30462文书档案管理（推荐五篇）

第一篇：30462文书档案管理

秘书文档管理

绪论

一.“秘书文档管理”的内涵

基于“文书学”和“档案管理学”整合，缘由：

1.有着天然的密切关系

2.档案学内容太多，需要精简学习

二.“秘书文档管理”的研究对象与主要内容

（一）“秘书文档管理”的研究对象：文书、文书工作、档案、档案工作。

（二）“秘书文档管理”的主要内容：基础知识和工作流程

三.文档管理工作的重要性

（一）文书、档案工作是国家管理的重要手段

（二）文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分

（三）文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段

四.“秘书文档管理”与相关课程的关系

第一章 文书和档案

第一节 文书和档案的含义和关系

一.文书和档案的含义

（一）文书的含义 1.在单位内从事文书、书信的制作，处理和管理的工作人员。

2.人们在生产和生活中为了记录事项、管理事物、交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效用的文字材料。文书包含以下含义：

（1）文书的作者是从事社会活动的人（2）文书具有实用性

（3）文书的记录方式为文字（4）文书的载体形式多种多样（5）文书具有广泛的社会作用

（6）文书是一个类别名词，一般指一类文字材料

（二）文书、公文和文件之间的关系 广义文件＞文书＞公文＞狭义文件

（三）档案的含义

定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保持价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

包含几个要素：档案的本质属性、档案的来源、档案形式的多样性

二.文书和档案的关系

1.文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。2.文书有条件地转化为档案。

菲利普•布鲁克斯 “文件生命周期”概念 谢伦伯格 “双重价值鉴定”

第二节 文书和档案的种类和作用

一.文书和档案的种类

（一）文书的种类

1.作用：通用公文、专用公文

2.行文方向：下行文、平行文、上行文 3.按来源和使用范围：外发文件、收来文件、内部文件

4.功能性质：法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文、奖惩性公文

5.时限：紧急公文、普通公文 6.机密程度：机密公文、普通公文

（二）档案的种类

1.根据形成的历史时期：古代档案、近代档案、现代档案

2.根据档案内容：文书档案、科技档案、专门档案、人物档案 3.载体形式：甲骨等

4.所有者：国家档案、集体档案、个人档案 5.内容体式：公文、日记、电稿等

二.文书和档案的作用

（一）规范作用

（二）指导作用

（三）联络作用

（四）凭证作用

（五）参考作用

是社会组织工作、科学研究、生产活动重要参考

（六）教育作用

第二章 文书工作和档案工作

第一节 文书工作

一.文书工作的含义 1.仅指公文文书

2.包含文书制作、文书办理、文书管理 3.有法定的程序和严格的要求

二.文书工作的原则

（一）及时原则

（二）准确原则

（三）安全原则

（四）精简原则

三.文书工作组织

（一）文书工作组织机构

分为：中心机构、专门机构、分支机构

（二）文书工作组织方式 1.组织方式的类型：集中形式、分散形式（两种工作方法：按工作环节分工、按文件性质分工）

2.组织方式的选择

1）社会组织内部机构设臵的层次和数量 2）社会组织形成和使用的文件数量 3）社会组织各内部机构空间距离的远近4）工作人员的配备情况

（三）文书工作的组织领导

1）就全国而言，党、政、军系统的文书工作分别由中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅负责指导。

2）就社会组织而言，上级社会组织的办公厅对下级指导，党政指导其他部门。

3）就一个社会组织而言，其文书工作由本组织的秘书长或办公室主任负责领导。4）就文书工作同档案工作的关系而言，各级档案部门对同级社会组织及其下属机构、部门的文书立卷归档工作负有检查、监督和指导责任。

第二节 档案工作

一.档案工作的含义和性质 广义：档案事业工作 狭义：档案业务工作 管理性、服务性、政治性

二.档案工作的内容

也分广义、狭义（8工作环节）

三.档案工作的基本原则

（一）集中统一地管理国家全部档案 1.国家全部档案由档案机构分别集中管理 2.全国档案工作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一分级、分专业负责地进行指导和监督

