的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内的规范作用。

三、条例和规定的写作：条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种

1、★草拟条例和规定的原则：1）坚持四项基本原则，为改革开放，搞活社会主义现代建设服务 2）符合宪法和法律，符合党和国家的路线方针政策 3）从实际出发，实事求是 4）贯彻民主集中制，充分发扬民主

2、起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，如果现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以予废止。

3、条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。章条式“适用于内容比较复杂的：”条款式“适用于内容比较简单的。

4、语言要准确、严密。

机关其他常用文书的写作

第一节 规章类文书

一、规章类文书：是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构

1、规章类文书包括：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。

2、★规章文书的特点：1）具有内容的规范性；2）执行的强制性；3）制定的程序性：①内容的规范性：是指规章类文书是为了规范特定范围、特定方面的工作、活动、行为而制定的，它是办事的准则、活动的依据、行为的规范。②执行的强制性：是指规章制度一经确定并公布实施，有关人员就必须遵守、不能有特殊例外者，不能任意解释或变通.③制定的程序性：是指规章类文书从草拟、确定到公布实施，应按一定的程序进行。考试大自考站，你的自考专家！

二、规章类文书的写作四种类型

1、办法：对某一项行政工作作出比较具体的规定。—办法和条例、规定一样，同属行政法规。（属行政法规）办法的内容应：具体、周全、便于操作。多条款形式。

2、实施细则：是实施法律、法规的细小规则，它多半是主管总门针对实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则。目的：是加强法律、法规的可操作性，保证法律、法规的顺利实施。写法：一般也是“章条式”或“条款式”，但每一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。实施细则与法律、法规的联系和区别： ①区别为：法律、法规必须概括；实施细则必须具体，便于操作。②联系为：实施细则的内容必须和法律、法规的有关条款相对应

3、章程：是一定组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。章程的种类：① 组织章程：系统阐明一个组织的性质、宗旨、任务、成员、机构、活动方式、经费来源等② 办事章程：是为了办理某项工作而制定的规章制度。章程的形式：“章条式”—政党、较大的社会团体的章程多采用； “条款式”—机构较小、涉及事务不很多的章程采用。4守则：是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。写作要求：简短、精练、易记。

第二节 计划类文书

一、计划类文书，是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。计划类文书包括规划、纲要、计划、安排等文种★计划类文书的作用：1）下情上达 ：下级机关通过上报工作计划，可以得到上级机关的指导和帮助，减少完成计划过程中的困难。有些工作超出本身权限的，更需要上级机关批准后才能实施。2）上情下达：上级机关把自己的工作计划告诉下级机关，可以起宏观调控的作用，使下级机关能根据全局的计划，安排好自己那部分工作。3）统一自身步调：机关单位通过对本单位工作计划的讨论和制定，可以使全体成员思想统一、步调一致，共同为完成计划贡献自己的力量。

二、★计划类文书的特点：1）目标的前瞻性：任何工作计划都有一个需要完成的预期目标，这目标不是任意确定的，它必须服从更长远的奋斗目标。2）操作的预想性：工作计划必须有实现目标的步骤和措施，这些步骤和措施，是根据主观和客观条件，借鉴自己和别人以往的工作经验，设计出来的，它应当具有可操作性，同时又具有尚未经实践检验的预想性质。

三、★计划类文书的类型：根据完成期限、内容侧重、具体作用的不同，分三大类

1、规划类：实现目标的期限较长，往往是五年以上。内容侧重在工作的指导方针、努力方向，工作的实施步骤和重要措施等。作用主要是针对全局工作作略性、方向性的规定，以指导局部的、短期的各项工作。文种名称常用：规划、发展规划、远景规划、纲要、发展纲要等。

2、计划类：实现目标的期限较规划短，以计划和一年以内的短期计划为多。计划类文种一般都叫“计划”

3、安排类：指较短时间段内对工作的具体安排。它的内容具体、细致、执行和检查均极方便。计划类文书的格式以“条款式”和“表格式”最为多见，以也条款式和表格式结合使用的四、★计划类文书写作要求：1）分析情况要认真细致一定要吃透三方面情况： ①大环境的形势及要求，包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求； ② 主观条件，指本身人力、物力、财力情况及可挖掘潜力； ③客观条件，指上级和其他部门可能给予的的帮助。2）确定目标要实事求是 3）措施步骤要切实可行 4）条目要分明，语言要简洁① 标题 ：由机关名称、适用时间、内容类别、文种名称四部分组成。②正文格式：多用“条款式”或“表格式”。

五、完整的计划包括：1）现状分析；2）目标和任务；3）主要措施；4）实施步骤；5）执行要求计划正文的格式以“条款式”或“表格式“最为多见，也有条款式和表格式结合使用的，条款式分条分点，眉目清晰；表格式一般用于说明任务分配，时间安排等内容，其好处是一目了然。计划的文字尽量简洁，但表达要明确。第三节 总结

一、总结，是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结与计划关系：总结和计划是相对应的：计划是工作之前拟定，用以指导工作；总结是工作之后进行，用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今后的工作。总结的作用：下情上达和提高自身。

二、总结的特点：1）回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。2）经验性：从工作中引出经验教训，为以后的工作提拱借鉴。

三、总结的类型：从内容的涵盖来分，可分两种：1）综合性总结 ：是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作。2）专题性总结：只就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结，内容比较单一。

四、★总结的写作要求：1）回顾工作情况要实事求是 2）总结经验教训要着眼未来 3）纲目要清晰，文风要平实标题：常见有单行标题和双行标题两类。正文：两种写法 1）“分层展开式”：是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。2）“纲目带动式”：是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。

第四节 调查报告

一、调查报告，是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。★调查报告作用：主要是提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务

二、★调查报告的特点：1）针对性强：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题定的。2）纪实性强：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。★什么情况需写调查报告：1）社会普遍关注或需要引起社会关注的问题的调查，写成后供传媒发表 2）为领导重要决策服务的有关情况和信息的调查，写成后供领导参考 3）为解决较复杂问题服务的专题调查，写成后供有关人员参考

三、调查报告的类型：根据调查报告的性质和作用分：1）新闻性调查报告 2）政务性调查报告 3）个案性调查报告

四、调查报告写作要求：1）深入细致、客观公平的调查是写好调查报告的前提；2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务；3）调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题调查报告的格式

① 标题：有公文式标题和新闻式标题两种形式。a.公文式标题：“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”三种形式。b.新闻标题：有单行和双行两种。单行的形式有：直陈式、提问式、结论式等。双行的一般是正标题点明主题或提出问 题，副标题说明调查对象、内容等。标题中如果没有“调查报告”或“调查”字样，发表时一般应注明“调查报告”或“新闻调查”。② 正文：一般分前言、主体、结尾三个部分.前言：陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过程，也可阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。主体：调查报告的主要部分，调查所得的材料和结论都放在这部分。结尾：调查报告全文的总结，或再一次强调结论，或提出建议与希望，或提出进一步思考的问题等。考试大收集整理

第五节 讲话类文书

一、讲话类文书：是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称——是在公众场合经常使用的文书

二、讲话类文书的类型： 根据讲话的场合及主旨的不同，可分为三类：1）讲话稿 ：是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。2）开幕词：是在大会开始时，由主要领导人向大会会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题、向与会代表提出希望的书面文稿。—具有指导性、方向性和基调性的作用。闭幕词：是在大会结束时由主要领导人向大大会会宣读的概括大会主人精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。—具有总结性、激励性和评估性的作用。3）欢迎词：是对客人的到来表示热烈的欢迎的一种讲话类文书。欢送词：是是客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话类文书。

三、★讲话类文书的特点：1）口头性 2）直接性 3）针对性

四、讲话类文书的写作 ：都由开头、主体、结尾三部分组成。

五、讲话类文书的写作

1、写作格式①讲话稿：没有固定的写作格式，往往依讲话的内容、场合和目的而定。开头：可彩开门见山的单 直入式，也可以采用设置悬念的提问式，或说明讲话目的和原因的交代式。主体：主要是阐明形势、任务、方法对策等内容。结尾：一般总结全文，自然收束，并提出希望。展望未来，使人回味无穷。②开幕词：开头：宣告会议开幕，常用称呼开头，接着说明会议的组织组织情况。主体：一般先总结以信成败得失，然后说明大会议题（大会任务）；指出解决这些议题（任务）的有利条件，进行可行性分析，使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的，条件已经具备；还可交代大会议程（主要活动安排情况）。结尾：要有鼓动性、号召性和预祝性，提出要求和希望，意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。闭幕词 ：开头：概括总结大会的主要成效。主体：包括两方面内容。一是分门别类总结大会情况。二是提出贯彻执行的意见。结尾：一般提出号召或希望，也可以鼓舞人心的口号作为结尾。③ 欢迎词、欢送词、答谢词：开头：首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象（应用尊称），然后用热情洋溢的语言向客人表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。写作时应充分流露致词者的友好心情。主体：这部分内容写作比较灵活自由，无固定的写作格式。整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。结尾：应对主体部分的内容做出总结，同时对有关问题，特别是涉及双方共同关以便向本单位领导汇报。（3）接心的有关事项发出号召，提出期受上级指示或通知时，要分条记望。写作时应使用一些具有激励明指示或通知事项，对时间限制、性、鼓舞性的语言，从而起到振工作安排和要求等要记清楚、准奋人必、激励向上的作用。最后确。（4）重要的发话内容，要求再写一些表示祝愿的话语。