3.实行党政档案和党政档案工作统一管理

（二）维护档案的完整与安全

（三）便于社会各方面的利用

四.档案工作机构

（一）社会组织档案部门 一般包含以下几种类型：

机关档案室、科技档案室、影片唱片录音档案室、人事档案室、综合档案室

（二）档案馆

（三）档案事业管理机关

（四）档案工作机构之间的关系 无隶属关系，只有协作关系 五.文书工作和档案工作的关系

（一）文书工作与档案工作的联系 1.文书工作和档案工作的对象有交叉。2.文书工作和档案工作前后相继。3.文书工作和档案工作互相影响。

4.文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。

历史上合多分少，统一管理是趋势

（二）文书工作和档案工作的区别 1.工作对象不同 2.工作任务不同

3.服务对象和工作目的不同 4工作机构不同

第三章 文书制作

第一节 文书制作概述

一.文书制作的含义

含义：文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。

二.文书制作的过程

（一）制作阶段 1.交拟

交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节。把握意图 2.拟稿

拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图，在发文稿纸上起草文件。3.核稿

1）一看是否需要行文。2）二看文稿内容。

3）三看文稿的文字表达。4）四看公文体式。4.签发

正签：职权范围内的签发 代签：根据授权或委托，代主要负责人签发。核签：又叫加签，由部门领导签字后再送主管领导签发。

会签：两个以上社会组织联合发文时，各组织的负责人共同签发。

签发意见、签发人姓名、签发日期 5.复核

（二）制发阶段 1.打字排版

1）以签发的定稿为依据，忠实于原稿。2）版面设计要美观大方，严格按照文件格式进行排版。

3）打印排版要建立相应的登记制度。2.校对 3.印刷 4.用印

1）以组织负责人签发为准，组织负责人未签字的文件，不得用印。2）与文件制发组织一致。

3）清晰端正，上不压正文，下要骑年月盖

章。

三.文书制作要求

1.真实反映法定作者意图。2.严格遵守公文格式要求。3.准确把握公文写作特点。4.严格控制公文制作程序。

第二节 文书体式

一.文书体式的含义 文体与格式

二.法定公文格式

《公家行政机关公文格式》 《办法》、《处理意见》

（一）《公文格式》的总体规定 1.公文用纸

纸张定量：60--80g/m 纸张白度：85%--90% 横向耐折度≥15次 不透明度≥85% PH值为7.5--9.5

国际标准A4纸：210mm×297mm 各裁边允许误差为±3mm 2.公文规格

公文版心：156mm×225mm

公文页边：公文上下左右各页边尺寸： 天头37mm±1mm，地脚35mm±1mm;订口28mm±1mm，翻口26mm±1mm。3.公文印制

图文颜色：除标识，印章，均为黑色。排版规格：3号字高度加其7/8倍的距离，正体：3号仿宋，小标题：3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

制版要求：误差不超过1mm 印刷要求：误差不超过2mm，黑色油墨达到色谱BL100%，红色油墨达到色谱Y80%，M80%。装订要求：页码之间误差不超过4mm，订位距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm，平钉钉距与书脊间的距离为3mm--5mm，裁切误差不超过±1mm，四角成90°。

（二）《公文格式》的要素规定 眉首、主体、版记 眉首：红色反线以上

主体：红色反线以下至主题词 版记：主题词以下 1.眉首

（1）公文份数序号

用于绝密、机密文件；便于核对、查找、销毁；位数最少为2位。（2）秘密等级和保密期限

黑色三号字体，首页版心右上角 绝密≥机密≥秘密

未标保密期限，按照绝密事项三十年、机密事项二十年、秘密事项十年认定。（3）紧急程度（4）发文机关标识

上行文应多空出80mm供批阅

发文机关标识：小标宋体字，字体＜国务院字体（22mm高×15mm宽）

联合发文按照党、政、军、群的顺序（5）发文字号

在发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布。只能注明一个机关的发文字号。发文代字：一层是机关、一层是发文机关主办文件的部门代字。年份序号：用全称，用﹝﹞，序号不编虚位、不加“第”字。（6）签发人 2.主体部分（1）公文标题

由发文机关名称、事由、文种构成，在红色反线之下空2行，用2号小标宋题字。（2）主送机关

标题下空1行，顶格用3号仿宋字体，全角冒号。

（3）公文正文 正文用3号仿宋字（4）附件

附件于正文下空1行，左空2字，3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。（5）成文日期

零：用计算机符号○（6）公文生效标识 用印章（上套、下套）（7）附注

用3号仿宋字，以圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。3.版记部分（1）主题词

不超过5个，先标类别词，再标类属词；3号黑体字；后标全角冒号；词目用3号小宋字体；

（2）抄送机关

主题词下1行；左右各空1字；3号仿宋；全角冒号；逗号隔开；（3）印发机关和印发日期 抄送下1行，3号仿宋，印发机关左空1字，印发日期右空1字。4.页码

5.公文中表格 6.公文的特定格式（1）信函式格式

是平行文或下行文；不标识“文件”二字；字体、距离区别；武文线；（2）命令格式

是国家机关发文的最高形式；发文机关名称全；37mm+20mm=57mm；发文机关下空2行标识令号；居中，黑色字体，有第字；（3）会议纪要格式

距上边缘25mm；红色小标宋体；不加盖印章。

三.其他文书格式

（一）党的机关公文格式

（二）专用公文文本格式

第三节 文书稿本 一.稿本概述

稿本：文稿与文本的合称。

草稿、定稿；正本、副本、存本。二.文稿

（一）草稿

（二）定稿 三.文本

（一）正本 1.暂行本、试行本 2.试行草案 3.修订本

注明修订日期；自修订本生效之日起，原有的文件即行废止。4.两种以上文字文本 主要是语言区别

（二）副本

（三）存本

第四章 文书办理

第一节 文书办理概述

一.文书办理的含义与特点

（一）含义

广义：包含文书制作、文书处理和文书管理在内的所有文书工作。

狭义：按照国家相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理。

（二）特点 1.连续性 2.时效性 3.保密性 4.集成性 5.规范性

二.文书办理的内容

（一）文件的拟制阶段

（二）文件的处理阶段

（三）文件的执行阶段

（四）文件暂时保管阶段 整理、保管、提供利用、处臵、移交、销毁。

第二节 行文制度

行文三要素：行文关系、行文方式、行文规则。

一.行文关系

（一）组织关系的类别 领导与被领导关系、业务指导与被指导关系、平行关系、不相隶属关系。

（二）行文关系类别 上行、平行、下行

二.行文方式

（一）逐级行文

（二）多级行文

（三）直达行文

（四）越级行文

（五）直接行文

（六）联合行文

三.行文规则

（一）行文要尊重社会组织的隶属关系

（二）行文要尊重组织职权 1.一般不要越级行文 2.行文时分清主送和抄送 3.严格控制抄送范围

（三）行文要考虑是否确有必要

（四）行文要明确发文权限

（五）同级社会组织可联合发文

（六）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力

第三节 收文办理

一.收文办理的含义和内容 二.收文办理流程

（一）文件收进阶段

1.签收：清点、检查、签字 2.拆封：预判、拆开

3.收文登记：簿册式登记、卡片式登记、联单式登记、计算机登记 4.附文件处理单

（二）文件阅办阶段 1.拟办 拟办意见和签署 2.批办 批示意见和签署 3.分办

4.承办 传阅、传达、拟稿 5.注办

6.催办 7.归卷

第四节 发文办理

一.发文办理概述 主要指制发阶段

二.发文办理流程中的其他环节 1.发文登记 2.装封

1）清点：内回执、发文通知单、外回执、签收簿 2）写封 3）装封 4）封口 3.传递

邮局、机要通信传递、机要交通传递、电信传递、文件交换 4.注发

第五节 内部文件管理 一.内部文件概述

（一）内部文件的含义和特点 实用性、保密性、多样性

（二）内部文件的分类

日常事务类、原始记录类、核心信息类、规范制度类

二.内部文件管理的内容

（一）制发与传递

（二）整理与分类

（三）保存与保护

（四）利用与查询

第五章 文书管理 第一节 文书管理概述 一.文书管理的含义

（一）文书管理的含义

指通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作进行的监控和掌管。

（二）文书管理的意义

1.有利于提高文书工作的质量和效率 2.有利于保证文书的安全 3.为文档工作奠定坚实基础

二.文书管理的原则

统一管理原则、分类管理原则、安全保密原则、方便利用原则

第二节 文书管理的内容 一.文书的保管

（一）文书保管的含义

文书从生成或收到开始到归档或销毁之前，在组织内的保存和管理 时间：次年6月份

（二）文书保管的方法 1.分类保存 第一，暂存文件的分类要与组织文件分类方案相一致。

第二，无论采用什么样的分类方法，都必须注意区分归档范围。2.平时归卷 3.装入文件盒 4.存放有序 5.严格借阅制度

（三）文书保管制度

二.文书的借用和阅读

（一）借阅制度

借阅范围、借阅登记、借阅后的退还

（二）阅文室的建设和管理 1.阅文室的作用

1）便于领导和相关人员安排阅读时间

2）提高文件周转速度

3）有利于文件的安全和保密 4）有利于提高文书的工作效率 2.阅文室的建设 3.阅文室的管理

三.文书的翻印、转发和汇编

（一）文书的翻印和转发

（二）文书的汇编

四.文书的保密

（一）保密范围

（二）保密措施

（三）奖惩严明

五.文书的清退和清理

（一）文书的清退 涉密文件需要清退

（二）文书的清理 注意：

1）经常将文件实物和文件登记薄对照，做到文账相符； 2）认真抓落实，做到该承办的件件有措施，该回复的件件有回应；

3）做好交接工作，文书工作人员调离工作或离职时，要把文件交接清楚。

第六章 文书工作与档案工作的衔接 第一节 文书终结处理与档案工作的开端 一.文书终结处理

（一）文书终结处理的含义

对已经办理完毕的文书进行价值鉴定，以确定文书是否具有继续保存价值，并将没有保存价值的文书予以销毁，将有价值的文书经过整理变成档案长久保存的工作。

（二）文书终结处理的主要内容 1.立卷、案卷 2.归档文件整理 3.归档

二.档案收集和鉴定

（一）档案收集 1.档案收集的含义 2.档案收集的作用

1）收集是档案工作的起点

2）收集工作是贯彻档案工作基本原则的首要措施

3）收集工作直接关系着档案工作的信誉问题

（二）档案价值鉴定 1.档案价值鉴定的含义 鉴定档案的真伪和价值 2.档案价值鉴定的意义 1）便于发挥档案的作用 2）便于档案的安全保管 3）便于应付突然事变

三.文书与档案工作衔接的必要性

四.坚持文书部门和业务部门整理归档制度

（一）推行文书处理部门立卷归档制度的有关法规

（二）文书处理部门立卷的好处

1）便于发挥文书处理部门熟悉业务和文书处理过程的优点，可以维护机关活动的历史面貌，提高案卷质量和工作效率。

2）由文书部门暂时保存当年的文件，方便承办人员随时调阅，减少了归档和调卷的手续。

3）由文书部门随时集中立卷，可以防止文件散失，有利于保证文件齐全及保护党和国

家机密的安全。

4）有利于档案室专门从事档案的整理、保管、利用等工作，改变机关档案部门“一年工作，八个月立卷”的被动局面。5）有利于沟通文书部门和档案部门的联系，共同研究文书处理和档案中的有关问题，提高机关工作水平。