2、对方复述，让对方确认无误才行。★讲话类文书的写作要求：1）主向别人传达重要事项时，也应要题要鲜明、集中、切勿顾左右而求受话人复述受内容。（5）一定言他，东拉西扯；2）材料要真实、要记下来电话人或受话人的姓新颖；3）布局要清晰、紧凑、讲名、职务、以保证内容的可靠、究步步推进，环环相扣； 4）语保密，并有据可查。

（三）接等记言要明白、生活，表达要简单、录的写作要求：

1、接待记录的格明了、生动活泼。

式应包括来访者的姓名及有关情第六节 记录类文书

况、反映的问题及要求、接待人

一、记录类文书，是指如实记录姓名、时间以及办理结果等项。

2、有关内容而形成的公务文书。接待记录的写作要求基本同于会记录类文书的类型包括：①会议记议记录和电话记录。

录：是指如实记载有关会议基本

（四）大事记的写作格式及写作情况和主要内容的文书。还是制要求

1、大事记的写作一般包括： 作会议经要、会议简报等公务文（1）标题：一般由机关名称及内书的重要依据。②电话记录：是在容加“大事记”构成。（2）开头：用用电话处理公务时，记载有关通于说明编写目的、意义、体例及话内容的文书。③接待记录：是指时限等。（3）正文：由时间和记在接待群众来访时，记载有关接事两部分构成。按年月日排序。待内容的文书。（4）结尾：用于说明材料的真实④大事记：是将本机关本部门工作性和使用、处理等事项。

2、★大的重大公务活动或重大事件按事记的写作要求：1）要记述“大”年、月、日的先后顺序进行如实事。大事不漏，小事不记。2）要记载的一种记录性文书。具有客客观真实； 3）要言简意赅。观、准确、系统、可信的特点。第七节 简报类文书一、二、★记录类文书特点：1）内容简报：是简明扼要的书面报告。纪实性 2）材料的直接性 3）语简报类文书：是用于汇报工作、言的实录性

三、记录类文书的写反映问题、交流经验、沟通情况、作

（一）会议记录的写作格式及推动工作展开的一种简短的、摘写作要求：

1、会议记录一般包括要性的信息载体。一般在内部运以下部分：1）会议组织情况：应转，是使用最普遍、最广泛也是写明会议名称、届数、起止时间、最常见的应用文书之一。常见的地点、出席、列席、缺席人数和名称有：“简讯”“快讯”“快报”“动姓名以及缺席原因，主持人和记态”“信息”“工作通讯”“情况通录人的姓名，会议主要议题等。2）报”“情况反映”“内部参考”“摘报”会议议题和议程 3）会议的进程等。

二、简报类文书的类型：1）和内容4）必要的手续：每次记录会议简报：即专门报道、交流有完毕后、散会前把记录当众宣读，关重要会议的内容和情况的简发现成就或遗漏应立即更正或补报。2）工作简报：就是反映本部充，然后由会议主持人和记录人门、本系统各方面工作情况的简在记录后边签字，并注明本次记报。

三、简报类文书特点：1）简，录的总页数。

2、会议记录一般要即简报在文字上要简明扼要 2）做到：1）记录人必须集中精力，快，即编发简报要迅速及时 3）把应该记录的内容迅速记录下新，即立意要新、内容要新

四、来。2）要求记得正确、清楚、完简报类文书写作：

1、简报类文书整，重点内容要求准确、详细。3）的写作格式： 一般由报头、主题、对特别重要的会议内容，为保证报尾三部分组成。① 报头：简报记录的准确，可根据现场录音整的一个突出特点就是有独特的报理或核对记录稿，可几人同时记头。②主体：主体一般由按语、录，完毕后核对，整理出一份准标题和正文组成。按语：用来说确、完整的记录。4）会议记录明编发简报的原因或目的，以引一般用汉字书写，字体要规范、起读者的重视。标题：拟定标题清楚，不要用速记符号或其他非要尽可能做到准确、简练、新颖、规范文字、文体，以保证其作为有吸引力。③报尾：正文写完之后，原始依据的有效性。

（二）电话记用一条黑线将主体部份与报尾部录的写作格式及定价写作要求： 隔开，在黑线下写简报的报、送、一般有发出电话记录和接收电话发单位及简报的份数。

2、简报类纪录表格填写。①★电话记录要注文书写作要求：1）内容要真实、意的情况（接受电话一般应包括确切；2）篇幅要短小；3）针对的内容）：1）接受时间。2）来性、指导性要强

电单位和来电会话人、注明其姓第八节 建议类文书

一、建议类名、职务等身份情况。3）来电话文书概述

1、★建议类文书，是以内容。4）处理结果，即将电话记书面形式提出建议、意见的一类录交有关人员处理的情况，此项公务文书。

2、建议类分文书的分内容在受话完毕后才能填写。5）类：提案、建议三种。①提案：是接电话人姓名，必要时写明职务。指提请机关或一定组织的会议讨②发出电话记录一般应该包括：发论、处理的意见或建议的文书。电时间；发往机关；发电话人（姓一般在各级政协会议和职工代表名、职务）；接电话人（姓名、职大会中使用。②建议：是组织、单务）；发电话事由。③作电话记录位或个人对某项工作、某项活动要注意以下（1）接受汇报或了解或某方面的问题提出建设性的意情况时，要记明事件情况，必要见、建议时使用的文书。

二、★建时还要询问有关情节和细节，每议类文书的特点：①建议性②说理个要素、情况都城要细致准确，性：文字表达上力求实实在在，整体情况要完整。（2）电话请示明确具体富于说理性③委婉性：语时，要记清领导机关或领导人作气要委婉和切中要害

三、建议类的指示或答复，并记明发话人（传文书的写作

1、提案的写作格式达人或领导本人）的姓名、职务，与写作要求 ① 提案的写作一般包括：（1）标 题 写明XXX单

位XXX会议第X号提案。（2）案 由 此部份简明扼要地写明提案的内容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。（4）理 由 理由要说明提出建议或意见的原因。（5）办 法 写明解决问题的办法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所写的时间。②★提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况 2）注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。

2、建议的写作格式及写作要求①建议的写作格式：由标题、称谓、正文和落款组成。（1）标题：有三种写法：一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法2）称谓：即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。（3）正文：一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等（4）落款：写建议者个人、集体或单位名称，并注明年月日。②建议的写作要求：1）把握分寸要适度 2）所列内容要具体3）表述语言要精练 第十章 公文处理工作第一节 公文处理工作概述

一、什么是公文处理工作 ：常见有广义和狭义二种解释。

1、广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以级立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。广义可以从以下几个方面来理解： ①从发文阶段来说：从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。②从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。③从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。④从公文的立卷归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。

2、狭义方面来说：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。考试大自考站，你的自考专家！我们所说的公文处理工作，是指广义的概念及其理解。

二、★公文处理工作的特点：1）政治性，指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行，还表现在提高机关工作效率的重要环节上，还集中体现在它是整个国哝机器正常运转的重要保证；2）★时限性（主要表现在：

1、凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误。

2、有的公文的处理要讲究适时。

3、公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。）3）机要性：是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书工作岗位的重要性；4）规范性：是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵循统一的规范。★公文处理工作的作用：公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在：

1、助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。

2、纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。

3、查考作用。其中一部分按规定移交档案管，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。公文处理工作的作有用与公文的作用的区别：（1）公文的领导指导作用，行为规范作用、信息传递作用、公务联系作用和凭据记载等作用是通过公文这个载体中的内容来实现的。（2）公文处理工作的作用，主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用。

第二节 公文处理工作的任务与组织

一、★公文处理工作的基本任务科学地组织机关的文书工作，及时准确在处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。★公文处理工作的基本任务的主要内容包括以下几个方面：：1）文件的收发、登记和分送；2）文件的拟办、批办、承办和催办；3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4）会议、汇报、电话的记录和整理； 5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；7）处理群众来信；8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。

二、公文处理工作的组织：组织机构、组织领导和组织形式三个方面。

1、公文处理工作的组织机构：①对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。这些主要担负公文公文处理工作的机构，通常被称为文书文书处理部门，而相对地将机关内期货业务职能机构称之为承办单位或办文部门。公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。通常称为文书处理部门 ②对于一些较小的机关，或者基层单位来说。一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了。③对于一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。

2、公文处理工作的组织领导①从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。②从一个机关来说，它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。★它的主要职责有：1）对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。2）总结本机关及其所属单位公文处理工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法。3）设计文书规格，促进机关公文处理工作的规范化、标准化，组织印制机关公文规范化、标准化所需要的公文表格、公文版头、公文稿纸、公文处理签等，并组织购置公文处理工作所需要的设备。4）指导、帮助机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务工作。5）制定机关公文处理工作规范的有关规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。③从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有负责对其所属的机关、单位的文书处理工作进行业务指导。④从机关主要 业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。其主要职责：1）负责本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处理的工作事项。2）在本部门、本单位负责人的领导下，全面负责本部门、本单位公文处理工作组织，对本部门、本单位的公文处理工作的质量、效率和效益，进行检查、总结，学习先进经验，发现问题，及时纠正。3）拾遗补缺，负责做好本部门、本单位公文处理工作中他人遗忘、不周到、应当补做的工作。⑤对机关档案部门来说。机关档案部门所开展的业务工作和公文处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。其主要职责：1）协助机关办公厅（室）在公文整理归档等业务方面，对机关各部门的文书工作人员进行帮助和指导。2）机关办公厅（室）以及其他公文处理工作部门共同制定本机关的公文处理工作以及归档文件整理工作等方面的规章制度。3）从有利于开展档案工作的角度，对本机关的公文处理工作提出合理的建议。

3、公文处理工作的组织形式：是指一个机关如何和安排公文处理的各个环节。也就是说一个机关到底采取什么样的合理工作形式，对机关内公文处理工作作出科学的、有效的组织安排，这是关系到能否提高公文处理工作效率的重要组织措施和保证。★公文处理工作组织形式的类型：1）集中形式：它是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员；2）分工形式：它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。（A按文件内容和职责分工B按公文处理的不同环节分工）②公文处理工作组织形式的选择：应根据各机关的实际情况而定，以能及时、准确地处理公文，提高机关工作效率和方便工作为原则。公文处理工作组织形式的选择要结合考虑以下情况：A机关的工作性质、任务和职权范围。B机关内部组织机构设置的层次、数量。C机关收发文件数量的多少。D机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。E机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等等。小机关适用：集中形式。中等机关：视情况而定（集中、分工）。大机关采用：分工处理的形式 号码是否一致；3）查清文件封口

第三节 公文处理工作的原则与是否破损，包装是否牢固，如发要求

一、★公文处理工作原则：现有散包、破封、密封条被拆情必须准确、及时、安全、保密，况，应及时追查原因。4）查清文加强集中统一管理，坚持实是求件登记件数与实有件数是否相符 是，按照行文机关要求和公文处

2、拆封—文书人员的职责（写明理规定进行原则 由本机关或部门收启的封件进行

二、★公文处理工作要求：1）必拆封）对于写明某某领“亲收”、“亲须准确、周密，确保质量 2）必启”的封件，则由领导人本人拆封须及时、迅速，注重时效 3）必或由其委托的人代拆。密件则应须做到安全可靠确保机密 4）必交机要文书或机要室拆封。

3、登须加强集中统一管理 5）必须坚记：就是将需要登记的文件在收持实是求是，遵规守纪，按行文文登记簿上编号和记载文件的来机关要求和公文处理规定进行 源、去向，经保正文件的收受和6）精简文件，深入实际、反对官处理。公文登记是收文办理的重僚主义和文牍主义。考试大收集要程序，也是公文处理工作的基整理 础。★公文登记作用：1）便于管第十一章 公文办理程序 第一理和保护文件，防止积压和丢失；节 公文办理程序概述

一、什么2）便于检查和检索文件；3）便是公文办理程序公文办理，有它于文件的统计和催办工作 4）作科学的运转程序，主要有收文办为核对与交接文件的凭据 公文理和发文办理。公文办理程序就登记的具体范围：1）上级机关文是指公文在机关内部从形成到运件，包括指导性、参阅性和需要转处理所必须经过的一系列环办理的文件；2）下级机关文件，节。公文办理程序，在《办法》包括请示、报告性文件；3）重要和《条例》中都有明确的规定。的带有密级的刊物、资料；4）其这些具体规定将在本章第二、三他机关商洽问题和需要答复的文节详述。任何一个机关组织，件；5）上级机关召开会议印发的在拟制对外发文，对内文件或处会议材料。公文登记的原则上理收来文件时，都应当按照规定方便文件的运转和管理。公文的环节办理。这些环节前后衔接、中不登记的文件（公文登记的手环环相扣、排列有序，从整体上续要尽量做到简便有效，减少不构成了机关公文运转处理的科学必要的工作量）：1）各种公开的流程。和内部不保密的出版物；2）一般

二、公文办理程序示意图现将《办性的公开信和不应拆的私人信法》和《条例》所规定的公文办件；3）已被综合性文件包括的文理程序的主要环节之间的衔接，件材料；4）行政事务性的通知、作如下图示： 便函、介绍信用和请请柬等；5）上图所示，只是在一般情况下机领导“亲收”、“亲启”件这类信件应关收发公文所经过的办理程序，由收件人本人或其委托人收阅并不是说机关的收文和发文都必后，认为须交机关存查或处理的，须经过以上所有的程序。由于各再行登记，并交有关部门处理。类机关的规模、工作性质不同，二、审核分发和传阅

1、审核：机公文的种类、数量不同，关文书部门收到下级机关上报的各种公文的办理要求和方法也有需要办理的公文，应当进行审核。所不同。因此，不同机关、不同审核的重点：是否应由本机关办公文的办理程序也是不尽相同理；是否符合行文规则；内容是的。在公文办理的过程中，我们否符合国家法律、法规及其他有一方面应当尽可能地完善它们的关规定；涉及其他部门或 地区职程序环节，不要人为地颠倒顺序权范围内的事项是否经过协商、或随意增删环节，以免影响公文会签；使用公文文种、公文格式处理的质量另一方面又不要搞绝是否规范等。

2、分发：亦称分办，对化，一刀切，要允许从实际情是指文书人员在文件拆封登记以况出发对不同类型的机关所形成后，按照文件的内容、性质和办的不同性质和内容的公文有着不理要求，及时、准确地将收来文同的办理程序。件分送给有关领导、有关部门和第二节 收文办理程序收文，承办人员阅办。分发的原则和具

指机关文书部门收进外单位发来体要求是：①对那些方针政策性的文件材料。收文办理，指文的，关系本机关工作全局的指挥书部门收到文件材料后，在机关性文件，或重大问题的请示、报内部及时运转直到阅办完毕的全告之类的文件，以及文书人员还过程。组成这一过程的一系列相不能判定应由哪个部门承办的文互衔接的环节称之为收文办理程件，均应先送办公部门负责人或序。★收文办理程序主要有：签收、机关领导，再根据批办意见分发拆封与登记；分发与传阅；拟办、办理；②对对那些属于机关日常事批办与承办；催办、查办与注办。务性的已有明确分工的文件，或

一、签收、拆封和登记

1、签收：早的批示规定和有规可循的例行是指收到文件材料后，收件人在公文，按主管业务的分工范围直对方的公文投递单或送文簿上签接分送哪个部门阅办； ③对来文字，以明确交接双方的责任，保机关答复本机关询问的文件，（批证公文运转的安全可靠。是收文复、复函）要按本机关原发文的办理的第一个环节，机关的收文承办部门或主管人分送，既原来主要有三个来源：1）机关交通送是哪个部门请示、询问或要求下来的的机要件；2）邮局送来的挂级报送的，复文就分送哪个部门号函件和电报；3）外机关和部门阅办；④在文件份数少，阅办阅知直接送来的文件材料★签收不论部门（或领导）多的情况下，应是从何种渠道送来的文件材料，按先办理、后阅知。先主办、后都要对照公文投递清单或送文登协办，先正职、后副职的次序分记簿认真清点，做到四查清：1）送；⑤公文的分发要建立登记交换查清信封或封筒上的收文机关名制度，无论是分发给本机关领导称，是否确属本机关的收文，以人或各业务部门的文件，还是转防错投、错收；2）查清信封号码发给外机关的文件，都要履行签与递送人在签收登记簿上所登的收手续；对那些要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及进收回，防止文件散失。

3、传阅：是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。传阅现已成为机关领导处理事务，互通信息的一种有效的方式。属于传阅件之列的主要包括：①上级机关的指导性文件或重要会议文件；②需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；③机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。传阅文件应当注意的事项：1）传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、负责人和业部门阅读，再送其他有关需要阅知的对象。2）传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件时行检查，如有领导批示，要按批示意见进行处理 4）每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。

三、拟办、批办与承办

1、拟办：是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。

拟办是收文处理中的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。如何做好拟办工作：① 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。②要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。③要熟悉业务。④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期

2、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。批办的主要内容包括：①提出处理该份文件所述问题的原则和方法。②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。③凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。④各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。

3、承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。承办这一环节，是收文的最后一道程序，又是发文程序的开始，是公文处理中的一个关键性的环节，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。公文承办有两方面的意思： ①从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。②从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点： ①对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文，不得延误推诿②对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。③对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。④来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，将有关团料一并附上，以保证领导全面掌握情况，作出正确地判断和决策。