第二节 确定归档范围 一.确定归档范围的依据 《中华人民共和国档案法》

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

1.《规定》将原来的两份文件合二为一，其中的附件《文书档案保管期限表》既是对文书档案保管期限的具体划分，也是机关文书材料应归档范围，具有一表两用的功能。2.改革了文书档案保管期限划分方法。原有

现在

永久、长期、短期；永久、定期、定期中短期1-15年、长期再实行标时制，一般16-50年； 分30年、10年 3.突出了立档单位的主体地位，体现了“以我为主”的思想。

4.条款细化，充实了新领域的文件材料。5.与1987年的文件相比，对一些档案的保管期限作了适当调整。

6.加大管理力度，由“备案制”改为“审批制”。

二.文书归档范围

（一）应归档的文件材料

（二）不归档的文件材料

第三节 划分保管期限 一.档案价值鉴定

（一）档案价值鉴定的原则

从国家和人民的利于出发，用全面的、历史的、辩证的观点来判断和预测档案的价值。

（二）档案价值鉴定的方法 直接鉴定法

要注意：区别对待、以本单位为主、综合分析

（三）档案室档案价值鉴定的程序

1.各组织档案室根据国家档案局的原则精神和本单位的具体情况确定本单位的《归档文件范围》和《档案保管期限表》等文件，剔除没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门保存一二年后加以销毁或作为参考资料使用。

2.根据《档案保管期限表》确定文件的保管期限。

3.档案价值复审。

二.确定保存期限

（一）永久保管的文书档案

（二）定期保管的文书档案

三.档案保管期限表

（一）档案保管期限表的作用 1.统一认识，统一标准

2.保证鉴定质量，提高工作效率 3.防止错误地销毁档案 4.便于更好地立卷

（二）档案保管期限表的结构

（三）档案保管期限表的类型 1.标准档案保管期限表 2.专门档案保管期限表

3.同系统机构档案保管期限表 4.同类型机构档案保管期限表 5.机关档案保管期限表

第四节 文书立卷与归档文件整理 一.文书立卷

（一）文书立卷的要求

1）保持文件之间的内在联系与完整； 2）正确反映本组织工作的历史面貌； 3）要区分文件材料的保持价值； 4）要方便保管、检索和利用；

（二）文书立卷的步骤 1.编制立卷类目

类：按问题分、按机关组织机构分 目：

号：大流水编号法、分类编号法 2.平时归卷 注意：准备文件夹、及时归卷、定期检查和调整。

3.年终调整定卷 4.组卷

5.卷内文件的排列与编号 6.拟写案卷标题 注意：作者的拟写、问题的拟写、文种拟写、时间的拟写、通讯者、涉及地区的拟写。7.填写卷内文件目录和备考表 卷内目录内容

顺序号、文号、责任者、题号、文件内容、日期、页号、备注 8.填写案卷封皮

全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件页数、档号 9.装订案卷

（三）立卷的方法

根据问题特征、按时间特征、按文种特征、按作者特征、按通讯者特征、按地区特征立卷；

1）可以按照文件的不同类型，采用不同的特征立卷；

2）可以抓住主要特征结合其他特征立卷； 3）要注意有直接联系的文件材料不能分开立卷；

4）应考虑文件材料的保持价值； 5）分清卷与卷之间的界线；

二.归档文件整理

（一）归档文件整理与立卷的差别

1.对文档实行文件级管理，不需要将文件立为案卷，免除了组卷不合理、案卷题名不规范、一人一个标准的繁琐、复杂的文件组卷过程。

2.文件整理一般以一份文件为单位

3.分类方法固定为年度、保管期限、机构三种，各单位视具体情况组合及简化分类层次。4.装订也同样以“件”为单位，装订材料只要符合档案保护要求，不做统一规定，装订方法也不限于传统的“三孔一线”要求。5.文件排列方法强调按事由排列，结合时间、重要程度等参考因素，并可根据实际情况选用。