四、催办、查办与注办

1、催办：是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。催办工作一般有两种情况： ①对内催办主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行 或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。②对外催办：主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。催办工作应当注意做到的几点：① 要明确催办范围。②要明确催办落实。③要建立和加强公文催办工作的组织机构。催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。催办的形式其主要方法：应根据不同的怀脱胎换骨，采用口头催办、电话催办和书面催办等形式：①在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。②对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。③如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。公文催办存在的问题：①一些单位对公文催办工作还不够重视，缺乏健全的制度和相应的措施。②对需要尽快办理的公文，拖长办文时间，给工作造成不必在的损失和影响。③有些办理完毕的文件，承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上，给以后查考文件带来很大的困难。

2、查办：是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题： ①党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；②各种会议的决办事项；③文件、电报的拟办、拟复事项；④对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；⑤领导批示或交办的事项。查办与催办的异同：①相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。② 区别：（1）查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。（2）查办的问题要进行查办立项，结果要写出汇报材料及时反馈，实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。查办工作一般按以下程序进行：

①阅读有关材料，搞清查办的问题。②查办立项。—立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。立项内空包括五要素：（1）确定查办的事由；（2）明确办理要求；（3）指明承办单位或承办人；（4）规定完成时限；（5）提出办结后的反馈要求。③查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。④查办的结果与反馈。结果的几种情况：（1）肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；（2）否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；（3）部分肯定，部分否定。（4）事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。⑤ 立卷归档。

3、注办：是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。注办一般包括以下内容： ①一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。②需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。③用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。④不需复文的文件要注明“已阅”“已办”、“已摘记”等字样。

第三节 发文办理程序发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。发文办理程序：1）拟稿、审核与签发 2）核发、缮印与校对 3）用印、登记与分发发文办理的作用：是机关秘书工作的重要组成部门，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式。它对及时有效地实施领导、指导工作，处理问题起到重要的作用。

一、拟稿、审核与签发

1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。拟稿的注意事项：1）要符合党和国家的方针、政策、法律、法律及有关规定。2）要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅简短；3）文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；4）如要引用某份公文，就先引标题，后引发文字号；5）涉及计量单位时，必须用国家法定的标准计量单位；6）在使用简称时，应先用全称，并加以注明；7）公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修色彩语句中作为词素的数字必须使汉字外，应当使用阿拉伯数字。

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2、审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。审核的重点：1）是否应由本机关办理 ；2）是否符合行文规则；3）内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；4）涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经过协商、会签；5）使用公文文种、公文格式是否规范。公文审核六查内容：1）查是否需要行文，以什么名义行文；2）查文稿内容与法律法规和政策及上级的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾；3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5）查文字表述是否准确简练条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；6）查公文格式是否符合规定。

目前没有切实把好关的主要有几个问题：（1）涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。（2）本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见为一，经致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。（3）有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。公文格式的审核主要包括：（1）查文种的使用是否恰当（2）查公文标题是否能正确体现文件内容（3）查公文格式安排是否得当

3、签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。需要注意的几个问题：①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审 阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的 发文稿 纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。⑤几个相关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

二、核发、缮印与校对

1、核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

核发的内容和要求：1）文稿是否报请有关领导人审批，手续是否完备，意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等；2）文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确，标点、计量单位、数字的用法及文种，、格式是否符合规定；3）编排发文字号；4）对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注；5）确定分送单位和印制份数。

2、缮印：是指对已签发的公文定稿进行印制。缮印的注意事项：1）要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落，如须改动须经秘书或办公部门同意才行。2）要做到文字准确，设计美观，页面整洁，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3）不要出现末页无正文现象。正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。4）要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。5）要建立登记制度。，3、校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。—校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。公文校对的两种方法：① 由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；② 另一种方法是完全由承办人员负责校对。校对的注意事项：1）必须以原稿为准。2）校对的方法原则上应当实行双人对制。一般公文应做到“一校一读”，重要公文应坚持“两校一读”。3）校对发现的错、漏字须以醒目色笔和纺一符号标明。在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原 错字上加字或减字。4）校对完毕后应对文件格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查，查对无误后，在校样上签字，然后付印。

三、用印、登记与封发

1、用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。用印的注意事项：1）须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。4）用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。5）要核实份数，超过份数不能盖印。

2、发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找。

发文登记采用的形式为簿册式登记，又分为：1）内收发的发文登记簿 2）内收发对外收发的送文登记簿 3）外收发的发文登记簿

3、封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。★封发文件应注意几点：①文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。②收文机关的邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。字迹要清楚、工整。机关的名称要写全称或者通用的简称。③发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套加盖密件戳、急件戳、写明亲启。④文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。邮寄重要文件应有回执单，通讯员送递的，应有收件人签收。⑤会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，燕应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。考试大收集整理

第十二章 公文立卷工作第一节 归档文件整理工作概述

一、什么是归档文件整理工作《办法》第三十八条规定：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。”这一规定同以前的《办法》相比，是将立卷二字加上了括号，这就是说，对我国沿用多年的公文整理方法“立卷”将进行改革。2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）（以下简称《规则》）《规则》指出，归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”《规则》还规定了归档文件整理的原则要求和方法步骤，它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织。《规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革，同时，也对文书处理部门和承办部门的公文整理（立卷）和归档工作提出了新的要求。各级机关、团体和其他社会组织的文书处理部门和承办部门都应当在《规则》的指导下，按照新的文件整理方法，对其在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料进行整理（立卷）和归档。考试大自考站，你的自考专家！从上世纪五十年代开始，我国各级机关、社会组织的文书部门整理与保存文件的重要方法是“立卷”。它是将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。将“案卷”作为文书档案的基本保管单位，这已经形成了我国传统的文书档案的整理方法。而《规则》则以“简化整理、深化检索”为宗旨，对传统的立卷方法进行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件级”整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程，大幅度简化了整理工作中的手工操作，为归档文件整理手段的创新创造了良好的条件。

二、归档文件整理工作的意义机关对应归档的文件按照《规则》提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，进行整理，这对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，主要有以下几个方面：

1.归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。在机关的日常工作中，文件总是一份一份地形成的。应当说，每一份文件既是独立的，有它特定的使命和作用，这是文件的个性方面；同时，我们也要看到，在进行同一项工作，或者处理同一个问题的过程中所形成的许多份文件，它们之间必然具有一定的内在联系，这就是文件的共性方面。比如，建设一项工程、处理一次事故或召开一次会议，都要形成一系列的有密切联系的文件材料。将这些文件以“件”为单位进行装订，分类、排列（按事由结合时间、重要程度等排列）编号、编目与装盒，使之有序化。也就是将具有查考利用价值的全部文件材料按照它们之间的相互联系齐全、完整地加以整理和保存，这样才便于对文件的查找利用。文件材料如果不经过整理，那必然是一种杂乱无章、乱堆乱放，无规律可循的无序状态，查找起来就非常困难。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了请示，又不见批复；找到了问函，又不见复函；找到了一份会议文件，会议的其他重要文件不知在哪里，等等。这样，就得多花一些研究考证的工夫，有时甚至考证不清。其结果就必然会影响工作的顺利进行，更谈不上提高机关工作效率了。

2.归档文件整理可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。《规则》规定归档文件整理以“件”为单位，这同传统的立卷方法将文件材料按其形成规律和保存价值组成“案卷”相比，其整理过程是大为简化了。但是以“件”为单位，并不是说任其零散堆放的自然状态，而是以“件”为单位进行整理，其整理原则和质量要求同过去立卷一样，是非常严格的。如在质量方面要求归档文件齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制。以“件”为单位进行装订，规定正本与定稿为一件，来文与复文可为一件，这就保持了文件之间的有机联系，然后进行分类、排列、编号、编目、装盒，使每一份文件材料都有一个固定的位置，防止了文件材料的散失。同时，以“件”为单位查阅利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，对归档文件进行整理是维护文件的完整与安全和保管文件的重要措施。

3.归档文件整理为档案工作奠定了基础。机关文书处理部门将已经办理完毕的文件进行整理（立卷）才能最后完成公文处理工作，整理好的文件向机关档案室移交以后，文件就从发挥现行效用转入到备作查考作用。也就是说，从现行的公文运转处理阶段转入到档案管理阶段。

文件的整理（立卷），是机关的公文处理工作与档案工作的交接环节，它既是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。所以人们把它称之为文书工作与档案工作的“结合部”。

文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。通过对文件进行整理（立卷），机关各部门每年都要形成相当数量的归档文件，这些归档文件就是机关档案室档案的来源，其中那些属于永久保存的归档文件，经过若干年为本机关查考利用后，还需要向有关档案馆移交，为社会提供利用。

由此可见，归档文件整理（立卷）的质量如何，对档案工作具有极大的影响，或者说，直接影响到档案室、档案馆的工作质量，如归档的文件是否齐全完整，按“件”装订和分类，排列等是否符合要求，保管期限的划分是否恰当。所以说，文书处理部门做好归档文件的整理（立卷）工作，就是为档案工作打下了良好的基础。

第二节 归档文件整理（立卷）工作的组织

归档文件整理（立卷）工作是一项业务性、技术性较强同时又比较细致的工作，尽管《规则》取消了“案卷”的概念，简化了复杂的立卷过程，也不需要拟写案卷标题和编制案卷目录了，但由于机关的归档文件整理（立卷）工作涉及到机关的各个部门，为了做好这项工作，应当按照《规则》的要求，很好地进行组织。归档文件整理工作的组织主要有建立和健全文书部门整理（立卷）制度，正确选择立卷环节和明确公文整理（立卷）的范围等方面。分述于下：

一、建立和健全文书部门整理（立卷）制度文书部门立卷制度，是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。具体地说，是指由机关的文书部门或者业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行文件材料的整理（立卷）工作。

实行文书部门立卷制度，是与机关档案室整理（立卷）相对而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是机关公文处理工作与档案工作的结合部，这项工作介于公文处理工作与档案工作之间，到底由谁来做更为合理呢？实践证明，由机关的文书部门负责整理（立卷），是公文处理工作与档案工作实行科学分工、相互协作的重要标志，也是一项切实可行、行之有效的合理制度。

1.文书部门立卷制度的确立与推行。新中国成立以来，确立和推行文书部门立卷制度，是经历了一段曲折发展过程的。

建国初期，这项工作在大多数机关，还是由承办人将单份文件随办完随归档，然后由档案室负责立卷。由于档案工作人员不熟悉机关各个部门、单位的业务，以及收文处理过程的具体情况，很难掌握文件之间的来龙去脉与相互之间的联系。因此，立卷的质量很难保证。同时，由于整个机关各个部门、单位的文件，都集中在档案室立卷，文件数量很多，而档案室人手有限，往往造成积压，加上往来借阅频繁，使机关公文处理部门和档案室都感到工作很不方便。

从1953年开始，中央机关逐步开始试行由文书部门负责立卷的制度。1954年12月，中共中央办公厅召开了党的第一次全国档案工作会议，讨论通过了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》。《暂行条例》第十七条规定：“机关内各单位办理（或领导人亲办）完毕的文书材料，均应汇交本单位文书处理工作部门或文书处理工作人员立卷保存。”这就明确指出了公文立卷工作是机关文书部门的一项任务。党中央于1955年1月17日批准了这一《暂行条例》，刘少奇同志在主持讨论时说，这是第一次改革，今后还要继续改革。中央批示，这个条例原则上也适用于军队和政府机关。从此，由文书部门负责立卷就从制度上确定下来。1955年开始，在党的机关和政府系统的中央一级机关试行。但就当时全国大多数机关来看，仍然是采取单份文件“随办随归”。或者是办完之后堆积起来到一定时间将成堆的文件移送档案室清理立卷。于是造成许多机关积存了大量的零散文件，使档案室的工作陷于被动。这种状况，与我国50年代大规模经济建设开始以后，各项工作对档案工作的要求不相适应。有鉴于此，1956年4月16日国务院作出《关于加强国家档案工作的决定》，《决定》指出，应“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”

1957年，《档案工作》杂志曾专门就立卷问题组织过讨论。经过实践检验，大多数同志都认为文书部门立卷是科学的。国家档案局对这次讨论作了总结。随着文书部门立卷制度的全面推行，通过实际工作的体会，认识基本得到统一，逐步形成了一个统一的、固定的工作制度。从此，这项制度在党的机关和政府机关全面实行，促进了文书工作与档案工作的密切协作与健康发展。

但是，这样一项好的工作制度，以及由于实行这一制度而出现的文书工作和档案工作的正常秩序，被林彪、“四人帮”制造的十年**所破坏。许多机关比较普遍地重新形成大量的积存零散文件，甚至已经整理立卷的档案也遭到了严重破坏，使许多档案文件损坏散失，给档案工作造成了一场空前的灾难。

粉碎“四人帮”以后，各地大力进行整顿、恢复与健全文书部门立卷制度。在1979年8月召开的全国档案工作会议上以及同年12月召开的中央机关文书立卷归档工作和档案室工作经验交流会上，中央办公厅主管档案工作的负责人和国家档案局的负责同志，在讲话中都强调要坚决把文书部门立卷归档制度尽快恢复和健全起来，要求尚未恢复这一制度的单位，在1980年尽可能恢复起来。1981年2月27日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》规定：“公文办理完毕后，承办人员应当根据公文立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，送交文书部门或者主管人员清理立卷。”1993年11月11日国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》又明确规定：“公文办完后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。”同时指出：“案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交，个人不得保存应归档的公文。”2000年8月24日国务院发布的《办法》又重申了这一规定，指出：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档”。

以上，从文书部门立卷制度的形成和发展过程，以及党和国家的有关规定，都说明公文立卷归档工作是文书部门或业务部门的任务，它对满足机关工作查考的需要，对改善档案工作的条件，提高档案工作的水平，更好地为机关工作服务都具有重要的作用，也符合公文处理工作和档案工作的客观规律。因此，我们要加强对文书部门立卷意义的认识，在实际工作中，坚持、巩固并不断完善文书部门立卷的工作制度。

2.实行文书部门整理（立卷）制度的优越性。

实践证明，文书部门整理（立卷）制度的优越性主要表现在以下方面：

（1）由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理（立卷）工作的效率。

（2）由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。

（3）由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员平时查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。

（4）由文书部门整理（立卷），按集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。

二、公文整理（立卷）环节的选择公文整理（立卷）环节的选择，亦即选择立卷地点，是指机关的公文整理（立卷）工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责整理（立卷）的问题。

实行文书部门整理（立卷），并不是说机关内每一个承办文书的部门、单位或者承办人都必须参与整理（立卷）的工作。机关大小不同，机关内部文书部门的设置也不一样。如何正确选择立卷环节，必须认真进行调查研究，根据各机关的不同情况来确定，总的原则是把整理（立卷）的环节设在最能掌握文件形成和处理情况的地方，以便于平时文件的整理，提高整理工作质量和机关工作效率。

1.选择机关公文整理（立卷）环节应考虑的相关因素是：

（1）被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理。比如，文件的收发、分办、催办、承办等。这样才能保证对公文形成过程的了解，才能掌握文件之间的历史联系，整理（立卷）的质量才有保证。

（2）对整理（立卷）环节所经手处理文件的数量有一定的要求。公文数量过大，势必影响对公文形成情况的了解，就可以考虑向下把立卷环节分开，由下一级文书部门去分头立卷。文件数量过少，这就要考虑向上集中。

（3）确定整理（立卷）环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。机关各部门集中办公的，立卷的环节可以适当集中。办公地点分散的，立卷的环节也要适当分散。

（4）还要考虑文书工作人员的数量和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。

2.各类机关单位对公文立卷环节的选择一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应。可采集中式、分散式或集中与分散相结合的形式。

（1）对一些比较小的机关或基层单位来说，由于它们内部的组织机构比较简单，工作人员也不多，而且办公地点也比较集中，每年形成的文件数量也不多。在这种情况下，可以考虑采用集中式，即由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行整理（立卷）的工作。

（2）对一些中等机关或者大机关来说，他们一般都有两层以上的组织机构，可以根据机关驻地的远近、业务分工、文件数量和文书工作组织等方面的情况，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具体地说，如果驻地比较分散，文件数量又比较多，而且业务分工又比较明确，就可以考虑各自确定立卷环节；如果机关中有一部分机构驻地比较集中，文件数量也不算很多，就可以考虑集中在秘书部门进行整理（立卷）。

（3）对财会、人事、信访、保卫等业务性质具有特殊性的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行整理（立卷），以方便这些单位工作的进行。

（4）要恰当地选择和确定立卷人员。在一个组织机构里，具体负责整理（立卷）的人员，最好是考虑选择担任内收发、运转、催办等工作的文书工作人员为好。因为这些人员熟悉公文的来龙去脉，了解文件之间的历史联系，掌握公文在机关内部的运转处理过程。由他们负责管理（立卷），就可以充分发挥这些长处，提高归档文件整理的效率与质量。

三、明确公文整理（立卷）的范围明确公文整理（立卷）的范围，就是要弄清楚机关工作活动中形成并处理完毕的文件材料，哪些应该整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有这样，才能保证在公文整理（立卷）工作中将那些具有一定查考利用价值的文件材料，齐全完整地保存下来，便于以后的查找利用。

公文整理（立卷）范围的确定，应以国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档的范围》等文件的基本思想为指导，即按照辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，从本机关形成档案的实际情况出发，实事求是地研究解决归档文件材料的质量问题，并减少档案中庞杂臃肿的现象，科学地进行档案鉴定工作，使保存的档案既精练又完整，以维护党和国家历史的真实面貌，便于本机关和国家各项工作的利用。

1.应该整理（立卷）的文件材料的范围。

文书立卷的范围，也就是文件材料归档的范围。是指凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行整理归档，都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。