6.归档章的位臵不限于首页右上角，只要在 首页上端空白处皆可；归档章项目只保留检索必备内容。

7.取消案卷和卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。

8.不要求编页号，只需要在归档文件目录中填写“页数”。

9.归档文件直接装档案盒内保管。10.不再填写案卷题名和案卷封面，只需填写档案盒盒脊项目。

（二）归档文件整理的意义

1.简化文档整理工作，提高工作效率； 2.促进文档管理一体化，推动档案工作现代化；

3.立足现有管理要求，兼容既往管理模式。

（三）归档文件整理过程和方法 1.收集 2.鉴定

1）确定每份文件有无保存价值，凡有保存价值的文件才属于应归档的文件，纳入归档文件整理范畴； 2）对有价值的归档文件分别确定保管期限； 3.装订 4.分类

年度分类法、保管期限分类法、组织机构分类法、问题分类法 5.排列

按不同事由形成时间的先后顺序排列 按事由的重要程度排列

按事由具有的共同属性分别集中排列 6.编号

全宗号、年度、保管期限、件号、机构 7.编目

件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注 8.装盒

文件装盒、填制案盒、填备考表

第五节 文书归档 一.归档制度

（一）归档时间

（二）归档要求

（三）归档手续

（四）编制归档说明 二.档案的销毁

第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 一.档案整理工作概述

将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成一个有序体系的工作。

二.档案整理工作的内容 第一，系统排列和编制案卷目录或归档文件排列；

第二，对整理不善的档案进行局部调整。第三，对一些零散档案或机关、个人委托整理的档案，档案室还要按照立卷整理流程或归档文件整理 进行全过程的整理工作。

三.全宗与立档单位

（一）全宗

全宗是一个有机整体；

全宗是在一定的历史活动中形成的；

全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

（二）立档单位及其构成条件 第一，可以独立行使职权；

第二，是一个会计单位或经济核算单位； 第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权；

四.区分全宗

（一）区分全宗的含义

（二）按全宗整理档案的意义

（三）设立全宗的基本原则

（四）零散文件区分全宗的特殊方法

第一，可以从发文和内部文件的特征判定； 第二，可以从收文的实际收受者判定； 第三，对于全宗混淆情况严重的档案，可以从文件的各种标记去判断，或利用机关收发文簿等材料判断，或从文件的外形等特征去判定。

（五）全宗的种类

独立全宗、联合全宗、人物全宗

五.全宗内档案的分类

（一）年度分类法

（二）组织机构分类法

（三）问题分类法

1）应该按照文件内容中最基本的问题来设臵类别，如实地反映出立档单位的主要面貌； 2）类目体系力求简明，必须合乎逻辑，类目的设臵应根据全宗的大小、立档单位工作任务繁简和文件的多少来决定。3）按文件的主要内容准确地归类；

（四）分类方法的结合运用和选择 1.年度—组织机构分类法 2.组织机构—年度分类法 3.年度—问题分类法 4.问题—年度分类法

六.案卷的排列、编目与档案盒的排架

（一）案卷的排列与编目

（二）档案盒的排架

第二节 档案的保管 一.档案保管工作概述

（一）档案保管工作的意义

（二）影响档案寿命的因素 内部因素：来源于档案本身 外部因素：

人为因素：由于政治斗争、战争及其他各种原因，某些档案文件遭到有计划有意识的破坏，导致该历史时期或事件无法被完整或真实地记录下来；由于档案工作人员或利用档案、接触档案的有关人员麻痹大意，或玩忽职守，或不遵守规章，或缺乏档案管理知识等导致管理或使用不当；档案在日常管理和利用过程中，难以避免地发生档案材料的老化和磨损现象。

自然因素：温度、湿度、有害气体、光线、自然灾害、毒菌、有害生物、灰尘、磁场

（三）档案保管工作的任务 1.防止档案的破坏； 2.延长档案的寿命； 3.维护档案的安全；

（四）档案保管工作的基本原则 1.以防为主，防治结合；

2.按全宗和专业类型进行保管； 3.以保护为宗旨，以利用为目的； 4.保护重点，兼顾一般； 5.自力更生，勤俭节约； 二.档案库房及其管理

（一）档案库房、档案装具及包装材料

（二）档案库房编号和排架 要求：

1）排列一致，横竖成行； 2）有窗库房的架、柜排列，应与窗户垂直，以避免强烈阳光直射；无窗库房架、柜的排列，纵横均可，但应注意不要有碍通风； 3）架、柜的排放，不宜太紧或太松，既要注意最大限度地利用库房面积，又要便于档案的搬运和取放。