掌握公文整理（立卷）的范围要抓住反映本机关工作活动和具有查考利用价值这两个主要条件。按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，应该整理归档的文件材料的范围，一般说来，可以归纳为以下方面：

（1）上级机关的文件材料：

①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

②上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料，如决议、决定、指示、命令、重要通知、通报、条例、规定等；

③上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；

④上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本；

（2）本机关的文件材料；

①本机关召开重要会议（包括代表会议、工作会议、专业会议）的文件材料，如参加会议的名单、会议通知、报告、决议，领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要、录音带、照片等；

②本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；

③本机关重要的往来公文，如请示与批复，来函与复函等；

④本机关及其内部职能部门活动形成的重要文件材料，如工作计划、总结、报告、财务报表、会计凭证、审计报告以及本机关汇总的统计报表、统计分析资料（包括计算机盘片）等；

⑤本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；

⑥本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；

⑦本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文件材料；

⑧本机关财产、物资、档案等的交接凭证以及与有关机关签订的合同、协议书等文件材料；

⑨本机关党、团、工会和内部组织机构在工作活动中形成的文件材料；

⑩本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。

（3）同级机关和非隶属机关的文件材料①同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的规范性文件，如条例，规定、通知等；

②有关业务机关对本机关工作检查形成的文件。

（4）下级机关的文件材料①下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；

②下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。

此外，机关工作活动中形成的电报，应根据其保存价值与文件统一立卷，实行“文电合一”制度。

2.不需要立卷归档的文件材料的范围。

（1）重份文件；

（2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；

（3）一些事务性的、临时性的没有查考利用价值的文件材料；

（4）与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；

（5）无特殊保存价值的信封；

（6）本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。

各机关单位应根据《机关文件材料归档和不归档的范围》的精神，结合本机关单位的实际情况来制定本机关、本单位、本系统文件材料归档和不归档的具体范围。

3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一级的文件由哪个机关或部门整理（立卷），其作用主要是为了避免各党政机关或部门之间在整理（立卷）时发生不必要的重复或遗漏。

一般说来，那些应该整理（立卷）的文件材料，应以本机关、本部门为主。因此，整理（立卷）有个分工，归档范围有个界线。原则上以什么名义发的文件就放在哪里整理（立卷），是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：

（1）上级党政领导机关的来文。综合性、全面性的，由机关办公秘书部门整理归档。如中共中央文件，由省、自治区、直辖市、地（市、州）、县（市）委秘书部门整理归档；国务院文件，由省、自治区、直辖市、地区行署（市）、自治州、县（市）、人民政府秘书部门整理归档；专业性、业务性的由业务部门整理归档；上级业务主管部门的来文，由业务对口部门整理归档。

（2）本机关的文件。由机关秘书部门起草或承办的，由机关秘书部门整理归档；有关业务部门起草或承办的，由有关业务部门整理归档；两个以上机关联合发文，正本和定稿由主办机关整理归档，其他机关只保存印制件。其他机关针对本机关的文件，可视同本机关文件，如上级机关的批复、下级机关的请示等。

（3）下级机关的来文。哪个部门办理的，由哪个部门整理归档。

（4）会议文件。以机关名义召开的会议所形成的文件材料，由机关秘书部门整理归档；由业务主管部门召开的专业性会议所形成的文件材料，应由召开会议的业务主管部门整理归档。

此外，本机关领导人兼任两个以上机关的职务时所形成的文件，应按其不同身份和业务内容分别在有关机关整理归档；本机关各职能部门互发的文件，由形成文件的部门整理归档；同级机关之间互发的文件，凡经本机关制发、办理的，应由本机关整理归档，有关政策性规定，虽未经本机关承办，如本机关需要日后查找利用，也可存留一份；本机关临时机构形成的文件，由临时机构整理归档，临时机构撤销时，应将全部档案移交机关档案室，或经协商直接移交档案馆保存。

第三节 归档文件整理的原则与要求

一、归档文件整理的几个基本概念《规则》对归档文件整理的基本概念（归档文件、归档文件管理、件）作出如下定义。

1.归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

这一含义可从以下方面来理解：

（1）指出了归档文件的来源和范围。归档文件是立档单位在其职能活动中形成的。立档单位是档案专业术语，它是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也就是说，这些机构、组织或个人在其职能活动中，除了本机关形成的文件材料外，上级机关、下级机关、同级机关和不相隶属机关发来的与其职能活动有关的文件材料，都属于归档文件。

（2）应予归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。这里说的“办理完毕”并不是说文件内所说的事情已经办理完毕，而是指在公文处理程序上已经办理完毕。机关公文处理部门在确定各类不同文件的整理（立卷）时间上，应掌握以下几点：

①领导指导性文件，是从普遍意义上阐述问题的。因此，不要求某一方面的机关马上回答。如规范性文件以及重要的决议、决定，还有如计划、长期规划等。从发文机关来说，在这些文件发出之后就可以将定稿和存本及时整理（立卷）；从收文机关来说，则须经有关领导人或部门阅知，向下传达或采取了措施之后，才算告一段落，然后再将来文整理（立卷）。

②不必办复的收文，如上级领导机关发来的任免令、通知、通报等，经机关领导人阅知以及有关部门传阅，也就算办理完毕了，即可将来文整理（立卷）。

③问复性公文，一来一往公文，如请示与批复，问函与复函，在复文机关发出或对方机关收到后，就可以各自整理（立卷）。

④重大问题，可能要处理较长一段时间才能结束，但大问题是由许多小问题构成的，只要其中某项具体问题已经解决，有关这项具体问题的文件，在公文办理程序上就算办理完毕了，因此，也可以整理（立卷），不必等整个工作结束再整理（立卷）。

总之，正在办理的，仍然处于公文运转办理过程中的文件，还不能马上整理（立卷），只有等到它们办理完毕，也就是完成了公文办理程序的文件，才能够整理（立卷）。

（3）应予归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这里就明确了三点：一是能作为文书档案保存的必需是有保存价值或者说是有查考利用价值的文件；二是只适用于文书档案，至于科技、会计、声像及其他专门档案则按国家有关规定执行。因为《规则》的颁布实施，实质上是对文书档案整理方法的改革，核心是简化文书立卷程序，所以它只适用于实体整理的文书档案；三是只适用于各种纸质文件材料。非纸质载体材料的文件（如电子文件等）无法按《规则》规定的要求和方法进行整理。

2.归档文件整理归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。

这一含义可以从以下两个方面来理解：

（1）归档文件的整理单位是“件”。以“件”为单位进行文件整理，是文书工作和档案工作的一项重大改革，是对传统文件整理（立卷）工作的否定。比之于传统的立卷方法，新的立卷方法不需要考虑文件材料的“六个特征”，不必进行组卷、拟写案卷标题。编制案卷目录及案卷装订等项工作，也无须顾及案卷的厚薄，节省了诸如对归档文件的具体内容进行综合、分析的技术劳动，适应了计算机管理的需要。由于“案卷”概念的消失，简化了归档文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合经济、高效的原则。

（2）将归档文件的整理分六个步骤来进行。这六个步骤比起传统的文书立卷的工作步骤是大为简化了，具体如何进行将在本章第四节的整理方法中详细介绍。

3.件：“件”，是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为—件。

以上对“件”的概念进行界定，说得明白具体，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作为归挡文件整理的基本单位，是从检索的实际需要及减轻立卷工作量出发的。只有理解和掌握了“件”的概念，在实际进行文件整理时，就可以将文件按“件”装订，然后再进行后续程序的工作。

二、归档文件的整理的基本原则归档文件的整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

《规则》对归档文件整理原则的这一表述，同1984年《档案工作》杂志发表的《关于立卷问题讨论的综述》中指出的公文立卷的原则“保持文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用”是一致的。也就是说，归档文件整理的这一重要原则，是我国文书档案工作者经过长期的工作实践探索总结出来的，是比较准确、完整、科学的。它是我国公文立卷以及现在提的归档文件整理工作所必须遵循的基本原则。这一原则的基本点是：

1.遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。文件在形成过程中总有其自身的规律，每一个机关，在工作活动中形成的文件材料，记述和反映了这个机关的全部活动和全部历史。同时任何一个机关的工作活动都不可能是孤立地进行的，必须同自己的领导机关、下级机关以及其他有关机关发生上下左右、四面八方、多种多样、错综复杂的联系。在一个机关内部的各个部门之间，各项工作之间，以及每项工作各个发展阶段之间，也都有着密切的联系。机关工作活动的客观规律，决定了文件材料的形成规律，文件材料是反映机关工作活动的历史记录。机关工作活动的相互联系，也赋予了这些文件材料之间的密切联系。这种联系是客观地、历史地、自然地形成的，是必然的历史联系。

例如：进行某项工作，一般要有工作计划、工作计划决定下来之后还要上报、下达，在了解工作进展情况过程中遇到的问题需要研究解决，或向上级请示，或提出解决意见，直到工作的最后完成。这些工作的进行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作计划、报告、通知、请示、批复、工作总结等；召开一次会议，要有会议通知、日程安排、名单、报告、总结、会议简报、会议记录、会议纪要或决议等；它们如实地记述和反映了开展一项工作，召开—次会议的全过程，在进行文件整理时，不能将它们打乱。必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照《规则》的有关规定将文件按“件”进行装订。装订时应注意其排列顺序的科学性（如正本与定稿，正本在前，定稿在后；来文与复文，复文在前、来文在后）。在进行分类时，应遵循文件的形成规律，将归档文件按不同、不同保管期限、不同机构（或问题）分开。在进行排列时，应根据“事由原则”结合时间、重要程度进行，即将同一事由形成的文件排列在一起。会议文件、统计报表等成套性文件则集中排列，使文件材料之间的有机联系得以充分体现。

为了更好地保持文件之间的历史联系，进行归档文件整理的人员要熟悉本机关的工作性质、职能、组织机构、文件来源以及处理情况。在整理时，要认真分析文件之间的内在的、有机的联系，只有这样，才能使归档的文件正确地反映机关工作活动的基本面貌，反映各项方针、政策在本机关的贯彻执行情况和各项工作的发展过程，才能使归档文件成为本机关本系统的历史记录。

2.区分文件的不同保存价值。

文件的保存价值是由文件本身固有的内在的各种因素决定的，文件内容的重要程度不同，所起的作用不同，保存价值也就不同。

一般说来，凡是反映社会历史发展和记录机关主要职能活动、反映机关基本历史面貌的重要文件，例如，本机关发出的指导性文件，会议通过的决议性文件，重要的请示或报告文件，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，下级机关报送的有关方针政策性和重要问题的请示、报告等，所起的作用和保存价值就必然要大一些；而机关工作活动中所形成的一般性文件，通知、便函、机关之间一般往来公文等，所起的作用和保存价值相对而言要小一些，有的根本就没有保存的价值。此外，文件制发机关（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活动和表达的思想、意图的文件保存价值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成过程和不同作用，标志着不同的可靠程度，其保存价值往往也不同。以上这些不同保存价值的文件材料在整理（立卷）时必须严格加以区分。

区分文件的保存价值，应依照《机关档案归档与不归档的范围》和《文书档案保管期限表》等有关规定进行。

在进行归档文件整理时，将不同保存价值的文件材料区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，对不同保存价值的文件进行整理后按其保存价值相对集中，使其玉石分明，也为日后档案馆的整理工作打下了基础。

3.便于保管和利用。

便于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。归档的文件是否便于保管和利用，不仅关系到机关各项工作的开展，而且关系到机关档案室、各级档案馆工作有无可靠的基础和保证。《规则》推行文件级管理，正是从便于保管和利用这一原则出发的。过去，在手工模式下实现档案管理和查找作用，“立卷”也是一种很好的方式，它按照一定的逻辑关系，将归档文件组合成一个个案卷，并通过层层目录来提供检索途径，从而限定了检索范围，增强了手工检索的效率。但立卷过程比较复杂，组合案卷和拟定案卷标题等环节立卷人员很难掌握。而《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，取消“案卷”，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作，同时也为档案的保管和利用提供了有利条件。归档文件以“件”为单位进行整理、分类、排列和编目，在计算机的参与和操纵下，加快了检索速度，方便了利用者，大大提高了档案利用率，利用的深度、广度、查全、查准以及利用效果也将得到极大提高。

三、归档文件整理的质量要求归档文件整理的质量要求是：

1.归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

（1）归档的文件应当齐全完整，这是归档文件的基本要求。如果归档的文件有复文没有来文，有正本没有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，这就使归档文件的质量得不到保证，也给今后档案的查找利用带来困难。因此，凡是本机关在职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料都应当按照《规则》的要求收集完整，进行整理归档。这就要求，承担归档文件整理工作的部门和人员，在平时应当随时掌握文件的收发运转情况，做好文件的平时积累工作，及时收集、严格登记、严格检查、随办随归、妥善管理。在第二年上半年进行归档文件整理时，应充分发挥其熟悉文件形成、运转的来龙去脉的长处，将应归档的文件材料齐全完整地收集起来进行整理归档。

（2）对破损的文件进行修复，以延长文件的寿命。主要是针对一些有孔洞，残缺或折叠处已被磨损的文件，应按照档案保护的要求加以修补和托裱。

（3）复制字迹模糊或易褪变的文件。比如传真件，字迹耐久性差，有些用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔等字迹材料制成的文件材料极易褪变，须复制后才能归档。目前一般采用复印的方式进行复制，复印时，墨粉浓度不宜过大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

（1）书写材料，指的是笔和墨水的使用，即应使用钢笔、毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁，不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。

（2）纸张，是指应选用国际标准A4型60—80克的胶版印刷纸或复印纸。档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。

（3）装订材料，是指以“件”为单位装订时使用的装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等，应选用优质材料制成，以防断线、年久生锈及断裂等情况发生。

第四节 归档文件整理方法与归档

一、归档文件整理方法的改革归档文件整理以“件”为单位进行，这是《规则》提出新的公文整理（立卷）方法，是我国文书档案工作的一项重大改革，也是对传统的文书档案整理方法的否定，以“件”为单位的整理方法同传统的整理方法“立卷”比较，主要有以下不同：

1.取消案卷，实现文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；

2.界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；

3.分类方法固定为、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；

4.装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；

5.文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用；

6.归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目；

7.取消案卷卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录；

8.无需编页号，目录改设“页数”项；

9.归档文件直接装盒保管；

10.无需撰写案卷名和填写案卷封面，只需填写盒脊；

11.档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量，全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消了“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、”项目，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”。

从以上改革的具体内容可以看出。新的归档文件整理方法，同传统的“立卷”比较，简化了文书档案整理的环节，减轻了文件归档人员及档案整理的工作量，同时又提高了档案行政管理部门进行业务指导和培养的工作效率，是一项应予积极推行的好方法。

二、归档文件整理方法的推行推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应当做好以下几个方面的工作：

1.更新观念，增强改革意识。

2.提高人员素质。

3.加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。

4.注意新旧整理方法的衔接。以“件”为单位对归档文件进行整理，要做好与原有的立卷方法的衔接，要注意以下两点：

（1）《规则》是国家档案局于2000年12月6日发布，从2001年1月1日正式实施的。由于《规则》属于行业推荐标准，只能调整、规范2001年以后的文件整理行为，对2001年以前的文件整理行为不具有约束力。因此，对2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及规则符合当时的标准，有规可循，有目可查，就应保持原有的整理体系，不必拆卷重新整理。如果对已经整理好的案卷轻易地推倒重来，既不利于档案保护，又浪费了人力、物力资源，违背了经济、高效的管理原则。这种做法，在实际工作中是应当尽力避免的。

（2）归档文件的整理方法由卷改为件，不只是整理形式上的变化，它需要一系列的业务标准、规范、制度、措施与之相配合，如文件材料归档制度的修订与更新、计算机软硬件设施的配备，全宗内分类方案的调整以及编号方法的变革等。各机关单位在实施新的整理方法时应事先做好以上工作。此外，还要注意加强与当地档案主管部门以及档案馆的联系，争取多给予业务上的指导。少走弯路，并随时研究工作中出现的新情况、新问题，使各项制度与措施逐步完善起来。

三、归档文件整理的工作步骤按照《规则》的规定，归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。分述如下：

1.装订。装订是归档文件整理的第一步骤，通过这一环节可以从实体上将归档文件的基本单位——“件”确立下来。以“件”为单位进行装订时应做好以下工作：

（1）首先应对“件”内文件进行排列。“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

（2）对用纸规格大于A4型的报表、图样等文字材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠。但应注意尽量减少折叠层次，折痕应处于文件、图表字迹之外，取齐右边和下沿。应折叠的文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

（3）装订前，应对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：对破损文件进行修复；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去掉原装订文件用的易锈蚀的金属物。

（4）装订前，应将“件”内的各项按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。不要随意裁切文件，尽量保持文件的原貌。

（5）装订用品必须符合档案保护要求。装订的方式视文件页数多少及保存期限长短可采用以下几种方式：

①对页数较多的文件可用细线装订；

②使用变形材料如钢夹、塑料夹等，使用这种装订方法简单，但对材料必须有较高要求。钢夹必须采用优质不锈钢制品，而且必须同时考虑所在地区气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；塑料制品则必须有足够的强度，以免年久断裂。

③对页数不多的单份文件可使用缝纫机扎边进行装订，但针脚不能过密。

④对那些永久或长期保存的归档文件，可使用无酸纸封套。即使用60—80克的无酸纸制成的右上侧开口的封套，将归档文件以“件”为单位夹装其中。封套上可以印制归档章，以方便整理和检索。无酸纸，是指PH值呈中性的纸，由化学处理的木纸浆制成的纸通常为中性，可以在良好条件下长时间保存。因此，使用这种无酸纸制成的文件封套可以起到保护档案的作用。