（三）档案上架与存放

三.档案的安全保护

（一）控制库房温湿度

（二）保卫和保密

（三）防火

（四）防光与防尘

（五）防磁

（六）档案在搬动中的保护

（七）档案的安全检查

第八章 档案的检索与利用 第一节 档案检索 一.档案检索概述

（一）档案检索的主要内容 1.档案检索三要素

档案信息、档案检索技术设备、档案检索语言与方法

2.档案检索的具体内容 存储、查找

（二）档案检索的地位和作用 1.是档案管理中重要的环节和内容 2.是提高档案管理水平的重要手段 3.推动档案管理的科学发展

4.促进了档案及其信息的有效利用 5.促进档案人员业务素质的不断提高

（三）档案检索的策略与效率 1.档案检索策略 2.档案检索效率

查全率=（检索出档案/全部档案）

二.档案著录与标引

（一）档案著录与标引概述 作用、依据

（二）档案著录与标引工作

三.档案检索工具

（一）档案检索工具的作用 桥梁作用、交流作用、管理作用

（二）档案检索工具的种类 1.按检索范围分 2.按载体形式分 3.按编制方式分 4.按排检方法分 5.按信息处理手段分 6.按功能分 7.按使用对象分

（三）档案检索工具体系

第二节 档案利用 一.档案利用工作概述

（一）档案利用工作的地位和作用 1.档案利用工作是档案工作的重要内容 2.档案利用工作是档案部门服务于社会的直接体现

3.档案利用工作是对档案工作的检验和促进 4.档案利用工作是利用者了解档案部门的重要机会

（二）档案利用工作的指导思想

（三）档案利用工作的要求

二.档案提供利用的方式

阅览服务、外借服务、展览与陈列服务、复本制发服务、制发证明服务、目录信息服务、咨询服务

第九章 档案的编研与统计 第一节 档案编研与统计

第二篇：文书档案管理

一、名词解释

1.文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。

文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。

2.档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。

3.公务文书

4.事务文书

5.上行文

6.下行文

二、单项选择题

1.下列选项中不属于文书性质的是（）。

A.现实性 B.特定性 C.信息性 D.凭证性

2.下列选项中不属于文书特点的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的规范性 C.文书处理程序的特定性 D.历史性

3.下列选项中不属于档案性质的是（）。

A.原始性 B.历史性 C.凭证性 D.考查性

4.下列选项中不属于档案特点的是（）。

A.原始性 B.价值性 C.系统性 D.考查性

5.下列选项中不属于古代公文的种类是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。（）

A.文书形成 B.整理归档 C.交通 D.鉴定

7.下列选项中不属于公务文书特点的是（）。A.鲜明的政治性 B.很强的历史性 C.法定的权威性 D.格式的规范性

8.知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（）。

A.决议 B.通知 C.公告 D.通报

9.（）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

A.公告 B.通知 C.决议 D.函

10.下列选项中对发文字号表述正确的是（）。D A.国办发〔1996〕第2号 B.国办发（1996）02号

C.国办发〔1996〕第02号 D.国办发〔1996〕2号

三、问答题

1.请简述文书工作与档案工作的性质和任务。

2.试述文书与档案人员的基本素养要求。

3.试述公务文书的作用与特点。

4.如何恪守公文行文规则？

5.如何正确选定公文文种？

二、平时作业二

一、填空题

1.文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。

2.文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。

3.批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。

4.传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。

5.国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。

6.《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。

7.文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。

8.发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。

9.归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

二、多项选择题

1.文书处理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.历史性 C.连续性 D.规定性 E.时效性

2.文件签收的作用包括（）。ABC

A.确保文件运转安全可靠 B.明确双方的交接责任 C.表明文件的去向和下落

D.明确收文放的职责 E.确保发文方的权益

3.收文登记的方法包括（）。BCD

A.数码登记法 B.总流水号登记法 C.分类流水号登记法

D.口取纸分类登记法 E.数字登记法

4.文书整理归档是以件为单位进行（），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。

A.装订 B.分类 C.排列 D.编号 E.编目

5.文书整理归档的原则包括（）。ABCDE A.保证整理归档的文件材料齐全完整

B.遵循文件材料形成的客观规律

C.保持文件之间的有机联系

D.正确区分文件的不同价值

E.整理后的文件要便于保管、检索和利用

6.《文件归档管理规则》提出了（）等方法。ACD A.分类法 B.归纳法 C.机构（问题）分类法

D.复式分类法 E.“自然件”分类法

7.归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括（）等。

A.全宗号 B. C.保管期限 D.件号 E.归档章

三、问答题

1.拟办的要求有哪些？

2.发文审核的具体内容及要求有哪些？

3.文书运转管理的基本原则包括哪些？

4.试述文书整理归档与文书立卷的区别。

5.简述文书整理归档的方法步骤。

平时作业三

一、名词解释

1.档案统计工作：P244

2.档案整理工作： P254

3.档案保管： P271

4.主题法： P283

5.专门档案： P304

6.大事记：P296

二、不定项选择题

1.档案收集工作的主要内容包括（）。ACDE

A.对本机关需要归档档案的接收 B.对其他机关需要归档档案的接收

C.对历史档案的接收 D.对历史档案的征集

E.对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收

2.档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是（）。ABCD A.制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表

B.具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁

D.档案鉴定工作的组织

E.档案统计资料的分析

3.档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、（）的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A.数量统计 B.检索目录 C.档案鉴定 D.档案盒 E.题名

4.档案整理工作中的所谓（），在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A.统计 B.鉴定 C.收集 D.立卷 E.归档

5.档案库房的类型包括以下（）。

A.综合档案库 B.科技档案房 C.图书资料库 D.基建档案房 E.新型载体档案房

6.档案检索语言的类型包括（）。

A.归纳法 B.馆藏法 C.分类法 D.主题法 E.演绎法

7.按档案检索工具的载体形式分类，包括以下（）。ABCD A.书本式 B.卡片式 C.缩微目录 D.机读目录 E.全宗式

8.（）在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。

A.档案归纳 B.档案鉴定 C.档案提供利用 D.档案搜集 E.档案检索

9.科技档案价值的鉴定因素一般包括以下（）。

A.技术因素 B.功能因素 C.典型因素 D.时间因素 E.人物因素

10.同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是（）。ABCD A.复用性好 B.服务形式多样化 C.便于传输 D.依赖性强 E.储存性强

三、问答题

1.档案为什么必须以全宗为单位进行整理？

2.请简述档案检索的内容。

3.请简述档案参考资料有哪些特点。

4.请简述人事档案的特点及作用。

5．试述电子文档管理的内容和原则。

6．试述文书与档案计算机辅助管理的特点。

平时作业四

技能测试题

一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函

2．中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函

3．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告

4．××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函

5．××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函

提示： 1、2、3组成一卷； 按内容和文种特征组卷；

××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件4、5组成一卷；

按通讯者、内容和文种特征组卷；

××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件

二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示

2．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知

3．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示

4．某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复

5．某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示

第三篇：文书档案管理

[单选]

1、（）是公文办理过程中的中心环节。(2分)

拟办

批办

承办

催办

[单选]

2、（）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[单选]

3、下面所列材料中属于归档范围的是()。(2分)

收文中，上级机关普发性不需本单位办理的文件。

一般文件的历次修改稿。

对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。

同级机关发来的不需贯彻执行的文件。

[单选]

4、以下哪个不是收文登记的形式？(2分)

簿册式登记

签印式登记

卡片式登记

[单选]

5、催办分为（）两个方面。(2分)

向上、向下

对内、对外

发函、电联

[单选]

6、以件为单位进行装订时，应在（）位置用不锈钢钉或线装订。(2分)

上侧

右上侧

左侧 [单选]

7、编制页码时，凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再（）计算页数。(2分)

继续

合并

重新

[单选]

8、以下哪个不是文件的载体？(2分)

竹简

纸张

光盘

[单选]

9、单份文件归档中，哪一项不是必须著录的内容：(2分)

归档

保管期限

作者

[单选]

10、著录时应注意(2分)

题名中的关键词不能准确反映文件内容时，要将主题词录入；

文件题名应根据文件实际内容和成分重新拟写；

“任免”通知等公文的标题要把所有人员录入进去。

[单选]

11、使用单件整理方法的单位必须使用（）。(2分)

档案管理软件

密集柜

专用库房

[单选]

12、单份文件归档中，装盒排架不包括：(2分)

装盒

填写备考表

编号

[单选]

13、《档案目录》封面项目不包括：(2分)

全宗名称

责任者

全宗号 [单选]

14、单份文件归档中适合文件数量较多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-机构-保管期限

按机构-保管期限

[单选]

15、单份文件归档中适合文件数量较少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-机构-保管期限

按机构-保管期限

[单选]

16、跨形成的文件材料，统一放入（）。(2分)

开始

办结

归档 [单选]

17、采用（）能最好地保持归档文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。(2分)

分类法

机构分类法

保管期限分类法

[单选]

18、立卷法按文件（）或内容针对作为归档。(2分)

成文日期

形成

办结

[单选]

19、以下哪类文件不适合用文件名称组合法：(2分)

XX企业的会议纪要；

XX单位关于举办培训班经费的请示；

XX公司信息简报。[单选]20、立卷法中，不适用于按名称组合法进行排列的方法是：(2分)

时间排列法

处理顺序排列法

地区排列法

[单选]

21、（）是对收文的执行、办理或撰文答复。(2分)

拟办

批办

承办

[单选]

22、立卷法中，以下哪个标题不符合案卷标题的格式？(2分)

XX局党组会议记录

XX企业关于2003年财务统计报表

XX地区来往信件

[单选]

23、立卷法中，案卷的装订要注意：(2分)

将文件上原有的金属物全部去掉；

文件上原有的金属物不用去掉；

装订方法是二孔一线，位于文件左侧。

[单选]

24、立卷法中，案卷的装订孔的孔距为（），边距为（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [单选]

25、（）是档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制。(2分)

全宗号

目录号

案卷号

[单选]

26、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。(2分)14 [单选]

27、（）是规范性公文中使用范围最广、频率最高的文种。(2分)

规定

办法

条例

[单选]

28、文种不同，公文结构则有所不同，但必备要素有：(2分)

秘密等级

发文字号

公文标题

[单选]

29、（）是指已经履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[单选]30、（）是对发文进行最后审定的决策性环节。(2分)

签发

审核

缮印

[多选]

31、把已分类的文件按照一定的规律组织成一个或若干个案卷，以保持文件之间的在内容、时间、名称等方面的联系，主要方法有：（）(2分)

内容组合法

文件名称组合法

工作活动组合法

问复文件组合法

[多选]

32、使用单份文件归档整理方法时常用的分类方法有：（）(2分)

—机构—保管期限

—问题—保管期限

—文号—保管期限

—保管期限 [多选]