2.分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程，分类是归档文件整理的重要环节，归档文件经过科学合理的分类，不但能够揭示出文件之间的内在联系，使档案成为一个有序化的整体，而且便于排列上架，编目等后续工作的顺利开展。

《规则》指出，归档文件可以采用——机构（问题）——保管期限或保管期限—一——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

归档文件的分类，可按以下的方法及步骤进行：

（1）按分类。分类法就是根据形成和处理文件的对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。在具体操作时，应注意处理好以下几种情况：

①一份文件往往有多个时间特征，如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分时，一般说来应以文件签发日期（或成文日期）为准，据以判定文件所属。计划、规则、总结、预算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同的文件，应统一按签发日期（或成文日期）判定文件所属。

②跨的会议和案件等形成的文件材料，分类时，会议文件材料归入闭幕年，案件等文件材料归入结案年。

几份文件作为一“件”时，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期为准，如跨的请示与批复，按批复在前。请示在后的装订顺序，以批复的所在为准。

③没有标明落款日期的文件材料，应对文件内容及特征进行考证，以推断文件材料的形成日期并据以划分。

④专门中形成的文件材料，应按照专门进行分类。

（2）按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同—的归档文件按永久（50年以上）、长期（15—50年）、短期（15年以下）三种保管期限分类，这种分类方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时，为库房排架管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。

对归档文件按保管期限分类，应按照国家档案局颁发的《文书档案保管期表》的规定执行。

（3）按机构（问题）分类。机构（问题）分类法是指将文件按其形成或承办机构（问题）进行分类。这种分类法的实质就是根据本单位内部机构的职能性质或文件内容所说明的问题来设置类别。又可分为机构分类法和问题分类法两种。

①机构分类法。机构分类法是按文件形成和处理的承办单位进行分类。原则上是一个机构设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是将领导机构、综合性机构排在前，再依次排列各业务部门。

归档文件采用机构分类法进行分类能够体现出全宗内文件在来源方面的客观联系，从而反映出立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都有其特定的职能与任务，按机构将归档文件分类可在一定程度上集中反映某一方面的工作内容，便于档案的查找和利用。

采用机构分类法时不能同时采用问题分类法。

②问题分类法。问题分类法是按文件内容所说明的问题将归档文件分类。按问题分类要求各类特点明确，不能互相包容。问题分类法的类别与类名，原则上设置为“党群工 作”、“行政工作”、“业务工作”等类。

归档文件采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。但问题分类法在实际操作时，受人为因素的影响较大，不便划分。因此，一般基层单位较少采用。

采用问题分类法时，不能同时采用机构分类法。

（4）几种分类方法的结合运用。在实际工作中，当归档文件较多时，分类工作需要分层进行。单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，一般是将几种方法结合起来使用。《规则》提供的、保管期限、机构（问题）三种分类方法，不同类型、不同层次的单位可按实际需要组合成多种复式分类法。采用复式分类法时，其中的、保管期限是必选项，机构（问题）一般为选择项。具体地说，那些内部机构较多，职能分工明确、形成文件数量较多的单位可采用“——组织机构——保管期限”或“机构————保管期限”三重分类法；那些内部机构设置简单，归档文件数量较少的单位则采用“——保管期限”二重分类法就可以了。分类方案是进行归档文件分类的依据，分类方案确定之后，同一全宗应保持分类方案的稳定。

3.排列。归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。《规则》指出：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里说的“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低层次的一级类目。例如按照“——机构——保管期限”分类的，“保管期限”就是最低一级类目。这里说的“事由”是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、—次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一份请示，当针对该请示的批复收到后，即可视为事由办理完毕。对归档文件按事由进行排列，遵循了文件形成的客观规律，能够保持文件之般打印3份，1份随文件装盒、1间的有机联系，使归档文件进一份移交、1份备考）

步系统化，充分体现了文件的价

编制归档文件目录的内容：①值，便于检索和利用。归档文件目录封面的内容应包

归档文件按事由结合时间，括：全宗名称、、保管期限、重要程度排列的具体方法有： 机构（问题）等项（全宗号应用

（1）对同一事由的归档文件，全称或是规范性简称）②归档文件即一个作者，一个问题的文件，整理说明的内容应包括：本可按文件形成时间的先后排列或归档单位概况，内设机构以及党、者按文件的重要程度排列。政主要领导人变化情况，本

（2）对不同事由的归档文件，文书档案整理归档情况等；③归档可采用以下方法排列： 文件目录的内容包括：件号、责

①按不同事由形成时间的先任者、文号、题名日期、页数、后排列，所谓事由的形成时间，备注。

即事由的办结时间，这种方法只

编制归档文件目录的填写要要求将不同事由的文件，按其办求：① 件号：填写室编件号；②结时间的先后顺序排列就可以责任者：制发文件的组织或个人，了，而不考虑其他因素。这种方就是发文机关或署名者；③文号：法比较容易掌握，一般适用于“随发文字号；④题目：文件标题；⑤办随归”的机关。日期：文件的形成时间；⑥页数：

②按事由的重要程度排列。将以件为单位填写总页数，用于统主要职能或重要活动形成的文件计和核对；⑦备注：用于填写归档材料排在前面，其他工作形成的文件需要补充和说明的情况，包文件材料排在后面，或将综合性括缺损、修改、补充、移出、销工作的文件排在前面，具体业务毁等。

工作的文件排在后面。会议文件

6、装盒—指将归档文件按室可将会议通知、开幕词、闭幕词，编件号顺序装入档案盒，并填写工作报告、代表提案，大会决定档案盒封面、盒脊及备考表等工等重要文件排在前面，其他文件作内容。排在后面。综合性文件可将计划、①档案盒封面：全宗号、、总结、规章、领导讲话等排在前保管期限、机构、起止件号、盒面，其他材料排在后面。号（3）对具有保存价值，但因故没

②盒脊：全宗号、、保管有及时归档的零散文件，其排列期限、机构、起止件号、盒号 方法是：可将零散文件排列在相

③备考表：盒内文件情况说应类别归档文件的最后或与相关明、整理人、检查人、日期（随的某件归档文件装成一件，然后文件装盒）

在归档文件目录备注栏或备考表

装盒要求：应按分类方法，中加以说明。不过这种情况在实将不同类别的归档文件按件号顺际整理工作中应当尽力避免。序分别装入档案盒中。不同形成4.编号。归档文件的编号，是、不同保管期限、不同机构指将归档文件在全宗中的位置符（问题）形成的归档文件不应放号进行标识，并以归档章的形式入同一个档案盒中。

在归档文件上注明。其目的是记

四、公文归档机关文书部门录和反映分类排列这些系统化工或业务部门将归档文件整理装盒作的成果。通过编号，使归档文后，逐年移交给机关档案室集中件在全宗中的位置固定下来，为保管，称为“归档”。文件材料整理后续的编目工作以及日常管理和归档，能保证本机关档案齐全完查找利用工作提供便利。《规则》整，便于查找利用，又可为党和指出：“归档文件应依分类方案和国家积累档案财富。排列顺序逐件编号，在文件首页

1、公文归档制度

上端的空白位置加盖归档章并填

①归档范围—机关工作活动写相关内容。归档章应设置全宗中形成的具有保存价值的文件材号、、保管期限、件号等必料，经文书部门或业务部门整理、备项，并可以设置机构（问题）立卷后，应定期向档案部门归档。等选择项”。②归档时限—文件材料整理好后

（1）归档章的式样如下： 归档时限在第二年的上半年。

×××归 档

③★文件归档要求：（1）应归章 档的文件材料齐全、完整；（2）全宗号

年

度

机文件和电报按其内容的联系，合构

（问题）保管期限

并整理、立卷；（3）归档的文件件号 材料，应保持它们之间的历史联

室系，区分保存价值，便于保管和编

馆编 利用。

（2）归档章：全宗号、、2、归档文件的交接手续完成保管期限、件号、机构（承办机后，机关文书部门就完成了上一关）、问题 年的文书工作，归档文件被机关

（3）★简述加盖归档章的具档案部门接收后凡进入了档案管体要求：1）归档章应加盖在归档理阶段。

文件首页上端的空白位置，加盖

件内文件排列方法：1）正本归档章不应压盖文件字迹，不应在前，定稿在后；2）正文在前，与批示文字或收文章等重叠。2）附件在后；3）原件在前，复制件填写归档章项目应使用用碳素墨在后；4）转发文在前，被转发文水等符合档案保护要求的字迹材在后；5）回复性文件在前，报请料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯性文件在后；6）结论性材料在前，蓝墨水等不耐久的书写材料进行依据性材料在后；7）不同文字文填写，有条件的单位，还可将本件无特殊规定的，汉文本在前，单位的全宗号、保管期限刻在归少数民族文本在后，中文在前外档章上。文在后。

5、编目—指编制归档文件目 录，是归档文件整理工作的重要

内容之一。

（一个装订成一本，目录一