33、同一的文件按件归档，装盒时（）(2分)

保管期限为永久的文件单独装盒

保管期限为30年的文件单独装盒

保管期限为10年的文件单独装盒

保管期限为定期的文件一起装盒

[多选]

34、文书档案保管期限表的基本内容包括：(2分)

类目

序号

归档范围

保管期限

[多选]

35、归档分类的类型有：(2分)

A.分文号

分

分机构

分保管期限

[多选]

36、单份文件归档中，必须著录的项目有：(2分)

文件题名

责任者

成文日期

归档

[多选]

37、单件整理方法常见的模式有：(2分)

部门整理

专人整理

个人整理

档案室整理

[多选]

38、盖档号章时，保管期限一栏可以填写：(2分)

全称

简称

保管期限代码

不填

[多选]

39、单份文件归档中，著录时应注意：(2分)

有副题名的应录入；

文件提名一般要求照实抄录，不得随意改动；

页数为“一件”归档文件中有有效字符的页面总数；

著录“任免通知”时可在题名之后，加上该文任免的、涉及本单位其他有关人员的名字，并外加“[ ]”。

[多选]40、适用于按名称组合的案卷排列方法有(2分)

时间排列法

处理顺序排列法

地区排列法

综合排列法

[判断]

41、归档文件整理过程中，单页文件可不打页码。(2分)

对

错 [判断]

42、文件归档不要求纸质文件与同版本电子同步归档。(2分)

对

错

[判断]

43、企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。(2分)

对

错

[判断]

44、归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件或案卷向档案室移交的时间，移交归档的时间主要有1至2月份或6月份。(2分)

对

错

[判断]

45、使用立卷法的前提是有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。(2分)

对

错 [判断]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

对

错

[判断]

47、小于十六开纸的文件要托裱。(2分)

对

错

[判断]

48、排序的系统科学是体现归档文件整理内在质量的重要环节。(2分)

对

错

[判断]

49、档号章是文件归档的标志，用于体现每一“件”的档号。(2分)

对

错

[判断]50、案卷目录表是查找利用档案的最基本的检索工具，也是进行档案统计、移交、检查的重要依据。(2分)

对

错

第四篇：文书档案管理

文书档案管理

⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。

⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。

⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。

⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。

⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。

⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。

⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。

⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。

21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65%。

22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。

23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。

26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。

28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。

29.检索档案：Ⅰ了解档案检索工作的内容⑴存储阶段的主要内容。①著录标引②编制检索工具⑵查找阶段的主要内容①确定查找内容②查找。Ⅱ熟悉档案的著录、标引。Ⅲ了解档案检索工具的种类。⑴按体例分①目录②索引③指南。⑵按载体形式分①书本式检索工具。②卡片式检索工具。③缩微式检索工具。④机读式（电子）检索工具。⑶按检索范围分①以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。②以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。③以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。④以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。⑷按功能分。①馆藏性检索工具②查找性检索工具③介绍性检索工具。Ⅳ编制档案检索工具。⑴案卷目录⑵全引目录⑶全宗指南①立档单位的历史概况②全宗档案概况③档案的内容与成分。

第五篇：文书档案管理

文书档案工作之我见

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干 出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发

挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。

文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：

一．做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。

二．负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。

三．负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责

到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。

四．负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。

五．及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。

六．负责升旗、集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。

七．保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。

八．做好校外来访人员的接待工作。

九．负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。

十．严格执行保密制度。

3、强制度建设，建立长效培训机制。

首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

4、确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键

（一）具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。

1、归档范围

（1）确定归档范围需考虑三个因素

A机关的职能活动

B文办理完毕

C有查考利用价值

(2)内容

A级针对本机关的指导性公文

B级机关主要职能活动中形成的公文材料

C级机关呈送的报请类公文

D级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文

（3）注意问题：

A合办理的公文；

B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时

C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录

2、归档时间一般在第二年6月底之前

3、归档要求

A类、份数以及每份文件的页数

B卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；

C 案卷要系统排列，交接时履行手续；

D 字迹材料要符合耐久性要求；

E 公文必须是正式的生效的公文

（二）严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。

（三）建立相关制度加强零散文件的收集

1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。

2、建立外出开会人员带回材料归档制度。

3、保证工作变动人员手中材料归档制度

(四）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整

1、公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。

2、于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。

3、位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。

4、各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。

五、加强入档文件的管理，确保入选档案的使用价值

1、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为１６-５０年，跨越如此之大，令鉴定人员无所适从。

2、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。

3、在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计，制定鉴定计划；对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析，提出鉴定意见，保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。

4、对文书档案坚定定之后，还要进行严格的复审。到期档案的复审工作是对入选文书做最后的确认，应本着档案鉴定销毁原则即贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，按照本单位制订的保管期限表进行。还要运用正确的方法，采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。

5、复审之后还要对不合格文件进行销毁。档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成，对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。文书档案销毁工作应该遵循以下程序：

a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。

b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。

d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。

e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导。

f、将销毁清册归档保存。

行政081王燕